BILVERKSTAD

GODKÄND

BILVERKSTAD

utgåva 21 2016-01-21

Denna överenskommelse är en kravspecifikation på riktlinjer för bilverkstäder som servar och reparerar person- och transportbilar upp till 3,5 ton

INLEDNING

Godkänd Bilverkstad har Motorbranschens Riksförbund (MRF) och Sveriges Fordonsverkstäders Förening (SFVF) sammanställt för att säkerställa kvalitet och fackmässighet för bilverkstäder. Överenskommelsen är ett hjälp- medel för att utföra fackmässiga servicearbeten och reparationer på person- och transportbilar upp till 3,5 ton, samt personbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Grundförutsättningen är att företaget/verkstaden följer gällande lagstiftning. Branschöverenskommelsen; Verkstadens Reparationsvillkor ska efterföljas. Anslutning till riktlinjerna enligt denna överenskommelse är obligatorisk för MRF:s och SFVF:s medlemmar. Godkänd Bilverkstad är frivillig och öppen för alla övriga bilverkstäder. Överenskommelsen har tagits fram i samråd med Konsumentverket och Motormännen.

DOKUMENTET

Godkänd Bilverkstad ska fungera som stöd och riktlinjer för att driva bilverkstad, att lättare förstå och ha ordning på lagar och regler. Dokumentet kan vara ett verktyg som förenklar och tydliggör verksamhetens mål att planera och ut- veckla sin verksamhet. Fördelarna är många; ordning på ekonomin, känna till arbetsgivaransvaret vid anställningar, ha kunskapen samlad gällande arbetsmiljöregler och bra ordning på rutiner. Tryggheten att kunna ta emot revisioner från myndigheter, generalagent och eventuella samarbetspartners. Framför allt så hjälper detta dokument kunden att känna trygghet och känslan att kunna lita på en verkstad som har intyget Godkänd Bilverkstad.

ÖVERENSKOMMELSEN, REVISIONMANUAL OCH ÖVRIG INFORMATION

Xxxxx tillgängliga hos MRF och SFVF, som även ansvarar för uppdateringar. Överenskommelsen finns även på KoV:s och Motormännens webbplatser. xxx.xxx.xx, xxx.xxxx.xx och xxx.xxx.xx

Verkstaden ska kunna uppvisa tillgång till fordontillverkarnas publicerade service- och reparationsanvisningar.

ÅRLIG REVISION OCH AVTAL MED TREDJEPARTSKONTROLLANT

Verkstaden ska avtala med opartisk tredjepartskontrollant (3PK) som utför minst en annonserad (1) revision årligen. 3PK åläggs att rapportera avvikelser och handlingsplan till MRF och SFVF. 3PK levererar information om verkstä- der som är godkända/icke godkända samt har aktuella handlingsplaner. Denna information ska ske månadsvis till MRF och SFVF. 3PK ska uppfylla krav enligt av branschen framtagen kravspecifikation, både på stickprov och revision. Oannonserade stickprov ska utföras minst 4 gånger per år. 3PK ska vara ackrediterad enligt ISO 17020 i enlighet med detta dokument. Förtydligande; 3PK ska kunna utföra årlig revision och stickprov.

INFORMATION OM GODKÄNDA VERKSTÄDER

Kunder ska ha möjlighet till aktuell information på KoV:s webbplats om vilken verkstad som är godkänd eller under handlingsplan”. Godkända verkstäder redovisas på Konsumentverkets och Motormännens webbplatser.

INTYGET ”GODKÄND BILVERKSTAD”

Ett särskilt intyg framtaget av branschen, visar att verkstaden uppfyller kraven för Godkänd Bilverkstad.

På intyget ska 3PK fylla i verkstad (xxx.xx. adress etc), datum (giltighetstid), utfärdarens signatur och utfärdarens logotyp. Intyget ”är till låns” och tidsbegränsat till max ett (1) år. 3PK ansvarar för intygets giltighet och redovisar detta för MRF och SFVF.

HJÄLPDOKUMENT FÖR VERKSAMHETEN

Ledningssystem/standarder/hjälpmedel som rekommenderas utöver dessa riktlinjer är:

- ISO 9001 för kvalitet

- ISO 14001 för miljö

- MRFVU

- FR 2000

- MRF XXX

- Eget dokumenterat ledningssystem

- Egen befattningsbeskrivning

LÄNKSAMLING:

xxx.xxx.xx xxx.xxxx.xx xxx.xxx.xx xxx.xxxxx.xx xxx.xx0000.xx xxx.xxxxx.xx xxx.xxx.xx xxx.xxxxxxx.xx xxx.xx.xx

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

1.

1.1

1.2

1.3

Kvalitetsledningssystem

Avvikelsehantering

Förbättringsarbete

Verkstadsledningens genomgång

SYFTE - att upptäcka fel och rätta till dem. Säkerställa att verksta- dens kvalitetsnivå successivt höjs.

Strukturerat sätt att identifiera och dokumentera avvikelser med orsak, åtgärd och uppföljning.

Avvikelser baserade på kundkla- gomål, egen och extern revision av verksamheten.

Strukturerat sätt att hantera för- slag till förbättring från alla delar av verksamheten.

Systematiskt sätt att följa upp och dokumentera verksamhetens kvalitetsutveckling. Det ska göras minst 4 gånger om året. Informa- tionen ska ut till alla led. Ledning- ens genomgång och skapande av

handlingsplan, regelbundna möten med personal. Ska protokollföras.

Kravpunkter

Dokumenterad hantering av:

• åtgärdsplaner

• uppföljning

• revidering och information till berörda.

Dokumenterad hantering av handlingsplaner, uppföljning och information till berörda.

Dokumenterad hantering av:

• Genomgång av avvikelse- hantering

• Genomgång av förbättrings- arbete

• Avstämning av kvalitetsmålen

Uppföljning med handlingsplan

Klargörande för revision

Rutinbeskrivning avvikelsehantering. Granska rutin.

Granska att rutinen efterlevs. Visuell revision av dokumentation.

Om handlingsplan är nödvändig upprättas den av 3PK med uppföljningsrevision.

Rutinbeskrivning förbättringsarbete. Granska rutin.

Granska att rutinen efterlevs. Visuell revision av dokumentation.

2

2.1

2.2

3

3.1

Organisation

Organisationsplan

Ansvar och befogenhet

Avtal

Åtagande enligt befintliga avtal som bidrar till arbete på objektet.

SYFTE - Säkerställa att verksta- den täcker serviceproccessen avseende; kundkrav, övriga krav och att varje funktion förstås.

Tydliggörande av organisation och ledning för att beskriva vem som gör vad och hur samtliga funktioner samverkar med var- andra.

En medarbetares ansvar måste kopplas till medarbetarens be- fogenheter, dvs rätt att vidta de åtgärder som krävs för att kunna ta ansvaret.

SYFTE - verkstaden ska ha kun- skap och kontroll på avtal som be- rör och påverkar verksamheten.

Kunskap om vilka ingångna avtal som finns, samt var man finner mer information, ska vara väl kända. Till exempel känna till: återvinningsavtal, renhållnings- avtal, leverantörsavtal, däck- avtal, samarbetsavtal etc.

Kravpunkter

Organisationsplanen ska vara Ja dokumenterad och definiera

både roller och funktioner. Varje anställd ska tilldelas en befatt- ningsbeskrivning.

Befattningsbeskrivning ska un- Ja dertecknas av chef och medar-

betare. Densamma ska innehålla ansvar, befogenheter, begräns- ningar och ersättare.

Kravpunkter

Avtal ska finnas upprättade. Ja Avtalen ska inkludera organisa-

tionsnummer.

Klargörande för revision

Enligt kravpunkt. Visuell revision av dokumenta- tion.

Enligt kravpunkt, befattningsbeskrivningar ska finnas. Visuell revision av dokumentation.

Klargörande för revision

Tillgång till avtalsinformation på anläggningsnivå. (Avtalspärm, servermapp

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

4

4.1

4.2

5

5.1

Lagar, förordningar och föreskrifter

Företaget ska följa de krav som finns för arbetsgivare och för verksamheten.

Tillämpning av ARN

Skatter Dokumentation

SYFTE - verkstaden ska känna till och uppfylla lagkrav som berör verksamheten. Verkstaden ska följa beslut i ARN.

Företaget ska kunna visa att de lever upp till kraven.

Företaget ska följa beslut i ARN.

SYFTE - kunna dokumentera en sund verksamhet

Företaget ska vara registrerat hos Bolagsverket.

Kravpunkter

Verkstaden ska känna till, tillämpa och kunna uppvisa för 3PK nedan- stående lagkrav för arbetsgivare:

- Arbetsgivaransvar.

- SAM, Systematiskt arbetsmiljö- arbete.

- Systematiskt brandskydd.

- Det ska finnas en dokumenterad miljöpolicy.

Gäller pågående ärenden och 2 år bakåt i tiden.

Kravpunkter

Företaget ska uppvisa registre- ringsbevis och F-skattsedel.

Nej, ska uppfyllas

Klargörande för revision

Revision av att företaget känner till kraven, och hur de lever upp till dem. 3PK granskar all dokumentation enligt kravpunkterna.

Granskning om företaget har fällts i ARN, 3PK kontak- tar ARN innan revision och kontrollerar om det finns/ funnits något ärende i nämnden där företaget inte har följt nämndens beslut, den så kallade ”svarta listan”. Har företaget följt ARN:s beslut är frågan OK.

Klargörande för revision Revision av dokumentation.

6

6.1

Personal

Kunskap och färdighet, minimikrav för Service- rådgivare och Tekniker.

SYFTE - verkstadsledningen ska säkerställa att personalen fort- löpande är kvalificerad för sina respektive arbetsuppgifter, och utveckla samt implementera interna förhållningspolicys.

Företaget ansvarar för att den som tilldelas en arbetsuppgift har kompetens och kunskap att uföra arbetet på ett fackmässigt sätt. Inventering av kompetens och färdighet bokförs inom företaget. Företaget ska utbilda personalen minimum 2 dagar per anställd och år. Det är inte tvunget att utbildningen är på individnivå. Om verkstaden har 4 tekniker ska de tillsammans ha 8 utbildnings-dagar per år.

Utbildningen kan ske internt och

externt. Samtliga utbildningar ska dokumenteras.

Kravpunkter

Kategori 1, Ubildningsintyg från Ja gymnasieskolans Fordonspro-

gram. Kommunal yrkesutbild- ning för gymnasieskolans for- donsprogram 40 veckor.

Kategori 2, Personalen ska tillsam- mans ha minst 5 års dokumente- rad yrkeserfarenhet av service och reparationer på person- och trans- portbilar upp till 3,5 ton, samt per- sonbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Yrkeserfarenheten ska vara från bilverkstäder. Dokumentation på individnivå: utbildningsportal, intyg, erfarenhet, diplom, betyg, certifiering, etc. Saknas dokument intygar arbetsgivaren skriftligt att kompetens finns, per individ.

Klargörande för revision

Genomförda utbildningar samt uppnådda kompe- tenser ska redovisas. Revision av dokumentation.

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

6.2

Policyregler, etik och moral

Företaget ska ha ett dokumen- terat regelverk hur företaget och personalen förhåller sig till etik och moral i alla sammanhang.

Det ska dokumenteras hur och när användandet av publika medier på arbetstid ska/får ske. Ledningen ska säkerställa att könsrelaterade diskrimineringar ej förekommer. I dokumentet ska det framgå var gränsen går att använda sig av företagets namn

i sociala medier i och utanför arbetstid.

Dokumenterad hantering av

policyregler, uppföljning och Ja

information till berörda. Policy- regler ska vara undertecknade på individnivå.

Uppvisa undertecknade policyregler på individ- nivå. Visuell revision av dokumentation.

6.3

Personalliggare

I personalliggaren ska de perso- ner som är verksamma i närings- verksamheten skrivas in, även personal från bemannings- företag och praktikanter.

Personalliggaren ska kunna Ja skrivas ut elektroniskt.

Utföra revision av personalliggaren mot personalen, samtliga närvarande som arbetar i näringsverk- samheten ska finnas antecknade i personalliggaren.

6 Personal

SYFTE - verkstadsledningen ska säkerställa att personalen fort- löpande är kvalificerad för sina respektive arbetsuppgifter, och utveckla samt implementera interna förhållningspolicys.

Kravpunkter

Klargörande för revision

6.1

Kunskap och färdighet, minimikrav för Service- rådgivare och Tekniker.

Utbildningen kan ske internt

och externt. Samtliga utbild- ningar ska dokumenteras.

Kategori 1, Ubildningsintyg Ja från gymnasieskolans Fordons-

program. Kommunal yrkesut- bildning för gymnasieskolans fordonsprogram 40 veckor.

Kategori 2, Personalen ska tillsammans ha minst 5 års dokumenterad yrkeserfarenhet av service och reparationer på person- och transportbilar upp till 3,5 ton, samt personbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Yrkeserfarenheten ska vara från bilverkstäder. Dokumentation på individnivå: utbildningspor- tal, intyg, erfarenhet, diplom, betyg, certifiering, etc. Saknas dokument intygar arbetsgivaren skriftligt att kompetens finns, per individ.

Genomförda utbildningar samt uppnådda kompe- tenser ska redovisas. Revision av dokumentation.

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

6.2

6.3

7

7.1

7.2

7.3

Policyregler, etik och moral

Personalliggare

Teknik, struktur och rutiner

Lokaler

Utrustning och verktyg, system för hantering av arbetsorder och fakturering.

Tillgång till teknisk information

Företaget ska ha ett dokumen- terat regelverk hur företaget och personalen förhåller sig till etik och moral i alla sammanhang. Det ska dokumenteras hur och när an- vändandet av publika medier på arbetstid ska/får ske. Ledningen ska säkerställa att könsrelaterade diskrimineringar ej förekommer.

I dokumentet ska det framgå var gränsen går att använda sig av företagets namn i sociala medier i och utanför arbetstid.

I personalliggaren ska de perso- ner som är verksamma i närings- verksamheten skrivas in, även personal från bemannings- företag och praktikanter.

SYFTE - säkerställa att lokalerna är ändamålsenliga, verkstaden ska kunna visa att de använder rätt verktyg och har rutiner som säkerställer god kvalitet i hela service och reparationsprocessen.

Godkända och avsedda för verk- samheten för att kunna utföra fackmässiga reparationer.

Avsedda för verksamheten för att kunna utföra fackmässiga repa- rationer. DMS system för faktura och arbetorderhantering.

Om ac-arbeten utförs ska gällande certifikat kunna uppvisas.

Verkstaden ska kunna visa till- gång till publicerade reparation och serviceanvisningar framtag- na av fordonstillverkarna, för de märken som verkstaden jobbar med. Exempel på system som finns tillgängliga är; Tillverkarnas egna, Autodata, Alldata, TecAlliance, Autotec, Etc.

Dokumenterad hantering av Ja policyregler, uppföljning och

information till berörda. Policy- regler ska vara undertecknade på individnivå.

Personalliggaren ska kunna Ja skrivas ut elektroniskt.

Kravpunkter

Erforderliga bygglov och tillstånd Ja för att kunna bedriva verksam-

heten ska kunna uppvisas.

Aktuella, kalibreringsintyg (ej Ja äldre än 12 månader) ska kunna

uppvisas på utrustning som krä- ver kalibrering.

- Luftpåfyllare

- Momentnycklar

Dataprogram avsedda för verk- samheten såsom;

Winassist, Infoflex, ADP, Kobra eller liknande.

Publicerade reparation och servi- Ja ceanvisningar från fordonstillver-

karna för respektive märke ska kunna uppvisas.

Uppvisa undertecknade policyregler på individ- nivå. Visuell revision av dokumentation.

Utföra revision av personalliggaren mot persona- len, samtliga närvarande som arbetar i närings- verksamheten ska finnas antecknade i personal- liggaren.

Klargörande för revision

Tillstånd för verksamheten. Visuell revision av dokumentation. Se 4.1

Revision av att verkstaden har tillgång till utrustning och handverktyg för att utföra fack- mässiga fordonsreparationer i verksamheten. Finns specialkompetens inom företaget, till exempel glasbyte, ac- reparation, hjulinställning etcetera ska tillstånd, certifikat, underhåll, kalibrerings- intyg ej vara äldre än 2 år.”

Revision av tillgången på reparation och service- anvisningar för de märken som verkstaden arbetar med. Till exempel;

Tillverkarnas egna, Autodata, Alldata, TecAlliance, Autotec, Etc.

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

7.4

7.5

Planeringssystem för verkstaden.

Inlämning av fordon

Planeringssystemet ska kunna skapa en arbetsorder eller ett kostnadsförslag för att kunna bokas i systemet. Systemet ska innehålla bilägare och fordons- data.

Omfattningen av arbetsuppdraget ska överenskommas med kund. Arbetsordern/beställningen ska signeras av kund. Om kund ej är närvarande ska servicerådgivare eller behörig personal notera detta.

Planeringssystemet ska finnas Ja digitalt.

Ska kunna uppvisas. Ja

Revision av planeringssystemet, dokumenterat, digitalt (DMS system, Word, Excel etc.)

Revision av arbetsorder/beställning eller liknade dokument.

7.6

7.7

7.8

7.9

Nyckelhantering med kundkvitto och nyckel- förvaring i låst nyckelskåp

Tilläggsarbeten

Serviceprotokoll, utlämning av fordon.

Arbetsorder

Nyckelkvitto ska utlämnas till kund i samband med inlämnadet av fordon.

Tilläggsarbeten med kostnads- förslag ska godkännas av kund. Om kund ej närvarar signeras tilläggsarbeten (enligt ök med kund) och tidpunkt av behörig verkstadspersonal.

Verkstaden ska i samband med utlämning av fordon redovisa utfört arbete på arbetsorder och faktura, både skriftligt och munt- ligt, samt i förekommande fall även redovisa serviceprotokollet. På arbetsorder ska det finnas en kryssruta att fylla i med texten: Muntlig genomgång av utfört arbete med kund sign. Om kund inte är närvarade vid utlämnandet av bilen, ska det antecknas på ao alt. faktura.

Hantering av arbetsordrar/ beställning och fakturering ska ske via dataprogram. Det ska finnas en arbetsorder/beställ- ning för varje service och eller reparationsuppdrag. Service och eller reparationsuppdrag kan

ha olika start och avslutsdatum. Service och eller reparationsupp- drag ska arkiveras upp till 7 år.

Säkerhetsskåp av minst klass SS Ja 3492 avsett för fordonsnycklar

ska kunna visas. Rutin för kund- nyckelhantering ska uppvisas.

Dokumenteras på arbetsorder Ja och faktura.

Anteckna på arbetsorder/faktura Ja att utförda arbeten redovisats

muntligt för kund

Dokumentera arbetsorder/ Ja beställning minst i pappersform.

Samtliga protokoll från uppmät- ningar av objektet som utförts ska bifogas arbetsordern/ beställningen

Granskning av rutin, Nyckelskåpet ska bestå av minst säkerhetsklass SS 3492

Revision av arbetsordrar och fakturor.

Revision av arbetsordrar och fakturor, samt serviceprotokoll i förekommande fall.

Revision av arbetsordrar/beställning.

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

7.10

8

Reparationsvillkor personbil

Revision av verksamhet- ens aktiviteter

Branschöverenskommelsen Verkstadens Reparationsvillkor ska finnas synligt och lättillgäng- ligt för kund.

SYFTE - säkerställa att arbets- uppdragen blir rätt utförda.

Verkstaden garanterar att den följer branschöverenskommel- sen; Verkstadens reparations- villkor.

Kravpunkter

Nej, ska uppfyllas

Revision av att dokumentet finns lättillgängligt

för kund, med affisch, skylt eller broschyr på kund- mottagardisken.

Klargörande för revision

8.1

Stickprovskontroller på utfört arbete

Xxxxxxx på utförda arbeten eller fordon klara för leverans. Stick- provskontroller kan utföras av egen behörig personal inom reparation (ej utföraren) eller av en oberoende 3PK. Om stickprov utförs av egen personal på verk- staden, ska samtliga stickprov redovisas minst 4 gånger per år till avtalad 3PK.

Resultatet av utförda stickprovs- kontroller ska dokumenteras.

Minst 4 stickprovskontroller/ mekaniker/år.

Max 100 stickprovskontroller/ anläggning/år.

Eventuella avvikelser ska dokumenteras i en avvikelse- rapport samt leda till korrigerande åtgärder.

3PK ska åta sig att utföra minst 4 oannonserade stickprovs- kontroller per år. Det vill säga minst 4 externa stickprovs-

kontroller per år och anläggning.

Nej, ska uppfyllas

Revision av dokumenterade stickprov utförda av egen behörig personal. Även stickprov utförda av tredjepartsrevisor ska redovisas. Stickproves- revisionens innehåll och omfattning definieras i separat revisionsplan, se separat flik.

Om kravet på antalet stickprovskontroller ej upp- fylls är verkstaden underkänd. Se punkt 8.2

8.2

Revision av Godkänd Bilverkstad

En oberoende 3PK granskar och utför revision en gång per år. Vid avvikelse ska handlingsplan upp- rättas på ej godkända punkter.

Årlig revisionrapport. Vid varje Ja avvikelse ska handlingsplan

upprättas och ha en åtgärdsplan beroende på områdets art.

Åtgärden ska genomföras inom max 6 månader från revision- datum.

Ny revision vid underkänt på 4.2, 7.10 och 8.1 Vid underkänt på någon av resterande avsnitt, krävs åtgärdsplan med ny revision på respektive

avsnitt inom 6 månader. Uppföljning ansvarar 3PK för.

14 15

Datum

Signatur av revisor

Företag

Namnförtydligande

Organisationsnummer

GODKÄND BILVERKSTAD

utgåva 21 2016-01-21

Document Metadata

Table of Contents

BILVERKSTAD

Document Metadata