PERSONUPPGIFTSPOLICY FÖR BEHANDLING AVPERSONUPPGIFTER

PERSONUPPGIFTSPOLICY FÖR BEHANDLING AVPERSONUPPGIFTER

(fd Integritetskyddspolicy)

Fastställd av styrelsen 2019.11.07

1 Bakgrund och syfte

1.1 Sivers Urban Fonder AB, xxxxx Xxxxxxx, värnar om sina kunder, partners och anställdas integritet och är måna om att alltid följa gällande dataskyddsregelverk. Var och en har rätt till skydd av de personuppgifter som rör hen. Bolaget står vidare under Finansinspektionens tillsyn såsom auktoriserad AIF-förvaltare och är därmed underlagda kraven på dokumentation och systemsäkerhet som gäller enligt svensk och europeisk lagstiftning för AIF-förvaltare.

1.2 Bolaget har därför antagit denna policy för behandling av personuppgifter för att säkerställa att alla inom organisationen följer dataskyddsreglerna. Det här dokumentet avser att ge kunder och medarbetare närmare insyn om hur Bolaget behandlar personuppgifter.

1.3 EU:s dataskyddsförordning som träder i kraft den 25 maj 2018 medför ett förstärkt skydd för de personer vars personuppgifter behandlas och den ställer fler och hårdare krav på organisationer som behandlar personuppgifter.

1.4 Om en behandling av personuppgifter skulle strida mot bestämmelserna i dataskyddsförordningen finns risk för intrång i den personliga integriteten för de registrerade, men även risk för skadat anseende för Bolaget. Vidare kan Bolaget dessutom bli skyldigt att utge skadestånd eller påföras en administrativ sanktionsavgift. Sådana konsekvenser ger ytterligare anledning för Bolaget och dess medarbetare att följa dessa riktlinjer.

2 Tillämpningsområde och omfattning

2.1 Policyn gäller för Bolagets alla anställda och konsulter, på alla marknader och vid var

tid.

2.2 Bolagets styrelse och VD har ansvaret för att denna policy efterlevs. Informationen till anställda ska även innefatta information om att överträdelse av policyn kan komma att medföra t.ex. arbetsrättsliga konsekvenser.

3 Grundläggande principer

3.1 De grundläggande principer som beskrivs nedan ska alltid iakttas när personuppgifter behandlas. Bolaget ansvarar för och ska kunna visa att principerna efterlevs.

3.1.1 Laglighet, skälighet, transparens – Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den registrerade. Det innebär att varje typ av behandling ska baseras på en giltig s.k. laglig grund, såsom exempelvis fullgörande av avtal, fullgörande av en rättslig förpliktelse, utförande av en uppgift av allmänt intresse, berättigat intresse eller samtycke (se avsnitt 5 nedan). Kan man inte identifiera någon laglig grund som är tillämplig för behandlingen får behandlingen

således inte utföras. Utgångspunkten för denna princip är tydlig kommunikation med den registrerade om bl.a. för vilka ändamål personuppgifterna behandlas, vilken typ av behandling som utförs, om och hur personuppgifterna delas med andra, hur länge personuppgifterna lagras och hur man kommer i kontakt med Bolaget. De registrerade ska alltså ges tydlig och transparent information om behandlingen av deras personuppgifter.

3.1.2 Ändamålsbegränsning – Personuppgifter får endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och de får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

3.1.3 Uppgiftsminimering – Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen. Säkerställ att uppgifterna som samlas in verkligen behövs och fråga inte efter information bara för att den kanske kan vara bra att ha.

3.1.4 Riktighet – Personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade. Vidta lämpliga åtgärder för att se till att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas, exempelvis rutiner för ändring av adress vid flytt med en sammanställning av system och register där adressen lagras. Undvik dock att lagra kopior av uppgifterna i många system i syfte att undvika felkällor och att inaktuell information sparas.

3.1.5 Lagringsbegränsning – Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När uppgifterna inte längre behövs måste dessa gallras, vilket innebär att de antingen måste raderas eller avidentifieras.

3.1.6 Principen om ansvarsskyldighet innebär att Xxxxxxx måste kunna visa att dataskyddsförordningen efterlevs. Bolaget måste därför exempelvis dokumentera implementerade och planerade processer och åtgärder som avser dataskyddsfrågor.

Vidare ska det finnas ett register över alla typer av behandlingar av personuppgifter som utförs och Bolaget ska kunna redovisa ett sådant register för tillsynsmyndigheten när så krävs.

4 Personuppgifter

4.1 Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Uppgifter som enskilt inte når upp till kraven kan tillsammans ändå utgöra personuppgifter.

4.2 All behandling av personuppgifter omfattas av dataskyddsförordningen och dess regler. Med behandling menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter som utförs helt eller delvis automatiserat. Även personuppgifter i e- post och i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser och i annat ostrukturerat material omfattas.

4.3 Behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning (s.k. särskilda kategorier av personuppgifter) är som huvudregel förbjuden. För att sådan behandling ska vara tillåten krävs ett giltigt undantag från förbudet. De vanligaste undantagen är att den registrerade lämnat samtycke eller själv offentliggjort uppgifterna, för att utöva rättigheter eller fullgöra skyldigheter inom arbetsrätten, för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för hälso- och sjukvårdsändamål. Bolaget behandlar inte känsliga personuppgifter.

4.4 Behandling av personnummer får bara utföras om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.

4.5 Behandling av uppgifter om lagöverträdelser (fällande domar i brottmål och överträdelser eller därmed sammanhängande säkerhetsåtgärder men sannolikt inte uppgift om misstanke om brott) får endast behandlas i vissa särskilda fall. Bolaget behandlar inte den här typen av personuppgifter.

5 Laglig grund för behandlingen av personuppgifter

5.1 En behandling av personuppgifter är endast laglig om och i den mån någon av följande grunder är tillämplig.

5.1.1 Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket ska vara giltigt.

5.1.2 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

5.1.3 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Bolaget.

Som exempel kan här nämnas kontrolluppgifter som lämnas till Skatteverket.

5.1.4 Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse

för den registrerade eller för en annan fysisk person (t.ex. när det är fara för livet).

5.1.5 Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t.ex. med anledning av myndighetsutövning).

5.1.6 Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Bolaget eller tredje parts intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, (intresseavvägning). Vid intresseavvägning tillkommer särskilda krav på dokumentation avseende den bedömning som gjorts.

6 Säkerhetsåtgärder, behörighetsstyrning och åtkomst, radering

6.1 Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna med användning av tekniska och organisatoriska åtgärder. Organisatoriska säkerhetsåtgärder kan innebära att behörighetskontroll används för de system som innehåller personuppgifter, loggning av åtkomst till personuppgifter eller att datorer och dylikt som innehåller personuppgifter ska förvaras så att obehörig åtkomst försvåras och inte lämnas framme. Exempel på tekniska åtgärder som måste kontrolleras är om Bolaget har tillräckliga back-up rutiner, tillräckliga brandväggar, lösenordskyddade trådlösa nätverk, uppdaterat virusskydd, lösenordsskydd för mobila enheter såsom mobiltelefoner och surfplattor, skydd mot obehörig intern åtkomst, lösenordskrav, kryptering vid behov, loggning av, åtkomst till och användning av IT-system m.m.

6.2 Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Bolaget har en gallringsrutin. Genom att upprätta och följa en gallringsrutin för respektive databas/behandling säkerställer man det strukturerade gallringsarbetet. Även personuppgifter i s.k. ostrukturerat material såsom i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser etc. behöver raderas när

ändamålet med behandlingen är uppfyllt.

7 Konsekvensbedömning

7.1 Särskilda risker för fysiska personers rättigheter och friheter kan exempelvis förekomma i samband med t.ex. behandling i särskilt stor omfattning. Om en ny eller ändrad personuppgiftsbehandling i visst avseende sannolikt kan komma att medföra hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter ska en konsekvensbedömning göras innan behandlingen påbörjas. Bolaget utför inte den typen av omfattande personuppgiftbehandling.

8 Registerutdrag och utlämnande

Bolagets roll som personuppgiftsansvarig

8.1 Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter. Det är Bolagets uppgift att uppfylla dessa rättigheter och tillse att tillräckliga processer härför finns för att tillmötesgå de registrerade.

8.1.1 Den registrerade har rätt till information när personuppgifterna samlas in. Denna information ska tillhandahållas i en lättillgänglig skriftlig form med ett klart och tydligt språk. I dataskyddsförordningen föreskrivs ett antal tydliga krav som måste vara uppfyllda och kraven varierar beroende på om informationen har samlats in från den registrerade själv eller från tredje man.

8.1.2 Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör denne behandlas, och i sådana fall få en kopia av personuppgifterna (registerutdrag). Denna rättighet gäller oberoende av den plats där personuppgifterna behandlas.

8.1.3 Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva korrigering. Om den registrerade visar att ändamålet för vilket personuppgifterna behandlas inte längre är tillåtet, nödvändigt eller rimligt under omständigheterna, ska de aktuella personuppgifterna raderas, om det inte finns några lagbestämmelser som anger annat.

8.1.4 Den registrerade har rätt att överföra personuppgifter som denne lämnat till Bolaget till annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet) om behandlingen stöds på de lagliga grunderna för avtal eller samtycke. Personuppgifterna ska tillhandahållas den registrerade i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt kan den registrerade begära att uppgifterna överförs direkt till annan personuppgiftsansvarig. Rätten gäller endast för de personuppgifter som den registrerade själv har lämnat till Bolaget.

8.1.5 Den registrerade har i vissa fall rätt att kräva att Xxxxxxx begränsar behandlingen av dennes personuppgifter, d.v.s. begränsar behandlingen till vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bl.a. när den registrerade anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt att personuppgifterna rättas. Den registrerade kan då begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds. När begränsningen upphör ska den enskild informeras om detta.

8.1.6 Den registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på legitimt intresse som rättslig grund. Vid en invändning ska Bolaget upphöra med behandlingen om man inte kan visa tvingande legitima grunder för behandlingen som överväger den registrerades intressen, rättigheter och friheter.

8.1.7 I vissa fall har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter

(”rätten att bli bortglömd”). Ett exempel är när samtycke är den lagliga grunden för behandlingen och den registrerade återkallar sitt samtycke.

8.1.8 När personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne. Om en registrerad motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål ska behandling för sådana ändamål upphöra.

Personuppgiftsbiträde och avtal därom

8.1.9 Med personuppgiftsbiträde avses den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Ett personuppgiftsbiträde får endast behandla

personuppgifter på dokumenterade instruktioner från den personuppgiftsansvarige. Personuppgiftsbiträdet har en skyldighet att lämna personuppgifter om registrerade till den personuppgiftsansvarige. Bolaget har upprättat personuppgiftbiträdesavtal med Wahlsedt & Sageryd AB som sköter fondens bokföring och backoffice.

8.1.10 Personuppgiftsbiträde har en skyldighet att agera i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner för att tillhandahålla övrig information till den personuppgiftsansvarige, vilket regleras i avtalet mellan personuppgiftsbiträdet och den personuppgiftsansvarige. Personuppgiftsbiträde har också en skyldighet att föra förteckning över sina behandlingar av personuppgifter. Bolaget behandlar inte personuppgifter för annans räkning. Personuppgiftsbiträdesavtal finns på plats med sådana aktörer som behandlar personuppgifter för Bolagets räkning.

9 Personuppgiftsincidenter

9.1 En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring eller obehörig åtkomst till personuppgifter. Exempel på personuppgiftsincidenter kan vara stöld av kundregister, oavsiktligt avslöjande av löneinformation via e-post till fel mottagare, en anställd tar hem en okrypterad arbetsdator som senare stjäls i ett inbrott och som leder till att information om anställda eller kunder avslöjas, personuppgifter publiceras på webben av misstag, en bärbar dator innehållande personuppgifter tappas bort eller stjäls, m.m.

9.2 Personuppgiftsincidenter kan behöva anmälas till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar från upptäckten av incidenten om det är sannolikt att det föreligger en risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Inträffade incidenter ska dokumenteras och man kan behöva underrätta berörda registrerade.

9.3 Vid en misstänkt personuppgiftsincident ska detta skyndsamt utredas och kommuniceras med Bolagets VD och styrelse på tel: 0000 00 00 00 alt. epost xxx@xxxxxxxxxxx.xx. Det är sedan VD som avgör om tillsynsmyndigheten eller de registrerade behöver underrättas.

10 Övrigt

10.1 För definitioner avseende termer som används i den här policyn hänvisas till dataskyddsförordningen.

10.2 Denna policy ska uppdateras årligen eller vid behov. VD ansvarar för eventuella uppdateringar av policyn.

11 Frågor

Vid frågor som anknyter till behandling av personuppgifter, vänligen kontakta Xxxxxx xxx Xxxxxx på xxx@xxxxxxxxxxx.xx

Policy antagen av Bolaget styrelse den 15 maj 2018 och fastställd den 4 oktober 2018. Redaktionell ändring 23 april 2019