Uppdragsbeskrivning för systemgranskning av fyra medlemsorganisationer
Uppdragsbeskrivning för systemgranskning av fyra medlemsorganisationer
SIDA 1 av 5
2022 10 24
Bakgrund
Svenska missionsrådets (SMR) funktion som bidragsförmedlande organisation regleras utifrån de avtal som tecknas med Sida samt därtill kopplade styrande dokument (strategi och riktlinjer). SMR förmedlar krav och regler vidare genom avtal med respektive medlemsorganisation och ansvarar för att kvalitetssäkra de bidrag vi förmedlar. Ett led i denna kvalitetssäkring är att granska medlemsorganisationernas struktur, kompetens och resurser samt tillförlitligheten och giltigheten i deras system för verksamhets-, projekt- och ekonomistyrning. Detta hjälper också SMR att bedöma vilket stöd som medlemsorganisationerna behöver av SMR.
Det här dokumentet utgör uppdragsbeskrivning för den systemgranskning av fyra medlemsorganisationer som ska genomföras under första halvåret 2023. Listan under ”Uppdragets upplägg” tydliggör inriktningen för systemgranskningen av medlemsorganisationerna. Uppdraget kommer att specificeras ytterligare i form av ett frågebatteri. SMR tar fram ett förslag på frågor. Inför granskning av respektive medlemsorganisation kommer SMR och konsulten överens om omfattningen. De överenskomna frågorna kommer att utgöra en bilaga till denna uppdragsbeskrivning.
Uppdraget kommer att inledas med ett uppstartsmöte mellan SMR och konsulten, där innehåll och former diskuteras. Konsulten ansvarar sedan för att precisera metod och upplägg i en s.k. inception report. I samråd med SMR avgör konsulten antal arbetsdagar som behövs, med nedanstående maxantal dagar som ram.
Varje granskning kommer därefter att inledas med ett arbetsmöte där konsulten, SMR och medlemsorganisationen går igenom och preciserar vilka frågor konsulten ska besvara som en del av granskningen.
SMR har olika avtal med Sida. I denna systemgranskning berörs bidragsförmedling från följande anslag: utvecklingssamarbete (utveckling) samt informations- och kommunikationsarbete (kom), som medlemsorganisationerna får del av genom SMR.
Övergripande mål med uppdraget
Uppdraget syftar till att ge SMR, och i förlängningen Sida, en uppdaterad bild av respektive medlemsorganisations struktur, beslutsfattande, kompetens, resurser samt tillförlitligheten och giltigheten i deras system för att styra verksamheten, projekten och ekonomin, samt vilket kapacitetsstöd som organisationen behöver.
Det är särskilt viktigt att granska och bedöma medlemsorganisationernas kapacitet att självständigt planera, genomföra, följa upp, redovisa och analysera den del av verksamheten som finansieras med de medel som SMR förmedlar.
Ytterligare ett syfte är att ge rekommendationer till respektive medlemsorganisation och SMR inom områden där det finns utrymme för förbättringar, samt att ge en bild av inom vilka områden respektive medlemsorganisation har uttalade styrkor och kan vara en resurs in i SMR- nätverket.
Uppdragets upplägg
Uppdraget ska genomföras av en eller flera konsulter med relevant kompetens. Konsulten anlitas av SMR. Konsulten kommer att få stöd av en kontaktperson hos SMR och hos medlemsorganisationen.
Granskningen innebär kartläggning och bedömning av medlemsorganisationens beslutsfattande och kompetens/resurser/system för att styra den verksamhet, de projekt och den ekonomi som är relaterade till de medel som SMR kanaliserar från Sida till respektive medlemsorganisation. Här ingår granskning och bedömning av organisationens förståelse och efterlevnad av Sidas och SMR:s avtal och rapporteringskrav.
I uppdraget ingår att granska dokument, intervjua personal på SMR, intervjua personal och ledning på medlemsorganisationerna samt att analysera och värdera den information som framkommer. Om det finns områden med utrymme för förbättring, ska rapporten innehålla rekommendationer för detta.
The Ability Model
SMR använder sig av The Ability Model. Den utgår ifrån att en organisation behöver fyra huvudsakliga färdigheter/kapaciteter för att fungera effektivt och för att uppnå sina mål. Dessa kapaciteter benämns: att vara; att organisera; att relatera; och att göra. Denna granskning kommer att fokusera på två av dessa kapaciteter, att vara och att organisera, med tyngdpunkt på den sistnämnda.
Kapacitet att vara (Ability to be)
1. I vilken utsträckning organisationen har en tydlig identitet, vision och värdegrund, baserad på de mänskliga rättigheterna och principerna för rättighetsbaserat arbetssätt.
2. I vilken utsträckning organisationen har en demokratisk uppbyggnad.
3. I vilken utsträckning organisationen har ett demokratiskt arbetssätt, jämlika och jämställda interna strukturer.
4. I vilken utsträckning organisationen är folkligt förankrad, representativ och legitim i förhållande till sin verksamhet och målgrupp.
Kapacitet att organisera (Ability to organise)
1. I vilken utsträckning organisationen har interna system för ekonomihantering och administration som uppfyller juridiska och anslagets krav.
2. I vilken utsträckning organisationen har fungerande system och rutiner för att arbeta med insatser, inklusive styrning och kontroll utifrån policyer och principer om biståndseffektivitet.
3. I vilken utsträckning organisationen har interna system för
kontinuerligt lärande och utveckling av sin verksamhet.
4. I vilken utsträckning organisationen har fungerande system för ansvarsutkrävande och klagomålshantering.
Rekommendationer
Uppdraget ska resultera i rekommendationer till medlemsorganisationen och SMR, om det finns utrymme för förbättringar inom de ovanstående områdena. Här bör även organisationens uttalade styrkor lyftas, så att SMR får en bild av hur medlemsorganisationen kan vara en resurs in i SMR-nätverket.
Metod
Konsulten ska genomföra uppdraget genom att granska medlemsorganisationens dokumentation och SMR:s dokumentation. Vidare ska konsulten intervjua personal hos SMR samt ledning och personal på medlemsorganisationen.
Konsulten ska även ha kontakt med organisationens revisorer. För att undvika dubbelarbete ska konsulten även använda sig av nyligen genomförda granskningar och kontrollera hur medlemsorganisationen har följt upp rekommendationer och åtgärdsplaner från dessa. XXX ansvarar tillsammans med medlemsorganisationen för att ta fram relevanta granskningar som genomförts. Uppdraget ska ske i god samverkan med SMR och
medlemsorganisationen, med respekt för alla medverkandes tid. Uppdraget ska genomföras i en konstruktiv och lärande anda. Konsulten ska presentera förslag till upplägg och sin metod i anbudet. Konsulten ansvarar därefter för att precisera metod och upplägg i en inception report.
Rapportering av uppdraget
Resultatet av uppdraget ska presenteras för SMR i en skriftlig rapport för respektive medlemsorganisation. En preliminär slutrapport ska presenteras för SMR och medlemsorganisationen skriftligt, samt i ett särskilt möte. Efter att konsulten har gått igenom den preliminära rapporten ska konsulten skriva en slutgiltig rapport och skicka till SMR.
Rapporten ska innehålla:
• Sammanfattning
• Beskrivning av metod
• Resultat. Dessa ska presenteras utifrån de frågor som SMR och konsulten har kommit överens om.
• Analys
• Slutsatser
• Rekommendationer
• Bilagor
Rapporten ska skrivas på engelska och skickas elektroniskt till SMR. SMR äger rapporten och hanterar den konfidentiellt i relation till medlemsorganisationen och omvärlden. All information som framkommer genom uppdraget är att betrakta som konfidentiell.
Tidsplan
SMR uppskattar att uppdraget tar cirka 32 dagar i anspråk och det totala budgetutrymmet är 350 000 kronor inklusive moms. Vissa delar av tidsramarna kan justeras utifrån vad som passar respektive medlemsorganisation och konsulten.
24 oktober 2022 Inbjudan till anbud
25 november 2022 Sista dag att lämna anbud
2 december 2022 SMR beslutar om upphandlingen
9 december 2022 Uppstartsmöte, upplägg och planering (kan justeras)
Enligt överenskommelse Rapporteringsmöte med presentation av preliminär
rapport
Enligt överenskommelse Slutlig rapportering av uppdraget
Anbud
Anbudet ska disponeras på följande sätt:
• Fakta om anbudsgivaren (namn, adress, telefon, e-post, företag etc.).
• Beskrivning av hur ni tänker genomföra uppdraget.
• Fullständig budget inklusive arvode (tid x pris per tidsenhet).
• Tidigare erfarenhet av liknande uppdrag.
• Bifoga konsultens CV. Anbud ska lämnas in på engelska.
Arvoden
Ange om utbetalningen av arvodet ska ske till ett företag med F-skattsedel eller till en fysisk person (A-skatt). Om arvodet ska ske till ett företag ska ni beräkna det inklusive sociala avgifter. Om det ska betalas till en fysisk person ska ni beräkna det exklusive arbetsgivaravgift, som kommer att betalas av SMR.
Prövningsrätt
SMR förbehåller sig fri prövningsrätt av de inskickade anbuden och kan komma att ingå förhandling med anbudsgivare. Anbudsgivare kan inte för sin del fordra förhandling.
Anbudstid
Anbudet ska vara SMR tillhanda senast den 25 november 2022.
Sänd anbudshandlingarna via e-post till: Xxxx-Xxxx.Xxxxxxx@XXX.xxxxxx För eventuella frågor hänvisas till Xxxx-Xxxx Xxxxxxx, Svenska missionsrådet.