KOMMUNLEDNINGSKONTOR KLK
KOMMUNLEDNINGSKONTOR KLK
Upphandlare Xxxxx Xxxxxxxxxxx
BARN- OCH GRUNDSKOLENÄMNDEN
2022-09-21
Upphandling av måltider till Täbys kommunala förskolor och skolor
Förslag till beslut
Barn- och grundskolenämnden beslutar, under förutsättning att likalydande beslut fattas av gymnasie- och näringslivsnämnden, att uppdra till utbildningschef att godkänna anbudsinfordran/upphandlingsdokument, anta leverantör, teckna avtal samt, om nödvändigt, fatta beslut om att avbryta anskaffningen avseende måltider till Täbys kommunala förskolor och skolor.
Sammanfattning
Kommunens avtal avseende måltider till de kommunala förskolorna och skolorna löper ut den 30 juni 2023 varför en ny upphandling behöver genomföras.
Upphandlingen kommer att omfatta luncher, drift av skolkafeterior samt inkludera en optionsmöjlighet på frukost och mellanmål.
Kommunen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet baserat på utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet där en beskrivning av anbudsgivarens arbetssätt och en sensorisk bedömning
(provsmakning) kommer ligga till grund för tilldelat mervärde.
Avtalet planeras att löpa i 5 år med möjlighet att efter 30 månader sägas upp med, som minst, 6 månaders uppsägningstid.
Ärendet
Kommunens avtal avseende måltider till de kommunala förskolorna och skolorna löper ut den 30 juni 2023 varför en ny upphandling behöver genomföras.
Arbetet med den nya upphandlingen bedrivs i enlighet med kommunens beslutade upphandlingsprocess. Upphandlingsprocessen syftar till att säkerställa att kommunens upphandlingar genomförs affärsmässigt, rättssäkert samt bidrar till att utveckla kommunens verksamheter och erbjudanden till invånarna i linje med kommunens övergripande mål.
Den nya upphandlingen kommer att omfatta planering, tillagning och servering av luncher i Täbys kommunala förskolor, grundskolor och gymnasium samt drift av skolkafeterior. Upphandlingen kommer även erbjuda en optionsmöjlighet på frukost och mellanmål för de förskolor och skolor som önskar det.
Målet med upphandlingen är att teckna avtal med en lyhörd, serviceinriktad och samverkansvillig leverantör som kan tillhandahålla en god och likvärdig
måltidsupplevelse för alla elever genom att erbjuda säsongsanpassade,
välkomponerade och aptitretande måltider på ett sätt som höjer kvalitén sett ur ett elevperspektiv, skapar matglädje, väcker intresse samt möjliggör för måltiden att kunna nyttjas som ett pedagogiskt verktyg.
Kommunen kommer mot bakgrund av ovan att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet baserat på utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet där kvalitén kommer viktas till ca 30%. Mervärdesavdrag
kommer att erbjudas baserat på en bedömning av i vilken grad anbudsgivarens arbetssätt anses möjliggöra och underlätta för kommunen att nå upphandlingens satta mål samt erbjudas till de anbudsgivare som i en sensorisk bedömning
(provsmakning) kunnat påvisa en större förståelse för målgruppen kopplat till måltidernas utseende, smak, doft och konsistens. Juryn för bedömning av det beskrivna arbetssättet kommer att bestå av kommunens dietist samt representanter från skolan. Juryn för den sensoriska bedömningen kommer att bestå av kommunens dietist, representanter från skolan samt elever från någon av Täbys kommunala skolor.
I syfte att säkerställa leveranskapacitet och flexibilitet hos kommande
måltidsleverantör/måltidsleverantörer planerar kommunen att minska antalet anbudsområden från sju stycken till tre stycken. Anbudsområdena kommer att utvärderas och tilldelas var för sig och separata avtal kommer att tecknas. En anbudsgivare kommer ha möjlighet att lämna anbud på ett eller flera anbudsområden.
Samtliga kvalitetskrav från den tidigare upphandlingen har gåtts igenom av en arbetsgrupp bestående av upphandlare, dietist samt representanter från förskola,
grundskola och gymnasium i syfte att anpassas till nuvarande förutsättningar och rekommendationer med fokus på kvalitet sett ur ett elevperspektiv samt till
kommunens nuvarande mål med tjänsten.
Till skillnad från tidigare upphandlingar har kommunen nu för avsikt att införa en målrelaterad ersättning i syfte att ge ett extra incitament för kommande
leverantörer att genomföra kvalitetshöjande åtgärder, exempelvis meny- och
innehållsjusteringar, under hela avtalsperioden. Den målrelaterade ersättningen kommer att kopplas till elevenkäter med frågor kring måltiderna och dess kvalitet sett ur ett elevperspektiv. Elevenkäternas resultat kommer utöver att användas för tilldelning av målrelaterad ersättning möjliggöra för kommunen att, på ett strukturerat sätt, mäta elevernas nöjdhet med skolmåltiderna över tid.
Vidare kommer kommunen i den nya upphandlingen att ställa fler krav som når upp till de svenska djurhållningskraven än vad som tidigare gjorts. Dessa krav kommer sannolikt bidra till att de animaliska råvaror som används inom ramen för uppdraget genererar ett lägre koldioxidutsläpp och ett mindre klimatavtryck än om kraven inte ställts.
Avtalet kommer att upphandlas som ett kontrakt och planeras att löpa i 5 år med möjlighet att efter 30 månader sägas upp med, som minst, 6 månaders
uppsägningstid.
Ekonomiska överväganden
Informationen under rubriken ekonomiska överväganden bedöms omfatta sekretess i enlighet med 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Informationen omfattas av sekretess till dess att upphandlingen annonserats.
För information om ekonomiska överväganden se separat bilaga; Upphandling av måltider till Täbys kommunala förskolor och skolor (sekretessbilaga).
Xxxxx Xxxxxxxxx Utbildningschef
Bilagor
- Upphandling av måltider till Täbys kommunala förskolor och skolor (sekretessbilaga), daterad den 29 augusti 2022
Expedieras
Utbildningschef Xxxxx Xxxxxxxxx Upphandlare Xxxxx Xxxxxxxxxxx