STRÄNGNÄS KOMMUN

STRÄNGNÄS KOMMUN

POLICY FÖR STYRNNI G AV LOKALFRÅGOR

Revidering med anledning av att fastighetsförvatnl ingen samordnas i Strängnäs Bostads och Kommunfastigheter AB

INNEHÅLL

Kommunens policy och styrning avseende Lokalförsörjning

Ekonomiska ramar Internhyror

Ekonomiska vinster vid lokalrationaliseringar Kapitalkostnader

Investeringsbemyndigande Byggadministrativt ansvar

Ansvarsfördelning mellan hyresvärd och hyresgäst Lokalstyrgrupp

ANTAGET AV KOMMUNFULLMÄKTIGE 1998-06-15 REVIDERING ANTAGEN AV KOMMUNFULLMÄKTIGE 2001-01-29

POLICY FÖR STYRNING AV LOKALFRÅGOR I STRÄNGNÄS KOMMUN

För styrning av lokalfrågor i Strängnäs kommun gäller följande policy. Policyn omfattar ekonomisk styrning och regler samt hur arbetet för lokalförsörjning av kommunens verksamheter ska organiseras på det mest effektiva sättet.

Grundläggande för lokalstyrpolicyn är att lokalkostnaderna ska hanteras utifrån ett kommungemensamt perspektiv. Kommunnyttan är överordnad den enskilda verksamhetens intresse och målet är att kunna sänka kommunens kostnader.

MÅL

Kommunen ska ständigt söka lösningar som sänker lokalkostnaderna och optimerar nyttjandegraden av kommunens lokaler.

LOKALFÖRSÖRJNING

Policy

Lokalbehov för den kommunala verksamheten skall i första hand lösas genom nyttjande

av kommunens egna lokaler. Endast när kommunala lokaler inte finns tillgängliga får extern förhyrning ske. Varje avyttring av lokaler ska föregås av prövning ur ett långsiktigt perspektiv.

Lokalbehovsplaneringen är varje enskild nämnds uppdrag att svara för varvid kommunens fastighetsbolag är en stödresurs i det arbetet genom att svara för en facility - management funktion. Bolaget ska tillhandahålla en tjänst som lokalplanerare/samordnare. Lokalstyrgruppen är samordningsorgan för att alla lokalbehov prövas utifrån ett kommunnyttoperspektiv.

Kommunen ska ej ansvara för lokalförsörjning för annan verksamhet än vad som omfattas av kommunens ansvarsområde. Bolaget ska i sitt förvaltande uppdrag av de kommunala lokaler endast ha kommunal verksamhet som hyresgäst.

Styrning

Kommunstyrelsens förvaltning har uppdraget att svara för kommunens ägarfrågor avseende kommunens fastigheter för kommunal verksamhet. Förvaltning och drift av dessa lokaler sker i

Strängnäs Bostads- och Kommunfastigheter AB. Med fastigheter menas bebyggda fastigheter. Kommunens anläggningar för fritid- och kultur omfattas också i den del som avser förvaltning och underhåll. Däremot ingår ej anläggningar för vatten, avlopp och avfall.

Allt lokalbehov ska lösas av Strängnäs Bostads- och Kommunfastigheter AB utifrån de lokalbehov som verksamheterna efterfrågar och är beredda att betala för. Detta innebär även att förhyrning av externa lokaler endast får ske genom Strängnäs Bostads och Kommunfastigheter AB.

Lokalbehov ska tas upp i lokalstyrgruppen - se nedan - för att pröva om behovet kan lösas inom eller mellan förvaltningarna.

Strängnäs Bostads- och Kommunfastigheter AB skall ge stöd till de kommunala verksamheternas roll som beställare genom att svara för en facility-managementfunktion. I uppdraget till bolaget ingår att ge stöd genom en lokalplanerare/samordnare. Uppdraget omfattar

• stödja bolaget och kommunen med lokalsamordning, lokaloptimering, lokalrevision

• tillsammans med kommunens förvaltningar arbeta med långsiktiga planeringsfrågor på fastighetssidan för att klara kommande behov av nya, utvidgade, ändrade verksamhetsbehov

• ge service till förvaltningarna med lösningar av akuta frågor avseende lokaldisposition för att verksamheterna enkelt och smidigt ska kunna klara sin verksamhet i

befintliga lokaler med en sund ekonomi och hög effektivitet.

Kommunen ska genom bolaget ej tillhandahålla lokaler för annan huvudman om detta ej är av vitalt övergripande intresse för kommunen eller innebär att bolaget kan hyra ut förvaltade lokaler som ej behövs för den kommunal verksamhet.

Vid lokalförsörjning som innebär samverkan med annan part (förening, företag eller annan offentlig huvudman) skall lokalförvaltningen ske med delat eller överfört ansvar med/till berörd förvaltning. Fastighetsägar- och lokalförvaltansvaret innebär dock ett långsiktigt kostnadsansvar.Lokalstyrgruppen ska därför godkänna ett sådant förfarande. Bolaget ska alltid delta/konsulteras.

EKONOMISKA RAMAR

Policy

Kommunfullmäktige beviljar nämnderna ekonomiska ramar för att bedriva verksamhet enligt Mål och budget. Den ekonomiska ramen innehåller resurser för lokalhyror.

Styrning

Nämnderna har att pröva sina lokalbehov inom sin totala ekonomiska ram. Nya lokal-behov ska alltid prövas mot verksamhetens totala behov och resurser. Huvudregeln är att kommunfullmäktige inte beviljar ramtillägg för nya lokaler utan att finansiering ska ske inom nämndens totala ekonomiska ram.

Investeringar i kommunala lokaler måste finnas med i investeringsplanen som fastställes i kommunfullmäktiges beslut i Strategisk plan.

Kommunstyrelsen beslutar om investeringsbemyndigande till nämnd innan upphandling av investering får ske - se nedan.

Smärre åtgärder i fastigheterna av verksamhetskaraktär beställs av respektive förvaltning och ska finansieras av förvaltningen inom dess investeringsram eller ekonomiska ram drift av verksamheten.

Bolaget får inte investeringsbokföra fastighetsåtgärder i de kommunala verksamhetslokalerna.

INTERNHYROR

Policy

Lokalkostnaderna ska betalas genom internhyror som ska motsvara självkostnaden.

Ekonomisk ram för internhyror fastställs av kommunfullmäktige i samband med Mål och budget.

Styrning

Den ekonomiska ramen för internhyrorna fastställs genom beslut om förutsättningarna för nämndernas ekonomiska ramar. Dessa förutsättningar anges i form av uppräkning av olika kostnads- och intäktsposter i nämndernas ekonomiska ramar.

Kommunstyrelsens förvaltning svarar för avtal mellan kommunen och Strängnäs Bostads och Kommunfastigheter AB. Avtalet reglerar villkoren för hyran och utgör underlag för nämndernas ekonomiska ramar.

Strängnäs Bostads och Kommunfastigheter AB beräknar och lämnar underlag för internhyressättning för kommunens verksamheter inom ramen för sitt uppdrag. Budget ska upprättas för varje fastighetsobjekt. Internhyrorna ska motsvara självkostnaden för respektive fastighet.

EKONOMISKA VINSTER VID LOKALRATIONALISERINGAR

Policy

Nämnd/förvaltning som initierar att man kan avstå lokaler ska få kostnadsreduceringen tillgodo inom sin ekonomiska ram.

Kostnadsreducering ska inte budgeteras eller tillgodoräknas förrän effekt uppstår i kommunens totala ekonomi. När planerad ekonomisk effekt kan realiseras ska berörd

nämnd senast inom 1 år avlyftas kostnaden.

Styrning

Målsättningen är att snarast avveckla lokalerna och metoden för detta är att aktivt lösa verkställigheten så att en verklig ekonomisk effekt uppnås.

Kommunstyrelsen kan inom givna ramar godkänna avvecklingskostnader för lokaler om och när lokalrationaliseringar bedöms leda till verkliga besparingar.

Lokalstyrgruppen får i uppdrag att ansvara för att bereda de ekonomiska effekter och att genomföra lokalrationaliseringarna. Beredning och verkställighet ska ske så snabbt och rationellt som möjligt och så att berörd nämnd/förvaltning snarast kan tillgodgöra sig största möjliga ekonomiska effekt av lokalrationaliseringen.

Lokalstyrgruppen ansvarar för att fortlöpande rapportera till kommunstyrelsen hur lokal- rationaliseringar kan genomföras. Om ekonomisk effekt ej kan uppnås tillräckligt snabbt

ska förslag framläggas till kommunstyrelsen om hur kvardröjande kostnader ska finansieras. Inom högst 1 års tid efter nämndbeslut ska lokalkostnaden vara avvecklad eller finansierad på annat sätt.

Om två eller flera förvaltningar är berörda av lokalrationaliseringen ska lokalstyrgruppen också bereda fördelningen av effekterna mellan förvaltningarna.

KAPITALKOSTNADER

Policy

Kommunen tillämpar nominell annuitet som metod för alla kapitalkostnader. Investeringar i lokaler ska vara avgränsade i tiden så att endast projektering och

byggnation ska ingå.

Styrning

Ekonomiska ramar beslutas av kommunfullmäktige. Kapitalkostnaderna ingår i internhyrorna och därmed i nämndernas ekonomiska ramar. Förändringar i kapitalkostnader som avser lokaler ska ingå i förutsättningarna för nämndernas ekonomiska ramar.

Lokalstyrgruppen bereder frågor om kapitalkostnaderna och dess påverkan på ekonomiska ramar direkt till kommunstyrelsen.

Kapitalkostnaderna styrs av investeringsbelopp inkl ev restvärde för befintligt fastighet, ekonomisk livslängd och räntenivå. Kommunen tillämpar avskrivningstider i enlighet med kommunförbundets rekommendationer och enligt god redovisningssed. Räntenivån fastställs av kommunstyrelsen och förändras vid behov. Strävan ska vara att räntenivån är långsiktigt stabil.

För lokalförsörjning som sker för externfinansierad verksamhet som ej är av permanent karaktär ska avskrivning baseras på strikt affärsmässiga grunder.

Investeringarnas avgränsning i tiden innebär att utredningskostnader för investeringar ska kostnadsbokföras och betalas av beställaren samt att investeringstidens bortre gräns ska vara i direkt anslutning till investeringens färdigställande. Åtgärder i samband med garantibesiktningar och ev kompletteringar i efterhand av investeringen ska kostnadsbokföras. Tidpunkter för en investerings påbörjan och avslut ska bedömas för varje investeringsprojekt.

INVESTERINGSBEMYNDIGANDE

Policy

Alla större investeringar ska godkännas av kommunstyrelsen före upphandling.

Styrning

Nämnd/förvaltning är ansvarig för utredning av investeringsbehov och uppdrag till bolaget om projektering och upphandling.

Investeringar i lokaler som överstiger 5 mkr ska efter slutförd projektering och innan upphandling av byggande sker godkännas av kommunstyrelsen.

Investeringar i anläggningar inom de taxefinansierade verksamheterna beslutas av samhällsbyggnadsnämnden inom ramen för av kommunfullmäktige fastställd taxenivå.

Bolaget bereder frågor om investeringsbemyndigande tillsammans med berörd förvaltning för behandling i kommunstyrelsen.

BYGGADMINISTRATIVT ANSVAR

Policy

För att erhålla lägsta möjliga anläggningsutgifter och livscykelkostnader (drift- och underhållskostnader) ska kommunens byggadministration skötas på ett samordnat och optimalt sätt.

Styrning

Ansvaret för all byggadministration avseende om-, till- och nybyggnation av lokaler ska innehas av Strängnäs Bostads och Kommunfastigheter AB .

Byggnadsadministrativt ansvar delas med / övergår till berör förvaltning om lokalförsörjningsansvaret är delat eller överfört. Lokalstyrgruppen ska därför godkänna ett sådant förfarande. Bolaget ska alltid delta/konsulteras.

I ansvaret för byggadministration inryms också ansvaret för ett miljövänligt byggande enligt kommunens övergripande mål om Bra Livsmiljö.

ANSVARSFÖRDELNING

Policy

Ansvarsfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst ska ha som mål

- att genom ett tydligt ansvar få respektive parter att påverka lokalkostnaderna så att dessa minimeras.

- att den som har störst möjlighet att påverka kostnaderna ska ha ansvaret.

- ingen ska uppleva några lokalkostnader är gratisnyttigheter

Styrning

De interna hyresavtalen ska innehålla en beskrivning av hyresgästens och hyresvärldens ansvarsfördelning. Strängnäs Bostads och Kommunfastigheter AB upprättar och kommunicerar denna efter det att den godkänts av lokalstyrgruppen.

LOKALSTYRGRUPP

Direkt under kommunstyrelsen finns en lokalstyrgrupp med följande uppdrag ;

- kommungemensam lokalsamordning ( lokalbehov ska prövas här)

- prissättning, effekter på ekonomi och ramar och genomförande av lokal- rationaliseringseffekter

- bereder ekonomiska ramar för internhyror i Mål och budget, kapitalkostnadsfrågor och frågor i gränssnittet fastighetsunderhåll/ verksamhetsåtgärder

behandlar underhållsplan för de kommunala fastigheterna på förslag från bolaget

Adjungerade

Adjungerade

Strängnäs Bostads- och Kommunfastigheter AB VD

Lokalplanerare/samordnare

Barn- och utbildningschef Socialchef

Fritid- och kulturchef Samhällsbyggnadschef

Utvecklingschef

Kommunchef

Lokalstyrgruppen och dess roll i organisationen LOKALSTYRGRUPP

Lokalstyrgruppen har en självständig ställning under kommunchefen med uppdrag enligt ovan Kommunchefen är samordnande och i gruppen ingår förvaltningscheferna, VD för Strängnäs Bostads- och Kommunfastigheter, lokalplaneraren/samordnaren samt utvecklingschefen vid kommunstyrelsens förvaltning. Gruppen kan till sig adjungera flera deltagare.

Nämndernas ansvar för lokalbehoven styrs genom ekonomiska ramar fastställda av kommunfullmäktige.

Förvaltningscheferna ansvarar i första hand för lokalfrågorna inför sin egen nämnd men har genom uppdraget också ett ansvar i sakfrågorna gentemot kommunchefen.