VISSELBLÅSARPOLICY - GÄLLANDE FORENEDE SERVICE SYSTEM FÖR VISSELBLÅSARE

VISSELBLÅSARPOLICY - GÄLLANDE FORENEDE SERVICE SYSTEM FÖR VISSELBLÅSARE

1 INTRODUKTION OCH SYFTE

1.1 Denna visselblåsarpolicy beskriver syftet med att Forenede Service AB har infört ett visselblåsarsystem (nedan kallat ”System”), hur det fungerar, vem som kan använda sig av systemet och vad som kan rapporteras genom systemet.

1.2 Syftet med systemet är att säkerställa att en visselblåsare, enligt definitionen i denna visselblåsarpolicy, skyddas enligt den svenska lagen om skydd för personer som rapporterar tjänstefel (nedan kallad ”visselblåsarlagen”) när han eller hon rapporterar överträdelser eller potentiella överträdelser, vilket gör det möjligt för en oberoende och självständig visselblåsarenhet att bedöma vilka åtgärder som krävs i detta avseende.

2 VEM KAN ANVÄNDA SIG AV SYSTEMET?

2.1 Systemet kan användas av personer som rapporterar information om överträdelser som personen i fråga har fått tillgång till i samband med sin arbetsrelaterade verksamhet och som tillhör följande kategorier av personer (nedan kallade “visselblåsare”):

(i) Anställda

(ii) Egenföretagare

(iii) Intressenter och ledamöter i styrelsen, ledningen eller liknande ledningsorgan inom en verksamhet.

(iv) Volontärer

(v) Betalda eller obetalda praktikanter

(vi) Personer som arbetar under övervakning och ledning av avtalsparter, underleverantörer och leverantörer.

(vii) Personer som rapporterar eller publicerar information som de har fått tillgång till genom en arbetsrelaterad relation som har upphört sedan dess.

(viii) Personer i arbetsrelaterade relationer som ännu inte har inletts, som rapporterar information om överträdelser som de har fått tillgång till under rekryteringsprocessen eller andra förhandlingar före avtal har ingåtts.

2.2 Personer som anges under sektionen 9.5 kan också lämna rapporter enligt systemet.

2.3 Personer som inte inkluderas i de kategorier av personer som anges i avsnitt 2.1 eller 9.2.4, kan inte lämna rapporter enligt systemet, utan måste lämna rapporter via standardkommunikationskanaler. Om villkoren i övrigt uppfylls i detta avseende, kan rapporter lämnas via det externa visselblåsarsystem som tillhandahålls av den svenska regeringen (se xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx- forfattningssamling/forordning-2021949-om-skydd-for-personer-som_sfs-2021-949), enligt beskrivningen i avsnitt 11.

3 VAD KAN RAPPORTERAS GENOM SYSTEMET?

3.1 Systemet är öppet för rapporter om överträdelser av EU-rätten inom tillämpningsområdet för visselblåsardirektivet (se avsnitt 3.4 (ii)), samt rapporter om misskötsel för vilka det finns ett allmänintresse att det avslöjas (se avsnitt 3.4 (i)).

3.2 “Överträdelser” betyder handlingar eller försummelser som

a) är olagliga eller utgör ett allvarligt brott eller andra allvarliga frågor som omfattas av avsnitt 3.4, eller

b) möjliggör kringgående av syftet med reglerna i avsnitt 3.4.

3.3 All information kan rapporteras, inklusive rimliga misstankar om faktiska eller potentiella överträdelser eller allvarliga frågor som omfattas av avsnitt 3.4 som har inträffat eller troligen kommer att inträffa på Forenede Service, samt eventuella försök att dölja sådana överträdelser.

3.4 Rapporten måste avse överträdelser eller potentiella överträdelser i en arbetsrelaterad kontext, inom ramen för visselblåsarlagen, bestående av handlingar eller underlåtenhet som:

(i) utgör tjänstefel och där allmänintresset motiverar att de rapporteras, som till exempel:

- Överträdelse av tystnadsplikten

- Missbruk av finansiella medel

- Stöld

- Falskhet

- Förskingring

- Bedrägeri

- Mutor

- Överträdelse av branschsäkerhetsregler

- Alla former av sexuella trakasserier

- Allvarliga trakasserier, t.ex. mobbning, våld och trakasserier på grund av ras, samt politisk eller religiös tillhörighet.

(ii) är olagliga enligt EU-lagstiftningen inom ett antal specifika områden, bland annat:

- Offentlig upphandling

- Penningtvätt

- Produktsäkerhet och efterlevnad

- Transportsäkerhet- Livsmedels- och fodersäkerhet

- Djurhälsa och -välbefinnande

- Miljöskydd

- Folkhälsa

- Konsumentskydd

- Skydd av integritet och personuppgifter

- Säkerhet i nätverks- och informationssystem.

3.5 Systemet får endast användas för att rapportera överträdelser eller potentiella överträdelser i samband med de områden som beskrivs i avsnitt 3.4 som har inträffat eller sannolikt kommer att inträffa inom Forenede Service organisation och som begåtts av exempelvis anställda, ledningen eller styrelseledamöterna inom Forenede Service. I samband med rapporter om incidenter som begåtts av Forenede Service, observera att sådana incidenter kan rapporteras även om incidenten inte kan tillskrivas en enskild person, utan kan bero på ett grundläggande systemfel inom Forenede Service.

3.6 Brott som inte omfattas av systemet ska rapporteras via standardkommunikationskanaler. Om villkoren i övrigt uppfylls i detta avseende, kan rapporter lämnas via det externa visselblåsarsystem som tillhandahålls av den svenska regeringen (se xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx- forfattningssamling/forordning-2021949-om-skydd-for-personer-som_sfs-2021-949), enligt beskrivningen i avsnitt 11.

4 INNEHÅLLET I RAPPORTEN

4.1 För att underlätta ytterligare utredning av den rapporterade frågan, och för att kunna identifiera överträdelsen, är det viktigt att visselblåsaren beskriver överträdelsen på bästa möjliga sätt. Det är således inte möjligt att genomföra några ytterligare undersökningar av en rapport om rapporten inte specificeras eller om den endast innehåller mycket allmänna påståenden utan ytterligare förtydliganden.

4.2 Därför är det viktigt att visselblåsaren – i största möjliga utsträckning – tillhandahåller följande information:

- en beskrivning av ärendet,

- den eller de personer som berörs,

- om andra är medvetna om misstankarna i ärendet,

- om styrelsen känner till frågan,

- om det finns handlingar som stöder ärendet,

- om och var ytterligare information gällande ärendet kan hittas,

- hur länge ärendet har pågått, och

- om visselblåsaren känner till några försök att dölja överträdelsen.

4.3 Xxxxxxxxx ogrundade rapporter kommer inte att undersökas ytterligare.

5 HUR KAN EN RAPPORT LÄMNAS OCH VEM KOMMER TA EMOT RAPPORTEN?

5.1 Forenede Service har utsett en visselblåsarenhet som

(a) kommer att ta emot rapporterna och vara i kontakt med visselblåsaren,

(b) kommer att följa upp rapporterna, och

(c) ge feedback till visselblåsaren.

5.2 Den visselblåsarenhet som ansvarar för de uppgifter som nämns i avsnitt 5.1 består delvis av två advokater från advokatbyrån Plesner (nedan kallad “Plesner”), en advokat från advokatbyrån Delphi (nedan kallad “Delphi”), och delvis av en opartisk persongrupp inom Forenede Service.

5.3 Skriftliga rapporter tas emot av Xxxxxxx och muntliga rapporter tas emot av Xxxxxx enligt nedan. När Plesner eller Delphi tagit emot en rapport kommer Plesner eller Delphi att göra en bedömning av den juridiska kapaciteten hos de personer inom visselblåsarenheten som kan behandla rapporten, varefter rapporten kommer att vidarebefordras till relevanta personer (nedan kallade “Ärendehandläggare”) på Forenede Service. Innan Plesner eller Delphi vidarebefordrar rapporten, kommer bedömning att göras om rapporten omfattas av systemets tillämpningsområde.

5.4 Visselblåsarenheten kommer att behandla alla rapporter som konfidentiella.

5.5 Ärendehandläggarna som utsetts för att ta emot och följa upp rapporterna omfattas av tystnadsplikt när det gäller informationen i rapporterna.

5.6 Det finns olika sätt att göra en orosanmälan internt:

5.6.1 Alternativ 1 - Skriftliga rapporter anmäls till Plesner enligt länk som finns på Forenede service hemsida och intranät: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/

Skriftliga rapporter tas emot av två advokater på Plesner.

5.6.2 Alternativ 2 - Muntliga rapporter anmäls till Xxxxxxx Xxxxxxx på Delphi antingen per telefon eller, på begäran, vid ett fysiskt möte.

Xxxxxxx Xxxxxxx Delphi Advokatbyrå

Adress: Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxxxx, Xxxxxxx

Telefonnummer: x00 000 00 00 00

Muntliga rapporter kommer att dokumenteras genom antingen en inspelning, en utskrift av en inspelning, i ett protokoll eller på annat lämpligt sätt. Rapporteringen kommer endast att registreras om den anmälande personen samtycker till det. Den anmälande personen kommer vidare att ges möjlighet att kontrollera, korrigera och godkänna eventuella utskrifter eller protokoll.

6 ANONYMITET

6.1 En visselblåsare som vill lämna en rapport genom systemet kan göra detta anonymt genom alternativ 1 (skriftlig rapport).

6.2 Forenede Service uppmuntrar visselblåsaren att ange sitt namn när han eller hon skickar in en skriftlig rapport så att ärendehandläggaren kan ställa klargörande frågor och därefter ge feedback kring utredningens fortsatta förlopp. Anonym kommunikation mellan Plesner och en visselblåsare är dock möjlig om visselblåsaren väljer att vara anonym (se avsnitt 6.3 och 6.4).

6.3 Om visselblåsaren väljer att lämna en anonym rapport, rekommenderas – för att garantera fullständig anonymitet – det att visselblåsaren använder en privat dator eller till exempel en dator som finns på ett offentligt bibliotek.

6.4 För att säkerställa visselblåsarens anonymitet gentemot Forenede Service är det också möjligt – med hjälp av en kommunikationsmodul i rapporteringskanalen – att ge Plesner ytterligare information om det rapporterade ärendet, vilken Plesner sedan kommer att vidarebefordra till ärendehandläggarna.

Det är således möjligt att med hjälp av kommunikationsmodulen i systemet tillhandahålla ytterligare information och förbli anonym. I samband med rapporteringen genereras en engångskod som, för att skydda anonymiteten, inte kan återskapas. Därför är det viktigt att visselblåsaren sparar koden och kommer ihåg att logga in i kommunikationsmodulen för att kommunicera med visselblåsarenheten.

6.5 Kommunikationsmodulen kan nås via ovannämnda länk i systemet för att logga in i kommunikationsmodulen. Det är viktigt att visselblåsaren regelbundet öppnar kommunikationsmodulen för att kontrollera om Plesner har ställt några ytterligare frågor. Xxxxxxx kan inte komma i kontakt med visselblåsaren på något annat sätt, till exempel för att informera visselblåsaren om att ytterligare frågor osv. har uppkommit.

7 INFORMATION TILL VISSELBLÅSAREN

7.1 Visselblåsaren kommer att motta:

- ett mottagningsbevis av en skriftlig rapport inom tre (3) dagar efter mottagandet och en muntlig rapport inom (7) dagar efter beviset; och

- återkoppling snarast möjligt och i princip inom tre (3) månader från att mottagandet av rapporten har bekräftats.

7.2 “Återkoppling” innebär ett meddelande om de åtgärder som Forenede Service vidtagit för att bedöma om de påståenden som framförts i rapporten är korrekta och, i förekommande fall, för att motverka den rapporterade överträdelsen. Den återkoppling som visselblåsarenheten lämnar måste alltid följa reglerna i dataskyddslagstiftningen, vilket kan medföra begränsningar i fråga om innehållet i återkopplingen till visselblåsaren.

7.3 Beroende på omständigheterna kan en förlängning av tidsfristen för återkoppling krävas, vid behov som uppstår på grund av de särskilda omständigheterna i ärendet, särskilt rapportens art och komplexitet, vilket kan kräva en förlängd utredning. Om så är fallet, måste visselblåsaren underrättas om detta.

8 INFORMATION TILL DEN RAPPORTERADE PERSONEN

8.1 Efter det att en förundersökning har ägt rum och alla relevanta bevis har säkrats, kommer den rapporterade personen till exempel att informeras om:

- identiteten på den eller de ärendehandläggare som ansvarar för utredningen av rapporten, och

- frågorna i rapporten.

8.2 Hänvisning görs också till Forenede Service sekretesspolicy för visselblåsarsystemet, vilken kan hittas under xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/, eller sist i denna policy, vilken innehåller ytterligare information om behandlingen av personuppgifter och den registrerades rättigheter.

9 SKYDD AV VISSELBLÅSAREN

9.1 Enligt visselblåsarlagen skyddas visselblåsare mot vedergällning när de lämnar en rapport via systemet. Sådant skydd gäller endast om följande villkor är uppfyllda:

- Den person som lämnar rapporten uppfyller villkoren för att betraktas som visselblåsare (se avsnitt 2).

- Visselblåsaren hade rimliga skäl att tro att den rapporterade informationen var korrekt vid tidpunkten för rapporteringen.

- Den rapporterade informationen omfattas av tillämpningsområdet för visselblåsarlagen (se avsnitt 3.4).

9.2 “Vedergällning” innebär ogynnsam behandling eller ogynnsamma konsekvenser som en reaktion på en

rapport. Detta kan inkludera avstängning, uppsägning, degradering eller motsvarande åtgärder.

9.3 Utöver det skydd mot repressalier som följer av Visselblåsarlagen finns även rätt till informationsfrihet och förvärvsfrihet enligt tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen. Det innebär att det är möjligt för en anställd (med vissa undantag), inom såväl privat som offentlig sektor, att lämna i övrigt sekretessbelagda uppgifter för publicering till de massmedier som omfattas av tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen. För arbetstagare vars arbetsgivare omfattas av Visselblåsarlagen i vissa enskilda verksamheter eller offentlighets- och sekretesslagen finns även ett förbud mot efterforskning och repressalier. Efterforskningsförbudet innebär att arbetsgivaren inte får utreda vem som har lämnat uppgifter till pressen med stöd av meddelarfriheten och förbudet mot repressalier innebär att arbetsgivaren förbjuds att straffa arbetstagare som utnyttjat sin informations-/förvärvsfrihet. För anställda vars arbetsgivare omfattas av lagen om meddelarskydd i vissa enskilda verksamheter eller offentlighets- och sekretesslagen finns även efterforskningsförbud och repressalier.

9.4 Om visselblåsaren skickar in en rapport i ond tro och är fullt medveten om att den rapporterade informationen inte är korrekt, skyddas visselblåsaren inte mot vedergällning. Beroende på omständigheterna kan det utgöra ett brott, och visselblåsaren kan också bli skadeståndsskyldig om han eller hon avsiktligt har lämnat falska rapporter. Om visselblåsaren är anställd av Forenede Service, kan det också få anställningsrelaterade konsekvenser, bland annat i form av uppsägning av visselblåsaren.

9.5 Utöver den persongrupp som nämns i avsnitt 2.1, gäller det skydd som beskrivs i detta avsnitt 9 även följande personer eller enheter:

1) Förmedlare

2) Tredje parter som har anknytning till visselblåsaren och riskerar att bli föremål för vedergällning i ett arbetsrelaterat sammanhang (till exempel en kollega).

3) Företag och myndigheter som visselblåsaren äger eller arbetar för eller på annat sätt har anknytning till i ett arbetsrelaterat sammanhang (t.ex. ett företag som ägs av visselblåsaren).

9.6 Information om visselblåsarens identitet eller annan information som direkt eller indirekt kan avslöja visselblåsarens identitet kommer endast att lämnas ut till andra personer än visselblåsaren efter att ha erhållit uttryckligt medgivande från visselblåsaren.

9.7 Information om visselblåsarens identitet får dock utlämnas utan medgivande till andra offentliga myndigheter om detta är nödvändigt för att förebygga brott (t.ex. en brottslig handling som ännu inte har begåtts) eller för att skydda de berörda personernas rätt till försvar. Om visselblåsarens identitet utlämnas utan medgivande, kommer visselblåsaren att informeras om detta och få ta del av skälen till utlämnandet, såvida inte sådan information skulle äventyra de relaterade utredningarna eller juridiska processer.

9.8 Visselblåsarens identitet kan också avslöjas i samband med juridiska processer i samband med det rapporterade ärendet.

9.9 Annan information från rapporten, dvs. information som inte avslöjar visselblåsarens identitet, kommer endast att lämnas ut till personer utanför visselblåsarenheten som en del av en uppföljning av rapporten eller för att förhindra ett eventuellt brott i samband med de områden som beskrivs i avsnitt 3.4.

10 SKYDD AV DEN BERÖRDA PERSONEN

10.1 Den berörda personen, dvs. den person som berörs av rapporten, har rätt till skydd av sin identitet under utredningen och har rätt till ett effektivt försvar.

10.2 Forenede Service kommer vidare att respektera den berörda personens rättigheter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen, se Forenede Service sekretesspolicy för visselblåsarsystemet. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/ eller sist i denna policy.

11 EXTERNA VISSELBLÅSARSYSTEM

11.1 En visselblåsare som avser att lämna en rapport enligt systemet kan i stället välja att skicka in rapporten genom lämpligt externt visselblåsarsystem som utsetts av den svenska regeringen (se xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx- 2021949-om- skydd-for-personer-som_sfs-2021-949) – till exempel om visselblåsaren fruktar vedergällning.

11.2 Det betonas att visselblåsaren fritt kan välja att lämna en rapport genom systemet eller genom det externa visselblåsarsystemet.

12 DATASÄKERHET OCH DATALAGRING

12.1 Rapporter lagras så länge som det är nödvändigt och proportionerligt för att uppfylla kraven i svensk lag.

12.2 Forenede Service, Delphi och Plesner kommer att behandla all information som rapporteras via systemet, inklusive information om personer som rapporteras genom systemet, i enlighet med gällande lagstiftning, oavsett tidpunkt.

12.3 Alla rapporter kommer att lagras på rätt sätt, och det kommer endast att vara möjligt för relevanta personer inom visselblåsarenheten att få tillgång till informationen.

12.4 En rapport som inte omfattas av systemet kommer omedelbart att vidarebefordras till Forenede Service Head of People & Culture och avslutas inom systemet.

12.5 I princip kommer rapporter att raderas från systemet 45 dagar efter det att Forenede Service har slutfört behandlingen, såvida inte Forenede Service har legitima skäl att fortsätta lagringen, t.ex. om det krävs enligt annan lagstiftning, eller om det finns anledning att tro att rapporten kan bekräftas av efterföljande rapporter kring samma fråga.

12.6 Om ärendet rapporteras till polisen eller någon annan myndighet, kommer rapporten att avslutas inom systemet omedelbart efter det att ärendet har avslutats av myndigheterna i fråga.

12.7 Om – på grundval av de insamlade uppgifterna – en disciplinär påföljd genomförs mot den rapporterade personen, eller om det finns andra skäl som motiverar och kräver fortsatt lagring av uppgifterna om den berörda personen, om en anställd är inblandad, kommer sådana uppgifter att lagras i den anställdes personalakt.

12.8 I annat fall lagras informationen i enlighet med Forenede Service raderingspolicy.

13 FRÅGOR

13.1 Om du har några frågor angående denna visselblåsarpolicy, är du välkommen att kontakta Forenede Service Head of People & Culture.

14 UPPDATERINGAR

Visselblåsarpolicyn har uppdaterats på följande datum eller tidigare: 1 december 2023.

SEKRETESSPOLICY FÖR VISSELBLÅSARSYSTEM

FORENEDE SERVICE AB

Denna sekretesspolicy förklarar hur Forenede Service AB (”Forenede Service”, ”vi” eller ”oss”) behandlar personuppgifter i samband med rapporter inom Forenede Service visselblåsarsystem.

Nedan följer en beskrivning av personuppgiftsbehandlingen som äger rum och de rättigheter du har om du rapporteras via visselblåsarsystemet, samt dina rättigheter om du använder visselblåsarsystemet för att rapportera en annan person.

Hänvisning görs också till Forenede Service visselblåsarpolicy, som innehåller information om vem som kan lämna rapporter och vem som kan rapporteras.

Denna policy gäller endast hantering och undersökning av rapporter som skickas in via visselblåsarsystemet. Därför måste denna policy – i förhållande till anställda – ses i samband med Forenede Service övriga relevanta policyer och förfaranden.

15 PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Den juridiska person som ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter är: Förenade Service AB

Xxx.xx. 556555-5272

Xxxxxxxxxxxxxx 00

212 39 Malmö

16 BESKRIVNING AV BEHANDLINGEN

Nedan följer en beskrivning av hur Forenede Service kommer att behandla information om den person som rapporteras (den ”Rapporterade personen”) samt den person som lämnar rapporten (”Visselblåsaren”) i samband med rapporter inom Forenede Service visselblåsarsystem enligt Forenede Service visselblåsarpolicy.

Syfte	Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund för behandlingen	Mottagare	Datalagring
#1 Hantering och utredning av rapporter inom ramen för Forenede Service visselblåsarsystem gällande: • Den rapporterade personen	Vi kan behandla följande personuppgiftskategorier om dig: Vanliga personuppgifter: • Namn, e-postadress, telefonnummer, • Övriga upplysningar som ingår i rapporten.	Vi behandlar dina personuppgifter på följande grunder: • GDPR, artikel 6.1.f.f: Nödvändigt för de legitima intressen som eftersträvas av Forenede Service eller en tredje part, utom när sådana intressen åsidosätts av den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter som kräver skydd av personuppgifter. Forenede Service legitima intresse är att göra det möjligt för Forenede Service att behandla rapporter som mottagits inom Forenede Service visselblåsarsystem. • GDPR, artikel 9.2.f: Behandlingen är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. • Information om brott eller eventuella brott behandlas på grundval av avsnitt 5.1 i förordning (2018:219) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk).	Vi kan dela dina personuppgifter med: • Advokatbyrån Plesner samt Delphi • Forenede Service AB • IT-leverantörer • Externa rådgivare • Polisen • Offentliga myndigheter, t.ex. Finansinspektionen, Dataskyddsverket eller relevanta skattemyndigheter.	Vi behåller personuppgifter så länge det är nödvändigt för de angivna ändamålen. • Uppgifterna lagras så länge som undersökningen pågår. Lagringsperioden beror på resultatet av undersökningen. • Rapporter som lämnas via systemet raderas i princip efter 45 dagar, såvida inte Forenede Service har legitima skäl för fortsatt lagring. • Rapporter som inte omfattas av systemet, men som inte verkar vara ogrundade, kommer att vidarebefordras till relevant Head of People & Culture där de kommer att behandlas i enlighet med Forenede Service relevanta policyer och förfaranden. • Rapporter som visar sig vara ogrundade kommer omedelbart att avslutas inom systemet och raderas inom 45 dagar efter det att de har beslutats vara ogrundade. • Om en rapport överlämnas till polisen eller någon annan offentlig myndighet, kommer uppgifterna att lagras åtminstone så länge som utredningen pågår hos polisen/den offentliga myndigheten. • I annat fall kommer uppgifterna sparas i enlighet med Forenede Service raderingspolicy.
Källor
Vi kan samla in information från följande källor: • Advokatbyrån Plesner samt Delphi • Anställda på Forenede Service. • Egenföretagare. • Intressenter och ledamöter i styrelsen, ledningen eller liknande ledningsorgan inom verksamheten. • Volontärer. • Betalda och/eller obetalda praktikanter. • Personer som arbetar under övervakning och ledning av avtalsparter, leverantörer och underleverantörer. • Personer som rapporterar information som de har fått tillgång till genom en arbetsrelaterad relation som har upphört sedan dess. • Personer i arbetsrelaterade relationer som ännu inte har inletts, som rapporterar information om överträdelser som de har fått tillgång till under rekryteringsprocessen eller andra förhandlingar före avtal har ingåtts. • Alla andra personer som lämnar rapporter via systemet.					Känslig information, inklusive information om sexuella frågor, kan ingå i behandlingen. Information om brott eller eventuella brott kan också ingå i behandlingen.

Syfte	Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund för behandlingen	Mottagare	Datalagring
#2 Hantering och utredning av rapporter inom ramen för Forenede Service visselblåsarsystem gällande: • Visselblåsaren Om det finns misstanke om att rapporten är avsiktligt falsk, omfattar detta syfte också undersökning av visselblåsaren.	Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig, förutsatt att din rapport inte är anonym: Vanliga personuppgifter: • Namn, e-postadress, telefonnummer, • Innehållet i din rapport.	Vi behandlar dina personuppgifter enligt beskrivningen ovan på följande grunder: • GDPR, artikel 6.1.f: Nödvändigt för de legitima intressen som eftersträvas av Forenede Service eller en tredje part, utom när sådana intressen åsidosätts av den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter som kräver skydd av personuppgifter. Forenede Service legitima intresse är att göra det möjligt för Forenede Service att behandla rapporter som mottagits inom Forenede Service visselblåsarsystem. • GDPR, artikel 9.2.f: Behandlingen är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. • Information om brott eller eventuella brott behandlas på grundval av avsnitt 5.1 i förordning (2018:219) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk). -	Vi kan dela dina personuppgifter med: • Advokatbyrån Plesner samt Delphi. • Forenede Service AB. • IT-leverantörer • Externa rådgivare • Polisen • Offentliga myndigheter, t.ex. Finansinspektionen, Dataskyddsverket eller relevanta skattemyndigheter.	Vi behåller personuppgifter så länge det är nödvändigt för de angivna ändamålen. • Uppgifterna lagras så länge som undersökningen pågår. Lagringsperioden beror på resultatet av undersökningen. • Rapporter som lämnas via systemet raderas i princip efter 45 dagar, såvida inte Forenede Service har legitima skäl för fortsatt lagring. • Rapporter som inte omfattas av systemet, men som inte verkar vara ogrundade, kommer att vidarebefordras till relevant Head of People & Culture där de kommer att behandlas i enlighet med Forenede Service relevanta policyer och förfaranden. • Rapporter som visar sig vara ogrundade kommer omedelbart att avslutas inom systemet och raderas inom 45 dagar efter det att de har beslutats vara ogrundade. • Om en rapport överlämnas till polisen eller någon annan offentlig myndighet, kommer uppgifterna att lagras åtminstone så länge som utredningen pågår hos polisen/den offentliga myndigheten. • I annat fall kommer uppgifterna lagras i enlighet med Forenede Service raderingspolicy.
Källor
	Som regel kommer ingen känslig information om dig att behandlas som en del av hanteringen av rapporten – om du inte själv väljer att uppge sådan information. Uppgifter om brott eller eventuella brott får dock ingå i behandlingen om det finns misstankar om att den inlämnade rapporten är avsiktligt falsk.
Vi kan samla in information från följande källor: • Advokatbyrån Plesner samt Delphi • Dig

17 INFORMATION TILL DEN RAPPORTERADE PERSONEN OCH RÄTTELSE

Om du är föremål för en rapport som skickas in via visselblåsarsystemet, kommer du att meddelas så snart som möjligt efter det att en första utredning har ägt rum och alla relevanta bevis är säkrade. I detta sammanhang får du information om:

- Identiteten på den eller de personer som är ansvarig eller ansvariga för utredningen av rapporten

- En beskrivning av rapportens innehåll

Som nämns nedan i avsnittet om dina allmänna rättigheter, har du rätt att få tillgång till den rapport som skickats in om dig. Din rätt att få tillgång till rapporten kan dock begränsas i enlighet med svensk lag.

Du har också rätt att begära rättelse av informationen i rapporten om du anser att denna är falsk, vilseledande eller ofullständig. Om din begäran i detta avseende inte kan uppfyllas, kommer informationen att kompletteras med dina kommentarer.

18 KONSEKVENSER AV BEHANDLINGEN

Rapporter och utredningar av rapporter inom visselblåsarsystemet kan få betydande konsekvenser för den person som rapporteras, eftersom rapporterna rör överträdelser eller misstänkta överträdelser av lagen, vilket beskrivs närmare i de separata riktlinjerna för systemet.

På samma sätt kan en rapport inom visselblåsarsystemet få betydande konsekvenser för den person som har lämnat rapporten om det gäller en avsiktligt falsk rapport. Sådana fall kan få straffrättsliga konsekvenser.

19 ÖVERFÖRINGAR TILL LÄNDER UTANFÖR EU/EES

Dina personuppgifter kommer inte att överföras till länder utanför EU/EES.

20 DINA ALLMÄNNA RÄTTIGHETER

Du har följande rättigheter:

• Du har rätt att begära tillgång till och rättelse eller radering av dina personuppgifter.

• Du har också rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dina personuppgifter.

• Du kan alltid lämna in ett klagomål till en dataskyddsmyndighet, t.ex. Dataskyddsverket.

Du har dessutom rätt att bestrida vår behandling av dina personuppgifter i följande fall:

• Om vår behandling av dina personuppgifter baseras på GDPR, artikel 6.1 (e) (allmänintresse eller myndighetsutövande) eller artikel 6.1 (f) (intresseavvägning), se ovan under rättslig grund för behandlingen, har du, när som helst, rätt att bestrida sådan behandling av skäl som rör din särskilda situation.

Det kan finnas villkor eller begränsningar av dessa rättigheter, t.ex. om du inte har rätt till radering av dina personuppgifter i ett specifikt fall – detta beror på de specifika omständigheterna kring behandlingen.

Du kan utnyttja dina rättigheter genom att kontakta Head of People & Culture, Xxxxxx Xxxx, (XXXX@xxxxxxxx-xxxxxxx.xx).

21 IT-POLICY

För anställda på Forenede Service hänvisas till personalmanual/IT-policy som innehåller information om Forenede Services IT- och e-postpolicy.

22 FRÅGOR

Om du har några frågor angående denna policy, är du välkommen att kontakta Forenede Service Head of People & Culture

Uppdaterad: 1 december 2021