Bilaga 7:1 Förslag att omförhandla depositionsavtal
Bilaga 7:1 Förslag att omförhandla depositionsavtal
Förslag
Styrelsen framlägger till föreningens årsmöte 20 mars 2018 förslag till ny ordalydelse och omförhandling av depositionsavtal, vilket som reglerar ansvaret för personskydd i enlighet med ny dataskyddsförordning och dataskyddslag. Avtalet ska innehålla:
1. Ett klargörande om deponenten som personuppgiftsansvarig enligt gällande lag.
2. Deponentens klargörande över om samtycke till vidare användning av personuppgift inhämtats från registrerade samt för vilka ändamål.
3. Xxxxx att delegera uppdraget som personuppgiftsbiträde till Folkrörelsearkivet.
4. Valet att införa tillståndsgivning från deponenten / personuppgiftsansvarig innan utlämnande, jämte angivande av tidsgräns av dokumentens ålder för generellt krav på tillståndsgivning.
5. Uppgift om alternativet donation – och klargörandet att dataskyddet vid donation även omfattar hinder för utlämnande av personuppgifter till den förening som donerat.
6. Uppgiften att övergången från deposition till föreningen Folkrörelsearkivets ägande av arkivhandlingar innebär att också personuppgiftsansvaret övergår till Folkrörelsearkivet. Övergång till arkivets ägande sker normalt när en deponerande förening upphör eller vid en deponerande persons frånfälle (§ 12, Folkrörelsearkivets stadgar)
Bakgrund
Dataskyddsförordningen och dataskyddslagen, vilka träder i kraft 25 maj 2018, innebär på flera punkter ett skärpt skydd för personuppgiftsregistrerade och ökade skyldigheter för dem som registrerar, jämfört med den nu gällande personuppgiftslagen. Lagen kommer även att omfatta så kallat ostrukturerat material (t.ex. personuppgifter som förekommer i protokollstext) och blir tydligare i att även omfatta personuppgiftsdata som inte är automatiserat (d.v.s. även text på papper kan omfattas). Liksom tidigare krävs samtycke från den registrerade för inhämtande av uppgifter och för användning av dem i annat syfte än för det för vilken de en gång insamlats.
Sanktionsmöjligheterna gentemot persondataansvarig vidgas och den persondataansvarige blir skyldig att rapportera in dataskyddsincidenter. I förordningen införs ett rättsligt skäl att bevara och vidareanvända persondata för Arkivändamål av allmänt intresse, vilket förbehålls arkivinstitutioner. För ett enskilt arkiv som Folkrörelsearkivet kommer sannolikt ett krav på ackreditering från en myndighet (det är Riksarkivet som föreslås). För en sådan ackreditering kommer särskilda kvalitetskrav på institutionen att ställas med syfte att säkerställa ett betryggande dataskydd. De har ännu inte formulerats, men det förslag på Code of conduct från European Archival Group som skickades ut från Riksarkivet sommaren 2017, kan antas utgöra en grund för att utforma ett sådant regelsystem (se bilaga 6.4-5).
Bilaga 6.2 Förslag till tillämpning av Personuppgiftslagen (PuL) på Folkrörelsearkivets deponerade och donerade handlingar, från och med 1 januari 2018
Förslag
Styrelsen beslutar att:
Utöver att följa gällande avtal om tillståndsgivning vid utlämnande av handlingar från vissa arkiv, tillämpar Folkrörelsearkivet från och med den 1 januari 2018 generellt en gräns på minst 20 år efter handlingarnas uppkomst, för utlämnande av så kallade strukturerade handlingar (medlemsmatriklar, liknande personförteckningar) där det förekommer personuppgifter. Dessutom tillämpas en gräns på högst 100 år för strukturerade handlingar där det bedöms förekomma känsliga personuppgifter, lägre om de personer som förekommer med stor säkerhet kan bedömas inte längre vara i livet.
Känsliga personuppgifter är bland annat uppgifter som bland annat kan avslöja personers politiska fackliga och religiösa tillhörighet, hälsotillstånd eller sexuella läggning. I flera fall måste
medlemskap i vissa föreningar bedömas som tillräcklig grund för att anse personuppgiften som känslig.
Endast i undantagsfall kan Folkrörelsearkivets personal åta sig att förhandsgranska och avmaska innehållet i en handling för att sedan kunna lämna ut materialet.
Ett alternativ som diskuterats i personalgruppen är att forskare får underteckna en försäkran att inte använda personuppgifter på ett sätt som strider mot personuppgiftslagen.
Bakgrund
Avsikten med att redan nu skärpa reglerna för utlämnande är att förekomma en situation där personuppgifter från Folkrörelsearkivet kan missbrukas i vad som är en allt vanligare form av ”uthängning” som ett politiskt vapen på sociala medier. Endast ett mindre antal föreningar som deponerat sitt material på Folkrörelsearkivet utnyttjar möjligheten till tillståndsgivning. Det är inte heller givet att föreningar utnyttjar sin möjlighet till tillståndsgivning till skydd för den registrerade. Den nya tillämpningen utgår från att Personuppgiftslagen även kan innefatta strukturerar icke- automatiserat material (PuL § 5) och det faller inom ramen för lagens syfte att skydda personlig integritet (PuL § 1).
Xxxxx Xxxxxxxx Uppsala 2017-11-13