Korrigering av lön,

Den här skriften handlar om hur en myndighet kan kräva tillbaka en fordran mot en ar- betstagare. Regler om detta finns både i våra villkorsavtal och i lag (1970:215) om ar- betsgivarens kvittningsrätt (kvittningslagen). Löneavdrag kan också göras med stöd av lag (1994:260) om offentlig ställning (LOA) och allmänna fordringsrättsliga principer.

Skriften behandlar också förhandlingsordningen i samband med tvister om återkrav, vem som företräder arbetsgivaren, preskriptionsfrister och förfarandet vid domstol eller hos Kronofogden. Skriften är indelad i följande fyra delar:

1. Fri korrigering

Första avsnittet handlar om fri korrigering och avser fyra olika situationer:

▪ korrigering av preliminärt beräknad lön,

▪ avdrag till följd av förskott på lön,

▪ avräkning från lönen eller

▪ avdrag efter beslut om disciplinpåföljd.

Fri korrigering regleras i villkorsavtalen samt LOA och faller utanför kvittnings- lagens tillämpning.

2. Avdrag genom kvittning enligt kvittningslagen

Andra avsnittet handlar om avdrag på arbetstagarens lön med stöd av kvittnings- lagen. Detta avser andra typer av fordringar än de som det första avsnittet tar upp.

3. Återkrav i annat fall

Det tredje avsnittet beskriver hur arbetsgivaren ska gå till väga om återkravet varken kan regleras genom fri korrigering eller med kvittning.

4. Översikt och mallar

I det fjärde avsnittet finns mallar och en översikt över relevanta bestämmelser i lag och kollektivavtal samt hänvisningar till praxis.

Reglerna i de olika villkorsavtalen är desamma, liksom de är i affärsverksavtalen. Däre- mot skiljer sig regelverken åt mellan villkorsavtalen och affärsverksavtalen. Skriften ut- går från vad som gäller enligt villkorsavtalen. Hänvisning till aktuella bestämmelser i villkorsavtalen, men även i affärsverksavtalen, finns i fotnoterna.

Hänvisningar till huvudavtalet gäller obligatoriska medlemmar. Frivilliga medlemmar bör kontakta Arbetsgivarverket när det gäller frågor om förhandlingsordning och frister.

Innehållet gäller bara för de arbetstagare som tillhör OFR/S,P,O, Saco-S eller Seko. När det gäller frågor som rör arbetstagare som är oorganiserade eller tillhör annan organisation, kontakta Arbetsgivarverket för samråd.

I och med denna skrift upphör Xxxxxxxx 2005:1, Tema Löneavdrag, att gälla.

1. Fri korrigering ‌

Arbetsgivaren kan i vissa fall göra en så kallad fri korrigering. Fri korrigering är möjlig i följande fyra fall:

▪ korrigering av preliminärt beräknad lön,

▪ avdrag för förskott på lön,

▪ avräkning från lönen eller

▪ löneavdrag enligt LOA.

Fri korrigering faller utanför kvittningslagens tillämpningsområde och görs med annat rättsligt stöd, det vill säga kollektivavtal eller annan lag än kvittningslagen.

1.1 Korrigering enligt villkorsavtalen

1.1.1 Korrigering av preliminärt beräknad lön

Inom staten betalas lönen ut efter en preliminär beräkning. Detta förutsätter att eventu- ella korrigeringar av lönen görs vid ett senare utbetalningstillfälle, vanligtvis i samband med nästkommande löneutbetalning. Förfarandet beror på att lönen som regel betalas ut redan den 25:e i den månad till vilken den hänför sig och att lönen beräknas utifrån upp- gifter som rapporteras i början av utbetalningsmånaden. En korrigering beror ofta på att arbetstagaren varit frånvarande till följd av sjukdom eller vård av sjukt barn. Korrige- ringen innebär dock inte alltid att arbetsgivaren gör ett avdrag. Det kan också vara fråga om att ett lönetillägg ska betalas ut.

Stödet för att korrigera den preliminärt beräknade lönen finns i villkorsavtalen. Av avta- len följer att lön kan betalas ut efter en preliminär beräkning och att arbetsgivaren får besluta att löneavdrag ska göras först vid löneutbetalningen en senare månad än den som avdraget hänför sig till.1 Av avtalen följer också vad som avses med löneavdrag och vilka typer av löneavdrag som kan göras.2

1.1.2 Korrigering av preliminärt beräknad lön eller avdrag enligt kvittningslagen? Korrigering av preliminärt beräknad lön är inte kvittning enligt kvittningslagen.3 För att det ska vara fråga om en korrigering och inte en kvittning får avdraget inte göras alltför lång tid efter utbetalningsmånaden.

Arbetsdomstolen, AD, har i dom 1980 nr 59 framhållit att det löneskydd som kvittning- slagen avser att tillgodose skulle urholkas om korrigeringar fick göras utan begräns- ningar. Om korrigeringen görs i nära tidssamband med löneutbetalningen, antas korrige- ringen inte vara så betungande för arbetstagaren eftersom hen nyligen fått ett högre be- lopp än hen egentligen haft rätt till.

1 Villkorsavtalen 15 kap. 1 § 5 st. första meningen, för affärsverken regleras detta i lokala avtal.

2 Villkorsavtalen 6 kap. och affärsverksavtalen 15 § 3 mom., 11 § 7-8 mom., 12 § 4 och 5-11 mom., 14 § 1 och 4 mom., 15 kap. 3, 5-6 mom. Någon motsvarighet till villkorsavtalen 6 kap. 2 § 6 st. (möjlighet till avdrag enligt andra grunder, om det finns särskilda skäl), finns inte i affärsverksavtalen.

3 Prop. 1970:94 s. 40 f.

Om det däremot gått en längre tid mellan utbetalningen av den preliminärt beräknade lönen och korrigeringen, antas arbetstagaren normalt ha konsumerat den för mycket ut- betalda lönen. Arbetstagaren kan då ha svårt att klara av den situation som uppstår när arbetsgivaren korrigerar lönen. Behovet av skydd för arbetstagarens försörjning blir där- för större ju längre tiden går. AD har mot denna bakgrund funnit att fyra månader som regel inte är godtagbart.

Slutsatsen av AD:s resonemang är att en korrigering av preliminärt utbetalad lön som sker i nära samband med lönebetalningen inte omfattas av kvittningslagens bestämmel- ser. Motsatsvis gäller att korrigering av preliminärt utbetalad lön som sker efter längre tid kan falla inom kvittningslagens tillämpningsområde. Det är alltså viktigt att företrä- dare för arbetsgivaren ser till att förhållanden som kan ge anledning till löneavdrag snabbt rapporteras, så att en korrigering kan ske så snart som möjligt. Löneutbetal- ningen för månaden kan till och med behöva stoppas.

AD konstaterar också att arbetsgivarens rätt till korrigering i viss mån kan utsträckas om det i arbetstagarens lönespecifikation finns en påminnelse om att det finns löneavdrag som återstår att verkställa. Påminnelsen måste dock vara placerad och utformad på ett sådant sätt att arbetstagaren verkligen förstår att hen har en skuld till arbetsgivaren.

Lämpligen bör skuldbeloppet anges och påminnelsen måste upprepas på varje lönespe- cifikation så länge korrigeringen inte är helt verkställd. Om påminnelsen inte kan göras på lönespecifikationen måste den ske genom särskilt meddelande från arbetsgivaren till arbetstagaren.

Löneavdrag förutsätter att det finns lön att göra ett avdrag ifrån. Om en arbetstagare på grund av sjukdom eller tjänstledighet inte är berättigad till så mycket lön att arbetsgiva- ren kan verkställa löneavdraget, kan det gå så lång tid att arbetsgivarens rätt till fri korri- gering går förlorad. I en sådan situation kan arbetsgivaren bara göra avdrag på arbetsta- garens lön under de förutsättningar som anges i kvittningslagen.

I AD 2021 nr 40 går Arbetsdomstolen på ett pedagogiskt sätt igenom förarbeten och praxis rörande frågan om ett löneavdrag för en biträdande jurist på en advokatbyrå var att se som en korrigering av preliminär lön eller som en medgiven kvittning. AD fann att löneavdraget varken var att se som en korrigering av preliminärlön eller som en med- given kvittning varför det var otillåtet.

1.2 Avdrag för förskott på lön

Arbetsgivaren får betala ut lön och lönetillägg tidigare än utbetalningsdagen om det finns synnerliga skäl. Utbetalningen får dock inte gälla belopp som avser tid efter utbe- talningsdagen.4 Till följd av en sådan utbetalning får arbetsgivaren göra löneavdrag. Att ett sådant löneavdrag faller utanför kvittningslagens tillämpningsområde framgår av för- arbetena till kvittningslagen.5

4 Villkorsavtalen 15 kap. 3 §. För affärsverken regleras detta i lokala avtal.

5 Prop. 1970:94 s. 40 f.

1.2.1 Avdrag för förskott på lön eller kvittning?‌

Var gränsen går mellan avdrag för förskott på lön och kvittning framgår av praxis. En- ligt AD är förskott på lön sådana betalningar som sker under löpande avlöningsperiod och som förutsätts bli reglerade vid närmast infallande utbetalningstillfälle. I annat fall är utbetalningen snarast att betrakta som ett lån av pengar. Exempel på detta är när par- terna är ense om att förskottet ska regleras först vid framtida tillfälle eller då avdrag med delbelopp ska ske vid flera avlöningstillfällen. Löneavdrag av det senare slaget är enligt AD att betrakta som avdrag genom kvittning.6

1.3 Avräkning från lönen – semesterdagar

Enligt villkorsavtalen7 ska avdrag göras på lönen om en arbetstagare haft längre semes- ter med semesterlön än hen har tjänat in. Avdraget görs med 4,6 procent på den fasta lö- nen, som gällde vid semestertidpunkten, för varje överskjutande semesterdag. Även om en heltidsanställd arbetstagare har varit partiellt ledig vid semestertillfället ska avdraget alltså göras på heltidslönen. Avdrag ska också göras för semestertillägg som har betalats ut för de överskjutande semesterdagarna. Observera att avdrag av detta slag bara kan göras på lön, inte på eventuell semesterersättning eller kostnadsersättningar.

Om fullt avdrag på lönen inte kan göras och lönen alltså inte täcker avdraget, ska arbets- givaren låta saken bero och inte kräva in det felande beloppet på annat sätt. Avdrag ska heller inte göras om anställningen har upphört på grund av dödsfall.

1.4 Löneavdrag enligt LOA

Löneavdrag som utgör disciplinpåföljd enligt 14-15 §§ LOA är det sista exemplet på av- drag som utgör så kallad fri korrigering och som således faller utanför kvittningslagens tillämpningsområde.8 När en arbetstagare tilldelats en disciplinpåföljd i form av löneav- drag, behöver arbetsgivaren, när löneavdraget ska verkställas, inte ta hänsyn till kvitt- ningslagens bestämmelser.

Det är inte fastslaget att ett löneavdrag i form av disciplinpåföljd måste verkställas inom viss tid efter det att påföljden har beslutats. Arbetstagaren ska emellertid, inom två år från förseelsen, skriftligen ha underrättats om vad som anförs mot honom. Vidare får di- sciplinpåföljd inte meddelas efter det att arbetstagarens anställning har upphört eller uppsägning har ägt rum.9

1.5 Tvist om korrigering

1.5.1 Tvist om korrigering enligt villkorsavtalen

Om arbetsgivaren har verkställt ett löneavdrag enligt villkorsavtalen och det uppstår tvist om denne har haft rätt att göra avdraget eller inte, ska tvisten handläggas enligt la- gen om rättegång i arbetstvister, LRA. Innan tvisten förs till AD ska tvisteförhandling ha skett enligt huvudavtalet.10

6 AD 1978 nr 5.

7 Enligt affärsverksavtalen 11 § 7 mom. görs avdrag på lönen om arbetstagaren fått större semesterlön än vad som motsvaras av intjänad semesterlön. Avdraget görs med avräkning mot den fasta lönen samt semestertillägget för rör- lig lön/lönedel.

8 Prop. 1970:94 s. 53 och prop. 1975:78 s. 160 f.

9 17 och 19 §§ LOA. Se även 14 § LOA.

10 HA 4 kap.

Eftersom tvister av detta slag i regel är sådana tvister om lön eller annan ersättning som avses i 35 § MBL, är det viktigt att arbetsgivaren uppmärksammar denna bestämmelse. Om den lokala arbetstagarorganisationen skriftligen anmäler tvisten hos arbetsgivaren med uppgift om det belopp som yrkas och grunden för yrkandet, är det arbetsgivarens ansvar att begära lokal tvisteförhandling. Detta ska ske inom sju arbetsdagar efter det att arbetstagarorganisationen har anmält tvisten.11 I annat fall är huvudregeln att arbetsgiva- ren är skyldig att betala ut beloppet, under förutsättning att den centrala arbetstagarorga- nisationen ställer sig bakom kravet. Arbetsgivaren företräds vid den lokala tvisteför- handlingen av den arbetsgivare som anges i huvudavtalet.12

Om enighet inte kan nås i den lokala förhandlingen, måste arbetsgivaren inom tre veckor begära central tvisteförhandling och vid oenighet i sådan förhandling väcka talan i AD inom tre veckor.13 I annat fall är huvudregeln att arbetsgivaren är skyldig att betala ut beloppet. Arbetsgivaren företräds vid den centrala tvisteförhandlingen och i domstol av Arbetsgivarverket eller den myndighet som Arbetsgivarverket bestämmer.

Bestämmelserna i huvudavtalet gör det dock möjligt att föra tvisteförhandling på endast en nivå. En tvist kan nämligen tas upp direkt till central tvisteförhandling, om en part som får föra en sådan förhandling i tvisten begär det.14

I de fall då tvist enligt 35 § MBL uppkommit bör arbetsgivaren underrätta och samråda med Arbetsgivarverket.

Det händer att arbetstagarorganisationen väljer att inte åberopa tolkningsföreträdet en- ligt 35 § MBL. Det är då upp till arbetstagarsidan att driva tvisten framåt genom att på- kalla lokal och central tvisteförhandling samt slutligen väcka talan i AD. I dessa fall gäl- ler vanliga tvisteförhandlings- och preskriptionsregler enligt huvudavtalet.15

1.5.2 Tvist om löneavdrag enligt LOA

Tvister om löneavdrag enligt XXX xxxxxxxxx enligt LRA. Talan ska, enligt 39 § LOA, väckas inom tre veckor från den dag arbetstagaren fick del av beslutet. Innan tvisten förs till AD ska tvisteförhandling ha skett enligt huvudavtalet.16 Då preskriptionsfristen för att väcka talan är kort, innebär detta i praktiken oftast att målet förklaras vilande i avvaktan på att förhandlingskravet enligt LRA är uppfyllt.

1.6 När löneavdraget inte går att verkställa

Det kan finnas olika skäl till att ett löneavdrag inte går att verkställa.

▪ Det kan ha gått för lång tid mellan den felaktigt utbetalda löneutbetalningen och tidpunkten för korrigering. Det kan då bli aktuellt med kvittning, se avsnitt 2.

11 HA 4 kap. 5 § 2 st.

12 HA 4 kap. 5 § 1 st.

13 HA 4 kap. 7 § och 13 § 2 st.

14 HA 4 kap. 5 § 3 st.

15 HA 4 kap. 12-13 §§.

16 HA 4 kap.

Om kvittning inte är möjligt återstår det för arbetsgivaren att återkräva det aktu- ella beloppet, se avsnitt 3.

▪ Arbetstagaren kan ha lämnat sin anställning utan att ha blivit berättigad till så stor lön att avdrag kan göras. Då återstår bara för arbetsgivaren att återkräva det aktuella beloppet, se avsnitt 3.

▪ Om arbetsgivaren betalat ut för mycket lön och arbetstagaren avlider ska arbets- givaren låta den gjorda utbetalningen bero.17

▪ Om arbetstagaren tagit ut för många betalda semesterdagar i förhållande till vad hen tjänat in och det inte är möjligt att göra fullt avdrag ska man låta saken bero och inte heller kräva in beloppet på annat sätt.18

▪ Om arbetstagaren däremot tagit ut rätt antal betalda semesterdagar, men arbets- givaren ändå betalat ut för mycket semesterlön och tillägg är situationen en an- nan.19 Istället blir reglerna om fri korrigering tillämpliga.20 I många fall har det dock gått för lång tid för att sådan korrigering ska vara möjlig. Kvittningslagen, med sina begränsningar, är i och för sig tillämplig, se avsnitt 2, men i praktiken brukar det bli fråga om att försöka ingå en överenskommelse med arbetstagaren alternativt driva in fordran enligt reglerna om återkrav, se avsnitt 3.

17 Villkorsavtalen 15 kap. 1 § 6 st. Vad som gäller när arbetstagare har avlidit är inte reglerat i affärsverksavtalen.

18 Arbetsgivarverkets råd för tillämpningen av villkorsavtalen 5 kap. 8 §.

19 Denna situation regleras inte i villkorsavtalen 5 kap. 8 §.

20 Villkorsavtalen 15 kap. 1 § 5 st. första mening.

2. Avdrag genom kvittning enligt kvittningslagen ‌

2.1 Allmänt

Detta avsnitt tar upp avdrag genom kvittning enligt kvittningslagen. Kvittning kan bli aktuellt när en arbetsgivare, i andra fall än vad som anges i första avsnittet, vill göra ett löneavdrag som svarar mot en fristående motfordran som arbetsgivaren har mot arbets- tagaren. Exempel på sådana situationer är då arbetsgivarens rätt till fri korrigering av preliminärt utbetald lön har gått förlorad eller då arbetsgivaren av misstag betalat ut för hög lön. Hit hör även det fallet att arbetsgivaren har en fordran mot arbetstagaren på grund av att denne begått en brottslig handling.

Avdrag genom kvittning enligt kvittningslagen kan ske genom frivillig kvittning, (vil- ket är huvudprincipen), och genom tvångskvittning. Möjligheten att göra avdrag ge- nom tvångsvis kvittning är emellertid oerhört begränsade.

2.2 Förutsättningar för frivillig kvittning

Vid frivillig kvittning krävs det att arbetstagaren medger kvittning i samband med att lö- nen ska betalas ut.21 Även ett kvittningsmedgivande som lämnats innan lönen förfallit till betalning och som inte återkallats av arbetstagaren, omfattas av bestämmelsen. För att arbetsgivaren ska kunna kvitta med stöd av ett sådant kvittningsmedgivande fordras dock att det står alldeles klart att arbetstagaren vill stå fast vid medgivandet när lönen förfaller till betalning. Har lång tid förflutit sedan medgivandet lämnades, kan som regel arbetsgivaren inte åberopa medgivandet med framgång.22

2.3 Förutsättningar för tvångskvittning

Kvittning utan arbetstagarens medgivande, tvångskvittning, tillåts i vissa fall, nämligen

om:

▪ arbetsgivarens motfordran är klar och förfallen och

▪ har samband med anställningen samt antingen

▪ grundas på kvittningsavtal eller

▪ avser ersättning för skada som löntagaren har vållat uppsåtligen i tjänsten.

Med stöd av ett centralt kollektivavtal kan tvångsvis kvittning tillåtas också i andra fall.23

En gemensam förutsättning för tvångskvittning är att kvittningslagens bestämmelser om kvittningsfritt belopp, så kallat förbehållsbelopp, ska iakttas. Detta innebär att kvittning bara får ske mot den del av lönefordran som uppenbart överstiger vad som går åt för ar- betstagarens och dennes familjs försörjning samt eventuell underhållsskyldighet. Det är Kronofogden som fastställer det kvittningsfria beloppet som arbetsgivaren inte får ta i anspråk.24

21 2 § kvittningslagen.

22 Prop. 1970:94 s. 43.

23 3 § kvittningslagen.

24 4 § kvittningslagen, se vidare på Kronofogdens webbplats om förbehållsbelopp och normalbelopp.

2.3.1 Klar och förfallen ‌

Med villkoret att arbetsgivarens motfordran ska vara klar och förfallen avses att den ska framgå av dom, vara medgiven av arbetstagaren eller att den på annat sätt kan anses vara klar. En arbetstagare ska inte genom uppenbart ogrundade påståenden kunna för- hindra arbetsgivaren rätten att kvitta. Emellertid understryks i förarbetena att en mot- fordran bara undantagsvis kan anses vara klar, om arbetstagaren bestrider dess existens eller vitsordar den bara till en del.25

2.3.2 I samband med anställningen

Med villkoret att arbetsgivarens motfordran ska ha uppkommit i samband med anställ- ningen avses att fordringen ska ha uppkommit under anställningstiden.26

2.3.3 Kvittningsavtal

Enligt förarbetena till kvittningslagen kan arbetsgivare och arbetstagare med bindande verkan avtala om kvittning mot framtida lön, så kallat kvittningsavtal. Arbetstagaren har på detta sätt en möjlighet att i förtid tillgodogöra sig en mindre del av de värden som framtida löneinkomster representerar. Som en allmän förutsättning gäller dock att kvitt- ningsavtal ska ha ingåtts i samband med tillkomsten av arbetsgivarens fordran, att ford- ran är klar och förfallen samt att den uppstått i samband med anställningen.27

Något krav på att kvittningsavtalet ska vara skriftligt uppställs inte. En arbetsgivare bör emellertid upprätta skriftliga kvittningsavtal eftersom denne, vid en eventuell tvist, har bevisbördan för avtalets existens och innehåll. I allmänhet torde arbetsgivare inte kunna fullgöra sin bevisskyldighet utan ett skriftligt avtal.

2.3.4 Ersättning för skada som arbetstagaren uppsåtligen vållat i anställningen Förutsatt att fordran är klar och förfallen och har uppstått i samband med anställningen, har arbetsgivaren möjlighet att genomföra tvångskvittning för att tillgodogöra sig ersätt- ning för skada som arbetstagaren uppsåtligen har vållat i anställningen. Denna möjlighet finns dock inte om fordran avser ersättning för skada som arbetstagaren vållat genom oaktsamhet eller genom grov oaktsamhet.28

2.3.5 Kollektivavtal

Som ovan nämnts kan tvångskvittning också göras med stöd av ett kollektivavtal som arbetsgivaren har slutit med central arbetstagarorganisation. Sådana avtalsbestämmelser finns i villkorsavtalen 10 kap. 10 § samt i affärsverksavtalen 3 § 6 mom. Dessa bestäm- melser innebär att ett förskott på resekostnadsersättning och traktamente som inte beta- las tillbaka i tid, får kvittas mot fordran på lön eller annan ersättning på grund av an- ställningen.

25 Prop. 1970:94 s. 29 f. Se även AD 2014 nr 51.

26 Prop. 1970:94 s. 28.

27 Prop. 1970:94 s. 26 f.

28 Prop. 1970:94 s. 28 och AD 1974 nr 6 och 8.

2.4 Förfarandet vid kvittning ‌

2.4.1 Frivillig kvittning

Om arbetsgivaren anser att en arbetstagare är återbetalningsskyldig bör arbetsgivaren fråga arbetstagaren om denne är villig att återbetala beloppet kontant eller genom frivil- lig kvittning mot framtida lön eller annan ersättning. Kan arbetstagaren inte genast ta ställning, bör hen ges betänketid, till exempel en vecka. Arbetsgivarens fråga kan utfor- mas enligt bilaga 1.

Om arbetstagaren medger att kvittning får ske, kan arbetsgivaren och arbetstagaren träffa överenskommelse om att avdraget ska göras vid flera tillfällen. Kvittningsmedgi- vandet bör lämnas skriftligen, eftersom arbetsgivaren vid tvist måste styrka att arbetsta- garen medgett kvittningen.29 Det bör observeras att arbetstagaren när som helst kan åter- kalla sitt kvittningsmedgivande med verkan för framtiden.30 Ett kvittningsmedgivande kan utformas enligt bilaga 2.

2.4.2 Tvångskvittning

För att tvångskvittning ska få göras krävs det, enligt 6 § kvittningslagen, att arbetsgiva- ren inhämtar ett besked i ärendet från Kronofogden. Tvångskvittning får nämligen, en- ligt 4 § kvittningslagen, bara avse den del av lönefordringen som uppenbart överstiger vad arbetstagaren behöver för att försörja sig och sin familj samt eventuell underhålls- skyldighet. Kronofogden bestämmer enligt 6 § kvittningslagen hur stor del av lönen som ska vara skyddad från kvittning, det så kallade förbehållsbeloppet.31

Om en myndighet felaktigt verkställer kvittning kan staten åläggas att betala skadestånd till arbetstagaren enligt 8 § kvittningslagen. I AD 2014 nr 51 utdömdes ett skadestånd för brott mot kvittningslagen om 30 000 kronor. Myndigheterna bör därför inte vidta tvångskvittning utan att dessförinnan ha samrått med Arbetsgivarverket.

Av 3 § andra stycket kvittningslagen följer att tvångskvittning inte får ske mot belopp som är avsedda för särskilda kostnader, till exempel resekostnadsersättning och trakta- mente. Av tredje stycket följer emellertid att detta kan medges i centralt kollektivavtal. Sådant stöd finns i villkorsavtalen.32

Exempel: När arbetstagaren har fått för hög lön

Om en arbetstagare har fått för hög lön på grund av ett räknefel i samband med löneutbetalningen kan en sådan fordran inte korrigeras genom så kallad fri korrigering av lön enligt avsnitt 1.1 eftersom det inte är fråga om korrigering av preliminärt beräknad lön, förskott på lön eller löneavdrag enligt LOA.

29 Jämför AD 1990 nr 18, se även AD 1995 nr 139 angående otillåten kvittning samt AD 2014 nr 51 om bevisbördan för medgivande.

30 2 § kvittningslagen.

31 Angående förfarandet vid begäran om besked från kronofogden se 7 § kvittningslagen och 18 kap. 5 § utsöknings- förordningen (1981:981). Riksskatteverket har med stöd av 18 kap. 3 § utsökningsförordningen meddelat föreskrifter om hur stor del av lönefordran som enligt 4 § 1 st. kvittningslagen ska vara skyddad mot kvittning. Den aktuella före- skriften, RSFS 1996:6 finns på Kronofogdens webbplats.

32 Villkorsavtalen 10 kap. 10 § och affärsverksavtalen 3 § 6 mom., jämför AD 1972 nr 13 och 1975 nr 58.

Arbetsgivaren har då att i första hand få till stånd frivillig kvittning enligt kvittningslagen. Om arbetstagaren inte medger sådan kvittning utan istället bestrider återbetalningsskyldighet bör arbetsgivaren pröva de skäl som arbetstagaren åberopar. Enligt rättspraxis är nämligen arbetstagaren fri från återbetalningsskyldighet, om hen tagit emot den utbetalade lönen och inrättat sig därefter.33 Att man inrättat sig efter betalningen innebär att man förbrukat medlen eller på något annat vis anpassat sig efter betalningen.

Huruvida en arbetstagare varit i god tro har bedömts av AD i ett flertal domar. Omständigheter av bety- delse vid denna bedömning är hur lönebeskeden varit utformade, om avlöningsförhållandena varit svåra att överblicka, om arbetstagaren efter kontakt med arbetsgivaren fått besked om att lönen varit rätt beräk- nad samt om den felaktiga nettolönen borde ha föranlett arbetstagaren att närmare granska lönebeske- det.34

Om arbetsgivaren efter utredning finner att arbetstagaren mottagit beloppet i god tro, och alltså inte är återbetalningsskyldig, bör arbetsgivaren vidta de bokföringsåtgärder som detta motiverar. För det fall ar- betsgivaren överväger att efterge en fordran ska arbetsgivaren, om fordran överstiger ett basbelopp, sam- råda med Kammarkollegiet. Samrådsskyldigheten gäller dock inte för affärsverken och Riksgäldskonto- ret.35

Om arbetsgivaren däremot, efter utredning, finner att arbetstagaren inte varit i god tro och arbetstagaren fortfarande bestrider fordran, blir det ändå inte aktuellt med tvångskvittning. En sådan förutsätter ju, utöver samband med anställningen, att fordran är klar och förfallen, vilket den inte är om den bestrids. Därtill krävs det att det antingen finns ett kvittningsavtal eller att fordran uppstått till följd av skada som arbetsta- garen uppsåtligen vållat arbetsgivaren. Något stöd för tvångskvittning i de statliga kollektivavtalen, när en arbetstagare bestrider återbetalningsskyldighet avseende felaktigt utbetald lön, finns inte.

Det som då står till buds för arbetsgivaren är att ansöka om stämning eller betalningsföreläggande på ar- betstagaren och dennes organisation. Angående detta förfarande och skyldigheten att förhandla enligt hu- vudavtalet, se avsnitt 3.

33 NJA 2001 s. 353.

34 Prop. 1970:94 s. 41 samt NJA 1955 s. 310, 1958 s. 475, 1989 s. 224 och AD 1975 nr 58 och 83, 1977 nr 27 och

101, 1978 nr 5, 1979 nr 34, 1983 nr 163, 1989 nr 55-59, 1993 nr 170, 1995 nr 139, 2006 nr 105.

35 19 § förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar samt Kammarkollegiets föreskrift KAMFS 2006:1 Kammarkollegiets föreskrifter om hantering av statliga fordringar.

3. Återkrav i annat fall ‌

3.1 Allmänt

Även om förutsättningar för fri korrigering eller kvittning inte finns, innebär det inte att arbetsgivarens fordran upphör att existera. Arbetsgivaren har då ett återkrav på arbetsta- garen. Arbetstagaren är skyldig att, inom den tid och på det sätt arbetsgivaren bestäm- mer, betala in ett belopp som motsvarar löneavdraget.36 Ett sådant återkrav kan utformas enligt bilaga 3.

För det fall arbetstagaren inte betalar in beloppet i tid, kan arbetsgivaren ansöka om stämning eller betalningsföreläggande hos Kronofogden med yrkande om att arbetstaga- ren ska förpliktas att betala tillbaka beloppet till arbetsgivaren. Sådan talan handläggs enligt LRA. Dessförinnan är arbetsgivaren skyldig att tvisteförhandla.37 Därtill kan frå- gan om enskilt anspråk med anledning av brott drivas i samband med åtal för brottet.

3.2 Vem företräder arbetsgivaren?

Av 13 § förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar framgår att myn- digheten företräder staten i ärenden som rör myndighetens fordringar. Denna förordning ska dock inte tillämpas om något annat följer av lag, förordning eller särskilt beslut fat- tat av regeringen. Av kollektivavtalsförordningen, KAF, framgår istället att det är Ar- betsgivarverket som företräder staten i tvist som rör förhållandet mellan staten som ar- betsgivare och arbetstagare hos staten, om tvisten ska handläggas enligt LRA. Behörig- heten avser emellertid inte återkrav av förmån som utgått med anledning av anställ- ningen, om förmånen har annan grund än kollektivavtal.

Eftersom ett återkrav på för mycket utbetald lön ska handläggas enligt LRA och lönen som sådan har sin grund i kollektivavtal38 är det Arbetsgivarverket som har processbe- hörigheten. Sådana tvister delegeras till berörd myndighet, som i sin tur kan uppdra åt Xxxxxxxxxxxxxxx, att inom ramen för sin inkassoverksamhet, driva in skulden som ar- betstagaren har till sin arbetsgivare.39

3.3 Preskription

Innan arbetsgivaren väcker talan vid domstol eller ansöker om betalningsföreläggande hos Kronofogden, ska tvisteförhandling först ha ägt rum och inför den bör man även ta ställning till frågan om preskription.

Lokal förhandling ska påkallas inom fyra månader från den tidpunkt då part fick känne- dom om den omständighet som yrkandet hänför sig till. Oaktat fyramånadersfristen får omständigheten inte ligga mer än två år tillbaka i tiden. Detta följer av 4 kap. 12 § HA. När fristen börjar löpa kan i vissa fall vara oklart och får bedömas från fall till fall. I AD 2018 nr 7 kom domstolen fram till att fristen började löpa först när arbetstagarnas ford- ran förföll till betalning. I domskälen hänvisas även till några äldre rättsfall i vilka man kan söka ledning.

36 Villkorsavtalen 15 kap. 1 § 5 st. andra meningen. För affärsverken regleras detta i lokala avtal.

37 HA 4 kap. samt 4 kap. 7 § och 5 kap. 1 § 1 st. LRA.

38 9 § Ramavtal om löner m.m. som tecknats mellan Arbetsgivarverket och respektive motpart.

39 9 § KAF, jämför 3 § KAF.

Den centrala förhandlingen ska enligt 4 kap. 7 § 2 st. HA påkallas inom två månader från det att den lokala förhandlingen avslutats.

Slutligen ska talan väckas inom tre månader från den centrala tvisteförhandlingens av- slutande. Försummas detta är rätten till talan förlorad. Detta följer av 4 kap. 13 § HA.

3.4 Tvisteförhandling

Innan tvisten förs till domstol eller arbetsgivaren ansöker om betalningsföreläggande hos Kronofogden,40 ska tvisteförhandling ha ägt rum i tvistefrågan.41 Det är därför, en- ligt huvudavtalet, arbetsgivarens ansvar att begära lokal och central tvisteförhandling. Vid den lokala tvisteförhandlingen företräds arbetsgivaren av behörig företrädare för myndigheten. För det fall den lokala tvisteförhandlingen avslutas i oenighet och arbets- givaren påkallar en central tvisteförhandling företräds arbetsgivaren av Arbetsgivarver- ket eller den myndighet som Arbetsgivarverket bestämmer.42

Bestämmelserna i huvudavtalet gör det dock möjligt att föra tvisteförhandling bara på central nivå, om part som får föra sådan förhandling begär det.43

3.5 Domstol eller Kronofogden

Om den centrala tvisteförhandlingen avslutas i oenighet är det, som framgår ovan, ar- betsgivarens ansvar att väcka talan vid domstol eller ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.

3.5.1 Ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden Bestämmelser om betalningsföreläggande gentemot arbetstagare finns i lagen (1991:852) om betalningsföreläggande för fordringar i arbetstvister.44

Om svaranden i ett mål om betalningsföreläggande bestrider ansökningen ska Krono- fogden, om sökanden begär det, överlämna målet till en tingsrätt. I vissa fall ska Krono- fogden dock överlämna målet till Arbetsdomstolen. Detta gäller om den sökande är medlem i en arbetsgivar- eller arbetstagarorganisation och organisationen förklarar att den vill föra talan vid Arbetsdomstolen. Tingsrätten kan dock inte överlämna målet till Arbetsdomstolen enligt 2 kap. 5 § LRA, om målet väckts genom betalningsföreläggande vid Kronofogden.45

3.6 Enskilt anspråk med anledning av brott

Enligt 22 kap. 1 § rättegångsbalken, RB, kan talan mot den misstänkte om enskilt an- språk (skadestånd) med anledning av brott föras i samband med åtal för brottet. Vidare

40 AD 1980 nr 101 och 159.

41 4 kap. 7 § och 5 kap. 1 § 1 st. LRA.

42 HA 4 kap. 1 och 8 §§.

43 HA 4 kap. 5 § 3 st.

44 Se Rättegången i arbetstvister, Norstedts juridik, andra upplagan s. 120-124 och AD 1995 nr 54, när fordringar också kunde prövas av Statens VA-nämnd.

45 AD 2015 nr 67, jmf. AD 2021 nr 16.

följer av 22 kap. 2 § RB att om det enskilda anspråket grundas på ett brott som hör un- der allmänt åtal, är åklagaren i princip skyldig att på målsägandens begäran föra dennes talan.

När talan om enskilt anspråk med anledning av brott förs i samband med åtal för brottet, behöver tvisteförhandling enligt huvudavtalet inte ha skett dessförinnan eftersom för- handlingsordningen bara gäller tvist som ska handläggas enligt LRA. Av LRA framgår i sin tur att LRA inte ska tillämpas på mål om skadestånd med anledning av brott, om ta- lan förs i samband med åtal för brottet.46

3.7 Verkställighet

Om arbetsgivaren i domstol eller hos Kronofogden har utverkat dom respektive utslag i mål om betalningsföreläggande som innebär att arbetstagaren är skyldig att till arbetsgi- varen utge ett visst belopp, kan arbetsgivaren som huvudregel inte med stöd av domen eller utslaget tvångsvis göra avdrag på arbetstagarens lön.

Har dom meddelats måste arbetsgivaren, om arbetstagaren inte medger att avdrag görs, vända sig till Kronofogden och ansöka om utmätning i arbetstagarens lön eller i annan egendom. Utslag i mål om betalningsföreläggande verkställs dock självmant av Krono- fogden, om inte sökanden har angett att verkställighet inte ska ske.47

46 HA 4 kap. 1 § 2 st. samt 1 kap. 2 § 1 st. p. 3 LRA.

47 45 § lagen (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning.

4. Översikt och mallar ‌

Löneavdrag

Fri korrigering

Kvittning

Preliminär lön

Korrigering av lönen (på grund av frånvaro i före- gående månad) görs vid ett senare utbetalnings- tillfälle, vanligtvis i samband med nästkommande löneutbetalning. Avdraget får inte göras alltför lång tid efter den utbetalningsmånad som avdraget är hänförligt till. En tidsrymd om fyra månader är i re- gel inte godtagbar enligt AD. Det blir då fråga om kvittning enligt kvittningslagen.

▪ Villkorsavtalen 15 kap. 1 § 5 st. första meningen samt 6 kap

▪ Affärsverksavtalen – regleras lokalt samt 11- 12 och 14 §§

▪ AD 1980 nr 59

▪ AD 2012 nr 40

Kvittningslagen

Alla avdrag som inte är fri korrigering och som saknar stöd i kollektivavtal.

Exempel:

▪ Rätten till fri korrigering av preliminär lön har gått förlorad

▪ För hög lön har betalats ut av misstag

▪ Xxxxx xxxxxxx som uppstått på grund av brott

Xxxxxxxxx kvittning enligt 2 §:

• Arbetstagaren medger kvittning

Tvångskvittning enligt 3 §:

▪ Fordran är klar och förfallen och

▪ den har samband med anställning och

▪ den grundas på avtal, enligt vilket fordringen får kvittas mot lönefordran, (kvittningsavtal), eller

▪ avser ersättning för skada arbetstagaren vål- lat uppsåtligen i tjänsten

Förskott på lön

Förskott på lön, till skillnad från lån, är sådana be- talningar som sker under löpande avlöningsperiod och som förutsätts bli reglerade vid närmast infal- lande utbetalningstillfälle.

▪ AD 1978 nr 5

Arbetsgivaren får betala ut lön och lönetillägg tidi- gare än utbetalningsdagen om det finns synnerliga skäl. Utbetalningen får dock inte gälla belopp som avser tid efter utbetalningsdagen.

Till följd av en sådan utbetalning får arbetsgivaren göra löneavdrag.

▪ Villkorsavtalen 15 kap. 3 §

▪ Affärsverksavtalen – regleras lokalt

Kvittning enligt kollektivavtal

▪ Villkorsavtalen 10 kap. 10 § 4 st. (förskott för resekostnader och traktamente)

▪ Affärsverksavtalen 3 § 6 mom. (förskott för re- sekostnader och traktamente)

Avräkning från lönen

▪ Villkorsavtalen 5 kap. 8 § (arbetstagaren har haft längre semester än vad hen har tjänat in)

▪ Affärsverksavtalen 11 § mom.7-8 (arbetstaga- ren har haft längre betald semester än vad hen har tjänat in)

Disciplinpåföljd

Löneavdrag för tjänsteförseelse

▪ LOA 14-15 §§ samt 17 och 19 §§