ANVÄNDARVILLKOR FORTNOX FÖRETAGSBREVLÅDA
ANVÄNDARVILLKOR FORTNOX FÖRETAGSBREVLÅDA
1. Parter
Detta avtal har ingåtts mellan Fortnox Aktiebolag 556469-6291 (”Fortnox”) i egenskap av s k brevlådeoperatör, och Xxxxxx som brevlådeinnehavare. Avtalet ingås genom att företag online registrerar sig för Tjänsten hos Fortnox.
2. Villkor
Utöver nedanstående villkor gäller Fortnox vid var tid gällande allmänna villkor vilka finns tillgängliga på (xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/xxxxx-xxx- villkor/tjansteavtal), (”Allmänna villkor”)
Tjänsten tillhandahålls inom ramen för de av Myndigheten för digital förvaltning (”DIGG”) vid var tid gällande villkor (xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxx-xxxx- for-dig-som-offentlig-aktor/xxxxxxxx-xxxxxxx) (”DIGG-villkoren”). Vid ändring av DIGG- villkoren förbehåller sig Fortnox att vid behov justera dessa användarvillkor. Fortnox kan i övrigt ändra användarvillkoren på det sätt som anges i de Allmänna villkoren, punkten 20.
3. Definitioner
För detta avtal gäller de definitioner som anges i den löpande texten, samt följande definitioner;
Med ”Kunden” avses det företag som registrerat sig för Tjänsten. För närvarande kan inte alla juridiska personer ansluta sig till Tjänsten t ex ideella föreningar.
Med ”Avsändare” avses Myndighet, kommun, region som är ansluten till Mina meddelande eller företag som annars är ansluten till Fortnox tjänst.
Med ”Tjänsten” avses den digitala brevlåda – benämnd Företagsbrevlådan - som tillhandahålls av Fortnox enligt dessa användarvillkor.
Med ”FaR” avses Förmedlingsregistret ett centralt register där bland annat brevlådeoperatör och brevlådeinnehavare är registrerade eller annat liknande centralt register som registrerar vilken brevlådeoperatör brevlådeinnehavare är ansluten till och som Fortnox hämtar uppgifter ifrån.
4. Beskrivning av Tjänsten
4.1 Anslutna Avsändare och avregistrering av Avsändare
Tjänsten är en digital brevlåda där Xxxxxx kan ta emot digitala försändelser t ex fakturor från de företag, kommuner eller myndigheter som är anslutna till Fortnox tjänst (”Avsändare”). Fortnox meddelar fortlöpande Avsändare att Kunden tar emot digitala försändelser i sin Företagsbrevlåda hos Fortnox. Kunden kan i Tjänsten välja om denne inte vill ta emot elektroniska meddelande från viss eller vissa Avsändare. Vid sådan
avregistreringen (Avsändare ”nixas” i FaR) kommer det ta viss tid innan digitala försändelser åter kan mottas från avregistrerade Avsändare efter de återregistrerats.
4.2 Företagsbrevlådans relation till andra tjänster
Kunden har möjlighet att inom ramen för Tjänsten integrera denna med vissa andra av Fortnox, eller tredjepart tillhandhållna tjänster. Det kan t ex avse funktionen att ”spara till bokföring”. Genom integration kan digitala försändelser överföras till sådan annan tjänst i den mån säkerhetsklassning från Avsändare inte begränsar sådan förmedling.
4.3 Gallring och sortering
Fortnox kommer kategorisera inkomna försändelser för att på sikt kunna erbjuda möjlighet för Kunden att lättare sortera sina försändelser, och även sätta förval hur dessa ska hanteras t ex sparas för bokföring, eller raderas med automatik.
4.4 Fortnox kommunikation med Kunden
Meddelande från Fortnox till Kunden kan antingen skickas som e-post, eller genom försändelse som skickas till Xxxxxxx digitala brevlåda.
4.5 När försändelse anses mottagen
Digitala försändelser anses mottagen den dagen försändelsen tillgängliggjorts i den digitala brevlådan av Fortnox. När detta sker kommer Xxxxxx få meddelande från Fortnox via e-post att det finns en eller flera nya försändelser i den digitala brevlådan.
4.6 Lagring
Mottagna digitala försändelser i Företagsbrevlådan kommer lagras i Tjänsten under hela avtalstiden. Användaren ansvar ensamt för vilka dokument som ska raderas. Dokument som raderas kan inte därefter återskapas. Fortnox har inte tillgång till enskilda dokument som förvaras i Tjänsten.
När avtalet upphör kommer samtliga försändelser att bli otillgängliga. Kunden kan dock välja att köpa separat abonnemang på arkivtjänst hos Fortnox där mottagna dokument sparas under den tid arkivabonnemanget löper.
4.7 Tekniska format
Fortnox kan för närvarande ta emot digitala försändelser i följande format; PDF, JPEG, och PNG. Digitala försändelser i fler format kommer att stödjas i Tjänsten, vilket kommer anges i länken vid punkten 4.8 när sådan uppdatering av Tjänsten sker.
4.8 Övrig funktion
En mer detaljerad beskrivning av tillgänglig funktionalitet och handhavande finns tillgänglig på (xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx).
5. Information om personuppgiftsbehandling mm
Fortnox är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter för hantering av Er som Kund, inloggning på Tjänsten samt för behörighetskontroller. På följande länk (xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/xxxxx-xxx- villkor/integritetsmeddelande) anges hur Fortnox behandlar personuppgifter.
Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som lagras i Tjänsten. Fortnox är Kundens personuppgiftsbiträde för denna behandling enligt villkoren för personuppgifts- biträdesavtalet som återfinns vid följande länk (xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx- fortnox/integritet-och-sakerhet/avtal-och-villkor/tjansteavtal ) och anges som Bilaga 1 till de Allmänna villkoren.
6. Inloggningsuppgifter ska förvaras säkert
Inloggningsuppgifter, t ex lösenord, och koder, ska förvaras på ett säkert sätt för att inte obehörig ska få tillgång till Företagsbrevlådan och de försändelser som lagras där, vilket även regleras i de Allmänna villkoren punkt 7.
7. Pris och betalning
Pris för Tjänsten anges i Fortnox vid var tid gällande prislista. Nuvarande prislista återfinns på följande länk (xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx). Betalningsvillkor framgår av de Allmänna villkoren.
8. Avtalstid
Detta avtal gäller tills vidare från den tidpunkten efter Kunden registrerat sig för Tjänsten, och Fortnox tillgängliggjort densamma. Avtalet kan sägas upp omgående och upphör efter det Kunden avregistrerats i FaR som innehavare av Företagsbrevlådan hos Fortnox.