SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
InstanceName
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
MeetingDate
§46 Dnr KS 2019-633
Internkontrollrapport per december 2019 för Norrtälje kommun Beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår:
Kommunstyrelsen föreslår:
Kommunfullmäktige godkänner internkontrollrapport per december 2019.
Kommunen har utfört internkontroll enligt fastställd internkontrollplan samt tidplaner, mallar och strukturer enligt kommunens styrmodell.
Resultatet av internkontrollen för 2019 är tillfredsställande och visar på ett väl fungerande arbetssätt, vissa avvikelser har konstaterats inom planlagda internkontrollområden.
Förslag till åtgärder är sammanfattningsvis planering för fortsatt utbildning och utveckling inom samtliga kontrollerade områden samt att säkerställa och upprätthålla goda rutiner som redan finns.
Tjänsteutlåtande avseende interkontrollrapport per december för Norrtälje kommun Bilaga 1 - Internkontrollrapport per december 2019 för Norrtälje kommun
Ordföranden frågar om kommunstyrelsens arbetsutskott kan besluta i enlighet med kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtandes förslag, och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med förslaget.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Ekonomiavdelningen
Kommunstyrelsekontoret Analys och controlling
Handläggare Xxxxx Xxxxxxxxx
Titel: Controller
E-post: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
TJÄNSTEUTLÅTANDE
0000-00-0000
Diarienummer: KS 2019-633
Till:
Kommunstyrelsens arbetsutskott
Internkontrollrapport per december för Norrtälje kommun
Uppföljning av identifierade risker
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår:
Kommunstyrelsen föreslår:
Kommunfullmäktige godkänner internkontrollrapport per december 2019.
Sammanfattning av tjänsteutlåtandet
Kommunen har utfört internkontroll enligt fastställd internkontrollplan samt tidplaner, mallar och strukturer enligt kommunens styrmodell.
Resultatet av internkontrollen för 2019 är tillfredsställande och visar på ett väl fungerande arbetssätt, vissa avvikelser har konstaterats inom planlagda internkontrollområden.
Förslag till åtgärder är sammanfattningsvis planering för fortsatt utbildning och utveckling inom samtliga kontrollerade områden samt att säkerställa och upprätthålla goda rutiner som redan finns.
Syftet med internkontroll är att kartlägga om lagar, andra föreskrifter samt kommunens mål och riktlinjer följs.
Xxxxxxxx till gällande styrdokument
Internkontrollplanen är beslutat av respektive nämnd utifrån de riktlinjer som angivits i planeringsförutsättningarna och mål och budget och följs sedan upp kontinuerligt under året.
Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i 6 kap 6 § i Kommunallagen. Det är respektive nämnd som har ansvaret för att utforma en god internkontroll och styrning, att den är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt. Nämndernas ansvar gäller även när en kommunal angelägenhet har lämnats över till någon annan. Följande moment är obligatoriska för att säkerställa att internkontrollen ska ge kontroll och styrning; riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation.
Kommunstyrelsen sammanställer samtliga nämnders internkontrollrapporter.
POSTADRESS
Box 800, 761 28 Norrtälje
BESÖKSADRESS
Xxxxxxxxxxx 00
KONTAKT
0000-000 00
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx
Sid 1 av 2
2020-02-18
Bilaga 1 - Internkontrollrapport per december 2019 för Norrtälje kommun presenteras vilka processer som har kontrollerats, hur kontrollen har genomförts samt resultat av utförd internkontroll.
Internkontrollen bygger på en riskinventering och riskskattning. Syftet är att minimera att riskerna uppstår för kommunen.
Internkontroll kan identifiera och motverka ojämställdhet om risker som härrör inom detta område identifieras i riskinventeringen.
Internkontroll kan identifiera och motverka brister i verksamheten som påverkar barn och unga i negativ riktning och är ett verktyg för att arbeta med ständiga förbättringar som är till gagn för denna målgrupp.
Äldre- och tillgänglighetsanalys
Internkontroll kan identifiera och motverka brister i verksamheten som påverkar ovanstående målgrupp i negativ riktning och är ett verktyg för att arbeta med ständiga förbättringar.
Internkontroll ska skydda kommunen emot ekonomiska, rättsliga och förtroendeskadliga förluster.
I enlighet med fastställd tidplan ska nämnder och bolag rapportera utförd internkontroll per december 2019 till kommunstyrelsekontorets ekonomiavdelning för vidare sammanställning av kommunens internkontroll per december 2019. Ärendet behandlas slutligt i Kommunfullmäktige i mars.
Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx
Kommundirektör Ekonomidirektör
Kommunstyrelsekontor Kommunstyrelsekontoret
Bilaga 1 - Internkontrollrapport per december 2019 för Norrtälje Kommun
xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
POSTADRESS
Box 800, 761 28 Norrtälje
BESÖKSADRESS
Xxxxxxxxxxx 00
KONTAKT
0000-000 00
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx
Sid 2 av 2
Internkontrollrapport per december för Norrtälje kommun
Innehållsförteckning
3
Internkontrollområde Informationssäkerhet
4
Internkontrollområde Professionellt och förtroendeskapande förhållningssätt
10
Internkontrollområde Ekonomiska processer och uppföljning av leverans i förhållande till beslut
16
Internkontroll för kommunens bolag och Kommunalförbundet sjukvård och omsorg.22
Samtliga nämnder, kommunala bolag och kommunalförbundet Sjukvård och omsorg i Norrtälje kommun (KSON) rapporterar per sista december sin uppföljning avseende utförda internkontroller. Kontroller som genomförs löpande har en färdigställandegrad om 100 %.
Sedan kan även färdigställande graden vara kopplad till den uppskattade arbetsinsatsen för att genomföra kontrollen. En kontroll kan vara färdigställd, även om åtgärderna för avvikelserna ej är genomförda. Åtgärderna kontrolleras även av respektive nämnd efterkommande år för att säkerställa att de genomförts.
Den sammanfattande bedömningen av internkontrollen i Norrtälje är att resultatet av utförda kontroller är att det på det stora hela är att det är få avvikelser. De avvikelser som upptäcks åtgärdas löpande och rutiner, information, utbildning och kontinuerligt kvalitetsarbete avhjälper att ytterligare avvikelser uppstår. Ett område som utmärker sig är internkontrollområdet avseende informationssäkerhet där avvikelser finns och framtagna rutiner i vissa fall behöver ytterligare justering för att fungera fullt ut. Internkontrollområdet och lagstiftningen är relativt ny och måste implementeras fullt ut i verksamheten kontinuerligt under kommande år.
Internkontrollområde Informationssäkerhet
Internkontrollområdet syftar till att säkerställa att kommunen på ett tillfredställande sätt hanterar informationssäkerheten utifrån de lagkrav GDPR (General Data Protection) ställer.
Kontroll | Färdiggrad |
Oaktsamma användare (olåsta datorer, läsplattor eller mobiler) |
Kommentar: Xxxx xxxxxx datorer upptäcktes vid kontrollen den 19 december 2019
Stöld av media (dator, läsplatta, mobil etc.) |
Kommentar: Xxxxx att rapportera.
Regelbunden gallring/uppdatering av dokumenthanteringsplan |
Kommentar: Gallring av e-post i nämnds-brevlåda. Gallringen har varit bristfällig under första halvan av 2019. Gallringsregler satta till att ta bort e-post efter 90 dagar har inte fungerat. Borttagna objekt och skickade mail har därav gallrats manuellt under kvartal 4, 2019. Med hjälp av utsökningsfunktionen Wisit har kontorets G:/- katalog genomsökts och handlingar med personuppgifter identifierats samt gallring/rensning påbörjats. De gallringar som var möjliga att genomföra är klara.
Kontroll | Färdiggrad |
Behörighetstilldelning i verksamhetssystem innehållande personuppgifter |
Kommentar: Under hösten har en granskning av rutiner för behörighetstilldelning för elevregistreringssystemet Procapita genomförts. Granskningen visar att det finns skriftliga rutiner för behörighetstilldelning. Kontroller av behörigheter ska göras två gånger per år för att säkerställa att det inte finns personer som har åtkomst till systemet som t ex har bytt arbetsplats eller avslutat sin anställning. Två kontroller har genomförts under året och en avvikelse kunde konstateras.
Internkontrollområdet informationssäkerhet kvarstår även under 2020. Kontrollområdet behöver utvecklas och systematiseras för att också omfatta fler verksamhetssystem
inom utbildningsnämndens verksamheter.
Kontroll | Färdiggrad |
Behörighetstilldelning i verksamhetssystem innehållande personuppgifter |
Kommentar: Under årets sista period har en kontroll av behörigheter i elevregistreringssystemet Procapita genomförts. Kontrollen syftar till att kontrollera att personer som inte ska ha åtkomst till systemet har det. Resultatet av kontrollen var att inom förskole- och grundskoleverksamheten var all personal avslutad i Procapita när det gäller personalwebben. För en handfull anställda som slutat saknades avslutsdatum. Av dessa hade ingen inloggning skett efter angivet avslutsdatum då det inte är möjligt att komma åt sina konton då anställningen avslutats. Internkontrollområdet informationssäkerhet kvarstår även under 2020. Kontrollområdet behöver utvecklas och systematiseras för att också omfatta fler verksamhetssystem inom barn- och skolnämndens verksamheter.
Kontroll | Färdiggrad |
Rätt behörighet i Procapita |
Kommentar: 50 stickprov har genomförts inga avvikelser har identifierats.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontroll att dokumenthanteringsplan är uppdaterad |
Kommentar: Dokumenthanteringsplanen togs i kultur- och fritidsnämnden 2019-04-25. Hanteringsanvisningarna ses över regelbundet.
Kontroll | Färdiggrad |
Regelbunden gallring/uppdatering av dokumenthanteringsplan |
Kommentar: Registraturen korrigerar och uppdaterar när eventuell avvikelse påträffas. I övriga IT- system ska kontinuerlig gallring ske. Verksamheterna behöver även göra bevarande-
/gallringsutredningar av sina IT-system samt ta fram bevarandestrategier för elektronisk information. Vid kontrollen har avvikelser påträffats och åtgärd föreslås genom vidareutbildning och uppdatering av dokumenthanteringsplanen.
Intrång i skyddat nätverk |
Kommentar: Intrång i oskyddat nätverk utifrån i form av "hacker-attacker" från anlitad konsult är utförda och inget intrång har skett. Testet visade dock på förbättringsförslag inom IT och renhållning där inloggningssäkerheten behövdes förbättras, vilket är utfört.
Avaktivering av användare |
Kommentar: Att en förteckning finns där det framgår vilka system som är kopplat till AD:t (digital katalog som bygger på system, användare och hårdvara med grund från lönesystemet) och således avslutas automatiskt vid en avslutad anställning respektive inte och måste följas upp vid avslutningssamtal. Ett flöde för att säkerställa och avsluta användare i aktuella system ska upprättas och uppdateras på kommunnivå och avdelningsnivå där även ansvarig/systemförvaltare ska utses. Arbetet med detta är delvis påbörjat i kommunens PM3 modell vilken behöver utvecklas och färdigställas i sin helhet under 2020.
För hög behörighet i system |
Kommentar: Totalkontroll är utförd i ReachMee (rekryteringssystem) och KIA (arbetsskadeanmälningssystem) och visar på att avvikelser förekommer på grund av att dessa system måste följas upp och förändras manuellt, d.v.s. systemen går inte via AD-koppling mot lönesystemet. Riskerna kring detta ses dock som mindre skadliga utifrån att endast aktuell chef kan se sina rekryteringar och sina inkomna arbetsskadeanmälningar. Ett arbete med att AD-koppla alla HR-system från lönesystemet är påbörjat vilket på sikt säkerställer behörigheter i systemen.
Kontroll
Kontroll att inaktuella användare är avregistrerade
Kommentar: Valmyndigheten och länsstyrelsen har numera endast tidsbegränsade behörigheter i system vilket medför att samtliga användare avregistreras efter val. För kontrollmomentet har nämnden börjat strukturera och uppdatera samt att dokumentera inventering och rutin för innehavet av datorer, Ipads och mobiltelefoner.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontroll av kansliet i Täbys efterlevnad av GDPR |
Kommentar: Tjänstemän vid Täby har bekräftat att deras arbete med anpassning till GDPR inom överförmyndarverksamheten är klar.
Kontroll | Färdiggrad |
Fastighetsavdelningen svarsfrekvens på felanmälan |
Kommentar: Inga uppgifter lämnade.
Renhållning - Behörigheter inaktiveras inte omgående vid avslutande av anställning, avslut av avtal eller i överenskommelse med externa parter |
Kommentar: Systemansvarig vid renhållningen genomför stickprov och vid eventuella avvikelser sker rättning. I de fall en person finns kvar i systemet trots avslutad anställning är dock inte systemet tillgängligt då personens användaridentitet är inaktiverad. Vid senaste stickprovskontrollen uppdagades ingen obehörig med behörighet i verksamhetssystemet Future.
Gata/Park Regelbunden gallring sker inte/dokumenthanteringsplan ej uppdaterad/följs ej |
Kommentar: Ärendehanteringssystemet Infracontrol lagrar uppgifter såsom namn och telefonnummer. Inställning kommer att göras i Infracontrol hur länge uppgifterna skall sparas.
VA – Att behörigheter i verksamhetssystemet följer angiven rutin |
Kommentar: Dokumenterad rutinbeskrivning finns och den fungerar. Inga avvikelser mot rutinen har konstaterats.
Internkontrollområde Professionellt och förtroendeskapande förhållningssätt
Internkontrollområdet syftar till att skapa en internkontrollplan som säkerställer att policys, riktlinjer och handläggningsrutiner efterlevs.
Kontroll | Färdiggrad |
Hänvisning vid frånvaro på telefonanknytning |
Kommentar: Stickprov för 5 personer är genomförd och dessa var satta som frånvarande.
Bisyssla |
Kommentar: Genomförd i medarbetarsamtalen. Inga avvikelser funna.
Representationspolicyn |
Kommentar: Fakturor kontrolleras löpande samt att medgivande/rekvisition krävs innan beställning. Inga avvikelser funna.
Delegationsordning |
Kommentar: Kontroll har genomförts i 10 ärenden vardera för systemen ByggR och Ecos2. Inga avvikelser funna.
Mål och budget följs |
Kommentar: Under 2019 har ett noggrant arbete genomförts för att identifiera onödiga kostnader i verksamheterna. Samtidigt har kontoret varit sparsam med att tillsätta tjänster som blivit vakanta p g a risken att intäkterna skulle sjunka ännu mer. Nämnden redovisade en positiv avvikelse vid årets slut.
Kontroll | Färdiggrad |
Efterlevnad av representationspolicyn |
Kommentar: En stickprovskontroll har utförts för att granska representationsfakturor om de överensstämmer med representationspolicyn. Följande iakttagelser har gjorts:
I flertalet fall anges syfte och deltagare, men syfte är inte alltid tillräckligt tydligt för att avgöra om det är förenligt med representationspolicyn. Även vilka som deltagit i behöver i flera fall förtydligas.
En ínformation- och utbildningsinsats för chefer och administrativa stöd genomförs under första halvåret 2020. Insatsen bör omfatta både innehållet i representationspolicyn, regler för dokumentation av representation ur skatterättslig synpunkt, samt kodplan för att säkerställa korrekt redovisning. Detta då det förekommer att fel konton eller verksamhetskoder används vid redovisning.
Kontroll | Färdiggrad |
Efterlevnad av representationspolicyn |
Kommentar: En stickprovskontroll har utförts av ett antal transaktioner för att se om dessa överensstämmer med representationspolicyn. Följande iakttagelser har gjorts:
Syfte och deltagare finns i huvudsak angivet, men kan i många fall beskrivas utförligare. I några fall har felaktiga verksamhetskoder använts i redovisningen. Några fall av intern representation i samband med APT kan ifrågasättas utifrån representationspolicyn. En ínformations- och utbildningsinsats för chefer och administrativa stöd genomförs under första halvåret 2020. Insatsen bör omfatta både innehållet i representationspolicyn, regler för dokumentation av representation ur skatterättslig synpunkt, samt kodplan för att säkerställa korrekt redovisning.
Kontroll | Färdiggrad |
Klienter får information om registrering av personuppgifter samt information om rättigheter enligt GDPR |
Kommentar: 108 ärenden har kontrollerats och 62 ärenden saknar information om GDPR. I 2 av ärendena saknas återkoppling kring åtgärd. I 8 av ärendena har information inte skickats ut och inte registrerats i systemet. I övriga ärenden har information skickats ut men inte registrerats. Åtgärd är
att skicka ut information i de ärenden där detta saknas samt registrera i systemet att klienten fått information.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontrollera om nämndens och kontorets representation följer kommunens representationspolicy |
Kommentar: Samtliga transaktioner bokförda på konto 71xxx (representation) under period januari- december 2019 har sökts ut. Varje faktura har sedan granskats för att se om det finns en permanent anteckning där syfte och deltagare framgår. Inga avvikelser att rapportera under perioden.
Kontroll om utbetalda bidrag följer nämnds- och delegationsbeslut |
Kommentar: Kontrollen har genomförts genom totalkontroll. Inga avvikelser har framkommit under perioden.
Kontroll om rutin för synpunktshantering finns och efterföljs |
Kommentar: Rutin finns och efterlevs på så sätt att registrator regelbundet har kontakt med kontaktcenter. Inga avvikelser har framkommit under perioden.
Kontroll | Färdiggrad |
Nyttjande av Internet som inte följer kommunens rutiner för IT-användande |
Kommentar: Dokumenterad rutin finns och fungerar men utvecklingsområden finns inom hanteringen av eventuella avvikelser och åtgärder med anledning av avvikelser. Bland annat saknas ett dokumenterat flöde med tillhörande konsekvenstrappa innehållande rollfördelning. Ytterligare planerade åtgärder finns med i kommande IT- och Säkerhetspolicy som är under beredning.
Uppföljning och vidareanmälningar av incidenter i enlighet med KIA inte sker |
Kommentar: Vid genomförd internkontroll framkom att uppföljningar av anmälningar i KIA idag sker på APT och i Losam samt att en avsaknad av dokumenterad rutin för systematisk uppföljning. Att kontrollera till nästa delår är ta fram en dokumenterad rutin för uppföljning samt säkerställande att den kommuniceras och efterföljs.
Efterlevnad av återkoppling till invånare |
I samband med internkontrollen för antalet returärenden i Trio visade snittvärdet för 2019 13,88% (13,47%, 2018). Rutiner för automatisk hänvisning Outlook fungerar tillfredställande. Som förbättringsåtgärd har instruktionerna för den manuella hanteringen gällande bortkoppling av telefon uppdaterats. Den kommer att kommuniceras ut via Intranätet. Djupare granskning och ytterligare förbättringsåtgärder skall arbetas fram tillsammans med verksamheterna.
Att bisyssla strider mot tjänsteutövning |
Kommentar: I kontrollmomentet visas inga avvikelser, information till chef att stämma av bisyssla vid medarbetarsamtal en gång per år finns i personalhandboken men är inte inskrivet i nya dialogmallen för medarbetardialogen. För att säkerställa inrapportering av bisyssla sker kontinuerligt kommer även medarbetardialogmallen uppdateras så att det tydligt framgår till chef när frågan skall ställas.
Kontroll | Färdiggrad | |
Att medarbetare har för högt timsaldo | ||
Kommentar: Vid kontrollmomentet framkom inga avvikelser, eventuella avvikelser kan finnas då medarbetare i Norrtälje kommun själva bär ansvar att rapportera sin arbetstid. Uppdrag att följa upp medarbetarens inrapportering av arbetstid ligger inom varje chefs ansvar, som besitter personalansvar. Inrapportering av arbetad tid skall ske varje månad.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontroll att samtliga röstmottagare i Europaparlamentsvalet har genomgått utbildning. |
Kommentar: Samtliga schemalagda valarbetare har genomgått utbildning. Kontroll genomfördes på valdagen i 14 valdistrikt, samtliga valarbetare i lokalerna hade deltagit på utbildning.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontroll av tillgänglighet på telefontid och återkoppling via e-post. |
Kommentar: I kontrollmomentet tillgänglighet under telefontid har testsamtal utförts där avvikelser identifierats med 50% i tillgänglighet och återkontakt. Återkoppling via e-post har testats genom att förfrågan efter en blankett skickats in via Täbys kontaktformulär, några dagar efter ställd förfrågan fanns blankett i brevlådan hos förfrågaren så kontakt via e-post bedöms vara god. Avseende tillgängligheten via telefon är detta något som påtalas löpande i kontakten mellan tjänstemän i Täby och Norrtälje kommun.
Kontroll | Färdiggrad |
Fastighet - Behörigheter inaktiveras i Fastighets verksamhetssystem |
Kommentar: Inom passage och larm har en stor gallring genomförts under 2019. I samband med detta har nya rutiner upprättats på hur nya användare läggs upp. Det finns fungerande och bra rutiner för hyresprogrammet VitecHyra som med jämna mellanrum gallras från både objekt och personer som slutat eller bytt befattning. Fastighetssystem DEDU avviker där den som var ansvarig för systemet är under upplärning och ännu inte hunnit kontrollera avvikelser. Sista kvartalet kommer att kontrolleras 2020.
Renhållning – Arbetsmiljöpolicyn efterlevs inte |
Kommentar: Vad gäller arbetsmiljöarbete med entreprenör så genomförs återkommande arbetsmiljömöten med dem. På anläggningarna finns eget arbetsmiljöarbete.
Gata/Park – Svarsfrekvens både internt och externt |
Kommentar: Genomsnittliga återkopplingstiden för ärenden i Flexite för 2019 blev 1,57 dagar och 1,67 dagar för Q4, vilket är under kravet på två dagar enligt servicepolicyn.
VA - Arbetsmiljöpolicyn efterlevs ej |
Kommentar: Dokumenterad rutinbeskrivning finns och fungerar. Ingen avvikelse har konstaterats.
VA - Representationspolicyn (rädd för fel, inget personalbefrämjande) |
Kommentar: Dokumenterad rutinbeskrivning, finns och fungerar. Inga avvikelser mot rutinen har konstaterats.
Internkontrollområde Ekonomiska processer och uppföljning av leverans i förhållande till beslut
Internkontrollområdet syftar till att säkra kommunens tillgångar och en god ekonomisk hushållning.
Kontroll | Färdiggrad |
Större köp utanför avtal |
Kommentar: Inga köp utanför avtal har skett.
Leverantörsutbetalningar i tid |
Kommentar: Xxxx försenade betalningar har identifierats där bygg- och miljökontoret har kunnat påverka.
Debiteringsrutin |
Kommentar: Kontroll i 10 ärende per ärendesystem (ByggR och Ecos) har slumpats fram. I alla dessa utom ett har debitering skett där så skulle ha gjorts. Orsaken till den missade debiteringen är identifierad och också rättad.
Kontroll | Färdiggrad |
Leverantörsutbetalningar i tid |
Kommentar: En granskning av samtliga fakturor med förfallodag 31 december har genomförts. Inga obetalda fakturor finns. Internkontrollen inom området bedöms vara tillräcklig.
Utbetalning av bidrag/peng till utförare av skolverksamhet |
Kommentar: En granskning av utbetalt bidrag till Rodengymnasiet under 2019, och inga påtagliga avvikelser kan konstateras. Utbetalningarna till fristående utförare har legat stabilt på knappt 9 mnkr per månad hela 2019. Flertalet ersättningar betalas ut via UEDB (Ungdoms- och elevdatabasen), vilket säkerställer att en elev endast kan vara inskriven vid en skola. Under hösten 2019 fattades beslut om inköp av särskild modul i UEDB för intern resursfördelning, d.v.s. utbetalning av bidrag till kommunala Rodengymnasiet. Implementering är planerad till våren 2020, vilket kommer minimera risken för felaktiga utbetalningar till Rodengymnasiet.
Säkerställande av elevplaceringar |
Kommentar: Xxxxxxx för att säkerställa elevvolymer och prognoser är framtagna. En samordnare har fått i uppdrag att i samverkan säkerställa processer och rutiner för uppföljning och finansiering av elevvolymer, och prognoser för utbildningsnämndens verksamheter. Under hösten har en struktur för redovisning och uppföljning av elevantal tagits fram, och under första kvartalet 2020, färdigställs processbeskrivningar och rutiner i Skolfyren.
Återsökning av statsbidrag |
Kommentar: Uppföljning av sökta statsbidrag under perioden har genomförts. Samtliga möjliga statsbidrag har sökts via Skolverket. Samtliga ansökningar och i förekommande fall beslut finns dokumenterade i diariet.
Kontroll | Färdiggrad |
Leverantörsutbetalningar i tid |
Kommentar: En granskning av obetalda fakturor per 31 december har genomförts. Inga obetalda fakturor föreligger. Internkontrollen inom detta område bedöms vara tillräcklig.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontroll att giltigt avtal för insats i familjehem finns samt att ersättning utgår enligt avtal |
Kommentar: Xxxxx giltigt avtal? 118 ärenden har kontrollerats och avvikelser kan konstateras i 18 ärenden vad gäller att avtal finns. Identifierade avvikelser kommer att åtgärdas då utsända avtal återkommer till kommunen
Har ersättning utgått enligt avtal? Avvikelser har identifierats och nya avtal kommer arbetas fram som överensstämmer med kommunal praxis gällande indexuppräkning.
Kontroll att ekonomiskt bistånd betalas ut till rätt klient |
Kommentar: 65 utbetalningar har kontrollerats. Vid uppföljning kan konstateras att korrekt underlag finns och att utbetalning skett till rätt konto.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontrollera om kultur- och fritidskontorets verksamheter följer rutinen för att söka externa bidrag |
Kommentar: Xxxx avvikelser gentemot gällande rutinbeskrivning har funnits.
Kontroll av att bokade tider i hallar och anläggningar debiteras kunden enligt beslutad taxa |
Kommentar: Stickprov har genomförts. Inga avvikelser funna.
Kontroll att utbetalda föreningsbidrag har utbetalats till rätt konto |
Kommentar: Stickprov har genomförts. Inga avvikelser funna.
Kontroll | Färdiggrad |
Att representationspolicy ej efterlevs |
Kommentar: I kontrollmomentet har stickprovskontroller utförts i enlighet med policydokument för internrepresentation och inga avvikelser har hittats.
Bristande leverantörstrohet |
Kommentar:. Andel köp hos ej avtalade leverantörer för Norrtälje kommun i helhet 2019 har konstaterats till 12% (11% för 2018). För kommunstyrelsekontoret konstaterades avvikelser 2019 på 9% (7% för 2018). Planerad åtgärd är att fortsatt utbilda och kommunicera policys och rutiner, införa E-handel för alla verksamheter samt processbeskriva uppföljning av tecknade avtal.
Kontroll Färdiggrad | |
Sena utbetalningar | |
Kommentar:
Vid genomgång av kontrollmomentet sena leverantörsutbetalningar per den 31 december 2019 visar resultatet på att avvikelser finns. Resultatet på en framtagen ögonblicksbild från leverantörsreskontran visar vissa avvikelser, dessa består av att fakturorna saknar anteckningar om varför fakturan ej är betald till leverantör. För kontrollmomentet konstateras behov av utvecklingsområden i samband med uppföljning, endast ögonblickslistor kan tas fram ur leverantörsreskontran vilket medför att periodiserade systemlistor som visar alla sena betalningar under en utvald period, detta ger ett mörkertal mellan framtagna ögonblickslistor. Resultatet medför att kontrollmomentet kommer att fortsätta med samma bevakning och även utökas med bevakningen merkostnader i samband med sena betalningar. Förbättringsåtgärd i form av en uppföljning av totalresultatet som kommuniceras till berörd verksamhet en gång i månaden tillsammans med rutin, information eller förslag till åtgärd.
Bristande rutiner vid momsåtersökning |
Kommentar: Vid kontrollmomentet visas inga avvikelser, dock ses ett förbättringsbehov av att ta fram en dokumenterad rutinbeskrivning. Detta kommer att ombesörjas under första kvartalet 2020.
Kontroll | Färdiggrad |
Kontroll att avdrag på grundarvodet för förtroendevalda sker enligt beslutat reglemente och på korrekta grunder. |
Kommentar: I enlighet med beslut om utbetalning två gånger per år utförs xxxxxxx kontroll på närvaron i protokoll innan överlämning sker till löneservice för utbetalning. Inga avvikelser framkom i kontrollmomentet.
Kontroll av pensionsavsättningar till politiker |
Kommentar: Kontroll genomförs i februari 2020 då pensionsavsättningarna sker ett år i efterskott.
Kontroll | Färdiggrad |
Leverantörstrohet |
Kommentar: 7% av köpen har köpts av en leverantör som ej är avtalad. Då verksamheten ej äger mandatet för upphandling lämnas avvikelsen utan åtgärd.
Kontroll | Färdiggrad |
Fastighetsavdelningen - När faktura är rätt betalas de i tid |
Kommentar: Inga uppgifter lämnade.
Renhållning – Leverantörsutbetalningar i tid |
Kommentar: Varje månad skickas en avräkning utifrån verksamhetssystemet till entreprenör. Denna avräkning är fakturaunderlag från entreprenör, fakturan granskas av två personer på renhållningen.
Gata/Park Leverantörsutbetalningar rätt belopp |
Kommentar: Xxxx avvikelser funna. Rutinbeskrivning framtagen. Rutinen skall utvecklas..
VA – Stora anläggningsentreprenader uppföljning |
Kommentar: Stickprov görs vid senare tillfälle. Revision genomförd på Kapellskär. Rapport ej klar.
VA - Köp utanför avtal |
Kommentar: Dokumenterad rutinbeskrivning finns och fungerar. Avdelningen arbetar nära upphandlingsenheten. Arbeta vidare med rutinen och säkra upp att avtal finns med leverantörer som krävs.
Internkontroll för kommunens bolag och Kommunalförbundet sjukvård och omsorg.
Kontroll | Färdiggrad |
Kommunalförbundet Sjukvård och Omsorg |
Kommentarer kring utförda kontroller:
1. Funnen avvikelse är att rutinbeskrivning för hur fakturor ska kontrolleras gentemot gällande avtal saknas. Rutinbeskrivning kommer att arbetas fram 2020.
2. Skriftlig rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete saknas. Riktlinjer och en arbetsmiljögrupp finns och kommer att fortsätta arbetet med att färdigställa en komplett rutin.
3. Övriga internkontroller har inte rapporterat några avvikelser.
Roslagsbostäder |
Kommentarer kring utförda kontroller:
1. Rutiner saknas för att följa upp projekt. Åtgärder som planerats i och med detta är att standardiserade avtal på löpande projekt och upprättande av rutiner för löpande uppföljningar. Fördjupad analys och arbete med framtagande av process kommer genomföras under 2020.
2. Korrekt kontering avvikelser har konstaterats avseende moms. Åtgärder som planerats är framtagande av manualer, utbildning och introduktion för nyanställda.
3. Kontroll av avtalstrohet har genomförts inga avvikelser funna.
4. Kontroll av vidarefakturering av fakturor till kund har genomförts och avvikelser är funna. Förslag till åtgärd är säkerställa att anteckning avseende om det är schabloniserad kostnad eller faktisk kostnad som fakturerats kunds samt att eventuell överenskommelse med kund skall antecknas.
Kontroll | Färdiggrad |
Campus Roslagen |
Kommentarer kring utförda kontroller:
1. Inköpsrutiner och policy är färdigställd under 2019 och reviderad version behöver följas 2020.
2. Sekretess och behörigheter har följts upp under 2019 och avvikelser har konstaterats. Utbildningsinsats avseende GDRP har genomförts och medvetenheten hos personal har förbättrats. Ytterligare arbete under 2020 avseende gallring och arkivering behöver genomföras.
3. Värdering av samtliga byggnader har ej kunnat färdigställas, arbetet fortsätter 2020.
4. I övrigt finns inga avvikelser att rapportera.
Norrtelje Energi |
Kommentarer kring utförda kontroller:
1. Avvikelser funna gällande att samtliga nyanslutna kunder ej följt gällande process. Åtgärd med anledning av detta är att fortsätta kontrollera detta 2020 för att säkerställa en fungerande process.
2. Revision avseende ekonomiska processer har genomfört och avvikelser som konstaterats är att loggning av ekonomisystem är önskvärt, frågan är lyft till systemleverantören.
3. I övrigt finns inga avvikelser att rapportera