Standardvillkor för projektunderstöd Asianumero: VN/19335/2024 Päivämäärä: 1.8.2024
Standardvillkor för projektunderstöd Asianumero: VN/19335/2024 Päivämäärä: 1.8.2024
Standardvillkor för undervisnings- och kulturministeriets projektunderstöd
1 Allmänt
1.1 Standardvillkorens namn
Standardvillkor för undervisnings- och kulturministeriets projektunderstöd.
1.2 Villkorens giltighetstid
Från 1.8.2024.
1.3 Standardvillkorens tillämpningsområde och tillämpliga bestämmelser
Dessa standardvillkor utgör en del av beslutet om beviljande av statsunderstöd. På användningen av statsunderstödet tillämpas statsunderstödslagen (688/2001).
1.4 Iakttagande av villkor och begränsningar
I det projekt som statsunderstödet beviljas för ska understödstagaren iaktta de villkor och begränsningar som nämns i statsunderstödsbeslutet.
1.5 Statsunderstödsbeslutets och statsunderstödsuppgifternas offentlighet
Myndighetshandlingar är offentliga enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), om inte något annat bestäms särskilt. I 24 § i lagen finns föreskrifter om grunderna för handlingars sekretess.
I enlighet med 32 d § 1 mom. i statsunderstödslagen publicerar Statskontoret offentliga uppgifter om statsunderstöd i tjänsten Xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Bestämmelser om vilka uppgifter som ska publiceras finns i statsunderstödslagen och i statsrådets förordning om de minimiuppgifter som ska lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och det informationsmaterial som publiceras i tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd (1394/2022).
1(11)
1.6 Utbetalning av statsunderstödet
Statsunderstödstagaren skall lämna statsbidragsmyndigheten riktiga och tillräckliga uppgifter för utbetalningen av statsunderstödet. Statsunderstödet betalas till statsunderstödstagaren i enlighet med tidsplanen i statsunderstödsbeslutet utan separat ansökan.
1.7 Villkor som gäller upphandlingsförfarandet
Skyldighet att iaktta upphandlingslagen i upphandlingarna
Understödstagaren ska utreda och i verksamheten beakta sin eventuella skyldighet att iaktta upphandlingslagen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016) vid upphandlingar. Statsunderstödstagaren ansvarar för att upphandlingslagen tillämpas korrekt.
Med upphandling avses bland annat köp av varor och tjänster, hyrning och därmed jämförbar verksamhet samt utläggning på entreprenad mot ekonomiskt vederlag.
En upphandling är inte till exempel:
• att utföra något som eget arbete
• att anställa någon i arbetsförhållande
• att anskaffa eller arrendera mark, byggnader eller annan fast egendom.
Om upphandlingen har gjorts i strid med upphandlingslagen är utgiften för upphandlingen inte en godtagbar kostnad. De handlingar som gäller upphandlingen ska förvaras som en del av förvaltnings- och bokföringsmaterialet, och de ska på begäran sändas till undervisnings- och kulturministeriet.
Skyldighet att begära jämförbara anbud och små upphandlingar
Små upphandlingar är upphandlingar vars värde underskrider de nationella tröskelvärden som anges i upphandlingslagen. Därför tillämpas denna lag inte på små upphandlingar.
Statsunderstödstagaren ska genomföra små upphandlingar på det sätt som är ekonomiskt mest fördelaktig och begära jämförbara anbud av åtminstone två leverantörer. Villkoret gäller upphandling vars värde är
30.000 euro + moms eller mer. Om en upphandling genomförs i form av delkontrakt, ska det uppskattade värdet av samtliga delkontrakt beaktas då det totala värdet av upphandlingen beräknas.
De handlingar som gäller konkurrensutsättningen ska förvaras som en del av förvaltnings- och bokföringsmaterialet, och de ska på begäran sändas till undervisnings- och kulturministeriet.
Om en liten upphandling har genomförts i strid med dessa villkor för små upphandlingar, är utgiften för den lilla upphandlingen inte en godtagbar kostnad.
Beaktande av sanktioner vid upphandling
Statsunderstödstagaren ska i upphandlingarna säkerställa att anbudsgivaren eller dess förmånstagare inte är föremål för sanktioner eller beslut om att frysa tillgångar som fastställts av Europeiska unionen, Förenta nationerna (FN) eller myndigheterna i Finland.
Vid upphandling av varor eller tjänster ska man i anbudsförfrågan inkludera en försäkran av leverantören om att leverantören eller dennes förmånstagare inte omfattas av några sanktioner.
Om upphandlingen har gjorts i strid med dessa villkor för beaktande av sanktioner är upphandlingen inte en godtagbar kostnad.
Understödstagaren ska omedelbart meddela undervisnings- och kulturministeriet om understödet har använts i strid med sanktionerna.
1.8 Övriga allmänna villkor
Statsunderstödstagaren ska sörja för en god förvaltningssed i sin organisation samt tillräcklig riskhantering och intern kontroll.
Stödtagaren ska i sin verksamhet främja jämställdhet och likabehandling samt iaktta de arbetsgivarskyldigheter som föreskrivs i jämställdhetslagen (lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män 609/1986) och i diskrimineringslagen (1325/2014).
Digitala tjänsters tillgänglighet
Statsunderstödstagaren ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet att iaktta lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). Lagen om digitala tjänster tillämpas på företags, stiftelsers, föreningars och andra sammanslutningars digitala tjänster i fråga om vilka en myndighet som avses i denna lag deltar i finansieringen av utvecklingen eller användningen med minst hälften av utvecklingskostnaderna eller de årliga underhållskostnaderna.
2 Allmänna utgångspunkter för användningen av statsunderstöd
2.1 Skyldighet att ordna uppföljning av användningen av statsunderstöd
Uppföljning av användningen av statsunderstöd i bokföringen
Understödstagaren ska se till att beslutet om statsunderstöd jämte bilagor vidarebefordras till organisationens bokförare eller till den som ansvarar för bokföringen. Statsunerstödstagaren ska ordna
bokföringen i enlighet med bestämmelserna i bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997). Bokföringen ska ordnas så att det med hjälp av den är möjligt att tillförlitligt kontrollera hur understödet används.
De faktiska inkomsterna och kostnaderna för det projekt som beviljats understöd ska registreras under ett eget kostnadsställe eller på ett motsvarande sätt separat i bokföringen (nedan ”kostnadsställe”).
Uppföljning av arbetstid
Understödstagaren ska sörja för adekvat arbetstidsredovisning, om det är nödvändigt för att det på ett tillförlitligt sätt ska gå att bekräfta lönekostnaderna för den verksamhet som får projektunderstöd.
2.2 Användning av statsunderstöd för godtagbart ändamål
Ändamålet för statsunderstödet är specificerat i understödsbeslutet. Statsunderstödet får användas endast för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet.
2.3 Villkor för vidareförmedling av statsunderstöd
Skyldighet att ingå avtal
Statsunderstödet får användas för ett annat ändamål än till mottagarens verksamhet eller projekt endast om det nämns i understödsbeslutet. Statsunderstödstagaren ska då ingå ett avtal om användningen av det statsunderstöd som överförs, övervakningen av användningen och villkoren för användningen med mottagaren av det överförda understödet, dvs. med stödanvändaren. Minimikraven för avtalet framgår av undervisnings- och kulturministeriets avtalsmall.
Ett avtal mellan statsunderstödstagaren och mottagaren av det överförda understödet samt en redogörelse för användningen av det överförda understödet jämte bilagor ska på begäran sändas till undervisnings - och kulturministeriet för kännedom. Statsunderstödstagaren ansvarar för hur statsunderstödet används även när det gäller understöd som har överförts till en annan aktör.
2.4 Begränsningar i användningstiden för statsunderstöd
Projektunderstödet får användas endast under den tid som anges i understödsbeslutet. Intäkter och kostnader som överensstämmer med understödets användningsändamål ska användas och vara bokförda under understödets användningstid.
2.5 Begränsningar och skyldigheter för användningen av egendom som skaffats med statsunderstöd
Om understödet används för att anskaffa lösa anläggningstillgångar och anskaffningsutgifterna bokförs i balansräkningen, kan alla anskaffningsutgifter beaktas som godtagbara kostnader.
Statsunderstödstagaren ska försäkra egendom som förvärvats med statsunderstödet på ett tillräckligt sätt.
De anskaffningar av möbler och apparatur som görs med projektstödet måste vara nödvändiga med tanke på genomförandet av projektet. Det lösöre som anskaffats under projektet ska tjäna understödstagarens allmännyttiga verksamhet efter projekttiden.
2.6 Ändring av särskilda villkor som nämns i statsunderstödsbeslutet
Statsbidragsmyndigheten kan på ansökan av statsunderstödstagaren av en välgrundad anledning ändra understödets ändamål och användningstid samt villkor. En ansökan om ändring ska göras senast 30 dygn innan användningstiden för statsunderstödet går ut. Statsunderstödsbeslutets diarienummer ska nämnas i ansökan.
2.7 Andra villkor för de allmänna utgångspunkterna för användningen av statsunderstöd
Understödstagare kan täcka allmänna kostnader för verksamheten med projektunderstödet med följande begränsningar.
Allmänna kostnader är understödstagarens allmänna administrativa kostnader som inte hänför sig direkt till någon specifik verksamhet eller något enskilt projekt. Allmänna kostnader som uppstår oberoende av projektet får inte bokföras i projektets bokföring.
Beloppet för dessa kostnader får uppgå till högst 15 procent av de sammanlagda kostnaderna för den verksamhet som understöds.
De allmänna kostnaderna ska:
• allokeras och motiveras klart och tydligt
• motsvara kostnadskalkylen för projektet
• dokumenteras separat
• bygga på samma grunder under hela användningstiden.
De allmänna kostnaderna ska basera sig på faktiska kostnader och understödstagaren ska kunna påvisa att kostnaderna har realiserats.
3 Villkor som gäller kostnader för vilka understöd beviljas samt inkomster och finansiering
3.1 Godtagbara kostnader
Till godtagbara kostnader räknas kostnader som är nödvändiga och skäliga med tanke på det projekt som beviljats stöd. Som godtagbara kostnader beaktas de kostnader som enligt bokföringslagen (1336/1997), bokföringsförordningen (1339/1997) och god bokföringssed ska bokföras som kostnader för räkenskapsperioden i fråga.
Som skäliga kostnader godkänner undervisnings- och kulturministeriet löner eller arvoden som för varje löntagare utgör högst ett belopp som motsvarar en årslön på 80.000 euro jämte lagstadgade lönebikostnader. Lönen kan betalas i form av penninglön eller naturaförmåner.
När det gäller personalkostnader anses godtagbara kostnader vara kostnaderna för anställda i projektet samt kostnaderna för övriga anställda, om understödstagaren på tillförlitligt sätt med hjälp av arbetstidsuppföljning kan påvisa att de anställdas arbetsinsats riktats till projektet.
Som skäliga representationskostnader godkänns sådana kostnader som är motiverade för att visa sedvanlig gästfrihet eller omtänksamhet.
Understödsberättigande i fråga om mervärdesskatt
Mervärdesskatt godtas som stödberättigad omkostnad endast om den kvarstår som slutlig kostnad för mottagaren av understödet. Ifråga om understöd som beviljats kommuner och samkommuner godkänns endast momsfria kostnader.
Stödberättigande resekostnader
Som skäliga resekostnader godkänns kostnader som realiserats i överensstämmelse med statens resereglemente.
3.2 Icke godtagbara kostnader
Kostnader för penninggåvor eller presentkort som har ett penningvärde är inte godtagbara. Med projektunderstöd får man inte täcka lokalkostnader som inte föranleds av projektet.
Som godtagbara kostnader anses dessutom inte:
• avskrivningar
• kostnader för medelsanskaffning
• utgifter för affärs- och placeringsverksamhet
• reserver
• kalkylmässiga poster som inte baserar sig på kostnader som redan har uppstått
• amorteringar på lån
• låneräntor
• avgifter för icke lagstadgade extra pensioner
• ersättningar för uppsägning eller lönekostnader för uppsägningstid utan arbetsskyldighet
• resultatpremier
• rättegångskostnader
• ersättningar som domstolen bestämmer
• avgifter av straffnatur, såsom böter eller dröjsmålsräntor
• återbetalning av understöd, åläggande i fråga om återkrav eller en kreditförlust av vidareförmedlat understöd
• kostnader för upphandlingar som genomförts i strid med upphandlingslagen
• kostnader för upphandling som genomförts i strid med små anskaffningsvillkor
• kostnader för anskaffningar som genomförts i strid med sanktioner.
3.3 Villkor för inkomster från verksamheten eller projektet
Understödet är avsett att täcka det underskott för projektet som uppstår då man från de godtagbara kostnaderna drar av övriga understöd samt de intäkter projektet ger upphov till.
Om understödet överskrider det faktiska underskottet, ska den överstigande delen återbetalas till undervisnings- och kulturministeriet (se återbetalning av understöd).
3.4 Villkor för statsunderstödd verksamhet eller finansiering av projekt
I understödsbeslutet fastslås hur stor del av projektunderstödet som får täcka de godtagbara totalkostnaderna för projektet.
3.5 Villkor för resurser som er kostnadsfria för mottagaren
Den övriga finansiering som uppges i ansökningsfasen ska kunna verifieras i bokföringen. De resurser som fåtts till förfogande avgiftsfritt beaktas inte som en del av den övriga finansieringen av det projekt som understöds.
3.6 Villkor för statsunderstödsmottagarens ekonomiska situation
Understödstagaren ska utan dröjsmål meddela ministeriet om sådana förändringar i understödstagarens ekonomiska situation som påverkar genomförandet av det projekt som får understöd.
4 Statsunderstödstagarens särskilda skyldigheter
4.1 Statsunderstödsmottagarens informations- och anmälningsskyldighet
För att undervisnings- och kulturministeriet ska kunna övervaka att villkoren i statsunderstödsbeslutet följs, ska statsunderstödstagaren ge ministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter.
Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål meddela undervisnings- och kulturministeriet om förändringar som påverkar hur understödets ändamål realiseras, användningen av stödet eller övriga villkor eller begräsningar för stödet. Utöver detta ska understödstagare utan dröjsmål underrätta undervisnings- och kulturministeriet om väsentliga förändringar som hänför sig till genomförandet, omfattningen eller finansieringen av det projekt som får understöd.
Understödstagaren ska bedöma om ändringar i de uppgifter som angetts i ansökan om understöd och som ligger till grund för stödbeslutet är väsentliga.
Understödstagaren ska se till att uppgifterna om organisationen och kontaktpersonerna är uppdaterade.
4.2 Skyldighet att återbetala understöd
Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Statsunderstödstagaren ska också betala tillbaka statsunderstödet eller en del av statsunderstödet om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet.
Om det belopp som ska återbetalas är högst 100 euro, behöver det inte betalas tillbaka.
Statsunderstödstagaren ska på det belopp som återbetalas eller återkrävs, räknat från den dag då statsunderstödet betalades ut, betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter om återbetalningen av statsunderstödet eller en del av det beror på statsunderstöd som betalats ut på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund eller om understödet inte kan användas på det sätt som förutsätts i understödsbeslutet.
Sökanden är inte skyldig att betala ränta om sökanden inte har kunnat använda hela det beviljade understödet och sökanden återbetalar understödet eller en del av det självmant och utan dröjsmål. Detta förutsätter att återbetalningen har skett senast den utsatta dagen för redovisningen.
I samband med återbetalningen ska beslutets diarienummer nämnas. Därtill ska räntan och det återbetalda understödets andel av summan specificeras i meddelandefältet för gireringen.
Det stöd som ska återbetalas ska betalas till något av undervisnings- och kulturministeriets konton:
Nordea Bank Abp:
IBAN XX0000000000000000 BIC XXXXXXXX
Danske Bank A/S, Finlands filialkontor IBAN XX0000000000000000
BIC XXXXXXXX
4.3 Skyldighet att utreda användningen av statsunderstöd
Redovisningen ska lämnas till undervisnings- och kulturministeriet inom den tidsfrist som anges i understödsbeslutet.
Till redovisningen för understödet ska fogas en kostnadsställesrapport för de faktiska inkomsterna och utgifterna för den understödda verksamheten för understödets användningstid. Om projektunderstödet beviljats endast för en viss anskaffning, ska kostnaderna påvisas med hjälp av verifikat över anskaffningen.
En redogörelse eller rapport om det understödda projektet lämnas endast på särskild begäran.
Resultaträkning och bokslut jämte bilagor, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse/verksamhetsgranskningsberättelse samt verifikat eller kopior på verifikaten inlämnas endast på begäran. Understödstagaren ska dessutom på begäran lämna in andra redogörelser, till exempel en huvudbok som motsvarar kostnadsstället och som behövs för tillsynen över att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas.
4.4 Utvärdering statsunderstödd verksamhets eller statsunderstött projekts effekter
Ej definierad.
4.5 Användning av resultaten
De resultat och prestationer som uppnåtts genom understödet ska delas så öppet som möjligt i enlighet med de villkor som eventuellt specificerats i understödsbeslutet.
4.6 Andra villkor för understödstagarens särskilda skyldigheter
Ej definierad.
5 Övervakning av användningen av statsunderstöd, avbrott av utbetalningen och återkrav
5.1 Uppföljnings- och övervakningspraxis
Statsunderstödstagaren ska på begäran lämna undervisnings- och kulturministeriet de uppgifter om användningen och uppföljningen av statsunderstödet som ministeriet behöver för tillsynen över att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas. Bestämmelser om statsunderstödstagarens skyldighet att lämna uppgifter finns i 14 § i statsunderstödslagen och bestämmelser om statsbidragsmyndighetens tillsynsuppgift finns i 15 § i statsunderstödslagen.
5.2 Granskningsrätt
Undervisnings- och kulturministeriet har rätt att i samband med utbetalningen av statsunderstöd och övervakningen av understödets användning utföra nödvändiga granskningar som gäller statsunderstödstagarens ekonomi och verksamhet.
Om statsunderstödet har beviljats för ett projekt eller en verksamhet som genomförs av någon annan än stödmottagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, har undervisnings - och kulturministeriet rätt att vid behov granska ekonomin och verksamheten hos den som bedriver verksamheten eller projektet enligt statsunderstödsbeslutet.
Undervisnings- och kulturministeriet kan genom sitt beslut bemyndiga en annan myndighet eller en utomstående revisor att utföra kontrollerna.
5.3 Statsunderstödstagarens skyldighet att bistå i granskningen
Statsunderstödstagaren ska utan ersättning ge den tjänsteman och revisor som utför granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen.
5.4 Avbrott i utbetalning av statsunderstöd
Bestämmelser om avbrytande av utbetalningen finns i 19 § i statsunderstödslagen.
5.5 Beslut om återkrav av statsunderstöd och räntor
Bestämmelser om återkrav av statsunderstöd finns i 21 § och 22 § i statsunderstödslagen.
Räntor
Statsunderstödstagaren ska på det belopp som återkrävs från den dag statsunderstödet utbetalats betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) utökad med tre procentenheter.
Om ett belopp som återkrävs inte betalas senast den förfallodag som undervisnings- och kulturministeriet bestämmer ska en årlig dröjsmålsränta betalas på beloppet enligt den räntesats som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen.