Koncerndirektiv för Pedersöre kommunkoncerns dottersamfund
Koncerndirektiv för Xxxxxxxxx kommunkoncerns dottersamfund
1. Koncerndirektivets syfte
2. Tillämpningsområde
3. Behandling och godkännande av koncerndirektivet
4. Koncerndirektivets bindande karaktär
5. Styrning och ledning av kommunkoncernen
6. Dottersammanslutningarnas förvaltningsorgan
7. Inhämtande av ägarens förhandsuppfattning och dottersamfundets upplysningsskyldighet
8. Koncernrapportering
9. Information och kommunikation
10. Revision
11. Intern kontroll, riskhantering, förberedelser inför störningssituationer och undantagsförhållanden samt intern revision
12. Personalpolitik
13. Centraliserade koncernverksamheter och anskaffningar
14. God förvaltningssed och förfarandet vid bolagsstämma
1. Koncerndirektivets syfte
Genom koncerndirektivet skapar kommunen målramar för ägarstyrningen av dottersamfund som hör till Pedersöre kommunkoncern. Koncerndirektivet har som syfte att förenhetliga styrningen av kommunskoncernens dottersamfund, öka transparensen i verksamheten, förbättra kvaliteten på den information kommunen får från samfunden och effektivera informationsförmedlingen. Avsikten med koncerndirektivet är att stöda kommunkoncernens ledningsförutsättningar och ägarstyrningen så att koncernen kan ledas och styras genom enhetliga direktiv och verksamhetsprinciper.
2. Tillämpningsområde
Koncerndirektivet gäller kommunen och de dottersamfund där kommunen är majoritets- ägare.
Vid ägarstyrningen av intressesamfund följs kommunens koncerndirektiv till tillämpliga delar.
3. Behandling och godkännande av koncerndirektivet
Koncerndirektivet godkänns av kommunsfullmäktige i Pedersöre.
Koncerndirektivet delges vid bolagsstämman och i styrelsen för de dottersamfund där kommunen har bestämmande inflytande. Samtidigt förbinder sig koncernens dottersamfund att iaktta koncerndirektivet i sin helhet
4. Koncerndirektivets bindande karaktär
Koncerndirektivet iakttas i koncernens dottersamfund om inget annat följer av lagstiftningen för dem, bolagsordning, stadgar eller aktieägaravtal. I sin ägarstyrning ska kommunen beakta den princip om jämbördigt bemötande av samfundets ägare som ingår i lagstiftningen för respektive samfund. Ägarstyrningen får inte skötas så att beslut eller åtgärder av samfundet är ägnade att ge en enskild ägare eller någon annan obefogad fördel på bekostnad av sam- fundet eller andra ägare.
Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet står i konflikt med lagstiftning som gäller samfundet, iakttas den tvingande lagstiftningen. Samfundets ledning ska utan dröjsmål ge en skriftlig redogörelse om en konflikt till operativa koncernledningen.
5. Styrning och ledning av kommunkoncernen
Koncernledningen utgörs av:
• Kommunfullmäktige
• Kommunstyrelsen
Operativ koncernledning
En operativ koncernledningsgrupp utgörs av:
• Kommundirektören
• Ekonomi- och utvecklingsdirektören
• Koncern VD:n
Kommundirektören fungerar som sammankallare och sakkunniga kan kallas vid behov.
Kommunfullmäktige i Pedersöre:
• beslutar om grundande av nya koncernsamfund. Samtidigt fastställs på vilket sätt samfundet förverkligar kommunens verksamhetsidé och bidrar till att uppfylla kommunens mål
• fastställer ägarpolitiken, godkänner de allmänna målen och verksamhetsprinciperna för ledningen av kommunkoncernen och har den högsta kontrollen över kommunkoncernens verksamhet
• godkänner målen för hela kommunkoncernens verksamhet.
• godkänner principerna för ägarstyrning i form av koncerndirektiv.
Kommunstyrelsen i Pedersöre:
• leder kommunkoncernen
• övervakar att de samfund som hör till kommunkoncernen verkar i enlighet med de mål och de koncerndirektiv som kommunfullmäktige fastställt.
• lägger fram förslag och rapporterar till kommunfullmäktige om riktlinjer för ägarpolitiken.
• utser kommunens företrädare till dottersamfunds och intressesamfundens bolagsstämmor
• nominerar, på förslag av den operativa koncernledningen, medlemmar och ordförande för dottersamfunds och intressesamfunds styrelser
• besluter om intern revision och ger vid behov åtgärdsförslag ifall missförhållanden upptäcks
• övervakar dottersamfundens upphandlingsverksamhet i förhållande till kommunens upphandlingsprogram
• besluter om interna servicepriser och hyror
Operativa koncernledningen
• bereder beslut om förvärv och överlåtelse av strategiska aktieinnehav samt godkänner aktieägaravtal, bolagsordningar och övriga handlingar.
• lägger fram förslag till kommunstyrelsen om riktlinjer för ägarstyrningen.
• följer aktivt med verksamheten i samfund som ingår i kommunkoncernen och granskar uppfyllelsen av samfundens operativa mål
• upprätthåller och utvecklar rapporteringen och informationsförmedlingen mellan koncernledningen och koncernsamfunden.
• ger anvisningar till de personer som företräder kommunen i koncernsamfundens förvaltningsorgan om hur kommunen ställer sig till de frågor som behandlas
• bereder en strategi för kommunens näringspolitik
• kan ge förslag till kommunstyrelsen gällande strategiskt viktiga anskaffningar och försäljning av fast egendom
• övervakar dottersamfundens riskhantering
• föreslår medlemmar och ordförande till dottersamfundens styrelser för kommunstyrelsen.
Kommundirektören:
• leder kommunkoncernen och koordinerar ägarstyrningen
• utser kommunens företrädare till andra än dotter- och intressesamfunds bolagsstämmor, förvaltningsråd eller årsmöten och ger anvisningar gällande val av styrelsemedlemmar
• anordnar årligen mål- och strategidiskussion med dottersamfundens ledning
Ekonomi- och utvecklingsdirektören
• koordinerar anskaffningen av finansiering
• leder administreringen av personalresurser för kommunkoncernen
Koncern VD:n
• leder i samråd med koncernledningen verksamheten inom dottersamfund och i tillämpliga delar intressesamfund.
6. Dottersamfundens förvaltningsorgan
Dottersamfundens styrelser ska sammansättas så att ändamålsenlig sakkunskap tillförs för att stöda ifrågavarande samfunds utveckling av verksamheten och för att uppnå de uppställda målen.
Styrelsen för varje samfund skall som kollektiv inneha tillräckliga kunskaper och kompetens åtminstone i:
• ärenden som hänför sig till samfundets verksamhetsområde och affärsverksamhet
• koncern- och ekonomiförvaltning
• strategisk målverksamhet
• intern kontroll och riskhantering
• god förvaltningspraxis
• kommunkoncernens verksamhet och mål och kommunens etiska värden
• företagsansvar (inklusive personalärenden).
Styrelsens verksamhetsperiod är två år om det inte finns en särskild orsak att avvika från detta vid ett enskilt samfund. Ur ett styrelsearbetes- och kontinuitetsperspektiv försöker man bygga upp ett system, där hälften av styrelsen står i tur att avgå varje år. Den första verksamhetsperioden utses de styrelsemedlemmar som är i tur att avgå genom lottning.
Styrelsens mötesarvode bestäms enligt kommunstyrelsens mötesarvode i kommunens arvodesstadga.
7. Inhämtande av ägarens förhandsuppfattning och dottersamfundets upplysningsskyldighet
Ett dottersamfund måste via den operativa koncernledningen inhämta förhandsuppfattning innan beslut fattas om ärenden som kan ha en betydande inverkan på dottersamfundets,
kommunens eller koncernens verksamhet eller ekonomiska ställning eller ansvar. Dottersamfundets verkställande direktör ansvarar för att förhandsuppfattningen inhämtas.
Förhandsuppfattning ska begäras för åtminstone följande ärenden:
• grundande och upplösning av dottersamfund
• väsentlig ändring av bolagsordningen eller verksamhetsidén
• aktieemission eller annan ändring av kapitalstrukturen
• fastighets- och företagsaffärer
• teckning av aktier, om förvärv eller ägande av aktier inte särskilt har getts i uppdrag till samfundet
• investeringar som inte hör till den ordinarie verksamheten eller som har en indirekt anknytning till denna och finansieringen av dessa
• beviljande av lån samt beviljande av säkerheter, borgen eller andra betydande penningförpliktelser som är bindande för samfundet
• principiellt eller ekonomiskt betydande avtal
• annan omständighet som avsevärt påverkar samfundets resultat och risker
• betydande personalpolitiska avgöranden, val och anställning av verkställande direktör eller motsvarande samt införande och ändring av resultatbonussystem
• förslag till vinstutdelning som läggs fram till bolagsstämman, om det avviker från bolagets normala vinstutdelningspraxis
• överlåtelse av samfundets egendom eller försättande av samfundet i konkurs eller likvidation eller saneringsförfarande
Inhämtande av ägarens förhandsuppfattning ändrar inte den juridiska ställningen eller det juridiska ansvaret för dottersamfundens ledning. Även intressesamfund ska informera koncernledningen om ovan nämnda frågor. Kommunens företrädare i respektive samfund ansvarar för att operativa koncernledningen informeras.
8. Koncernrapportering
Kommunens dottersamfund skall delge kommunstyrelsen samfundets uppföljningsrapporter samt bokslut och revisionsberättelse årligen. För uppgörande av koncernbokslut skall dotter- samfunden lämna in bokslutsuppgifterna till ekonomiavdelningen för utgången av februari månad.
Koncernsamfunden ska ha en räkenskapsperiod som motsvarar kalenderåret. Delårsrapport per 30.4 och 31.8. gällande utvecklingen av samfundets verksamhet och ekonomi inlämnas till kommunen på det sätt som koncernledningen meddelar. Dottersamfunden skall dess- utom rapportera skilt ifall verksamheten inte utvecklas enligt förväntningarna.
Dessutom ska sammanslutningarna före räkenskapsårets början lämna in budget för det räkenskapsår som börjar till operativa koncernledningen. Väsentliga förändringar som görs i budgeten under räkenskapsåret ska rapporteras till operativa koncernledningen.
9. Information och kommunikation
Enligt kommunallagen skall kommunen informera invånarna om sin verksamhet. Informa- tionsskyldigheten gäller hela kommunkoncernen. Dottersamfunden skall på eget initiativ
informera om sina tjänster, sin verksamhet och ekonomi, genom att i tillämpliga delar följa den kommunikationsplan och de informationsdirektiv som kommunen fastställer.
Dottersamfunden är därtill skyldiga att informera koncernledningen separat innan ett betydande ärende blir offentligt. Samfundens verkställande direktör ansvarar för att informationsskyldigheten förverkligas.
Kommunens förtroendevalda har rätt att få upplysningar även om dottersamfundens verksamhet i enlighet med det som föreskrivs i kommunallagen, om inte annat följer av särskilda sekretessbestämmelser. Innan uppgifterna lämnas ut skall samfundet bedöma huruvida uppgifterna kan ges ut utan att detta medför skada för samfundet. Den förtroendevalda får inte överlåta upplysningar som hen fått tillgång till utifrån rätten till upplysningar, eftersom upplysningarna är avsedda endast för hen personligen för skötandet av förtroendeuppdraget.
10. Revision
Kommunens revisionssamfund skall väljas som revisor för kommunens dottersamfund om det inte i anslutning till ordnandet av granskningen finns grundad anledning att avvika från detta.
11. Intern kontroll, riskhantering, förberedelser inför störningssituationer och undantagsförhållanden samt intern revision
Dottersamfundets styrelse skall se till att samfundet har ett fungerande ledningssystem och en regelbunden rapportering som står i rätt proportion till affärsverksamhetens art och omfattning.
Verksamhetsprinciper för intern kontroll
Samfundets styrelse sköter om att samfundet har fastställda verksamhetsprinciper för intern kontroll och att man i samfundet följer med hur övervakningen fungerar. Styrelsen bör regelbundet utvärdera hur samfundets interna kontroll och riskhanteringssystem fungerar.
Riskhantering
Styrelsen skall se till att riskerna i samfundets verksamhet identifieras, bedöms och följs upp samt att det finns fastställda principer för riskhantering. Helhetsansvaret för samfundets riskhantering hör till styrelsen. Den interna revisionen och revisorn bedömer de processer i organisationen som säkrar att man har förstått de betydande riskerna och att de hanteras korrekt. Strukturen skall följa principerna för kommunens riskhantering.
Förberedelser inför störningssituationer och undantagsförhållanden
Kommunskoncernens dottersamfund bör förbereda sig för eventuella störningssituationer genom att planera sin verksamhet på förhand i en beredskapsplan. Ansvaret för uppgörande av en beredskapsplan samt räddningsplan bör även beaktas i dottersamfundens eventuella underleverantörsavtal och avtal om köptjänster. Beredskapsplanen skall koordineras tillsammans med kommunen.
Intern revision
Styrelsen skall sköta om att samfundets interna kontroll är ordnad på ett behörigt sätt och i rätt proportion till affärsverksamhetens art och omfattning. Kommunens ekonomi- och utvecklingsdirektör konsulterar och bedömer vid behov de processer i samfundet, genom vilka man säkerställer att den interna kontrollen är ordnad på ett behörigt sätt, att man har förstått de betydande riskerna och att de hanteras korrekt.
12. Personalpolitik
Gemensamma personalpolitiska principer för koncernen finns dokumenterade i kommunens personalpolitiska program
Effektivt utnyttjande av resurserna
Dottersamfundets styrelse besluter om organisationsmodell för samfundet efter att ha förhandlat om den med operativa koncernledningen.
Dottersamfund har rätt att anställa personal och avsluta personalens anställnings- förhållanden i enlighet med affärsekonomiska principer. Vid anställande av personal skall dottersamfund i den omfattning det är möjligt beakta interna förflyttningsbehov inom koncernen. Personalresurserna utnyttjas så flexibelt som möjligt inom hela koncernen.
Personal som utför arbete för flera koncernsamfunds räkning anställs i regel av Pedersöre kommun.
Koncernsamfundens personal kan delta i koncernens interna arbetsrotation.
Avlöning av personal
I avlöningsfrågor och tolkning av kollektivavtal iakttas en gemensam linje inom koncernen. Kommunens personalchef verkar som arbetsgivarens representant i hela koncernen vid tillämpning av avtalen och utfärdar enhetliga tillämpningsdirektiv.
Koncernens verkställande direktör besluter om löneförmånerna för bolagets personal i samråd med samfundets styrelseordförande och kommunens personalchef.
Personalutbildning
Koncernen har enhetliga principer för personalutveckling och deltagande i utbildning. Koncernsamfundens personal kan delta i utbildningar som kommunen ordnar.
Övriga personalförmåner
Personalförmånerna ligger på samma nivå inom koncernen. Arbetsgivarens stöd för personalens arbetshälso- och rekreationsverksamhet ligger på samma nivå inom hela koncernen. Det samma gäller användningen av arbetstid för tyky-verksamhet.
Beslut om innehållet i personaltjänsterna omfattas av samarbetsförfarandet. Varje koncernsamfund svarar för personaltjänsternas kostnader.
Samarbete
En förtroendeman som är anställd av kommunen kan inom ramen för ett avtal som ingåtts med kommunen företräda även organisationsmedlemmar som är anställda av ett koncernsamfund.
13. Centraliserade koncernfunktioner och anskaffningar
Mellan kommunen och samfunden ska sådana upphandlingar samt köp och försäljning av tjänster eftersträvas som ur totalekonomisk synpunkt blir så fördelaktiga som möjligt. I sin upphandlingsverksamhet iakttar koncernsamfunden kommunens upphandlingsdirektiv och deltar i beslutade upphandlingssystem.
Kommunen och dottersamfunden samarbetar kring ordnandet av stödfunktioner då det är till nytta med tanke på hela koncernen. Samarbete kan bedrivas bl.a. i följande ärenden:
• Finansiering
• Försäkring
• Personalanvändning
• Personalservice
• Upphandling
• Användning av fordon och maskiner
• ITK verksamheten
• Bokföring
Koncernens samarbete i ovanstående frågor koordineras av kommunens ekonomi- och utvecklingsdirektör
14. God förvaltningssed och förfarandet vid bolagsstämmor
Samfundet bör inom hela sin verksamhet iaktta god förvaltningssed.
Bolagsstämmans tidpunkt och de ärenden som skall behandlas på bolagsstämman skall meddelas den av kommunen utnämnda representanten senast två veckor före stämmotid- punkten. I samband med stämmokallelse skall behövligt mötesmaterial skickas. Om det
p.g.a. praktiska skäl inte är möjligt att iaktta ovan nämnda tidtabell, skall man skilt komma överens om avvikande förfarande.
Dottersamfundets styrelseordförande samt verkställande direktör skall närvara vid bolagsstämman.