TJÄNSTESKRIVELSE

TJÄNSTESKRIVELSE

Handläggare	Datum	Ärendebeteckning
Xxx Xxxxxxxxxx	2016-03-02	BUN 2016/0182
0000-00 00 00

Barn- och ungdomsnämnden

Teckna personbiträdesavtal för användande av Googles molntjänst Apps for Education

Förslag till beslut

Barn- och ungdomsnämnden beslutar att tillstyrka införandet av personupp- giftsbehandling baserat på användning av Google Apps och att behandlingen förtecknas enligt bilaga ”Uppgifter till förteckning enligt 39 § personuppgifts- lagen”.

Bakgrund

Skolorna i Södermöre kommundel och barn- och ungdomsförvaltningen har behov av att ta nästa steg i digitaliseringen. I dag saknas det i Kalmar kommuns grundskolor i hög grad digitala samarbetsytor för lärare och elev. Vidare så saknar eleverna i våra skolor en skol-epost, sedan s-posten slutade användas.

Förvaltningarnas gemensamma IKT-arbetsgrupp har sedan en tid tillbaka tittat på olika molntjänster, och i den processen kommit fram till att förorda Google Apps for Education.

Med ett avtal om Google Apps for Education får vi tillgång till en helhetslös- ning för digitala tjänster kring utbildning, i form av samarbetsytor, plats att spara dokument, ordbehandlings-, presentations- och kalkylprogram, maila- dress samt möjlighet till formativ återkoppling.

Google Apps for Eduation är gratis för skolor och införandet av Google Apps for Education kräver i det här steget inga ytterligare satsningar eller förändring- ar för skolor. Införandet är i stort sett inte förenat med några kostnader, och den utrustning och infrastruktur som finns i dag är kompatibel med tjänsten.

Google Apps for Education (GAFE) innebär:

• Tillgång till verktygsprogram för olika behov i skolarbetet, exempelvis:

o Google e-post för kommunikation och information

o Google Drive för att spara, dela och samarbeta kring dokument och filer samt tillgång till olika kontors- och verktygsprogram.

o Google Classroom som en pedagogisk samarbetsyta mellan lärare och elev

o Google Kalender för planering, struktur och informationsspridning

Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret

Adress Box 951, 391 29 KALMAR │ Besök Xxxxxxxxxxxxxx 00

Tel 0000-00 00 00 vx │Xxx.Xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx

BUN 2016/0182 2 (2)

• Lagring av dokument och filer med möjlighet till samarbete och delning mellan elever, pedagoger och övrig personal.

• Delning och samarbete kring pedagogiskt material och arbetsmaterial.

• Informationsspridning av allmän karaktär mellan elever, pedagoger och övrig personal.

• Elever och personal kommer att få tillgång till ett personligt e-postkonto via GAFE. (Personal har även ett e-postkonto i kommunens ordinarie e- postsystem, vilket är det officiella e-postkontot och ska användas för ex- tern kommunikation.)

GAFE kommer att försörjas med konton från det skoladministrativa systemet ProCapita.

Skriftlig information kommer, i enlighet med personuppgiftslagen, att ske till samtliga registrerade. I denna kommer bl.a. ändamålet med behandlingen att redovisas, rätt till registerutdrag att finnas.

För elevdokumentation i form av individuell utvecklingsplan (IUP), omdömen, åtgärdsprogram, pedagogiska kartläggning kommer lärplattformen edWise även fortsättningsvis att användas.

Personuppgifter avseende elever och personal kommer att hanteras av Google. I systemets grundutförande kommer det att finnas uppgifter om namn, e- postadress, skoltillhörighet, årskurs och klass. Inga elever med skyddade per- sonuppgifter kommer att integreras till tjänsten.

Enligt 13§ PuL finns ett generellt förbud att registrera känsliga uppgifter av typen; ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk överty- gelse, medlemskap i fackförening, hälsa, sexualliv. Inga känsliga uppgifter ska lagras i Google Apps, vilket säkerställs genom information, både muntligt och skriftligt.

Risk- och sårbarhetsanalys enligt SKL:s rekommendationer är genomförd och finns dokumenterad.

Införandet kommer att följas av betydande utbildningsinsatser som kommer att behandlas i den pedagogiska arbetsgruppen.

Barn- och ungdomsnämnden är enligt personuppgiftslagen personuppgiftsan- svarig. Den personuppgiftsansvarige har i denna roll ansvar för att personupp- giftslagen följs och att de registrerade har ett gott skydd för sin personliga in- tegritet. Nämnden har alltså utifrån sin roll som personuppgiftsansvarig att besluta om nämnda personuppgiftsbehandling.

Xxxx Xxxxx Xxx Xxxxxxxxxx

Förvaltningschef Planeringssekreterare

Uppgifter till förteckning enligt 39 § personuppgiftslagen

Personuppgifts- ansvarig	Företags-/myndighetsnamn			Telefon			Organisationsnum- mer
	Barn- och ungdomsnämnden			0480-45 30		01	212000-0746
	Adress		Postnummer		Postort
	Box 951		392 32		Kalmar
Grunduppgifter	Benämning på registret/behandlingen
	Lärplattform Google Apps For Education
	Kategorier av registrerade
	Elever i åk 1 t.o.m 9 samt personal inom nämndens verksamhetsområde.
	Laglig grund för behandlingen
	Den registrerade har lämnat sitt samtycke
	Avtal med den registrerade ska kunna fullgöras
	Den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet
	Den registrerades vitala intressen ska kunna skyddas
	En arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföra					s
	En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras
	Intresseavvägning till fördel för den personuppgiftsansvarige
	Undantag från personuppgiftslagen
	Nej	Ja:
Ändamål	Ändamålet/ändamålen med behandlingen
	Lärmiljö samt samarbetsmiljö för e-post, lagring av dokument, kalender
Personuppgifter	Behandlade personuppgifter
	Namn	Personnummer	Födelsedatum			Kund-/anställningsnr
	Foto	Privat kontaktinformation (adress, mobil, e-post etc.)
	Kontaktinformation arbete (adress, mobil, e-post etc.)
	Övriga uppgifter som behandlas
	Skoltillhörighet för samtliga registrerade. Klasstillhörighet för elever.

kansli- och omvärldsenheten │ Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar │ Besök Xxxxx Xxxxxxxx 00

Tel 0000-00 00 00 vx │

2 (3)

Känsliga uppgifter	Känsliga uppgifter etc. som registreras
	Ras/etniskt ursprung	Politiska åsikter	Religiös/filosofisk över- tygelse
	Medlemskap facket	Hälsa	Sexualliv	Personnum- mer
	Lagöverträdelser	Omdömen/värderande upplysningar
	Motivera varför känsliga uppgifter registreras
Samtycke	Har samtycke inhämtats?	Ja (se nedan)	Nej (se nedan)
	Hur har samtycke inhämtats?
	Om känsliga uppgifter har registrerats utan samtycke, motivera varför
Utlämnande	Mottagare som uppgifter kan komma att lämnas ut till (ange hur och varför)
	Enligt offentlighetsprincipen
	Kommer personuppgifter att lämnas ut till tredje land (t.ex. via Internet)?
	Nej
	Ja, med samtycke
	Ja, utan samtycke – motivering:
Information	De registrerade har fått information om
	Personuppgiftsansvarig organisation
	Kontaktvägar till den personuppgiftsansvarige
	Behandlingens ändamål
	Generell information om vilka uppgifter som behandlas
	Källor
	Utlämnanden
	Gallringstider
	Rätten till registerutdrag och rättelser

3 (3)

Information forts.	Informationen har lämnats på följande sätt
	Muntligt	Blankett		Avtal	Webbformulär
	Annan skriftlig hand- xxxx			Xxxxx:
	Ingen information har lämnats därför att
	De registrerade känner redan till behandlingen					Författningsreglering
	Oproportionerligt stor arbetssats – motivera:
Källor	Varifrån hämtas personuppgifter?
	Verksamhetsregistret ProCapita
Säkerhet	Xxxxx säkerhetsåtgärder har vidtagits för att skydda informationen?
	Följer Kalmar kommuns "Informationssäkerhetspolicy - Säkerhetsinstruktion förvalt- ning". Tvåfaktorsinloggning till administratörskonsollen.
Kontakter	Systemägare		Systemförvaltare			Kontaktperson för regis- terutdrag
	Barn- och ungdoms		Xxx Xxxxxxxxxx			Xxx Xxxxxxxxxx
Behörigheter	Rutiner för behörighetstilldelning
Personuppgiftsbiträde	Personuppgiftsbiträde anlitas			Ja	Nej
	Avtal med personuppgiftsbiträde finns
	Nej, finns ej	Ja, förvaras hos barn- och ungdomsförvaltningen
Gallring	Hur länge bevaras personuppgifterna?
	Raderas efter avslutad skolgång/anställning.
	Motivering av gallringstid
	Enligt barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplan
	Skriftliga gallringsrutiner finns			Ja		Nej
Övrigt
Uppgiftslämnare	Uppgiftslämnarens namn					Datum
	Xxx Xxxxxxxxxx