PERSONUPPGIFTSPOLICY
1. Inledning
Bostadsrättsföreningen Pepparkaksstaden i Partille, xxx.xx 769611-9028 (nedan benämnd Föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Du hittar våra kontaktuppgifter i slutet av denna personuppgiftspolicy. Vi respekterar din integritet och värnar om att skydda dina personuppgifter. Denna personuppgiftspolicy beskriver bl.a. för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, med vem vi delar dem, och vilka rättigheter du har i förhållande till dina personuppgifter.
2. Personuppgiftspolicyns omfattning
Denna personuppgiftspolicy omfattar Föreningens behandling av personuppgifter i samband med att avtal och/eller medlemskap ingås, under avtals- och medlemstiden och efter att avtalet och/eller medlemskapet upphört att gälla. Med personuppgifter avses all information som direkt eller indirekt kan relateras till en fysisk person. Med behandling avses all hantering av personuppgifter, ex. insamling, registrering, lagring, överföring, radering etc.
3. Vilka kategorier av personuppgifter behandlar vi, för vilket ändamål och på vilken rättslig grund baserar vi vår behandling av personuppgifterna?
Föreningen behandlar personuppgifter för de ändamål som anges i tabellerna nedan. För varje ändamål måste vi basera vår behandling på en rättslig grund. En rättslig grund kan t.ex vara (i) ditt samtycke/förpliktelse till den specifika behandlingen; (ii) att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal där du är avtalspart, eller (iii) genom intresse- avvägning där Föreningen eller en tredje part har ett berättigat intresse som väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte ska behandlas. I tabellerna nedan framgår den rättsliga grund som Föreningen baserar sin behandling på för respektive ändamål samt under hur lång tid vi kommer att behålla dina personuppgifter.
4. Föreningens verksamhet
Föreningen har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att i Föreningens hus upplåta bostadslägenheter för permanent boende och lokaler åt medlemmarna för nyttjande utan tidsbegränsning. Vidare har Föreningen till ändamål att främja studie- och fritidsverksamhet inom Föreningen samt för att stärka gemenskapen och tillgodose gemensamma intressen och behov, främja serviceverksamhet och tillgänglighet med anknytning till boendet. Föreningen ska i all verksamhet värna om miljön genom att verka för en långsiktigt hållbar utveckling.
Ändamål | Behandlingar som utförs | Kategorier av personuppgifter |
Uppfylla kraven enligt bostadsrättslag och medlemmarnas gemensamma intressen och skyldighet enligt lag. | Kontroll att sökanden uppfyller de krav som ställs vid inträde i Föreningen. Registrering i medlemsregister och lägenhetsförteckning. Administrera och fullgöra skyldigheter och rättigheter under avtalet. Administrera och fullgöra rättigheter och skyldigheter såsom förening gentemot dig som medlem. Hantera aviseringar, transaktioner m m förknippade med avtalet och medlemskapet. Åtgärder förknippade med den löpande förvaltningen. Överföring av personuppgifter till samarbetspartners såsom ekonomiska och tekniska förvaltare, se punkt 7 nedan | Namn Personnummer Kontaktuppgifter, såsom telefonnummer, e- postadress, postadress Bostadsspecifika uppgifter, såsom lägenhetsnummer, foton av bostaden Finansiella uppgifter, såsom bankkonto, kreditupplysning, uppgift om säkerhet, betalningsförsummelser |
Rättslig grund: Intresseavvägning, avtal, rättslig förpliktelse Föreningen har ett berättigat intresse för att fullgöra avtal, för att administrera medlemskap, för att uppfylla rättslig skyldighet (9 kap 10§ bostadsrättslagen) samt för att uppfylla rättslig förpliktelse gällande ex.vis underhåll. | ||
Lagringsperiod: Dina uppgifter sparas under tiden du är medlem. Personuppgifter i lägenhetsregistret (namn, bostadsrättens adress, lägenhetsnummer samt uppgifter om pantsättning) är Föreningen skyldig att spara tills vidare med hänsyn till gällande lagstiftning om bostadsrätter. | ||
Ändamål | Behandlingar som utförs | Kategorier av personuppgifter | ||
Tillvarata rättsliga anspråk | Hantera störningar eller skador i bostadsrätten Hantera sena eller uteblivna betalningar | Namn, Personnummer Kontaktuppgifter, såsom telefonnummer, e- postadress, postadress |
Bostadsspecifika uppgifter, såsom lägenhetsnummer, foton av bostaden Finansiella uppgifter, såsom bankkonto, kreditupplysning, uppgift om säkerhet, betalningsförsummelser Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåten användning eller störningar i bostadsrätten | ||
Rättslig grund: Intresseavvägning Föreningen har ett berättigat intresse för att tillvarata, fastställa eller försvara ett rättsligt anspråk. | ||
Lagringsperiod: Uppgifter som behövs för bevakning av rättsliga anspråk sparas i 7 år. | ||
Ändamål | Behandlingar som utförs | Kategorier av personuppgifter |
Hantera kundserviceärenden | Identifiering av dig när du kontaktar styrelse och förvaltare Kommunikation och besvarande av frågor via e-post, telefon eller hemsida Utredning och åtgärd av felanmälningar och klagomål Överföring av personuppgifter till samarbetspartners såsom entreprenörer och förvaltare, se punkt 7 nedan | Namn Personnummer Kontaktuppgifter, såsom telefonnummer, e- postadress, postadress Bostadsspecifika uppgifter, såsom lägenhetsnummer, foton av bostaden |
Rättslig grund: Intresseavvägning Föreningen har ett berättigat intresse av att hantera kundserviceärenden genom att bemöta och utreda dina frågor och synpunkter. | ||
Lagringsperiod: Personuppgifterna rensas enligt förteckning efter 10 år. | ||
Ändamål | Behandlingar som utförs | Kategorier av personuppgifter |
Underlätta administrativ hantering | Användning av olika verksamhetssystem för att administrera avtal, medlemsförteckning, lägenhetsförteckning, stämmo-, och styrelseprotokoll. Köhantering för garageplatser. Verifiering av inloggningar i våra system Skydda och förbättra vår IT-miljö | Namn, Personnummer Kontaktuppgifter, såsom telefonnummer, e- postadress, postadress Bostadsspecifika uppgifter, såsom lägenhetsnummer, foton av bostaden Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåten användning eller störningar i bostadsrätten |
Rättslig grund: Intresseavvägning, rättslig skyldighet Rättslig skyldighet för bevarandet av stämmo-, och styrelseprotokoll, medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Föreningen har ett berättigat intresse av att hantera inloggningarna och historik för att underlätta för medlemmarna tillträde till bostäderna samt vid fall att tillvarata rättsliga anspråk vid större incidenter, inbrott/överfall. | ||
Lagringsperiod: Under bostadsrättföreningens existens och upp till 7 år efter. Logghistorik sparas 2 månader. | ||
Ändamål | Behandlingar som utförs | Kategorier av personuppgifter | ||
Finansiella åtaganden | Bokföring, transaktioner, fordringar, leverantörsfakturor, löneberedning, styrelsearvoden. | Namn, Personnummer Kontaktuppgifter, såsom telefonnummer, e- postadress, postadress Finansiella uppgifter, såsom bankkonto, kreditupplysning, uppgift om säkerhet, betalningsförsummelser |
Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåten användning eller störningar i bostadsrätten | ||
Rättslig grund: Rättslig skyldighet Föreningen har ett berättigat intresse av att hantera inloggningarna och historik för att underlätta för medlemmarna tillträde till bostäderna samt vid fall att tillvarata rättsliga anspråk vid större incidenter, inbrott/överfall. | ||
Lagringsperiod: 7 år plus innevarande år. Upp till 10 år vid fordringar mot icke-konsument. | ||
5. Varifrån inhämtar vi dina personuppgifter?
Föreningen behandlar personuppgifter som är inhämtade direkt från dig. I förekommande fall kan vi behandla uppgifter som erhålls via en kreditupplysning.
6. Vad händer om du inte tillhandahåller oss dina personuppgifter?
Dina personuppgifter är nödvändiga för att vi ska kunna ingå avtal, erbjuda medlemskap eller hantera ditt kundserviceärende. Om de efterfrågade personuppgifterna inte lämnas kommer vi inte kunna erbjuda dig ett medlemskap.
7. Med vem delar vi dina personuppgifter?
För att fullgöra ändamålen som är angivna ovan, kan Föreningen komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare:
•Organisationer som Föreningen är medlem i, ex. Xxxxxxxxxxxxxxx
•Mäklare
•Ekonomiska och tekniska förvaltare
•Försäkringsbolag och banker
•Entreprenörer som hjälper oss med åtgärder i samband med felanmälningar, reparationer, installationer och dylikt
•Kommuner och myndigheter
•Nätleverantörer av el, fiber och VA
•Inkassobolag
•Leverantörer av IT-tjänster och verksamhetssystem
8. Kommer vi att överföra dina personuppgifter utanför EU/EES?
Föreningen kommer inte överföra dina personuppgifter utanför EU/EES.
9. Vilka rättigheter har du?
Nedan följer en sammanfattning av de rättigheter som du har enligt europeisk dataskyddslagstiftning. Kontakta oss gärna om du har några frågor angående dina rättigheter.
Det kostar dig inget att utöva dessa rättigheter och du kan utöva dem genom att ta kontakt
med oss (se kontaktinformation i slutet av denna personuppgiftspolicy).
Vänligen notera att Föreningen alltid kommer att göra en bedömning av en begäran om att utöva en rättighet för att avgöra om begäran är befogad. Utöver de rättigheter som anges nedan, har du alltid rätt att ge in ett klagomål till en tillsynsmyndighet avseende Föreningens behandling av dina personuppgifter.
•Rätt till tillgång
Du är på begäran berättigad att få en kopia av dina personuppgifter som Föreningen behandlar och även att få kompletterande information avseende Föreningens behandling av dina personuppgifter.
•Rätt till rättning
Du har rätt att få dina personuppgifter rättade och/eller kompletterade om de är felaktiga och/eller ofullständiga.
•Rätt till radering
Du har rätt att begära att Föreningen raderar dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål i följande situationer:
•personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in för eller på annat sätt behandlades
•du återkallar ditt samtycke till behandlingen och det finns ingen annan rättslig grund för behandlingen
•du gör en befogad invändning mot behandlingen av dina personuppgifter personuppgifterna har behandlats olagligt; eller
•radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
•Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter i följande situationer:
•riktigheten av personuppgifterna är under utredning;
•behandlingen är olaglig eller inte längre nödvändig för ändamålen med behandlingen men du motsätter dig radering av personuppgifter och begär istället begränsning av behandlingen;
•Föreningen behöver inte längre personuppgifterna men du behöver personuppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk; eller
•du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter och sådan invändning är under utredning.
•Rätt till dataportabilitet
Under vissa omständigheter har du rätt att motta de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit Föreningen för att överföra dessa till en annan tjänsteleverantör om behandling av personuppgifterna baseras på ditt samtycke eller fullgörandet av ett avtal.
•Xxxxxxxx rätt att invända
Du har en generell rätt att, när som helst, invända mot sådan behandling av dina personuppgifter som baseras på Föreningens berättigade intresse. Om du invänder måste vi visa att vi har tvingande berättigat skäl för sådan behandling eller att vi behöver personuppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
•Rätt att invända mot direktmarknadsföring
Du har rätt att när som helst invända mot sådan behandling av dina personuppgifter som sker för direktmarknadsföringsändamål. Om du gör detta kommer Föreningen inte att fortsätta att behandla dina personuppgifter för sådana ändamål.
•Rätt att inge klagomål
Du har rätt att lämna klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till behörig tillsynsmyndighet. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten. Nedan följer deras kontaktuppgifter:
Telefon: 00-000 00 00 e-post: xxx@xxx.xx
Postadress: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Xxx 0000, 000 00 Xxxxxxxxx
10. Hur kan du kontakta oss?
Du kan komma i kontakt med oss på följande sätt Telefon: 0000-00 00 00