Ägardirektiv för Östersunds Rådhus AB
Ägardirektiv för Östersunds Rådhus AB
Detta ägardirektiv avser Östersunds Rådhus AB, 556593-7553 (nedan kallat bolaget) och har fastställts på bolagsstämma 2022-05-04.
Bolag: 556593-7553 Östersunds Rådhus AB
Adress: Rådhuset, 000 00 XXXXXXXXX
Bolagsordning: Antagen av kommunfullmäktige 2019-02-07. Registrerad hos
PRV 2019-06-04.
Ägardirektiv: Antagna av kommunfullmäktige 2022-04-28. Gäller fr o m: Bolagsstämman 2022 och tills vidare.
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
Bolaget ägs av Östersunds kommun och är en del av kommunens verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, fastställda av bolagsstämma.
1.1. Kommunens direktivrätt
Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.
1.2. Kommunens ledningsfunktion
1 Fastställd av kommunfullmäktige 2006-06-29 § 115, senast reviderad 2020-04-21
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
1.3. Vid en extraordinär händelse
Bolaget ska vid en extraordinär händelse aktivt kunna ställa resurser till förfogande vid framtagande av risk- och sårbarhetsanalyser, vid deltagande i kommunövergripande stab för hantering av pågående händelse, vid planering av ett framtida civilt försvar och andra behov kopplat till ledning och styrning.
1.4. Offentlighet- och sekretess
Bolaget omfattas av offentlighetsprincipen vilket innebär att allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess måste lämnas ut. Handlingarna ska hållas ordnade. Bolaget ska utse vem som får fatta eventuellt avslagsbeslut.
Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.
Bolaget omfattas av kommunens arkivreglemente. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet.
1.5. Farliga förmåner
Bolaget ska följa kommunens policy för aktiv hantering av frågor kring farliga förmåner.
1.6. Fullmäktiges ställningstagande
Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Exempel på ärenden som kan vara principiellt är:
1. Större investeringar som väsentligt påverkar ägarens ekonomi och /eller medför risk för ägaren i sådan grad att uppställda ägardirektiv ej kan uppnås
2. Kapitaltillskott till bolag
3. Förvärv av bolag och bildande av dotterbolag eller annat väsentligt företagsengagemang om förvärvet medför väsentligt ökad riskbild
4. Förvärv av aktier eller andelar i andra bolag av strategisk betydelse för verksamheten om förvärvet medför väsentligt ökad riskbild
5. Frivillig likvidation av bolag
6. Försäljning av bolag
7. Pantsättning av aktier eller skuldebrev eller att lämna borgen för lån.
Beslut i nämnda frågor ska beredas av koncernstyrelsen och av kommunstyrelsen.
Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida fullmäktiges ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen.
1.7. Styrelsens och verkställande direktörens ersättning
Styrelsearvoden samt övriga ersättningar utgår enligt de av Östersunds kommuns fullmäktige antagna bestämmelserna om ersättning till förtroendevald m.fl. i Östersunds kommun.
Styrelsen utser bolagets verkställande direktör. Villkor för anställningen inklusive lön fastställs i avtal mellan ordförande och verkställande direktören efter förhandling mellan parterna. I avtalet ska det framgå fast respektive rörlig ersättning, pension, uppsägningstid, avgångsvederlag samt övriga eventuella förmåner samt rätt att ha bisysslor.
Bolagets styrelse upprättar en skriftlig instruktion till verkställande direktören som innehåller riktlinjer och direktiv för hur den operativa verksamheten ska ledas.
1.8. God sed
Bolagets styrelse ska i enlighet med god sed:
• anpassa skriftliga instruktioner i form av arbetsordning, instruktion för verkställande direktören samt rapporteringsinstruktion anpassade till bolagets förhållanden. Instruktionerna ska vara så tydliga, utförliga och konkreta att de kan tjäna som styrdokument för styrelsens arbete.
• fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot ägarnas ändamål med verksamheten och de uppdrag som fastställts
• diskutera hur uttalanden till allmänhet och massmedia ska göras i bolagets namn.
• årligen utvärdera sitt eget arbete, varvid utvärderingen ska minst omfatta om styrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter, om dess arbetsformer fungerar och om den är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventuell arbetsfördelning. Om styrelsen kommer fram till att det finns brister som behöver åtgärdas ska styrelsen åtgärda bristerna eller anmäla dem till bolagets aktieägare
• årligen utvärdera verkställande direktörens insatser, varvid endast styrelseledamöterna ska närvara.
• se till att ny styrelseledamot genomgår en introduktionsutbildning om bolaget, dess verksamhet, organisation, marknad m.m.
2. Bolagets ändamål och verksamhetsinriktning
Bolaget ägs av kommunens för att kommunen ska kunna tillämpa gällande lagstiftning kring koncernbidrag. Bolaget har en viktig roll i samordningen av de kommunala bolagen i syfte att uppnå ett optimalt resursutnyttjande, samordning av verksamheterna inom kommunkoncernen samt effektivt och offensivt bidra till att förstärka kommunens strategiska tillväxtområden.
Bolaget har till uppdrag att medvetet och aktivt agera för att stärka kommunen utifrån den gemensamma, grundläggande visionen om demokratiskt, socialt och ekonomiskt hållbart Östersund och av kommunfullmäktige beslutade mål genom att:
• stärka och effektivisera ägarstyrningen genom att samordna, stödja och stärka dotterbolagen i deras uppdrag utifrån en samsyn om kommunens bästa.
• utveckla gemensamma förhållningssätt mellan dotterbolagen och den kommunala förvaltningen genom dotterbolagens ägardirektiv.
• i samverkan med dotterbolagens styrelse och ledning skapa former för effektiv styrning, uppföljning och rapportering (utifrån bolagens ägardirektiv).
• bereda och ta ställning till bolagskoncernens frågor som ska beslutas av kommunfullmäktige.
• löpande se över och uppdatera utfärdade styrdokument avseende dotterbolagen samt säkerställa att de är förankrade hos styrelser och ledning.
• bistå kommunstyrelsen vid översyn att kommunens policy för ägarstyrning.
• bistå kommunstyrelsen i utförandet av sin uppsiktplikt samt ompröva ägandet av dotterbolagen.
• årligen skatteoptimera i kommunkoncernen.
• fatta beslut om xxxxxxx och tagande av koncernbidrag, ägartillskott och utdelning.
• sammanställa och redovisa koncernens budget, tertial- och delårsrapport samt årsbokslut till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.
3. Information och ägardialog
Information om bolaget ska nås via kommunens hemsida.
Bolaget ska fortlöpande hålla ägaren informerad om bolagets verksamhet och om omständigheterna påkallar initiera möten med kommunstyrelsen.
Bolaget ska utan dröjsmål delge kommunstyrelsen protokoll från styrelsesammanträden och bolagsstämma.
Bolaget ska som en del av kommunstyrelsens uppsiktsplikt minst en gång per år medverka vid en ägardialog med kommunstyrelsen.
4. Budget, verksamhetsplan och återredovisning
4.1 Budget och årsplanering
Bolaget ska till i januari lämna en fastställd koncernbudget till kommunstyrelsen. Budgeten ska innehålla en Resultatbudget och Kassaflödesbudget.
Bolaget ska i november fastställa budget och en årsplanering för nästkommande räkenskapsår. Bolaget ska inför kommunens budgetarbete lämna den information kommunen behöver.
Bolaget ska följa riktlinjerna i den gemensamma finanspolicyn för kommunen och de kommunägda företagen. Finansieringsbehov ska hanteras genom Östersunds kommuns internbank i första hand. Avvikelser i hanteringen sker i samråd med internbanken.
4.2 Kommunal koncernredovisning
Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport.
Utöver krav i aktiebolagslagen och lag om kommunal bokföring och redovisning gäller att bolagets årsredovisning/bokslut samordnas med kommunkoncernens årsredovisning. Preliminärt bokslut och det reviderade bokslutet inklusive revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor till bolagsstämman ska lämnas enligt tidplan som delges av kommunen.
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det angivna syftet och ändamålet i bolagsordningen och uppdragen i ägardirektivet. Uttalandet i förvaltningsberättelsen ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 9 § kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning. Bolaget ska muntligen och skriftligen delge årsredovisningen för kommunfullmäktige i april.
Bolaget ska redovisa delårsrapporter till kommunen per 30 april och 31 augusti. Rapporterna ska, förutom resultat- och balansräkning för perioden, innehålla prognos för helårsresultat samt prognos avseende avvikelse från fastställda uppdrag. Redovisning sker enligt särskild tidplan som delges av Östersunds kommun.
4.3 Bolagsstyrningsrapport
Bolaget ska i samband med årsredovisningen överlämna en bolagsstyrningsrapport till kommunstyrelsen. Rapporten kan avges som en del av årsredovisningen eller som en fristående rapport. I bolagsstyrningsrapporten ska följande information framgå:
1. Om utvärdering av styrelsen och verkställande direktören genomförts.
2. Om styrelseledamöterna eller verkställande direktören har uppdrag, aktier andelar eller andra intressen i företaget som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget.
3. Xxx styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sammanträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden.
4. Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.
5. Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
6. Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmannarevisorerna.
7. Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen för att bereda kommunfullmäktige tillfälle att ta ställning.