HSB NORR

HSB NORR

FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT 2021

INLEDNING

FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT

HSBs KOD FÖR FÖRENINGSSTYRNING

Denna föreningsstyrningsrapport är upprättad enligt rikt- linjerna i HSBs kod för föreningsstyrning (Koden). Denna är utformad särskilt för HSB-rörelsen och har sin utgångspunkt i Svensk Kooperations Svensk kod för styrning av kooperativa och ömsesidiga företag, de kooperativa principerna och HSBs värderingar. Föreningsstyrningsrapporten för 2021 har i likhet med tidigare år inte granskats av föreningens revisorer och utgör därmed inte heller en del av de formella årsredovisnings- handlingarna. Från och med 2019 granskas rapporten av den stämovalda föreningsgranskaren.

Den huvudsakliga grunden för styrningen av koncernen är föreningens stadgar samt tillämpliga lagar, däribland Lag om ekonomisk förening och Aktiebolagslagen. HSB Norr följer även de interna styrdokumenten för HSB-rörelsen; Kompas- sen, Varumärkesriktlinjerna samt Kod för föreningsstyrning. De utgår från de kooperativa principerna, HSBs kärnvärderingar ETHOS och fungerar som ett verktyg för lärande, utveckling och föreningsstyrning inom HSB. HSB Norr har även antagit samtliga gemensamt utarbetade policys ingående i HSB Ansvar.

Från och med räkenskapsåret 2020 har ett antal uppdate- ringar skett i Koden.

FÖLJ ELLER FÖRKLARA

Koden ska tillämpas enligt principen ”följ och förklara” vilket innebär att föreningen ska redovisa på vilket sätt man följer koden. HSB Norr tillämpar koden bland annat genom att lämna denna utvidgade föreningsstyrningsrapport. Styrelsen och valberedningen tillämpar de anvisningar som finns i koden i sitt löpande arbete. Inga avvikelser finns att redovisa för år 2021.

På föreningens hemsida xxx.xx/xxxx finns en särskild avdel- ning för föreningsstyrningsfrågor. Där publiceras bland annat uppgifter om stämmor, protokoll, styrelsen och valberedningen. Det framgår hur man går tillväga för att nominera till fullmäk- tige och styrelsen samt när sista datum för nomineringar är.

Där framgår även hur man skriver en motion, var motionen ska sändas och sista datum för detta.

MEDLEMSNYTTA

HSB Norr eftersträvar en öppen dialog med föreningens olika intressenter. Det sker bland annat genom att HSB Norr arrang- erar en rad olika fysiska träffar inom vårt verksamhetsområde där medlemmar får relevant information om verksamheten och möjlighet till dialog. Dessutom genomförs årliga kund- och

medlemsundersökningar samt utvärderingar av verksamheten.

Medlemmar erbjuds kostnadsfria utbildningar för ökad kom- petens och att skapa goda förutsättningar för förtroendevalda att fullgöra sitt uppdrag och bedriva arbetet effektivt. HSBs kärnvärderingar, de kooperativa principerna och demokratiska frågor ingår som en viktig del i grundutbildningarna. Utbild- ningarna erbjuds både digitalt och även fysiskt på vissa av våra orter för att öka tillgängligheten för medlemmarna.

FÖRENINGSSTÄMMA

Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ och utövas av fullmäktige. HSB Norr kallar till stämma via för- eningens hemsida och via e-post. I kallelsen framgår när och på vilken plats som stämman ska ske. Till kallelsen bifogas årsre- dovisning, föreningsstyrningsrapport och föreningsgranskares rapport, valberedningens berättelse med förslag samt ev. in- komna motioner med styrelsens svar och förslag till beslut.

På stämman utser medlemmarnas representanter styrelse och medverkar i beslut om föreningens strategi, långsiktiga utveck- ling m m. Ledamöter och suppleanter till fullmäktigesamman- träde för innevarande år utses vid distriktsstämmorna för Kiru- na, Gällivare, Kalix, Haparanda, Boden, Luleå, Piteå, Skellefteå och Umeå.

VALBEREDNING

Valberedningen utses vid ordinarie fullmäktigesammanträde. Valberedningen ska bestå av minst tre ledamöter.

En ledamot utses till sammankallande. Valberedningen bere- der huvudsakligen ärenden gällande val- och arvodesfrågor för att skapa ett bra beslutsunderlag till fullmäktige. Valbered- ningens sammansättning inför 2021 års föreningsstämma är:

Xxxx Xxxxxxxxx, Luleå, Valberedningens ordförande Född: 1984. Yrke: Konsult och styrelseordförande

Arbetslivserfarenheter: Ekonomi- och fastighetschef, Sunderby folkhögskola. Privatrådgivare Swedbank. Huvudsaklig utbild- ning: Magister i företagsekonomi. Andra väsentliga uppdrag: Styrelseordförande Luleå Energi-koncernen, Ordförande Ber- gnäsets AIK, Revisor OK Norrbotten ekonomisk förening, tid. Ordförande HSB Brf Järpen Luleå, tid. Valberedare Sparbanks- stiftelsen i Norrbotten. Valdes in i HSB Norr Valberedning: 2021

Xxxxxx Xxxxxx, Umeå.

Född: 1951. Universitetsadjunkt, Arbetsterapeut, pedagogisk utbildning. Övriga uppdrag: Styrelseledamot

i HSB Umeås styrelse fram till fusionen, valberedningen för Umeådistriktet, Ordförande i brf Biologigränd. Valdes in i HSB Norr valberedning: 2018

Xxxxxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxxxx, Boden.

Född: 1953. Huvudsaklig utbildning: Mellanstadielärar- utbildning,rektorsutbildning. Arbetslivserfarenheter: Lärare

FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT

1983-2006, Rektor sedan 2006 och pågående. Andra uppdrag i föreningen: Ordförande för Brf Midgård sedan 15 år- pågå- ende. Ledamot i distriktet Boden Jokkmokks valberedning - pågående. Valdes in i HSB Norr Valberedning: 2017

Xxxxxxx Xxxxxxxx, Skellefteå.

Född: 1950. Arbetslivserfarenheter: 32 år på Tieto Enator, ord- förande i fackklubben samt ledamot i SIF (Unionen). Andra upp- drag i föreningen: Ledamot i distriktet Skellefteå-Storumans valberedning. Ledamot samt ordförande i Brf Alhem. Valdes in i HSB Norr Valberedning: 2017

Xxxxxx Xxxxxxx, Gällivare.

Född: 1956. Huvudsaklig utbildning: Personalvetare. Arbets- livserfarenheter: Personalhandläggare vid Gällivare kommun. Andra uppdrag i föreningen: Föreningsrevisor i ett antal HSB- föreningar i Gällivare. Valdes in i HSB Norr Valberedning: 2017

ARBETSSÄTT OCH SAMMANSÄTTNING

Valberedningar finns på olika nivåer i HSB Norrs organisation och dessa utses vid kretsmöten, distriktsstämmor och ordinarie årstämma.

NÄRVARO STYRELSEMÖTEN 2021 Konstituerande

Valberedningsarbetet för HSB Norr inleds med en allmän genomgång av uppdraget samt med att fastställa en arbets- plan. Inledningsvis samlas information om hur styrelsearbe- tet fungerar. Valberedningen träffar och intervjuar styrelsens ordförande och Verkställande direktören samt tar del av den utvärdering som genomförs av styrelsens arbete under året. I syfte att följa hur styrelsen arbetar, närvarar valberedningens ordförande på ett styrelsemöte årligen. Med utgångspunkt i den samlade bild som valberedningen får av styrelsens arbete och av den inriktning och de mål som HSB Norr har, upprättas kravprofiler för nya styrelsekandidater. Med hjälp av kravpro-

filerna gör valberedningen därefter en genomgång av inkomna nomineringar. Vid behov kan valberedningen nominera andra kandidater än de som inkommit. Aktuella kandidater intervjuas varefter valberedningen fattar beslut om det förslag som ska lämnas vidare till föreningsstämman. Resonemang förs konti- nuerligt om styrelsen har en för verksamheten relevant storlek.

Beträffande arvode till styrelsens ordförande och styrelsens le- damöter inhämtas statistik från jämförbara HSB-föreningar och andra likvärdiga företag utanför HSB-rörelsen. Efter analyser och överläggningar lägger därefter valberedningen förslag till föreningsstämman.

STYRELSEN

Vid föreningsstämman 2021 valdes sju ledamöter till styrelsen, därtill har de fackliga organisationerna möjlighet att utse ar- betstagar representanter. Unionen har utsett en ledamot medan Fastighetsanställdas förbund avstått sin plats. Mandattiden för ledamöterna är högst två år. Inga suppleanter utses. Styrelsens arbete utvärderas och sammanställs varje år med hjälp av ex- tern part. Resultatet av utvärderingen behandlas på styrelse- möte samt hålls tillgängligt för valberedningen.

ARBETSFÖRDELNING OCH ARBETSSÄTT

Styrelsen fastställer varje år en arbetsordning. I arbetsord- ningen beskrivs styrelsens och ordförandes uppgifter. I arbets- ordningen regleras även tidpunkter för styrelsesammanträden, utskick av möteskallelser, protokollsutformning, ekonomisk rapportering samt andra för styrelsearbetet relevanta frågor. Styrelsen beslutar om lön och andra ersättningar till VD. Utö- ver ordinarie styrelsesammanträden genomförs varje år ett se- minarium där frågor rörande strategi och långsiktig utveckling behandlas.

Styrelseledamöter	Invald	25/2	15/4	6/5	17/6	28-29/9	8/11	10/12	22/12	Totalt
Xxxxxx Xxxxx	2015	x	x	x	x	x	x	x	x	8/8
Xxxxxxxxx Xxxxxx Enman	2013	x	x	x	x	x	x	x	x	8/8
Xxxxx Xxxxxxxx	2016	x	x	x	x	x	x	x	/	7/8
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx	2019	x	x	x	x	x	x	x	x	8/8
Xxxxxxxx Xxxxxxx	2019	x	x	x	x	x	x	x	x	8/8
Xxxxx Xxxxxxxx	2020	x	x	x	x	x	x	x	x	8/8
Xxx Xxxxxxx	2020	x	x	x	x	x	x	x	x	8/8
Arbetstagarrepresentanter
Xxxxxx Xxxxxxxx (Unionen)	2020	x	x	x	x	x	x	x	x	8/8
Fastighets (Vakant)		-	-	-	-	-	-	-	-	0/8

STYRELSEN

1

2

3

4

1. XXXXXX XXXXX (Ordförande) Född 1956. Bor i Gäddvik, Luleå.

Yrke: Vd TBM Xxxxxx Xxxxx Management AB

Utbildning: Civilekonom Arbetslivserfarenhet: Vd Länstrafiken i

Norrbotten AB, Vd Coop Norrbotten, Vd Plannja AB,

Vd Norrbottens lantmän, Vd Modo Hockey och Marknads- direktör Älvsbyhus. Invald i styrelsen: 2015

3. XXX XXXXXXX (Ledamot) Född 1956 och bor i Skellefteå.

Utbildning: Tekniskt gymnasium 1976. Ingenjörsutbildning inom värme- och luftkonditionering, HVAC, 1978.

Arbetslivserfarenhet: Industrigruppen Botnia IGB, konsult och projektsäljare sedan 2019. Outotec Sweden AB 2008-2019, VD. Outokumpu Technologi Sweden AB 2004-2006, VD. 2002-2003 Green Energi AB 2009-2019, styrelseordförande. 1978-1993 Projektingenjör/Projektchef inom Bolidenkoncernen samt olika internationella projektarbeten.Övriga väsentliga uppdrag: Styr- elseordförande Alteco System AB. Har idag även styrelse- uppdrag inom en samfällighet (ekonomisk förening).

Invald i styrelsen: 2020

2. XXXXXXXX XXXXXXX (Ledamot) Född 1960 och bor i Piteå.

Yrke: VD Energikontor i Norr AB Utbildning: Civilingenjör och Tek- nologie Licentiat Kemiteknik, Företagsekonomi Arbetslivserfaren- het: VD och delägare för DigiWall Technology AB, Studio Director för RISE Interactive Piteå, Marknadschef Composite Scandinavia AB Övriga väsentliga uppdrag: Vice ordförande Energikontoren Sverige. Invald i styrelsen: 2019

4. XXXXX XXXXXXXX (Ledamot) Född 1963 och bor i Umeå.

Yrke: VD OK Västerbotten

Utbildning: Gymnasiet 3 år ekonomisk linje. Marknadsekonomi, marknadsföring och ekonomi, IHM Business School Stockholm. Ledarutvecklingsprogram Drive Management och Serica Consul- ting Stockholm. Mentorprogram Handelshögskolan Umeå.

Arbetslivserfarenhet: OK Västerbotten, VD sedan 2015. Norr- mejerier 2011-2015, försäljningschef. Proffice Sverige 2006-2011, VD, affärsområdeschef, försäljningschef, marknadsområdeschef. Umeå Energi 2000-2006, kundservicechef. Falcon/Carlsberg 1985-2000, säljare/säljledare. Övriga väsentliga uppdrag: sty- relseuppdrag IKSU, Weeffect (fd Kooperation utan gränser), OK Marknadsservice AB, OKQ8 Marknad AB.

Invald i styrelsen: 2020

STYRELSEN

5

6

7

8

5. XXXXXXXXX XXXXXX ENMAN (Ledamot) Född 1971 och bor i Luleå.

Yrke: Projektchef, IUC Norr AB

Utbildning: Associate of Science Degree in Marketing Management. Arbetslivserfarenhet: Tillväxtrådgivare och affärsut- vecklare över 10 år och egen företagare

Invald i styrelsen: 2013

6. XXXXX XXXXXXXX (Ledamot) Född 1975 och Bor i Umeå.

Utbildning: Handelsgymnasium Yrke: VD Norrlands IT AB Arbetslivserfarenhet: Egen företagare, utredare Folksam, Yr- kessofficer, Konsult. Övriga väsentliga uppdrag: HSB-ledamot, ordförande Xxx Xxxx, Föreningsregister.

Invald i styrelsen: 2017

8. XXXXXX XXXXXXXX (Personalrepresentant Unionen) Född 1985. Bor i Luleå.

Yrke: Redovisningsekonom & Controller, HSB Norr.

Utbildning: Redovisningsekonom med personaladministration, NBI. Arbetslivserfarenhet: Detaljhandeln, Ekonomiassistent HSB Norr, Redovisningskonsult mot kund/Brf HSB Norr

Övriga väsentliga uppdrag: HSB-ledamot i bostadsrättsförening.

Tillträde: 2020.

7. XXXXXXXX XXXXXXXXX (Ledamot) Född 1956 och bor i Kiruna.

Utbildning: Gymnasieutbildning med administrativ inriktning, Administrativ teknik (högskolekurs) Arbetslivserfarenhet: Kommu- nalråd i Kiruna 2011- 2018. Riksdagsledamot 1994-2010.

Övriga väsentliga uppdrag: Ledamot i valberedningen HSB Riks- förbund. Invald i styrelsen: 2019

FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT

VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR

Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Luleå (VD)

Född: 1976 Utbildning: Civilekonom. Arbetslivserfarenheter: Banktjänsteman SEB och Swed-

bank. Övriga uppdrag: Styrelseledamot HSB Projektpartner AB, Ledamot HSB Brf Herkules & HSB Brf Skogsvallen.

VD leder verksamheten i enlighet med de instruktioner som fastställs av styrelsen. VD ska svara för den löpande förvaltningen av koncernen. VD ansvarar också för att sty- relsen erhåller ett så sakligt, utförligt och relevant besluts- underlag som möjligt för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut.

ERSÄTTNING TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE

Ersättningen till VD utgörs av fast månadslön, förmånsbil samt inbetalning till tjänstepensionsförsäkring. Ersätt- ningen till övriga företagsledningen utgörs av fast månads- lön samt förmånsbil.

Rörliga ersättningar såsom bonus eller andra resultatbase- rade ersättningar förekommer inte i HSB Norr.

REVISORER

HSB Riksförbund förordnar en revisor i HSB Norr, och full- mäktigesammanträdet har därutöver möjlighet att välja ytterligare en revisor. För år 2021 förordnade Riksförbun- det auktoriserade revisorn Xxxxxx Xxxxxxxx vid KPMG AB, medan fullmäktige avstod från ytterligare val. KPMG har under året inte biträtt föreningen i andra frågor än revision.

FÖRENINGSGRANSKARE

Vid föreningsstämman 2021 utsågs en föreningsgranskare. Föreningsgranskarens uppgift är att granska medlemmar- nas rätt till insyn och inflytande i föreningen. Granskningen ska ta sin utgångspunkt i Koden. Styrelsen ser till att för- eningsgranskaren har tillgång till relevant information om verksamheten bland annat via styrelsens protokoll och en årlig träff. Föreningsgranskaren rapporterar årligen sin slut- sats vid föreningsstämman.

FIRMATECKNARE

Föreningens firma tecknas, förutom av styrelsen, av två i förening av Xxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxx- ström och Xxxxxx Xxxxxxxx. Dessutom har verkställande direktören lagstadgad firmateckningsrätt avseende löpande förvaltningsåtgärder.

INTERN KONTROLL OCH RAPPORTERING

Styrelsen har det övergripande ansvaret för att HSB Norr har en tillfredsställande intern kontroll. Ansvaret för att det finns ett system för intern kontroll har delegerats till VD.

KONTROLLMILJÖ

En god intern kontroll är en av grunderna för ett effektivt styrelsearbete. Styrelsens arbetsordning samt VD-instruk- tionen syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsför- delning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Varje år upprättas en strategiplan omfattande minst tre år. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrol- len. Övergripande finns rapportinstruktioner och finansiella

mål samt attest- och placeringsregler som beskriver vilket ansvar och vilka befogenheter som styrelsen delegerat till VD, samt även i nästa led hur ansvarsförhållandena är upp- lagda inom organisationen. Till dessa dokument är sedan underliggande rutiner, värderingsregler och principer kopp- lade. Detta är till exempel avstämnings- och utanordnings- rutiner, intervall för fakturering och kontroller av underlig- gande avtal. VD rapporterar regelbundet till styrelsen. VD ansvarar för att nödvändiga interna kontroller genomförs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamhe- ten. Här ingår riktlinjer för att berörda anställda ska förstå sin roll för upprätthållandet av god intern kontroll.

RISKBEDÖMNING

Styrelsen identifierar, bland annat med utgångspunkt i balansposternas storlek, antal transaktioner samt affärs- händelsernas betydelse för företagets verksamhet, de områden där risken för väsentliga fel är förhöjd.

KONTROLLAKTIVITETER

Kontrollaktiviteter för säkerställande av korrekt finansiell rapportering är av förebyggande och upptäckande natur. Aktiviteterna består främst av resultatanalyser, avstämning- ar och genomgångar av genomförda transaktioner samt av tecknade förvaltningsavtal och pågående projekt. Till grund för kontrollaktiviteterna finns dokument som beskriver ru- tiner inom inköp, produktion, försäljning och lönehantering. Styrelsen har via VD instruktionen delegerat ansvaret till VD.

UPPFÖLJNING

Styrelsen erhåller rapporter med ekonomiskt utfall samt minst en gång per år prognos för innevarande verksamhets- år. Vid styrelsens sammanträden behandlas det ekonom- iska och finansiella läget. Föreningens revisor medverkar vid minst ett styrelsemöte under året och informerar om sina iakttagelser om föreningens interna rutiner och kontrollsys- tem. Den finansiella rapporteringen och uppföljningen till styrelsen består av budget, årsbokslut samt analyser av ut- fall samt tertialrapporter och i förekommande fall prognoser för innevarande år. Vid varje styrelsemöte redovisas även likviditet, kreditstruktur, aktuella placeringar samt föränd- rade innehav av kapitalplaceringsinstrument.

INTERN REVISION

Föreningen har ingen formell internrevision skild från den övriga organisationen. Styrelsens bedömning är att ytterli- gare en kontrollinstans utöver de nuvarande kontrollfunk- tionerna inte är ekonomiskt eller riskmässigt motiverad.

Föreningens revisor genomför även granskning av interkon- troll, bland annat med avseende på efterlevnad av policys, reglementen samt ekonomisk uppföljning.

UTTALANDE

Styrelsens bedömning är att den finansiella rapporteringen under året varit av tillräcklig omfattning och kvalitet för att styrelsen ska kunna göra korrekta avvägningar och fatta välunderbyggda beslut. Styrelsens föreningsstyrnings- rapport har granskats av föreningsgranskare.

LEDNING

1. XXXXXXX XXXXXXXXX

Verkställande direktör

I HSB sedan: 2015 Född: 1976 Uppvuxen: Piteå

Utbildning: Civilekonom

Övriga uppdrag: Styrelseledamot i HSB Projektpartner AB. HSB-ledamot i brf. Ledamot i HSB Produktion i Norr HB.

2. XXXXXX XXXXXXXX

Ekonomi- & Finanschef, Vice vd

I HSB sedan: 2012 Född: 1973 Uppvuxen: Luleå

Utbildning: Civilekonom

Övriga uppdrag: Ledamot i Fakturatjänst AB och HSB Produktion i Norr HB. HSB-ledamot i brf.

3. XXX XXXXXXXX

Affärsområdeschef Administrativ Förvaltning

I HSB sedan: 2018 Född: 1967 Uppvuxen: Luleå Utbildning: Ekonom

Övriga uppdrag: HSB-ledamot i brf.

4. XXXXXX XXXXXXX

Affärsområdeschef Fastigheter & Teknisk Förvaltning

I HSB sedan: 2002 Född: 1968 Uppvuxen: Boden

Utbildning: Civilekonom

Övriga uppdrag: HSB-ledamot i brf.

TILLSAMMANS SKAPAR VI DET GODA & HÅLLBARA BOENDET

HSB Norr Ekonomisk förening Huvudkontor: Xxxxxxxxxxx 0, 972 33 Luleå xxx.xxx.xx/xxxx