Avropsstöd
Avropsstöd
Tjänster för avtalsuppföljning 2018-3 Ekonomi
Innehåll
4. Avrop på ramavtalet (Avropsavtal) 4
1. Inledning
Detta avropsstöd är framtaget för upphandlande myndigheter i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet Tjänster för avtalsuppföljning 2018-3 Ekonomi. Vid frågor kontakta kundsupport vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI).
Vi strävar mot att kunna ge ett så enkelt och informativt stöd i alla avrop. Så vi välkomnar återkoppling gällande ert samarbete med ramavtalsleverantör samt användning av avtalet.
Avtalsperioden för ramavtalet är 2019.10-01 – 2021.09.30 med möjlighet till förlängning i ytterligare maximalt två år.
Enligt ramavtalet (4.2) ska avropsavtal tilldelas innan ramavtalets avtalsperiod upphör. Tjänsterna enligt avropsavtalet får tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen, även efter att ramavtalet har upphört.
2. Innan avrop
Innan ett avrop görs rekommenderar vi er att ta del av upphandlingsdokument så som förfrågningsunderlag samt ramavtal.
Denna rekommendation görs så att både ramavtalsleverantören som ingått ramavtal med SKI, men även den upphandlande myndigheten som avropar på ramavtalet är införstådd med innehållet samt kravställning och skyldigheter i ramavtalet Tjänster för avtalsuppföljning – Ekonomi.
3. Omfattning
Ramavtalet avser tjänster för avtalsuppföljning av de krav som den upphandlande myndigheten ställer i deras upphandlingsdokument. Avtalet ska bidra till att krav på leverantörer efterlevs och därmed bidra till systematisk uppföljning och kontroll hos UM.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har i och med tilldelning till detta ramavtal påvisat att de har kunskap om bl.a. revisionsprocessen och relevant metodik, rapportering, kunskap inom den bransch som revisionen avser.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska självklart uppträda enligt god redovisningssed samt vara opartiska i förhållandet till uppdraget och visa på god förståelse för kundens behov och även ha god samarbetsförmåga.
Ramavtalet har tre leverantörer rangordnade enligt nedan:
1. Decimalen AB, org. nr. 559005-8318
2. KPMG AB, org. nr. 556043-4465
3. Ernst & Young AB, xxx.xx. 556053-5873
2.1 Tjänster
Revisionen ska ske genom dokumentationsgranskning och verifiering. Det kan avse granskning av rutiner och avtalsvillkors efterlevnad t.ex. enligt nedan:
• Finansiell leverantörsbedömning
• Granskning och analys av leverantörsfakturor. T.ex priser och rabatter
• Leveranstider
• Leveranskapacitet
• Moms, skatter och sociala avgifter
• Behovsanalys, kartläggning av avtal
4. Avrop på ramavtalet (Avropsavtal)
Avropsavtal: det kontrakt/avtal som sluts mellan upphandlande myndighet och ramavtalsleverantören.
Vem som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av dokumentet; Bilaga 01 - Avropsberättigade parter Tjänster för avtalsuppföljning 2018-3 Ekonomi som finns under stöddokument på vår ramavtalssida.
Om man är avropsberättigad kan även kontrolleras under fliken Är jag berättigad på SKI:s ramavtalssida.
Avrop sker genom rangordning enligt förutsättningarna nedan.
Fastställda villkor i ramavtalet kan inte omförhandlas vid avropet och inte heller kan obligatoriska krav som ställts i ramavtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och vid behov kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett kontrakt.
Rekommenderat kan användas dokument Avropförfrågan för att beskriva avropet till leverantören och sedan mall för kontrakt där avropet och revisionen beskrivs mer detaljerat samt signeras av båda parter.
4.1. Rangordning
Förfarandet innebär att upphandlande myndighet skickar en avropsförfrågan till den ramavtalsleverantör som har plats ett i rangordningen. Avböjer ramavtalsleverantören att offerera i enlighet med avropet eller underlåter ramavtalsleverantören att besvara avropet har UM rätt att avropa från nästa ramavtalsleverantör i rangordningen, alltså ramavtalsleverantören som har plats två i rangordningen o.s.v. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx som tillfrågas ska besvara en avropsförfrågan inom två arbetsdagar.
Avropet ska regleras genom att skriftligt kontrakt upprättas och undertecknas av ramavtalsleverantören och UM.
4.1.1. Pris
Priser framgår av den prisbilaga som finns publicerad under respektive leverantörs avtal på SKI:s webbsida.
4.1.2. Personuppgifter
Om personuppgifter ska hanteras i ett uppdrag ska den upphandlande myndigheten teckna s.k. Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal). Fr.o.m. 25 maj 2018 har kraven skärpts då Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) trätt i kraft. För mer information om Dataskyddsförordningen, se i första hand Datainspektionens introduktion till Dataskyddsförordningen.
Med fördel kan SKL:s stödmaterial användas, bl.a. mall för PUB-avtal. Om inte mallen används kan SKLs checklista för PUB-avtal användas.
För mer information, se även punkt 5.8 i ramavtalet.
4.1.3. Övriga villkor
För övriga avtalsvillkor gällande t.ex. vad som gäller vid byte av konsult, förändring av uppdrag, överlämning av uppdragsresultat, brott mot kontrakt, ansvar och ansvarsbegränsningar, mm. Se villkoren i ramavtalet.
5. Uppföljning
SKI jobbar aktivt med att följa upp ingångna ramavtal för att säkerställa att SKI och upphandlande myndigheter erhåller utlovad kvalitet. Om leverantören inte lever upp till sina åtaganden kan de sanktioner som anges i ramavtalet komma att tillämpas.
De leverantörer som SKI har ingått ramavtal med är införstådda med detta och ska medverka vid SKI:s uppföljning.
Om en leverantör inte uppfyller sina åtaganden enligt ramavtalet eller missköter sig på annat sätt är det viktigt att den upphandlande myndigheten tar kontakt med SKI och informera oss om detta.
Kontaktperson för SKL Kommentus Inköpscentral är Xxxxxxx Xxxxxxx (Kategoriansvarig Finansiella tjänster)
Tel: 00-000 00 00