MYNDIGHETSSPECIFIKT BESLUT FÖR EN GRUPP AV MYNDIGHETER MED LIKNANDE VERKSAMHETER I VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
MYNDIGHETSSPECIFIKT BESLUT FÖR EN GRUPP AV MYNDIGHETER MED LIKNANDE VERKSAMHETER I VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
Bevarande och gallring av handlingar inom vårdverksamhet i hälso- och sjukvård
Beslutet gäller för
Nämnden för Hälsan och Stressmedicin, Styrelsen för Sjukhusen i Väster, Styrelsen för Habilitering och Hälsa, Styrelsen för NU-sjukvården, Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Styrelsen för Skaraborgs sjukhus, Styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus, Tandvårdsstyrelsen, Styrelsen för Närhälsan, Styrelsen för Regionhälsan.
Beslutets omfattning
Arkivnämnden har med stöd av 6 kap. 2 § Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen beslutat om bevarande och gallring av handlingar inom vårdverksamhet inom hälso- och sjukvård. Handlingar ska bevaras eller gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp enligt bevarande- och gallringsutredningen och exempel på handlingstyper enligt utredningens kategorier/kluster.
Beslutet gäller retroaktivt för allmänna handlingar som tillkommit från och med 1 januari 2016.
Diarienummer
AN-05516/21
Datum för beslut
Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad 2021-12-08 § 71.
Tidigare beslut
AN-3389/17
Beslutets tillämpning
De som omfattas av arkivmyndighetens beslut ska dokumentera den praktiska tillämpningen i sin dokumenthanteringsplan.
Regionarkivet 1 (23)
Box 2154 xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Datum: 2021-10-28
Diarienummer: RHS 2021–00258
Bilaga 1
till Bevarande- och gallringsframställan för myndighetsspecifikt bevarande- och gallringsbeslut för en grupp av myndigheter inom Västra Götalandsregionen
Bevarande- och gallringsutredning rörande handlingar i vårdverksamhet gällande hälso- och sjukvård inom Västra Götalandsregionen
Utredningen omfattar handlingar som tillkommit hos följande arkivbildare: Nämnden för Hälsan och Stressmedicin, Styrelsen för Sjukhusen i Väster, Styrelsen för Habilitering och Hälsa, Styrelsen för NU-sjukvården, Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Styrelsen för Skaraborgs sjukhus, Styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus, Tandvårdsstyrelsen, Styrelsen för Närhälsan, Styrelsen för Regionhälsan
001 Journalhandlingar |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Bevaras Beskrivning Patientjournalens innehåll regleras i Patientdatalag (2008:355) 3 kap. 5-8 §§. Innehållet måste vara förenligt med ändamålen att bidra till en god och säker vård av patienten samt att möjliggöra den administration som krävs för att ge vård till en patient eller som föranleds av vården. Om uppgifterna finns tillgängliga ska en patientjournal alltid innehålla uppgifter om patientens identitet, bakgrunden till vården, ställd diagnos, vidtagna och planerade åtgärder samt uppgifter om den information som lämnats till patienten eller närstående och uppgifter om att patienten har valt att avstå från viss vård. I 3 kap. 7 § står att patientjournalen får innehålla ytterligare uppgifter enligt andra lagar eller författningar. Socialstyrelsen ställer krav på flera sådana uppgifter – bland annat om överkänslighet för läkemedel, förskrivning av medicintekniska produkter och patientens samtycken – i sina föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2016:40) om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården 4 kap. 5 §. I Västra Götalandsregionen finns flera olika journalsystem. Journalhandlingar på papper skannas omgående varefter papperet gallras i enlighet med Arkivnämndens beslut 2015-11-25 om gallring av pappershandlingar efter skanning. Det är inte i vilket system uppgifterna förvaras som avgör om de tillhör patientjournalen eller inte, utan bestämmelserna i patientdatalagen. Vissa filmsekvenser i patientjournalen behandlas separat under 002 Film eller ljudupptagningar i patientjournal där sammanställning finns. Motivering Patientdatalagen föreskriver bevarande av journalhandlingar i minst tio år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Detta är den kortaste tiden för bevarande, men det är tillåtet att bevara handlingarna längre än så. |
Patientjournalens betydelse ökar i takt med att hälso- och sjukvården blir mer och mer specialiserad. Vård-personalen behöver uppgifterna i journalen för att kunna fatta korrekta beslut. Patienterna själva behöver uppgifterna för att vara delaktiga i sin egen vård och för att kunna utkräva ansvar om någonting går fel. På längre sikt tar forskningens intressen vid och forskarna klarar sig inte längre på enkla statistiska urval. Därför är det rationellt att bevara samtliga patientjournaler i sin helhet. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Journalhandlingar tillkommer under processgrupp 3.1 Vårda, undersöka och behandla. Kopior av journal- handlingar uppträder även i verksamhetsområde 4 Forska och utveckla under process 4.3.4 Bedriva forskningsprojekt. För bevarande- och gallringsbeslut verksamhetsområde 4, se arkivnämndens beslut i ärende AN-05019/18. |
Exempel på handlingstyper: • Remiss, inkommande • Anamnes • Blodtryckslista • Beslut om abort från Socialstyrelsen |
002 Film eller ljudupptagningar där sammanställning finns i patientjournal |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 10 år efter det att sista uppgiften fördes in i handlingen (filmen eller ljudupptagningen). Beskrivning Patientjournalens innehåll regleras i Patientdatalag (2008:355) 3 kap. 5-8 §§. Innehållet måste vara förenligt med ändamålen att bidra till en god och säker vård av patienten samt att möjliggöra den administration som krävs för att ge vård till en patient eller som föranleds av vården. En del information i patientjournalen är visserligen förenlig med ändamålen, men tappar snart sitt värde efter att den bearbetats. Till exempel förkommer att en patient filmas medan han eller hon sover. Den flera timmar långa filmen spolas därefter igenom för att ge en fingervisning om hur mycket patienten rör sig i sömnen. Ett annat exempel finns inom neurologopedin där patienter får filma sig själva tillsammans med en anhörig under minst tio minuter i taget, cirka åtta gånger i veckan. Filmerna används för att undersöka hur patienterna kommunicerar. Vårdpersonalen tittar på båda dessa filmexempel och skriver därefter en sammanfattning av innehållet i journalsystemet. |
Motivering Patientdatalagen föreskriver bevarande av journalhandlingar i minst tio år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Det finns anteckningar, laboratorievärden och bilder i patientjournalen som också förlorar sin betydelse efter att olika sammanställningar har gjorts. Skillnaden är att filmerna och ljudupptagningarna tar oerhört mycket plats. Västra Götalandsregionen har i dagsläget ingen möjlighet att bevara dessa på ett säkert och beständigt vis, och även om sådana möjligheter öppnar sig i framtiden så finns det ingen efterfrågan alls på materialet. Allmänheten, verksamheten, rättsskipningen och forskningen får alla sina behov tillgodosedda av de sammanfattande journalanteckningarna. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Film eller ljudupptagningarna tillkommer under processgrupp 3.1 Vårda, undersöka och behandla. |
Exempel på handlingstyper: • Film eller ljudupptagning för bedömning och träning av kommunikationsförmåga • Film på sovande patient |
003 Styrande dokument för vård och vårdadministration som inte ingår i ledningssystemet |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Bevaras Beskrivning Mediciniska riktlinjer och rutiner förvaras i ledningssystemet och hanteras tillsammans med övriga styrande dokument i verksamhetsområde 1. Men en del vårdspecifika styrande dokument förvaras inte i ledningssystemet, till exempel sådana som tas fram av särskilda kommittéer och distribueras nationellt på internet. Dessa dokument hanteras under verksamhetsområde 3. |
Motivering De styrande dokumenten hjälper verksamheterna att säkerställa patientsäkerheten. När någonting ändå går fel aktualiseras dokumenten när ansvar ska utkrävas. På längre sikt tar forskningens intresse vid. Här kan det handla om att utvärdera och förbättra arbetsmetoder för en godare och säkrare vård. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Styrande dokument för vård och vårdadministration tillkommer framförallt under processerna 3.5.2 Hantera läkemedelsförsörjning 3.6 Hantera medicintekniska produkter |
Exempel på handlingstyper: • Lista över utbytbara läkemedel (REK-lista) • Spädningslista • Utbytesplan |
004 Handlingar av betydelse för patientadministration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Bevaras Beskrivning I en lista över tillåtna personuppgiftsbehandlingar i Patientdatalag (2008:355) 2 kap. 4 § återfinns inte bara ändamålen att säkerställa en god och säker vård genom att föra patientjournal, utan även att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten samt att möjliggöra administration, planering, uppföljning, utvärdering och tillsyn. Dessa ändamål reglerar efterföljande behandling av personuppgifter som redan har registrerats för myndighetens operativa verksamhet. Uppgifterna återanvänds därefter i patientadministration, anmälnings- och tillsynsärenden och avvikelserapporter. Handlingar som faller utanför ändamålen i patientdatalagen hanteras under 005 Handlingar av tillfällig betydelse för administration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten. |
Patientadministrationen sköts till stor del i patientadministrativa system som innehåller funktioner för bland annat kassa, tidbokning samt registrering av akut-, öppen- och slutenvårdskontakter. Systemen levererar data för rapportering av väntetider, vårdgaranti, verksamhetsuppföljning, fakturering och övrig rapportering regionalt och nationellt till Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Regioner. Informationen i systemen måste bevaras i den mån den omfattas av patientdatalagen, men uppgifter som bara används internt under en begränsad tid, till exempel för att hålla koll på patientflödet, behöver inte bevaras. Anmälnings- och tillsynsärenden rörande vården av patienter diarieförs. Det kan röra sig om olika slags ärenden hos Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO), Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag (LÖF), Polisen och Socialstyrelsen. En del ärenden innefattar patienter, till exempel Xxx Xxxxx-ärenden hos XXX, andra handlar uteslutande om vårdpersonal, till exempel frågor om legitimation till Socialstyrelsen. Avvikelser och tillbud i vården registreras i ett avvikelsehanteringssystem. En avvikelse är en händelse som medfört skada eller vårdskada, ett tillbud är en händelse som hade kunna medföra det. Smittspårningsunderlag får inte kopplas till patientjournal men underlag gällande kroniska sjukdomar behöver bevaras för kvalitetssäkring av patientens vård. Positiva svar från smittspårning dokumenteras i patientjournal samt anmäls till smittskyddsregistret. Motivering Handlingarna hjälper allmänheten att utkräva ansvar när någonting har gått fel. Verksamheterna behöver dem för att säkerställa patientsäkerheten. Här kan det handla om att utvärdera och förbättra arbetsmetoder för en godare och säkrare vård. På längre sikt tar forskningens intresse vid. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Handlingar av betydelse för utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten tillkommer i processgrupperna 3.1 Vårda, undersöka och behandla 3.11 Hantera avvikelser och anmälningar i vården |
Exempel på handlingstyper: • Beslut, anmälnings- eller tillsynsärenden • Beslut, försäkringsärende • Laboratoriesvar och mätresultat, utförarens exemplar • Register över mottagna remisser • Smittspårningsunderlag, kroniska sjukdomar |
• Utredningsrapport, sammanställning och analys av avvikelserapporter |
005 Handlingar av tillfällig betydelse för patientadministration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Får gallras vid den tidpunkt som fastställs av myndigheten. Beskrivning Avser vårdadministrativa handlingar som bara används internt under en begränsad tid, till exempel för att hålla koll på patientflödet och för kvalitetssäkring av verksamheten. Handlingarna omfattas inte av Patientdatalag (2008:355). Vårdadministrativa handlingar som omfattas av patientdatalagen hänförs till 004 Handlingar av betydelse för administration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten. Patientadministrationen sköts till stor del i patientadministrativa system som innehåller funktioner för bland annat kassa, tidbokning samt registrering av akut-, öppen- och slutenvårdskontakter. Systemen levererar data för rapportering av väntetider, vårdgaranti, verksamhetsuppföljning, fakturering och övrig rapportering regionalt och nationellt till Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Regioner. Informationen i systemen måste bevaras i den mån den omfattas av patientdatalagen, men uppgifter som bara används internt under en begränsad tid, till exempel för att hålla koll på patientflödet eller för kvalitetssäkring av verksamheten, behöver inte bevaras. Motivering Handlingarna är av tillfällig betydelse och bör inte belasta verksamheten mer efter att ha spelat ut sin roll. Allmänheten och forskningen saknar intresse för handlingarna. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Vårdadministrativa handlingar som inte behövs för att uppfylla patientjournalens syfte enligt patientdatalagen förekommer i de av hälso- och sjukvårdens kärnprocesser som innefattar vårdadministration. |
Exempel på handlingstyper: • Ankomstregistrering, bårhus • Kallelse till patient • Kvittens för förvaring av patienters värdesaker • Laboratorieremiss, utförarens exemplar |
• Film eller ljudupptagning som inte är av vikt för vård och behandling utan används i handledning eller utbildningssyfte |
006 Preliminära journalhandlingar som ersätts av definitiva |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 10 år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen (den preliminära). Beskrivning I vissa vårdprocesser uppstår preliminära journalhandlingar, till exempel provsvar, som tappar sitt värde när de ersätts av motsvarande definitiva handlingar. Om en preliminär handling aldrig ersätts av en definitiv bevaras den preliminära istället. Den preliminära handlingen bevaras dessutom om den definitiva innehåller motstridig information. Motivering De preliminära uppgifterna förlorar sitt värde i samma stund som de ersätts av definitiva, men eftersom de utgör journalhandlingar omfattas de av patientdatalagens krav på bevarande i minst tio år (3 kap. 17 §). |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Preliminära journalhandlingar tillkommer under processgrupp 3.1 Vårda, undersöka och behandla. |
Exempel på handlingstyper: • Laboratoriesvar, preliminärt • Utlåtande om provsvar, preliminärt |
007 Journalhandlingar som inte går att härleda till patient |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 10 år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Beskrivning |
Journalhandlingar härleds i första hand till patienter genom personnummer, samordningsnummer eller reservnummer. Samordningsnummer är ett tillfälligt personnummer som ges till personer som inte är folkbokförda i Sverige. Reservnummer är ett liknande tillfälligt nummer som används inom vården till exempel för icke folkbokförda asylsökande, nyfödda barn som inte har fått ett riktigt personnummer än eller patienter som har rätt till anonym provtagning enligt förordningen (1986:198) om provtagning för infektion av HIV. Det finns rutiner för att uppdatera numren och slå ihop vårddokumentation när det behövs. Men en del journalhandlingar går aldrig att härleda till någon patient, till exempel handlingar som helt saknar person-, samordnings- eller reservnummer och för den delen andra uppgifter som möjliggör identifikation. Det kan också röra sig om handlingar som medvetet anonymiserats av integritetsskäl. Motivering Handlingarna saknar värde för såväl allmänheten som verksamheten och forskningen, men eftersom de utgör journalhandlingar omfattas de av patientdatalagens krav på bevarande i minst tio år (3 kap. 17 §). De saknar värde för allmänheten då patient inte kan kopplas till handlingarna och då vård därmed inte kan ges till patient. För verksamheten har de då heller inget värde baserat på samma grunder. Forskningen kan inte hämta medgivande om så skulle behövas. De kan heller inte dra några direkta slutsatser eller vara till gagn för någon specifik grupp i samhället då materialet saknar vitala grunduppgifter. I ”Bevara eller gallra” nr 6 Råd om regionernas, landstingens och kommunernas patientjournaler och annan medicinsk information (3:e upplagan 2014) är rådet att gallra efter 10 år (se s. 72) med kommentaren ”Avser journal som är helt eller delvis oläslig, saknar namnuppgift, eller där det av annan anledning inte går att fastställa vilken person journalen avser” |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Journalhandlingar som inte går att härleda till patient tillkommer under processgrupp 3.1 Vårda, undersöka och behandla. |
Exempel på handlingstyper: • HIV-test, anonymt med negativt resultat • Journalhandling som inte går att härleda till patient |
008 Bilder från vårdprocessen som inte behövs för att uppfylla patientjournalens ändamål enligt patientdatalagen |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Får gallras vid den tidpunkt som fastställs av myndigheten. Beskrivning Ändamålen med personuppgiftsbehandlingen inom hälso- och sjukvården regleras i patientdatalagen 2 kap. 4 §. Där framgår att personuppgifter får behandlas för att fullgöra skyldigheten att ge en god och säker vård av patienten och möjliggöra den administration som krävs för att ge vård till en patient eller som föranleds av vården, men också för att utveckla, kvalitetssäkra och utvärdera verksamheten samt framställa statistik. En del bilder från vårdprocessen faller utanför ändamålen och är därmed inte att betrakta som journal-handlingar. Men bilderna är likväl känsliga ur ett integritetsperspektiv och omfattas av hälso- och sjukvårdssekretessen i offentlighets- och sekretesslagen 25 kap. 1 §. Bilder på dödfödda barn tas efter överenskommelse med föräldrarna för att användas i terapeutiskt syfte efteråt. Enstaka föräldrar väljer att fotografera själva. Bilderna används visserligen som ett led i föräldrarnas terapi, men ingår inte i det kurativa samtalet. Motivering Bilderna är inte att betrakta som journalhandlingar. De saknar andra värden och en del av dem är kontroversiella ur de anhörigas perspektiv. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Bilder från vårdprocessen som inte behövs för att uppfylla patientjournalens syften enligt patientdatalagen tillkommer under processgrupp 3.1 Vårda, undersöka och behandla. |
Exempel på handlingstyper: • Bild på dödfött barn |
009 Handlingar rörande drift och underhåll av medicintekniska produkter samt instrumentvård |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Får gallras vid den tidpunkt som fastställts av myndigheten. Beskrivning Merparten av de medicintekniska produkterna köps av externa leverantörer men det förekommer även egen tillverkning. Inköpen hanteras i upphandlingsprocesserna under verksamhetsområde 2, bara driften och underhållet hanteras här. För att kontrollera driften upprättas olika typer av checklistor och protokoll. Dessa gallras som regel efter 10 år. För att möjliggöra underhåll behövs bruksanvisningar eller motsvarande dokumentation som gallras 3 år efter att produkterna har avyttrats. Dokumentation av egentillverkade produkter som behövs för konstruktion, tillverkning och användning samt uppföljning och utvärdering behöver finnas tillgänglig för Inspektionen för vård och omsorg i minst 10 år efter att produkten har tagits ur bruk (SOSFS 2013:6). Uppgifter kopplade till vården av patienter, till exempel en lista över vilken utrustning eller vilka instrument som ska användas vid en viss operation, bevaras i patientjournalen. Dessa handlingar hanteras under 001 Patientjournal. Vårdskador eller risk för vårdskador dokumenteras i avvikelsehanteringssystemet och den dokumentation som är relevant för ärendet bevaras där. Således gallras kalibreringsprotokoll för temperatur efter 3 år så länge temperaturen inte avviker från normalvärdet, men eventuella avvikelser bevaras. Handlingarna som bevaras hanteras under 004 Handlingar av betydelse för administration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten. Motivering Värdet av handlingarna som beskriver medicintekniska produkter minskar när utrustningen tas ur bruk och försvinner helt på längre sikt. Handlingarna rörande instrumentvård är av tillfällig betydelse. Vårdskador måste anmälas inom två år om det inte finns särskilda skäl (Patientsäkerhetslagen 7 kap. 12 §). |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör |
Handlingar rörande drift och underhåll av medicinteknisk utrustning samt instrumentvård tillkommer i huvudsak under processerna 3.2.2. Hantera och underhålla fordon för sjuktransporter 3.6 Tillhandahålla och hantera medicinteknisk utrustning 3.8 Tillhandahålla ortopedteknik 3.9 Bedriva instrumentvård |
Exempel på handlingstyper: • Batchlapp, sterilgods • Bruksanvisning, medicinteknisk produkt • Besiktningsprotokoll, medicinteknisk produkt • Protokoll över förebyggande och avhjälpande underhåll • Processkurvor för autoklav |
010 Uppgifter rörande administration av narkotika |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 15 år efter att handlingen upprättandes. Beskrivning Behandlingar med narkotiska preparat är en viktig och väsentlig del av hälso- och sjukvården som samtidigt är problematisk eftersom patienterna riskerar att utveckla missbruk. Läkarnas ställningstaganden i dessa frågor dokumenteras och bevaras i respektive patientjournal. Det är viktigt att kontrollera administrationen av narkotika så att ingen stjäl preparat. Kontrollen sker bland annat genom strikt behörighetstilldelning till förråden och loggning av alla uttag. Narkotikabrott som kan ge fängelse i högst 3 år preskriberas efter 10 år. Grova narkotikabrott preskriberas först efter 15 år. Motivering Uppgifterna behövs för att reda ut eventuella narkotikabrott, men saknar andra värden. Relevanta uppgifter och statistik bevaras på annat håll, till exempel i patientjournalerna och ekonomisystemet. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör |
Uppgifter rörande administration av narkotika tillkommer i huvudsak under processgrupp 3.5 Hantera läkemedel. |
Exempel på handlingstyper: • Behörighetsförteckning till läkemedelsförråd • Beställning av narkotiska preparat • Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration) |
011 Uppgifter rörande läkemedelshantering som inte behövs för spårbarhet av narkotiska preparat eller för att uppfylla patientjournalens syften enligt patientdatalagen |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Får gallras vid den tidpunkt som fastställts av myndigheten. Beskrivning Uppgifterna tillkommer som ett led i kvalitetssäkringen av läkemedelshanteringen. Gallringsfristerna bestäms av Läkemedelsverkets föreskrifter när det handlar om egentillverkning av läkemedel (slutenvårdsdos, dialys och radiofarmaka) och Socialstyrelsens föreskrifter när det handlar om läkemedelshantering på vårdenheterna. Vårdskador eller risk för vårdskador dokumenteras i avvikelsehanteringssystemet och den dokumentation som är relevant för ärendet bevaras där. Motivering Handlingarna är av tillfällig betydelse. Vårdskador måste anmälas inom två år om det inte finns särskilda skäl (Patientsäkerhetslagen 7 kap. 12 §). |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Uppgifter rörande läkemedelshantering tillkommer i huvudsak under processgrupp 3.5 Hantera läkemedel. |
Exempel på handlingstyper: • Anskaffning av läkemedel • Kvalitetsgranskningsprotokoll, läkemedel • Uppgift om kontroll av förvaringsbetingelser |
012 Beslut om och återkallande av delegering av medicinsk arbetsuppgift |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 10 år efter att handlingen upprättades. Beskrivning Beslut om delegering av medicinsk arbetsuppgift ska gälla för en viss tid eller för ett bestämt tillfälle enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (1997:14) om delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård och tandvård. Beslut om ändring eller upphörande av delegering förekommer också. Motivering Handlingarna är av tillfällig betydelse men behöver sparas i 10 år för att kunna fastslå ansvarighet. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Beslut om och återkallande av delegering av medicinsk arbetsuppgift tillkommer under process 3.10 Besluta om delegering av medicinska arbetsuppgifter. |
Exempel på handlingstyper: • Beslut om delegering av medicinsk arbetsuppgift • Beslut om upphörande av delegering av medicinsk arbetsuppgift • Beslut om ändring av delegering av medicinsk arbetsuppgift |
013 Uppgifter som dokumenterar blodverksamhet |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 30 år efter att uppgifterna förts in i handlingen (register eller hälsodeklaration). Beskrivning Insamling, kontroll, förvaring och distribution av blod och blodkomponenter regleras i lagen om blodsäkerhet (2006:496) och i Socialstyrelsens föreskrifter om blodverksamhet (SOSFS 2009:28). Verksamheten är tillståndspliktig och ska regelbundet inspekteras och kontrolleras av en tillsynsmyndighet. Den som har tillstånd att bedriva blodverksamhet ska föra ett register med |
uppgifter om blodgivare, blodmottagare och genomförda kontroller. Uppgifterna i registret ska gallras 30 år efter införandet. Registret får innehålla uppgifter om blodgivarens identitet, blodgivarens sjukdomshistoria, resultatet av genomförda kontroller av blod och blodkomponenter samt blodmottagarens identitet. Västra Götalands-regionen för in dessa uppgifter i ett system, undantaget blodgivarens sjukdomshistoria som förvaras på papper i form av ifyllda hälsodeklarationer. Motivering Uppgifter i registret ska gallras 30 år efter införandet enligt lagen om blodsäkerhet (2006:496). Hälso-deklarationerna hör ihop med registret och behöver därför gallras samtidigt. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Uppgifter som dokumenterar blodverksamhet tillkommer under process 3.7 Hantera laboratorieverksamhet. |
Exempel på handlingstyper: • Hälsodeklaration, blodgivning • Register över blodverksamhet |
014 Handlingar av tillfällig betydelse för smittspårning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 3 år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Beskrivning Smittspårningsunderlag som används i rutin för smittspårning anses vara av tillfällig betydelse och när smittspårningsrutinen är genomgången och dokumenterad är dokumentet inte av betydelse i fall som rör patienter med icke-kroniska sjukdomar. Positiva svar från smittspårning dokumenteras i smittskyddsregistret samt i patientens journal. Aspekten att personuppgifter inte ska sparas längre än nödvändigt är också att beakta. Särskilt i smittspårningskedjor kopplat till sexuellt överförbara sjukdomar. I Socialstyrelsens skrift; Smittspårning vid sexuellt överförbara infektioner ISBN: 978- 91-85999-81-1, sidan 73 kapitel 6.5 står: |
”För smittspårningshandlingar rörande klamydia och andra sjukdomar som inte är kroniska är det vanligt att de sparas i minst tre år, medan smittspårningshandlingar rörande kroniska sjukdomar som hivinfektion inte gallras så länge patienten är aktuell inom sjukvården” Smittspårningsunderlag gällande kroniska sjukdomar hanteras under 004 Handlingar av betydelse för patientadministration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten. Motivering Handlingen är av tillfällig betydelse då det gäller icke-kroniska sjukdomar. Det finns inte intresse av att bevara dessa varken för verksamheten eller forskningen. Det finns heller inget allmänt intresse för dessa. Positiva svar från smittspårning dokumenteras i patientjournal samt anmäls till smittskyddsregistret. |
Översiktlig beskrivning av de verksamhetsområden och processer handlingarna tillhör Handlingar av tillfällig betydelse för smittspårning tillkommer under processgrupp 3.1 Vårda, undersöka och behandla. |
Exempel på handlingstyper: • Smittspårningsunderlag, icke kroniska sjukdomar |
Bilaga 2
till Bevarande- och gallringsframställan för myndighetsspecifikt bevarande- och gallringsbeslut för en grupp av myndigheter inom Västra Götalandsregionen
Exempel på handlingstyper i vårdverksamhet gällande hälso- och sjukvård inom Västra Götalandsregionen
Exemplen omfattar handlingar/information som tillkommit hos följande arkivbildare: Nämnden för Hälsan och Stressmedicin, Styrelsen för Sjukhusen i Väster, Styrelsen för Habilitering och Hälsa, Styrelsen för NU-sjukvården, Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Styrelsen för Skaraborgs sjukhus, Styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus, Tandvårdsstyrelsen, Styrelsen för Närhälsan, Styrelsen för Regionhälsan
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
001 | Journalhandlingar | Bevaras |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Anamnes | ||
Blodtryckslista | ||
Beslut om abort från Socialstyrelsen | ||
CTG-kurva | ||
Daganteckning | ||
EKG-kurva och utlåtande | ||
Födelseanmälan/födelsemeddelande | ||
Glasögonrecept | ||
Hälsodeklaration | ||
Instrumentlista, operation | ||
Journalkopia, inkommen från annan vårdgivare | ||
Koronarangiografi, undersökning | ||
Laboratoriesvar, definitivt | ||
Medicinlista | ||
Neonatalvårdskurva | ||
Operationsanmälan | ||
Psykologiskt test, resultat av | ||
Remiss, inkommande | ||
Sondmatningsschema | ||
Tvångsåtgärd enligt psykiatrisk tvångslagstiftning, dokumentation | ||
Utlåtande, provsvar, definitivt | ||
Vaccination, uppgift om | ||
Ögonbottenfoto |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
002 | Film och ljudupptagningar där sammanställning finns i patientjournal | Gallras 10 år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen (filmen eller ljudupptagningen) |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Film eller ljudupptagning för bedömning och träning av kommunikationsförmåga | ||
Film på sovande patient |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
003 | Styrande dokument för vård och vårdadministration som inte ingår i ledningssystemet | Bevaras |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Lista över utbytbara läkemedel (REK- lista) | ||
Spädningslista | ||
Riktlinjer för läkemedelshantering | ||
Utbytesplan |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
004 | Handlingar av betydelse för patientadministration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten | Bevaras |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Anmälan, avvikelse | ||
Avvikelserapport, patient | ||
Beslut, anmälnings- eller tillsynsärende | ||
Beslut, försäkringsärende | ||
Diagnosregister | ||
Donationsregister, implantat- och organpatienter | ||
In- och utskrivningsliggare | ||
Händelseanalysrapport | ||
Laboratoriesvar och mätresultat, utförarens exemplar | ||
Produktionsunderlag, ortopedteknik | ||
Register över mikrofilmade journalhandlingar | ||
Register över mottagna remisser | ||
Skrivelse i anmälnings- eller tillsynsärende | ||
Skrivelse i försäkringsärende | ||
Skrivelse i journalförstöringsärende | ||
Smittspårningsunderlag, kroniska sjukdomar | ||
Spermadonation, uppgifter om | ||
Trafiktillstånd, sjuktransport | ||
Uppgift om utlånad pappersjournal | ||
Utbytesplan, medicintekniska produkter | ||
Utredningsdokumentation, anmälnings- eller tillsynsärende | ||
Utredningsrapport, försäkringsärende | ||
Utredningsrapport, sammanställning och analys av avvikelserapporter | ||
Äggdonation, uppgift om |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
005 | Handlingar av tillfällig betydelse för patientadministration, utveckling, kvalitetssäkring och tillsyn av verksamheten | Får gallras vid den tidpunkt som fastställs av myndigheten |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Ankomstregistrering, bårhus | ||
Journalförteckning | ||
Kallelse till patient | ||
Kallelse till hälso- och sjukvårdspersonal att infinna sig i rätten | ||
Kontrollblankett för avlidna | ||
Kvittens för förvaring av patienters värdesaker | ||
Laboratorieremiss, utförarens exemplar | ||
Film eller ljudupptagning som inte är av vikt för vård och behandling utan används i handledning eller utbildningssyfte |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
006 | Preliminära journalhandlingar som ersätts av definitiva | Gallras 10 år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen (den preliminära) |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Laboratoriesvar, preliminärt | ||
Utlåtande om provsvar, preliminärt |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
007 | Journalhandlingar som inte går att härleda till patient | Gallras 10 år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
HIV-test, anonymt med negativt resultat | ||
Journalhandling som inte går att härleda till patient |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
008 | Bilder från vårdprocessen som inte behövs för att uppfylla patientjournalens ändamål enligt patientdatalagen | Får gallras vid den tidpunkt som fastställs av myndigheten |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Bild på dödfött barn |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
009 | Handlingar rörande drift och underhåll av medicintekniska produkter samt instrumentvård | Får gallras vid den tidpunkt som fastställs av myndigheten |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Batchlapp, sterilgods | ||
Besiktningsprotokoll, medicinteknisk produkt | ||
Beställningsunderlag, ortopedteknik | ||
Bruksanvisning, medicinteknisk produkt | ||
Bruksanvisning, ortopedteknik | ||
Dokumentation över egentillverkning | ||
Dokumentation över kvalitetskontroll eller funktionskontroll | ||
Dokumentation över rengöring, underhåll och kalibrering av dosdispenseringsmaskin | ||
Förteckning över medicintekniska produkter som finns inom verksamheten | ||
Gallerlista, operation | ||
Kalibreringsprotokoll | ||
Kontrollkort, operationsduk | ||
Processkurvor för autoklav | ||
Produktlista, serienummer | ||
Protokoll över ankomstkontroll | ||
Protokoll över förebyggande och avhjälpande underhåll | ||
Register över personligt förskrivna medicintekniska produkter |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
010 | Uppgifter rörande administration av narkotika | Gallras 15 år efter att handlingen upprättades |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Behörighetsförteckning till läkemedelsförråd | ||
Beställning av narkotiska preparat | ||
Uppgift om beställning av narkotiska preparat | ||
Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration) |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
011 | Uppgifter rörande läkemedels-hantering som inte behövs för spårbarhet av narkotiska preparat eller för att uppfylla patientjournalens syften enligt patientdatalagen | Får gallras vid den tidpunkt som fastställs av myndigheten |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Anskaffning av läkemedel |
Uppgift om kontroll av förvaringsbetingelser | ||
Kvalitetsgranskningsprotokoll, läkemedel | ||
Egeninspektionsprotokoll vid sakkunnighetsuppdrag för dialys eller beredning av radiofarmaka | ||
Egeninspektionsprotokoll vid sakkunnighetsuppdrag för slutenvårdsdos |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
012 | Beslut om och återkallande av delegering av medicinsk arbetsuppgift | Gallras 10 år efter att handlingen upprättades |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Beslut om delegering av medicinsk arbetsuppgift | ||
Beslut om upphörande av delegering av medicinsk arbetsuppgift | ||
Beslut om ändring av delegering av medicinsk arbetsuppgift |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
013 | Uppgifter som dokumenterar blodverksamhet | Gallras 30 år efter att uppgifterna förts in i handlingen (register eller hälsodeklaration) |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Hälsodeklaration, blodgivning | ||
Register över blodverksamhet |
Referensnummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
014 | Handlingar av tillfällig betydelse för smittspårning | Gallras 3 år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen |
Lämna fältet tomt | Exempel på handlingstyper: | Lämna fältet tomt |
Smittspårningsunderlag, icke kroniska sjukdomar |