Contract

BOKNINGSREGLER WINTERVIKEN

1. Offert, betalnings- och avbokningsvillkor

1.1 Debitering: Offerten gäller endast för angivet datumet och uppgett antal gäster. Offerten gäller i 14 dagar om inget annat är överenskommet.

1.2 Minimidebitering Etaget 90 000 kr ex moms. Stora salen 150 000 kr ex moms. Kostnad tillkommer för exklusivitet.

1.3 Vid godkännande av offert faktureras 10% av bekräftat värde -14 dagar netto. Betalning av bokningsavgiften bekräftar bokningen. Avgiften dras av från slutfakturan. 60 dagar innan arrangemanget faktureras 50% av resterande offererat belopp - 30 dagar netto. Avgiften dras av från slutfakturan. Winterviken förbehåller sig rätten att eventuellt skicka hela bokningens värde som förskott. Vid utlandsbetalningar förskottsfaktureras alltid hela bokningens värde. Efter genomfört arrangemang

skickas slutfakturan. Betalning 30 dagar netto. Samtliga fakturor skickas till beställarens e-post som angivits i offerten om inget annat önskats.

Eventuella anmärkningar ska göras senast 20 dagar före innan sltfakturans förfallodatum. Bokningsavgift och förskottsbetalning återbetalas ej oavsett när avbokning sker.

1.4 Avbeställning: En beställning gäller för angivet antal deltagare. Avbeställning för bokat arrangemang skall göras skriftligen. Justering med maximalt 10 % av bokat deltagarantal kan ske fram till 14 dagar före ankomst utan avgift för avbeställt antal. Vid avbeställning av delar eller hela arrangemanget (utöver ovan 10%) senare

än 90 dagar före ankomstdatum debiteras 75% av värdet på beställningen. Vid mindre än 60 dagar före ankomstdatum debiteras 100% av värdet på beställningen

1.5 Antal gäster, menyval, kostavvikelser och övrig mat till artister, värdinnor och tekniker meddelas skriftligt 14 dagar innan arrangemanget och ligger till grund för debitering. Endast en meny bokas för hela sällskapet. Om detta ej sker förbehåller sig WV rätten att själva sätta meny, dryck och utförande på arrangemanget.

1.6 Extra beställningar av mat och dryck på plats tillgodoses i den mån möjlighet finns. Beställningen ska göras till ansvarig hovmästare på plats och debiteras kund.

1.7 Provsmakning av xxxx xxxx inför arrangemang ingår ej. Observera att upplagningskostnad för en meny debiteras med en fast avgift på 5 000 kr ex moms. Menypris per person & dryckespris per öppnad flaska tillkommer.

1.8 Vid förmedling och bokning av externa varor, tjänster och hyrgods tillkommer ett påslag/ förmedlingskostnad på 20 % av dess värde.

2. Möbler, dukning, belysning och teknik

2.1 Möbler, dukning och dekor: Winterviken dukar med vitt linne på runda bord (150 cm i diameter). Vi har stoppade stolar med stolsöverdrag.

2.2 Hyra av övriga möbler så som rektangulära bord, ståbord och loungemöbler debiteras kund.

2.3 På borden och i fönstren ställer vi vita blockljus. Bordsdekor (tex blommor, placeringskort och menykort)och utplacering av denna ingår ej.

2.4 Marschaller och vedkorg ingår vid entrén under vinterhalvåret (och om vädret tillåter).

2.5 Belysning: Allmänbelysningen består av takskenor med spotlights, belysning av takbjälkar.

2.6 Teknik: Kostnad tillkommer för hyra av all teknik såsom scener, scenljus, DJ-anläggning, projektor, filmduk och dylikt.

3. Allmänna regler och information för gäster

3.1 Alkohol - Egen medhavd förtäring och alkohol är xxxxxxxxx.Xx har serveringstillstånd utomhus till 22.00 och inomhus till senast 02.00.

3.1.1 Vid köp av Bjudbarer ingår max fem enheter per gäst. Alkoholfria alternativ ingår alltid.

3.1.2 Winterviken serverar inte märkbart berusade gäster eller personer under 18 år - samma regler gäller som för all form av restaurangverksamhet med alkoholtillstånd.

3.2 Xxxxxxxx och onumrerad garderob ingår. Bevakad garderob inkl garderobssystem debiteras kund.

3.3 Vi har 4 st toaletter på övervåningen och 3 st på nedervåningen.

3.4 Gäster med funktionshinder: Parkering, hiss och toalett för gäster med funktionshinder finns tillgängligt.

4. Regler, rutiner och säkerhet

Punkt 4.1-4.3 skall meddelas via e-post till kundansvarig på Winterviken senast 14 dagar innan arrangemanget och återbekräftas från Winterviken.

4.1 Kontaktuppgifter till respektive ansvarig för teknik och riggning samt andra underleverantörer.

4.2 Teknikspecifikation och skiss över placering av scener, ljud, ljus och övrig teknik.

4.3 Rigg- och körschema med tider för leveranser, hämtningar, upp- och nedrigg, genrep, soundcheck, förtäring för personal och arrangemangets upplägg.

4.4 Brandsäkerhet - All form av eld och rök är helt förbjudet i samtliga lokaler, detta gäller även kall rök från rökmaskiner, kolsyreis och dylikt.

Kostnader för brandutryckning pga användande av rök kommer att debiteras kund.

4.5 För eld och rök utanför lokalerna krävs godkännande av Winterviken och erforderligt tillstånd från polisen.

4.6 Nödutgångar och elskåp får ej blockeras, måste vara helt fria för eventuell utrymning. Detta gäller även under upp- och nedrigg. I Stora Salen krävs fri brandgång, 120 cm från nödutgång till nödutgång.

4.7 Branddörrar får ej blockeras. Dessa ska kunna stängas automatiskt vid eventuellt brandlarm, detta gäller Wintervikens alla grå innerdörrar.

4.8 Ingen form av konfetti är tillåten i någon av våra lokaler

5. Regler/ regelbrott

5.1 Teknikansvarig skall finnas på plats både under upp- och nedrigg samt under arrangemangets genomförande.

5.1.1 Kundens teknikansvarige skall ha löpande kontakt och stämma av med Wintervikens ansvarige och få ett godkännande efter avslutat nerrigg.

5.1.2 Alla monteringar och fästanordningar för teknik och dekor skall godkännas av kontaktperson på Winterviken och återställas efter slutfört arrangemang.

5.2 Kunden ansvarar för att medfört material (dekor, emballage, lastpallar mm) tas bort direkt efter genomfört arrangemang. Om inte debiteras extra sophämtning.

5.2.1 Användning av skylift är förbjudet. Vi rekommenderar byggställning eller pelarlift.

5.2.2 Golvhissen (lyftbordet) i Stora Salen får endast köras av ansvarig på Winterviken. Personer får ej medfölja i hissen - endast gods. Kostnader för lagning av golvhissen pga. felaktigt användande kommer att debiteras kund.

5.3 Förvaring av material såsom teknikboxar innan, under och efter arrangemanget skall ske på utsatt plats enligt kontaktperson på Winterviken.

5.4 Wintervikens Café har öppet alla dagar 11.00-16.00, året runt. Vänligen respektera Caféts gäster.

5.5 Kostnader som orsakas Winterviken genom att kunden inte efterlever de i offerten angivna villkoren kommer att debiteras kunden.

5.5.1 Kunden skall även stå för kostnader avseende ändringar i tidigare godkända dokument så som teknikspecifikation, teknikskiss, rigg- och körschema.

5.5.2 Kunden svarar både för egen och för eventuella underleverantörers skuld.

5.5.3 Kunden ansvarar för att förmedla Wintervikens regler och rutiner till samtliga underleverantörer och att dessa följs.

5.6 Force majeure - Winterviken fritar sig från skyldighet att fullgöra sin del av avtalet och från skyldighet att erlägga skadestånd om dess åtaganden inte alls eller endast till onormalt hög kostnad kan fullgöras pga krig, upplopp, myndighets åtgärd eller underlåtenhet, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden, blockad, brand, översvämning, explosion, knapphet på transportmedel, varor eller energi, olyckshändelse av större omfattning samt fel i eller försening av leverans från underleverantör orsakad av sådan befriande omständighet.

6. Övrigt

Ovanstående regler och rutiner är Wintervikens särskilda bokningsregler. I övrigt gäller Visitas allmänna villkor för konferenser och övriga arrangemang.