Advinans avtal för Företagsportal

1. Definitioner

Anställd = Kundens Arbetstagare/Anställda, tillika Användare av Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå).

Kund(en) = En arbetsgivare som ansluter sig till Advinans Företagsportal och som därigenom kan hantera Förmåner till sina Anställda i Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå).

Förmån(er) = Det valda utbudet av tjänster och produkter, såsom pension, försäkringar och förmånserbjudanden, som en arbetsgivare kan hantera och en Anställd omfattas av samt beställa/nyttja via Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå).

Företagsportalen = Advinans automatiserade webbsystem för elektronisk hantering och kommunikation av Förmåner. Företagsportalen finns tillgänglig i olika nivåer som Kunden väljer. Förmånsportalen utgör en tillvalstjänst till Företagsportalen och är den nivå som tillhandahåller det bredaste utbudet av Förmåner.

Förmånsgrupp(er) = Ett av Kunden gjort urval av Anställda som ges tillgång till valda Förmåner via Företagsportalen.

Huvudadministratör = Huvudadministratören ansvarar för Kundens administration av Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) och företräder Kunden i alla de frågor som berörs av Företagsportalen. Huvudadministratör registreras i samband med ingåendet av detta avtal (genom signering av fullmaktsformulär via BankID). Huvudadministratör har rätt att utse en eller flera Administratörer med behörighet att administrera Företagsportalen för Kunds räkning. Huvudadministratören har rätt att när som utse, lägga till och/eller ta bort Administratör, vilket görs i Företagsportalen (genom undertecknande av fullmaktsformulär/ återkallelse genom BankID). Huvudadministratör kan även utse en eller flera Kommunikatörer med rätt att hantera kommunikation på Företagsportalen.

2. Advinans Företagsportal

Kunden väljer en av tre olika nivåer i Advinans Företagsportal. Vilka Förmåner som erbjuds i respektive nivå och till vilka priser kan variera från tid till annan och framgår av Advinans hemsida; xxx.xxxxxxxx.xx, såvida ej annat särskilt överenskommits. Företagsportal Företag Liten eller Företag Stor gäller för alla Anställda hos Kunden. Tjänsten Förmånsportal kan väljas fritt av Kunden som tillval baserat på Kundens konfiguration av Förmånsgrupp.

• Företag Liten innefattar en digital plattform där Kunden kan administrera Anställdas pensions- och riskförsäkringar och genom vilken Kunden tecknar försäkring med berört försäkringsbolag. Anställda kan ges tillgång till digitala verktyg för att hantera pension och försäkringar.

• Företag Stor innebär förutom funktionalitet i Liten även tillgång till digital hantering av löneväxling, filimportering för förändringsrapportering och digital återrapportering till Kund.

• Förmånsportal innebär förutom av Kunden vald funktionalitet i Företag Liten alternativt Företag Stor även digital funktionalitet för att hantera och erbjuda ett bredare utbud av Förmåner till Anställda (som t.ex. kommunikation av förmånserbjudandet, tillgång till upphandlade erbjudanden, intern kommunikation m.m.).

För pension och försäkringar har Advinans samarbeten med försäkringsbolag, i enlighet med vid var tid gällande erbjudande som

kommuniceras på hemsidan; www.advinans. se, vilka Kunden kan ingå avtal med genom Företagsportalen. Advinans ansvarar för att det finns en digital integration för att uppdatera och teckna försäkringar i enlighet med av Kunden angiven information. För upphandlade riskförsäkringar lämnar Advinans tillsammans med valda försäkringsbolag på förfrågan av Kund en offert. Framtida premier är beroende av lön och ålder för de Anställda och försäkringens omfattning varför de kan komma att avvika mot Advinans ursprungliga offert.

Advinans väljer självständigt vilka försäkringsbolag man samarbetar med. Val är baserat på konkurrenskraftiga produkter och priser samt möjlighet till digital integration. Ersättning till Advinans från försäkringsbolag utgår utifrån vid var tid gällande policy enligt vad som framgår på xxx.xxxxxxxx.xx.

För förmånserbjudanden sköter Advinans i förekommande fall kontakten med förmånsleverantörerna och ansvarar för att erbjudna Förmåner är aktuella. Kunden kan i förekommande fall behöva ingå ett särskilt avtal med förmånsleverantör för att Kunden och dess Anställda ska kunna beställa och nyttja vissa Förmåner.

Alla förmånserbjudanden samt förmånsleverantörer presenteras i Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå). Presentationen omfattar normalt informationen om Förmånen (produkten eller tjänsten), hur den Anställde ska gå tillväga för att beställa Förmånen, leveransvillkor samt pris. Kunden väljer själv vilka förmånserbjudanden som ska erbjudas Anställda via Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå).

Kunden och/eller Anställda hos Kunden ingår genom beställningarna avtal med förmånsleverantörerna avseende leverans. Advinans kan därmed inte göras ansvarig för förmånsleverantörernas eventuella avtalsbrott, exempelvis oförmåga att fullgöra leverans eller förseningar i leveransen. Förmånsleverantörer som ej fullgör sina åtaganden gentemot Xxxxxx/Anställda enligt vad som avtalats kommer att bli kontaktade av Advinans och i förekommande fall bli bortplockade från Företagsportalen. Kunden eller den Anställde ansvarar också gentemot Leverantören för de beställningar som görs.

Advinans tillhandahåller under avtalstiden tillgång till kundtjänst för Kundens Anställda samt Kundens Huvudadministratör/Administratör för support.

3. Villkor och förutsättningar för Kunden och dess Anställdas användning av Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå)

Kunden ska ingå avtal med Försäkringsbolag för de försäkringar som Kunden väljer och som Advinans vid var tid samarbetar med genom Företagsportalen. Kunden definierar försäkringar avseende belopp och omfattning i enlighet med antagen försäkrings- och pensionspolicy, vilken ska registreras i Företagsportalen. Advinans kan inte göras ansvarig för Försäkringsbolagens eventuella avtalsbrott. Kunden ansvarar gentemot Försäkringsbolag för tecknade försäkringar. Försäkringsbolagen fakturerar Kunden separat för tecknade försäkringar.

Kunden ska registrera de förmånserbjudanden som Kunden väljer att erbjuda sina Anställda i Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) och i förekommande fall ingå avtal med berörd förmånsleverantör.

Kunden ska definiera utbudet av tjänster och produkter utifrån Förmånsgrupper. Anställda klassificeras i Förmånsgrupper och omfattas därmed av de definierade tjänstepensionerna och försäkringarna samt får tillgång till förmånserbjudande enligt Förmånsgruppen.

Kunden ska registrera de Anställda som ska omfattas av Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå). Registreringen av Anställda kan ske genom att Advinans tillhandahålls en anställningsfil enligt

Advinans mall (endast för Kunder med Företag Stor) eller manuellt genom registrering i Företagsportalen. Utöver information om den Anställde avseende namn, e-post, personnummer, lön, m.m. ska uppgift lämnas om vilka Förmåner som ska gälla för respektive Anställd utifrån av Kunden definierad Förmånsgrupp, i förekommande fall med angivande av belopp såsom för t.ex. friskvård, terminalglasögon och förmånsbil samt av Kunden antagen policy för aktuell Förmån. I förekommande fall intygar Xxxxxx att den Anställde är fullt arbetsför enligt ingånget försäkringsavtal.

Kunden ansvarar för att korrekta och relevanta uppgifter om Anställda, Förmåner m.m. registreras i Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) samt att ändringar rapporteras löpande. Advinans kan aldrig hållas ansvarig för att förmånsleverantör eller försäkringsbolag inte har aktuella eller felaktiga uppgifter om en Anställd till följd av att Kunden rapporterat oriktiga eller ofullständiga uppgifter.

Huvudadministratören och andra kontaktpersoner som Kunden angivit är tillgängliga för frågor från Advinans.

Om Kunden vill byta Huvudadministratör för Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) ska denne kontakta Advinans utan dröjsmål. Byte av Administratör och Kommunikatör görs av Huvudadministratören utan dröjsmål.

Att Advinans erhåller fullständiga och korrekta e-postadresser till samtliga Anställda, Administratörer och Huvudadministratören.

Att Kunden innehar erforderliga tillstånd och rättigheter för att tillhandahålla och i förekommande fall publicera information på Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå).

4. Särskilda villkor för löneväxling till pension (Företag Stor)

Om Kunden vill erbjuda sina Anställda löneväxling till pensionssparande via Företagsportalen med försäkringsgivare som Advinans samarbetar med kan Företagsportalen erbjuda Kunden och dess Anställda möjligheten till schabloniserade beräkningar av skattekonsekvenser för Anställda, hjälpa Xxxxxx att sätta regler/policy för premieutrymmet, hantera digital signering av löneväxlingsavtal mellan Anställd och Kund samt tillhandahålla månatliga avstämningsfiler för aktuella löneväxlingar.

Det är Xxxxxxx ansvar att se till att löneväxlingsbelopp, löneavdrag och därtill förenliga arbetsgivaravgifter och skatter är korrekta och stämmer överens med gällande regler samt att erforderliga avtal ingås med försäkringsgivare och Anställda.

Om Kunden väljer att erbjuda löneväxling via Företagsportalen, ansvarar Kunden för att separata pensionsavtal ingås med berörd försäkringsgivare som Advinans samarbetar med. Försäkringsgivaren fakturerar Xxxxxx för pensionspremier. Det är Xxxxxxx ansvar att i förekommande fall informera försäkringsgivaren om överenskommen löneväxling och pensionspremier enligt försäkringsgivarens anvisningar.

5. Efterlevnad av lag- och skatteregler

Advinans tillhandahåller ingen skattemässig eller redovisningsmässig rådgivning. Kunden ansvarar själv för beräkning och redovisning av skatter och löner i sin bokföring, för ingivandet av deklarationer och annan myndighetsrapportering. Advinans kan således inte hållas ansvarig för eventuella felaktigheter såvitt avser skatte- och lönehantering samt för eventuella negativa skattekonsekvenser.

6. Design och innehåll

Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) har en färdig grafisk utformning. För att Anställda ska uppleva att Xxxxxx står bakom den åtar sig Advinans att anpassa den med en av Kunden tillhandahållen logotyp som ska levereras enligt Advinans anvisningar. Därutöver äger Kunden rätt att i förekommande fall lägga upp information till Anställda i Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) som t.ex. kan gälla aktuella Förmåner, företagsaktiviteter, regler för löneväxling m.m. Kunden ansvarar för att all sådan information är korrekt och följer gällande lagar och regler samt att denne innehar erforderliga rättigheter för att publicera och förfoga över sådan information.

7. Avtalstid och tillgång till Företagsportalen

7.1. Detta avtal gäller från och med den tidpunkt då avtalet godkänts och signerats digitalt av Kunden och gäller därefter tills vidare. Detta avtal kan sägas upp skriftligen av respektive part med iakttagande av en uppsägningstid om 14 dagar. Skriftlig uppsägning från Kundens sida kan ske av Kundens Huvudadministratör eller behörig firmatecknare för Kunden (tillsammans med vidimerad ID-kopia) och ska skickas till Advinans via e-post till xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx eller via post till Advinans AB, Box 3158, 103 63 Stockholm.

7.2. Kunden kan byta nivå på Företagsportalen. Uppgradering till Företag Stor och till Förmånsportalen görs digitalt på Företagsportalen. Kunden kommer på nästkommande månadsfaktura faktureras utifrån vid var tid gällande pris på den tjänst som valts samt det antal anställda som omfattas. Vill Kund byta till en lägre nivå ska Advinans meddelas skriftligen härom enligt vad som föreskrivs i punkt 7.1 ovan och inom två veckor från det att Advinans mottagit ett skriftligt meddelande om att byta till en lägre nivå ska Advinans uppdaterat tjänsteerbjudandet. På nästkommande månadsfaktura faktureras Xxxxxx utifrån vid var tid gällande pris på den tjänst som valts samt det antal Anställda som omfattas. Vid byte till en lägre nivå har Advinans rätt att stänga ner den funktionalitet som inte längre omfattas av Kundens val. Det innebär att all information som Kunden registrerat i systemet kommer att raderas i enlighet med principer i 7.3. Det noteras att oaktat ändring av nivå är Kunden och dess Anställda fortfarande bundna av de avtal som ingåtts med förmånsleverantörer och försäkringsgivare enligt villkoren i dessa avtal.

7.3. Två veckor från det att Advinans mottagit en korrekt skriftlig uppsägning från en Kund, äger Advinans rätt att stänga ned Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) i förhållande till den Kunden. Det noteras att oaktat uppsägning och upphörande av detta avtal, är Kunden och dess Anställda fortfarande bundna av de avtal som ingåtts med förmånsleverantörer och försäkringsgivare enligt villkoren i dessa avtal.

7.4. Vid uppsägning eller förändring i nivå av detta avtal är det Kundens ansvar att de skyldigheter och de rapporteringskrav som föreligger gentemot de försäkringsbolag som Kunden tecknat avtal med via Advinans fullföljs och om Kunden så önskar sägs upp av Xxxxxx. Att detta avtal upphör innebär inte att avtalet med försäkringsbolaget upphör utan det måste hanteras separat av Kunden. För de fall där Anställd till exempel har tillgång till tjänsten Advinans Plus, ska således det avtalet sägas upp separat enligt gällande avtalsvillkor.

7.5. För det fall Xxxxxx inte iakttar sina förpliktelser eller på annat sätt bryter mot bestämmelse enligt detta avtal och vidtar inte Kunden omedelbar rättelse efter skriftlig anfordran härom, äger Advinans rätt att omedelbart stänga av Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) och säga upp avtalet med Kunden med omedelbar verkan.

7.6. Kunden får tillgång till Företagsportalen när Xxxxxxx firmatecknare signerat och godkänt detta avtal, utsett en Huvudadministratör samt den av Kunden utsedda Huvudadministratören/Administratören gjort erforderliga registreringar i Företagsportalen omfattande bland annat Anställda, Förmåner med mera. Kundens Anställda får tillgång till Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) efter det att Huvudadministratören/Administratören registrerat dem som användare tillsammans med erforderliga uppgifter för nyttjandet av den.

8. Pris, betalning och fakturering

För tillgång till Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) betalar Kunden en månatlig avgift per ansluten Anställd efter vald nivå enligt Advinans vid var tid gällande prislista som finns tillgänglig på Advinans hemsida xxx.xxxxxxxx.xx eller enligt vad som särskilt överenskommits. Fakturerad avgift för Kund beräknas utifrån hur många Anställda som är registrerade i Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) per nivå den 1a varje månad (kl 00.00) (dvs antal anslutna Anställda/nivå x pris/nivå) eller i enlighet med särskild överenskommelse. Om Kund väljer att ändra nivå under månaden så gäller den från och med kommande månadsskifte efter att Advinans genomfört förändring (i enlighet med process beskriven i 7.2) eller i enlighet med särskild överenskommelse.

Fakturering sker i förskott för varje påbörjad 30 dagars period. Betalningsvillkor är 30 dagar från avsänd faktura. Advinans har rätt att ta ut en fakturaavgift i enlighet med vid var tid gällande villkor publicerat på xxx.xxxxxxxx.xx eller enligt särskild överenskommelse.

För betalning och fakturering av avgifter och premier för de försäkringar och tjänster som tecknas av Kunden genom Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) gäller de villkor som tillämpas av berört försäkringsbolag och förmånsleverantör.

9. Marknadsföring

Advinans äger rätten att efter Kundens godkännande av detta avtal kommunicera samarbetet i marknadsföringssyfte. Alla publikationer som rör Xxxxxx ska först godkännas av Kunden i samtliga fall då kommunikationen innefattar något utöver det faktum att Xxxxxx är kund.

10. Sekretess

Såvida inte gällande lagstiftning föreskriver annat är Advinans skyldig att iakttaga sekretess och får inte utan Kundens skriftliga godkännande utnyttja Xxxxxxx konfidentiella information eller till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge Xxxxxxx konfidentiella information som Advinans mottagit av Xxxxxx. Med konfidentiell information avses företagshemlighet eller annan information om Kunden som är av konfidentiell natur eller där sekretess följer av lag. Sekretessen gäller under avtalstiden och under en period om två år därefter såvida inte lagen föreskriver längre tid. Sekretessåtaganden skall ej gälla konfidentiell information:

• Som var allmänt känd vid tidpunkten då den mottogs eller som blir allmänt känt på annat sätt;

• Som redan var känd för Advinans när den mottogs;

• Advinans sedermera självständigt erhåller genom aktivitet som ej har något samband med den mottagna konfidentiella informationen eller från tredje man utan restriktioner ifråga om sekretess;

• Som Advinans är skyldig att uppge på grund av domstols eller myndighetsbeslut eller gällande lagstiftning eller börsrättsliga regler;

• I motsvarande utsträckning åligger det även Xxxxxx att tillgodose Advinans behov av sekretess gällande Advinans och därvid ikläda sig motsvarande skyldighet gällande Advinans konfidentiella information.

11. Behandling av personuppgifter

När Advinans tillhandahåller försäkringsdistribution och försäkringsförvaltning lyder Advinans under Finansinspektionens regler och tillsyn. Advinans styr över ändamålen och medlen för de behandlingar av personuppgifter som är nödvändiga inom ramen för dessa tjänster. Advinans är därmed personuppgiftsansvarig och måste följa dataskyddslagstiftningen.

När Advinans inom ramen för avtal om Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) behandlar personuppgifter om Anställda för Kundens räkning är Advinans Kundens personuppgiftsbiträde i den mening som avses i dataskyddslagstiftningen. Advinans personuppgiftsbehandlingar regleras då i nedanstående personuppgiftsbiträdesavtal.

Advinans behandlingar omfattar sådana uppgifter som Kunden eller de Anställda har lämnat, som de Anställdas namn, personnummer, kontaktuppgifter m.m., samt sådana uppgifter som Advinans tar fram för att kunna utföra sina tjänster till Kunden inom ramen för Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå), t.ex. beräkningar av pensionsavsättningar. Personuppgifter kan även komma att inhämtas från annat håll t.ex. via offentliga register eller samarbetspartners, om det behövs för att tillhandahålla tjänsterna.

Personuppgifterna kommer att behandlas av Advinans för ändamålet att förbereda, tillhandahålla och administrera tjänsterna i Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå), samt skapa analys- och statistikunderlag för Kundens räkning, under den tid som krävs för fullgörandet av avtalet. Advinans ska löpande gallra personuppgifterna när de inte längre behövs för fullgörandet avtalet eller för Advinans fullgörande av sina rättsliga skyldigheter. För ytterligare information om Advinans behandling av personuppgifter hänvisas till Advinans policy på Bolagets hemsida; xxxxx://xxxxxxxx. se/legal-information/personuppgifter.

Advinans åtar sig att endast behandla personuppgifterna i enlighet med avtalet och Xxxxxxx eventuella ytterligare dokumenterade instruktioner. Advinans åtar sig att uppfylla de åtaganden som följer av dataskyddslagstiftningen, däribland i art. 28.3 a)-h) i GDPR. Det innebär bl.a. att Advinans är skyldig att skydda personuppgifterna med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och rapportera eventuella personuppgiftsincidenter (säkerhetsincidenter) till Kunden utan dröjsmål efter upptäckt.

Advinans har en generell rätt att anlita underleverantörer för fullgörandet av Advinans personuppgiftsbehandling. Advinans ska på Kundens begäran meddela Kunden vilka underleverantörer som används och om eventuella planer att anlita nya underbiträden, så att Kunden har möjlighet att invända mot sådana ändringar. Advinans ska ingå avtal om personuppgiftsbehandling på villkor som motsvarar kraven i dataskyddslagstiftningen med anlitade underbiträden. Om Advinans engagerar underleverantörer i tredje land åtar sig Advinans att, för Kundens räkning och med Kundens mandat, teckna ett så kallat Data Transfer Agreement som innehåller EU-kommissionens standardklausuler, eller på annat sätt säkra laglig grund för överföring av personuppgifterna till tredje land.

Kunden tillåter att personuppgifterna i Advinans kunddatabas analyseras på aggregerad nivå för ändamålet att förbättra Advinans tjänster. För sådan behandling är Advinans personuppgiftsansvarig, inte personuppgiftsbiträde, och måste följa dataskyddslagstiftningen.

Parterna är överens om att Advinans, om Xxxxxx så begär, ska assistera Xxxxxx att uppfylla sina egna skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Advinans ska då ha rätt till ersättning på löpande räkning enligt överenskomna

xxxxxxxxxx för sitt arbete och för sina eventuella dokumenterade merkostnader för att uppfylla sina egna skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen.

12. Force Majeure

Force Majeure föreligger om någon av följande omständigheter, som parterna rimligen inte kunde ha förebyggt eller undvikit, inträffar efter avtalets ingående eller dessförinnan, men så att följderna inte kunde förutses då avtalet ingicks och åtgärd för avtalets fullgörande därigenom hindras eller blir oskäligt betungande för endera parten:

• Arbetskonflikt och varje omständighet som parterna inte kan råda över, såsom naturkatastrof, eldsvåda, krig, mobilisering eller militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktion, uppror eller upplopp eller inskränkning i fråga om kraftförsörjning.

• Om fullgörandet av parts åtagande enligt avtalet förhindras av Force Majeure ska detta utgöra befrielsegrund. Befrielsegrund medför att parten i fråga är befriad från skyldigheten att fullgöra förpliktelsen under sådan tid som fullgörandet nödvändigtvis måste uppskjutas till följd av omständligheten eller vidtagandet av rimlig åtgärd för dess övervinnande.

• Parterna ska vid Force Majeure utan dröjsmål skriftligen underrätta andra parten härom. Force Majeure gäller för avtalet i sin helhet.

13. Ansvarsbegränsning

Advinans eventuella skadeståndsansvar med anslutning till detta avtal omfattar endast ersättning för direkt förlust. Kunden har inte i något fall rätt till ersättning för utebliven vinst, produktionsbortfall eller annan indirekt skada eller följdskada vid överträdelse av detta avtal. Advinans skadeståndsansvar ska vara begränsat till ett belopp motsvarande högst 50 % av den totala avgift för Företagsportalen (inklusive Förmånsportalen beroende på vald nivå) som erlagts av Kunden till Advinans under den senaste 12 månaders period, såvida inte grov vårdslöshet eller uppsåt förelegat från Advinans sida. För det fall detta belopp understiger ett prisbasbelopp (45,500 kr för 2018) ska Advinans maximala skadeståndsansvar istället vara begränsat till ett belopp motsvarande ett prisbasbelopp.‌

Kundens rätt till ersättning för skada är förverkad om anspråk på ersättning inte framställts skriftligen inom tre månader från det att Kunden erhållit eller rimligen borde ha erhållit kännedom om skadan. Kundens rätt till ersättning är under alla omständigheter förverkad om anspråk på ersättning inte framställts skriftligen inom sex månader efter avtalets upphörande.