Contract

I nedanstående stadgar benämns ”Skeppsgårdens Gårdsråd” fortsättningsvis som ”Gårdsrådet”.

§ 1. Ändamål

Gårdsrådets uppgift är att svara för drift och underhåll av de lokaler som Gårdsrådet hyr av Håbo kommun, fördelning av lokalutnyttjandet samt viss service gentemot de föreningar som är medlemmar i Gårdsrådet.

Arbetsbeskrivning för Gårdsrådet återfinns som bilaga 1.

§2. Medlemskap

Föreningarna som kontinuerligt bedriver föreningsverksamhet i de lokaler som Gårdsrådet hyr av Håbo kommun är SPF Seniorerna Håbo xxx.xx 817001-1079, PRO Håbo xxx.xx 817001-0535 och Bålsta Finska Förening xxx.xx 817000-9529. Dessa föreningar ingår som medlemmar i Gårdsrådet.

§ 3. Sammansättning

Varje medlem skall i Gårdsrådets styrelse vara företrädd med minst 3 och max 5 representanter varav en (1) skall ingå som ordinarie ledamot i respektive medlemsförenings styrelse. Dessa representanter utses av valberedningen i respektive medlemsförening.

Gårdsrådets valberedning skall bestå av en representant från valberedningen i respektive medlemsförening varav en skall utses som sammankallande i Gårdsrådets valberedning.

§ 4. Årsstämma

§ 4.1 Ordinarie årsstämma

Årsstämma är Gårdsrådets högsta beslutande enhet.

Till årsstämman kallas två (2) ombud för respektive medlem. Endast föreningsmedlemmar i respektive förening kan vara ombud. Medlemmarna skall lämna kontaktdata för ombuden till Gårdsrådet senast den 1 februari varje år.

Årsstämman sammankallas varje år före mars månads utgång på tid och plats som bestäms av Gårdsrådets styrelse.

Tid och plats för årsstämman skall offentliggöras och samtidigt meddelas till Gårdsrådets medlemmar senast fyra veckor före årsstämman.

Xxxxxxxx till årsstämman skall, för att upptas till behandling, ha inkommit till Gårdsrådets styrelse senast tre (3) veckor före årsstämman.

Förslag till föredragningslista, motioner, Gårdsrådets yttranden över motionerna samt verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse skall översändas till Gårdsrådets medlemmar senast två (2) veckor före årsstämman.

På årsstämman förrättas val till styrelsen. Ordföranden väljs på ett (1) år. Övriga ledamöter väljs på (2) år. Styrelsen skall snarast efter årsstämman konstituera sig. Årsstämmans föredragningslista återfinns som bilaga 2.

§ 4.2 Extra årsstämma

Extra årsstämma, kan hållas inom en månad efter skriftlig begäran från minst en tredjedel av Gårdsrådets styrelse eller från minst en tredjedel av Gårdsrådets medlemmar.

Extra årsstämma får inte behandla andra frågor eller fatta beslut i annat ärende än som angivits i kallelsen.

Tid och plats för extra årsstämma skall offentliggöras och samtidigt meddelas till Gårdsrådets medlemmar senast fyra (4) veckor före årsstämman.

§ 5. Gårdsrådets styrelse

Gårdsrådets styrelse består av ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare samt de övriga ordinarie ledamöter som årsstämman utsett. Antalet ledamöter i styrelsen skall vara minimum

9 stycken.

Gårdsrådets styrelse är beslutsmässig, när mer an 50 % av styrelsen är närvarande och att samtliga medlemsföreningar är företrädda. Vid lika antal röster har ordförande utslagsröst.

Det åligger Gårdsrådets styrelse att

a) sammankalla till årsstämma.

b) till årsstämman lägga fram verksamhetsberättelse och ekonomisk rapport

c) ansvara för att årsstämmans beslut verkställs

d) kalla till medlemsmöte en gång per kvartal angående planerade aktiviteter och beslut

§ 6. Räkenskaper och revision

Gårdsrådets räkenskaper är per kalenderår och överlämnas tillsammans med styrelsens protokoll till revisorerna senast fyra (4) veckor före årsstämman. Revisorerna skall överlämna sin berättelse till styrelsen senast två (2) veckor före årsstämman.

§ 7. Lokalutnyttjande

Gårdsrådet ansvarar för att lokaler och inventarier vårdas. Respektive medlems bokning av lokaler skall ske senast den 1 november för efterföljande vår och senast den 1 maj för efterföljande höst. Begäran om bokning skall ske på av Gårdsrådet angivet sätt.

§ 8. Gemensamma avtal

Gårdsrådet får, efter erhållet mandat av samtliga medlemmar, inleda förhandlingar om hyresavtal med hyresvärd och om gemensamma tjänster, ex. städning, tidningsprenumeration och Internet- abonnemang. Ett nytt mandat erfordras för tecknandet av avtal baserat på nämnda förhandlingar. Kostnader förknippade med dessa avtal/ tjänster betalas av Gårdsrådet.

Styrelseprotokoll, avtal och handlingar skall finnas tillgängliga för samtliga medlemsföreningar och distribueras till medlemmarna.

§ 9. Stadgeändring

For ändring av Gårdsrådets stadgar krävs att beslutet stöds av en kvalificerad majoritet med minst två tredjedelar av de röstberättigade vid en årsstämma.

§ 10. Delning eller avveckling

Beslut om Gårdsrådets delning eller avveckling skall godkännas av samtliga medlemmar.

Av Gårdsrådets egna kapital betraktas 40 000 kr som ett grundkapital tillfört genom insatser enbart från PRO Håbo och SPF Seniorerna Håbo. Överskjutande tillgångar delas lika mellan alla tre föreningarna.

Handlingar fördelas lika mellan medlemsföreningarna.

Dessa stadgar antogs på Skeppsgårdens Gårdsråds årsstämma2022-03-28.

Arbetsbeskrivning för Gårdsrådet

Gårdsrådet skall genomföra vad som sägs i stadgarna samt följande uppgifter på uppdrag av medlemsföreningarna.

• Lokalbokning och uppföljning av bokningsbeläggning.

• Kontaktperson skall utses för löpande kontakter gentemot exempelvis kommunen och hyresvärden.

• Upprättande av regler for upplåtande av lokalerna till medlemsföreningarna och deras medlemmar.

• Anskaffning och löpande underhåll av inventarier och teknisk utrustning.

• Frågor om larmsystem och erforderliga ansvars- och sakförsäkringar skall bevakas.

• Inköp av förbrukningsartiklar, rengöringsmedel, pappersvaror, handdukstvätt,matvaror, kaffebröd, och övrigt för den löpande verksamheten.

• Drift av köket/kafeterian för den löpande verksamheten.

• Utforma och anslå sortiment, priser och beställningsregler.

• Genomföra regelbundna inventeringar samt att uppdatera inventarieförteckningen.

• Ansvara för det systematiska brandskyddsarbetet.

Föredragningslista Gårdsrådets årsstämma.

1. Årsstämmans öppnande

2. Frågan om årsstämmans stadgeenliga utlysande

3. Fastställande av röstlängd

4. Fastställande av föredragningslista

5. Val av ordförande och sekreterare för årsstämman

6. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare

7. Behandling av verksamhets- och ekonomisk berättelse för föregående verksamhetsår

8. Revisorernas berättelse

9. Fråga om fastställande av resultat- och balansräkning

10. Fråga om ansvarsfrihet för Gårdsrådets styrelse för föregående verksamhetsår

11. Motioner

12. Fastställande av verksamhetsplan och budget

13. Beslut om antal styrelseledamöter

14. Val av ordförande på ett (1) år i Gårdsrådets styrelse.

15. Val av övriga ledamöter på två ( 2) år.

16. Val av två revisorer och ersättare