Ägardirektiv för Östersundshem AB
Ägardirektiv för Östersundshem AB
Detta ägardirektiv avser Östersundshem AB, 556528-1648 (nedan kallat bolaget) och har fastställts på bolagsstämma 2022-05-11.
Bolag: 556528-1648 Östersundshem AB
Adress: Xxxxxxxxxxx 00, 000 00 XXXXXXXXX
Bolagsordning: Antagen av kommunfullmäktige 2022-04-28. Registrerad hos
PRV
Ägardirektiv: Antagna av kommunfullmäktige 2022-04-28 Gäller fr o m: Bolagsstämman 2022 och tills vidare.
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
Bolaget ägs av Östersunds kommun och är en del av kommunens verksamhet och ska be- akta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direk- tiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, fastställda av bolags- stämma.
1.1. Kommunens direktivrätt
Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författ- ning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.
1.2. Kommunens ledningsfunktion
Kommunstyrelsen och Östersunds Rådhus AB har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen och Östersunds Rådhus AB den information om verksamheten som den
1 Policy för styrning av kommunägda bolag, antagen av KF 2006-06-29 § 115, reviderad 2020-04-21 § 79
begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets sty- relse.
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 § kommunallagen har att fatta år- liga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamå- let och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
1.3. Vid en extraordinär händelse
Bolaget ska vid en extraordinär händelse aktivt kunna ställa resurser till förfogande vid framtagande av risk- och sårbarhetsanalyser, vid deltagande i kommunövergripande stab för hantering av pågående händelse, vid planering av ett framtida civilt försvar och andra behov kopplat till ledning och styrning.
1.4. Offentlighet- och sekretess
Bolaget omfattas av offentlighetsprincipen vilket innebär att allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess måste lämnas ut. Handlingarna ska hållas ordnade. Bolaget ska utse vem som får fatta eventuellt avslagsbeslut.
Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.
Bolaget omfattas av kommunens arkivreglemente. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet.
1.5. Farliga förmåner
Bolaget ska ha en policy för aktiv hantering av frågor kring farliga förmåner. I avsaknad av egen policy kan kommunens policy användas.
1.6. Fullmäktiges ställningstagande
Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verk- samheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Exempel på ärenden som kan vara principiellt viktiga är:
1. Större investeringar som väsentligt påverkar ägarens ekonomi och /eller medför risk för ägaren i sådan grad att uppställda ägardirektiv ej kan uppnås (med större investeringar avses inte reinvesteringar eller andra investeringar som erfordras för att hålla nuvarande fastighetsbestånd eller anläggningar intakta)
2. Kapitaltillskott till bolag
3. Förvärv av företag och bildande av dotterbolag eller annat väsentligt företagsen- gagemang om förvärvet medför väsentligt ökad riskbild
4. Förvärv av aktier eller andelar i andra bolag av strategisk betydelse för verksam- heten om förvärvet medför väsentligt ökad riskbild
5. Frivillig likvidation av bolag
6. Försäljning av bolag
Beslut i nämnda frågor ska beredas av styrelse om ett bolag finns, koncernstyrelsen och av kommunstyrelsen
Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida fullmäkti- ges ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med Östersunds Rådhus AB:s styrelse.
Bolagets styrelse får utan godkännande av kommunfullmäktige besluta om försäljning och förvärv till ett belopp om högst 100 mnkr per år (enligt aktuell extern värdering). Vid försäljningar utanför tätorten bör bolaget lägga särskild vikt vid att vara en del av lands- bygdsutvecklingen. Planerade försäljningar ska redovisas löpande till Östersunds Rådhus AB.
1.7. Styrelse och arvoden
Styrelsearvoden samt övriga ersättningar utgår enligt de av Östersunds kommuns full- mäktige antagna bestämmelserna om ersättning till förtroendevald m.fl. i Östersunds kommun. För tjänstemannastyrelseuppdrag utgår inget arvode.
1.8. God sed
Bolagets styrelse ska i enlighet med god sed:
• anpassa skriftliga instruktioner i form av arbetsordning, instruktion för verkstäl- lande direktören samt rapporteringsinstruktion till bolagets förhållanden. Instrukt- ionerna ska vara så tydliga, utförliga och konkreta att de kan tjäna som styrdoku- ment för styrelsens arbete.
• fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot ägarnas ändamål med verksamheten och de mål och riktlinjer som fastställts
• se till att erforderliga riktlinjer fastställts för bolagets uppträdande i etiskt hänse- ende gentemot anställda, kunder, leverantörer och det omgivande samhället i öv- rigt.
• diskutera hur uttalanden till allmänhet och massmedia ska göras i bolagets namn och informera Östersunds Rådhus AB:s verkställande direktör om frågor som kan vara av allmän intresse.
• årligen utvärdera sitt eget arbete, varvid utvärderingen ska minst omfatta om sty- relsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter, om dess arbets- former fungerar och om den är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventu- ell arbetsfördelning. Om styrelsen kommer fram till att det finns brister som behö- ver åtgärdas ska styrelsen åtgärda bristerna eller anmäla dem till bolagets aktieä- gare
• årligen utvärdera verkställande direktörens insatser, varvid endast styrelseledamö- terna ska närvara
• se till att ny styrelseledamot genomgår en introduktionsutbildning om bolaget, dess verksamhet, organisation, marknad m.m.
2. Bolagets ändamål och verksamhetsinriktning
Bolaget ska med beaktande av kommunens bostadspolitiska målsättningar och affärs- mässiga principer, vara en aktiv aktör på bostadsmarknaden och förädla sitt bostadsinne- hav genom nyproduktion, köp respektive försäljning av bostäder. Bolaget kan i undan- tagsfall med beaktande av affärsmässiga principer producera annat än hyresbostäder efter godkännande av kommunfullmäktige i varje enskilt fall.
Bolaget ska senast den 31 december årligen upprätta samverkansavtal med kommunen avseende bostäder till socioekonomiskt utsatta grupper och personer med funktionsned- sättningar.
Bolaget har utifrån kommunfullmäktiges övergripande mål, det allmännyttiga syf- tet och affärsmässiga principer följande uppdrag:
2.1. En tillväxt som är jämställd och ekonomiskt hållbar, där alla känner sig delakt- iga
Bolaget ska:
• ha en uthyrningsverksamhet som motverkar diskriminering, främjar jämställdhet, mångfald och integration samt verkar för allas lika värde.
• se till att huvudkontrakt innehåller krav på att underleverantörer ska uppfylla skyl- digheten att främja jämställdhet till exempel genom att begära att de ska ha en jämställdhetspolicy.
• erbjuda boendeinflytande till hyresgästerna.
• uppnå en överskottsgrad3 om 36 % per år under åren 2021-2024.
• ha en soliditet4 om lägst 40 %.
2 Näringslivsstrategi för hållbar tillväxt dnr: 00117-2020, Strategi för bostadsförsörjningen dnr: 00204-2020 3 Överskottsgrad = Driftnetto dividerat med förvaltningsintäkter (hyresintäkter, övriga intäkter från hyres- gäster, hyresbortfall och hyresrabatter).
4 Soliditet (synlig) = Eget kapital + obeskattade reserver dividerat med balansomslutning.
• redovisa nyckeltalet direktavkastning5.
2.2. En trygg och tillgänglig infrastruktur där både stad och landsbygd växer på ett smart och hållbart sätt
Bolaget ska:
• ha ett klimatanpassningsperspektiv i verksamheten och förebygga risker utifrån ett förändrat klimat med mer nederbörd och ökad temperatur.
• arbeta för att skapa trygga, tillgängliga och säkra miljöer i och kring bostäder.
• aktivt verka för en god bostadsförsörjning i hela kommunen.
2.3. Ett positivt företagsklimat och medborgarna har arbete och bostad
Bolaget ska:
• agera så att det finns bostäder till studenterna vid Mittuniversitetet i Östersund så att kommunens bostadsgaranti uppfylls.
• särskilt uppmärksamma ungdomars situation på bostadsmarknaden
• i den mån det är möjligt förmedla bostäder till gymnasieförbundets elever från andra kommuner.
• aktivt verka för att förbättra tillgängligheten i bostadsbeståndet så att det blir möj- ligt för äldre och funktionshindrade att bo kvar.
2.4. Medborgarna får stöd, vård- och omsorg och lever ett självständigt liv
Bolaget ska:
• i samverkan med kommunen tillmötesgå de behov som uppstår på bostadsmark- naden kopplade till den demografiska utvecklingen med en ökad andel äldre i hela kommunen.
• hålla kommunen informerad om renoveringar, hyreshöjningar och andra åtgärder som kan komma att påverka hyreskontrakt som förmedlats genom kommunen.
2.5. Ett effektivt arbete för minskad miljö- och klimatpåverkan
Bolaget ska:
• öka andelen förnybar energi.
• minska energianvändningen med 30% till 2030 jämfört med år 2007.
5 Direktavkastning, marknadsvärde = driftnettot (nettoomsättning minus drift- och underhållskostnader, fastighetsskatt/- fastighetsavgift) dividerat med bedömt marknadsvärde på fastighetsbeståndet.
6 Brunflo, Lit, Häggenås, Fåker, Tandsbyn och Orrviken.
• vid ny- och ombyggnation, i den mån det är möjligt, uppfylla kraven motsvarande miljöbyggnad silver eller likvärdig certifiering.
• genomföra åtgärder som bidrar till en cirkulär ekonomi.
• vara en ledande aktör och samarbetspartner inom hållbar utveckling, såväl social som miljömässig och årligen redovisa genomförda åtgärder i en hållbarhetsredo- visning.
2.6. En modern och attraktiv arbetsgivare
Bolaget ska:
• vara en attraktiv arbetsgivare när det gäller jämställdhet, utveckling, hälsa och sä- kerhet.
• arbeta aktivt med social hållbarhet och inkludering.
3. Information och ägardialog
Bolaget ska ha en webbplats som nås via kommunens hemsida.
Bolaget ska fortlöpande hålla ägaren informerad om bolagets verksamhet och om omstän- digheterna påkallar initiera möten med Östersunds Rådhus AB.
Bolaget ska utan dröjsmål lämna protokoll från styrelsesammanträden och bolagsstämma till kommunen.
Bolaget ska delta vid ägardialog med Östersunds Rådhus AB minst en gång per år. Ös- tersunds Rådhus AB, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har rätt att under lö- pande år kalla bolagets ledning för information om bolagets verksamhet och ekonomi.
4. Budget, verksamhetsplan och återredovisning
4.1. Budget och verksamhetsplan/affärsplan
Bolaget ska i december lämna in en fastställd budget och en verksamhets/affärsplan för nästkommande räkenskapsår till Östersunds Rådhus AB. Budgeten ska innehålla resultat- budget, kassaflödesbudget samt planerade investeringar. Planen ska utgå från fastställda mål i bolagets ägardirektiv. Bolaget ska i övrigt lämna den information kommunen behö- ver inför budgetarbetet.
Bolaget ska följa riktlinjerna i den gemensamma finanspolicyn för kommunen och de kommunägda företagen. Finansieringsbehov ska hanteras genom Östersunds kommuns internbank i första hand. Avvikelser i hanteringen sker i samråd med internbanken.
4.2. Kommunal koncernredovisning
Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapporter.
Utöver krav i aktiebolagslagen och lag om kommunal bokföring och redovisning gäller att bolagets årsredovisning/bokslut samordnas med kommunkoncernens årsredovisning. Preliminärt bokslut och det reviderade bokslutet inklusive revisionsberättelse och gransk- ningsrapport från lekmannarevisor till bolagsstämman ska lämnas enligt tidplan som del- ges av kommunen.
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stad- gar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det angivna syf- tet och ändamålet i bolagsordningen och uppdragen ägardirektivet. Uttalandet i förvalt- ningsberättelsen ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 9 § kommunallagen samt till lekmannarevisorns gransk- ning.
Bolaget ska muntligen och skriftligen delge årsredovisningen vid Östersunds Rådhus AB:s styrelsemöte i mars.
Bolaget ska redovisa delårsrapporter till Östersunds Rådhus AB per 30 april och 31 au- gusti. Redovisning sker enligt särskild tidplan som delges av Östersunds kommun. Rap- porterna ska, förutom resultat- och balansräkning för perioden, innehålla prognos för helårsresultat samt redovisa utvecklingen av outhyrda lägenheter och hyresförluster samt ge en lägesbild av pågående och planerade investeringar.
Delårsrapporterna ska därtill redovisa utfallet av överskottgrad, soliditet och direktavkast- ning i jämförelse med medianen hos företag i kommuner med motsvarande antal invånare inom Sveriges Allmännytta. Om bolaget identifierat att något av uppdragen inte kommer att kunna genomföras ska detta anges i delårsrapporten.
Delårsrapporterna ska delges muntligt och skriftligt vid Östersunds Rådhus AB:s styrel- semöten i maj och september.
4.3. Bolagsstyrningsrapport
Bolaget ska i samband med årsredovisningen överlämna en bolagsstyrningsrapport till kommunstyrelsen. Rapporten kan avges som en del av årsredovisningen eller som en fri- stående rapport. I bolagsstyrningsrapporten ska följande information framgå:
1. Om utvärdering av styrelsen och verkställande direktören genomförts.
2. Om styrelseledamöterna eller verkställande direktören har uppdrag, aktier andelar eller andra intressen i företaget som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget.
3. Xxx styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sam- manträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden.
4. Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av äga- ren beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.
5. Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
6. Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmannarevisorerna.
7. Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen för att bereda kommunfull- mäktige tillfälle att ta ställning.