Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att medarbetare ska veta om ett dokument ska bevaras eller gallras och i så fall när. Dokumentet beskriver också vart ett dokument är förvarat.

Dokumenthantingsplanen har tagits fram av medarbetare som har representerat alla enheter i förbundet.

Syftet med dokumenthanteringsplanen

Syftet är att dokumenthanteringsplanen ska vara ett verktyg som hjälper förbundet att leva upp till arkiv- och offentlighetslagstiftningens krav när det gäller hanteringen av allmänna handlingar och arkiv.

Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att kunna styra och överblicka förbundets allmänna handlingar på ett effektivt sätt. Dokumentet tar upp alla delar i en handlings livscykel och ger en helhetssyn på arkiv- och informationshanteringen. Den ökar också möjligheten till insyn i verksamheten. Den är också ett verktyg för förbundet för att uppfylla dataskyddsförordningens krav.

Uppdatering

Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument och ska ses över en gång per år och beslutas av direktionen.

Förvaringsplats

Förvaringsplatsen är till för originaldokumentet. Här anges var originalhandling förvaras under den tid den är under behandling/är aktuell. Det kan exempelvis vara ett IT-system, ett rum, ett skåp eller en roll som ansvarar för förvaringen av original under behandlingstiden. Ytterligare information om hur handlingar organiseras kan förekomma i anmärkningarna.

Bevaras/gallras

Grunden är att dokument som upprättas ska bevaras i enlighet med lagen om offentlighet- och sekretesslagen. Dokument får endast gallras om det står i dokumenthanteringsplanen. I dokumentet anges om handlingarna ska bevaras eller om de ska gallras och i så fall när.

Gallringsanvisningar utgår ifrån lagkrav. När år anges åsyftas om annat inte nämns kalenderår. Om handlingar tillhör ett ärende räknar gallringsfristen utifrån året ärendet avslutats. Vissa handlingar ska gallras vid inaktualitet, i dessa fall förtydligas när handlingen kan betraktas som inaktuell i fältet anmärkningar. Ifall detta fält saknar anvisningar utan i stället innehåller ett streck ”–” betyder det att handlingen inte givits någon föreslagen gallringsfrist av verksamheten eller projektgruppen, och kommer att bli föremål för framtida komplettering. Tills dess att ett nytt gallringsbeslut fattats ska dessa handlingar bevaras. Gallringsfrist gäller huvudexemplar. Ev. övertaliga kopior och andra format där samma information upprepas behöver oftast inte bevaras

GDPR

Dokument som innehåller personuppgifter och som finns med i dokumenthanteringsplanen ska även finnas med i registerförteckningen för GDPR. När inga personuppgifter finns med i dokumentet har det markerats med ett -.

Säkerhetsklassning/Skyddsklassning/sekretess

I dokumenthanteringsplanen har samtliga dokument tydliggjorts vad gäller säkerhetsklassning, skyddsklassning och sekretess.

Det är uppgifterna i en handling som kan vara sekretessbelagda snarare än handlingen i sig. I de fall sekretessbelagda uppgifter kan förutses förekomma i handlingstypen hänvisas i detta fält till

Sida 5 (45)

relevant lagrum. Ett ”-” i sekretessfältet betyder att sekretessbelagda uppgifter inte ska förekomma i handlingen och i regel inte behöver förväntas. Alla handlingar som begärs för utlämnande ska granskas innan de lämnas ut för att se om sekretessbelagda uppgifter förekommer.

Skyddsklasser

Det finns fyra olika skyddsklasser; 0,1,2 och 3.

0: Information spridas fritt inom och utom förbundet utan negativa konsekvenser.

1: Information som endast ska spridas till medarbetare inom förbundet och till externa som har behov av informationen

2: Information bör endast vara tillgänglig för medarbetare som har behörighet att se informationen.

3: Information ska endast vara tillgänglig för medarbetare som har särskild behörighet att se informationen.

Sida 6 (45)

Förbundsövergripande

Styrdokument Alla styrdokument ska registreras i Daedalos
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Policy, riktlinjer, instruktioner, rutiner	Förbundsledn ingen	O/ledningsgrupp/styr dokument	Gallras vid inaktualite t	Det kan finnas anledning att bevara styrdokument som är av större vikt för förbundet och där historiken behöver bevaras.	-	0	-
Checklistor	Förbundsledn ingen	O:/ledningsgrupp/sty rdokument	Gallras vid inaktualite t	Det kan finnas anledning att bevara styrdokument som är av större vikt för förbundet och där historiken behöver bevaras.	-		-
Dokumenthanteringspla n	HR				-	1	-
Arkivförteckning		O:, arkivbox	Bevaras		-	-	-
Förbundsordning	Förbundsledn ingen	O:/ ledningsgrupp/styrdo kument	Bevaras		-	0	-
Handlingsprogram	Förbundsledn ingen	O:/ ledningsgrupp/styrdo kument	Bevaras		-	1–2	-
Delegationsordning	Förbundsledn ingen	O:/ ledningsgrupp/styrdo kument	Bevaras		-	1	-

Sekretessdokument
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Olika typer av sekretessdokument	Förbundsledn ingen	O: /Daedalos/Säkerhe tsskåp	Gallras vid inaktualitet	Det kan finnas anledning att bevara sekretessdokument som är av större vikt för förbundet och där historiken behöver bevaras.	Ja	2–3	X
Hemliga dokument	Förbundsledn ingen	Säkerhetsskåp	Gallras vid inaktualitet	Det kan finnas anledning att bevara hemliga dokument som är av större vikt för förbundet och där historiken behöver bevaras.	-	4	--

Avtal
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Avtal, kontrakt, överenskommelser av mindre vikt för verksamheten		Pärm, Daedalos, O:	2 år efter utgånget avtal	Original i pärm per avdelning	-	1	-
Avtal, kontrakt, överenskommelser av större och/eller långvarig vikt för verksamheten		Pärm i avtalsbokhyllan	Bevaras	Exempelvis SOS-avtalet och IVPA- avtalet	-	2	-
Uppsägning av avtal		Pärm i avtalsbokhyllan	Bevaras		-	0–1	-
Hyresavtal		Pärm i avtalsbokhyllan	Bevaras		-	1	-
Försäkringsbrev		Pärm i avtalsbokhyllan	Gallras vid inaktualitet		-	1	-

Information av ringa eller tillfällig betydelse

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Inkomna och utgående meddelande av tillfällig och rutinmässig karaktär.

Gallras vid inaktualitet

Meddelanden för kännedom, av ringa betydelse för verksamheten, som inte berör verksamheten. Kan vara e-post, pappersbrev, inlägg på

webbplats mm

Post, e-post och kalender
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
E-postmeddelanden som inte kan hänföras till ett ärende eller projekt, som skickats för kännedom eller som inte berör förbundets verksamhet		Epostbrevlåda	Gallras årligen	Eposten ska inte användas som ett arkiv.	-	0	-
Medgivande till postöppning		Pärm i avtalsbokhyllan	Gallras vid inaktualitet		-	1	-
Inkomna och utgående meddelande av tillfällig och rutinmässig karaktär.			Gallras vid inaktualitet		-	1	-

Telefon

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Fotografier tagna i tjänsten

I telefonen

Gallras vid inaktualitet

Se även under Räddning, Fotografier från skadeplats

Kan vara

0–3

Kan vara

Telefon

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Information i

tjänstetelefoner förutom fotografier

I telefonen

Gallras vid inaktualitet

Kan vara sms, mms, information i röstbrevlåda mm

0–3

Id-kort och taggar

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Kvittens för tillfälliga id- kort /inpasseringskort

Pärm i insatsledarkontoret

Gallras efter

inaktualitet

Avser passerkort under korta perioder t.ex. LIA, hantverkare.

Förlagor till skannade dokument

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Förlagor till skannade dokument

Gallras vid inaktualitet

Förlagan (pappersdokument) gallras efter inskanning

Råd och information
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Förfrågan som kräver formellt svar, ett ställningstagande från GR		Daedalos	Bevaras	Inkommer från medborgare, andra myndigheter mm. Telefonsamtal dokumenteras i en tjänsteanteckning som diarieförs i Daedalos.	X	1–2	X
Enklare frågor som ställs på plats eller via e-post alt telefon			Gallras vid inaktualitet	Kräver ingen tjänsteanteckning eller diarieföring.	-	0–1	-

Register och loggar
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Diarium		Daedalos	Xxxxxxx	Xxxxxxxx fungerar som förbundets diarium, och all information som är relaterad till ärenden ska bevaras.	Kan vara	2–3	X
Objektregister		Daedalos	Gallras vid inaktualitet	Uppdateras löpande, gallring sker vid uppdatering	-	2	-
Register över kontaktpersoner		Daedalos	Gallras vid inaktualitet	Uppdateras löpande, gallring sker vid uppdatering	-	1–2	X
Fastighetsregister		Daedalos	Gallras vid inaktualitet	Uppdateras löpande, gallring sker vid uppdatering	-	2	x
Cookiefiler och övriga temporära internetfiler			Gallras vid inaktualitet		-	1	-
Loggar för e-post samt kopiator		I respektive system	Gallras vid inaktualitet	När de inte längre behövs för kontroll av överföring eller för återsökning	-	1	-

Förbundsledning

Övriga handlingstyper
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Kallelse till direktionsmöte		Pärm, O:, Intranät/externweb b	Bevaras/1 0 år/3 år	Bevaras i pappersform, digitalt på O: gallras efter 10 år, samt efter 3 år på webben (intranät och externwebb)	-	0	-
Protokoll med bilagor		Pärm, O:, Intranät/externweb b	Bevaras/1 0 år/3 år	Bevaras i pappersform, digitalt på O: gallras efter 10 år, samt efter 3 år på webben (intranät och externwebb)	-	0	-
Anslagsbevis			Gallras vid inaktualitet	Publiceras på digital anslagstavla på externa webbplatsen.	-	0	-
Protokollsutdrag		Pärm, Daedalos, O:, Intranät/externweb b	Bevaras/1 0 år/3 år	Bevaras i pappersform och digitalt i Daedalos, digitalt på O: gallras efter 10 år, samt efter 3 år på webben (intranät och externwebb)	-	0	-
Förtroendemannaregist er		Pärm, O:	Bevaras/1 0 år	Bevaras i pappersform, digitalt i Daedalos gallras efter 10 år	-	0	-

Verksamhetsstöd

Ekonomi

Budget
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Budget, flerårsbudget	Ekonomi	O: pärm	Bevaras som bilaga i direktionen s protokoll, övriga exemplar gallras efter 2 år		-	-	-
Budgetuppföljning	Ekonomi	O: pärm	Gallras efter 2 år		-	-	-

Redovisning och bokslut
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Årsredovisning / Bokslut	Ekonomi	O: pärm	Bevaras som bilaga i direktione ns protokoll, övriga exemplar gallras vid inaktualitet	Inaktualitet inträder när handläggare inte har behov av att gå tillbaka till övriga exemplar	-	-	-
Rapporter ur ekonomisystem	Ekonomi	Pärm	Gallras efter 2 år		-	-	-
Inkommande fakturor med underlag	Ekonomi		Gallras efter 10 år	Fakturor skannas, och pappersfakturorna förvaras hos skanningsföretaget	-	-	-

Redovisning och bokslut
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Fakturaunderlag kundfakturor	Ekonomi	Pärm	Gallras efter 10 år		-	-	-
Rekvisitioner vid inköp	Ekonomi	Pärm	Gallras efter 2 år		-	-	-
Fakturamakuleringar	Ekonomi	Pärm	Gallras efter 10 år		-	-	-
Bokföringsorder	Ekonomi	Pärm	Gallras efter 10 år		-	-	-
Dagrapporter	Ekonomi	Pärm	Gallras efter 10 år		-	-	-
Avstämningar	Ekonomi	Pärm	Gallras efter 10 år		-	-	-

Upphandlingar
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Upphandlingshandlingar	Förbundsledn ingen		Gallras vid inaktualitet	Kan t.ex. röra sig om uppdrag, tidplan, annonser, sändlistor, anbudsunderlag, frågor/kompletteringar/förtydliga nde rörande anbud, öppningsprotokoll, upphandlingssvar samt överklaganden. Hanteras och förvaras hos Inköp Gävleborg. Gallras när överklagandetiden löpt ut	-	-	-
Tilldelningsbeslut och avtal		Daedalos	Bevaras		-	-	-

HR

Arbetsmiljö
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Anmälningar om arbetsskada och tillbud	HR	RIA	Bevaras	RIA, Innan RIA (2019) sparas anmälningar i Personakt.	-	2	X
Anmälningar om arbetsskada och tillbud, sammanställning	HR	O:\Raddning\Verks amhetsstöd\3. HR\Uppföljning RiA	Bevaras	Tidigare sammanställning (före 2019) finns på O:\Raddning\Verksamhetsstöd\3 . HR\Digitalt arkiv Underlag till sammanställning för tertialrapport och årsredovisning	-	2	X
Arbetsmiljöutredning	HR	O: Raddning\lednings grupp\arbetsmiljö\a rbetsmiljöutredning ar	Bevaras	Kan vara sekretess beroende på innehållet i utredningen.	Se kommentar	2–3	X
Protokoll från skyddsrond och brandskyddsrond	HR	RIA	Bevaras	Under menyn Riskhantering	-	2	X
Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar	HR	O:\Raddning\Verks amhetsstöd\1. Gemensamt\1.1 Möten\APT och månadsmöten	Gallras efter 5 år	Alla enheter ska ha en mapp för APT	-	2	X
Minnesanteckningar från 1:1 möten	Samtliga chefer	M:\ hos respektive chef	Xxxxxxx vid inaktualitet dock senast efter 5 år		-	3	X

Avveckling av personal
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Betyg	HR	Personakt	Bevaras	Personakt	-	2

Avveckling av personal
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Arbetsgivarintyg A- kassa	HR			Beställs via HR-Service och skickas av dem	-	2	X
Arbetsgivarintyg anställningstid	HR			Beställs via HR-Service och skickas av dem	-	2	X
Ansökan om Pension/Entledigande	HR	Personakt	Bevaras	Attesterad blankett scannas och skickas till HR-Service. Original sparas i personakt	-	2	X
Beslut om avgång/uppsägning	HR	Personakt	Bevaras	Personakt	OSL Kap39 §2	2	X
Beslut om avgångsvederlag	HR	Personakt	Bevaras	Personakt	OSL Kap39 §2	2	X
Varsel	HR	Personakt	Bevaras/g allras 2 år	Varsel som ej leder till avslut gallras efter 2 år, varsel som leder till avslut ska bevaras	-	2	X
Dödsfall (bouppteckningsintyg)	HR	Personakt	Bevaras	Personakt	-	2	X

Personaluppföljning
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Tjänstbarhetsintyg för medarbetare som innehaft vikariat som varat längre än 3 månader, sammanställning	HR	Pärm hos HR vi låst skåp	Gallras/ vid 10 år		OSL Kap39 §2	2	X
Personakter för medarbetare som innehaft vikariat som varat längre än 3 månader	HR	Personakt	Bevaras		-	2	X

Personaluppföljning
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Semesterlistor HR	Samtliga chefer		Gallras efter 3 år		-	1	X
Bevakningslistor för övertid, semester och komptid	HR	O:\Raddning\Verks amhetsstöd\3. HR\Lönehantering\ Rapporter övertid, flex och semester	Gallras efter 10 år	Tas ut som rapport ur personalsystemet Personec	-	2	X

Samverkan med facken
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Protokoll från förhandlingar och samverkan	HR	O:\Raddning\Verks amhetsstöd\3. HR\Samverkan ,Intranät	Bevaras /gallras Intranätet	Bevaras digitalt. Intranätet gallras efter 3 år. Beror på ärende, vanligtvis ej sekretess.	-	2	X
Protokoll från förhandlingar rörande enskild medarbetare	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\Förhandling ar, personakt	Bevaras/1 0 år	Bevaras i personakt, gallras på O: efter 10 år. Sekretess beroende på.	-	2	X

Kompetensutveckling
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Utbildningsbevis för t.ex. utbildning hos MSB	HR	Personakt	Bevaras		-	-	X
Dokumentation från resultat- och utvecklingssamtal RUS	Samtliga chefer	Personlig mapp eller i låst skåp	Gallras efter 5 år		-	2	X

Kompetensutveckling

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Dokumentation kring nätverksträffar,

studieresor, utbildningar mm

Medarbetare

Gallras vid inaktualitet

Löneöversyn
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Underlag för lönesättning	HR	M:\	Gallras vid inaktualitet		-	2	X
Tidplaner för löneöversyn	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\löner	Gallras vid inaktualitet		-	-	-
Protokoll från löneöversyn med underlag	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\löner, personakt	Bevaras/1 0 år	Bevaras i pappersform, digitalt gallras efter 10 år	-	2	X
Facklig tillhörighet	HR	Personec	Gallras vid inaktualitet	Efter avslutad löneöversyn	-	3	X
Dokumentation för löneutrymme	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\löner	10 år		-	2	X

Löneadministration
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Sjuk/frisk-anmälan	HR	Personec			OSL	2	X
Beslut om införsel av lön samt avslut	HR	Pärm/Ekonomi	Gallras vid inaktualitet	Inkommer från Kronofogden. Xxxxxxx och skickas till lönesupport via ärende. Inaktualitet inträder vid avslutat ärende	OSL Kap39 §2	2	X

Löneadministration
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Tidrapporter RiB	HR	Pärm hos HR	Gallras efter 5 år		-	2	X
Handlingar som tillkommit i samband med skatteavdrag, jämkning samt skattetabeller	HR	Personec	Gallras vid inaktualitet	Löneservice hämtar den varje månad från Skatteverket en skattefil som körs in i Personec inför varje lönekörning.	-	3	X
Kontrolluppgifter	HR	Pärm	Gallras efter 10 år	Sedan 2020 är kontrolluppgifterna digitala i lönesystemet.	-	3	X
LAS- blanketter/företrädesrätt	HR	Personakt	Bevaras		-	2	X
Ledighetsansökan	HR	Personec	Gallras efter 5 år	Personec, befintliga gallras 2025	-	2	X
Löneavräkningslistor	HR	Pärm HR	Gallras efter 2 år	Personec, befintliga gallras 2022	-	2	X
Diverse lönelistor	HR	Pärm HR	Gallras efter 10 år	Personec, befintliga gallras 2030	-	2	X
Redovisning av arbetsgivaravgifter/preli minärskatt	HR	Pärm Ekonomi	Gallras efter 10 år		-	3	X
Redovisning av övertid	HR	O:\Raddning\Verks amhetsstöd\3. HR\Lönehantering\ Rapporter övertid, flex och semester	Gallras efter 10 år		-	2	X
Reseräkningar, traktamentsersättningar, bilersättningar	HR	Pärm HR	Gallras efter 5 år	Personec, befintliga gallras 2025	-	2	X

Pension
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
AFA-beslut	HR	Personakt	Bevaras		-	3	X
Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande	HR	Personakt	Xxxxxxx	Xxxx två år, sedan personakt	-	2	X
Pensionslösningar, avtal om särskilda	HR	Personakt	Bevaras		OSL Kap39 §2	2	X
Signallistor/rättelselistor	HR	Pärm	Gallras efter 2 år		-	3	X
Återkrav om pensioner	HR	Personakt	Bevaras		-	3	X

Personalärenden
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Handlingar rörande disciplinärenden	HR	Personakt, O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\Förhandling ar	Bevaras/G allras efter 10 år		OSL Kap39 §2	2	x
Enskilda överenskommelser	HR	Personakt, O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\Förhandling ar	Bevaras/G allras efter 10 år		OSL Kap39 §2	2	x

Rehabilitering
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Rehabiliteringsutredning	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\personaläre nden, Personakt	Bevaras/G allras efter 10 år	Ansvarig chef kan även ha utredning under tiden den är aktuell på M, den ska gå gallras vid inaktualitet.	OSL Kap39 §2	2	X
Handlingsplan	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\personaläre nden, Personakt	Bevaras/G allras efter 10 år	Ansvarig chef kan även ha utredning under tiden den är aktuell på M, den ska gå gallras vid inaktualitet.	OSL Kap39 §2	2	X
Beslut från Försäkringskassan	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\HR -låst mapp\personaläre nden Personakt	Bevaras		OSL Kap39 §2	2	X
Läkarintyg	HR	Pärm hos HR	Gallras 3 år efter avslutad sjukskrivni ng	I låst skåp	OSL Kap39 §2	2	X

Rekrytering
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Annons	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\Re krytering	Gallras vid inaktualitet		-	0	-
Anställningsavtal	HR	O:\Raddning\Verks amhetsstöd\3. HR\Digitalt arkiv\Anställningsa vtal och Personakt	Bevaras	Original i Personakt	-	2	X
Ansökningshandlingar för antagna sökanden	HR	Personakt	Bevaras		-	2	X

Rekrytering
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Ansökningshandlingar från icke antagna sökanden	HR	Epost för jobbansökningar	Gallras efter 2 år		-	2	X
Intresseansökningar/spo ntanansökningar	HR	Epost för jobbansökningar	Gallras efter 2 år		-	2	X
Sekretessförbindelse	HR	Personakt	Bevaras		-	2	-
Utlåtande och referenser från rekryteringskonsulter	HR	O:\Raddning\LED NINGSGRUPP\Re krytering	Gallras vid inaktualitet	Inaktualitet inträder när rekryteringsprocessen är avslutad	-	2	X

Introduktion

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Introduktionsplan

Medarbetare och chef

Personakt

Gallras vid inaktualitet

Bisyssla

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Anmälan om bisyssla

Personakt/Xxxxxxx s

Bevaras

Notering även i Daedalos för nya anmälningar från 2021-06, Original i personakt

Vikarier/Praktikanter

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

LiA namn och kontaktuppgifter

Funktionsomr

ådeskoordina tor

Digitalt alt.

pappersformat hos utsedd ansvarig

Gallras inaktualitet

Kommer via mejl från MSB

Gallras efter avslutad praktikperiod

Vikarier/Praktikanter
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Prao namn och kontaktuppgifter	Funktionsomr ådeskoordina tor	Digitalt alt. pappersformat hos utsedd ansvarig	Gallras vid inaktualitet	Kommer från kommunen Gallras efter avslutad praktikperiod	-	2	X
Vikarieförteckning	Enhetschefer	Teams Gästrike listor	Gallras vid inaktualitet	Gruppen kräver behörighet	-	1	X
Planering av arbetspass för vikarier	Enhetschefer	Teams Gästrike listor		Gruppen kräver behörighet	-	1	-
Kontaktlista för medarbetare	Styrkeledare	Informera	Gallras vid inaktualitet	I syfte att kunna skicka ut information till medarbetare och kalla in medarbetare	-	1	X
Kontaktlista för medarbetare	Styrkeledare	SuperText	Gallras vid inaktualitet	syfte att kunna skicka ut information till medarbetare och kalla in medarbetare	-	1	X

Kommunikation

Informationsmaterial
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Tryckt årsredovisning/tertial	Kommunikati onsstrateg	Närarkiv	Xxxxxxx	Xxxxxxx i 2 exemplar i arkiv	-	0	X
Broschyrer och informationsmaterial producerat inom myndigheten	Kommunikati onsstrateg	O:	Gallras vid inaktualitet	Lagras kronologiskt årsvis	-	0 externt material 1 internt material	X

Webbplats
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Nyheter på webbplats och intranät	Kommunikati onsstrateg	I EpiServer	Gallras vid inaktualitet		-	0 webbplats 1 intranät	X
Periodiska uttag av webbplats	Kommunikati onsstrateg	O:	Bevaras	Bild av startsida med undersidor sparas som pdf. Varje år i januari månad. Lagras kronologiskt årsvis.	-	0	-

Sociala medier
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/g allras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Inlägg på sociala medier av vikt för verksamheten	Kommunikati onsstrateg	Daedalos	Bevaras	Ska diarieföras i Daedalos och tas bort från det sociala mediet	-	0	X
Inlägg på webbplats samt sociala medier av liten eller tillfällig betydelse för verksamheten	Kommunikati onsstrateg		Gallras vid inaktualitet	Aktuell information på webbplats, enkla frågor, kommentarer och inlägg via sociala medier (inlägg för kännedom eller som inte berör verksamheten)	-	0	X

Sociala medier

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/g

allras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Inlägg på sociala medier av kränkande eller stötande karaktär

Kommunikati onsstrateg

Daedalos

Gallras från mediet omedelbart och diarieförs i

Daedalos

2 - 3

Övriga handlingstyper
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Pressmeddelande från kommunikationsfunktion en	Kommunikati onsstrateg	O:	Bevaras	Lagras kronologiskt årsvis	-	0	-
Annonser	Kommunikati onsstrateg	O:	Gallras vid inaktualitet		-	0	-
Grafisk profil	Kommunikati onsstrateg	O:	Gallras vid inaktualitet		-	0	-
Nyhetsbrev RIB	Kommunikati onsstrateg	O:	Bevaras		-	1	X
Foton och rörlig bild	Kommunikati onsstrateg	O:	Gallras vid inaktualitet		-	0 externt material 1 internt material	X

Avdelning Räddning & Säkerhet

Hantera fordon
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Nyckelförteckning	Enhetschef	Xxxx	Xxxxxxx vid inaktualitet	Förvaras i nyckelskåp hos arbetsledare för skiftet. Gäller interna nycklar.	-	2	-
Fordonsförteckning	Fordonsansv arig	O:\Raddning\Prod uktion\Fordon\Ford onslista	Gallras vid inaktualitet	Förteckningen uppdateras löpande när förändringar i fordonsbeståndet sker	-	1	-
Registreringsbevis	Fordonsansv arig	Pärm på station Gävle	Gallras vid inaktualitet	Lämnas till ny ägare. Skickas till Transportstyrelsen vid skrotning.	-	2	-
Besiktningsprotokoll, fordonsbesiktning	Fordonsansv arig	Digitalt via inloggning hos leverantör av besiktningstjänst	Gallras vid inaktualitet	Förvaras hos administration. Inaktualitet inträder när ny besiktning genomförts	-	1	-
Instruktioner rörande fordon	Fordonsansv arig	Se anmärkning	Gallras vid inaktualitet	Förvaras digitalt eller analogt på respektive station. Gallras när bilen inte längre är i GRs ägo.	-	0	-

Hantera materiel
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Instruktioner	Övningsinstru ktörer	Xxxx & O:	Gallras vid inaktualitet	Förvaras på respektive station. Samt under O:	-	0	-
Följesedlar	Budgetansva riga	Hos budgetansvariga	Gallras vid inaktualitet	Tas emot och gallras löpande.	-	0	-

Övriga handlingstyper
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Larmplan		Daedalos	Gallras vid inaktualitet	Larmplanerna ligger centralt hos SOS	OSL kap 18 §13	2–3	-
Operativa rutiner, instruktioner	Ledningsgrup p RoS Operativt stöd Räddningsch ef	Intranätet	Bevaras/G allras vid inaktualitet	Uppdateras vid behov. Gällande rutin ligger publicerad på intranätet Ansvarig för hanteringen beror på omfattning av rutin och instruktion.	-	1	-
Övningsplan/uppföljning av genomförda aktiviteter. Övningsunderlag	Ledningsgrup p RoS	Daedalos	Gallras 5 år efter att uppdaterin g skett	Ständig uppdatering i Daedalos	-	1	-
Insatsplan	Operativt stöd	Xxxxxxxx	Xxxxxxx 3 år efter att ny version skapats	Insatsplanen förvaras under verksamheten i Daedalos.	OSL kap 18 §13	3	X
Sakkunnigutlåtande	Operativt stöd	Daedalos	Bevaras/G allras vid inaktualitet		OSL kap 18 §1, kap 32 §8	2–3	X
Olycksutredning	Operativt stöd	Daedalos	Bevaras/G allras vid inaktualitet		OSL kap 18 §1, kap 32 §8	2–3	X
Händelserapport	Räddningsled aren	Daedalos	Bevaras	Skickas till MSB efter färdigställande	OSL kap 32 §8	1–3	X
Insatsutvärderingar	Operativt stöd	Daedalos	Bevaras	Läggs in under ärendetyp insatsutvärdering. Avser utvärdering som operativt stöd har behandlat.	OSL kap 32 §8	1–3	X
Övriga avvikelser		XxX	Xxxxxxx 5 år efter genomförd åtgärd	Xxxxxx in som övrig avvikelse i RiA	-	1	-

Övriga handlingstyper
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Anteckningar avlastande samtal: deltagare samt tidpunkt			Gallras	Inga anteckningar ska sparas	-	-	-
Radio - systemuppbyggnad	Systemteknik er	OneDrive – systemtekniker samt O:\Raddning\Oper ativt stöd\5. Operativ teknik\RAKEL	Bevaras	Systemtekniker har original Förvaring under Operativt stöd är säkerhetskopia.	OSL kap 18 §13	2	-
Telefoni	Systemteknik er	O:\Raddning\Förbu ndsövergripande stöd\IT\Telefoni\Te lefonlistor	Gallras vid inaktualitet	Lista med telefonabonnemang, nätverk samt porttelefonslista	-	2	X
Tillstånd Post- och telestyrelsen	Systemteknik er	Daedalos	Bevaras		-	1	-
Fotografier från skadeplats	Räddningsled aren	Daedalos	Bevaras/G allras vid inaktualitet	Xxxxxxx i händelserapporten. Skickas till MSB efter färdigställande av händelserapporten. Xxxxxxx från telefoner efter att fotografierna är inlagda i händelserapporten.	OSL kap 32 §8	1–3	X
Film från skadeplats		Sparas lokalt på server från dator i IL-rum	Bevaras/G allras vid inaktualitet	Avser filmer från kroppskameror och drönare. Filmerna raderas automatiskt efter 3 månader.	OSL kap 32 §8	1–3	X
Övning av kommunal plan för räddningsinsats		Daedalos	Bevaras/G allras vid inaktualitet	Registreras på verksamheten i Daedalos.	-	-	-
Registerkontroll/säkerhe tsklassning av medarbetare	Säkerhetssky ddschef	Säkerhetsskåp	Bevaras/G allras vid inaktualitet	Både digitala- och pappersdokument. Gallras och avregistreras då tjänsten ej längre kräver säkerhetsklassning eller då medarbetaren slutar.	OSL kap 15 §2	3	X

Övriga handlingstyper
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Krigsplaceringar medarbetare	HR-chef	Säkerhetsskåp	Bevaras/G allras vid inaktualitet	Både digitala- och pappersdokument. Gallras årligen – medarbetare som slutat avregistreras.	OSL kap 38 §1	3	X
Rullbandtest	Enskild medarbetare	Hos enskild medarbetare	Gallras vid inaktualitet	Enskild medarbetare förvarar dokumentet enskilt. Kan gallras efter registrering i Daedalos.	-	2	X
Testprotokoll nyanställningar	Enhetschef	Pärm	Gallras vid inaktualitet	Gallras när rekryteringsprocess är avslutad	-	2	X

Lagstadgade kompetensbevis

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Motorsåg, arbete på väg, terräng och lift, förarbevis,

Utbildningsin struktör

Digitalt. O:\Raddning\Prod

uktion\Lagstadgad e kompetensbevis

Gallras vid inaktualitet

Förteckningar över personal som genomgår utbildningar.

Samhällsskydd

Tillsyn Gäller tillsyn inom LSO, LBE, Händelsebaserad tillsyn samt Samplanerad tillsyn LSO och LBE
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Beslut om händelsebaserad tillsyn	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Medtags vid tillsynstillfället. Arbetsmaterial.	-	2	-
Avisering om tillsyn	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till verksamheten och fastighetsägare. Arbetsmaterial	-	2	-
Faktureringsunderlag	Handläggare för ärendet	Papper	Gallras efter registrerin	Medtags vid tillsynstillfället. Innefattar uppgifter som adress, organisationsnummer, kontaktperson eller	-	2	-

Tillsyn Gäller tillsyn inom LSO, LBE, Händelsebaserad tillsyn samt Samplanerad tillsyn LSO och LBE
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
			g i Daedalos	fakturareferens. Gäller ej LSO 2:4. Arbetsmaterial.
Korrespondens	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar eller mejlkorrespondens som inkommer eller utgår och har betydelse för ärendet. Exempel på handlingar är brandskyddsdokumentationer och riskanalyser etc.	-	2	-
Tjänsteanteckning	Handläggare för ärendet	Daedalos eller pappersform	Bevaras i Daedalos /Gallras efter registrerin g i Daedalos	Skickas till medverkande vid tillsyn. Slutversion finns i Daedalos. Arbetsmaterial.	-	2	-
Beslut	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Kan vara gynnande eller beslut om föreläggande, förbud, vite samt avslut av ärende. Arbetsmaterial.	-	2	-
Överklagan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamhet eller fastighetsägare, skickas till Länsstyrelsen efter rättidsprövning. Arbetsmaterial.	-	2	-
Delgivning	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas ut i pappersbrev. Arbetsmaterial.	-	2	-
Mottagningsbekräftelse	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Kommer in i pappersform eller via e-post. Papper skannas och läggs in i Daedalos. Pappersoriginalet gallras efter inskanning. Arbetsmaterial.	-	2	-
Ärendelogg	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Redogörelse för händelser i ärendet, upprättas av räddningstjänsten. Arbetsmaterial.	-	2	-

Tillsyn Gäller tillsyn inom LSO, LBE, Händelsebaserad tillsyn samt Samplanerad tillsyn LSO och LBE
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Tillsynsplan, årlig	Enhetschef	O:\Raddning\Samh ällsskydd	Gallras vid inaktualitet	Planen uppdateras löpande under året, och gallras i sin helhet efter årsskiftet. Dokumentet heter ”Samhällsskydd”	-	2	-
Tillsynsplan, hel mandatperiod	Förbundsledn ing Enhetschef	O:\Raddning\Proje kt\Handlingsprogra m	Bevaras	Uppdateras varje mandatperiod. Beskriver inriktning av tillsyner under mandatperioden och fungerar som planeringsunderlag för årlig tillsynsplan. Antas av direktion. Innehåller inget som är sekretessbelagt.	-	0	-

Alkoholärenden
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från tillståndsavdelningar för alkoholservering. Finns i Daedalos. Innehåller namn, adress, personnummer, telefonnummer	OSL	2	X
Förfrågan om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Komplettering vid tillståndsansökan. Kan innehålla bolagsnamn/organisationsnumm er, adress, namn. Ska läggas in i Daedalos även om det är mailkonversation. Klassas som arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från tillståndsenheten eller sökande. Klassas som arbetsmaterial.	-	2	-

Alkoholärenden
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras		-	2	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar för kännedom som inkommer från tillståndsavdelningar för alkoholservering, exempelvis beviljat eller återkallat tillstånd enligt alkohollagen. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer.	OSL	2	X

Byggärenden
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från bygglovsavdelningar i kommunerna. Kan innehålla namn, personnummer, telefonnummer, adress	OSL	2	X
Förfrågan komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Kan innehålla fastighetsbeteckning, adress. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Kan innehålla fastighetsbeteckning, adress. Arbetsmaterial.	-	2	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Arbetsmaterial	-	2	-

Byggärenden

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Information för kännedom

Handläggare för ärendet

Daedalos

Bevaras

Handlingar för kännedom som inkommer från bygglovsavdelningarna, exempelvis protokoll slutsamråd, slutbesked eller brandskyddsdokumentationer.

Kan innehålla namn, personnummer, telefonnummer, adress.

OSL

Planärenden
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från planavdelningar i kommunerna. Finns i Daedalos	-	0	-
Förfrågan om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras		-	0	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras		-	0	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras		-	0	-
Remissfråga	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till annan myndighet	-	0	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar för kännedom som inkommer från planavdelningarna, exempelvis underrättelse inför antagande	-	0	-

Ordningsärenden
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Polisen. Kan innehålla personnummer, namn, adress, telefonnummer.	OSL	2	X
Förfrågan om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till polisen. Kan innehålla namn och adress. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer via mail som ska registreras i Daedalos. Arbetsmaterial.	-	2	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Arbetsmaterial. Namn, adress, fastighetsbeteckning	-	2	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar för kännedom som inkommer från Polisen, exempelvis beviljat tillstånd enligt ordningslagen. Kan innehålla personnummer, namn, adress, telefonnummer.	OSL	2	X

Remiss rörande tillstånd (miljöbalken)
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen eller verksamheten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Förfrågan om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	arbetsmaterial	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	arbetsmaterial	-	2	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	arbetsmaterial	-	2	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar för kännedom som inkommer från Länsstyrelsen eller kommunens miljöavdelning,	-	2	-

Remiss rörande tillstånd (miljöbalken)

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

exempelvis beviljat tillstånd

enligt miljöbalken.

Remiss rörande hotell- och pensionatrörelse (lag om hotell- och pensionatrörelse)
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Inkommen handling rörande tillståndsbevis/återkallan de av tillståndsbevis	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Polisen. Kan innehålla personnummer, namn, adress, telefonnummer	OSL	2	X
Förfrågan om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till polisen/sökande	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från polisen/sökande	-	2	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Utgående handling till polisen	-	2	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar för kännedom som inkommer från Polisen, exempelvis beviljat/återkallat tillstånd enligt lag om hotell- och pensionatsrörelse.	OSL	2	X

Säkerhetsrapport (sevesolagen)
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Begäran om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-

Säkerhetsrapport (sevesolagen)
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar för kännedom som inkommer från Länsstyrelsen, exempelvis slutgiltig säkerhetsrapport. Arbetsmaterial.	-	2	-

Sevesotillsyn protokoll
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Förfrågan om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-

Samråd enligt Xxxxxx XXX-direktivet
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamheten eller Länsstyrelsen. Exempelvis säkerhetsrapport, riskanalyser etc. Arbetsmaterial.	-	2	-
Förfrågan komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-

Samråd enligt Xxxxxx XXX-direktivet
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen/verksamheten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Handlingar för kännedom som inkommer från Länsstyrelsen, exempelvis slutgiltig samrådsredogörelse. Arbetsmaterial.	-	2	-

Farlig verksamhet
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Beslut om farlig verksamhet	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen, innefattar beslut eller upphävande beslut om farlig verksamhet. Arbetsmaterial.	-	2	-
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen. Begäran om samråd rörande farlig verksamhet. Arbetsmaterial.	-	2	-
Yttrande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamheten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Förfrågan komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Information för kännedom	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-

Tillstånd egensotning
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/g allras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Ansökan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från privatperson. Innehåller personnummer, namn, adress, telefonnummer, mailadress	OSL	2	X
Begäran om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Utgående handling från handläggare till sökande. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommen handling från sökande till handläggare. Beroende på typ av komplettering så kan adress, namn, personnummer, mailadress ingå	OSL	2	X
Begäran om bedömning av sökandes lämplighet	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till sotningsentreprenören. Kan innehålla namn, adress, personnummer, telefonnummer, mailadress.	OSL	2	X
Remissvar	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från sotningsentreprenören. Kan innehålla namn, adress, personnummer, telefonnummer.	OSL	2	X
Beslut (medgivande alternativt avslag)	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till privatperson. Kan innehålla namn, adress, personnummer, mailadress, telefonnummer.	OSL	2	X
Återtagen ansökan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från privatperson. Kan innehålla namn, adress, personnummer, telefonnummer, mailadress.	OSL	2	X
Beslut om upphört medgivande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till privatperson. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer	OSL	2	X

Tillstånd egensotning
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/g allras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Ärendelogg	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Redogörelse för händelser i ärendet, upprättas av räddningstjänsten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Sotningsjournal	Handläggare för ärendet			Förvaras hos sotarna enligt avtal. Tror att adress, fastighetsbeteckning ingår i journalen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Register/kontrollbok	Handläggare för ärendet			Förvaras hos sotningsentreprenören. Ett utdrag begärs in årligen	-	2	-
Brandskyddsprotokoll	Handläggare för ärendet			Förvaras hos sotningsentreprenören.	-	2	-

Tillstånd lagen om brandfarliga och explosiva varor, LBE - explosiva varor
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Ansökan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamhet eller privatperson. Kan innehålla namn, personnummer, mailadress, adress, riskutredning, planritning	-	2	X
Begäran om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Arbetsmaterial	-	2	-
Mottagningsbekräftelse	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till sökande	-	2	-
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till annan myndighet. Kan innehålla namn, personnummer, mailadress, telefonnummer	OSL	2	X

Tillstånd lagen om brandfarliga och explosiva varor, LBE - explosiva varor
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Remissvar	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från annan myndighet. Kan innehålla namn, personnummer, mailadress, telefonnummer.	OSL	2	X
Begäran om utdrag ur brottsregistret	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Polisen. Kan innehålla namn, personnummer	OSL	2	X
Utdrag ur brottsregistret	Handläggare för ärendet	Pärm hos handläggare i ett låst kontor	Gallras när överklaga ndetiden gått ut	Inkommer till handläggaren från polismyndigheten. Kan innehålla namn, personnummer, känslig information från brotts och misstankeregistret.	OSL	3	X
Beslut om förlängd handläggningstid	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Ärenden med omfattande utredningsarbeten. Beslutet skickas till sökande. Arbetsmaterial.	-	2	-
Beslut (medgivande eller avslag)	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till sökande. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer, mailadress.	OSL	2	X
Återkallande av tillstånd	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till tillståndsinnehavaren. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer, mailadress.	OSL	2	X
Överklagan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från sökande, skickas till Länsstyrelsen efter rättidsprövning. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer, mailadress	OSL	2	X
Avsyningsprotokoll	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Upprättas efter besök vid verksamheten inför tillståndsgivning. Arbetsmaterial.	-	2	-

Tillstånd lagen om brandfarliga och explosiva varor, LBE - explosiva varor

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Ärendelogg

Handläggare för ärendet

Daedalos

Bevaras

Redogörelse för händelser i ärendet, upprättas av räddningstjänsten.

Arbetsmaterial.

Tillstånd lagen om brandfarliga och explosiva varor LBE- brandfarliga varor
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Ansökan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamhet eller privatperson. Kan innehålla namn, personnummer, mailadress, adress, riskutredning, planritning	OSL	2	X
Begäran om komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till verksamheten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamheten eller privatperson. Arbetsmaterial	-	2	-
Mottagningsbekräftelse	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till sökande mottagen ansökan är komplett. Arbetsmaterial.	-	2	-
Remiss	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till annan myndighet. Arbetsmaterial, kan innehålla namn, personnummer	OSL	2	X
Remissvar	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från annan myndighet. Arbetsmaterial, kan innehålla namn, personnummer	OSL	2	X
Beslut om förlängd handläggningstid	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Ärenden med omfattande utredningsarbeten. Beslutet skickas till sökande.	-	2	-
Beslut (medgivande eller avslag)	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till sökande. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer, mailadress	OSL	2	X

Tillstånd lagen om brandfarliga och explosiva varor LBE- brandfarliga varor
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Återkallande av tillstånd	Handläggare för ärendet	Xxxxxxxx	Xxxxxxx	Skickas till tillståndshavare. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer, mailadress	OSL	2	X
Överklagan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från sökande, skickas till Länsstyrelsen efter rättidsprövning. Kan innehålla namn, personnummer, adress, telefonnummer, mailadress	OSL	2	X
Avsyningsprotokoll	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Upprättas efter besök vid verksamheten inför tillståndsgivning. Arbetsmaterial.	Nej	2	-
Ärendelogg	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Redogörelse för händelser i ärendet, upprättas av räddningstjänsten. Arbetsmaterial.	Nej	2	-

Tillstånd lagen om brandfarliga och explosiva varor - byte av föreståndare
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Anmälan om byte av föreståndare	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från tillståndshavare. Kan innehålla namn, personnummer, mailadress, telefonnummer	OSL	2	X
Godkännande av föreståndare	Handläggare för ärendet	Xxxxxxxx	Xxxxxxx	Skickas till sökande tillståndshavare. Kan innehålla namn, personnummer, telefonnummer	OSL	2	X

Extern utbildning
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Utbildningsmaterial	Handläggare för ärendet	O:\Raddning\Funkt ionsområden\Stärk a Enskilda\Extern utbildning	Gallras vid inaktualitet	Uppdateras löpande då nytt utbildningsmaterial skapas och gammalt tas bort	-	1	-
Förfrågan om utbildning	Handläggare för ärendet	Daedalos/ Inkommer till koordinator för extern utbildning	Bevaras	Inkommer från extern part. Kan innehålla namn, arbetsplats, mailadress	-	1	-
Offert rörande utbildning	Handläggare för ärendet	Utgående handling från koordinator	Bevaras	Skickas ut till extern part vid förfrågan. Kan innehålla namn, arbetsplats, mailadress	-	1	-
Offertsvar	Handläggare för ärendet	Inkommen handling till koordinator	Bevaras	Inkommer från extern part. Kan innehålla namn, arbetsplats, mailadress	-	1	-
Deltagarlistor	Handläggare för ärendet	Förvaras hos utbildningskoordin atorn på M: eller förvaras i pappersform	Gallras efter kursavslut ning	Hanteras på papper. Kan innehålla namn, arbetsplats, mailadress	-	1	-

Seveso
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Underlag till kommunens plan för räddningsinsats	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamheten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Synpunkter rörande kommunal plan	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer ev från allmänheten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Kommunal plan för räddningsinsats	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till Länsstyrelsen. Arbetsmaterial.	-	2	-
Underlag information till allmänheten	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inhämtas från verksamheten. Arbetsmaterial.	-	2	-
Information till allmänheten	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Högre nivå - Skickas ut via papperspost till berörda i	-	0	-

Seveso

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

kommunen samt publiceras på

webben. Lägre nivå - publiceras på webben.

Tillbud- och olycksrapport från verksamheten Gäller LSO 2:4, LBE och Seveso
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Tillbuds/olycksrapport	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamhet. Redovisning av händelseförlopp, namn, bolagsnamn, mailadress. Arbetsmaterial.	-	2	-
Komplettering	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamheten. Utgör underlag till arbetsmaterial	-	2	-
Uppföljning av tillbud eller olycka	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Utgår från myndigheten. Skickas till verksamheten. Exempelvis komplettering med riskanalys, konsekvensbeskrivning, indraget tillstånd, uppföljning av tillbud/olycka utan krav på åtgärd etc. Arbetsmaterial. Känslig information från företag, händelserapport om tillbud/olycka	-	2	-

Skriftlig redogörelse LSO 2:3

Handlingstyp

Ansvarig

Förvaring

Bevaras/

gallras

Anmärkning

Sekretess

Skydds-

klass

GDPR

Uppmaning att inkomma med skriftlig redogörelse

Handläggare för ärendet

Daedalos

Bevaras

Skickas vid behov till verksamheten. Arbetsmaterial. Namn, organisationsnummer, företagsnamn

Skriftlig redogörelse LSO 2:3
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Skriftlig redogörelse	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Inkommer från verksamheten. Namn, mailadress, information om företagens organisation	-	2	-
Föreläggande	Handläggare för ärendet	Daedalos	Bevaras	Skickas till verksamheten. Arbetsmaterial	-	2	-

Automatlarm
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
Förteckning över larmnummer och larmanläggningar	Enhetschef eller handläggare	O:\Raddning\Samh ällsskydd\Automati ska brandlarm\Automat larmsreg. Förvaras även i pärmar i skåp på Sandvikens brandstation	Gallras vid inaktualitet	Uppdateras löpande då ny information läggs till och gammal tas bort. Arbetsmaterial	-	2	-
Debiteringsunderlag	Enhetschef eller handläggare	O:\Raddning\Samh ällsskydd\Automati ska brandlarm\Automat larmsreg	Gallras vid inaktualitet	Uppdateras löpande då ny information läggs till och gammal tas bort. Arbetsmaterial	-	2	-
Anmälning ny anläggning	Enhetschef eller handläggare	Daedalos	Gallras vid inaktualitet	Inkommer från t.ex. SOS Alarm via e-post. Uppdateras löpande då ny information läggs till och gammal tas bort. Arbetsmaterial	-	2	-
Prislista automatlarm	Enhetschef eller handläggare	Daedalos	Gallras vid inaktualitet	Uppdateras årligen då ny information läggs till och gammal tas bort. Arbetsmaterial	-	2	-
Kvalitetsplan	Enhetschef eller handläggare	Xxxxxxxx	Xxxxxxx	Skickas till verksamhet i samband med avtalsskrivning. Arbetsmaterial	-	2	-

Övriga handlingstyper
Handlingstyp	Ansvarig	Förvaring	Bevaras/ gallras	Anmärkning	Sekretess	Skydds- klass	GDPR
NKI-listor (Nöjd Kund- index)	NKI-ansvarig hos Gästrike RTJ eller enhetschef	O:\Raddning\Samh ällsskydd\Internt\N KI\NKI 2021 Eller O:\Raddning\Samh ällsskydd\Internt\N KI\NKI 2020	Gallras efter inaktualitet efter inkommen redovisnin g	Underlag till lista tas ut från Daedalos. Sammanställs till Excel-fil och laddas upp på extern hemsida. Innehåller personnummer, adress, telefonnummer, namn, mailadress	OSL	2	X
NKI-redovisning	NKI-ansvarig hos Gästrike RTJ eller enhetschef	O:\Raddning\Samh ällsskydd\Internt\N KI	Bevaras	Inkommer från kommunen Statistik	-	0	-

Document Metadata

Table of Contents

Dokumenthanteringsplan

Document Metadata