Contract
Vård- och omsorgsförvaltningen Xxxxxx Xxxxxxxx | TJÄNSTEUTLÅTANDE | Sida 1 (1) |
Datum 2023-05-23 | Diarienr AN 2023/00613- 2.6.1 | |
Kopia till Vård- och omsorgsförvaltningen Västerås stad | Äldrenämnden |
Tjänsteutlåtande - Avtalsförlängning - Oxbackens servicehus, Vård- och omsorgsförvaltningen, Västerås stad
Äldrenämnden beslutar att förlänga avtalet för Oxbackens servicehus med två år för tiden 2024-10-01 -- 2026-09-30.
Västerås stads egenregi driver sedan 1 oktober 2018 Oxbackens servicehus med stöd av avtal. Avtalstiden är på fyra (4) år, med möjlighet till förlängning med två (2) år plus två (2) år. Maximal avtalstid är åtta (8) år. Efter förlängningen kvarstår ingen möjlighet till ytterligare förlängning av avtalet.
Under april och maj 2023 genomförde tjänstemän från enheten för beställning, upphandling och avtalsuppföljning, BUA, en avtalsuppföljning av verksamheten. Egenkontroller, APT-protokoll och ytterligare några dokument har begärts in eller lästs på plats i verksamheten. Därefter har BUA haft samtal med enhetschef, avdelningschef, sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut och fyra undersköterskor. I uppföljningen framkom några förbättringsområden som redan har åtgärdats eller där förbättringsarbetet pågår.
Vård- och omsorgsförvaltningen har till äldrenämnden lämnat följande förslag til beslut:
Äldrenämnden beslutar att förlänga avtalet för Oxbackens servicehus med två år för tiden 2024-10-01 -- 2026-09-30.
Utifrån granskningen av egenkontroller, övriga dokument och utifrån samtalet med enhetschef och avdelningschef, omvårdnadspersonal och legitimerad personal bedöms utföraren följa avtal för samtliga granskade avtalsområden.
Avtalsförlängning – Oxbackens servicehus
Bakgrund
Avtalet med Oxbackens servicehus omfattar 79 lägenheter fördelade över sex våningar. Lägenheterna är avsedda för äldre som av Västerås stads biståndshandläggare har beviljats särskilt boende. Fem av lägenheterna är så kallade 90+ lägenheter och kräver inget biståndsbeslut. I avtalet ingår även drift av Oxbackens mötesplats och restaurang.
Verksamheten vid Oxbackens servicehus är upphandlad enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) och drivs av vård- och omsorgsförvaltningens egenregi. Avtalstiden är fyra (4) år från 2018-10-01 – 2022-09-30 med möjlighet till förlängning på två (2) år + två (2) år, maximal avtalstid är åtta (8) år.
Enheten för beställning, upphandling och avtalsuppföljning (BUA) har genomfört en avtalsuppföljning med anledning av att det första optionsavtalet löper ut 2024-09-30. Äldrenämnden behöver därmed ta ställning till om avtalet ska förlängas med ytterligare två år, 2024-10-01 – 2026-09-30. Efter en sådan tvåårig förlängning finns det inget utrymme för ytterligare en förlängning av avtalet.
Följande avtalsområden har följts upp:
• Bemanning
• Styrning och ledning
• Systematiskt kvalitetsarbete
• Kompetenskrav - alla personalkategorier
• Arbetsmetoder
• Social dokumentation – SoL
• Systematiskt brandskyddsarbete
• Hälso- och sjukvård
• Samverkan/informationsöverföring
• Kunskap/bemötande
• Lokaler
• Mötesplats
• Restaurang
BUA har begärt in och granskat egenkontroller, APT-protokoll, MAS-granskning, täthetsschema, veckoschema, spindeldiagram från palliativa registret och utdrag ”koll på läget” från Senior Alert. Dessutom lästes föregående uppföljningsrapport från 2021. Därutöver kontrollerades aktuella synpunkter, klagomål och avvikelser som finns dokumenterade. I april 2023 genomfördes verksamhetsbesök där fyra samtal genomfördes:
• Samtal 1 var med enhetschef och avdelningschef
• Samtal 2 var sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut
• Samtal 3 var med två undersköterskor
• Samtal 4 var med två undersköterskor
Utföraren bedöms följa avtal för samtliga granskade avtalsområden men med några förbättrings- områden.
En granskning av SoL dokumentation visar att den är av hög kvalitet. Medarbetarna redogjorde också för ett tydligt dokumenterat ”hur” gällande hur bemötandet ska ske och att de läser det i sina mobiler innan de träffar varje enskild.
MAS-granskningen visar på dokumentation av hög kvalitet.
Intrycket av medarbetarna som deltog i samtalet är att de har lång erfarenhet av arbete med målgruppen och att de kan redogöra för rutiner, till exempel rutiner för introduktion av ny medarbetare, synpunkter och klagomål, avvikelser och hur kontakt tas med chef på obekväma arbetstider.
Bemötandeplaner saknades för vissa enskilda som hade behov av dessa, men den sista bemötandeplanen färdigställdes den 25e april.
Det saknades hygienombud på enheten, verksamheten själva var medvetna om det och det fanns en plan för att åtgärda detta. Två undersköterskor har utsetts till hygienombud och gick första utbildningsdagen för att bli hygienombud den 2a maj.
Ett förbättringsområde från den förra uppföljningen var personalens förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift. Arbetet med att förbättra svenska språket pågår genom språkombud och svenska kurser. I samtalen framkom också en kultur där de samlar in svåra svenska ord i en brevlåda och på ett trevligt sätt pratar och förklarar dessa på möten.