ALLMÄNNA VILLKOR OCH HANTERINGSINSTRUKTIONER FÖR SAMHANDEL MED COOP SVERIGE AB
[Bilaga 3]
Hanteringsbilagan
ALLMÄNNA VILLKOR OCH HANTERINGSINSTRUKTIONER FÖR SAMHANDEL MED COOP SVERIGE AB
2023
Coop Sverige AB • Xxxxxxxxxxxxx 0 • 171 88 Solna • Tel x00 (0) 00 000 00 00 Org. nr. 556710–5480 • xxx.xxxx.xx
Läsanvisning
Detta dokument består av två delar. Den första delen är en generell del som gäller för Coop Sveriges samtliga Leverantörer. De andra delarna är kopplade till vilken typ av varor som Leverantören levererar.
Typ av Vara: | Förklaring: | Specifik information sida: |
AVM | Dagligvaror/livsmedel Leverantörers varumärke | 25–28 |
EVM | Dagligvaror/livsmedel Coop Sveriges egna varumärken | 29–31 |
Coop Hemma | Sällanköpsvaror | 32–34 |
IVT | Indirekta varor och tjänster som ej säljs vidare till konsument | 35 |
Frukt, grönt & blommor | Frukt, grönt och blommor med varuväg cross dock. | 36 |
I den generella delen av dokumentet finns hänvisningar i form av fotnoter där läsaren parallellt ska läsa det tillägg i de specifika sidorna som gäller för dessa varor.
Det är Leverantörens skyldighet att ta reda på hur Coop Sverige har definierat vilka typer av varor som Leverantören levererar.
Definitioner och förklaringar
Term/förkortning | Förklaring |
AVM | Andra varumärken |
Batchren pall | Pall som enbart innehåller varor av ett artikelnummer och av samma batch. |
Blandpall | Pall som utgörs av flera sorters varor. |
B-pack | Ytterförpackning, detaljistförpackning. |
Cross dock 1 | En egen lastbärare som ska vidare ut till en butik utan handpåläggning. |
Cross dock 2 | En pall med blandade varor som ska spridas ut till olika butiker och därmed behöver rangeras på terminal. |
DDP | Delivery Duty Paid, Leverantören står för alla risker och kostnader fram till att godset finns tillgänglig på angiven plats. Säljaren står även för importklarering. |
EDI | Electronic Data Interchange, är en standardiserad metod att kommunicera elektroniskt. Traditionellt har detta kommunicerats med papper, så som inköpsordrar, följesedlar samt fakturor. |
ESAP20 | ESAP är en etablerad affärsprocess som förenklar elektronisk handel, EDI. Det betyder att leverantörer och köpare får bättre kontroll över varuflödet genom att utbyta affärsinformation, som till exempel artikelinformation, order och faktura. ESAP20 används brett av svenska dagligvaruhandeln. |
EDI-faktura | Skickas som Edifact i formatet ESAP20 (D96). |
E-faktura | Skickas i exempelvis formaten Svefaktura, TEAPPS eller PEPPOL. |
EVM | Coop Sveriges Egna varumärken. |
FCA | Free Carrier, Leverantören levererar godset till av Coop Sverige angiven transportör och plats, samt i de fall det är aktuellt exportdeklarerar det. |
FOB | Free On Board, godset övergår från säljaren till köparen när det har passerat fartygets reling. Detta betyder att köparen därefter står för risken och kostnaden vid förlust eller skada. FOB kräver att Leverantören exportdeklarerar godset. Denna term kan enbart användas för sjötransporter. |
Godsavsändare | Med Godsavsändare avses den part som godset kommer ifrån. En Godsavsändare kan även vara en extern part som Leverantören har kontrakterat sin lagerverksamhet till. |
Godsmottag | Sker när varor överlämnas från Leverantör till Coop Sverige. Mottagande av gods sker hos godsavsändaren vid FCA och på Terminal/Butik vid DDP. |
IG | Inköpsgrupp inom Coop Hemma. Aktuell IG = kostnadsställe. |
Incoterms | Se Leveransvillkor |
Inleverans | Varorna överlämnade från Leverantören saldoregistreras hos Coop Sverige. Se även varumottag. |
IVT | Indirekta varor och tjänster. |
K-pack | Konsumentförpackning. |
Lastbärare | Avser den typ av enhet som Varan placeras på under transport och lagring. |
Lavpall | Med lav avses ett varv/lager av B-pack på pall. Varje artikel är lastad på en egen lastbärare. Kvantiteten per artikel är anpassad efter lav- storleken. |
Leveransvillkor | handelskammaren. |
Logistikbilaga | Den 4e bilagan till inköpsavtalet som upprättas mellan Leverantören och Coop Sverige och som reglerar logistikflödet. Bilagan reglerar bl.a. leveransvillkor, hantering av orderläggning, hämt- och leveransdagar, ledtider, palltyp, pallhantering etc. För EVM Leverantör, se PPL. |
PPL | Product Price List. Avtal mellan Coop Sverige och EVM Leverantör. PPL är bl.a. likvärdigt med Logistibilagan. |
PÖS | Pallöverföringsystem som är ett administrativt system som hanterar transaktioner av pallar mellan godsavsändare och godsmottagare. |
Sortren pall | Pall som enbart innehåller varor av ett artikelnummer. |
Terminal | Coop Sverige har under en period fyra centrallager: • Kylda, o-tempererade varor och läkemedel i CAT Eskilstuna (From Q3 2023) • Kylda varor i Västerås (fram till Q2 2024) • Frysta varor i Enköping • O-tempererade varor och läkemedel i Bro (fram till Q2 2024) |
Upphämtningsplats | Avtalad plats där upphämtning sker av varor vid tillämpning av leveransvillkor FCA. |
Varumottag | Mottagande av varor till Coop Sverige. Varumottagningen utgörs av två delar, godsmottag och inleverans. |
Externa Hänvisningar
Arbetsmiljöverket | xx.xx |
CHEP | xxxx.xx |
Coop | |
Coop leverantörsportalen | xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx |
ECR | |
Folkhälsomyndigheten | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Förpacknings- och Tidningsinsamlingen | xxx.xx |
GS1 | xx0.xx |
Internationella handelskammaren (ICC) | |
Jordbruksverket | |
Konsumentverket | |
Livsmedelsverket | |
LPR | xxx.xx |
Läkemedelsverket | |
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap | xxx.xx |
OPV | xxxx.xxx.xx |
Prosafe Joint Actions Best Practice | |
Svensk Dagligvaruhandel | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Svenska retursystem | xxxxxxxxxxx.xx |
Transportföretagen | xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Validoo |
Innehåll
2.1 Leverantörens upplysningsskyldighet 6
4. Överlämning av varor till Coop Sverige 9
4.1.2 Lastning och godsmottagning 9
4.1.3 Ändring av upphämtningsadress 10
4.2.2 Slot-bokning vid leverans till Eskilstuna 11
4.2.3 Ändring av lageradress 11
4.2.4 Xxxxxxxx och godsmottagning 11
4.2.5 Arbetsmiljö – transportör 12
4.4 Inleverans och leveranskontroll 13
4.6.1 Cross dock via CAT i Eskilstuna 15
4.6.2 Cross dock via omlastningsterminal (OT) 16
4.7 Förpackning och märkning 16
4.7.2 Märkning av pall – GS1 palletikett 17
4.8 Lastbärare och emballage 19
4.8.3 Uppbyggnad av lastbärare 20
4.9.2 Lastsäkring i container 21
5. Produktincidenter och avvikelser 22
5.1 Produktincidenter som kan medföra tillbakadragning eller återkallelser 22
5.1.1 Returtagning i samband med produktincidenter 22
6.1 Faktureringskrav vid lagerleveranser 23
6.2 Faktureringskrav vid direktleveranser till Butik samt Cross dock till Butik via Terminal 24
Specifik hantering Coop Hemma 32
Specifik hantering Frukt, Grönt & Blommor 36
1. Inledning
Dessa allmänna villkor och hanteringsinstruktioner för samhandel utgör avtalsvillkor vid samhandel mellan Coop Sverige AB (Coop Sverige) och Leverantören.
Information om Coop Sveriges hantering av personuppgifter finns på xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx.
2. Sortiment och Leverantör
2.1 Leverantörens upplysningsskyldighet
Det är Leverantörens skyldighet att säkerställa att Coop Sverige har information om varor med särskilda krav på hantering i lager, under transport, i Butik, samt att märka dessa enligt lag (LBE och XXX) och gällande bestämmelser. Leverantören förbinder sig att ange i Validoo artikelinformation om det finns speciella egenskaper rörande Varans hantering.1 Detta gäller t.ex. varor med kontamineringsrisk, brandfarliga/farliga varor, flampunkt samt varor med särskilda temperaturkrav. Leverantören ska utan vidare begäran tillhandahålla produktfaktablad och säkerhetsdatablad för varorna.
Leverantören ansvarar för att varor som sorteras under ”farligt gods” är märkta enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps anvisningar. Märkning av ”begränsad mängd” ska ske på minsta beställningsbar förpackning för Butik, d.v.s. på butiksförpackning. Märkningen ska vara i enighet med regelverket för ADR. Säkerhetsdatablad ska skickas till Coop Sverige Sortiment och Inköp och bifogas alltid tillsammans med varorna vid leverans.2
2.2 EDI
Coop Sverige har som krav att de fysiska affärsdokumenten som distribueras mellan Coop Sverige och dess affärspartner gällande varuflödet ska skickas via EDI. För att förenkla anslutningen har Coop Sverige standardiserat EDI-flödet genom att använda den branschgemensamma affärsprocessen ESAP20.3
Följande affärsdokument via EDI är obligatoriska:
- Order
- Ordererkännande
- Orderbekräftelse
- Leveransavisering
- Faktura, debet och kredit
- Kvittensmeddelande
1 Se kompletterande text i motsvarande paragraf i flödesspecifikt avsnitt
2 För ytterligare information se Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, xxx.xx/xxxxxxxxxxx .
3 För ytterligare information se xx0.xx/xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/xxxx-00-0
För leverantören finns det olika alternativ för EDI-anslutning med Coop:
- Direkt: Leverantören har egen EDI-kommunikation från sitt affärssystem och kan kommunicera direkt med Coop via VAN-operatören Tietoevry.
- VAN-operatör: Leverantören ansluter sig till en i marknaden valfri VAN-operatör som i sin tur kommunicerar med Coop via Tietoevry.
- Coop EDI Portal:
Bild. 1 Illustration över direkt kommunikation eller Coops EDI-portal
Coop kräver att samtliga leverantörer skall ha EDI-kommunikation driftsatt vid utbytandet av tidigare omnämnda affärsdokument. För befintliga samt nya leverantörer kan detta komma att innebära att leverantören tvingas att använda Coop EDI Portal, antingen som en permanentlösning eller en interimslösning under ledtiden för att driftsätta en direkt EDI-uppkoppling
Respektive part står för sina egna uppsättnings- och transaktionskostnader.
Om Leverantören byter en redan etablerad EDI-anslutning med Coop Sverige, det vill säga affärssystemsbyte alternativt IT/VAN- som påverkar EDI-uppsättningen, ska Leverantören minst åtta veckor före implementeringen informera Coop Sveriges EDI- avdelning på mejladressen xxxx00@xxxx.xx
2.3 Representantorder
Upprättelse av EDI-representantorder sker först efter överenskommelse gjorts med Coop Sverige Sortiment och Inköp.
3. Order4
Orderhantering mellan Coop Sverige och Leverantören görs i enlighet med fastställt upplägg stipulerat i Logistikbilagan/PPL.
Överenskomna leveransdagar, upphämtningsdagar och ledtider ska hållas även vid storhelger och under semesterperioder.
Uppdelning av order på flera leveranstillfällen accepteras endast i undantagsfall efter godkännande av Varuplanerare/Butik.
I samband med en leverans från annat EU-land än Sverige kan leverantören behöva dokumentation på att leveransen har skett. Vid Incotermen DDP ska leverantören själv avgöra om transporten är uppfylld och inga krav kan ställas på Coop Sverige. För Incotermen FCA ansvarar leverantören för att efterfråga informationen från Coop Sverige om bekräftelse att leveransen har skett och anlänt. Leverantören ska månadsvis skicka berörda order i ett samlat dokument till respektive varuplanerare som i sin tur bekräftar att ordern ankommit till terminalen. Leverantören kan ej efterfråga dokumentation för en transport som skett mer än 6 månader tillbaka i tiden.
3.1 EDI Order
EDI ordern ligger till grund för all kommunikation gentemot leverantören. Inköpsordernumret som återfinns i denna order kommer att användas i efterföljande meddelanden som referens. Mer info, se avsnitt 2.2.
3.1.1 Ordererkännande
Ordererkännande är ett meddelande från leverantören som talar om att de har läst in ordern i sitt affärssystem.
Ordererkännande ska skickas inom 120 minuter efter att order har mottagits av Leverantören eller att Leverantören ej har kunnat läsa in ordern. Om order ej har lästs in ska ordererkännande innehålla orsak till avvisning.
3.1.2 Orderbekräftelse
Orderbekräftelse är ett meddelande från leverantören som innehåller förändringar som leverantören vill göra gentemot den order som skickats av Coop. Orderbekräftelsen innehåller därav endast information som avviker.
Det är Leverantörens skyldighet att omgående informera vid avvikelser gällande bekräftad kvantitet och leveransdag. Ej bekräftad order anses som godkänd och accepterad.
4 Coop Hemma, se kompletterande text i motsvarande paragraf i flödesspecifikt avsnitt
4. Överlämning av varor till Coop Sverige
Leveransvillkor enligt Incoterms 2020 tillämpas med de för tiden gällande avtalsbegrepp som är fastställda av Internationella handelskammaren (ICC).5 Överenskommet leveransvillkor framgår av Logistikbilagan/PPL.
Coop Sverige förbehåller sig rätten att omförhandla leveransvillkor och eventuell fraktersättning, oavsett tidpunkt, vid betydande förändringar av transportförhållanden i Sverige och utomlands.
4.1 Leveransvillkor FCA
4.1.1 Transportbokning
4.1.1.1 Inrikes FCA
Coop Sverige ansvarar för transportbokning och fraktsedlar och transportetiketter skickas per mejl senast dag före hämtning. Vid avvikelser på fraktsedeln och/eller transportetiketter ska Leverantören kontakta Coop Transport: xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx, telefon: 010 - 000 00 00.
4.1.1.2 Import FCA
Coop Sverige ansvarar för transportbokning. Leverantören använder egen fraktsedel och egna transportetiketter, Coop Transport bekräftar lastningen genom att per mejl skicka Collection Advice senast dagen innan lastning. Collection Advice innehåller förväntat antal pall samt datum för upphämtning. Vid avvikelser på Collection Advice ska Leverantör kontakta Coop Transport; xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx, telefon: 010 - 000 00 00.
4.1.2 Lastning och godsmottagning
Leverantören ansvarar för att leveransen är i enlighet med bekräftad order.
I de fall Leverantören inte har varorna leveransklara till aviserad tid på överenskommen hämtningsdag har Coop Sverige rätt att kräva att Leverantören ombesörjer transport till Terminal på egen bekostnad och ansvar. Alternativt har Coop Sverige rätt att debitera Leverantören för utlägg och merkostnad för väntetid som drabbat Coop Sverige vid den aktuella förseningen.
Överenskomna lastningsdagar och ledtider är angivna i Logistikbilagan/PPL. Dessa ska hållas även vid storhelger och under semesterperioder.
Leveransaviseringen ska skickas till Coops Sverige AB i samband med att varorna är lastade och lämnar Leverantörens lager/premisser.
Vid leveransvillkor FCA gör chauffören en godsmottagningskontroll av leveransen på upphämtningsplatsen. Varorna ska av Leverantören vara placerade på sådant sätt att kontroll av godset kan ske. Lastbärarna ska vara framkörda och stå på stick med palletiketten på kortsidan vänd in mot lagret.
5 För ytterligare information se xxxxxxxxx.xx
Coop Sveriges chaufför ansvarar för att lasta i bil för inrikes flöden.6 Leverantören ansvarar för att erforderlig lastningsutrustning finns tillgänglig för Coop Sveriges chaufför vid lastningstillfället.
Vid godsmottagning görs följande kontroller:
• Kontroll av kvantitet mot leveransaviseringen samt att antalet lastbärare överensstämmer med angivet antal på fraktdokument.
• Kontroll utifrån visuell bedömning av kvalitet på emballage och lastbärare.
• Kontroll av att godset håller avtalad temperatur vid godsmottag av färska eller frysta varor.
Vid avvikelser kan Coop Sveriges chaufför neka lastning av Varorna7. Vid lastning överlämnar Leverantören frakthandlingar till chauffören8. Eventuella godkända avvikelser av Coop Sveriges chaufför noteras på fraktsedeln och ska signeras av Leverantören/person utsedd av Leverantören.
4.1.3 Ändring av upphämtningsadress
Vid ändring av upphämtningsadress för godset ska Leverantören minst åtta veckor före ändringen informera Supply Chain Manager hos Coop Sverige. Coop Sverige avser då att förhandla och revidera leveransvillkor, fraktersättning och prislista.
4.2 Leveransvillkor DDP9
4.2.1 Leverantörens ansvar
Vid tillämpning av leveransvillkor DDP ansvarar Leverantören för att:
• av Leverantören utsedd transportör är informerad om reglerna i Hanteringsbilagan.
• överenskomna inleveransdagar, ledtider och ankomsttider som är angivet i Logistikbilagan/PPL upprätthålls.
• överenskomna inleveransdagar, ledtider och ankomsttider även hålls under storhelg och semesterperiod.
• leveransen är i enlighet med bekräftad order.
• varorna hanteras och transporteras med bibehållen kvalitet.
• godset ska ha godkänd temperatur under och vid leverans till Coop Sverige.10
• transportör använder fordon som uppfyller eventuella krav i Logistikbilagan/PPL.
• chaufförer kan kommunicera på svenska eller engelska.
• erforderliga frakthandlingar medföljer varorna.
• chaufför lossar gods på Coops terminal för inrikes flöden.11
• informera Coop Sverige om byte av palltyp och ändring av pallhantering sker.12
• Leveransaviseringen ska skickas till Coops Sverige AB i samband med att varorna är lastade och lämnar Leverantörens lager/premisser.
6 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxx/xxxx- branscher/transportindustriforbundet/publikationer/
7 Se avsnitt 5.2 Avvikelser
8 Se avsnitt 4.5 Frakthandlingar
9 Coop Hemma, se kompletterande text i motsvarande paragraf i flödesspecifikt avsnitt 10 AVM och EVM se kompletterande text i motsvarande paragraf i flödesspecifikt avsnitt 11 Se avsnitt 4.2.4 Arbetsmiljö – transportör
12 Se avsnitt 4.8. Lastbärare och emballage
4.2.2 Slot-bokning vid leverans till Eskilstuna
Slot-tid ska bokas av leverantören, eller av leverantören utsedd transportör, i ett webbaserat användargränssnitt för att få en tilldelad tid för lossning.
Vid slot-bokning finns möjlighet att ange förarens för- och efternamn, mobilnummer, om fraktsedeln är CMR samt fordonets registreringsnummer. Om dessa uppgifter fylls i vid Slot-bokning underlättas incheckningen vid ankomst till terminalen i Eskilstuna. Kan inte personuppgifter och registreringsnummer anges i slot-bokningen måste detta anges på plats vid incheckningsstationen.
Utan bokad slot-tid kommer transporten inte att släppas in – detta för att kapacitet ska kunna säkerställas.
Information och utbildningsmaterial om slot-bokning och incheckning skickas ut till samtliga leverantörer samt nya leverantörer innan det blir gällande.
4.2.3 Ändring av lageradress
Vid ändring av lageradress ska Leverantören så tidigt som möjligt men minst sex veckor före ändringen informera Supply Chain Manager hos Coop Sverige så att leveransvillkor och ledtid förhandlas och revideras.
4.2.4 Lossning och godsmottagning
Chaufför ska vid leverans till terminalen i Eskilstuna checka-in vid en av två incheckningsstationer. Om en komplett genomförd slot-bokning skett kommer personuppgifter automatiskt vara förifyllda vid incheckning. Annars behöver chauffören fylla i dokumentnummer, registreringsnummer, namn och telefonnummer för att genomföra incheckningen.
Incheckning är endast tillåten på slot-bokad tid +/- 30 minuter.
Vid lyckad incheckning öppnas grind och bom till parkeringsytan där man inväntar en port för lossning. Portinformation skickas via sms till chauffören.
Efter erhållet SMS med porttilldelning ska chauffören köra mot nästa grind som öppnas automatiskt och ger access till lossningsport.
Chaufför ska vid leverans till Coop Sveriges övriga Terminaler eller Butik alltid kontakta grindvakt eller godsmottagare vid ankomst för att bli tilldelad lossningsport.
Lastbärarna ska vara lastade så att kortsidan som palletiketten sitter på, är vänd in mot lagret vid lossning. Pallar ska lossas singelstaplade på, av kajvärd, utsedd infeedstation(er) med långsidesetiketten till höger för Eskilstuna och angiven plats för övriga terminaler.
All hanterings- och lossningsarbete på Coop Sveriges Terminaler sker vid port/kaj. Detta innebär att Leverantör bär ansvar för att transportör använder fordon som kan angöra port/kaj.
Lägsta höjd för ankommande bil/trailer/släp ska ej understiga 1200 mm eller överstiga en bredd på 3000 mm.
Coop Sveriges Terminaler har ej möjlighet för sidolossning. Fordon som ej kan lossas vid port/kaj kan komma att avvisas från Terminal.
Vid direktleverans till Butik ska chauffören lossa godset enligt Xxxxxxxx anvisning.
Godsmottagning av leverans görs vid ankomst till Coops Sveriges Terminal/Butik. Godsmottagningskontroll görs av mottagare på Terminal/Butik.
Följande kontroller görs vid godsmottag:
• Kontroll av aviserad och levererad kvantitet samt att antalet lastbärare överensstämmer med angivet antal på fraktdokument.
• Kontroll utifrån visuell bedömning av kvalitet på emballage och lastbärare.
• Kontroll av att godset håller avtalad temperatur vid godsmottag av färska eller frysta varor.
Transportören överlämnar fraktdokument till Coop Sverige vid överlämnande av godset. Eventuella avvikelser noteras på fraktsedeln och signeras av chauffören och Coop Sverige. Leverantören ansvarar för att Coop Sverige kan reklamera leveransen oavsett om fraktsedeln är elektronisk eller i pappersform. Leverantören ansvarar för att Coop Sverige kan få tillgång till en kopia av fraktsedeln vid behov.
Terminalen har vid avvikelse rätt att vid Incoterm DDP neka lossning och returnera godset.
4.2.5 Arbetsmiljö – transportör
Leverantören ansvarar för att transportörens chaufför är utrustad med erforderlig skyddsutrustning, t.ex. skyddsskor, i enlighet med arbetsmiljölagen, tillämpliga föreskrifter och Coop Sveriges arbetsmiljöregler13.
Föreligger behov av att använda egen truck eller låna truck ska Leverantörens transportörs personal kunna uppvisa godkänt utbildnings-/förarbevis t.ex. truckkort på aktuell trucktyp.
Tillstånd för truckkörning i Coop Sveriges lokaler utfärdas av Coop Sverige. Om Leverantörens personal ej uppfyller ovanstående krav äger Coop Sverige rätt att kräva byte av densamme med omedelbar verkan.
4.3 Leveransvillkor FOB
Vid leveransvillkor FOB sker godsmottagning vid ankomst till Terminal. Godsmottagningskontroll görs av mottagaren på Terminal.
Följande kontroller görs vid godsmottag:
• Kontroll av plombering, att plombens nummer överensstämmer med nummer på B/L
• Kontroll av kvantitet, att antalet lastbärare överensstämmer med angivet antal på fraktdokument.
• Kontroll utifrån visuell bedömning av kvalitet på emballage och lastbärare.
13 För ytterligare information se xx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx/
• Kontroll av att godset håller avtalad temperatur vid godsmottag av kylda eller frysta varor.
Originaldokument B/L (Bill of Lading), Certification of origin och GSP Form A ska skickas till:
Coop Sverige AB Att: Spedition
SE-171 88 SOLNA
Sweden
Faktura och packlista samt en PDF-kopia på originaldokument ska mejlas till xxxxxxxxxx@xxxx.xx. Vid express-B/L, telex-B/L eller Sea Way Bill ska kopia på denna också mejlas till xxxxxxxxxx@xxxx.xx.
Original-B/L godkänns endast i undantagsfall endast efter godkännande av xxxxxxxxxx@xxxx.xx
4.4 Inleverans och leveranskontroll
Med inleverans avses att varorna tas in och saldoregistreras i Coop Sverige.
På Terminalen görs en inleverans av Varorna varpå Varorna saldoregistreras i Coop Sveriges lager. Vid direktleverans till Butik görs inleveransen och tillhörande kontroll i Butik.
Vid inleverans kontrolleras följande:
• Antal B-pack utefter leveransaviseringen
• Kvalitén på varorna
• Ytterförpackning (b-pack)
• Märkning på b-pack
• Lastbärare - rätt kvalitet och sort enligt avtal
• Antal kvarvarande dagar av produkternas hållbarhet14
Vid avvikelser15 gäller Terminals/Butiks uppgifter. Reklamationer till Leverantören som följd av avvikelser utfärdas av personal vid Terminalen. Vid direktleverans till Butik utfärdar Butikspersonal reklamationen till Leverantören.
4.5 Frakthandlingar16
Leveransen ska åtföljas av frakthandlingar. Frakthandlingar utgörs av två separata dokument, en fraktsedel och en följesedel. Frakthandlingar ska vara utfärdade på svenska alternativt engelska.
14 AVM och EVM se kompletterande text i paragraf 4.10 Datumregelverk för hållbarhetsdagar i flödesspecifikt avsnitt
15 Se avsnitt 5.2 Avvikelser
16 För läkemedel, se 4.11 Regler och kvalitetskrav för läkemedel i flödesspecifikt avsnitt AVM
4.5.1 Följesedel
Följesedeln ska ankomma fysiskt med godset och innehålla följande uppgifter:
• Coop Sveriges ordernummer
• Leverantörens namn
• Leverantörens artikelnummer
• Artikelns GTIN
• Varubenämning
• Beställd kvantitet i b-pack
• Levererad kvantitet i b-pack
• Vid behov nödvändiga intyg (t.ex. salmonellaintyg vid införsel av vissa animaliska produkter)
• Antal SRS pallar/lådor
För viktvaror ska kvantiteten vara angiven i kg och i b-pack.
Följesedeln bör vara utfärdad på sådant sätt att varorna är ordnade utefter orderradsnummer.
Vid containerleveranser ska inplastad följesedel medföljas och fästas på insidan av den vänstra containerdörren.
4.5.2 Fraktsedel
Fraktsedeln ska innehålla följande uppgifter:
• Leverantörens namn alternativt godsavsändarens namn
• Leveransadress
• Lossningsdatum
• Coop Sveriges ordernummer
• Coop Sveriges Freight ordernummer (om Incoterm FCA)
• Antal pall
• Palltyp
• Antal EUR-pall (om palltypen används)
• Pallregistreringsnummer (om pallhantering är PÖS)
• Total vikt [kg], inkl. lastbärare
• Ev. temperaturinstruktioner
• Uppgift om Farligt gods
Allt gods som finns på fraktsedeln ska levereras vid samma tidpunkt. I de fall order innefattas av flera inleveranser ska varje inlevererat fordon innehålla en enskild fraktsedel.
Vid Incoterm FCA ska i första hand Coop Sveriges fraktsedel användas. I undantagsfall kan Leverantörens egen fraktsedel användas enligt överenskommet med Coop Sverige. Coop Sveriges Freight ordernummer ska alltid anges på fraktsedeln.
Om order levereras till Coop Sveriges Terminaler på elektroniska fraktdokument (sign- on-glass) ska Leverantören vid en eventuell förfrågan ha möjlighet att uppvisa en utskrift av fraktsedel. Vid elektroniska fraktdokument ska möjlighet för registrering av avvikelse finnas vid signering.
4.6 Cross dock
Coop Sverige ansvarar endast av Leverantören adresserad pall eller transportförpackning som levereras till Butik. Kolli och dess innehåll ansvaras av Leverantören.
Leverantören ansvarar för att känna till och följa de leveransplaner som gäller för butikerna. Leveransplanerna uppdateras löpande under året och skickas ut till leverantör 3–4 veckor innan de börjar gälla.
Eventuella reklamationer av saknade kollin, kvalitetsavvikelser etc. hanteras av Leverantören utifrån Butikens information.
Transportrelaterade reklamationer, t ex skadade varor, saknade lastbärare etc. hanteras enligt nedan process:
• Butik anmäler avvikelsen till Coops Butikssupport.
• Coops Butikssupport utreder ärendet och vid ett godkännande erhåller butiken ett referensnummer som styrker att det är en godkänd reklamation.
• Butiken begär en kreditering från Leverantören med hänvisning till referensnumret.
• Leverantören krediterar Butiken och använder referensnumret för att begära ersättning på motsvarande belopp av Coop Logistiks reklamationsavdelning.
4.6.1 Cross dock via CAT i Eskilstuna
Tre typer av Cross dock hanteras genom terminalen i Eskilstuna.
− Cross dock 1 – En pall till en butik (4.6.1.1)
− Cross dock 2 – En blandad pall med varor som sprids till olika butiker (4.6.1.2)
− Cross dock 1 Rullvagn – En mjölkvagn eller blomvagn till en butik (4.6.1.3) Leveransen ska ankomma terminal senast 24:00.
Vid avvikelser från nedan beskrivna krav kommer leveransen att nekas och sändas tillbaka till avsändaren.
4.6.1.1 Cross dock 1
Hel pall avsedda till EN butik (en artikel eller konsoliderade pallar)
Pallen ska leveransaviseras via EDI och ska vara märkt med en GS1-etikett (se punkt 4.7.2.1). Etiketten ska vara läsbar vid ankomst till Automationen och SSCC-koden är ett krav både på etiketten och i aviseringen för att det pallen ska kunna sändas till rätt butik.
4.6.1.2 Cross dock 2
En pall med varor till flera butiker som sprids på terminal Huvudlastbäraren måste vara en pall, ej vagn eller bur.
Alla artiklar måste ligga i en SRS-back för att terminalen ska veta exakta mått på förpackningen och kunna hantera förpackningen enligt dessa mått. SRS-backen kan innehålla flera olika varor. Byglarna på SRS-backen måste vara i uppfällt läge.
Varorna måste leveransaviseras via EDI och märkas med GS1-etikett. Både pallen och SRS-backen måste vara märkt med en SSCC-kod, så kallat Nested handling unit17.
17 ESAP 20.1 - Leveransflödet (Dokumentation) » GS1 Sweden
4.6.1.2 Cross dock 1 Rullvagn
En rullvagn avsedd till EN butik
Denna typ av Cross dock accepteras endast i undantagsfall och ska vara överenskommet i Logistikbilagan.
Vagnen ska leveransaviseras via EDI och ska vara märkt med en GS1-etikett (se punkt 4.7.2.1). Etiketten ska vara läsbar vid ankomst till terminal och SSCC-koden är ett krav både på etiketten och i aviseringen för att det pallen ska kunna sändas till rätt butik.
4.6.2 Cross dock via omlastningsterminal (OT)
För att skicka Cross dock via OT behöver det vara godkänt centralt av Coop Sverige. Vid ankomst till OT krävs en förifylld aviseringsfil som skickas i tid före ankomst.
Aviseringsfil och deadline för att skicka aviseringsfil samt deadline för inleverans lämnas till leverantör vid implementeringen av detta flöde.
4.7 Förpackning och märkning
4.7.1 Förpackning
Leverantören förbinder sig att följa rekommendationerna som finns i den senaste versionen av ECR Förpackningsguide, för transportkartong, b-pack och k-pack.
Leverantören ansvarar för att b-pack håller för hantering i hela logistikkedjan d.v.s. från Leverantör till Butik via Terminal, vilket innefattar:
• Dubbelstapling under transport
• Expediering på Terminal
• Distribution från Terminal till Butik samlastade med andra varor
• Fysisk hantering i Butik
• Emballering av Vara så att den inte tar skada av temperaturen genom flödet
• B-packens vikt får inte överstiga 15 kg.
Transportkartong är endast tillåten i undantagsfall och då det finns en överenskommelse i Logistikbilagan/PPL. Transportkartongen får inte vara försluten.
Bygelpositionen på SRS-backen ska alltid ankomma i konstant läge på artikelnivå. Varierande bygelposition är ej tillåtet.
Coop Sverige eftersträvar att så stor andel som möjligt av sortimentet ska kunna hanteras fullt ut i kommande automationslager. För att en vara ska kunna hanteras fullt ut i automationslager ska b-packens mått vara inom följande gränser:
Höjd (mm) | Bredd (mm) | Djup (mm) | |
Maximum dimension | 440 | 400 | 600 |
Minimum dimension | 45 | 150 | 150 |
Halvpallar inkluderas ej i ovan angivna mått. Halvpallar får ha en maxvikt av 500 kg och maxhöjd 1250 mm inklusive slavpall.
4.7.2 Märkning av pall – GS1 palletikett
Alla pallar som levereras till Coop Sverige ska vara märka med GS1 palletikett. Etiketten ska vara vit med svart barcode. Palletiketten ska vara av sådan kvalitet att de är läsbara med scanner.
För kontroll av att etiketter uppfyller branschstandard gällande läsbarhet, innehåll och kvalitet hänvisar Coop Sverige till GS1 BarcodeCheck.18
För avvikelser på etiketten se avsnitt 5.2 Avvikelser.
4.7.2.1 Specificering av palletikett GS119
Palletiketten ska vara utformad i enlighet med ECR standard. Streckkoden i palletiketten ska vara av streckkodsformatet GS1-128.
Fritextfält ska innehålla:
• Leverantörens namn
• Leverantörens artikelnummer
• Varans benämning
Klartextinformationen ska innehålla:
• SSCC kod (AI00)
• Count/Kvantitet: (AI37)
• Content / GTIN (AI02)
• Best before/Bäst-före-datum (AI15) om Varan är märkt med bäst före datum
• Sista förbrukningsdag (AI17) om Varan är märkt med sista förbrukningsdag
• Batch LOT/Batchnummer (AI10)
• Pallens vikt (AI310*) om Varan säljs som viktvara
Minsta godkända modulbredd är 0,5 mm och etiketten ska vara utformad i A5- eller A6- format.
Om pallen innehåller varor med olika bäst-före-datum ska det sämsta bäst-före-datumet anges på palletiketten. I Leveransaviseringen ska däremot samtliga BFD anges.
18 För ytterligare information se xx0.xx/xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/
19 För ytterligare information se ECR Förpackningsguide samt xx0.xx/xxxxxx/xxx-xxxxx- guider/streckkodsmark-pallen/regler-och-rekommendationer/
För fritextfält och klartextfält se bild nedan.
Fritextfält
Klartextfält
Streckkodfält
4.7.2.2 Placering av palletikett GS120
Varje pall ska vara märkt med två GS1 palletiketter. De ska vara placerade på pallens ena kortsida och dess högra långsida, sett från kortsidan med palletikett. Palletiketten ska placeras utanpå plasten. Om pallarna levereras dubbelställda, måste båda pallarnas etiketter vara placerade åt samma håll.
Etiketterna ska vara placerad på pallen minimum 400 mm och maximum 800 mm från golvnivå.
För blandpall ska det finnas en GS1 etikett per Vara. Palletiketterna ska läggas löst på toppen av den plastade pallen så att mottagaren enkelt kan märka upp godset.
4.7.2.3 Märkning lavpall
Lavpallen skall precis som övriga pallar vara märkt enligt GS1 standard.
Palletiketterna ska placeras utanpå plasten. Etiketten ska placerat på pall utan risk för att etiketten skärs sönder vid delning av pallstuv. För låga lavpallar där horisontell palletikett inte får plats, kan en låg palletikett användas där textfälten placeras till vänster och streckkoderna till höger, se bildexemplet. Liggande palletikett accepteras ej.
4.7.3 Märkning av b-pack21
Alla b-pack ska vara märkta med en etikett så att den är lätt att identifiera. Observera att display, helpall, halvpall och tredjedelspall definieras som b-pack. Etiketten ska vara utformad i enlighet med ECR standard. Streckkoden i etiketten ska vara av streckkodsformatet GS1-128.
Streckkoden på etiketten ska innehålla GTIN, BFD om artikeln har ett bäst före datum samt vikt om det är en viktvara.
20 För ytterligare information se ECR Förpackningsguide
21 För ytterligare information se ECR Förpackningsguide samt xx0.xx/xxxxxx/xxx-xxxxx-xxxxxx/xxxx- ytterforpackningen/
4.7.4 Transportetikett22
Transportetiketten ska innehålla information om:
• från vem lastbäraren skickas
• till vem lastbäraren ska skickas
4.8 Lastbärare och emballage
Leverantör ska använda de lastbärare och den pallhantering som är överenskommen i Logistikbilagan/PPL. För import från länder utanför EU gäller att samtliga EU-regler för pallar och förpackningsmaterial vid import till EU ska följas.
För importerade varor med träemballage till EU och inom EU från Portugal och delar av Spanien, ska den internationella standarden för förpackningsvirke, ISPM 15, följas. Det innebär att träemballaget ska ha en särskild märkning som visar att träet är behandlat mot skadegörare som annars kan hota skogarna i EU. Med träemballage menas både träpallar och annat träemballage som t.ex. reglar som används för att stadga upp och förankra emballage i containrar och lastbilar.23
4.8.1 Palltyper
Coop Sverige eftersträvar att helt gå över till palltyperna Chep och SRS i måtten 800*1200 mm och 800*600 mm.
A-klassad EUR-helpall och LPR-helpall accepteras under en övergångsperiod samt ska vara överenskommet i Logistikbilagan/PPL.
Coop Sverige accepterar varor på tredjedelspall endast i undantagsfall för kategori drycker och ska vara överenskommet i Logistikbilagan/PPL. Varor på kvartspall accepteras ej.
Halvpallar ska alltid levereras i form av CHEP eller SRS, och stå på en slavpall.
Om Leverantören avser att byta palltyp ska Supply Chain Manager på Coop Sverige kontaktas minst sex veckor innan förändring.
För avvikelser på pallens kvalitet se avsnitt 5.2 Avvikelser.
22 För ytterligare information se xx0.xx/xxxxxx/xxx-xxxxx-xxxxxx/xx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/ 23 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xxx-xxxxx/xxx-xxxxxxxxxxxx-xxx- traemballage
4.8.2 Pallhantering
Coop Sverige har följande pallhanteringsupplägg:
• SRS – hanteras enligt Svenska Retursystems överföringssystem.24
• CHEP – hanteras enligt CHEP:s instruktioner.25
• EUR-pall:
o PÖS – Pallöverföringssystem som hanteras av speditör.
o Coop PÖS – Pallöverföringssystem som hanteras av Coop Sverige vilket tillämpas vid leveransvillkor FCA, inrikes. Coop Sverige returnerar pall till samma adress som varorna hämtas hos leverantören om inte annat avtalas i Logistikbilagan/PPL. Se tillägg 4.8.2.1.
o Köp av pall – Coop Sverige köper i undantagsfall pall av leverantör där priset för pallen inkluderas i artikelns listpris.
• LPR – hanteras enligt LPR:s instruktioner.26 Överenskommen pallhantering framgår i Logistikbilagan/PPL.
Om DDP-Leverantör byter transportör eller lager och det innebär en annan pallhantering än överenskommet ska Supply Chain Manager på Coop Sverige kontaktas minst sex veckor innan ändring.
4.8.2.1 Löpande reglering av Coop PÖS-saldo:
Parterna ska gemensamt verka för att reglering av saldot sker löpande och kostnadseffektivt. Leverantören ska kvartalsvis höra av sig till Coop Logistik Tomgods, xxxxxxx@xxxx.xx för besked av aktuellt pallsaldo.
I de fall leverantören under en period om tolv månader inte efterfrågar besked om aktuellt pallsaldo, tillfaller saldot uppräknat tidigare än tolv månader från senaste begäran till Coop. Ovan period om tolv månader räknas från dagen då leverantören senast till förfrågan till Coop Logistik Tomgods för besked av aktuellt pallsaldo.
För de fall Coop skickar mer pallar än förväntat ska leverantören genast kontakta Coop Logistik Tomgods.
4.8.3 Uppbyggnad av lastbärare
Varorna ska vara placerade på lastbärare enligt riktlinjerna i ECR Förpackningsguide. Pallen ska ha så hög fyllnadsgrad som möjligt och varan placeras så att pallen max sticker ut 5 cm från varans kant för att kunna hanteras med full automation.
Den totala höjden inklusive lastbärare får maximalt vara 1250 mm och den totala vikten inklusive lastbärare får inte överstiga 1000 kg.
Pallarna ska levereras batchrena så långt det är möjligt men ska inte skickas på enskild pall om pallen innehåller flera batcher.
Varorna ska vara placerade så att luftfickor inte uppstår samt nå från kant till kant på lastbäraren. Xxxxxxx får inte lastas på lastbärare så att överhäng uppstår.
24 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
25 För ytterligare information se xxxx.xx
26 För ytterligare information se xxx.xx
4.8.3.1 Blandpall
Blandpall accepteras i de fall en enskild artikel utgör mindre än 50% av ett lav. Det ska tydligt framgå på pallen att det är en blandpall. Tydlig separation mellan olika varor samt information om vilka varor som finns på pallen ska också framgå.
4.8.3.2 Lavpall
Med lav avses ett varv/lager av b-pack på pall.
Om en beställd volym av en enskild Vara utgör mer än 50 % av ett lav ska Varan levereras sortren på egen pall enligt riktlinjer stipulerade i ECR Förpackningsguide.
En pall kan utgöras av flera lavpallar. Se bild för sortren lavpall.
Maxvikten per lav får inte överstiga 200 kg.
4.8.3.3 Halvpall och tredjedelspall
Om enbart en halvpall levereras ska den vara placerad centralt på slavpallen. Om en eller två tredjdelspallar levereras ska de vara placerade centralt på slavpallen.
4.8.4 Mellanlägg
Om mellanlägg används ska de vara styv och av stabil wellpapp (>300g/m2). Tänk på att använda max ett mellanlägg per lav och att det inte får överstiga pallens foot-print (B800xL1200mm). Mellanlägget får inte vara delat, belagt med friktion, oregelbunden, performad med hål eller ha mönster efter varans tyngd.
4.9 Lastsäkring
4.9.1 Plastning av pall
Varor lastade på pall ska vara lastsäkrade med plastning. Plastningen ska täcka samtliga varor och även gå ner runt pallen, så att varorna fixeras på pallen. Xxxxxxx får inte gå ner över pallens tunnlar och därmed täcka dessa. Plastning ska ske om såväl hel- som halvpall. Halvpall ska alltid plastas separat och får inte plastas ihop med ytterligare halvpall.
Plasten ska vara PVC-fri och bör vara av mjuk polyeten (LPDE, LLDPE) och ska följa förpacknings- och tidningsinsamlingens riktlinjer.27 Plasten ska vara transparent, svart plast accepteras ej.
4.9.2 Lastsäkring i container
Varorna ska vara lastade på slipsheets eller pall. Löslastade varor i container accepteras endast i undantagsfall och ska vara överenskommet med Coop Sverige Sortiment- och Inköpsorganisation.
27 För ytterligare information se xxx.xx
Eventuella friytor i container ska fyllas med stödemballering, t.ex. luftkuddar. För glatta varor lastade på slipsheets/pall som orsakar förskjutningar ska mellanläggsskiva användas mellan staplade lastbärare (slipsheet/pall). Mellanläggskivan ska vara av mått 1200*800 mm. Dragfliken bör vara minst 100 mm. Slipsheet av plast accepteras ej. Varor lastade på slipsheet får ha en höjd på max 1100 mm.
Varor lastade på slipsheet/pall ska vara lastsäkrade med plast eller spännband.
• Plastning: Plasten ska täcka samtliga varor lastade per slipsheet/pall.
• Spännband: Vid användning av spännband ska minst ett spännband per lav finnas. Pallarna ska ha samma uppbyggnad och samma antal bpack oavsett om de är lastade som den övre eller undre pallen.
5. Produktincidenter och avvikelser28
5.1 Produktincidenter som kan medföra tillbakadragning eller återkallelser
Produktincidenter ska i första hand anmälas till ordinarie kontaktperson på inköpsorganisationen inom Coop Sverige. Produktincidenter gällande Lokal mat ska anmälas till ordinarie kontaktperson inom Coops butiksföreningar. Om Leverantör ej får kontakt med ordinarie kontaktperson ska Coop Sveriges journummer för produktincidenter användas (+ 46 (0)00-000 00 00). Information gällande produktincident ska lämnas enligt Coop Sveriges checklista ”Underlag för indragning” som återfinns på Leverantörsportalen alternativt ECR:s lathund för produktåterkallelser. Vid incident som rör AVM tas beslut om åtgärd gemensamt av Coop Sverige och Leverantören.29 Vid incident som rör EVM tar Coop Sverige alltid slutgiltigt beslut om åtgärd.
För mer information gällande arbetssätt och definitioner av incidenter se:
• ECR Sveriges publikation: Hantering av produktincidenter30
• Corrective Actions Guide (CAG) framtagen av Prosafe31
5.1.1 Returtagning i samband med produktincidenter
Vid gemensamt beslut taget av Coop Sverige och Leverantören om returtagning till Terminaler gäller följande: Coop Sverige debiterar faktisk administrations- och returhanteringskostnad, 200 kr för EUR-pallen och det totala värdet på returnerade varor. Administrations och returhanteringskostnad innefattar ersättning för den sammanlagda tid som Coops terminaler lägger på att hantera returerna från butik. Returtagning från butik till terminal görs inte för frysta varor.
Leverantören ansvarar för hämtning från Terminal och destruktion av indragna varor. Hämtning ska ske snarast efter överenskommelse med berörd Terminal.
28 AVM, EVM och Coop Hemma se kompletterande text i motsvarande paragraf i flödesspecifikt avsnitt
29 För läkemedel, se 5.1 Produtincidenter som kan medföra tillbakadragning eller återkallelser av läkemedel i flödesspecifikt avsnitt AVM
30 För ytterligare information se xxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxx
31 För ytterligare information se xxxxxxx.xxx/xxxxx.xxx/xx/x-xxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxx/xxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxx- guide
5.1.2 Destruktion i Butik
Vid beslut om att varor destrueras i Butik gäller följande: Leverantören debiteras av Coop Sverige för administrativa kostnader, samt det totala värdet av varor som destruerats.
5.2 Avvikelser
Med avvikelser avses avsteg mot Coops Sveriges krav enligt Coop Sveriges Hanteringsbilaga, ECRs Förpackningsguide samt Inköps- och Logistikavtal/PPL. Leverantören ska skyndsamt åtgärda de avvikelser som Coop Sverige förmedlar. Vid avvikelser som påpekas till Leverantören kommer Coop Sverige att debitera Leverantören faktisk administrativ- och hanteringskostnad. Vid avvikelser på EUR-pall som Coop Sverige köper, debiteras 200 kr per ej godkänd pall.
Vid retur till Leverantören ska Leverantören inom två arbetsdagar från det att reklamationen har skickats till Leverantören hämta varorna på Terminal om inget annat särskilt avtalats. Detta gäller vid samtliga leveransvillkor och Cross dock. I händelse av utebliven upphämtning enligt ovan har Coop Sverige rätt att på Leverantörens bekostnad arrangera frakt för returgodset.
6. Fakturering
Coop Sverige har som krav att samtliga affärspartners skickar elektroniska fakturor, i första hand faktura via EDI och i andra hand som e-faktura.32
PDF fakturor via mejl får endast användas under övergångsperiod till faktura via EDI eller till dess att e-faktura är implementerat efter överenskommelse med Coop Sverige.
Vid frågor gällande faktura via XXX kontakta xxxx00@xxxx.xx, Xxx frågar gällande e-faktura kontakta xxxxxxxx@xxxx.xx.
Fakturering får ske tidigast i samband med leverans. Fakturadatum måste vara detsamma som leveransdag. Betalning av fakturor sker enligt den överenskommelse som gjorts i Inköpsavtalet/Ramavtalet mellan Coop Sverige och Leverantören. Fakturan ska vara Coop Sverige tillhanda senast tre dagar efter fakturadatum.
Coop Sverige har rätt att skicka tillbaka fakturor som ej uppfyller nedan specificerade krav.
6.1 Faktureringskrav vid lagerleveranser
6.1.1 EDI fakturor
Fakturor via EDI ska uppfylla legala fakturakrav och Coop Sveriges krav i enlighet med Coops tekniska specfikationer.
6.1.2 Övriga fakturor
Faktureringskrav gäller både e-faktura samt PDF.
Coop Sverige AB:s organisationsnummer: 556710–5480.
Förutom lagstadgade uppgifter ska nedanstående information anges:
32 Se avsnitt 2.2 EDI
Leveransadress: Godsmottagningsterminal
Kostnadsställe Adress Postadress
Kostnadsställe: Godsmottagningsterminalens Kostnadsställe ska för e-fakturor och PDF anges i ”Er referens” eller i motsvarande fält.
Eskilstuna: D700
Bro AVM & EVM: 505001
Bro Coop Hemma: för korrekt kostnadsställe se aktuell IG på order Västerås: 511001
Enköping: 545001
Ordernummer: Varufakturor ska innehålla ett fält som heter ”ert ordernr” eller motsvarande och ska följas av Coop Sveriges ordernummer.
SRS: Ska innehålla uppgift om antal SRS-halvpall och SRS-returlåda.
6.2 Faktureringskrav vid direktleveranser till Butik samt Cross dock till Butik via Terminal
Faktureringskraven gäller både e-faktura samt PDF. Faktureringskrav gällande EDI framgår enligt tekniska specifikationen.
Förutom lagstadgade uppgifter ska nedanstående uppgifter anges:
Leveransadress: Butikens namn
Adress Postadress
Kostnadsställe: Butikens Kostnadsställe anges i fältet ”Er referens”, i Leveransadressen eller i Faktureringsadressen.
Fakturor till Butik gällande direktleverans eller cross dock ska skickas till respektive förening/CBS. Leverantören är skyldig att ta reda på korrekt fakturaadress och kostnadsställe. Uppgifterna erhålls av beställaren. Gäller endast PDF och e-faktura. Vid implementering av EDI sker fakturering mot CSAB som i sin tur fakturerar butik.
6.3 Hantering PDF-faktura
PDF-faktura gäller endast fram till övergång till EDI eller e-faktura efter överenskommelse med Coop Sverige.
Fakturor via mejl ska skickas i PDF-format. Endast en faktura inklusive eventuella bilagor per PDF är tillåtet. Om bilagor adderas behöver dessa ha samma filnamn som fakturan med tillägget ”attachment”, exempelvis Faktura ”1234” och bilaga ”1234_Attachment”.
Kompletterande information: Specifik hantering AVM
2. Sortiment och Leverantör
2.3 Sortiment
2.3.1 Revideringsperioder
Coop Sverige följer den rekommendation som antagits av dagligvarubranschen genom ECR Sweden Board ”ECR Tidsfönster för sortimentsrevideringar inom svenska dagligvarubranschen”33. För säsongsartiklar regleras livscykeln i samband med att artikeln tas upp i säsongssortimentet.
2.3.2 Artikelinformation
Inför en sortimentsrevideringsperiod ska aktuella artiklar anmälas till Coop Sverige via Leverantörsportalen/DMR(Vistex). Om inget annat avtalas så skall leverantören följa den vecka som annonserats av ECR. Leverantör erhåller tillgång till Leverantörsportalen/ DMR(Vistex) genom att ansöka om behörighet på samma adress.
För de artiklar som Coop Sverige beslutar att ta upp i sortimentet ska komplett artikelinformation vara Validoo Item tillhanda senast 8 veckor innan revidering. Coop Sverige nyttjar GS1/Validoo Kvalitetssäkringstjänst av artikelinformation. Coop Sverige ställer därför krav på att samtliga Leverantörer som levererar artikelinformation till Validoo också Kvalitetssäkrar sina artiklar genom denna tjänst. Kvalitetssäkring ska som regel ske av både konsument- och butiksförpackning. Den omfattar Produktinformation, Mått och Streckkod och Leverantören skall ha uppnått ett godkänt resultat senast -8 veckor innan lansering för Produktinformation och Mått samt – 3 veckor för Streckkod.
Om detta ej uppnåtts äger Coop Sverige rätten att flytta fram lanseringen av artikeln till nästa revideringsfönster för dess kategori. Leverantör är skyldig att hålla Coop Sverige informerad om artikelförändringar och uppdatera artikelinformation genom Validoo Item. Detta gäller såväl korrigeringar av befintlig artikel samt att utgångsavisera en artikel.
Kostnader som orsakas av felaktigheter i artikelinformation kommer att debiteras Leverantören, se punkt 5.2 Avvikelser.
Leverantören förbinder sig att, om inget annat avtalats, ange i artikelinformation om det finns speciella egenskaper rörande Varans hantering. Exempel på detta är farligt gods, temperaturkrav eller andra omständigheter som avviker från normala förhållanden.
Nya varor, ny förpackning, ny storlek, nytt GTIN (EAN) och liknande förändringar leder till att Coop Sverige behöver en ny bild för att få in dessa i Coop Sveriges planogram och för marknadsföring mot kunder i form av DR-utskick m.m.
Coop Sverige använder primärt Validoo MediaStore för att fotografera artiklar till Coop Sveriges bildbank för space, marknadsföring och online-försäljning. Bilder ska vara Coop
33 För ytterligare information xx.xxx.xx
25
Sverige tillhanda genom Validoo MediaStore senast 8 veckor innan revidering. Som alternativ går det att använda OPV In-Store Promotion AB för att möjliggöra hämtning av bilder från flera källor.34 Se inköpsbilaga ”Kravspec för media och säljplansbilder” för att säkerställa godtagbara produktbilder.
Coop Sverige arbetar för att säkra bästa möjliga förutsättningar för bild- och texthantering där nya möjligheter att dela detta mellan företagen uppdateras löpande till leverantörer.
4. Överlämning av varor till Coop Sverige
4.1 Leveransvillkor FCA
Leverantören ska följa branschriktlinjer för hantering av kylda och frysta livsmedel, utgivna av Svensk Dagligvaruhandel, Rådet för kyl- och fryskedjan35 . Temperaturkontroll ska utföras av Leverantören vid utlastning till Coop Sverige och dokumentation ska på begäran uppvisas för Coop Sverige. Chauffören kan vid behov göra ytterligare en kontroll vid lastning. Temperatur vid avgångskontroll ska journalföras.
Leverantören ansvarar vid leveransvillkor FCA för att kylda varor vid lastning hos Leverantören håller minst 20C lägre temperatur än av producent angivna högsta rekommenderade förvaringstemperatur och för frysta varor 50C lägre.
4.2 Leveransvillkor DDP
Leverantören ska följa branschriktlinjer för hantering av kylda och frysta livsmedel, utgivna av Svensk Dagligvaruhandel, Rådet för kyl- och fryskedjan.36 Temperaturkontroll ska utföras av Leverantören vid utlastning till Coop Sverige. Temperatur vid avgångskontroll ska journalföras.
4.5 Frakthandlingar
Salmonellaintyg. Enligt gällande lagstiftning krävs för vissa animaliska produkter ett importintyg. Handelsdokumentet ska vara utformat i enlighet med bilaga till kommissionens förordning (EG) nr 1688/2005. Originalintyget ska medfölja sändningen tillsammans med övriga följesedlar då Coop Sverige är första mottagare i landet av sändningen. Om partiet gått via annan grossist ska kopia på handelsdokumentet medfölja Leverantörens följesedlar.37
Frisläppningsintyg för receptfria läkemedel: se avsnitt 4.11 nedan.
4.7.5 Spårbarhets- och säkerhetsmärkning för tobak38
Cigaretter och rulltobak som säljs ska ha spårbarhets- och säkerhetsmärkning enligt lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter samt genomförandeförordning (EU) 2018/574.
34 För ytterligare information och kontakt se xxxx.xxx.xx
35 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxx-0000- final.pdf
36 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxx-0000- final.pdf
37 För ytterligare information xx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
38 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxx-xxx- tillverkning-handel-och-hantering/tobak/markning-och-forpackning-av-tobaksvaror/sparbarhets--och- sakerhetsmarkning/
26
Leverantör ansvarar för att sätta en unik identitetsmärkning på samtliga kpack. Samtliga bpack och pall innehållande cigaretter eller rulltobak ska vara märkta med ”TTT” bredvid databäraren, exempel:
Åtgärder och förflyttningar av en tobaksvara ska registreras i databasen, antingen direkt till den primära databasen eller via routern.
4.10 Datumregelverk för hållbarhetsdagar
Coop Sverige målsättning är att minst 2/3 delar av den totala hållbarhetstiden ska återstå när Varan når Butik. Fördelningen av produkternas hållbarhetsdagar avtalas med Coop Sveriges Inköpsorganisation. Eventuella förfrågningar om datumdispenser ska skickas till ordinarie kontaktperson på AO Supply Chain & Logistik senast fyra veckor före första leverans av Vara med överenskommen datumdispens.
Gällande datumregler för läkemedel se avsnitt 4.11 nedan. Leveranserna till Coop Sverige ska alltid ske i datumordning där Vara med kortast datum levereras först.
Produktion/packning sker alltid på dag 0. Hållbarhet börjar räknas dagen efter pack. Leverans till Terminal sker på Leverantörens dag.
Exempel på hållbarhetsfördelning:
Bnr | Vara | Dagar Leverantör | Dagar Coop | Total hållbarhet |
12345 | Pålägg | 6 | 22 | 28 |
Xxxx produceras och packas 1 mars.
Leverantören har rätt att leverera in Vara på Terminal fram till och med 7 mars. Märkt Bäst-före-datum är 29 mars.
4.11 Regler och kvalitetskrav för läkemedel
Som Leverantör av läkemedel förbinder sig Leverantören att: partihandelstillstånd på begäran skickas till Coop Sverige.
informerar Coop Sverige om förhållandena kring partihandelstillstånd, läkemedelsklass eller temperaturkrav förändras.
samtliga varorna i Leverantörens sortiment ska tåla att transporteras i ned till +2 0C i upp till 72 timmar, dock aldrig över +25 0C.
tillhandahålla temperaturloggar från lagerhållning och transport (om DDP) av färdig produkt.
uppge standardiserad daglig dos som jämförpris ska beräknas utifrån.
vid nyhetspresentationer alltid ange hur Leverantörens aviserade artiklar är klassificerade enligt Läkemedelsverkets regelverk.
tydligt ange vilken typ av läkemedel som aviseringen avser, receptfria läkemedel, VBL, TVBL, VUM eller naturläkemedel samt vilken momssats som gäller.
27
följa Good Manufacturing Practice och Good Distribution Practice samt om några avvikelser i detta påverkar Leverantörens artiklar, rapportera det omgående till Coop Sverige.
Enligt Läkemedelsverkets riktlinjer ska konsumenten ha minst tre och helst sex månader på sig att förbruka ett läkemedel.39 Leverantören förbinder sig att läkemedlet har en förbrukningstid kvar om minst tolv månader när Xxxxx ankommer till Terminal.
Pallarna ska levereras batchrena så långt det är möjligt. Om batch utgör mindre än 50% av ett lav accepteras flera batcher på en pall. Det ska tydligt framgå på pallen att den innehåller flera batcher. Batcherna ska tydligt vara grupperade på pallen, dvs batcherna får ej vara blandade på pallen. Vid leverans av blandade batcher ska det framgå i leveransaviseringen vilken SSCC som innehåller vilka batcher samt kvantiteten per batch.
Samtliga pallar som levereras till terminalen i Bro ska vara märkta med gul etikett i A6- format. Etiketten kan vara blank eller märkt med ”Coop”. Etiketten ska placeras bredvid GS1 palletikett.
Följesedel ska för läkemedel även innehålla uppgift om batchnummer och bäst-före- datum. Om flera batcher levereras för samma artikel ska varje batch och dess kvantitet vara tydligt redovisad på följesedeln genom att de står på separata rader.
5 Produktincidenter och avvikelser
5.1 Produktincidenter som kan medföra tillbakadragning eller återkallelser av läkemedel
Beslut om åtgärd gällande läkemedel tas gemensamt av Coop Sverige och Leverantör i samråd med Läkemedelsverket. Indragningsskrivelse godkänns av Läkemedelsverket före distribution.
5.2 Avvikelser
Leverantören ska tillhandahålla temperaturloggar från lagerhållning och transport av färdig produkt för de varor som kräver temperaturkontroll.
5.3.1 Avvikelser gällande datumhantering
Om Leverantören levererar färre dagar än avtalade antal dagar till Coop Sverige, förbehåller sig Coop Sverige rätten att agera enligt följande:
Leverantören ansvarar för återtagande av Vara samt svarar för full kredit av fakturavärdet och hanteringskostnad på Terminal.
Varan accepteras av Coop Sverige och leverantör krediterar 50% av fakturavärdet till Coop Sverige.
39 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
28
Kompletterande information: Specifik hantering EVM
2. Sortiment och Leverantör
2.3 Sortiment
2.3.2 Artikelinformation
Coop Sverige nyttjar GS1/Validoo och Kvalitetssäkringstjänst av artikelinformation. Gällande Coops EVM-produkter är det Coop Sverige som ansvarar för att registrera Artikelinformationen och beställa Kvalitetssäkringen i GS1/Validoo tjänst för detta.
Leverantören förser Coop Sverige med artikelinformation enligt överenskommelse med EVM inköpare. Men som regel gäller ECRs tidsaxel vilket innebär att artikelinformation skall vara tillhanda senast -16 veckor innan lansering. För att kunna ha uppnått ett godkänt resultat i Kvalitetsäkringstjänsten -8 veckor måste även ett varuprov vara Coop Sverige tillhanda senast -9 veckor innan lanseringen. Gäller ej Leverantörer där Coop Sverige har avtalat undantag från detta.
4. Överlämning av varor till Coop Sverige
4.1 Leveransvillkor FCA
Leverantören ska följa branschriktlinjer för hantering av kylda och frysta livsmedel, utgivna av Svensk Dagligvaruhandel, Rådet för kyl- och fryskedjan.40 Temperaturkontroll ska utföras av Leverantören vid utlastning till Coop Sverige och chauffören kan vid behov göra ytterligare en kontroll. Temperatur vid avgångskontroll ska journalföras.
Leverantören ansvarar vid leveransvillkor FCA för att kylda och frysta varor vid lastning hos Leverantören håller minst 20C lägre temperatur än av producent angivna högsta rekommenderade förvaringstemperatur.
4.2 Leveransvillkor DDP
Leverantören ska följa branschriktlinjer för hantering av kylda och frysta livsmedel, utgivna av Svensk Dagligvaruhandel, Rådet för kyl- och fryskedjan.41 Temperaturkontroll ska utföras av Leverantören vid utlastning till Coop Sverige. Temperatur vid avgångskontroll ska journalföras.
4.2.5 Varuförstörelse av EVM-varor under transport DDP
Om skada på EVM-varor uppstår under transport, från Leverantören till Terminal, äger Coop Sverige rätten att avgöra vilken åtgärd som ska vidtas. Det kan innebära kontrollerad destruktion eller vidareförsäljning av Varan. Leverantören ersätter
40 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxx-0000- final.pdf
41 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxx-0000- final.pdf
29
varukostnad samt eventuellt extra arbete vid t.ex. ompackning eller avemballering. Xxxxx får inte säljas vidare till annan utan Coop Sveriges medgivande.
4.5 Frakthandlingar
Salmonellaintyg. Enligt gällande lagstiftning krävs för vissa animaliska produkter ett importintyg. Handelsdokumentet ska vara utformat i enlighet med bilaga till kommissionens förordning (EG) nr 1688/2005. Originalintyget ska medfölja sändningen tillsammans med övriga följesedlar då Coop Sverige är första mottagare i landet av sändningen. Om partiet gått via annan grossist ska kopia på handelsdokumentet medfölja Leverantörens följesedlar.42
4.10 Datumregelverk för hållbarhetsdagar
Coop Sverige målsättning är att minst 2/3 delar av den totala hållbarhetstiden ska återstå när Varan når Butik. Fördelningen av produkternas hållbarhetsdagar avtalas med Coop Sveriges Inköpsorganisation. Eventuella förfrågningar om datumdispenser ska skickas till ordinarie kontaktperson hos Coop Logistik senast fyra veckor före första leverans av Vara med överenskommen datumdispens.
Leveranserna till Coop Sverige ska alltid ske i datumordning där Vara med kortast datum levereras först.
Produktion/packning sker alltid på dag 0. Hållbarhet börjar räknas dagen efter packning. Leverans till Terminal sker på Leverantörens dag.
Exempel på hållbarhetsfördelning:
Bnr | Vara | Dagar Leverantör | Dagar Coop | Total hållbarhet |
12345 | Pålägg | 6 | 22 | 28 |
Xxxx produceras och packas 1 mars.
Leverantören har rätt att leverera in Vara på Terminal fram till och med 7 mars. Märkt Bäst-före-datum är 29 mars.
5. Produktincidenter och avvikelser
5.2 Avvikelser
Leverantören ska tillhandahålla temperaturloggar från lagerhållning och transport av färdig produkt för de varor som kräver temperaturkontroll.
5.3.1 Avvikelser gällande datumhantering
Om Leverantör levererar färre dagar än avtalade antal dagar till Coop Sverige, förbehåller sig Coop Sverige rätten att agera enligt följande:
Leverantören ansvarar för återtagande av Vara samt svarar för full kredit av fakturavärdet och hanteringskostnad på Terminal.
42 För ytterligare information se xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
30
Varan accepteras av Coop Sverige och Leverantör krediterar 50% av fakturavärdet till Coop Sverige.
5.3.2 Tillkommande avgifter vid återkallelser
Utöver andra ersättningar som Leverantören enligt Xxxxxxx är skyldig att utge till Coop Sverige, ska Leverantören utge ersättning till Coop Sverige i följande fall:
Vid fel i Vara från Leverantören som orsakar återkallelse p.g.a. hälsofara, att ingredienser ligger utanför gränsvärden eller Varan eller dess innehåll annars strider mot gällande lagar och föreskrifter ska Leverantören utge en fast ersättning till Coop Sverige om 300 000 kr per incident.
Vid återkallelse till följd av att Varan inte innehåller överenskommet innehåll i form av råvaror och specifikation eller inte uppfyller de mervärdesmärkningar Varan har ska Leverantören utge en fast ersättning till Coop Sverige om 150 000 kr per incident.
Vid kvalitetsavvikelse som leder till återkallelse men inte hamnar i någon av ovanstående kategorier (nr 1 eller 2) utgår ingen ytterligare fast ersättning utöver normala incidentkostnader.
31
Kompletterande information: Specifik hantering Coop Hemma
2. Sortiment och Leverantör
2.3 Sortiment
2.3.1 Revideringsperioder
Coop Sverige följer den rekommendation som antagits av dagligvarubranschen genom ECR Sweden Board ”ECR Tidsfönster för sortimentsrevideringar inom svenska dagligvarubranschen” för kategorier som täcks av ECR43. För övriga kategorier använder Coop Sverige två fönster per år som fastlås året innan och som meddelas via respektive inköpare och publiceras på leverantörsportalen. För säsongsartiklar regleras artikellivscykeln i samband med att artikeln tas upp i säsongssortimentet.
2.3.2 Artikelinformation
Inför en sortimentsrevideringsperiod ska aktuella artiklar anmälas till Coop Sverige via Leverantörsportalen/DMR(Vistex). Om inget annat avtalas så skall leverantören följa den vecka som annonserats av ECR. Leverantör erhåller tillgång till Leverantörsportalen/ DMR(Vistex) genom att ansöka om behörighet på samma adress.
För de artiklar som Coop Sverige beslutar att ta upp i sortimentet ska komplett artikelinformation vara Validoo Item tillhanda senast 8 veckor innan revidering alternativ 16 veckor innan första kampanj beroende på vilket som infaller först. Coop Sverige nyttjar GS1/Validoo Kvalitetssäkringstjänst av artikelinformation. Coop Sverige ställer därför krav på att samtliga Leverantörer som levererar artikelinformation till Validoo också Kvalitetssäkrar sina artiklar genom denna tjänst. Kvalitetssäkring ska som regel ske av både konsument- och butiksförpackning. Den omfattar Produktinformation, Mått och Streckkod och Leverantören skall ha uppnått ett godkänt resultat senast -8 veckor innan lansering för Produktinformation och Mått samt – 3 veckor för Streckkod. Om detta ej uppnåtts äger Coop Sverige rätten att flytta fram lanseringen av artikeln till nästa revideringsfönster för dess kategori.
Leverantör är skyldig att hålla Coop Sverige informerad om artikelförändringar och uppdatera artikelinformation genom Validoo Item eller via det massupplandningsverktyg som finns tillgängligt i DMR(Vistex). Detta gäller såväl korrigeringar av befintlig artikel samt att utgångsavisera en artikel.
Kostnader som orsakas av felaktigheter i artikelinformation kommer att debiteras Leverantören, se punkt 5.2 Avvikelser ovan.
Leverantören förbinder sig att, om inget annat avtalats, ange i AI om det finns speciella egenskaper rörande Varans hantering. Exempel på detta är farligt gods, temperaturkrav eller andra omständigheter som avviker från normala förhållanden.
43 För ytterligare information se xxx.xxx.xx
32
Nya varor, ny förpackning, ny storlek, nytt GTIN (EAN/DUN) och liknande förändringar leder till att Coop Sverige behöver en ny bild för att få in dessa i Coop Sveriges planogram och för marknadsföring mot kunder i form av Online och DR-utskick m.m.
Coop Sverige använder primärt Validoo MediaStore för att fotografera artiklar till Coop Sveriges bildbank för space, marknadsföring och online-försäljning. Bilder ska vara Coop Sverige tillhanda genom Validoo MediaStore senast 8 veckor innan revidering eller 11 veckor innan kampanjtillfället beroende på vad som infaller först. Som alternativ går det att använda OPV In-Store Promotion AB för att möjliggöra hämtning av bilder från flera källor.44 Se inköpsbilaga ”Kravspec för media och säljplansbilder” för att säkerställa godtagbara produktbilder.
Coop Sverige arbetar för att säkra bästa möjliga förutsättningar för bild- och texthantering där nya möjligheter att dela detta mellan företagen uppdateras löpande till leverantör.
3. Order
3.1 Orderläggning till Leverantören
4. Överlämning av varor till Coop Sverige
4.2 Leveransvillkor DDP
Vid leverans av container måste lossning på Terminal aviseras senast fem dagar före inleveransdag via mejl till Terminal. Om Leverantören ej anländer inom aviserad och av Terminal bekräftad ankomstdag kommer Coop Sverige att debitera Leverantören den uppkomna merkostnaden på Terminal orsakad av utebliven leverans.
4.2.1 Leverantörens ansvar
Leverantör ansvarar för att avisera ankomst senast ett dygn innan ankomst till Terminal. Aviseringen ska innehålla information om ordernummer, förväntad leveransdag och antal pall.
5. Produktincidenter och avvikelser
I de fall en produktincident, som innebär stoppad försäljning och ev. retur av utskickade produkter, inträffar ska Leverantören och beställaren snarast överenskomma om hur produkterna ska hanteras. Leverantören står för de frakt- och hanteringskostnader som uppkommer under hela returflödet och full kreditering av varuvärdet.
44 För ytterligare information och kontakt se xxxx.xxx.xx
33
6. Fakturering och kreditering
6.1 Betalning av faktura för Coop Hemma-Leverantörer utan EDI
För nationell Leverantör skriver Coop Sverige ut ett avräkningsbesked baserat på Leverantörens leveransfaktura. Detta gäller som Leverantörens faktura. Betalning till Leverantören sker enligt Inköpsavtalet. Ingen faktura ska sändas från Leverantören.
Vid en avvikelse i levererad kvantitet kommer ett nytt avräkningsbesked med texten "Rättelse VM-avvikelse kvantitet” att utfärdas av Coop Sverige.
34
Kompletterande information: Specifik hantering IVT
2. Sortiment och Leverantör
2.3 Sortiment
2.3.1 Artikelinformation
När Coop Sverige fått nedanstående information av Leverantören om en ny artikel kan den registreras och först då blir den aktiv i Coop Sveriges system:
Offert med bild eller varuprov.
Komplett ifylld produktmall för IVT-Online som skickas ut av Coop Sverige, se separat mall.
Ifylld Coop Sverige - New Item Information Schema.
Leverantören är alltid ansvarig för att hålla Coop Sverige informerat om förändringar av inskickade data. Detta gäller också om Leverantören har en s.k. punsch-out lösning i IVT-Online. Vid varje förändring av information ska en ny produktmall för IVT-Online eller New Item Information Schema fyllas i och skickas till respektive Inköpsteam.
Underlåtenhet kan medföra vägran att ta emot leverans alternativt debitering av Coop Sveriges kostnader för hantering av o-aviserade ändringar.
Tidsfristerna för artikelregistrering är följande:
Uppgifterna ska lämnas till Coop Sverige senast två veckor efter signerat avtal. Vid försening eller ofullständiga uppgifter har Coop Sverige rätt att kräva ekonomisk kompensation av Leverantören för uppkomna kostnader.
2.3.2 Kundreklamationer av varor
Varor som konstateras vara behäftade med fel ska returneras till Leverantören på dennes bekostnad om inte Xxxxx sänds till en av Leverantören utsedd verkstad för reparation. Dock kan Coop Sverige i samband med reklamationen komma överens med Leverantören om att Coop Sverige kasserar varorna alternativt behåller dem mot en rabatt. Omkostnader eller avgifter i samband med kassering sker på Leverantörens bekostnad och faktureras av Coop Sverige. Beslutet fattas av Leverantörens kontaktperson på Coop Sverige. Coop Sveriges avtal reglerar eventuella avvikelser av ovanstående. Om produkten inte går att laga ska kreditnota ställas ut utan anmodan.
Coop Sverige fakturerar samtliga reklamationer utställda mot Leverantören, oavsett orsak. Vill Leverantören ha tillbaka varorna ska Leverantören omgående informera om det.
35
Kompletterande information:
Specifik hantering Frukt, Grönt & Blommor
4. Överlämning av varor till Coop Sverige
4.5.3.1 Dataöverföring till Coop Sverige
Leverantör ska överföra data till Coop Sverige enligt överenskommen konfiguration. Överföring ska vara Coop tillhanda så tidigt som möjligt men senast efter godset lämnat Leverantörens lager.
Överenskommen konfiguration specificeras i logistikavtal och ändringar får endast göras enligt överenskommelse med Coop Sverige.
4.5.3.2 Transportavisering
Transportavisering skickas samma dag som leverans till terminal. Aviseringen skickas fysiskt med godset samt mejlas till adresser som Coop Sverige tillhandahåller
Transportaviseringen ska innehålla följande information:
Coop Sveriges butiksnummer Butikens namn
Lastbärartyp Xxxxx lastbärare
4.7.1 Förpackning
Leverantören ansvarar för att b-pack håller för hantering i hela logistikkedjan d.v.s. från Leverantören till Butik via Terminal, vilket innefattar:
Förpackningar ska vara av den kvalitén att förpackningarna kan hanteras fysiskt i lager och under transport i en temperatur av 2–4°C under minst 24 timmar, utan att ta skada samt skydda innehållet tills varorna står i butikshyllan.
Att varan är förpackad så att vatten eller jord inte riskerar att kontaminera andra varor.
4.7.3 Märkning av b-pack
För leveranser via Coop Sveriges terminaler ansvarar Leverantör för att lastbärare och butikskollin är märkta med butiksnummer och butikens namn. För leveranser via terminalen i Västerås ska lastbärare och butikskollin även vara märkta med uppställningsplats. Information om terminalens uppställningsplats tillhandahålls av Coop Sverige.
4.8.3 Uppbyggnad av lastbärare
Coop Sverige tillhandhåller aktuell butiksinformation för butiker som avviker från standard avseende aktuell lastbärartyp och lastbärarhöjd.
36