Contract
Sekretessmeddelande för personuppgifter som samlas in från TVT Asunnot Oy:s kunder och andra registeransvariga som agerar gemensamma registeransvariga tillsammans med TVT Asunnot Oy, 17.8.2023
1. Gemensamma registeransvariga TVT Asunnot Oy
(FO-nummer: 0872109-9)
Xxxxxxxxxxxxxxxx 0,
20100 Åbo
Tfn (00) 000 0000
samt följande bolag TVT Kodit Oy (FO-nummer: 3138241-9)
Xxxxxxxxxxxxxxxx 0,
20100 Åbo
Turun Osakehuoneistot Oy (FO-nummer: 2344610-1)
Xxxxxxxxxxxxxxxx 0,
20100 Åbo
Turun Palvelutilat Oy
(FO-nummer: 2554156-7)
Xxxxxxxxxxxxxxxx 0,
20100 Åbo
TVT Asunnot Oy, TVT Kodit Oy, Turun Osakehuoneistot Oy och Turun Palvelutilat Oy nedan kallad (var för sig "Gemensam registeransvarig" och tillsammans "Gemensamma registeransvariga").
De gemensamma registeransvariga är tillsammans registeransvariga för den databas som består av de uppgifter som samlats in från kundernas personuppgifter som beskrivs i detta sekretessmeddelande.
De gemensamma registeransvariga beslutar gemensamt om vilka personuppgifter som ska samlas in från kunderna och de ändamål för vilka de används. De gemensamma registeransvariga beslutar också tillsammans om de fakta som beskrivs i sekretesspolicyn.
Vi rekommenderar att alla frågor och förfrågningar som gäller personuppgifter som samlas om kunderna i första hand behandlas med den person som ansvarar för registerärenden i TVT Asunnot Oy. Om du önskar kan du även kontakta de andra gemensamma registeransvariga.
2. Person ansvarig för registret
TVT Asunnot Oy Chef för bostadstjänster Hantverkaregatan 3,
20100 Åbo
Tfn (00)000 0000
3. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter Dataskyddsombud
Xxxxxxxxxxxxxxxx 0,
20100 Åbo
Tfn 02 262 6026
4. Registrets namn
Register baserat på de gemensamma registeransvarigas kundrelationer och andra relevanta samband
5. Syfte och grund för behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas för upprättande, administration och hanterande av en registrerad kundrelation, såsom till exempel:
• behandling av bostadsansökningar
• ingående av hyresavtal
• underhåll av kundinformation och hantering av kundrelationen
• underhåll av hyresreskontra
• kundenkäter, till exempel kundnöjdhetsenkäter
• underhåll av bostäder och i detta avseende distribution av nödvändig information till underhållsföretag som har avtal med den registeransvarige
• indrivning av hyresfordringar och andra eventuella fordringar
• uppsägning av hyresavtal
• kommunikation som skickats av de gemensamma registeransvariga till sina kunder vid varje given tidpunkt (t.ex. kundnyhetsbrev)
• upprättande och underhåll av hyresgästsidor
Dessutom behandlar de gemensamma registeransvariga personuppgifter utifrån följande legitima intressen:
• för att skydda lagenligheten av de gemensamma registeransvarigas egen verksamhet
• för att förhindra potentiellt missbruk av hyresbostäder
• för säkerställande av hyresbostadens faktiska hyresgäster och begränsning av förbjuden andrahandsuthyrning
• för rapportering av missbruk till myndigheter och andra relevanta parter.
En registrerad kund är till exempel en nuvarande, tidigare eller potentiell kund.
Vi behandlar de registrerades personuppgifter enligt följande behandlingsgrunder i enlighet med dataskyddslagstiftningen:
• med den registrerades uttryckliga samtycke
• implementeringen av ett sådant avtal, där den registrerade är part
• för att uppfylla de gemensamma registeransvarigas lagenliga skyldigheter (till exempel för att utvärdera urvalskriterier för hyresgäster enligt Arava- lagstiftningen)
• en uppgift som utförs i allmänhetens intresse eller av en offentlig myndighet; och
• baseras på gemensamma registeransvarigas legitima intresse.
Sammanfattning av behandlingskriterier för olika typer av behandlingsverksamhet
Personuppgiftsbehandling | Underlag för behandling av person-uppgifter |
Behandling av bostadsansökningar | Tillämpning av avtal, efterlevnad av de gemensamma registeransvarigas lagenliga skyldigheter, uppdrag av allmänt intresse eller offentlig myndighet, samtycke |
Ingående av hyresavtal | Tillämpning av avtal, lagenlig skyldighet, uppdrag av allmänt intresse eller offentlig myndighet |
Underhåll av kund-information och hantering av kundrelationen | Tillämpning av avtal |
Underhåll av hyresreskontra | Tillämpning av avtal |
Hyresgästenkäter | Samtycke |
Underhåll av bostäder | Tillämpning av avtal, efterlevnad av de gemensamma registeransvarigas lagenliga skyldigheter |
Inkassering av hyresfordringar och andra fordringar | Tillämpning av avtal, lagenlig skyldighet |
Uppsägning av hyresavtal | Tillämpning av avtal |
De gemensamma registeransvarigas hyresgäst- kommunikation | Tillämpning av avtal, samtycke |
Produktion och underhåll av hyresgästsidor | Tillämpning av avtal, samtycke |
Säkerställande av lagligheten i de gemensamma registeransvarigas egen verksamhet | Berättigat intresse |
Förhindrande av möjligt missbruk av hyresbostäder | Berättigat intresse |
Säkerställande av hyresbostädernas faktiska hyresgästerna och begränsning av förbjuden andrahandsuthyrning | Berättigat intresse |
Rapportering av missbruk till myndigheter och andra relevanta parter | Berättigat intresse |
De gemensamma registeransvariga har i enlighet med dataskyddslagstiftningen utarbetat ett jämviktstest gällande förverkligandet av ett berättigat intresse.
6. Registrets datainnehåll
Registret kan behandla följande personuppgifter om registrerade och deras eventuella ändringar, som gäller bostadssökande, rekommenderade kunder, hyresgäster och eventuella medhyresgäster:
Grundläggande data, t.ex.
• namn
• personbeteckning
• kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e- postadresser)
• kön
Information relaterad till bostadsansökningar, underhåll av kunddata och hantering av kundrelationer, såsom
• kundnummer
• kundrelationens startdatum
• antal personer som bor i samma hushåll
• för- och efternamn på samt personnummer för make/maka eller sambo som bor i samma hushåll
• för- och efternamn på samt personnummer för alla personer som bor i samma hushåll
• med den registrerades samtycke, för- och efternamn på och personnummer hos personer som bor i samma hushåll
• information om det tillstånd som en medsökande har gett den registrerade att förse den registeransvarige med gällande information om en själv
• information om en eventuell intressebevakare
• information om anställning och anställningens varaktighet och typ
• information om inkomster och förmögenhet
• kreditupplysningar
• information om skuldsanering
• inkassoinformation
• information om bostaden före kundförhållandet
• information om bostadsbehovet
• information som rör hyresförhållandet, dvs. hyresavtalet, information om hyresbetalningar, information om hyresgarantier och uppsägning av hyresavtalet
• angående en minderårig hyresgäst, identiteten på den vårdnadshavare som har undertecknat hyresavtalet
• klagomål, feedback och andra kundrelaterade frågor och
• relevant kontakt, kommunikation och åtgärder, inklusive samtalsloggar
• marknadsföringsåtgärder som riktar sig till den registrerade, deras användning och den information som tillhandahålls i samband med dem
• bankkontouppgifter i samband med att hyresförhållandet upphör
• eventuella tillstånd och förbud mot direktmarknadsföring Särskilda kategorier av personuppgifter
Uppgifter som rör särskilda kategorier av personuppgifter kan innehålla känslig information om den registrerade, såsom information om hälsa, läkarintyg, information om
behovet av och organisationen av social välfärd eller barnomsorg, eller information om religion eller övertygelse.
Särskilda kategorier av personuppgifter omfattar även personuppgifter om bostadssökandes hälsa och förmögenhet. Behandlingen av dessa personuppgifter är nödvändig för oss på basen av lagstiftning, till exempel när vi väljer en hyresgäst enligt lagen om Arava- begränsning (1190/1993).
Vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter (högriskuppgifter) i samband med upprättande, förvaltning eller avslutande av en kundrelation om behandlingen av personuppgifter baseras på någon av de behandlingsgrunder som nämns ovan.
Vi kan också behandla uppgifter som rör särskilda kategorier av personuppgifter om detta är nödvändigt för att skydda den registrerades livsviktiga intressen eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Vi kan få personuppgifter som innehåller särskilda kategorier av personuppgifter om den registrerade frivilligt lämnar dem till oss, till exempel då en hyresgäst väljs, eller om vi får information från en myndighet som hanterar ditt ärende, eller om den registrerade annars frivilligt lämnar sådan information till oss.
Vi kan också oavsiktligt få tillgång till specifika personuppgifter i samband med kameraövervakning.
Oavsett på vilket sätt information om specifika kategorier av personuppgifter erhållits eller överlämnats, kommer vi att behandla dem med största möjliga konfidentialitet.
7. Ordinarie informationskällor
Personuppgifter samlas in från den registrerade själv, inklusive hens bostadsansökan, hens användning av elektroniska tjänster, information som hen på annat sätt lämnar med sitt samtycke och/eller information som lämnas enligt ett avtal som hen har undertecknat.
Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från andra personregister som förs av de gemensamma registeransvariga, från den gemensamma registeransvariges partners och från myndigheter och företag som tillhandahåller tjänster som hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftningen.
8. Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifter av personer som lämnat in en bostadsansökan, kommer att lagras i tre (3) år från inlämnande av ansökan, om inget hyresavtal för en bostad har slutits med den sökande.
De uppgifter som baseras på hyresavtalet kommer att bevaras så länge hyresavtalet mellan den registrerade och den gemensamma registeransvarige/de gemensamma registeransvariga är i kraft och därefter i tio (10) år från den dag då hyresavtalet löper ut och, i tillämpliga fall, längre än så, när parternas skyldigheter i samband med hyresavtalet har fullgjorts.
De registrerades personuppgifter får lagras antingen i pappersform eller i elektronisk form, beroende på den gemensamma registeransvariges eller de gemensamma registeransvarigas praxis.
Om den registrerade har begärt radering av sina personuppgifter efter återkallande av samtycke kommer vi att radera personuppgifterna utan onödigt dröjsmål, såvida vi inte har en annan behandlingsgrund för den registrerades personuppgifter som härrör detta sekretessmeddelande.
9. Utlämnande och överföring av personuppgifter
De företag som fungerar som gemensamma registeransvariga behandlar utlämnande och överföring av personuppgifter själva. Som en allmän regel utlämnas personuppgifter inte till parter utanför de gemensamma registeransvariga.
De huvudsakliga mottagarna och/eller behandlarna av de gemensamma registeransvarigas kunduppgifter är:
• Samarbetspartner
• Avtalsparter, såsom fastigheternas underhållsföretag
• IT-tjänsteleverantörer, såsom företag som tillhör Visma-koncernen, Microsoft
• Leverantörer av marknadsföringstjänster
Personuppgifter kan dock lämnas ut och överföras till tjänsteleverantörer som används av de gemensamma registeransvariga inom de gränser som tillåts och krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. I sådana fall kommer utlämnandet av personuppgifter att regleras av ett behandlingsavtal mellan de gemensamt registeransvariga och hanteraren av personuppgifterna.
Personuppgifter får lämnas ut och behandlas mellan de gemensamma registeransvariga.
Personuppgifter kan lämnas ut och överföras, till exempel till avtalspartner som sköter inkasso på uppdrag av de gemensamt registeransvariga och till aktörer som har rätt att ta emot uppgifterna enligt lag.
Dessutom kan personuppgifter utlämnas eller överföras, till underhålls-, säkerhets- och låssmedsföretag, byggentreprenörer och el- och telekommunikationsnätleverantörer som används av bostadsrelaterade tjänsteleverantörer för nämnda ändamål.
Om ägare till bostaden blir en utomstående till gemensamma registeransvariga får den gemensamma registeransvarige/registeransvariga lämna ut den information som krävs för förvaltning av hyresförhållandet till den nya ägaren.
Personuppgifter kan också komma att lämnas ut eller överföras till tredje part, såsom potentiella köpare och/eller deras rådgivare, i samband med eventuella företagsförvärv och i övrigt på basen av lagstiftning.
Personuppgifter överförs eller utlämnas inte regelbundet utanför Europeiska unionens medlemsstaters territorium eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om personuppgifter för registrerade behandlas utanför EU eller EES, kommer vi att se till att en adekvat skyddsnivå för den registrerades personuppgifter säkerställs innan personuppgifterna behandlas i tredje land.
En adekvat säkerhetsnivå för den registrerades personuppgifter säkerställs genom att tillämpa de skyddsåtgärder som krävs enligt EU och nationell lagstiftning om dataskydd (t.ex. de standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har fastställt). Vi följer även andra skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen, om personuppgifter behandlas utanför EU eller EES.
10. Skydd av registret
De personuppgifter i registret som behandlas elektroniskt skyddas av brandväggar, lösenord och andra nödvändiga tekniska åtgärder som är allmänt vedertagna inom informationssäkerhetsområdet.
Manuellt underhållna register förvaras i lokaler som är oåtkomliga för obehöriga personer.
Endast identifierade anställda hos de gemensamma registeransvariga eller de operativa bolagen som har undertecknat ett sekretessavtal har tillgång till informationen i registret, med individuella
åtkomsträttigheter som beviljas av den gemensamt registeransvarige eller de gemensamma registeransvariga.
11. Den registrerades rättigheter Rätt till tillgång till personuppgifter
Den registrerade har rätt att granska vilka uppgifter om hen som har förts in i registret eller att inga personuppgifter om hen finns i registret.
Begäran skall ställas till den registeransvarige skriftligen och undertecknas. Begäran om granskning kan också göras personligen på den registeransvariges/de registeransvarigas kontor.
Den gemensamma registeransvarige eller de gemensamt registeransvariga får ta ut en rimlig avgift för att verkställa en begäran om granskning eller vägra att verkställa en begäran om granskning om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, till exempel om begäran upprepas eller om den registrerade begär många kopior av handlingar som innehåller hens personuppgifter.
Rätt till korrigering
Den registrerade har rätt att begära korrigering av felaktiga uppgifter genom att kontakta den registeransvarige eller de gemensamma registeransvariga.
Rätt till radering
Den registrerade har rätt att begära radering av sina personuppgifter från registret om det inte finns någon rättslig grund för behandlingen av personuppgifterna.
Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade kan begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas på de grunder som anges i lagen.
Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat
I den utsträckning som den registrerade har tillhandahållit den gemensamma
registeransvarige eller de gemensamma registeransvariga uppgifter som behandlas på basen av samtycke, har den registrerade rätt att få sådana uppgifter åt sig själv, som en allmän regel i maskinläsbar form, och rätt att överföra sådana uppgifter till en annan registeransvarig.
Rätt att återkalla samtycke
Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.
Behandlingen av den registrerades personuppgifter innan samtycket återkallas blir dock inte lagstridig även om samtycket återkallas.
Rätt att lämna in ett klagomål till överklagandeinstansen
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om hen anser att den registeransvarige eller de registeransvariga inte har följt de tillämpliga dataskyddsreglerna. Som nationell överklagandeinstans fungerar Dataskyddombudsmannens kontor xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx
Rätt att göra invändningar
Den registrerade har rätt att invända mot behandling och utlämnande av hens uppgifter för direkt marknadsföring, distansförsäljning och annan direkt marknadsföring, marknadsundersökningar och opinionsundersökningar genom att kontakta den registeransvarige eller de gemensamma registeransvariga. Den registrerade har rätt att invända mot behandlingen av sina uppgifter om den registrerade har någon särskild anledning som rör en personlig situation.
12. Övrigt
Vi utför inte automatiserat beslutsfattande eller profilering med undantag för automatisk inhämtning av kreditupplysningar i samband med behandlingen av en bostadsansökan.
Vi utför profilering i den utsträckning som vi behandlar kredituppgifterna för bostadssökande genom automatiserad databehandling. När en bostadssökande lämnar in en ansökan till den gemensamma registeransvarige eller de gemensamma registeransvariga kontrollerar vi automatiskt den sökandes kreditupplysningar mot de elektroniska systemen hos de tjänsteleverantörer som upprätthåller kreditupplysningar.
I kreditkontrollen får vi information om den bostadssökandes kredithistoria i enlighet med lagstiftningen om kreditinformation.
Kreditupplysningar används vid handläggning av bostadsansökningar på ett sådant sätt, att de kan ha betydelse för huruvida den bostadssökande beviljas en bostad. Kreditupplysningar används endast i samband med behandlingen av en bostadsansökan.
Behandlingen av personuppgifter är vår lagstadgade skyldighet, till exempel när vi väljer ut hyresgäster till hyresbostäder finansierade enligt Arava- begränsningslagen (1190/1993) och när vi hyr ut lägenheter enligt lagen för räntebidrag för hyresbostadslån och bostadslån för bostadsrättsbostäder (604/2001).
Behandlingen av personuppgifter är ett avtalskrav, t.ex. om vi behandlar den registrerades personuppgifter på basen av ett hyresavtal för att tillhandahålla våra tjänster till den registrerade.
Om vi förutsätter att den registrerade lämnar sina personuppgifter till oss och den registrerade inte lämnar dem till oss, kommer vi inte att kunna erbjuda eller hyra ut en bostad till den registrerade. I detta fall ansvarar vi inte för några direkta eller indirekta konsekvenser som den registrerade drabbas av eller kan drabbas av till följd av att personuppgifterna inte tillhandahålls.
Detta sekretessmeddelande gäller endast för de gemensamma registeransvariga och den registrerade som måste bekanta dig med eventuella dataskyddsmetoder från tredje part.
Vänligen kontakta oss via e-post på adressen xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx, om den registrerade vill begära mer information om de gemensamma registeransvarigas sekretesspolicy eller vill utöva den registrerade personens rättigheter.
Vi kan uppdatera detta sekretessmeddelande genom att publicera det på vår webbplats eller elektroniskt på annat sätt.
Sekretessmeddelandet uppdaterades senast den 17.08.2023.