Användarmanual Administratör
Användarmanual Administratör
Migrationsverkets e-tjänster för kommuner
”Se och ändra ansvar för ensamkommande” ”Ansök om statlig ersättning” Migrationsverkets e-tjänst för regioner
Användarmanualen gäller från och med 2019-11-28
Senast uppdaterad: 2020-01-24
Innehåll
2.1 Förväntningar och åtaganden 3
3. Logga in i ”Administrera behörigheter för e-tjänster” 4
3.1.1 Vid problem att starta e-tjänsten 6
4. Administrera behörigheter för e-tjänster 7
4.1 Filtrera e-tjänster och Filtrera behörigheter 7
4.3 Sortera i listan med användare 8
4.5 Ändra eller lägga till behörigheter för användare 9
4.6 Ändra uppgifter för användare 12
1. Inledande information
Migrationsverket har i dag två olika e-tjänster för kommuner, ”Se och ändra ansvar för ensamkommande” och ”Ansök om statlig ersättning” och en e- tjänst för regioner.
E-tjänst och tillhörande användarmanualer finns tillgänglig på svenska. All data i bilderna i våra manualer är hämtade från vår testmiljö och är fiktiv data.
1.1 Förutsättningar
För att kunna börja använda e-tjänsten har din kommun/region tecknat ett avtal (för en eller båda e-tjänsterna) med Migrationsverket som ger administratörsbehörighet till e-tjänsten. Varje kommun/region har minst en administratör. Vem som ska vara administratör i kommunen/regionen meddelas till Migrationsverket, som då tilldelar behörighet till administratören. Administratören har sedan behörighet att administrera samtliga tjänster som kommunen/regionen tecknat avtal om.
Internetanslutning
E-tjänsten kräver att användaren har åtkomst till xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
2. Rollen som administratör
I e-tjänsterna finns två alternativa roller – administratör eller användare. Administratören i kommunen/regionen tilldelar behörighet till användare i kommunen/regionen. Administratören tilldelar behörighet för användaren till den eller de e-tjänster (eller delar av e-tjänster) som användaren ska ha behörighet för.
Om kommunen/regionen vill avsluta en befintlig administratör eller lägga till en ny administratör (det kan finnas en eller flera administratörer i en kommun/region), meddelar kommunen/regionen det till Migrationsverkets kontaktcenter. Kontaktuppgifter finns på sidan där du loggar in i e-tjänsten från Migrationsverkets webbplats.
Det går inte att har behörighet för båda rollerna ”Administratör” och ”Användare” i e-tjänsten samtidigt. Administratören har tillgång till funktioner för att kunna lägga upp nya- och hantera befintliga användare. Som administratör har du inte tillgång till de funktioner som användare har.
2.1 Förväntningar och åtaganden
Som administratör förväntas du hantera befintliga användare och skapa nya användare.
Administratören förväntas informera om att användarmanualer för användare finns som stöd för att använda e-tjänsten. Om du eller användarna inte hittar svaren på era frågor i manualerna kan ni ta kontakt med Migrationsverket. Kontaktuppgifter finns på sidan där du loggar in i e- tjänsten från Migrationsverkets webbplats.
Användarmanualerna är ett ”levande” dokument, vilket innebär att de kommer att uppdateras av Migrationsverket vid behov. Om ni i er kommun upptäcker eventuella fel eller har ytterligare förslag på vad som bör ingå i manualerna, ta gärna kontakt med Migrationsverket.
3. Logga in i ”Administrera behörigheter för e- tjänster”
3.1 Logga in
Som administratör/användare loggar du in i e-tjänsten från Migrationsverkets webbplats. För att komma till sidan med inloggning väljer du fliken ”Andra aktörer”.
För kommuner:
Välj i vänstermenyn ”Kommuner” och sedan ”E-tjänst för kommuner”, som administratör välj knappen ”Administrera behörigheter för e-tjänster”.
För att logga in trycker du sedan på knappen ”Inloggning till e-tjänst”. Ditt SITHS-kort ska sitta i när du trycker på knappen ”Inloggning till e-
tjänsten”.
För regioner:
Välj i vänstermenyn ”Landsting” och sedan ”E-tjänst för landsting”.
För att logga in trycker du på knappen ”Inloggning till e-tjänst”. Ditt SITHS-kort ska sitta i när du trycker på knappen ”Inloggning till e- tjänsten”.
För kommuner och regioner:
Därefter trycker du under rubriken E-tjänstelegitimation på knappen "SITHS" och anger din kod till kortet. Du loggar sedan in genom legitimering med ditt SITHS-kort.
3.1.1 Vid problem att starta e-tjänsten
Om det uppstår problem med att logga in, försök några gånger med ett par minuters mellanrum.
I händelse av att åtkomst till tjänstelegitimation saknas visas ett felmeddelande i webbläsaren.
Kontrollera giltighetsdatum på kortet. Kontrollera att tjänstelegitimation är ren och att den sitter korrekt i läsaren. Om det är en extern kortläsare, kontrollera även att läsaren är ansluten till datorn. Försök därefter att logga in på nytt.
Om felet kvarstår, prova att starta om webbläsaren (stäng samtliga flikar). Försök därefter att logga in på nytt.
Om felet kvarstår, prova att läsa in tjänstelegitimationen på nytt genom att lokalisera applikationen ”Net iD” i aktivitetsfältet.
Högerklicka på ikonen för applikationen ”Net iD” och välj därefter åtgärden ”Läs in kortet på nytt”. Försök därefter att logga in på nytt.
Observera att bilderna rörande Net iD kan se olika ut beroende av vilken version man har.
Om felet fortfarande kvarstår, mejla till Migrationsverkets kontaktcenter. Mejladressen, för kommuner respektive regioner, till kontaktcenter hittar du på Migrationsverkets webb på sidan för inloggning för administratörer.
4. Administrera behörigheter för e-tjänster
I följande avsnitt tittar vi på den funktionalitet som finns i e-tjänsten som är anpassad för dig som administratör. Funktionerna beskrivs i text och bild.
När du loggat in i tjänsten kommer du till en lista med aktuella användare. Via vyn kan du lägga till nya användare, ändra uppgifter och behörigheter för befintliga användare och ta bort användare.
Högst upp till höger på vyn finns information om organisation, vem som är inloggad, samt en knapp för att logga ut ur e-tjänsten.
4.1 Filtrera e-tjänster och Filtrera behörigheter
Via funktionen ”Filtrera e-tjänster” kan du välja att filtrera på de e-tjänster du önskar se, utefter de e-tjänster som kommunen/regionen har avtal för.
Via funktionen ”Filtrera behörigheter” kan du välja att filtrera på de behörigheter du önskar se, utefter det val som du har gjort av e-tjänst under ”Xxxxxxxx e-tjänster”.
4.2 Sök
Till höger i vyn finns en sökfunktion där du kan söka på valfritt tecken. Skriv in det tecken eller ord du önskar söka på. Resultatet visar alla fält, under samtliga rubriker i vyn, som innehåller det sökord eller tecken du har sökt på.
4.3 Sortera i listan med användare
Genom att trycka på pil upp eller pil ned kan du sortera under listans rubriker.
4.4 Lägg till ny användare
För att lägga till ny användare klickar du på knappen till vänster ”Lägg till användare”.
Du får då upp en ruta där du skriver in uppgifter för den nya användaren, förnamn, efternamn, HSA-id och e-post. Det är obligatoriskt att fylla i alla fälten. Klicka på knappen ”Spara” för att spara uppgifterna.
Nu är uppgifterna för användaren sparade, därefter behöver du lägga till önskade behörigheter för användaren.
4.5 Ändra eller lägga till behörigheter för användare
För att komma till vyn där du kan lägga till eller ändra behörigheter för en användare klickar du på förnamnet i listan över användare, för den användare som du önskar ändra uppgifter för.
När du valt användare visas nedan vy. För att sedan lägga till eller ta bort behörigheter för vald användare klickar du på rutan ”Ändra och lägg till behörigheter”, till vänster i vyn.
Du kommer nu till en vy där du får välja behörighet som du önskar lägga till för användaren.
För kommuner:
I denna vy visas de behörigheter som er kommun har tecknat avtal för och som du som administratör kan tilldela en användare. Observera att bilden nedan visar samtliga e-tjänster (för närvarande två stycken) som kommunen kan teckna avtal för. I verkligheten visas den/de e-tjänster som kommunen har tecknat avtal för.
För att lägga till behörigheter för vald användare klickar du på knappen för den e-tjänst som du önskar lägga till en behörighet för, ”Ansök om statlig ersättning” eller ”Se och ändra ansvar för ensamkommande”.
När du valt e-tjänst visas de behörigheter som finns att lägga till inom respektive e-tjänst. Xxxxx i önskad behörighet, klicka på knappen ”Klar” när du har utfört ändring.
När du har klickat på knappen ”Klar” kommer du åter till visningsvyn för användaren. Där visas de behörigheter som användaren har behörighet för, under rubriken ”Aktuella behörigheter”.
För att återgå till listan för användare, klicka på knappen ”Tillbaka till användare” till vänster i vyn.
För regioner:
I denna vy visas de behörigheter som du som administratör kan tilldela en användare. För att lägga till behörigheter klickar du på knappen för e- tjänsten, ”E-tjänst för landsting”.
När du klickat på knappen ”E-tjänst för landsting” visas de behörigheter som finns att lägga till. Xxxxx i önskad behörighet, klicka på knappen ”Klar” när du har utfört ändring.
När du har klickat på knappen ”Klar” kommer du åter till visningsvyn för användaren. Där visas de behörigheter som användaren har behörighet för, under rubriken ”Aktuella behörigheter”.
För att återgå till listan för användare, klicka på knappen ”Tillbaka till användare” till vänster i vyn.
4.6 Ändra uppgifter för användare
För att ändra uppgifter för en användare klickar du på förnamnet i listan över användare, för den användare som du önskar ändra uppgifter för.
När du valt användare visas nedan vy. För att ändra uppgifter för användaren klickar du på rutan ”Ändra användaruppgifter”, till höger i vyn.
När du klickat på rutan ”Ändra användaruppgifter” får du upp rutan ”Ändra användare” där du kan ändra uppgifter för användaren. När du utfört de ändringar som önskas, klickar du på rutan ”Spara” för att spara de nya uppgifterna.
För att komma tillbaka till listan för användare klickar du på knappen ”Tillbaka till användare”, till vänster i vyn.
4.7 Ta bort en användare
För att ta bort en användare klickar du på förnamnet i listan över användare för den användare som du önskar ta bort. När du valt användare visas nedan vy.
För att ta bort en användare klickar du på knappen ”Ta bort användare” längst ned till vänster i vyn. När du klickat på knappen visas nedan ruta:
För att ta bort användaren klicka på rutan ”OK”.
4.8 Logga ut ur e-tjänsten
För att avsluta och logga ut ur e-tjänsten så används knappen ”Logga ut”, som finns längst till upp till höger. ”Logga ut” knappen finns på samtliga vyer, du kan logga ut från vilken vy du vill.