IT DRIFT STÖRRE
1 (27)
Statens inköpscentral | Dnr 96-40-2015 IT Drift Bilaga Krav Större 16nov |
Bilaga Krav avseende upphandlingsområde
IT DRIFT STÖRRE
Ange organisationsnamn för anbudssökande:
Organisationsnamn:
Innehåll:
1 Inledning 3
2 Kvalificeringskrav 3
2.1 Leverantörsuppgifter 3
2.2 Begäran om kommersiell sekretess 4
2.3 Anbudsökande 4
2.4 Underleverantörer 5
2.5 Ansökans giltighet 6
2.6 Ansökans undertecknande 6
2.7 Svenska i tal och skrift 6
2.8 Obligatoriska uteslutningsgrunder 10 kap 1 § LOU 6
2.9 Uteslutningsgrunder 10 kap 2 § LOU 7
2.10 Registrering 8
2.11 Ekonomisk ställning 9
2.12 Alternativa sätt att styrka ekonomisk ställning 10
2.13 Leveranskapacitet 11
2.13.1 Driftpersonal 11
2.13.2 Supportpersonal 12
2.13.3 På-plats personal 13
2.14 Teknisk kapacitet 16
2.14.1 Tjänster 16
2.14.2 Datahallar 16
3 Förmåga att leverera tjänster – urvalet 17
3.1 Urvalet stegvis 18
3.2 Minimikrav för referensuppdrag 21
3.2.1 Minimikrav för varje referensuppdrag 21
3.2.2 Minimikrav som ett referensuppdrag måste uppfylla 21
3.3 Urvalskriterier för referensuppdrag 22
3.4 Formella krav: Referensuppdrag och instruktioner vid ifyllnad av Uppdragsintyg 26
1 Inledning
Denna bilaga innehåller kvalificeringskraven och urvalskriterierna samt en beskrivning av hur urvalet genomförs inom upphandlingsområdet (fortsättningsvis kallat ”området”).
Anbudssökande ska lämna svar på samtliga begärda uppgifter om inte annat uttryckligen framgår.
Se ansökningsinbjudan kap. 2.12 för instruktioner om svarsformulärets ifyllnad.
2 Kvalificeringskrav
2.1 Leverantörsuppgifter
Anbudssökanden ska1 lämna uppgifter om organisation och minst en kontaktperson. Om ytterligare kontaktpersoner behövs, ange detta under kontaktperson 2 och 3.
Observera att ”frågor och svar” funktionen i TendSign fungerar med den eller de e-postadressers som registreras i TendSign, inte de som anges nedan.
Organisationsnamn: | |
Organisationsnummer: | |
Postadress: | |
Postnummer och ort: | |
Telefonnummer: | |
E-post: | |
Kontaktperson 1: | |
Telefonnummer: | |
E-post: | |
Kontaktperson 2: | |
Telefonnummer: | |
E-post: | |
Kontaktperson 3: | |
Telefonnummer: | |
E-post: |
1 Ett ska-krav markeras med det fetstilta ordet ska. Ett ska-krav är antingen uppfyllt eller ej uppfyllt. Någon värdering av ett ska- kravs grad av uppfyllelse kan alltså inte ske. I det fall ett svar på ett ska-krav är kombinerat med reservationer för svarets giltighet på någon plats i ansökan, kan kravet komma att bedömas vara ej uppfyllt.
2.2 Begäran om kommersiell sekretess
Anbudssökande kan begära sekretess för uppgifter i ansökan med hänvisning till 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Sekretess begärs | Xx | Xxx |
Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till kapitel/sida eller bilagor i ansökan): | ||
Motivering (Beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs): | ||
2.3 Anbudsökande
Anbudssökande ska kortfattat beskriva verksamhet och särskilt de delar som är aktuella för att leverera tjänsterna för att uppfylla kvalificeringskraven inom området. Beskriv även verksamhet som är aktuella inom egen koncern.
2.4 Underleverantörer
Anbudssökande som anlitar underleverantörer för att klara sitt åtagande kallas huvudleverantör. Hur underleverantörer ska redovisas i ansökan framgår närmare per krav i denna bilaga.
Ramavtal tecknas med huvudleverantören som blir juridisk ansvarig gentemot Statens inköpscentral och mot de myndigheter som kommer att avropa på ett eventuellt framtida ramavtal. Underleverantörer har således ingen möjlighet att motta avrop eller att teckna ett leveransavtal med myndigheterna. Huvudleverantören är ansvarig för underleverantörer såsom för egen del.
I detta kvalificeringsskede av upphandlingen är det endast nödvändigt att redovisa underleverantörer som används för att klara kvalificeringskraven.
Ange underleverantörer som huvudleverantören åberopar för att uppfylla kvalificeringskraven inom området, inklusive underleverantörernas organisationsnummer. Ange för vilka tjänster som underleverantören åberopas.
I nästa skede av upphandlingen bjuds anbudssökande in att lämna anbud. Då har inbjudna anbudssökande möjlighet att i anbudet komplettera med underleverantörer för att uppfylla kraven enligt förfrågningsunderlaget.
Inbjudna anbudssökande som i anbudet gör avsteg från ansökans uppgifter om underleverantörer ska redovisa sådana förändringar. Förändringarna som innebär att kvalificeringskraven inte längre uppfylls, kan vara grund för uteslutning av ett anbudsgivare.
Under ramavtalsperioden kan ramavtalsleverantörer lägga till och ta bort underleverantörer förutsatt att ändringar inte på något avgörande sätt förändrar konkurrensen över ramavtalet, eller att kvalificeringskraven inte längre uppfylls.
2.5 Ansökans giltighet
Ansökan ska vara giltig till 2016-12-31.
Ja | Nej | |||||
Uppfylls kravet? | ||||||
2.6 Ansökans undertecknande
Ansökan ska vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökande. Ifylld och undertecknad bilaga Ansökans undertecknande ska användas.
Underskrivet original ska skannas så att underskrift framgår. Bifoga bilagan med ansökan som fil i PDF-format eller likvärdigt format.
Ja | Nej | |
Är kraven uppfyllda? |
2.7 Svenska i tal och skrift
All personal som vid uppdrag över ramavtalet har som uppgift att regelbundet kommunicera med myndigheterna ska tala och skriftväxla på svenska.
Ja | Nej | |
Är kravet uppfyllt? |
2.8 Obligatoriska uteslutningsgrunder 10 kap 1 § LOU
Statens inköpscentral kommer att utesluta en anbudssökande från deltagande i upphandlingen, om Statens inköpscentral får kännedom om att anbudssökande enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott. Någon av följande omständigheter ska ej föreligga för anbudssökanden:
1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet,
2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens
medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn,
3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller
4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG.
Är anbudssökanden en juridisk person, ska anbudssökanden uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet.
Om det finns grundad anledning anta att en anbudssökande ska uteslutas med stöd av ovanstående, får Statens inköpscentral begära att anbudssökanden visar att det inte finns någon grund för uteslutning. Om det finns särskilda skäl, får Statens inköpscentral avstå från att utesluta en anbudssökande som dömts för brottslighet enligt första stycket. Om underleverantörer eller andra företags kapacitet åberopas av leverantören, kommer dessa också att omfattas av uteslutningsgrunderna.
Ja | Nej | |||||
Uppfylls kraven? | ||||||
2.9 Uteslutningsgrunder 10 kap 2 § LOU
Statens inköpscentral kan komma att utesluta anbudsökande från att delta i upphandlingen, om anbudssökande
1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen,
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta,
5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap.
Ja | Nej | |||||
Uppfylls kraven? | ||||||
Är anbudssökande en juridisk person, får anbudssökande uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4.
Statens inköpscentral får, utom i de fall som avses i 10 kap 4 § LOU, begära att en anbudssökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta anbudssökande med stöd av ovanstående punkter 1, 2, 3 eller 5.
Statens inköpscentral kommer att kontrollera att anbudssökande har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter. Kontroll görs genom elektronisk inhämtning av Skatteverkets blankett SKV 4820.
Om underleverantörer eller andra företags kapacitet åberopas av leverantören, kommer dessa också att omfattas.
Utländska anbudssökande ska inkomma med handling som styrker att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och avgifter i det egna landet med bevis motsvarande Skatteverkets yttrande på blankett SKV4820. Handling ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Orginalhandlingen och översatt handling ska bifogas ansökan. Orginalhandlingen ska inte vara äldre än tre (3) månader från sista ansökansdag.
Ange om situation med utländska anbudssökande föreligger samt vilka handlingar som bilagts ansökan:
2.10 Registrering
Anbudssökande ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register samt vara godkänd för F-skatt.
Statens inköpscentral kommer att kontrollera att anbudssökande uppfyller krav på registrering m.h.a. yttrande från Skatteverket (blankett 4820) och Bolagsverket.
Ja | Nej | |||||
Anbudssökande är godkänd för F-skatt av Skatteverket och innehar registrering enligt Bolagsverket: | ||||||
I de fall det inte är möjligt för Statens inköpscentral att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudssökande på begäran av Statens inköpscentral tillhandahålla dessa uppgifter. Om underleverantörer eller andra företags kapacitet åberopas av leverantören, kommer dessa också att omfattas.
Utländska anbudsgivare ska inkomma med handling som styrker att företaget är registrerat i motsvarande register i det egna landet. Denna handling ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Orginalhandlingen och översatt handling ska bifogas ansökan. Orginalhandlingen ska inte vara äldre än tre (3) månader från sista ansökansdag.
Ange om situation med registrering utanför Sverige föreligger samt ange vilka handlingar som bilagts ansökan:
2.11 Ekonomisk ställning
Det är viktigt att anbudssökande som erhåller ramavtal har ekonomiska förutsättningar att fullgöra uppdraget under den tid ramavtalet gäller.
Anbudssökande ska därför ha god ekonomisk ställning och lägst inneha kreditvärdighet om minst 50 på ratingskalan (0-100) enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. Statens inköpscentral kommer att kontrollera kravet på god ekonomisk ställning genom att inhämta uppgifter från Creditsafe.
Anbudssökande bör själv kontrollera sin kreditvärdighet hos Creditsafe innan ansökan lämnas, för att undersöka om uppfyllelse av krav på ekonomisk ställning behöver visas på annat sätt (se kap 2.12).
Utländska anbudssökande ska styrka att anbudssökande uppfyller kravet på ekonomisk ställning genom handling som visar att kravet uppfylls på motsvarande sätt. Denna handling ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Orginalhandlingen och översatt handling ska bifogas ansökan. Orginalhandlingen ska inte vara äldre än en
(1) månad från sista ansökansdag.
Ange om situation med utländska anbudssökande föreligger samt ange vilka handlingar som bilagts ansökan:
2.12 Alternativa sätt att styrka ekonomisk ställning
Om anbudssökande inte uppnår den miniminivå på kreditvärdighet som krävs, ska kravet avseende den ekonomiska ställningen ändå anses vara uppfyllt om 1 och 2 eller 1 och 3 nedan är uppfyllda.
1. Anbudssökande lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudssökande innehar motsvarande ekonomisk stabilitet.
2. Xxxxxxx lämnas gällande anbudssökandes ekonomiska ställning av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska bifogas ansökan och vara undertecknat av behöriga företrädare för garanten. Av intyget ska det klart och tydligt framgå att garanten träder i anbudssökandes ställe så som för eget åtagande i händelse av att anbudssökande inte längre kan fullgöra sina förpliktelser mot Statens inköpscentral. Dessa förpliktelser avser såväl finansiellt ansvar som fullgörande av åtagandet i ramavtalet. Efterfrågad kreditvärdighet samt kraven enligt kap. 2.11 ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten.
3. Nystartade anbudssökande ska redovisa antingen dokumentation enligt punkt 2 ovan, eller visa att de har tillräcklig ekonomisk ställning genom bankgaranti, koncerngaranti, revisorsintyg eller motsvarande.
Anbudssökande som inte uppfyller kraven på kreditvärdighet om minst 40 på ratingskalan (0-100) enligt Creditsafe och som åberopar omständigheter enligt punkt 1 och 2 ovan, alternativt punkt 1 och 3, ska till sin ansökan bifoga sådan förklaring som anges i punkt 1 tillsammans med garanti eller intyg enligt punkt 2 alternativt 3.
Ange om situationen föreligger samt ange vilka handlingar som bilagts ansökan:
Handling ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Orginalhandlingen och översatt handling ska bifogas ansökan. Orginalhandlingen ska inte vara äldre än en (1) månad från sista ansökansdag.
Ange om situation föreligger samt ange vilka handlingar som bilagts ansökan:
2.13 Leveranskapacitet
2.13.1 Driftpersonal
Anbudssökande ska förfoga över minst den leveranskapacitet (antal FTE2)
som anges i tabellens rad ”ska-krav” för driftpersonal.
Ange leveranskapacitet av driftpersonal som anbudssökanden förfogar över på ansökansdagen:
Driftpersonal | |
Ska-krav | 40 |
Ange kapacitet: |
Ange antalet anställa personer hos huvudleverantören som ingår i ovan angiven kapacitet:
Om anbudssökande åberopar en eller flera underleverantörers kapacitet ska anbudssökande beskriva underleverantör/er och vilka resurser som avses, samt styrka (exempelvis genom av behörig företrädare undertecknat intyg från underleverantör eller kopia på relevanta delar av avtal) att denne kommer att förfoga över nödvändiga resurser vid ramavtalets tecknande.
Beskrivning underleverantörer och resurser:
Ange vilka handlingar som bifogats ansökan för att styrka förfogandet:
2 Fulltidsekvivalent (FTE) är kvoten mellan kapacitet i timmar och normal arbetstid för en viss period, t ex en dag. För en dag betyder 0,5 FTE att leverantörens personal har kapacitet om 4 timmar under en arbetsdag på 8 timmar.
2.13.2 Supportpersonal
Anbudssökande ska senast vid ramavtalets tecknande förfoga över minst den leveranskapacitet (antal FTE) som anges i tabellens rad ”ska-krav” för supportpersonal.
Ange leveranskapacitet som anbudssökanden kommer att förfoga över vid ramavtalets tecknande:
Supportpersonal | |
Ska-krav | 60 |
Ange kapacitet: |
Om anbudssökande åberopar en eller flera underleverantörers kapacitet ska anbudssökande beskriva underleverantör/er och vilka resurser som avses, samt styrka (exempelvis genom av behörig företrädare undertecknat intyg från underleverantör eller kopia på relevanta delar av avtal) att denne kommer att förfoga över nödvändiga resurser vid ramavtalets tecknande.
Beskrivning underleverantörer och resurser:
Ange vilka handlingar som bifogats ansökan för att styrka förfogandet:
2.13.3 På-plats personal
Anbudssökande ska senast vid ramavtalets tecknande förfoga över minst den leveranskapacitet (antal FTE) för på-plats personal som anges i tabellens rad ”ska-krav” inom minst 3 av de 6 regionerna. Med på-plats personal avses personal som kan placeras hos kund för support, för andra tjänster som kräver lokal närvaro, eller för att myndigheten efterfrågar extra stöd på plats.
Ange leveranskapacitet per region (se indelning nedan) som anbudssökanden kommer att förfoga över för på-plats-personal vid ramavtalets tecknande:
Region 1 | Region 2 | Region 3 | Region 4 | |
Ska-krav | 5 | 10 | 15 | 10 |
Ange kapacitet: | ||||
Ange stationerings- orter: |
Region 5 | Region 6 | |
Ska-krav | 10 | 10 |
Ange kapacitet: | ||
Ange stationerings- orter: |
Om anbudssökande åberopar en eller flera underleverantörers kapacitet ska anbudssökande beskriva underleverantör/er och vilka resurser som avses, samt styrka (exempelvis genom av behörig företrädare undertecknat intyg från underleverantör eller kopia på relevanta delar av avtal) att denne kommer att förfoga över nödvändiga resurser vid ramavtalets tecknande.
Beskrivning underleverantörer och resurser:
Ange vilka handlingar som bifogats ansökan för att styrka förfogandet:
Sveriges sjukvårdsregioner (”regioner”)
1. Norra sjukvårdsregionen
2. Uppsala-Örebroregionen
3. Stockholm-Gotlandsregionen
4. Västra sjukvårdsregionen
5. Sydöstra sjukvårdsregionen
6. Södra sjukvårdsregionen
Region | Län | Landsting |
1. Norra | Västernorrlands län, Jämtlands län, Norrbottens län, Västerbotten | Landstinget Västernorrland, Jämtlands läns landsting, Norrbottens läns landsting, Västerbottens läns landsting |
2. Uppsala- Örebro | Dalarnas län, Gävleborgs län, Uppsala, Södermanlands län, Värmlands län, Västmanlands län, Örebro län | Landstinget Dalarna, Landstinget Gävleborg, Landstinget i Uppsala län, Landstinget Södermanland, Landstinget i Värmland, Landstinget Västmanland, Örebro läns landsting |
3. Stockholms- Gotland | Stockholms län, Gotlands län | Stockholm läns landsting, Gotlands kommun |
4. Västra | Västra Götalands län, Hallands län | Västra Götalands regionen, Landstinget Halland Norra (kommunerna Falkenberg, Varberg och Kungsbacka) |
5. Sydöstra | Jönköpings län, Kalmar län, Östergötlands län | Landstinget i Jönköping, Landstinget i Kalmar, Landstinget i Östergötland |
6. Södra | Blekinge län, Hallands län, Kronobergs län, Skåne län | Landstinget Blekinge, Landstinget Halland Södra (kommunerna Laholm, Halmstad och Hylte), Landstinget Kronoberg, Skåne läns landsting |
2.14 Teknisk kapacitet
2.14.1 Tjänster
Anbudssökande ska senast vid ramavtalets tecknande kunna leverera tjänster enligt tabellen nedan.
Tjänsteområden |
Service Management: Lednings- och samverkansfunktion som svarar för ledning, styrning och uppföljning av tjänster inom alla tjänsteområden mot myndigheten. |
Service Desk: Kontaktytan för felanmälan, support och beställningar för användare inom alla tjänsteområden. |
Applikationsdrift: Drift av applikationsprogram (tillämpningsprogram) enligt instruktioner som är anbudssökande tillhanda av vid driftsättning av applikationer. |
Datacentertjänster: Serverdrift. Databasdrift och Datalagring och säkerhetskopiering |
Nätverk och Kommunikation: Tjänster för drift av LAN/VLAN, WLAN, WAN, brandväggar, fjärranslutningar, och internetanslutningar. |
Klienter: Tjänster för hantering av klienter i ett livscykelperspektiv, för att tillhandahålla klienter (persondatorer och telefoner, samt tillbehör och systemprogram till dessa) till en månadsavgift. |
Utskrift: Drift av skrivare. |
Införandet: Konsulttjänster för införandet. |
Ja | Nej | |||||
Uppfylls kravet? | ||||||
2.14.2 Datahallar
Anbudssökande ska förfoga över minst tre (2+1) geografiskt åtskilda hallar för drift (2) respektive säkerhetskopierad data (1), där anbudssökandes driftutrustning är placerad och som är utrustade med system för:
• Kyla
• Reservkraft/UPS
• Elnät
• Passagesystem
• Kameraövervakning
• Brand och släckning
Ja | Nej | |||||
Uppfylls kraven? | ||||||
Beskriv de datahallar som anbudssökande förfogar över:
Om någon eller några av datahallarna inte ägs av anbudssökande, beskriv på vilket sätt anbudssökande förfogar över datahallen:
3 Förmåga att leverera tjänster – urvalet
Se ansökningsinbjudan kap 1.8 för en övergripande beskrivning av prövning och urval av anbudssökande. I detta kapitel beskrivs urvalet, urvalskriterierna, minimikraven, de formella kraven och det poängsystem som används vid urvalet.
Vid urvalet bedöms anbudssökandes förmåga att leverera tjänster inom området, baserat på referensuppdrag som utförts eller som pågår.
De formella krav och minimikrav som ställs inom kapitel 3 påverkar endast urvalet. Att de formella kraven och minimikrav inte uppfylls inom kapitel 3 påverkar endast resultatet av urvalet.
3.1 Urvalet stegvis
Urvalet genomförs för anbudssökande per område enligt följande steg:
1. Referensuppdragen prövas mot de formella kraven enligt 3.4. De referensuppdrag som inte uppfyller de formella kraven enligt 3.4 stryks. Anbudssökande går vidare till nästa steg om minst 3 referensuppdrag kvarstår efter detta steg. Om färre än 3 referensuppdrag kvarstår utesluts anbudssökande ur upphandlingsområdet.
2. Kvarstående referensuppdrag prövas mot minimikraven enligt kap.
3.2.2. Om inte samtliga minimikrav enligt 3.2.2 uppfylls utesluts anbudssökande ur upphandlingsområdet. Anbudssökande går vidare till nästa steg om minimikrav enligt 3.2.2 uppfylls.
3. Kvarstående referensuppdrag prövas mot minimikraven enligt 3.2.1. De referensuppdrag som inte uppfyller minimikraven enligt 3.2.1 stryks. Anbudssökande går vidare till nästa steg om minst 3 referensuppdrag kvarstår efter detta steg. Om färre än 3 referensuppdrag kvarstår utesluts anbudssökande ur upphandlingsområdet.
4. Kvarstående referensuppdrag bedöms av en expertgrupp mot samtliga urvalskriterier med en poäng på poängskalan 0-3 för varje urvalskriterium. Referensuppdragets poäng beräknas som medelvärdet för urvalskriteriernas poäng, d.v.s. på poängskalan 0-3.
5. Anbudssökandes poäng vid urvalet beräknas som medelvärdet för de tre referensuppdragens med högsta poäng, d.v.s. på poängskalan 0-3. Anbudssökandes poäng avgör vilka anbudssökande som bjuds in att lämna anbud. Bästa poäng som kan uppnås är 3,0 poäng.
6. Om anbudssökande måste skiljas åt vid lika poäng, för att välja de bästa anbudssökande enligt det högsta antal som anges i ansökningsinbjudan kap. 1.7, avgörs urvalet enligt följande ordning för anbudssökande med lika poäng:
• Poängberäkningen utförs enligt steg 4 och 5 ovan avgränsat till urvalskriterium nummer 1.
• Om poängberäkningen för steget ovan inte är avgörande utförs poängberäkningen för urvalskriterium nummer 2, enligt samma princip.
• Om poängberäkningen för steget ovan inte är avgörande utförs poängberäkningen för urvalskriterium nummer 3, enligt samma princip.
• Osv för samtliga urvalskriterier i nummerordning.
Statens inköpscentral kommer endast att genomföra ovan beskrivna steg för urvalet så långt som det är nödvändigt för att välja de bästa anbudssökande enligt det högsta antal som anges i ansökningsinbjudan kap. 1.7. Urvalet kan vara klart efter steg 1, 2 eller 3.
Det är viktigt att välja referensuppdrag per område som uppfyller de formella kraven (3.4), minimikraven (3.2) samt ger en hög värdering enligt det poängsystem som tillämpas vid bedömningen av referensuppdragen mot urvalskriterierna (3.3).
Metoden medför att de bästa referensuppdragen används vid poängberäkningen och att ett referensuppdrag kan strykas utan att anbudssökande utesluts ur upphandlingsområdet.
Följande är ett exempel som visar hur beräkningen utförs enligt steg 4, 5 och 6.
Exempel - Tilldelning av poäng och resultatberäkning genomförs för leverantör A med 4 referensuppdrag som klarat steg 1, 2 och 3.
Följande poäng tilldelas urvalskriterierna för leverantör A:s 4 referensuppdrag:
Kriterium nr Ref.uppdrag Ref.uppdrag Ref.uppdrag Ref.uppdrag
Nr1 (poäng) Nr2 (poäng) Nr3 (poäng) Nr4 (poäng)
Nr 1 | 3,0 | 3,0 | 3,0 | 2,0 |
Nr 2 | 3,0 | 3,0 | 3,0 | 2,0 |
Nr 3 | 3,0 | 3,0 | 3,0 | 2,0 |
Nr 4 | 3,0 | 3,0 | 3,0 | 2,0 |
Nr 5 | 3,0 | 3,0 | 3,0 | 2,0 |
Nr 6 | 3,0 | 3,0 | 3,0 | 2,0 |
Nr 7 | 2,0 | 1,0 | 3,0 | 1,0 |
Nr 8 | 2,0 | 1,0 | 3,0 | 1,0 |
Nr 9 | 2,0 | 1,0 | 3,0 | 1,0 |
Nr 10 | 2,0 | 1,0 | 3,0 | 1,0 |
Nr 11 | 2,0 | 1,0 | 3,0 | 1,0 |
Nr 12 | 2,0 | 1,0 | 3,0 | 1,0 |
Nr 13 | 2,0 | 1,0 | 3,0 | 1,5 |
Steg 4 avslutas med att beräkna medelvärdet för leverantör A:s 4 referensuppdrag (avrundat till 2 decimaler):
Poäng ref.uppdrag 1 = 3 * (3+3+3+3+3+3+2+2+2+2+2+2+2)/(13*3)=3*32/39=2,46 Poäng ref.uppdrag 2 = 3 * (3+3+3+3+3+3+1+1+1+1+1+1+1)/(13*3)=3*25/39=1,92 Poäng ref.uppdrag 3 = 3 * (3+3+3+3+3+3+3+3+3+3+3+3+3)/(13*3)=3*39/39=3 Poäng ref.uppdrag 4 = 3 * 2+2+2+2+2+2+1+1+1+1+1+1+1,5)/(13*3)=3*19,5/39=1,5
I steg 5 beräknas leverantör A:s poäng inom området för de tre bästa referensuppdragen enligt:
Referensuppdrag nummer 4 har sämst poäng vid denna jämförelse och används ej.
Resultat = 3 * (2,461538462 + 1,923076923 + 3) / 3 = 2,46 (avrundat)
Antag att leverantör B har exakt samma poäng som leverantör A och att leverantörerna måste skiljas åt för att avgöra vilken av leverantörer som bjuds in att lämna anbud inom området. I steg 6 beräknas poängen för leverantör A för urvalskriterium nummer 1 enligt:
Kriterium nr Ref.uppdrag Ref.uppdrag Ref.uppdrag Ref.uppdrag
Nr1 (poäng) Nr2 (poäng) Nr3 (poäng) Nr4 (poäng) Nr 1 3,0 3,0 3,0 2,0
Poäng ref.uppdrag 1 = 3 * (3)/(3)=3*3/3=3,0 Poäng ref.uppdrag 2 = 3 * (3)/(3)=3*3/3=3,0 Poäng ref.uppdrag 3 = 3 * (3)/(3)=3*3/3=3,0 Poäng ref.uppdrag 4 = 3 * (2)/(3)=3*2/3=2,0
Referensuppdrag nummer 4 har sämst poäng vid denna jämförelse och används ej.
Resultat = 3 * (3 + 3 + 3) / 3 = 3
Om leverantör A och B har samma resultat för urvalskriterium nummer 1 utförs samma beräkning för urvalskriterium nummer 2, osv. till att resultatet skiljer mellan leverantör A och B.
3.2 Minimikrav för referensuppdrag
3.2.1 Minimikrav för varje referensuppdrag
Varje referensuppdrag ska (utöver att de formella kraven enligt kap. 3.4 är uppfyllda) uppfylla följande minimikrav:
1. Applikationsdrift för minst 3 verksamhetsapplikationer3 inklusive databaser som driftas av anbudssökande på servrar placerade i datahall/ar som anbudssökande förfogar över.
2. Applikationsdrift för minst 1 infrastrukturapplikation4
3. Datalagring- och säkerhetskopiering av användardata som driftas av anbudssökande på servrar placerade i datahall/ar som anbudssökande förfogar över.
4. Kommunikation mot internet.
5. Service desk (eller likvärdigt) för felanmälan och support med öppettid minst vardagar 8-17.
De referensuppdrag som inte uppfyller dessa minimikrav stryks. Uppdragsintygen används som bevis för att bedöma om minimikraven är uppfyllda för referensuppdragen.
3.2.2 Minimikrav som ett referensuppdrag måste uppfylla
Minst ett av referensuppdragen ska (utöver att de formella kraven enligt kap. 3.4 är uppfyllda) uppfylla följande minimikrav, utan att uppfyllelsen behöver vara inom ett och samma referensuppdrag:
• Minst ett av referensuppdragen ska avse minst 3 regionalt (se kap. 2.13.3) sett åtskilda kontor.
• Minst ett av referensuppdragen ska omfatta tjänster för hantering av persondatorer.
• Minst ett av referensuppdragen ska omfatta personal på-plats hos kunden på regelbunden basis om minst 1,0 fulltidsekvivalent5 .
• Minst ett av referensuppdragen ska omfatta anbudssökandes köp av uppdragsgivarens utrustning.
• Minst ett av referensuppdragen ska omfatta kommunikationstjänster som minst knyter ihop 3 geografiskt sett åtskilda kontor hos uppdragsgivaren. Fler kontor på samma adress eller i samma kvarter räknas ej.
3 Med verksamhetsapplikation avses tillämpningsprogram som är kundunika för uppdragsgivarens användare och som driftas på servrar. Infrastrukturapplikationer eller stödprogram för hantering av leverantörens tjänster (övervakning, ärendehantering, licenshantering, klienthanteringsprogram, etc.) räknas ej som verksamhetsapplikationer.
4 Med infrastrukturapplikation avser tillämpningsprogram som inte är kundunika, såsom kontorsprogram, program för personlig
produktivitet, program för e-post, program för hemsidor och intranät, grupprogram för meddelanden och kommunikation, program
för bokningar, program för ”unified communications”, och program för dokumentutbyte.
5 Fulltidsekvivalent (FTE) är kvoten mellan arbete i timmar och normal arbetstid för en viss period, t ex en dag. För en dag betyder
0,5 FTE att leverantörens personal arbetar 4 timmar under en arbetsdag på 8 timmar.
• Minst ett av referensuppdragen ska omfatta ett införandeprojekt (transitionsprojekt) som genomförts av anbudssökande, som omfattade servrar och en insats om minst 600 timmar från anbudssökande.
Uppdragsintygen används som bevis för att bedöma om minimikraven är uppfyllda för referensuppdragen.
3.3 Urvalskriterier för referensuppdrag
Varje referensuppdrag bedöms mot nedan preciserade urvalskriterier per område. Uppdragsintygen används som bevis vid tilldelningen av poäng för referensuppdraget.
För varje urvalskriterium tilldelas en poäng på skalan 0-3 per referensuppdrag.
Nedan preciserar värdegrunden för urvalskriterierna, d.v.s. vad som krävs för viss värde (poäng) inom poängskalan 0-3. Värdet redovisas med:
• basnivå, t.ex. 0, 1, 2, eller 3 baspoäng
• tilläggsnivå, som anges med plus-tecken, t.ex. +0,5 tilläggspoäng
Nivåbeskrivningarna anger vad som måste uppnås för att få angiven poäng för nivån. De poäng som tilldelas för ett urvalskriterium (per referensuppdrag) består av basnivåpoäng och/eller tilläggspoäng. Tilldelad poäng för ett urvalskriterium (per referensuppdrag) är summan av poäng för en basnivå och/eller tilläggspoäng. Summan som tilldelas för ett urvalskriterium ligger på poängskalan 0-3, den kan aldrig överstiga 3 poäng eller understiga 0 poäng.
Andra poäng än de som preciseras för basnivåerna kan tilldelas. Exempelvis kan poängen 2,5 tilldelas för urvalskriteriet Kommunikation om referensuppdragets ligger mellan basnivån 2,0 och 3,0.
Lägre poäng kan tilldelas om inte allt som anges för en tilläggsnivå uppfylls, exempelvis kan +0,4 poäng i tillägg tilldelas om tilläggsnivån är +0,5.
Urvalskriterium nr 1 – Serverdrift
Värde (poäng) | Nivå |
3,0 | Merparten av Serverdriften utförs i leverantörens virtualiserade servermiljö |
2,0 | Serverdriften utförds delvis i leverantörens virtualiserade servermiljö |
1,0 | En liten andel av Serverdriften utförds i leverantörens virtualiserade servermiljö |
0 | Inget svar eller Ingen virtualiserad serverdrift |
Urvalskriterium nr 2 - Applikationsdrift
Värde (poäng) | Nivå |
2,0 | Drift av minst 6 verksamhetsapplikationer6 med databas som driftas på leverantörens servrar |
1,0 | Drift av minst 3 verksamhetsapplikationer med databas som driftas på leverantörens servrar |
+1,0 | Drift av minst 3 infrastrukturapplikationer7 |
0 | Inget svar eller Ingen drift av verksamhets- eller infrastrukturapplikationer |
Urvalskriterium nr 3 - Hantering av persondatorer
Värde (poäng) | Nivå |
3,0 | Leverantören svarar för ett mycket omfattande åtagande för hantering av persondatorer i ett livscykelperspektiv |
2,0 | Leverantören svarar för ett omfattande åtagande för hantering av persondatorer i ett livscykelperspektiv |
1,0 | Leverantören svarar för begränsat åtagande för hantering av persondatorer i ett livscykelperspektiv |
0 | Inget svar eller Saknar tjänster |
Urvalskriterium nr 4 – Klienter övrigt
Värde (poäng) | Nivå |
+2,0 | Leverantören svarar för ett omfattande åtagande för hantering av telefoner i ett livscykelperspektiv |
+1,0 | Leverantören svarar för att mot en månadsavgift tillhandahålla persondatorer inklusive finansiering av klienterna utan att uppdragsgivaren tecknar avtal för hyra eller leasing, |
0 | Inget svar eller Saknar tjänster |
Urvalskriterium nr 5 – Öppettid Service desk
Värde (poäng) | Nivå |
3,0 | Öppet med personal i Service Desk 24/7 – x.x.x. xxxxxxxx och helger dygnet runt |
2,0 | Öppet med personal i Service Desk 24/5 – d.v.s. vardagar dygnet runt |
1,0 | Öppet med personal i Service Desk: kl 7-19 vardagar |
0,5 | Öppet med personal i Service Desk: 7-17 vardagar |
0 | Inget svar eller Service Desk: 8-17 vardagar |
Urvalskriterium nr 6 - Pristransparens
Värde (poäng) | Nivå |
+1,5 | Uppdragsgivaren har avtal om prisändringar vid månatliga förändringar av volymer (t ex antal användare, antal servrar, primärminne, cpu-kapacitet, volym datalagring, antal klienter, etc.) |
+1,5 | Uppdragsgivaren har fasta priser per månad (eller annan period) för tjänsterna |
0 | Inget svar eller Saknar pristransparens |
6 Med verksamhetsapplikation avses tillämpningsprogram för verksamhetens (uppdragsgivarens) användare som driftas på servrar och som ej är av infrastrukturapplikationer eller program för hantering av leverantörens tjänster.
7 Med infrastrukturapplikation avses tillämpningsprogram som inte är kundunika och som merparten av (uppdragsgivarens)
användare brukar, såsom kontorsprogram, program för personlig produktivitet, program för e-post, program för hemsidor och intranät, grupprogram för meddelanden och kommunikation, program för bokningar, program för ”unified communications”, och program för dokumentutbyte.
Urvalskriterium nr 7 – Stödsystem support 1
Värde (poäng) | Nivå |
+1,0 | Ärenden registreras och följs upp i leverantörens ärendehanteringssystem |
+1,0 | Skärmspegling av användarens bildskärm används av Service Desk |
+1,0 | Användare kan med hjälp av ett leverantörens stödsystem se status på användarens egna ärenden |
0 | Inget svar eller Xxxxx åtagande |
Urvalskriterium nr 8 – Stödsystem support 2
Värde (poäng) | Nivå |
+1,0 | Service Desk ger uppdragsgivarens användare fler än 1 kanaler för kontakter (telefon, e- post, webb, sms, chat, etc) |
+1,0 | Ärenden stängs endast efter användarens bekräftelse, begränsat av en tidsfrist i det fall användaren ej ger accept |
+1,0 | Service Desk bevakar andra leverantörers åtaganden för uppdragsgivaren (t ex garantiservice för varor eller support från applikationsleverantör) |
0 | Inget svar eller Xxxxx åtagande |
Urvalskriterium nr 9 – Stödsystem beställningar
Värde (poäng) | Nivå |
+1,0 | Uppdragsgivarens användare kan direkt i stödsystemet beställa utrustning och applikationer |
+1,0 | Uppdragsgivarens företrädare kan attestera användarnas beställningar av utrustning och applikationer i stödsystemet |
+1,0 | Uppdragsgivarens beställarfunktion kan direkt i stödsystem se dagsaktuellt utfall mot servicenivåer, volymer, incidentrapporter, protokoll från driftsmöten, dokumentation, etc. |
0 | Inget svar eller Xxxxx åtagande |
Urvalskriterium nr 10 – Kommunikation
Värde (poäng) | Nivå |
3,0 | Leverantören svarar för ett mycket omfattande åtagande för kommunikation mellan uppdragsgivaren 3 geografiskt sett åtskilda kontor, med externa parter och med internet. |
2,0 | Leverantören svarar för ett omfattande åtagande för kommunikation mellan uppdragsgivaren kontor, med externa parter och med internet. |
1,0 | Leverantören svarar för ett begränsat åtagande för kommunikation mellan uppdragsgivaren kontor, med externa parter och med internet. |
0 | Inget svar eller Ingen åtagande |
Urvalskriterium nr 11 – Nätverk
Värde (poäng) | Nivå |
3,0 | Leverantören svarar för ett mycket omfattande åtagande för de lokala nätverken hos uppdragsgivaren |
2,0 | Leverantören svarar för ett omfattande åtagande de lokala nätverken hos uppdragsgivaren |
1,0 | Leverantören svarar för ett begränsat åtagande de lokala nätverken hos uppdragsgivaren |
0 | Inget svar eller Xxxxx åtagande |
Urvalskriterium nr 12 – På-plats personal
Värde (poäng) | Nivå |
3,0 | På-plats personal på permanent basis med 9 fulltidsekvivalenter8 i tre regioner hos uppdragsgivaren. |
2,0 | På-plats personal på permanent basis med sammanlagt 6 fulltidsekvivalenter i två regioner hos uppdragsgivaren. |
1,0 | På-plats personal på permanent basis med sammanlagt 3 fulltidsekvivalenter uppdragsgivaren. |
0 | Inget svar eller Ingen åtagande |
Urvalskriterium nr 13 – Ledning av andra leverantörer
Värde (poäng) | Nivå |
+2,0 | Anbudsökande har styrt, koordinerat och följt upp andra leverantörers insatser mot uppdragsgivaren. Detta avser att företräda uppdragsgivaren mot leverantörer som har egna avtal med uppdragsgivaren. |
+1,0 | Anbudsökande bevakar och följer upp andra leverantörers åtaganden för uppdragsgivaren avseende garantiservice för varor eller support från applikationsleverantör. |
0 | Inget svar eller Ingen åtagande |
Följande är ett exempel som visar hur poäng tilldelas:
Antag att leverantör A:s referensuppdrag nummer 1 uppfyller följande för urvalskriterium nummer 7:
• Ärenden registreras och följs upp i leverantörens ärendehanteringssystem
• Skärmspegling av användarens bildskärm används av Service Desk
Tilldelad poäng är 1+1 i tilläggspoäng, d.v.s. 2 poäng för urvalskriteriet.
Följande är ett exempel som visar hur poäng tilldelas:
Antag att leverantör A:s referensuppdrag nummer 1 uppfyller följande för urvalskriterium nummer 10:
• Leverantören svarar för ett omfattande åtagande för kommunikation mellan uppdragsgivaren kontor, med externa parter och med internet.
Tilldelad poäng är 2,0 baspoäng, d.v.s. 2 poäng för urvalskriteriet.
Följande är ett exempel som visar hur poäng tilldelas:
Antag att leverantör A:s referensuppdrag nummer 1 uppfyller följande för urvalskriterium nummer 2:
• Drift av 3 verksamhetsapplikationer med databas
• Drift av 3 infrastrukturapplikationer
Tilldelad poäng är 1,0 baspoäng och 1,0 tilläggspoäng, d.v.s. 2 poäng för urvalskriteriet.
8 Fulltidsekvivalent (FTE) är kvoten mellan arbetade xxxxxx och arbetstiden för en viss period, t ex en vecka. För en vecka betyder 0,5 FTE att leverantörens på-plats personal arbetar 20 timmar under en arbetsvecka om 40 timmar
3.4 Formella krav: Referensuppdrag och instruktioner vid ifyllnad av Uppdragsintyg
Förmågan att utföra uppdrag inom området ska styrkas genom att redovisa 3 eller 4 referensuppdrag per område. Det är alltså inte möjligt att gardera sig med ”extra” referensuppdrag i ansökan. Referensuppdragen ska avse pågående eller slutförda uppdrag under de tre (3) senaste åren räknat från ansökansdagen.
Ja | Nej | |
Uppfylls kraven? |
För referensuppdragen ska huvudleverantören ha varit avtalspart för referensuppdragen. Avtalspart inom huvudleverantörens koncern accepteras. Referensuppdrag, som uppköpt bolag varit avtalspart för, accepteras om huvudleverantören eller huvudleverantörens koncern köpt bolaget.
Underleverantör som avtalspart accepteras ej, dock kan underleverantörer ha utfört tjänster i referensuppdragen.
Ja | Nej | |
Uppfylls kravet? |
Beskriv situationen per referensuppdrag i de fall huvudleverantören inte är avtalspart.
Referensuppdraget ska vara ett helhetsåtagande för minst 400 personer (som berörs av tjänsterna).
Ja | Nej | |
Uppfylls kravet? |
Svarsformuläret ”bilaga Uppdragsintyg Större” ska användas vid redovisning av referensuppdragen. Av uppdragsintyget framgår vilka uppgifter som ska ifyllas per referensuppdrag.
Ifyllda svarsformulär ska uppfylla följande formella krav:
• Samtliga efterfrågade kontaktuppgifter ska vara ifyllda.
• Referensuppdragen ska inte avse internuppdrag inom egen koncern, mot uppköpta bolag, eller mot underleverantör som redovisas i ansökan.
• Referensuppdraget ska bara användas en gång i ansökan.
• Uppdragsgivarens kontaktperson ska intyga med underskrift och signaturer per sida att ifyllda uppgifter och beskrivningar är riktiga och att de korrekt återger de tjänster som leverantören utför eller utfört.
• Uppdragsgivarens kontaktperson ska vara anställd hos uppdragsgivaren.
• Ifylld text ska vara maskinellt inskriven, d.v.s. handskriven text accepteras ej.
Kontaktuppgifterna till uppdragsgivaren kan komma att användas i de fall Statens inköpscentral genomför kontroll med syfte att verifiera lämnade uppgifter. Det finns ingen skyldighet för Statens inköpscentral att kontakta anbudssökande eller uppdragsgivaren för att komplettera eller förtydliga lämnade uppgifter. Om ett referensuppdrag saknar uppgifter eller innehåller otydliga uppgifter kan Statens inköpscentral komma att stryka det eller att bedöma det på det minst förmånliga sättet för leverantören utan att begära förtydliganden eller kompletteringar. Det kommer således inte att vara en fördel att medvetet utelämna vissa uppgifter eller att formulera beskrivningarna kortfattat, vagt eller på ett mångtydigt sätt. Det är därför viktigt att i ansökan lämna in ifyllda och undertecknade Uppdragsintyg som är fullständigt ifyllda enligt anvisningarna, och som innehåller tydliga och utförliga beskrivningar av uppdragen. Referensuppdrag som inte uppfyller de formella kraven kommer att strykas.
Det är inget som hindrar att anbudssökande fyller i svarsformuläret på egen hand eller i samarbete med kontaktpersonen för referensuppdraget, så länge kontaktpersonen intygar att ifyllda uppgifter och beskrivningar är riktiga och att de korrekt återger de tjänster som utförts av anbudssökande.
Det finns inget krav på att ett referensuppdrag ska innehålla allt som efterfrågas enligt urvalskriterierna. Att utelämna beskrivningar eller att ge bristfälliga beskrivningar ger dock vanligen sämre värde (poäng) för referensuppdraget vilket ger ett sämre resultat vid urvalet.
Referensbeskrivningen ska inte innehålla kvalitetsbedömningar (omdömen) av referensuppdragen. Om sådana finns kommer Statens inköpscentral att bortse från dessa omdömen.
Vid flera inlämnade uppdragsintyg än 4 st. accepteras de med nummer 1, 2 3 och 4. Övriga uppdragsintyg stryks ur ansökan innan prövningen påbörjas. Vid dubbletter eller fler än 4 inkomna uppdragsintyg accepteras de 4 första om sådan ordning går att fastställa. Om detta ej går att avgöra väljs de 4 första enligt bokstavsordning för uppdragsgivarens namn.