Överkalix kommun, Tekniska avdelningen, infordrar härmed anbud på leverans av grusmaterial och matjord.

1. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG, DIREKTUPPHANDLING

1.1. ALLMÄN INFORMATION

Överkalix kommun, Tekniska avdelningen, infordrar härmed anbud på leverans av grusmaterial och matjord.

Köpvolymen varierar från år till år och medför att specifik kvantitet inte vare sig kan eller får ses som bindande. Tjänsterna kommer att avropas succesivt under avtalsperiodens längd.

1. 2. UPPHANDLANDE MYNDIGHET Överkalix kommun Organisationsnummer 212000-2684 0926-74000 växeln

1. 3. KONTAKTPERSON

Se punkt 1.7.

1. 4. AVTALSPERIOD

Beräknad avtalstid är 2023-06-01 – 2025-06-02. Kommunen har därefter möjlighet att med oförändrade villkor förlänga avtalet med maximalt 12 månader vid 2 tillfälle. Med antagen anbudsgivare kommer skriftligt avtal att upprättas, för att avtalet skall vara giltigt skall avtalet vara undertecknat av såväl leverantören som kommunen. Detta avtal skall anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när behöriga företrädare för parterna har undertecknat två likalydande originalavtal.

1. 5. UPPHANDLINGSFÖRFARANDE

Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2016: 1145) om offentlig upphandling. Upphandlingsformen i denna upphandling är: Direktupphandling.

1.6 UTVÄRDERING

Utvärdering sker enligt utvärderingskriteriet Lägst pris Utvärderingen beskrivs närmare under punkt 7 i prislistan.

1.7. FRÅGOR OCH SVAR, SAMT INFORMATION UNDER UPPHANDLINGEN

Entreprenör kan ställa frågor ang upphandlingen. Det ska göras skriftligt senast 2023-05-15 och till: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx och/eller xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. Frågor efter 2023-05-15 besvaras inte. Kommunens svar kommer att skickas till alla inbjudna entreprenörer.

1.8. ANBUDETS FORM OCH UPPSTÄLLNING

Anbud kan lämnas på ett, flera eller samtliga områden. Varje område kommer att utvärderas separat och varje område ses som ett separat avtal. Entreprenören kan välja att ange anbud på alla områden eller enstaka områden. Överkalix kommun avser att teckna avtal med en anbudsgivare/leverantör per område. Anbudet ska innehålla en uttrycklig bekräftelse på att anbudsgivaren godtar samtliga villkor, ska-krav, ställda i detta förfrågningsunderlag.

Anbud som innehåller ändringar, förbehåll eller tillägg (orent anbud) kan komma att förkastas.

Anbuden skall inkomma skriftligen på svenska och i enlighet med bilagt anbudsformulär. Anbudssumman ska alltid anges i svensk valuta (SEK) exklusive mervärdesskatt. Anbuden ska mejlas till: xxx.xxxxxxx-xxxxxx@xxxxxxxxx.xx och märks "Anbud Grusmaterial & matjord".

Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.

Anbudet skall innehålla alla begärda uppgifter.

Anbudshandlingar ska vara upprättade på svenska och kontraktsspråket är svenska. Anbud skall vara Överkalix kommun tillhanda senast angiven sista anbudsdag.

För sent inkomna anbud kommer inte att prövas.

Möjligheterna att komplettera uppgifter i anbudet är begränsade. Kommunen får begära att anbud förtydligas eller kompletteras om detta kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Reservationer accepteras ej utan alla krav måste accepteras i sin helhet. Notera att kommentarer till obligatoriska frågor i förfrågningsunderlaget samt ej efterfrågade bilagor KAN tolkas som reservationer, vilket kan innebära diskvalificering från fortsatt utvärdering. Anbudsgivaren svarar för att lämnade uppgifter och att alla siffror och uträkningar är korrekta.

1.9. ANBUDSINLÄMNING

För att underlätta kommunens hantering av anbudet bör detta ställas upp enligt följande:

1) Anbudsgivarens namn och adressuppgifter, uppgift om kontaktperson.

2) Kortare beskrivning av anbudsgivaren. Svarsblankett under punkt 6, ska användas.

3) Bekräftelse av anbudets giltighetstid (60 dagar). Svarsblankett under punkt 6, ska användas.

4) Svar, med eventuellt tillhörande bilagor på kvalificeringskraven avseende anbudsgivaren enligt kvalificeringskraven, samt undertecknad sanningsförsäkran ska bifogas anbudet.

5) Svar på krav och villkor i kravspecifikationen, svarsblanketten under rubrik 6, ska användas.

6) Svar på kraven avseende kommersiella villkor under punkt 4, svarsblankett under rubrik 6, ska användas.

7) Prisuppgifter. Prislista under punkt 7, ska användas.

Adressering

Anbudet skall mejlas till: Xxx.xxxxxxx-xxxxxx@xxxxxxxxx.xx.

1.10. ANBUDSFRIST OCH GILTIGHETSTID

Anbudet ska vara Överkalix kommun tillhanda senast 2023-05-19. Anbudet skall vara giltigt 60 dagar från sista anbudsdag. Anbudsgivare är inom denna tid bunden av anbudet även efter det att beställaren lämnat upplysningar om tilldelningsbeslut till dess att giltiga upphandlingskontrakt träffats.

1.11. ANBUDSÖPPNING

Sker vid sluten förrättning

Vid anbudsöppning deltar minst två tjänstemän från Överkalix kommun. Hantering av inkomna anbud.

Prövning av anbud sker i 5 steg. Inkomna anbud kommer att hanteras enligt följande:

1) Prövning av; om anbudet inkommit i rätt tid.

2) Prövning av; om anbudet uppfyller de administrativa kraven i de administrativa föreskrifterna

3) Prövning av; om anbudsgivaren uppfyller kvalificeringskraven under rubrik 2.

4) Prövning av; om offerten uppfyller kraven enligt kravspecifikationen punkt 3 samt att de kommersiella villkoren enligt punkt 4 accepteras.

5) Prövning av; anbudet enligt uppställt utvärderingskriterium, se prislista under punkt 7.

För att komma vidare till prövning enligt punkt v) krävs att villkoren i föregående punkter (1– 4) är uppfyllda. Finns det brister i anbudet vid prövningen enligt något av punkterna (1–4) går anbudet inte vidare till prövning enligt nästa punkt såvida det inte finns laglig möjlighet till rättelse eller komplettering.

1.12. SEKRETESS

Under tiden till dess tilldelningsbeslut fattats gäller absolut sekretess, d.v.s. inga uppgifter om anbud får lämnas ut även om ett utlämnande inte skulle medföra skada. Efter tilldelningsbeslutet gäller som huvudregel offentlighet, d.v.s. ett utlämnande av uppgifter i anbud kan endast nekas om det finns särskild anledning att anta att utlämnandet medför skada för den vars anbud begärs utlämnat. Om anbudsgivare önskar sekretess för delar i sitt anbud bör anbudsgivaren tydligt i sitt anbud dels ange vilka uppgifter som avses och skälen till att sekretess begärs. Eventuell sekretessprövning görs i enlighet med offentlighets och sekretesslagen.

1.13. AVBRYT ANDE AV UPPHANDLING

Upphandlingen kan komma att avbrytas och samtliga anbud förkastas, om inget anbud motsvarar ställda krav, om anbuden har en kostnadsnivå som är väsentligt högre än vad som ryms inom planerad budget, om anbuden på annat sätt är oförmånliga eller om förändrade eller nya beslut medför att upphandlingen inte kan slutföras. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. Anbudsgivaren ersätts inte för nedlagt arbete vid framtagande av sitt anbud om upphandlingen avbryts.

1.14. TILLDELNINGSBESKED

Efter anbudsprövning och utvärdering fattar kommunen ett tilldelningsbeslut, som visar vem/vilka som vunnit upphandlingen och som kommunen avser att teckna avtal med.

2. KVALIFICERINGSKRAVEN

2.1. KRAV PÅ REGISTRERING

Anbudsgivare ska uppfylla lagstadgade krav på registrering i aktiebolags eller handels-register eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad.

Anbudsgivarens ekonomiska ställning

Överkalix kommun kommer att kontrollera med Skatteverket att den/de anbudsgivare som föreslås bli antagen som leverantör(-er) i denna upphandling är fri(a) från skuld till skattemyndigheten och/eller kronofogdemyndigheten, för svenska skatter och socialavgifter samt att de innehar F-skattebevis, eller motsvarande i det land bolaget är registrerat.

Anbudsgivaren ska bifoga undertecknad sanningsförsäkran se rubrik 5.

En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i offentlig upphandling om Överkalix kommun får kännedom om omständigheter enligt 13 kap 1§, LOU (Lagen om offentlig upphandling).

En anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i offentlig upphandling enligt 13 kap 2§, LOU.

Samarbete mellan Överkalix kommun och Skatteverket.

Överkalix kommun och Skatteverket har ett samarbete som syftar till att underlätta för Överkalix kommun att anlita leverantörer och underleverantörer som har skött och sköter sin redovisning och betalning av skatter och avgifter.

Om så bedöms nödvändigt för att verifiera anbudsgivarens ekonomiska ställning, kommer denne att kontrolleras vad gäller årsredovisningar och balansräkningar för de senaste två bokföringsåren. Vidare kan en kontroll komma att göras om relevant ansvarsförsäkring för aktuell verksamhet finns tecknad. Dessa handlingar bifogas inte anbudet.

2.2. ANBUDSGIVARENS TEKNISKA OCH YRKESMÄSSIGA KAPACITET FÖRMÅGA OCH KAPACITET

Anbudsgivaren ska ha förmåga och kapacitet att utföra de leveranser av grusmaterial som Överkalix kommun har behov av. Anbudsgivaren ska ha bemanning och dimensionering av personal samt tillgång till grusmaterial så att inköpen enligt vad som framgår av detta förfrågningsunderlag i denna upphandling säkerställs från avtalsstart.

UNDERLEVERANTÖR

I det fall anbudsgivaren avser att anlita underleverantör/-er ska detta framgå i anbudet med en redogörelse över vilka delar av uppdraget som underleverantör kommer att utföra samt underleverantörs företagsnamn och organisationsnummer.

3. KRAVSPECIFIKATION

a) Beställning ska kunna ske via telefon helgfri måndag till fredag.

b) Anbudsgivare ska kunna leverera beställda produkter från avtalsstart.

c) Xxxxxxxx ska ske senast andra vardagen efter beställning om inget annat överenskommits, förutsatt att beställningen skett innan kl. 11.00.

d) Vid beställning av 12 ton eller mer ska leverans ske fritt till arbetsplatserna inom centralorten (Bränna - Tallvik/Norra Tallvik inklusive Furunäsets Miljöcentral - Grelsbyn - Brännaberget).

e) Anbudsgivaren ska godkänna samtliga avtalsvillkor under rubrik 4. Kommersiella villkor.

4. KOMMERSIELLA VILLKOR ALLMÄNNA BESTÄMMELSER.

Som underlag för upphandlingskontraktet Leverans och inköp av grusmaterial 2023–2025 med antagen anbudsgivare, gäller nedan angivna handlingar som reglerar det avtal som kommer att tecknas. Förekommer i dessa handlingar uppgifter eller föreskrifter som strider mot varandra, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i följande inbördes ordning: Skriftliga ändringar och tillägg till tecknat avtal, vilka överenskommits mellan parterna.

Tillämplighet

Handlingars inbördes ordning. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de i följande ordning:

1) Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet.

2) Avtalet med bilagor.

3) Eventuella svar och kompletteringar till förfrågningsunderlaget.

4) Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor.

6) Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud med bilagor.

7) Anbud med bilagor.

BESTÄLLNING

Med beställning avses köp av de som kommunen gör genom användande av detta avtal. Överkalix kommun har rätt att göra skriftliga och muntliga beställningar från avtalet. Arbetsledarna vid den tekniska avdelningen i Överkalix kommun besitter beställningsrätten.

PRISER

Inga kostnader utöver vad som anges i anbudets prisuppgifter får tillkomma.

De pris som ska anges i anbudet är:

1. 0–18

2. 0–30

3. 0–70

4. Förstärkningssand

5. Tätning 0–20

6. Stenmjöl 0–8

7. Gjutgrus 0–8

8. Matjord

Ett anbudspris för inköp under 12 ton per inköpstillfälle och ett inköpspris över 12 ton per inköpstillfälle. Om anbudsgivare prissätter enskild produkt eller tjänst med noll (0) SEK, tolkas detta som att denna levereras utan kostnad. Alla priser ska anges i Svenska kronor (SEK) ex. mervärdesskatt samt inkludera samtliga kostnader för tjänsten i sin helhet inga ytterligare kostnader får tillkomma. Anbudets priser ska gälla fasta under första avtalsåret.

PRISÄNDRINGAR.

Prisändring efter fastprisperioden får ske en gång per avtalsår under avtalsperioden. Anbudets priser justeras årsvis efter fastprisperioden med förändringen av branschenligt index Den månad som infaller fyra månader före avtalsstart är basmånad. Ändrat pris gäller därefter fast för följande 12

månaders period. Leverantörens beräkning av prisändring ska skickas till Överkalix kommuns Ekonomi-avdelning senast en månad innan prisökning ska träda i kraft. Prisjustering kan inte ske med retroaktiv verkan eller i strid mot vid varje tillfälle gällande allmänna prisregleringsbestämmelser.

FAKTURARUTINER.

Leverantör utfärdar faktura efter respektive slutfört uppdrag månadsvis. Fakturan ska vara tydligt märkt med beställarens namn, referensnummer, leveransadress och beställningsnummer, innehav av F-skattsedel och momsregistreringsnummer, post-/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och OCR-nummer, fakturadatum, fakturabelopp, samt momsbelopp. Fakturering enligt detta kontrakt får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/ factoringbolag utan skriftligt medgivande från beställaren. Överkalix kommun godkänner enbart elektroniska fakturor.

Dröjsmålsränta.

Dröjsmålsränta enligt svensk räntelagstiftning.

BETALNINGSVILLKOR

Överkalix kommun betalar leverantörsfakturor per 30 dagar netto efter att: Specificerad korrekt faktura kommit Överkalix kommun tillhanda och uppdraget slutförts och godkänts. Fakturor som inte klart preciserar vad som

utförts/alternativt köpts in kommer inte att betalas. Kommunen godtar endast elektroniska fakturor.

ARBETSLEDNING/ANSVAR

Antagen leverantör ansvarar själv för arbetsledning av egen personal och eventuella underentreprenörer. Leverantör som använder underleverantör för att utföra del av avtalet ansvarar fullt ut för sina underleverantörers arbete såsom för egen del. Leverantören ansvarar för att underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i avtalet. Giltigt samarbetsavtal mellan leverantör och underleverantör ska finnas vid avtalstecknande samt under hela avtalets giltighetstid, leverantören ska på begäran kunna uppvisa giltigt samarbetsavtal.

TILLSTÅND, ANSVAR OCH FÖRSÄKRINGAR.

Antagen leverantör ska vara väl insatt i de anvisningar som vid varje tidpunkt gäller för all hantering som ingår i avtalat uppdrag. Denne ska inneha alla nödvändiga tillstånd som krävs för att utföra det som har avtalats. Antagen leverantör ska inneha företagsförsäkring och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella avtalsområdet.

AVTALSTID

Avtalstid är 2023-06-01 – 2025-06-02 med möjlighet för Överkalix kommun

att förlänga avtalet med ett (1) år vid två tillfällen med oförändrade villkor. Därefter upphör avtalet att gälla.

HÄVNINGSRÄTT

Överkalix kommun äger rätt att häva upprättat avtal med omedelbar verkan, om leverantören eller av denne anlitad underleverantör,

I väsentligt avseende inte utför sina skyldigheter och rättelse inte sker utan

försening efter skriftlig uppmaning från Överkalix kommun.

Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller av annan anledning är på sådant obestånd att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden

Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller am1at liknande förfarande.

Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.

Inte betalar skatter eller inte utför andra skyldigheter gentemot det allmänna, som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller domslut.

Inte innehar nödvändiga tillstånd och godkännanden som krävs för att utföra sitt uppdrag och inte omedelbart skaffar sådana, efter uppmaning från Överkalix kommun.

Leverantören äger rätt att häva upprättat avtal med omedelbar verkan om Överkalix kommun.

I väsentligt avseende inte utför sina skyldigheter och rättelse inte sker utan försening efter skriftlig uppmaning från leverantören

TVIST

Tvister om tolkningen av bestämmelser i det avtal som kommer att tecknas eller handlingar som hör till detta skall i första hand lösas direkt av avtalsparterna. Kan dessa inte nå förlikning skall tvisten lösas av Haparanda tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.

ÖVERLÅTELSE AV AVTAL

Antagen leverantör får inte överlåta tecknat avtal på annan eller byta ut eventuella underentreprenörer utan Överkalix kommuns medgivande.

6. SVARSBLANKETT

Denna svarsblankett ska användas för avgivande av svar på vissa av kvalificeringskraven, kravspecifikationen samt avtalsvillkoren. Svarsblanketten bifogas anbudet eller likvärdig information. Accept av kraven/villkoren sker genom att anbudsgivaren fyller i med X i högerkolumnen. Punkterna hänvisar till motsvarande punkt i respektive angiven bilaga. Där ett krav i kravspecifikationen anger att anbudsgivare ska lämna en redovisning eller beskrivning anges nedan "Bifoga beskrivning". Anbudsgivaren kan välja att skriva direkt i rutan eller bifoga separat beskrivning vilken läggs som bilaga till denna svarsblankett.

Kraven/villkoren

Krav/villkor	Krav/villkor uppfylls/ Accepteras
Administrativa föreskrifter
Anbudsgivarens namn och adressuppgifter, uppgift om kontaktperson. "Bifoga beskrivning"
Anbudsgivaren är medveten om att kommunikation sker till kontaktpersonens e-postadress.
Bekräftelse av anbudets giltighetstid. (60 dagar)
Finns delar i anbudet som anbudsgivaren anser bör omfattas av sekretess? I så fall vilka?
Kvalificeringskraven
Anbudsgivare ska uppfylla lagstadgade krav på registrering i aktiebolags- eller handels-register eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad.
Anbudsgivaren ska bifoga undertecknad sanningsförsäkran
Anbudsgivaren ska ha förmåga och kapacitet att utföra de leveranser av grusmaterial vid avtalsstart som anbusgivaren lämnar anbud på.

Kravspecifikation - Bilaga 3

a) Beställning ska kunna ske via telefon helgfri måndag till fredag.

b) Anbudsgivare ska kunna leverera beställda produkter från avtalsstart.

c) Xxxxxxxx ska ske senast andra vardagen efter beställning om inget annat överenskommits, förutsatt att beställningen skett innan kl. 11.00.

d) Vid beställning av 12 ton eller mer ska leverans ske fritt till arbetsplatserna inom centralorten (Bränna - Tallvik/Norra Tallvik inklusive Furunäsets Miljöcentral - Grelsbyn - Brännaberget).

e) Anbudsgivaren ska godkänna samtliga avtalsvillkor under rubrik 4. Kommersiella villkor.

Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare/företrädare för anbudsgivaren. Anbudet skall innehålla alla begärda uppgifter.

Ort och datum: Anbudsgivare/Företagsnamn:

Underskrift av behörig firmatecknare/företrädare: Namnförtydligande:

7. PRISLISTA

Pris ska anges i Svenska kronor (SEK) exkl. mervärdesskatt samt inkludera samtliga kostnader för tjänsten i sin helhet inga ytterligare kostnader får tillkomma. Om två eller flera anbud erhåller samma pris, offererat samma totalpris sker tilldelning till det anbud som kom in först till Överkalix kommun.

Anbud kommer att värderas och antas enligt följande:

► Den leverantören med lägst utvärderingspris/ton för fraktionerna 1–3 enligt ovan antas som leverantör för dessa fraktioner.

► Den leverantör med lägst utvärderings pris/ton för fraktionerna 4–7 enligt ovan antas som leverantör för dessa fraktioner.

► För punkt 8 kommer den leverantör som har det lägsta utvärderings pris för angivet materialslag att antas.

Se exempel på utvärdering

De anbudspris som ska är:	Leverantörens pris i SEK pris kr/ton, UNDER 12 ton per inköpstillfälle.	Eventuell leveranskostnad av material UNDER 12 ton per inköps- tillfälle.	Leverantörens pris i SEK pris kr/ton, ÖVER 12 ton per inköpstillfälle.
Område1	Utvärderingsfaktor 10%	Utvärderingsfaktor 5%	Utvärderingsfaktor 85%
1) 0–18
2) 0–30
3) 0–70
Område2	Utvärderingsfaktor 10%	Utvärderingsfaktor 5%	Utvärderingsfaktor 85%
4) Förstärknings- sand
5) Tätning 0–20
6) Stenmjöl 0–8
7) Gjutgrus 0–8
Område3	Utvärderingsfaktor 10%	Utvärderingsfaktor 5%	Utvärderingsfaktor 85%
8) Matjord

Anbud kommer att värderas och antas enligt följande:

► Den leverantören med lägst utvärderingspris/ton för fraktionerna 1–3 enligt ovan antas som leverantör för dessa fraktioner.

► Den leverantör med lägst utvärderings pris/ton för fraktionerna 4–7 enligt ovan antas som leverantör för dessa fraktioner.

► För punkt 8 kommer den leverantör som har det lägsta utvärderings pris för angivet materialslag att antas.

EXEMPEL PÅ UTVÄRDERING

De anbudspris som ska är:	Leverantörens pris i SEK pris kr/ton, UNDER 12 ton per inköpstillfälle.	Eventuell leveranskostnad av material UNDER 12 ton per inköps- tillfälle.	Leverantörens pris i SEK pris kr/ton, ÖVER 12 ton per inköpstillfälle.
Område1	Utvärderingsfaktor 10%	Utvärderingsfaktor 5%	Utvärderingsfaktor 85%
1) 0–18	10	20	30
2) 0–30	10	20	30
3) 0–70	10	20	30
Område2	Utvärderingsfaktor 10%	Utvärderingsfaktor 5%	Utvärderingsfaktor 85%
4) Förstärknings- sand	10+10+10=30	20+20+20=60	30+30+30=90
5) Tätning 0–20	30/3=10	60/3=20	90/3=30
6) Stenmjöl 0–8	Genomsnittspris = 10	Genomsnittspris = 20	Genomsnittspris = 30
7) Gjutgrus 0–8	10*0,10=1	20*0,05=1	30*0,85=25,5
Område3	Utvärderingsfaktor 10%	Utvärderingsfaktor 5%	Utvärderingsfaktor 85%
8) Matjord	1+1+25,5=27,5	27,5 blir den summan som jämförs mot övriga anbud.