Reglemente för gemensam samarbetsnämnd 1
Reglemente för gemensam samarbetsnämnd 1
Kävlinge kommun, Staffanstorps kommun och Burlövs kommun (nedan benämnda samarbetskommunerna) har ingått överenskommelse om olika samarbeten i form av gemensamma nämnder. En nämnd har bildats för ITdrift.
Kävlinge kommun ska vara värdkommun och samarbetsnämnden ska utgöra del av och ingå i Kävlinge kommuns politiska organisation.
För samarbetsnämnden gäller utöver det som i författning föreskrivs om kommunala nämnder även detta reglemente samt mellan samarbetskommunerna ingångna avtal.
§ 1 Samarbetsnämndens uppgifter
Samarbetsnämnden ska ha till uppgift att svara för drift och skötsel av olika kommuninterna stöd- och servicefunktioner inom IT.
Samarbetsnämnden svarar inom sitt verksamhetsområde för
• att informera om verksamheten och samarbetsnämndens arbete såväl internt som externt, och att lämna respektive kommunstyrelsebiträde i central informationsverksamhet,
• att det genomförs uppföljning, utvärdering, intern kontroll och kvalitetsarbete,
• att upprätta förslag till budget för det egna verksamhetsområdet,
• att verka för att uppnå en dialog med brukare av samarbetsnämndens tjänster,
• att såsom personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och kompletterande lag (2018:218) svara för de personuppgifter som nämnden behandlar och enligt arkivlagen svara för att nämndens handlingar arkiveras,
• att avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan komma att begäras
• av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen i samarbetskommunerna,
• att underhålla och förvalta sin egendom,
• att fastställa egen delegationsordning,
• att inom sitt verksamhetsområde förhandla enligt 11-14 och 38 §§ lagen om medbestämmande i arbetslivet,
• att i övrigt fullgöra de uppgifter som av fullmäktige i samarbetskommunerna överlämnas till samarbetsnämnden.
Samarbetsnämnden äger själv eller genom ombud föra talan i samtliga mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde, och äger med för samarbetskommunerna bindande verkan träffa förlikning eller anta ackord.
§ 3 Delegering från kommunfullmäktige
Samarbetsnämnden äger, med de begränsningar som följer av vid varje tidpunkt gällande författningar, besluta i de ärenden som rör samarbetsnämndens verksamhetsområde.
Samarbetsnämndens arbetsformer
Samarbetsnämnden består av sex ledamöter och sex ersättare.
Kommunfullmäktige i Kävlinge utser två ledamöter och två ersättare. Kommunfullmäktige i Staffanstorp utser två ledamöter och två ersättare. Kommunfullmäktige i Burlöv utser två ledamöter och två ersättare.
Av kommunallagen följer att kommunfullmäktige i värdkommunen utser ordförande och vice ordförande.
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte har valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av respektive fullmäktige bestämda turordningen.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträdena även när de inte tjänstgör. De har rätt att få sin mening antecknad i protokollet.
En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts.
En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.
En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av sammanträde, ska snarast anmäla det till samarbetsnämndens sekreterare för inkallande av ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra enligt turordningslistan och som inte redan kallats in.
Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
Samarbetsnämnden sammanträder på dag och tid som samarbetsnämnden bestämmer.
Därutöver ska samarbetsnämnden sammanträda när minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller när ordföranden anser att det behövs.
Ordföranden har rätt att ställa in sammanträde vid brist på ärenden att handlägga.
§ 10 Kallelse till sammanträden
Ordföranden ansvarar för att kallelse till sammanträde utfärdas. Xxxxxxxxx ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Xxxxxxxxx ska på ett lämpligt sätt vara varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet tillhanda senast fem dagar före sammanträdesdagen.
Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldsta ledamoten göra detta.
Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önska delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får se på distans.
Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans till nämnden.
Det åligger ordföranden att mellan samarbetsnämndens sammanträden företräda nämnden och att i övrigt med iakttagande av bestämmelserna i detta reglemente ha tillsyn över dess verksamhet.
Ordförande ska främja samverkan mellan samarbetsnämnden och samarbetskommunernas övriga nämnder.
§ 13 Justering och anslag av protokoll
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Om ordföranden är förhindrad att justera protokollet äger samarbetsnämnden rätt att utse en ersättare.
Tillkännagivande om protokoll ska anslås på de officiella anslagstavlorna i samtliga samarbetskommuner.
En reservation ska vara personlig och ska anmälas före sammanträdets slut.
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Reservationen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet.
Kommundirektören i värdkommunen är nämndansvarig chef för samarbetsnämndens verksamhet.
Kommundirektörerna i respektive samarbetskommun har rätt att närvara vid samarbetsnämndens sammanträden, då med rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. Samarbetsnämnden kan medge att andra anställda får närvara vid sammanträden.
Kommunstyrelsens presidium i samtliga samarbetskommuner får närvara vid samarbetsnämndens sammanträden, med rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten.
Samarbetsnämnden får besluta om sina arbetsformer i andra fall än som anges i detta reglemente.
Behörig att motta delgivning på samarbetsnämnden vägnar är ordföranden eller annan som samarbetsnämnden bestämmer.
§ 19 Undertecknande av handlingar
Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av samarbetsnämnden ska undertecknas på sätt som nämnden bestämmer.
§ 20 Ersättning till förtroendevalda
Respektive samarbetskommun betalar ersättning till kommunens ledamöter och ersättare i samarbetsnämnden enligt respektive samarbetskommuns gällande bestämmelser om ersättning till förtroendevalda.
Samarbetskommunerna utser var sin revisor. Dessa har till sin hjälp sakkunnigt biträde från, av värdkommunen utsedd, auktoriserad revisionsbyrå.
Frågan om ansvarsfrihet för samarbetsnämnden ska prövas av fullmäktige i samtliga samarbetskommuner.
Det är bara fullmäktige i den samarbetskommun som valt personen i fråga som vid vägrad ansvarsfrihet kan besluta om entledigande från uppdraget.
Ärenden som inkommer till samarbetsnämnden ska diarieföras utan onödigt dröjsmål. I diariet antecknas dagen då handlingen inkommit, de beslut som fattas samt dagen härför.
§ 23 Samarbetsnämnd under höjd beredskap
Enligt kommunallag (2017:725) kap 9 § 21 får uppgifter som kommun- eller regionstyrelsen har vid höjd beredskap enligt lagen (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) inte fullgöras av gemensam nämnd.
Under högsta beredskap, enligt Lagen (1994:1403) om totalförsvar och höjd beredskap (LOTH), är totalförsvar – militärt och civilt försvar - all samhällsverksamhet som ska bedrivas och kommuner ska övergå till krigsorganisation. LEH förskriver därtill att det är kommunstyrelsen som ska leda den del av det civila försvaret som ska bedrivas. Mot bakgrund av vad lagen föreskriver och den krigsorganisation som Kävlinge kommun beslutat om kommer all verksamhet i Kävlinge kommun att ledas av kommunstyrelsen under högsta beredskap.
I enlighet med lag och beslutad kris- och krigsledningsplan kommer Samarbetsnämnd IT under högsta beredskap att ledas av Kävlinge kommuns kommunstyrelse. Verksamhet och leverans kommer dock fortsatt utgå ifrån de samarbetsformer som gällde innan, dvs verksamheten ska oförändrat leverera tjänster till samtliga tre ingående kommuner – det är endast den formella styrningen som förändras.
Reglementet är antaget av kommunfullmäktige i Kävlinge kommun 2023-09-11, § 146/2023 Reglementet är antaget av kommunfullmäktige i Burlövs kommun 2023-06-19, § 52/2023 Reglementet är antaget av kommunfullmäktige i Staffanstorps kommun 2023-06-07, § 55/2023