ARTIKEL I - Revisionsprocessen
I och med Kunds beställning (undertecknande av offert) och Interteks acceptans och bekräftelse har detta Certifieringsavtal (”Avtalet”) ingåtts mellan Intertek, som bedriver verksamhet i Sverige genom Intertek Certification AB (”Intertek”) och ”Kunden”.
ARTIKEL I - Revisionsprocessen
1.1 Anläggningar och standarder. Kunden anlitar härmed Intertek för att utvärdera Kundens system/program vid angivna anläggningar (”Anläggningar”) hos Kunden, som avtalar med Intertek om certifierings/verifieringstjänster enligt angivna standarder och/eller andra normerande dokument och/eller legala krav (”Standarder”). Offerten som godkänts av Kunden specificerar omfattningen av den certifiering/verifiering som ska erhållas i enlighet med detta Avtal, inklusive Anläggningar och Standarder.
1.2 Kundinformation. Kunden är införstådd med att Interteks revision kräver att Kunden tillhandahåller Intertek information och dokumentation om systemet/programmet. Kunden åtar sig att omgående förse Intertek med alla tillämpliga dokument, policies, rutiner, handböcker samt annan information och/eller kundens underleverantör(er). Kunden tillhandahåller uppgifter om antalet anställda per plats, adresser till respektive plats samt verksamhet per plats. Om kunden inte kan tillhandahålla relevant dokumentation eller information kan Intertek inte tillhandahålla relevant certifiering/verifiering förutsatt att Intertek och kunden inte hittar en alternativ lösning.
1.3 Kundmedverkan. Kunden är införstådd med att revisionsprocessen kräver utvärdering på plats av Interteks kvalificerade revisions/verifieringspersonal (”Revisorer”), oavsett om dessa är fast anställda eller kontrakterad personal. Kunden godkänner också att tillåta all sådan utvärdering på samtliga anläggningar under kundens normala arbetstid. Vid revisionerna kan också representanter och/eller observatörer för Interteks ledning och ackrediteringsorgan delta. Under varje platsbesök ska Kunden ha central ledning och annan personal tillgänglig för att visa Revisorerna runt på anläggningen och förklara verksamheten och dess system/program. Dessutom ska Kunden, före eller vid början av varje platsbesök, till fullo redogöra för Revisorerna om alla rutiner som berör hälsa och säkerhet, liksom de restriktioner som måste iakttas på Kundens Anläggning.
1.4 Revisionsprocessen. Information om Interteks revisions/verifieringsprocess finns på Interteks webbplats:
xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxx/xxxxx-xxxxx-xxxxxxxxxxxxx/
1.5 Revision/verifieringkontra legala krav. Vid revision/verifiering samlas objektiva bevis in för att kunna bedöma att revisionskriterierna uppfylls. Detta innebär att genomförd revision/verifiering inte är någon granskning av att legala/regulativa krav uppfylls i sin helhet. I händelse av att en Revisor observerar ett brott mot lagar eller regler som hänger samman med omfattningen av certifieringsstandarden kommer Revisorn att formellt rapportera denna observation direkt till Kunden. Kunden ska vidta lämpliga åtgärder och om det krävs rapportera till vederbörligt tillsynsorgan. När Xxxxxxxx har rapporterat observationen till Kunden avsäger sig Intertek och Xxxxxxxx vidare ansvar eller skyldighet att rapportera direkt till tillsynsorganet. Kundens respons på denna aktivitet följs upp av Revisorn vid nästföljande besök för att verifiera att Kunden även fortsättningsvis följer Standarden.
ARTIKEL II - Certifiering, användning av märken samt påföljande revisioner
2.1 Certifiering och Begränsad licens att använda certifieringsmärke. Vid slutförande av Revisionen och när Intertek fastställt att system/program uppfyller Interteks krav ska Intertek lista och registrera Kunden som innehavare av ett certifierat system/program. När certifieringen har tilldelats Kunden ger Intertek Kunden begränsad rätt att använda det därför avsedda certifieringsmärket från
Intertek liksom ackrediteringsmärket (”Certifieringsmärken”) där så tillåts. Om certifieringen inte omfattar alla produkter och/eller tjänster som tillhandahålls av Kunden, och/eller alla anläggningar, får material med märket inte antyda att Kundens samtliga produkter/tjänster/anläggningar omfattas av certifieringen. Alla Certifieringsmärken måste användas på sådant sätt och med de begränsningar som anges i Interteks krav (F205-SE Marknadsföringsguide), som återfinns på Interteks webbplats:
Intertek ska ha ensamrätt att avgöra om Kundens användning av Certifieringsmärkena uppfyller kraven i detta Avtal samt Interteks krav. Kunden åtar sig att omedelbart upphöra att använda sådant Certifieringsmärke som Intertek fastställt som vilseledande.
Ovanstående gäller inte för de tjänster där certifikat inte utfärdas.
2.2 Företagets ansvar. Kunden ska upprätthålla ett dokumenterat system för effektiv hantering av kundklagomål, inklusive ett register över alla reklamationer och felavhjälpande åtgärder som avser systemet/programmet samt tillhandahålla de uppgifter som Intertek begär.
2.3 Uppföljande- och omcertifieringsrevision. Kunden är införstådd med att Interteks krav innebär att: (i) uppföljande revisioner av Intertek för alla certifierade/verifierade anläggningar i syfte att säkerställa att Xxxxxxx ledningssystem fortfarande uppfyller kraven i de Standarder som man certifierats efter, (ii) Efterrevisioner (annonserade eller oannonserade) för att följa upp sådant som identifierats vid ett tidigare besök, som svar på förändringar som identifierats av Kunden eller för att undersöka eventuella klagomål som Intertek kan ha fått från någon part och som indikerar att systemet/programmet kanske inte uppfyller de krav det certifierats för, samt (iii) omcertifieringsrevisioner av Kundens system/program i syfte att åter utvärdera om man fortsätter att uppfylla alla krav i Standarden. Den första uppföljande revisionen efter den initiala certifieringen ska genomföras inom 12 månader efter certifikatets beslutsdatum. Efterföljande uppföljande revisioner ska genomföras åtminstone en gång per kalenderår, förutom när omcertifiering genomförs. Omcertifieringsrevisionen ska ske under det tredje året av certifieringsperioden, cirka 3 månader före utgången av certifierin gen. Längden på dessa revisioner beror på tidigare resultat och andra faktorer och omfattas av särskilda bestämmelser om Xxxxxx gjort större förändringar i sitt ledningssystem eller om andra förändringar ägt rum som kan påverka certifieringen.
Certifieringscykeln ovan omfattar de program som har programspecifika cykler på 1 till 5 år.
2.4 Förändringar. Kunden åtar sig att utan dröjsmål meddela Intertek eventuella förändringar i omfattningen av certifieringen/verifieringen eller andra förändringar av systemet/programmet som kan påverka certifieringen/verifieringen och/eller dess förmåga att uppfylla certifierings/verifieringskraven. Sådana förändringar kan innefatta förändringar i dess juridiska, kommersiella eller organisatoriska status eller ägandeskap, av dess centrala ledningspersonal samt betydande förändringar i policies, rutiner, lokaler, personal, utrustning, anläggningar, arbetsmiljö eller andra resurser och/eller efterlevnadsstatus som ett resultat av meddelanden från föreskrivande myndigheter om betydande överträdelser avseende efterlevnad av legala krav relaterat till aktuell standard eller omfattningen av certifieringen. Dessutom åtar sig Xxxxxx att förse Intertek med tillämpliga dokument, policys, rutiner, handböcker, korrigerande åtgärder och andra upplysningar som Intertek kan komma att begära för att bedöma hur förändringarna kommer att påverka certifieringsstatusen för Kundens system/program. Intertek ska ha rätt att omrevidera hela eller vissa delar av Kundens system/program om man bedömer detta nödvändigt eller lämpligt för att säkerställa att Kundens system/program fortfarande följer tillämpliga Standarder.
2.5 Ändringar av krav eller standarder. Kunden är införstådd med att Standarderna och/eller Interteks krav kan komma att ändras med jämna mellanrum. Om ändringar av Standarder och/eller Interteks krav görs ska Intertek bedöma naturen och omfattningen av eventuella ytterligare revisionsaktiviteter samt ett tidsspann inom vilket Intertek ska bekräfta att man följer upp de ändrade kraven.
2.6 Korrigerande åtgärder, tillämpning av avtalet och överklaganden. Om Intertek fastställer att Kundens system/program inte längre uppfyller Interteks krav åtar sig Xxxxxx att vidta sådana felavhjälpande (korrigerande) åtgärder som Intertek kan begä ra inom den tidsperiod som specificeras av Intertek. Kunden är införstådd med och godkänner att Intertek kan vidta de ytterligare åtgärder som bedöms nödvändiga avseende sådana avvikelser eller upprepade avvikelser. Sådana åtgärder kan bland annat innefatta tillfällig indragning eller permanent annullering av certifiering för samtliga Anläggningar, och meddelande om avvikelser eller avcertifiering till andra parter som specificeras av Interteks Ackrediteringsorgan. Kunden och Intertek överenskommer att Xxxxxx ska ha rätt att överklaga beslut som fattats av Intertek i enlighet med GOP208-INFO-SE – Process för tvister och överklagande som är publicerad på Interteks webbplats:
2.7 Ömsesidig uppsägning. Xxxxxx parten kan säga upp detta avtal när som helt genom en skriftlig uppsägning skickad minst nittio
(90) dagar innan datum för uppsägningen kan anses vara giltig. Uppsägningen kan anses vara giltig 90 dagar från det datum motpart kan anses ha erhållit den skriftliga uppsägningen. Om Kunden har meddelats skriftligen och getts rimliga möjligheter att vidta lämpliga åtgärder ska Intertek ha rätt att säga upp avtalet för varje tillfälle kunden underlåtit att betala Intertek varje fordran och belopp som ska betalas enligt avtal, för avvikelser mot gällande standarder eller Interteks krav, för underlåtenhet att vidta korrigerande åtgärder till följd av och i enlighet med Interteks krav eller vid obestånd, konkursansökan eller konkursförvaltning där kunden är gäldenär. Kund en har rätt att häva detta avtal omedelbart genom ett skriftligt meddelande till Intertek om Intertek misslyckas med att bli eller upphör att vara ett tillbörligt ackrediterad certifieringsorgan. Vid uppsägning av detta avtal ska Kunden omedelbart upphöra med användning av relevant certifieringsmärke(n) och certifikat/verifikat. Alla meddelanden om uppsägning ska lämnas skriftligen till motpart.
ARTIKEL III - Allmänna bestämmelser
3.1 Behandling av uppgifter och sekretess. Intertek ska ha rätt att behålla de original eller kopior av alla tillgängliga dokument, policies, rutiner, handböcker och andra upplysningar som tillhandahållits i samband med revisionerna. Förutom i den omfattning som den information Intertek har inhämtat redan fanns i Interteks ägo, eller är eller i framtiden blir allmänt tillgänglig, och förutom sådan information som begärs fram enligt lag eller juridisk process, förbinder och åtar sig Intertek att behandla all sådan informa tion strikt konfidentiellt och att inte använda sig av denna information på något sätt som kan skada Kunden. Dessutom ska Intertek iaktta sträng diskretion utom när det krävs enligt lag, under och efter avslutandet av detta avtal, avseende sådan information som erhållits i samband med revisionerna och som dokumenterats i revisionsrapporterna. Det ovan nämnda ska dock inte betraktas som eller på något sätt tolkas som att det förbjuder Intertek från att offentliggöra detaljer om beviljande, nekande, tillfällig indragning eller
tillbakadragande av certifiering, eller från att tillhandahålla hela eller delar av kopior på revisionsrapporter så som specificerats av Interteks ackrediteringsorgan, eller ge tillgång till kundinformation, inklusive kopior på revisionsdokument, till Interteks ackrediteringsorgan i revisionssyfte. Förutom så som stadgas i tillämpliga ackrediteringsdokument måste Intertek erhålla skriftligt medgivande från kunden eller enskild person före röjande av information till tredje part. Där lagen kräver ett utlämnande av konfidentiell information till tredje part kommer Intertek, om inte lagen så förbjuder, att meddela berörd Kund eller enskild person i förväg om vilken information som tillhandahållits.
3.2 Friskrivningsklausul. Inga undantag av bestämmelser i detta Avtal, eller överträdelse mot dessa, ska betraktas som varaktiga undantag och ska inte heller utgöra något undantag av någon annan bestämmelse eller överträdelse.
3.3 Vid avbokning/Ombokning avseende datum för genomförande av beställd tjänst äger Intertek rätt att erhålla ersättning enligt följande:
- mer än 30 dagar före revisionen, ingen avgift
- mindre än 30 dagar före revisionen, 25 % av revisionskostnaden
- mindre än 14 dagar före revisionen, 50 % av revisionskostnaden
- mindre än 7 dagar före revisionen, 100 % av revisionskostnaden
3.4 Giltighet. Detta avtal är en del av avtalet/offerten som gäller från det datum offerten/avtalet accepterats.