Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt
Allmänna villkor för konferenser och övriga arrangemang
Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt
överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.
1. Definitioner m. m.
En konferens/arrangemang är när lokaler tillhandahålles med eller utan logi och/eller förtäring för konferens, eller vid grupp- & festvåningsbeställning. Beställare är den person, juridisk eller fysisk, som är betalningsskyldig för konferensen. Med företag avses den anläggning som levererar konferensen. En beställnings
värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, jämte priset för särskilt beställda tjänster.
2. Beställning
Beställning kan ske muntligen eller skriftligen. Företaget skall skriftligen eller via elektronisk post bekräfta mottagandet av en beställning, för att denna skall kunna åberopas av beställaren eller företaget. I bekräftelsen bör noga anges priset och vad som beställts, t ex lokaler, möblering, utrustning; antal deltagare, måltider och förfriskningar, hotellrum, eventuella transporter, specialutrustning, särskilda önskemål, tid för tillträde till lokaler, garderobsservice m.m.
Senast 2 veckor före konferensens början skall beställaren lämna företaget slutlig uppgift om antalet deltagare samt erforderliga hotell- och konferensutrymmen. Samtidigt skall beställaren lämna ett konferensprogram och uppgifter om den konferensutrustning som behövs.
Programmet skall även innefatta tider för måltidsraster. Vid konferens med logi skall beställaren också lämna företaget namnlista över deltagarna med önskemål om rumsfördelning.
3. Särskilda önskemål vid beställning Har beställaren särskilda önskemål eller anpassning av inredning till kunder med
funktionshinder, bör dessa framföras redan vid beställningstillfället.
4. Värdefull egendom
Om beställaren under konferensen önskar medföra egendom av högt värde och förvara denna i företagets förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, bör beställaren upplysa företaget om detta. Vid stöld eller dylikt är företaget ersättningsskyldigt för fulla värdet av egendomen endast i det fall företaget, genom skriftlig bekräftelse, har åtagit sig att ansvara för egendomen.
5. Avbeställning
Företaget skall skriftligen eller via elektronisk post bekräfta mottagandet av en avbeställning, för att denna skall kunna åberopas av beställaren eller företaget.
Vid avbeställning senare än fyra veckor före konferensens början skall beställaren ersätta företaget med 75% av värdet på beställningen.
Vid avbeställning senare än två veckor före konferensens början skall beställaren ersätta företaget med 100% av värdet på beställningen.
För konferenser som ej kombineras med logi, d v s dagkonferenser, gäller dock att avbeställning av högst 10% av beställda deltagarantalet kan ske fram till kl. 11.00 tre arbetsdagar före konferensens början, utan att någon avgift uttas för avbeställt antal.
Ersättningsskyldigheten vid avbeställning skall jämkas i den mån företaget kunnat sälja det som avbeställts till annan beställare. Om företaget drabbas av särskilda kostnader, utöver
själva värdet av beställningen, till följd av en avbeställning, skall dessa ersättas till fullo av beställaren. Detta gäller endast om avbeställningen skett senare än fyra veckor före konferensens början, såvida inte annat avtalats mellan parterna.
6. Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader.
Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av företaget. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta ej nedsättning av priset.
Betalning skall erläggas enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid senast 10 dagar från xxxxxxxxxxxx.xx betalningsfristen överskrids har företaget rätt att debitera dröjsmålsränta med gällande diskonto +8 % från förfallodagen.
7. Förskott
Företaget kan begära förskottsbetalning. Erläggs ej förskottsbetalning inom avtalad tid är beställningen inte bindande för företaget.
Vid avbeställning skall avräkning från förskottet ske med belopp som beställaren eventuellt skall erlägga p g a sen avbeställning. Återstår därefter något belopp av förskottsbetalningen skall detta belopp, med avdrag för bankkostnader eller motsvarande, återbetalas inom sju dagar från avbeställningen. Skulle tvist om beställarens ersättningsskyldighet uppkomma, har företaget rätt att innehålla förskottsbetalningen upp till omtvistat belopp till dess Ansvarsnämnden avgjort tvistefrågan.
8. Reservation för prisändringar
a) Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är företaget berättigat att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen. Företaget skall omgående informera beställaren om pristillägget.
b) Om företaget vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som angivits ovan, skall företaget vid bokningstillfället tydligt ange att prisförändringar kan komma att ske.
9. Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför företagets kontroll berättigar företaget att häva avtalet
utan skyldighet att utge skadestånd.
10. Ansvar för egendom/vållande av skada Företaget har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i konferenslokaler. Skulle det emellertid visa sig att företaget eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit, ansvarar företaget för den förkomna egendomen.
Företaget ansvarar också för egendom som förvaras i företagets låsta
förvaringsutrymmen, såvida inte egendomen är av särskilt högt värde. (Se ovan under punkt 3, andra stycket.)
Annan skada som vållas beställaren genom försummelse från företagets sida skall ersättas. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller konferensdeltagarna genom försummelse vållar företaget.
11. Tvister
För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser, står Visitas Ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att efterfölja Ansvarsnämndens beslut.