ARBETSORDNING FÖR RENGÖRING (SOTNING) OCH BRANDSKYDDSKONTROLL

Räddningschef

Xxxxxx Xxxx, 0345-18160

ARBETSORDNING FÖR RENGÖRING (SOTNING) OCH BRANDSKYDDSKONTROLL

Gällande för Hylte kommun

Denna arbetsordning är ett komplement till avtalet mellan kommunen (nedan kallat beställaren) och entreprenör. Arbetsordningen beskriver beställarens, entreprenörens och fastighetsägarens åligganden.

BESTÄLLARENS ANSVAR & VERKSAMHETENS ÄNDAMÅL

Den i lagen (2003:778) om skydd mot olyckor och i förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor föreskrivna rengöringen (sotningen) samt brandskyddskontrollen har till uppgift att hindra uppkomst och spridning av brand.

Sådan rengöring och brandskyddskontroll omfattar eldstäder och andra fasta förbränningsanordningar, som eldas med fasta eller flytande bränslen, där tillhörande rökkanaler samt imkanaler från större kök eller motsvarande.

Brandskyddskontrollen omfattar också förbränningsanordningar inrättade för eldning uteslutande med gas och därtill hörande avgaskanaler.

Rengöringen och brandskyddskontrollen ska verkställas regelbundet genom entreprenörens försorg, med de tidsintervaller för rengöring som har fastställts av beställaren och de tidsintervaller för brandskyddskontrollen som har fastställts av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSBFS 2014:6).

Beställaren kan, efter ansökan från fastighetsägaren, medge att fastighetsägaren själv utför eller låter någon annan utföra den föreskrivna rengöringen på den egna fastigheten. Om medgivandet avser annan än fastighetsägaren, är kompetenskraven på utföraren desamma som för de personer som utför sotning för beställarens räkning. Medgivande får endast ske om rengöringen kan ske på ett från brandskyddssynpunkt betryggande sätt. Denna dispensmöjlighet omfattar inte brandskyddskontrollen.

RÄDDNINSTJÄNSTEN Telefon

Xxxxxxxxxxxxxx 0

314 34 HYLTEBRUK 0345-181 60

Prövning av ansökan skall ske enligt de riktlinjer som fastställts av beställaren. Medgivande kan återkallas om det vid brandskyddskontroll eller tillsyn skulle visa sig att sotningen inte skett på ett sådant sätt att anläggningen är säker från brandskyddssynpunkt.

Beställaren kan uppdra åt entreprenören att medverka så att fastighetsägaren erhåller av beställaren framtagen informationsmateriel, exempelvis informationsblad om systematiskt brandskyddsarbete etc.

Beställaren kan även uppmana entreprenören att inom sin verksamhet främja en god energihushållning och att verka för ett gott miljöskydd. Uppgifterna inom energihushållning och miljöskydd är frivilliga och utförs efter överenskommelse mellan fastighetsägaren och entreprenören. Exempel på sådana uppgifter är ekonomirengöring av eldstäder och andra förbränningsanordningar, rengöring av ventilationsanläggningar, täthetsprovningar av byggnader och lokaler samt av ventilationsanläggningar. Inreglering av värme- och ventilationsanläggningar till bästa driftstatus samt annan energisparteknisk kontroll och rådgivning om energisparåtgärder är andra exempel.

FÖR ENTREPRENÖREN GÄLLER

Rengöringens utförande och intervaller

Rengöringen ska utföras med varsamhet och omtanke så att skada eller onödig olägenhet inte uppstår.

I entreprenaden för rengöring/sotning ingår vidare:

• att om brister i anläggningen, som kan medföra brandrisk, upptäcks ska ägaren eller nyttjanderättshavaren underrättas. Om bristerna är av sådan art att en särskild brandskyddskontroll är motiverad ska entreprenören delge beställaren lämpligt beslutsunderlag.

• att underrättelse till räddningstjänsten vid upptäckt av brandfarlighet utanför det egna behörighetsområdet sker.

Rengöring och brandskyddskontroll ska om möjligt samordnas.

Har rengöringsobjektet inte använts efter senaste rengöringen, bestäms nästa rengöringstillfälle enligt tillämpad rengöringsintervall.

Brandskyddskontrollens utförande

I entreprenaden för brandskyddskontroll ingår vidare att:

• vid brandskyddskontroll dokumentera och kommunicera resultatet av kontrollen med dem det berör i enlighet med de krav på handläggning som följer av kommunallagen.

• skriftligt förelägga om eventuella åtgärder.

• uppföljning av meddelat föreläggande.

• i samverkan med beställaren handlägga besvärsärende till följd av föreläggande.

• underrättelse till räddningstjänsten vid upptäckt av brandfarlighet utanför det egna behörighetsområdet.

• rådgivning till och samverkan med räddningstjänsten i frågor om rengöring (sotning) och brandskyddskontroll.

samt att mot ersättning enligt taxa svara för:

• utförande av brandskyddskontroller i de särskilda fall som beställaren beslutar enligt FSO 3 kap 1§.

• utförande av brandskyddskontroller på begäran av fastighetsägare eller nyttjanderättshavare med anledning av idrifttagande av eldstad som varit avställd längre tid än tillämplig frist för brandskyddskontrollen.

Miljökrav på fordon

Kraven och villkoren nedan omfattar samtliga fordon som används i uppdraget, oavsett om de ägs eller leasas av entreprenören eller av anställda, underentreprenörer eller hyrs in på annat sätt. Undantag kan göras under kortare tid när ordinarie fordon repareras, servas eller dylikt, eller för specialfordon.

Verifikat som verifierar att ställda krav uppfylls ska inte biläggas anbudet utan kan komma att begäras in på anmodan under avtalstiden.

För personbilar som används under avtalstiden gäller följande:

Fordon som kommer att användas för utförandet av uppdraget ska som lägst uppfylla emissionskravet för Euro 5 eller högre. Vid nyanskaffning (inklusive

begagnad anskaffning) ska dessa fordon uppfylla emissionskravet för Euro 6 eller högre.

Hantering av sot och fett

Entreprenören ska hantera det sot som sugits upp efter utförd sotning i enlighet med beställarens avfallsanvisningar.

Entreprenören ska hantera fett i samband med rengöring i enlighet med allmänna bestämmelser för brukande av den allmänna Va-anläggningen.

Fett i högre halter får endast tillföras avloppsledningsnätet om det finns fettavskiljare på avloppsservicen. Entreprenören ska förvissa sig om att fettavskiljare finns om fett tillförs beställarens avloppsledningsnät. I det fall fettavskiljare saknas ska entreprenören tillse att fettet hanteras genom uppsamling och hantera det som avfall.

Planering och avisering

För att rengöring respektive brandskyddskontroll ska kunna planeras så att det kan utföras rationellt, krävs bland annat en god kommunikation med ägare och nyttjanderättshavare gällande dennes eldningsplaneringen. Därför är det viktigt att entreprenören i samband med alla förrättningar uppdatera uppgifter om respektive fastighets alla eldstäder och hur dessa används.

Förrättningen skall aviseras i förväg. Avisering bör i möjlig utsträckning ske direkt till varje enskild fastighetsägare eller nyttjanderättshavare. Aviseringen bör ske genom meddelande i brevlåda eller genom postförsändelse. Till ägare av fritidshus bör avisering lämpligen ske genom postförsändelse till adressen för den fasta bostaden.

Avisering ska ske minst en vecka före förrättningen för bostadshus och minst två veckor för fritidshus. Alternativt kan överenskommelse träffas om att rengöring sker löpande visst datum eller viss veckodag i månad eller liknande.

Tidpunkten för förrättningen under dagen skall anges med tidsfönster om 120min.

Aviseringsmeddelandet ska, förutom tidsangivelser, innehålla uppgift om vilka objekt som skall rengöras respektive brandskyddskontrolleras. Vidare bör meddelandet innehålla upplysningar om vad ägaren har att iaktta för arbetets utförande och vad som gäller om det föreligger några hinder för detta och om ägaren inte kan lämna tillträde den aviserade tiden. Förrättningen ska utföras vid annan tid utan extra kostnad under förutsättning att annat arbete pågår inom samma arbetsområde. Ersättning för extra inställelse i annat fall regleras i gällande taxor. Enreprenören ska om möjligt tillmötesgå kundernas önskemål om tidpunkt för förrättningen.

Avisering närmare förrättningen än en respektive två veckor kan få förekomma men då har entreprenören inte rätt att ta ut någon ersättning om förrättningen inte kan genomföras.

Entreprenören ska se till att det finns möjlighet att mottaga meddelande från fastighetsägaren angående aviserad förrättning eller i annat ärende.

Entreprenören ska ha kontorstider minst 07:00-17:00 på helgfria vardagar samt kunna kommunicera med kunder per mail och på SMS.

Om entreprenören trots avisering inte får tillträde för arbete, ska ett meddelande om besöket lämnas, där ägaren uppmanas ta kontakt med entreprenören för att bestämma ny tid. Om fastighetsägaren inte kontaktar entreprenören för ny tid ska entreprenören planera in ny tid och avisera denna.

Då entreprenören aviserat och besökt fastigheten två gånger, utan att rengöring respektive brandskyddskontroll kunnat utföras skall detta meddelas till beställaren. Beställaren ska då medverka till att förrättningen kan genomföras. I första hand genom att ta kontakt med fastighetsägaren respektive nyttjanderättshavaren och i sista hand begära polishandräckning.

Entreprenören ska vid oplanerad frånvaro vid aviserad förrättningstidpunkt omedelbart tillse att annan personal kan utföra aktuell tjänst. Därutöver ska entreprenören personligen omedelbart informera fastighetsägaren om detta, i de fall det påverkar tidsangivelsen för aviserad tjänst.

Vid särskilda skäl har entreprenören rätt att omboka aviserad tjänst. Särskilda skäl är akuta omständigheter som entreprenören inte kunnat förutse och som gjort det omöjligt för entreprenören att utföra aviserad tjänst. Entreprenören ska vid sådana omständigheter omgående kontakta fastighetsägaren och meddela skälen samt omboka tiden.

Syfte att upprätthålla sitt åtagande avseende tjänster ska entreprenören ha dokumenterade rutiner och beredskap vid all form av frånvaro.

Entreprenören representerar i sitt arbete beställaren och ska i alla avseende vara så tillmötesgående som möjligt när det gäller alla ärenden som rör uppdraget.

Vid utförande av tjänst skall entreprenörens personal bära namnbricka innehållandes företagsnamn och personalens för- och efternamn. På begäran av fastighetsägaren skall personal uppvisa gällande legitimation.

Entreprenörens personal skall ha ett professionellt bemötande mot fastighetsägare vid utförande av sotningstjänster. All kommunikation, både skriftlig och muntlig, ska ske på svenska.

Hemsida

Leverantören ska ha en aktuell hemsida. Den ska vara uppdaterad med aktuella priser samt annan information som kan vara relevant för beställarens invånare exempelvis bakomliggande fakta, taxa och annat som berör verksamheten.

Kunden ska kunna se hur priset för deras sotning eller brandskyddskontroll räknats ut och vilka poster som kostar vad.

Fakturering, betalningsrutiner och indrivning

Entreprenören svarar för fakturering och uppbörd av avgifter som fastighetsägare är skyldig att erlägga enligt gällande taxa. Fakturamottagare ska ges 30 dagars betalningstid. Fakturerings-, expeditionsavgifter eller liknande får inte debiteras fakturamottagare.

Entreprenören ska tillämpa god inkassosed.

FÖR FASTIGHETSÄGARE GÄLLER

Uppgiftslämnande och anmälan

För att underlätta rationell planering av rengöringsarbete respektive brandskyddskontroll ska fastighetsägare vid förändring eller på begäran lämna uppgifter om de objekt som berörs av föreskriven rengöring och brandskyddskontroll.

Exempel på sådana uppgifter är;

• ändringar av beståndet av rensningspliktiga och kontrollpliktiga objekt.

• idrifttagande av eldstad, som har varit avställd längre tid än tillämplig frist för brandskyddskontrollen.

• ändringar i eldningsplaneringen

• övergång till annat bränsleslag, om detta föranleder ändring av den tillämpade rengörings- eller kontrollintervallen.

Om tillträde för arbetet inte kan lämnas på den aviserade tiden, ska anmälan om detta göras snarast efter aviseringen till entreprenören. Ändring av tiden, närmare aviserad tidpunkt än dagen före planerad förrättning och som sker utan särskilt skäl, medför särskilda avgifter enligt bestämmelser i taxan för rengöring respektive taxan för brandskyddskontroll.

Som särskilda skäl för att aviserad förrättning skall flyttas till annan tidpunkt utan extra kostnad räknas hastigt påkommen sjukdom eller jämförbart speciellt förhållande, men inte t.ex. pågående städning eller tvätt eller förestående helgtid.

Tillgänglighet och förberedelse

Fastighetsägare ska se till att fastigheten är tillgänglig för arbetets utförande vid den tidpunkt som har aviserats.

Fastighetsägaren ska ha vidtagit nödvändiga förberedelser så att arbetet kan påbörjas utan dröjsmål och utföras utan onödigt hinder. De förberedande åtgärder som fastighetsägaren ska vidta är en förutsättning för att arbetet ska ersättas med de fasta avgifter som anges i rengöringstaxan.

Om fastighetsägaren har medgivande från beställaren att själv sköta eller låta annan sköta rengöring ska dokumentation av genomförd rengöring kunna redovisas.

Inför rengöring och brandskyddskontroll ska särskilt tillses att;

• vägen till pannrummet eller annat rum med eldstad inte är belamrad med föremål som är hindrande eller kan komma till skada

• det finns arbetsutrymme runt eldstaden

• sådant som är ömtåligt för smuts inte finns i pannrummet eller nära eldstad i annat rum

• prydnadsföremål på eller invid eldstad tas bort

• det för uppsamling av sot finns särskilt askutrymme i närheten av eldstaden eller kärl av obrännbart material inklusive lock (OBS! Plastkärl ej får användas) samt lämplig skyffel

• rensluckor inte är blockerade och att utrymme med sådan lucka hålls tillgängligt vid rengöring

• de i byggnadslagstiftningen föreskrivna anordningar för takarbetet (ev. erforderlig fast stege till taklucka, takstege, takbrygga, glidskydd, skorstensstege, och arbetsplan med skyddsräcke) finns och underhålls väl

• lös väggstege ska, i förekommande fall, finnas tillgänglig vid uppstigningsstället till taket. Stegen ska vara godkänd.

• väg är skottad fram till uppstigningsstället till taket vintertid

• om stoftsugare eller el-drivet verktyg används vid sotningen, ska ett skyddsjordat el-uttag finnas tillgängligt vid eldstaden eller i dess omedelbara närhet

• stege eller liknande som fordras för rensningen, finns tillgänglig vid arbetsstället.

För brandskyddskontroll ska även tillses att utrymmen som skorsten/imkanal passerar eller ansluter mot är tillgängliga för inspektion

GARANTI OCH REKLAMATION

Entreprenören ansvarar för att arbetet utförs på ett yrkesmässigt godtagbart sätt.

Eventuell anmärkning på utfört arbete ska göras utan dröjsmål efter det att felet har upptäckts för att göra det möjligt att kunna avgöra huruvida fel i arbetet föreligger eller inte. Detta är särskilt viktigt vid eldningsanläggningar, där förhållandena även efter en relativt kort drifttid kan göra bedömningar svåra eller omöjliga.

Vid fel i arbetet skall detta efter anmärkning (reklamation) avhjälpas utan onödigt dröjsmål och utan extra kostnad för fastighetsägaren.

Reklamation görs i första hand till entreprenören. Om samsyn rörande felet inte kan uppnås, kan den ansvariga kommunala nämnden kontaktas.