GDPR-policy. Så hanterar vi och skyddar personuppgifter.
GDPR-policy. Så hanterar vi och skyddar personuppgifter.
1. Intro
Vi på Grand Nordic Agency AB (kallas Grand i texten nedan) är måna om att skydda den personliga integriteten för alla de personer som vi på olika sätt kommer i kontakt med.
Det vi menar med personuppgifter är uppgifter som kan förknippas eller kopplas till en viss person.
Den här policyn förklarar hur vi samlar in, använder och eventuellt lämnar ut personuppgifter kring våra författare, ansökande författare och personer hos våra mot- och samarbetsparter. Det är framför allt de författare som vi har ingått agentavtal med där vi sparar fler personuppgifter än renodlade kontaktuppgifter. Detsamma gäller våra anställda.
Den här policyn är just en policy och ersätter inga klausuler i de kontrakt som vi har ingått och kommer att teckna framöver.
2. Därför sparar vi vissa personuppgifter
Skälet till att vi sparar vissa personuppgifter är helt enkelt för att vi ska kunna utföra vårt arbete. Det består till stor del av personlig kommunikation, informationsinsatser och försäljningsverksamhet. Den administrativa sidan av arbetet handlar om att hantera konsekvenserna av säljarbetet, det vill säga skriva avtal, fakturera och driva in pengar, genomföra royaltybetalningar, övervaka avtalen samt följa samhälleliga lagar och regler i största allmänhet.
Om du har anledning att tro att vi har sparat uppgifter om dig är det bra att veta att vi bara sparar sådant som du har lämnat ifrån dig frivilligt och medvetet. Oftast har det skett genom en mejlväxling. Exempel på typiska uppgifter är digitala och fysiska adresser, person- och kontonummer, länkar till hemsidor och sociala medier.
3. Så hanterar vi personuppgifter
De personuppgifter som vi hanterar är sparade i molnet hos Microsoft. Det är endast de anställda på Grand som har tillgång till dem. Det har de via sina arbetsredskap som datorer, paddor och telefoner. Samtliga anställda är bundna av sekretessöverenskommelser och får inte använda uppgifterna till andra ändamål är sådana som är knutna till de ordinarie arbetsuppgifterna på Grand. De är också informerade om den här policyn.
Bokföringen sköts inhouse men Grand visar regelbundet upp sin bokföring för Finnhammars Revisionsbyrå. I verifikationerna förekommer det adresser och kontouppgifter till våra författare och anställda.
Betalningar sker via Swedbank och det internationella banksystemet som i sin tur hanterar personuppgifter och sekretess på sitt sätt.
Det kan förekomma att avtal och avtalsförslag visas upp för professionella rådgivare. Sådana avtal innehåller till exempel uppgifter om personnummer till våra författare och/eller uppgifter om deras bolag.
Kontaktuppgifter till författare, förläggare, filmproducenter, underagenter, andra mot- och samarbetspartner samt övriga personer används främst för att löpande informera om Grands och författarnas verksamhet samt bedriva försäljningsverksamhet.
Såvida vi inte kommit överens om något annat lämnar vi författarnas kontaktuppgifter vidare till deras förläggare och avtalsmotparter. När det gäller författarnas företagsuppgifter lämnas de vidare till de motparter som har anledning att betala upphovsrättslig ersättning genom vår försorg. Motparternas uppgifter lämnas på motsvarande sätt till författarna så att till exempel momstrådar kan följas av myndigheter eller andra revisionsorgan. När det gäller royaltyavräkningar och liknande dokumentation är tydlighet, transparens och följbarhet viktigt.
I övrigt lämnas inga personuppgifter vidare utanför organisationen.
Personuppgifterna sparas olika länge beroende på affärsrelation, behov, kontraktslängder, bokföringslagar och liknande faktorer.
4. Säkerhet
Vi har vidtagit rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna. Vi har, och kommer inte, att lämna ut personuppgifter till andra parter än de som vi anser att vi genom våra agent- och samarbetsavtal har mandat och rent av skyldighet att vidarebefordra.
5. Dina rättigheter
Du kan närsomhelst begära att få tillgång till, ändra eller radera dina personuppgifter. Du kan också kräva att vi ska ändra någon uppgift eller stryka den helt. Om vi inte tycker att det inverkar negativt på möjligheterna att genomföra vårt arbete följer vi såklart dina önskemål. Om inte, har du alltid rätt att framföra ett klagomål till den myndighet (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx) som hanterar den typen av ärenden.
6. Kontakta Grand
Frågor? Vänd dig till:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx, CFO 0708 – 93 57 59