BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

i Baptistförsamlingen Korskyrkan i Uppsala

Medlem i församlingen

Medlemsregister. I samband med att du blir medlem registrerar vi de uppgifter du lämnar av ditt namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, mobilnummer och e-postadress. Vidare församling, ort du kommer på flyttbetyg ifrån, datum och församling där du är döpt samt orsak till inträde.

Skäl till att föra medlemsregister samt lagringstid. Vi använder dina uppgifter för att kunna informera och hålla kontakt med dig som medlem samt för att ha underlag att rapportera statistik till vårt samfund Evangeliska Frikyrkan (EFK), det samfund som församlingen samverkar med. Samtliga uppgifter du lämnar som medlem sparas under hela din medlemstid plus högst ett år, om inte annat anges. Det extra året är nödvändigt för statistikrapporteringen till EFK.

Funktion i församlingen. Väljs eller utnämns du till en ledande funktion / styrelse / råd / arbetsgrupp i församlingen eller är kontaktperson för en verksamhet eller grupp kan ditt namn och dina kontaktuppgifter anges på församlingens webbsida eller på sociala medier på församlingens konton samt i vissa fall lämnas till samfundet. Det här gör vi för att andra i församlingen behöver veta vem som innehar en specifik roll, och för att samfundet ska kunna skicka information och marknadsföring.

Gruppdeltagande och uppdrag. Vidare registrerar vi dina kontaktuppgifter, uppgifter om hemgrupps- och ansvarsgruppstillhörighet och uppdrag i församlingen. Denna information har såväl koordinatorn som ansvarsgruppsansvarig som valberedningen tillgång till, och används till att föreslå dig passande uppgifter att gå in i som är relevanta för församlingen. Uppgifterna sparas digitalt så länge som du har ett visst uppdrag eller tillhör en viss grupp. I samband med att du blir medlem eller när du vill kan du också lämna uppgifter om andliga gåvor, talanger och annat som gör att vi lättare hittar de uppdrag till dig som du passar för. De senare uppgifterna förs på papper och sparas som längst till nästa årsmöte.

Föreningsadministrativa uppgifter. På samma sätt kan vissa personuppgifter (normalt ditt namn) sparas i protokoll på samma sätt som ovan samt i en pärm i kyrkan om du informerat eller föreslagit saker på styrelse- eller församlingsmöten, eller blivit vald till olika funktioner och uppgifter i församlingen. Det är viktigt för oss som församling att i efterhand kunna gå tillbaka och se vilka beslut som tagits, vem som lagt förslagen, och på vilka grunder.

Protokoll lagras i tio år och överlämnas sedan till folkrörelsearkivet.

Medlemsansökan samt epost till och från församlingen. Om du lämnat uppgifter via vår webbplats i samband med din medlemsansökan så kan de komma att sparas på webbplatsen samt i vårt epostsystem under maximalt sex månader, detta är den tid vi behöver för att behandla och föra över dem till övriga register. Ifall du skickar ett epostmeddelande till eller från en av våra e-postadresser i korskyrkanuppsala.se-domänen, eller är med i en epostgrupp som administreras i vår domän kommer din e-postadress, samt de uppgifter du lämnar i epostmeddelandet också sparas digitalt.

E-postutskick. Som medlem i församlingen eller om du av annan anledning har lämnat din e-postadress till vårt nyhetsutskick kommer detta att hanteras av företaget MailChimp och faller under deras villkor. Vi använder detta företag för att kunna distribuera medlems-mailen på ett sätt som visat sig fungera bra och säkert. För att kunna få nyhetsutskicket måste du lämna ett entydigt och frivilligt samtycke till detta och den marknadsföring som förekommer i det.

Medlemsförteckning. Församlingen tar fram adresslistor över medlemmar med kontaktuppgifter, som kan innefatta namn, adress, födelsedatum, e-postadress, telefon och mobilnummer. Den listan lagras digitalt och medlemmar kan få en kopia av den för att vi lättare ska kunna få tag i varandra i grupper, hålla reda på högtidsdagar och ta kontakt med dig vi inte sett i kyrkan under en period.

Flyttningsbetyg. När du flyttar till annan församling kan du begära och få ett flyttningsbetyg som du överlämnar till den församling du flyttar till. När du av detta eller andra skäl lämnar församlingen markerar vi dig direkt som utträdd i medlemsregistret och dina uppgifter raderas när innevarande års statistik lämnats till EFK.

Dopregister. Är du döpt i församlingen sparar vi dina uppgifter med födelsedatum, namn och datum för dopet i ett särskilt dopregister. Denna uppgift raderas inte om du väljer att lämna församlingen, utan du eller någon av dina framtida församlingar kan när som helst be församlingen om uppgifter om när du döptes. Dessa skickas i så fall till dig. Vill du av någon anledning bli borttagen från dopregistret meddelar du det till församlingen som då tar bort alla uppgifter om dig utom dopdatumet, som sparas för församlingens statistik.

Andra register som förs på papper. Vi har även register över nyckelkort (så kallade taggar) för att kunna spärra dem om du skulle råka tappa bort din. Vi har också register över parkeringstillstånd, så vi kan påminna dig när de behöver förnyas. Båda dessa register finns idag på papper men kan i framtiden komma att föras digitalt.

Deltagare i församlingens verksamheter

Deltagarförteckningar. Du är alltid välkommen att delta i församlingens aktiviteter, även om du inte är medlem. Det gäller såväl barn och ungdomar som vuxna. I vissa aktiviteter behöver vi behandla dina kontaktuppgifter, födelsedatum eller i vissa fall personnummer, närvaro samt eventuell specialkost eller annan information som behövs för att du på bästa sätt ska kunna delta i den aktuella aktiviteten eller verksamheten. I några fall kan även datum behöva registreras om du har en ansvarsroll i verksamheten. För yngre deltagare kan vi även be om att få kontaktuppgifter till vårdnadshavaren för att kunna informera direkt till denne.

Ytterligare skäl till deltagarförteckningar samt lagringstid. Vi gör denna registrering för att ha underlag att rapportera statistik till EFK. Ditt namn, kontaktuppgifter och födelsedatum eller personnummer kan, när du deltagit i sådan aktivitet som det klargjorts att uppgifterna kan lämnas ut, lämnas till EFK, Studieförbundet Bilda, Uppsala kommun eller motsvarande i samband med ansökan om bidrag eller kontroll av underlaget för bidrag. Genom att spara uppgifterna på papper eller digitalt maximalt ett år får vi också möjlighet att påminna när samma eller liknande verksamheter startar kommande terminer. Statistikuppgifterna är värdefulla för såväl församlingens som samfundets gemensamma utvärdering av verksamheten. Uppgifterna sparas av samfundet så många år som krävs för att finnas tillgängliga för kontroll från bidragsgivare.

Verksamheter tillsammans med andra. När församlingen ordnar aktiviteter tillsammans med andra församlingar/föreningar, kan vi meddela kontaktuppgifter så den församlingen/förening som ordnar aktiviteten kan nå dig som anmält dig.

Deltagande i arrangemang

Arrangemang. Församlingen kan ordna församlingsläger och andra arrangemang som kräver anmälan. Anmälningslistor för dessa samlingar innehåller de uppgifter du lämnat när du anmälde dig till arrangemanget och används för att administrera ditt deltagande samt för att via uppgifter om specialkost och andra behov ge dig bästa möjliga upplevelse.

Uppgifterna sparas normalt tills det bjuds in till nästa liknande samling, men inte längre än två år.

Lagringstid. När församlingen bjuder in till andras arrangemang gäller deras regler för hur uppgifterna sparas. Då är församlingen tydlig i informationen om vem som är arrangör.

Våra IT-system och IT-tjänster

I vår församling tar vi säkerheten för dina personuppgifter på stort allvar. I det arbetet ingår att vi fortlöpande utvärderar våra IT-system och de tjänster vi använder där vi lagrar eller bearbetar dina uppgifter. Vi byter ut tjänster som vi uppfattar som osäkra mot sådana som är säkra, och skriver också personuppgiftsbiträdes-avtal i de fall där vi ser det som berättigat.

Vi lagrar dina uppgifter på papper där vi särskilt angivit detta, egna servrar eller hos leverantörer av tjänster i första hand inom EU. I vissa fall lagrar vi också uppgifter hos leverantörer utanför EU, om dessa uppfyller dataskyddsförordningens krav och kan dokumentera det. (Alltså är anslutna till Privacy Shield eller motsvarande regelverk). För närvarande använder vi Google i flera av våra behandlingar. Vidare kan uppgifter komma att sparas på ledares eller ansvarigas datorer och andra elektroniska enheter.

Vi strävar också efter att upptäcka missbruk eller stöld av personuppgifter. Skulle vi upptäcka sådant meddelar vi det till Integritetsskyddsmyndigheten och senast vid nästa församlingsmöte till dig.

Dina rättigheter

Där det inte står annat behandlar vi dina uppgifter baserade på en intresseavvägning. Har du frågor eller vill ha information om uppgifter som församlingen behandlar om dig vänder du dig till församlingens koordinator, xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Personuppgiftsansvarig är Baptistförsamlingen Korskyrkan i Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxx 0X,

754 22 Uppsala

Du har rätt att varje kalenderår få en sammanställning av samtliga uppgifter som registrerats och behandlas om dig. Om du upptäcker att en av dina personuppgifter är felaktig eller inte behövs har du rätt att få den rättad respektive gallrad ur registren. Om du tycker att församlingen behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du alltid rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, men kontakta gärna oss först så kan vi säkert lösa problemet tillsammans.

(Version 1.1: Informerat om rätten att klaga till IMY, justering för att kunna använda vaccinpass)