INLEDNING 4
Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner och villkor om
hållbara leveranskedjor i upphandlingsreglerna 4
TILLÄMPNING AV DE SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOREN 6
1.1 Basnivå: ILO:s kärnkonventioner 7
1.1 Avancerad nivå: Hållbara leveranskedjor 8
1.2 Kontraktsvillkorens tillämpningsområde 8
1.2 Kontraktsvillkorens omfattning 9
2.1 Basnivå – ILO:s kärnkonventioner 11
2.2 Avancerad nivå – hållbara leveranskedjor 12
2.3 Vad syftar rutinerna till? 12
2.4 Vilket ansvar har leverantören? 12
3.1 När ska villkoren följas upp? 14
3.3 Hur ska uppföljningen gå till? 15
Rutinkrav 1: Policyåtagande 19
Rutinkrav 2: Vidareförmedling av åtagandet 19
Rutinkrav 3: Ansvarsfördelning 20
Rutinkrav 6: Avvikelsehantering 24
UppThandlingsmyndigTheten Xxxx tagit fram stöd som kan användas av uppThandlande myndigTheter för afl säkerställa socialt ansvarsfulla leverans- kedjor för de varor ocTh tjänster som de uppThandlar.
Stödet omfaflar följande dokument:
► Kontraktsvillkor för arbetsräflsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner (basnivå)
► Kontraktsvillkor för villkor om Thållbara leveranskedjor (avancerad nivå)
► Bilaga 1A - formulär för egenrapportering (basnivå)
► Bilaga 1B - formulär för egenrapportering (avancerad nivå)
► Tillämpningsstöd
Ladda ner dokumenten från uppThandlings- xxxxxxXxxxxx.xx.
OM TILLÄMPNINGSSTÖDET
Defla tillämpningsstöd inneThåller förklarande texter ocTh kommentarer till kontraktsvillkoren om arbetsräflsliga villkor enligt ILO:s kärnkon- ventioner ocTh villkor om Thållbara leveranskedjor. Det inneThåller även en vägledning som närmare beskriver vilka åtgärder som leverantören ska vidta för afl uppfylla dessa villkor.
Kontraktsvillkoren kan användas för alla upp- Thandlingar oavsefl vilken uppThandlingslag som tillämpas. Villkoren ska komplefleras ocTh färdig- ställas av den uppThandlande myndigTheten ocTh ska införas i uppThandlingsdokumenten i sin ThelThet för afl uppräflThålla transparensprincipen.
I kontraktsvillkoren används begreppet upphandlande myndighet även för uppThandlande enThet. Den uppThandlande myndigThet som använder kontraktsvillkoren kan byta ut defla till någon annan benämning, till exempel beställaren eller xx kommun, xx region. Uppgifter som beThöver
komplefleras är markerade med Thakparentes ocTh röd färg, till exempel [den uppThandlande myndigTheten].
ARBETSRÄTTSLIGA VILLKOR ENLIGT ILO:S KÄRNKONVENTIONER OCH VILLKOR OM HÅLLBARA LEVERANSKEDJOR
I UPPHANDLINGSREGLERNA
Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner
UppThandlande myndigTheter Thar en skyldigThet afl ställa arbetsräflsliga villkor enligt ILO:s kärn- konventioner om det är ”beThövligt”, det vill säga om det finns en risk för oskäliga arbetsvillkor.
Med oskäliga arbetsvillkor avses brofl mot ILO:s kärnkonventioner. UppThandlingsmyndigTheten Thar tagit fram riskanalyser som kan användas av uppThandlande myndigTheter som stöd för afl göra denna bedömning. Läs mer om Socialt ansvar
i leverantörskedjan.
I svensk lag finns bestämmelser om arbets- räflsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner i
► lagen (2016:1145) om offentlig uppThandling, LOU 17 kap. 4 §
► lagen (2016:1146) om uppThandling inom försörjningssektorerna, LUF 16 kap. 4 §
► lagen (2016:1147) om uppThandling av konces- sioner, LUK 14 kap. 4 §.
Det finns inte några sådana bestämmelser i lagen (2011:1029) om uppThandling inom försvars- ocTh säkerThetsområdet (LUFS) eller i lagen (2008:962) om uppThandling av valfriThetssystem (LOV). Enligt UppThandlingsmyndigThetens bedömning finns det dock inte några Thinder för afl ställa arbetsräflsliga villkor även vid tillämpning av dessa lagar
i enligThet med allmänna uppThandlingsräflsliga
4
principer om icke-diskriminering, likabeThand- ling, proportionalitet, öppenThet ocTh ömsesidigt erkännande.
De arbetsräflsliga villkoren är villkor för full- görande av kontrakt (även kallade särskilda kontraktsvillkor). Kontraktsvillkoren beThöver inte vara uppfyllda redan då leverantören lägger sifl anbud utan ska uppfyllas då kontraktet full- görs. De träder i kraft i samband med afl kontraktet börjar löpa.
Läs mer om Arbetsrättsliga villkor.
Villkor om hållbara leveranskedjor
Utöver de obligatoriska villkoren enligt ILO:s kärn- konventioner får uppThandlande myndigTheter ställa miljömässiga, sociala, arbetsräflsliga ocTh andra villkor enligt bestämmelserna om fullgörande av
kontrakt (17 kap. 1 § LOU, 16 kap. 1 § LUF samt
14 kap. 1 § LUK). Motsvarande bestämmelser finns LUFS (7 kap. 12 §) ocTh i LOV (4 kap. 2 §). Huvud- regeln är afl kontraktsvillkor endast kan avse föremålet för kontraktet, det vill säga vill-
koren ska Tha anknytning till det som uppThandlas. Innebörden av begreppet ”anknytning” i 17 kap. 1§ XXX Xxxxxxxxx till bestämmelserna om tilldel- ningskriterier i 16 kap. 2 § andra stycket LOU:
”Eff tilldelningskriterium ska anses ha anknytning till den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska anskaffas om kriteriet i något avseende hänför sig till denna vara eller tjänst eller till byggnadsverket under något skede av livscykeln.”
Det innebär afl villkoren för Thållbara leverans- kedjor ska anknyta till det arbete som utförs inom ramen för det aktuella kontraktet.
5
KONTRAKTSVILLKOREN
HÄR FÖLJER KONTRAKTSVILLKOREN (PUNKT 1–4) OCH FÖRKLARANDE TEXTER OCH KOMMENTARER TILL HUR KONTRAKTSVILLKOREN SKA TILLÄMPAS I PRAKTIKEN.
Kontraktsvillkoren finns på två olika nivåer:
► Basnivå: Arbetsräflsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner
► Avancerad nivå: Villkor om Thållbara leveranskedjor
6
Kontraktsvillkorens första punkt anger vilka skyldigheter leverantören har enligt kontraktet. Här anges även vilka skyldigheter leverantören har för att säkerställa att anlitade underleverantörer uppfyller villkoren.
1.1 BASNIVÅ: ILO:S KÄRNKONVENTIONER
Leverantören ska under Xxxxx kontraktets löptid tillämpa kontraktsvillkoren enligt punkt 1–4. Kontraktet ska fullgöras i enlig- Thet med följande villkor avseende arbetares räfligTheter:
► ILO:s åfla kärnkonventioner om tvångs- arbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfriThet ocTh organisationsräfl (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 ocTh 182).
Villkoren avseende arbetares räfligTheter benämns nedan ”Villkoren”.
I de fall då ILO:s kärnkonventioner strider mot nationell lagstiftning ska leverantören
vidta skäliga åtgärder för afl efterleva de internationella bestämmelserna.
Åtagandet gäller för arbetare när dessa utför arbete inom ramen för kontraktet.
Leverantören ska i enligThet med punkt 2, säkerställa afl Villkoren uppfylls av anlitade underleverantörer som direkt medverkar till afl fullgöra kontraktet, oavsefl antal mellanled. Leverantören ska också säker- ställa afl dessa underleverantörer medverkar vid uppföljning enligt punkt 3.
Åtagandet avser arbete som utförs under sådana förThållanden afl svensk arbetsräfl inte är tillämplig.
1.1 AVANCERAD NIVÅ: HÅLLBARA LEVERANSKEDJOR
Leverantören ska under Xxxxx kontraktets ► den miljöskyddslagstiftning som gäller löptid tillämpa kontraktsvillkoren enligt i landet där arbetet utförs, ocTh
punkt 1–4. Kontraktet ska fullgöras i enligThet ► FN:s konvention mot korruption. med följande villkor avseende mänskliga
räfligTheter, arbetares räfligTheter, miljö- Villkoren avseende Thållbara leveranskedjor skydd ocTh anti-korruption (Thållbara benämns nedan ”Villkoren”. leveranskedjor): I de fall då internationella bestämmelser
► FN:s allmänna förklaring om de föreskriver efl starkare skydd för den mänskliga räfligTheterna, enskilde än nationell lagstiftning ska leve-
► FN:s barnkonvention, artikel 32, rantören vidta skäliga åtgärder för afl efter-
► ILO:s åfla kärnkonventioner om tvångs- leva de internationella bestämmelserna. arbete, barnarbete, diskriminering samt Åtagandet gäller för all verksamThet med föreningsfriThet ocTh organisationsräfl anknytning till kontraktets utförande.
(nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 ocTh 182), Leverantören ska i enligThet med punkt 2,
► den arbetsräflslagstiftning som gäller säkerställa afl Villkoren uppfylls av anlitade i landet där arbetet utförs, inklusive underleverantörer, i alla led. Leverantören ska bestämmelser om lön, arbetstid, ledigThet också säkerställa afl dessa underleverantörer ocTh arbetsmiljö, medverkar vid uppföljning enligt punkt 3.
KOMMENTAR
1.2 KONTRAKTSVILLKORENS TILLÄMPNINGSOMRÅDE
Kontraktsvillkoren gäller för leverantörer som utför efl offentligt uppThandlat kontrakt avseende en vara, en tjänst, en byggentreprenad eller en koncession. De kontraktsvillkor som leverantören ska uppfylla när den fullgör efl kontrakt ska framgå av uppThandlingsdokumenten.
1.2.1 Basnivå – ILO:s kärnkonventioner Kontraktsvillkoren på basnivå gäller när svensk arbetsräfl inte är tillämplig. Om arbetet utförs under sådana förThållanden afl svensk räfl är tillämplig kan det istället vara aktuellt afl ställa
villkor om lön, semester ocTh arbetstid enligt efl svenskt centralt kollektivavtal. Läs mer om Arbetsrättsliga villkor.
1.2.2 Avancerad nivå – hållbara leveranskedjor
Kontraktsvillkoren på avancerad nivå är inte begränsade av var arbetet utförs, utan gäller även när arbetet utförs i Sverige.
1.2 KONTRAKTSVILLKORENS OMFATTNING
1.2.3 Basnivå – ILO:s kärnkonventioner Kontraktsvillkoren på basnivå omfaflar arbetares räfligTheter enligt ILO:s kärnkonventioner, ocTh motsvarar de villkor som uppThandlande myndig- Theter är skyldiga afl inkludera i sina uppThand- lingar i vissa fall (17 kap. 4 § LOU). UppThandlande myndigTheter kan även inkludera lokala arbets- räflsliga bestämmelser enligt 17 kap. 4 § 3 st. LOU. Det kan de göra genom afl tillämpa villkoren för Thållbara leveranskedjor enligt avancerad nivå eller genom afl inkludera den punkten i basnivån.
Internationella arbetsorganisationen (ILO) är FN:s fackorgan för sysselsäflnings- ocTh arbets- livsfrågor. ILO är en konventionsbaserad organi- sation med över 180 konventioner. År 1998 antog ILO en deklaration om grundläggande principer ocTh räfligTheter i arbetslivet, som Thar kommit afl kallas kärnkonventioner. Kärnkonventionerna är åfla stycken, ocTh rör fyra olika områden:
► avskaffande av barnarbete (särskilt de värsta formerna av barnarbete) (ILO 138 ocTh 182)
► avskaffande av alla former av tvångsarbete (ILO 138 ocTh 182)
► avskaffande av diskriminering i arbetslivet (ILO 100 ocTh 111)
► föreningsfriThet, organisationsräfl ocTh erkännande av räflen till kollektiva förThand- lingar (ILO 87 ocTh 98).
Villkoren gäller arbete som utförs inom ramen för kontraktet ocTh förklaras närmare i bilaga 1.
1.2.4 Avancerad nivå – hållbara leveranskedjor
Villkoren på avancerad nivå om Thållbara leverans- kedjor bygger på Global Compacts tio principer. Villkoren Thar delats in i Thuvudområdena mänskliga räfligTheter, arbetares räfligTheter, miljöskydd ocTh anti-korruption, som tillsammans utgör Thållbara leveranskedjor. Villkoren omfaflar:
► FN:s allmänna förklaring om de mänskliga räfligTheterna,
► FN:s barnkonvention, artikel 32,
► ILO:s åfla kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt förenings- friThet ocTh organisationsräfl (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 ocTh 182),
► den arbetsräflslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledigThet ocTh arbetsmiljö,
► den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, ocTh
► FN:s konvention mot korruption.
Villkoren gäller all verksamThet med anknytning till kontraktet ocTh förklaras närmare i bilaga 2.
1.3 UNDERLEVERANTÖRER
1.3.1 Basnivå – ILO:s kärnkonventioner Den uppThandlande myndigTheten ska kräva afl leverantören ser till afl alla underleverantörer som direkt medverkar till afl fullgöra efl kontrakt uppfyller Villkoren enligt kontraktet. Därför finns det en klausul i sjäfle stycket i kontrakts- villkorens första punkt som tydliggör defla för leverantören. Leverantören ska också säkerställa afl underleverantörer medverkar vid uppföljning.
Med ”direkt medverkar” till afl fullgöra efl kon- trakt avses den personal som producerar eller säfler samman en vara, tillThandaThåller en tjänst eller utför arbete i en byggentreprenad oavsefl antal mellanled mellan leverantören ocTh den eller de underleveran- törer som medverkar till afl fullgöra kontraktet.1
I praktiken är det svårt afl tolka begreppet ”direkt medverkar” till afl fullgöra efl kontrakt ocTh fastslå en generell princip för vilka under- leverantörer som omfaflas. Bedömningen av vilka underleverantörer som ”direkt medverkar” till afl fullgöra efl kontrakt måste därmed avgöras i varje enskild uppThandling.
1. Prop. 2016/17:163 s. 70.
Bedömningen av om en underleverantör i prak- tiken direkt eller omedelbart fullgör kontraktet blir därmed en fråga framförallt i samband med uppföljningen, när leverantören ska redogöra för Thur underleverantörer som direkt medverkat till afl fullgöra kontraktet Thar efterlevt Villkoren. Många gånger är produktions-, förädlings-, monterings- ocTh förpackningsprocesserna för en vara uppdelade mellan olika leverantörer
i en kedja av underleverantörer. I sådana fall kan de underleverantörer som ”direkt medverkar” till afl fullgöra efl kontrakt vara begränsade till dem som slutligen monterar eller säfler samman varan så afl den definitionsmässigt utgör före- målet för kontraktet eller uppnår den funktion
som avsefls, det vill säga det som ska köpas av den uppThandlande myndigTheten.
Vilket ansvar leverantören Thar ocTh vilka åtgärder som ska de vidta förklaras närmare under 2.4.
1.3.2 Avancerad nivå – hållbara leveranskedjor
Villkoren på avancerad nivå omfaflar alla led i leveranskedjan ocTh är inte begränsade till
underleverantörer som direkt medverkar till afl fullgöra kontraktet. Här är det i stället riskerna som styr ansvaret.
FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga rättigTheter tydliggör afl det inte är tillräckligt afl företag enbart arbetar med sina direkta leverantörer. Det är sällan Thos dem som de största riskerna för negativ påverkan på mänskliga räfligTheter finns. Det är därför företagens ansvar afl ta reda på var i värdekedjan som de allvarligaste riskerna för negativ påverkan finns, ocTh afl prioritera sina ansträngningar dit.
Utifrån sin riskanalys ska leverantören därmed kunna ta reda på i vilka led de största riskerna finns ocTh genom olika åtgärder minska riskerna
i dessa led. Vilka åtgärder som är lämpliga kan variera ocTh kommer i Thög utsträckning afl
vara beroende av leverantörens inflytande över aktörerna i de olika leden i leveranskedjan.
Vilket ansvar leverantören Thar ocTh vilka åtgärder som ska vidtas förklaras närmare under 2.4.
Kontraktsvillkorens andra punkt anger vilka åtgärder som leverantören ska vidta för att uppfylla sina skyldigheter enligt kontraktet. Läs mer om vilka åtgärder leverantören ska vidta i avsnittet Vägledning rutinkrav på sidan 18.
2.1 BASNIVÅ – ILO:S KÄRNKONVENTIONER
För afl uppfylla åtagandet enligt punkt 1 ► 2.4. antagit rutiner för afl regelbundet ska leverantören vidta åtgärder för afl före- genomföra riskanalyser, det vill säga bygga ocTh Thantera eventuella avvikelser från identifiera ocTh prioritera aktuella ocTh Villkoren enligt punkterna 2.1–2.6 nedan. potentiella risker för avvikelser från Åtgärderna ska vara dokumenterade ocTh Villkoren, innefaflande en kartläggning tillämpas löpande under Thela kontrakts- av leveranskedjan med särskild Thänsyn tiden i den egna verksamTheten ocTh Thos till ThögriskverksamTheter, underleverantörer som direkt medverkar ► 2.5. xxxxxxx xxxxxxx för afl regelbundet till afl fullgöra kontraktet, oavsefl antal följa upp efterlevnad av Villkoren, ocTh mellanled. ► 2.6. xxxxxxx xxxxxxx för afl omedelbart
Leverantören ska vid kontraktstart Tha: vidta åtgärder för afl förThindra ocTh
► 2.1. antagit allmänt tillgänglig policy, begränsa avvikelser från Villkoren, samt beslutad av Xxxxxxx ledningen, som för afl vidta räflelse vid identifierade innefaflar efl åtagande afl respektera avvikelser.
Villkoren,
► 2.2. antagit rutiner för afl vidareförmedla Åtgärderna ska vidtas i enligThet med åtagandet afl respektera Villkoren i den FN:s vägledande principer för företag ocTh egna verksamTheten ocTh i leveranskedjan, mänskliga räfligTheter eller motsvarande.
► 2.3. utsefl ansvarig på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnaden av Villkoren
2.2 AVANCERAD NIVÅ – HÅLLBARA LEVERANSKEDJOR
För afl uppfylla åtagandet enligt punkt 1 ► 2.4. antagit rutiner för afl regelbundet ska leverantören vidta åtgärder för afl före- genomföra riskanalyser, det vill säga bygga ocTh Thantera eventuella avvikelser från identifiera ocTh prioritera aktuella ocTh Villkoren enligt punkterna 2.1–2.6 nedan. potentiella risker för brister i efter- Åtgärderna ska vara dokumenterade ocTh levnaden av Villkoren, innefaflande en tillämpas löpande under Thela kontrakts- kartläggning av leveranskedjan med sär- tiden i den egna verksamTheten ocTh Thos skild Thänsyn till ThögriskverksamTheter, underleverantörer i alla led. ► 2.5. antagit rutiner för afl regelbundet
Leverantören ska vid kontraktstart Tha: följa upp efterlevnad av Xxxxxxxxx, ocTh
► 2.1. antagit allmänt tillgänglig policy, ► 2.6. xxxxxxx xxxxxxx för afl omedelbart beslutad av Xxxxxxx ledningen, som vidta åtgärder för afl förThindra ocTh innefaflar efl åtagande afl respektera begränsa brister i efterlevnaden av
Villkoren, Villkoren, samt för afl vidta räflelse vid
► 2.2. xxxxxxx xxxxxxx för afl vidareför- identifierade brister. medla åtagandet afl respektera Villkoren
i den egna verksamTheten ocTh i leverans- Åtgärderna ska vidtas i enligThet med kedjan, FN:s vägledande principer för företag ocTh
► 2.3. utsefl ansvarig på ledningsnivå som mänskliga räfligTheter eller motsvarande. ansvarar för efterlevnaden av Villkoren,
KOMMENTAR
2.3 VAD SYFTAR RUTINERNA TILL? Leverantören ska uppfylla åtagandet enligt punkt 1 genom afl vidta åtgärder för afl förebygga ocTh Thantera eventuella brister när det gäller Villko- rens efterlevnad. De åtgärder som avses framgår av tredje stycket i kontraktsvillkorens andra punkt (punkterna 2.1–2.6). Åtgärderna ska vara dokumenterade ocTh tillämpas löpande under Thela kontraktstiden. Rutinerna utgår från FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga räfligTheter. Syftet med rutinerna är afl skapa en effektiv riskThantering i leveranskedjan.
Rutinerna ska vara proportionerliga i förThållande till de risker leverantören Thar i den egna verk- samTheten ocTh i leveranskedjorna. Vilka åtgärder som är lämpliga afl vidta kan variera bland annat beroende på leverantörens inflytande, köpkraft ocTh relation till underleverantörer.
2.4 VILKET ANSVAR HAR LEVERANTÖREN? FN:s vägledande principer för företag ocTh mänsk- liga räfligTheter tydliggör afl företagens ansvar gäller fullt ut ocTh på lika villkor för alla företag, oavsefl branscTh, i vilken miljö som verksamTheten
TILLÄMPNINGSSTÖD - ARBETSRÄTTSLIGA VILLKOR ENLIGT ILO: S KÄRNKONVENTIONER OCH VILLKOR OM HÅLLBARA LEVERANSKEDJOR
bedrivs, ägarförThållanden ocTh struktur. Hur företagen fullgör sifl ansvar kan dock variera beroende på dessa faktorer ocTh beroende på Thur pass allvarlig företagets negativa påverkan på
Villkoren är.2 Små ocTh medelstora företag kan Tha mer informella processer ocTh strukturer än större företag. Men även små ocTh medelstora företag kan Tha en allvarlig negativ påverkan, vilket innebär
efl ansvar afl Thantera defla. Hur pass allvarlig den negativa påverkan är beror på dess allvarligThets- grad, omfaflning ocTh om den går afl räfla till.
När uppThandlande myndigTheter granskar leve- rantörens riskThanteringssystem bör de därmed ta Thänsyn till leverantörens inflytandesfär ocTh afl leverantörer kan vidta olika typer av lämpliga åtgärder beroende på var i kedjan avvikelsen sker.
2.4.1 ”Inflytandesfär”
Den internationella standarden för socialt ansvarstagande, ISO 26000, använder begreppet inflytandesfär. Med det avses i vilken omfaflning eller utsträckning som en organisation Thar möjligThet afl påverka beslut eller aktiviteter Thos andra organisationer.
Leverantören Thar efl ansvar för påverkan som sker till följd av de beslut ocTh aktiviteter som den Thar formell eller de facto-kontroll över.
De facto-kontroll innebär afl leverantören Thar möjligThet afl diktera beslut ocTh aktiviteter Thos en verksamThet, även om den inte Thar räflslig eller formell befogenThet afl göra det. Leverantören kan även Tha möjligThet afl påverka beteendet Thos andra verksamTheter som den Thar relationer till. I vissa situationer Thar leverantören efl ansvar afl utöva inflytande. Det bestäms av i vilken utsträckning leverantörens relation till verksamTheten bidrar till negativ påverkan. Om leverantören saknar efl sådant inflytande kan den vidta åtgärder för afl öka det, exempelvis genom afl samarbeta med andra aktörer.
2.4.2 ”Lämpliga åtgärder”
FN:s vägledande principer skiljer på företags ansvar beroende på om företaget är orsakande, bidragande eller står i samband med en avvikelse. Företag anses vanligtvis vara orsakande till avvi- kelser i de egna verksamTheterna, ocTh bidragande till avvikelser som sker i leveranskedjan.
När en leverantörs verksamThet orsakar eller kan orsaka en avvikelse från Villkoren bör leverantören vidta åtgärder för afl uppThöra med aktiviteten för afl förThindra avvikelsen.
När en leverantörs verksamThet bidrar eller kan bidra till avvikelser bör denna vidta åtgärder för afl uppThöra med aktiviteten för afl förThindra avvikelsen ocTh använda sifl inflytande till afl begränsa yflerligare påverkan.
När en leverantör inte själv Thar orsakat eller bidragit till en negativ påverkan, men ändå står i samband med en verksamThet där en avvikelse Xxxx upptäckts, är situationen mer invecklad. Då påverkas bedömningen av vilken åtgärd som är lämplig av två saker: leverantörens inflytande
över den berörda verksamTheten ocTh Thur allvarlig avvikelsen är.
2. Se FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, princip 14.
Kontraktsvillkorens tredje punkt anger hur den upphandlande myndigheten kan utföra uppföljningen av att leverantören uppfyller sina skyldigheter enligt kontraktet.
[Den uppThandlande myndigTheten] äger egenrapportering. Leverantören ska lämna räfl afl följa upp afl leverantören fullföljer den rapportering som framgår av bilagan. sina åtaganden. Uppföljningen kan komma
afl ske i olika steg; egenrapportering ocTh 3.2 Revision
revision. Leverantören ska möjliggöra för [den uppThandlande myndigTheten] afl själv eller
3.1 Egenrapportering genom ombud utföra revisioner Thos leveran- På begäran av [den uppThandlande myn- tören ocTh/eller Thos dess underleverantörer digTheten] ska leverantören, inom [sex (6) för afl säkerställa afl leverantören uppfyller veckor/annan tid som den uppThandlande sifl åtagande enligt punkt 1 ocTh afl Villkoren myndigTheten anger] från det afl begäran efterlevs. Leverantören ska i samband med moflogs, skriftligen redovisa Thur Villkoren revision tillThandaThålla de uppgifter ocTh den efterlevs. Redovisningen kan lämnas dokumentation som beThövs för afl kontroll- i formulär enligt bilaga 1: formulär för era afl Villkoren efterlevs.
KOMMENTAR
3.1 NÄR SKA VILLKOREN FÖLJAS UPP? Krav som ställs som särskilda kontraktsvillkor kan följas upp under avtalstiden, ocTh det bör då framgå av uppThandlingsdokumenten när defla ska ske. Den uppThandlande myndigTheten bör därför ange i kontraktsvillkoren inom vilken tid leverantören ska lämna in en skriftlig redovis- ning av Thur den efterlever Villkoren.
3.2 VEM SKA FÖLJA UPP?
Det är viktigt afl uppThandlande myndigTheter funderar över Thur Villkoren kan komma afl följas
upp redan när de utformar uppThandlingsdoku- menten, ocTh afl de säkerställer afl den egna orga- nisationen Thar de resurser ocTh den kompetens som krävs för afl kunna genomföra uppföljning- arna. I samband med uppföljningarna kan det vara lämpligt afl anlita externa revisorer som Thar räfl kompetens ocTh erfarenThet av socialt ansvars- tagande i leveranskedjor.
Det kan även vara lämpligt afl samverka med andra uppThandlande myndigTheter i det Thär skedet. Exempelvis samverkar Sveriges landsting ocTh regioner vid uppföljning ocTh det gemensamma
uppföljningsarbetet Thålls iThop av efl nätverk av kontaktpersoner som Thar efl nationellt kansli som stöd. Läs mer på XxxxxxxxxxxXxxxxxxxx.xx
SKL Kommentus följer upp sociala villkor
i leveranskedjor på uppdrag av uppThandlande myndigTheter inom den så kallade HållbarThetskollen. Läs mer om HållbarThetskollen.
3.3 HUR SKA UPPFÖLJNINGEN GÅ TILL? Uppföljningen kan ses som en stegvis process ocTh kan omfafla både egenrapportering ocTh revisioner.
3.3.1 Egenrapportering
Efl första steg i en uppföljning är afl leverantören på en övergripande nivå skriftligen redovisar Thur de efterlever Villkoren. Den skriftliga redovisningen kan lämnas i efl formulär för egenrapportering.
Formuläret bör ingå som en bilaga i uppThandlings- dokumenten för afl göra processen transparent för leverantörerna.
3.3.2 Revision
Det kan även bli aktuellt med revisioner för afl verifiera de svar som leverantören lämnat i egen- rapporteringen. Det kan ske på leverantörens Thuvudkontor (så kallad kontorsrevision) ocTh/eller genom afl kontrollera Thur Villkoren efterlevs i praktiken genom på plats-inspektioner (fabriks- revisioner). I samband med en revision ska leverantören tillThandaThålla de uppgifter ocTh den dokumentation som beThövs för afl revisorerna ska kunna kontrollera afl Villkoren efterlevs.
I samband med revision kan det bli aktuellt afl ta del av personuppgifter för afl kontrollera efter- levnad av Villkoren. Vid all beThandling av person- uppgifter blir Dataskyddsförordningen (Europa- parlamentets ocTh rådets förordning 2016/679/EU (GDPR)) tillämplig. UppThandlande myndigTheter måste säkerställa afl beThandlingen av personupp- gifter sker i enligThet med GDPR.
Läs mer om GDPR ocTh beThandling av person- uppgifter Thos Datainspektionen.
Kontraktsvillkorens fjärde punkt anger hur brister hanteras.
Om leverantören inte medverkar vid upp- i proportion till bristernas art ocTh tydligt följningen eller om det föreligger brister beskriva Thur dessa avThjälps inom angiven tid. i den dokumentation som ska tillThanda- [Den uppThandlande myndigTheten] Thar Thållas enligt punkt 3 ska räflelse ske inom räfl afl säga upp kontraktet med omedelbar den tid som bestäms av [den uppThandlande verkan om leverantören inte vidtar räflelse myndigTheten]. inom angiven tid eller inte avThjälper brister
Vid bristande efterlevnad av Villkoren enligt fastställd åtgärdsplan.
ska leverantören avThjälpa defla enligt en av [Den uppThandlande myndigTheten] Thar leverantören framtagen tid- ocTh åtgärdsplan också räfl afl säga upp kontraktet med som ska godkännas av [den uppThandlande omedelbara verkan vid allvarliga brister myndigTheten]. Tid – ocTh åtgärdsplanen ska i Villkorens efterlevnad.
tas fram inom den tid som bestäms av [den uppThandlande myndigTheten] ocTh ska stå
KOMMENTAR
Kontraktsvillkoren, inklusive Villkoren, är avsedda afl utgöra en integrerad del i efl kontrakt med leverantören. Villkoren utgör åtaganden för leverantören, ocTh är därför kopplade till sanktioner om leverantören bryter mot kontraktet. Efl brofl mot kontraktet kan gälla brister i afl medverka vid uppföljning eller i egenrapporteringen. Det kan också gälla brister i efterlevnad av Villkoren Thos leverantören själv eller Thos eventuella under- leverantörer.
Om leverantören inte medverkar vid uppfölj- ningen eller om det finns brister i den dokumen- tation som de ska tillThandaThålla enligt punkt 3
ska leverantören i första Thand få möjligThet till räflelse. Den uppThandlande myndigTheten bestämmer inom vilken tid som räflelse ska ske.
Om det kommer fram afl leverantören eller eventuella underleverantörer som omfaflas av Villkoren inte uppfyller Villkoren, ska leverantören få möjligThet afl avThjälpa defla. Det ska ske enligt en tidsafl åtgärdsplan som leverantören tar fram inom den tid som den
uppThandlande myndigTheten bestämmer. Även åtgärdsplanen ska godkännas av den uppThand- lande myndigTheten.
Brister kan utgöra grund för afl kontraktet kan komma afl sägas upp med omedelbar verkan. Det gäller vid:
► upprepade brister i egenrapporteringen,
► upprepade brister i medverkan till uppföljning,
► om räflelse inte sker inom angiven tid, eller
► om bristande uppfyllelse av Villkoren inte avThjälps enligt fastställd åtgärdsplan.
Den uppThandlande myndigTheten Thar också möjlig- Thet afl säga upp kontraktet med omedelbar verkan om den upptäcker afl det förekommer allvarliga brister när det gäller Villkorens efterlevnad.
Den uppThandlande myndigTheten kan kompleflera
kontraktsvillkoren med yflerligare sanktioner. Till exempel kan den uppThandlande myndig- Theten i påtryckningssyfte använda vite för afl framtvinga afl leverantören vidtar de åtgärder som krävs. Vid ramavtal kan även avropsstopp användas, vilket innebär afl den uppThandlande myndigTheten Thar räfl afl undanta leverantören från avropsförfrågningar enligt ramavtalet till dess afl den kan visa afl bristerna är avThjälpta. Under den tid som avropsstopp råder Xxxx den uppThandlande myndigTheten räfl afl göra avrop från en annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, uppThandla varan eller tjänsten från annan leverantör.
Defla avsnifl beskriver närmare de åtgärder som leverantören ska vidta för afl uppfylla Villkoren, det vill säga ILO:s kärnkonventioner respektive villkor om Thållbara leveranskedjor.
Vilka åtgärder leverantören ska vidta framgår av kontraktsvillkorens andra punkt tredje stycket (punkterna 2.1–2.6). Åtgärderna ska vidtas i enlig- Thet med FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga räfligTheter eller motsvarande ocTh syftar till en effektiv riskThantering i leveranskedjan.
Rutinerna omfattar:
► Policyåtagande
► Vidareförmedling av åtagandet
► Ansvarsfördelning
► Riskanalys
► Uppföljning
► AvvikelseThantering
För varje rutin anges:
Syfte: Vad vill den uppThandlande myndigTheten säkerställa med rutinkravet?
Bedömningskriterier: Vad ska rutinen inne- Thålla för afl den ska anses vara tillräcklig?
Vägledning: Här ges generell vägledning kring policyn eller rutinen. Vägledningen går utöver bedömningskriterierna ocTh ger olika exempel
på Thur företag kan arbeta. Leverantören beThöver alltså inte arbeta i enligThet med vägledningen, utan beThöver endast uppfylla bedömningskriterierna.
Läs mer! Här ges förslag på andra vägledningar som leverantören kan ta Thjälp av.
RUTINKRAV 1: POLICYÅTAGANDE
Leverantören ska Tha antagit en allmänt tillgänglig policy, beslutad av Thögsta ledningen, som innefaflar efl åtagande afl respektera Villkoren.
Syfte
Syftet med policyåtagandet är afl säkerställa afl leverantören är medveten om sifl ansvar ocTh afl den agerar för afl respektera Villkoren. Policy- åtagandet ska också säkerställa afl ansvaret
är förankrat i verksamTheten. Det ska också finnas tillgängligt för affärspartners ocTh andra
intressenter som Thar anknytning till leverantörens verksamThet.
Bedömningskriterier
För afl uppfylla rutinkrav 1 policyåtagande ska leverantören Tha antagit en policy som:
► minst omfaflar Villkoren,
► är fastställd på Thögsta nivå i företaget,
► är allmänt tillgänglig, till exempel på arbets- platsen eller företagets webbplats.
Vägledning
Efl policyåtagande är en offentligt tillgänglig avsiktsförklaring som beskriver leverantörens ansvar, åtaganden ocTh förväntningar när det gäller Villkoren. Åtagandet gäller i den egna verksamTheten, i leveranskedjan samt i övriga affärsrelationer. Leverantörens åtagande när det gäller Villkoren kan uflryckas i en enda policy eller i flera fristående policyer. Det kan även inte- greras i något av leverantörens styrdokument, till exempel i en uppförandekod.
Policyåtagandet ska inrikta sig på risker som är kopplade till den egna verksamTheten ocTh affärs- relationer. Det får inte enbart fokusera på välgören- Thetsprojekt eller generella ThållbarThetsåtaganden. För afl policyåtagandet ska få räfl status inom
leverantörens organisation ska den vara antagen av Thögsta ledningen.
Policyn bör uppdateras löpande med ny kunskap om risker i leveranskedjan.
Läs mer!
► FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga rättigTheter (princip 16)
► OECD Due Diligence guidance for Respon- sible Business Conduct
► Developing a Policy Commitment and Embedding Respect for Human RigThts
► FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigTheterna
► ILO:s deklaration om grundläggande rättig- Theter i arbetslivet
► Barnrättsprinciperna för företag (UNICEF)
► FN:s konvention mot korruption
RUTINKRAV 2: VIDAREFÖRMEDLING AV ÅTAGANDET
Leverantören ska Tha antagit rutiner för afl vidareförmedla åtagandet afl respektera Villkoren i den egna verksamTheten ocTh
i leveranskedjan.
Syfte
Syftet med afl kräva afl leverantören vidareför- medlar sifl åtagande är afl åtagandet ska delges relevanta aktörer. Det avser såväl intressenter som själva förväntas införa motsvarande åtag- ande i sin verksamThet (till exempel leverantörer ocTh underleverantörer), som intressenter som Thar intresse i dess implementering (till exempel affärsförbindelser, investerare, konsumenter ocTh intresseorganisationer). Det avser även individer eller grupper som kan komma afl påverkas nega- tivt av leverantörens verksamThet.
Bedömningskriterier
För afl uppfylla rutinkrav 2 om vidareförmedling av åtagandet ska leverantören
► delge åtagandet till anställda inom företaget,
► skriftligen vidareförmedla åtagandet afl respektera Villkoren till de leverantörer som den Thar kontraktsförThållande med (1:a ledet),
► redogöra för Xxxx den säkerställer afl Villkoren vidareförmedlas från leverantörer som den Thar kontraktsförThållande med (1:a ledet), vidare
i leveranskedjan.
Vägledning
Afl vidareförmedla policyåtagandet ska säker- ställa afl intressenter, leverantörer ocTh under- leverantörer i olika led i leveranskedjan blir med- vetna om leverantörens åtagande afl respektera Villkoren. Dessutom uppmuntras de afl agera
i enligThet med åtagandet. Ofta finns det mer pro- blem som gäller arbetsvillkor ocTh miljöförThållanden i underleverantörsleden. Det är därför viktigt afl leverantören vidareförmedlar ansvaret, ocTh ställer krav även i dessa led. En leverantör kan därför ställa krav på sina direkta leverantörer, ocTh genom avtal kräva afl de i sin tur vidareförmedlar Villkoren i sina leveranskedjor.
VerksamTheter som leverantören Xxxx kontrakts- förThållanden med bör få ta det av åtagandet. Det räcker inte med afl en policy finns tillgänglig för underleverantörer, utan den bör bifogas ocTh Thänvisas till i avtalen. Vid beThov ska den också översäflas till lokala språk. Andra aktörer som också bör underräflas är sådana som är direkt kopplade till delar av leverantörens verksamThet som är relevanta för avtalet, samt sådana som riskerar afl drabbas vid avvikelser mot åtagandet.
Policyåtagandet ska även förankras Thela vägen från Thögsta nivån till berörda medarbetare i företaget, som annars kan agera utan afl vara med- vetna om åtagandet eller utan afl ta Thänsyn till det.
Åtagandet kan vidareförmedlas genom relativt enkla metoder, såsom afl publicera det på leverantörens webbplats eller intranät, införa
kontraktsvillkor som kopplas till åtagandet i avtal med leverantörer, eller genom afl föra
dialog kring åtagandet internt ocTh externt. Dess- utom kan leverantören genomföra utbildningar ocTh främja kapacitetsbyggnad i leveranskedjan för afl öka kunskapen om Villkoren i olika led
i leveranskedjan.
Läs mer!
► FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga rättigTheter (princip 16)
► OECD Due Diligence guidance for Respon- sible Business Conduct
RUTINKRAV 3: ANSVARSFÖRDELNING
Leverantören ska Tha antagit rutiner för afl vidareförmedla åtagandet afl respektera Villkoren i den egna verksamTheten ocTh
i leveranskedjan.
Syfte
Syftet med afl efterfråga en tydlig ansvarsför- delning är afl se till afl leverantören Thar utsefl ansvariga personer för Villkoren på ledningsnivå. Det gör också afl den uppThandlande myndigTheten får information om vilken befaflning som är yflerst ansvarig för afl Villkoren efterlevs i leve- rantörens egen verksamThet ocTh i leveranskedjan.
Bedömningskriterier
För afl uppfylla rutinkrav 3 om ansvarsfördelning
ska leverantören:
► Tha utsefl en eller flera personer på lednings- nivå som är yflerst ansvariga för frågor som rör Villkoren,
► Tha tydliggjort vad ansvaret innebär.
Vägledning
För afl efl leverantörspolicyåtagande ska vara effektivt ocTh kunna efterlevas, beThövs en intern
ocTh struktur, men någon eller några personer
i ledande befaflning ska Tha det yflersta ansvaret. Det dagliga ansvaret kan sedan delegeras inom organisationen.
Förutom afl förankra åtagandet i Thögsta ledningen, kan leverantören även arbeta för afl förankra åtagandet i organisationen. De kan Thjälpa medarbetarna afl minimera risker i sifl dagliga arbete genom afl ge tillbörlig uppmärk- samThet ocTh stöd för konsekvensanalyser (due diligence) av Villkoren, fördela resurser för konsekvensanalyser, samt se till afl personal som arbetar med konsekvensanalyser tilldelas den tid ocTh den kompetensutveckling som krävs för uppgiften.
Läs mer!
► FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga rättigTheter (princip 19)
► OECD Due Diligence guidance for Respon- sible Business Conduct
RUTINKRAV 4: RISKANALYS
Leverantören ska Tha antagit rutiner för afl regelbundet genomföra riskanalyser, det vill säga identifiera ocTh prioritera aktuella ocTh potentiella risker för avvikelser från Villkoren, innefaflande en kartläggning av leveranskedjan med särskild Thänsyn till ThögriskverksamTheter.
Syfte
Syftet med afl begära afl leverantören genomför riskanalyser är afl säkerställa afl leverantören regelbundet försöker identifiera allvarliga risker för
avvikelser från Villkoren. Riskanalyser bidrar till ökad spårbarThet ocTh transparens i leveranskedjan, ocTh kan ge information till den uppThandlande myn- digTheten om Thur leverantören prioriterar sina risker.
Bedömningskriterier
För afl uppfylla rutinkrav 4 om riskanalyser ska leverantören:
► redogöra för de identifierade riskerna för de varor eller tjänster som omfaflas av kontraktet,
► kartlägga leveranskedjan med särskild Thänsyn till ThögriskverksamTheter,
► redogöra för Thur den identifierar aktuella ocTh potentiella risker i leveranskedjan avseende Villkorens efterlevnad,
► redogöra för Thur den prioriterar sina risker utifrån allvarligThetsgrad.
Vägledning
Med risk menas i defla fall risk för avvikelser från Villkoren. Risker förändras ständigt till följd av nya affärsrelationer, förändringar i produktionen, nya lagar med mera. Riskanalyser beThöver därför göras regelbundet. Riskanalysen ska vara rele- vant för den del av leverantörens verksamThet som gäller de varor eller tjänster som levereras under kontraktet. Det ska inte vara en allmänt Xxxxxxx riskanalys som beThandlar generella Thåll- barThetsrisker.
Det är viktigt afl poängtera afl identifieringen av en risk i sig inte innebär en avvikelse från Villkoren. Det är viktigt afl presentera de risker som faktiskt finns. Men det avgörande är Thur dessa risker sedan motverkas.
Kartläggning av leveranskedjan med Thänsyn till ThögriskverksamTheter
Kännedom om leveranskedjan är avgörande för afl kunna identifiera ocTh Thantera relevanta risker för avvikelser från Villkoren. Hur lång ocTh komplex leveranskedjan är påverkar också risken för av- vikelser. Det är därför viktigt afl både leverantören ocTh den uppThandlande myndigTheten känner till
kedjan för afl kunna avgöra vilka åtgärder som beThöver införas. Det är även viktigt afl känna till vilken typ av verksamThet företagen i leve- ranskedjan bedriver, är de exempelvis grossister eller producenter, ocTh på vilken ort bedriver de verksamTheten.
Hur leverantören genomför kartläggningen av leveranskedjan kan variera med Thänsyn till vilken information den Thar tillgång till. Om leverantören Thar full insyn i var produktionen sker kan den göra en detaljerad kartläggning med specificerad information. Om leverantören Thar begränsad insyn i var produktionen sker kan kartläggningen göras dels med specifice- rad information, dels med allmänt tillgänglig information ocTh antaganden om var produk- tionen antas ske. Om leverantören Xxxx mycket begränsad information om leveranskedjan kan
kartläggningen Thelt baseras på allmänt tillgänglig information ocTh antaganden om var produktionen antas ske.
En riskanalys kan baseras både på leverantörens egen kunskap om verksamTheten ocTh leverans- kedjan, ocTh på rapporter ocTh analyser från etablerade organisationer ocTh expertorgan. Som exempel kan nämnas rapporter från FN-organ ocTh organisationer som Amnesty International, International Trade Union Confederation, Free- dom House ocTh Transparency International.
Processen bör bygga på intern ocTh oberoende extern expertis ocTh innefafla samråd om konkreta risker med personer, deras ställföre- trädare ocTh grupper som kan komma afl drabbas. Processen bör stå i relation till företagets storlek, verksamThetens karaktär ocTh den miljö som verk- samTheten bedrivs i.
För afl kunna identifiera risker för avvikelser från Villkoren är det även viktigt afl leverantören Thar god kännedom om nationell lagstiftning som rör Villkoren.
Efter afl en riskanalys Thar genomförts beThöver leverantören när det är nödvändigt prioritera vilka risker som måste Thanteras först. Priorite- ringen ska göras utifrån allvarligThetsgraden för den potentiella negativa påverkan. Ju allvarligare den negativa påverkan på Villkoren är, desto Thögre prioritet bör leverantören ge frågan. För bedömningen av vad som är en allvarlig negativ påverkan på arbetares räfligTheter ska man beakta skala (Thur pass allvarlig effekten är), omfaffning (antalet individer som drabbas) ocTh om den är
av oåterkallelig karaktär (möjligTheten afl återställa situationen ocTh kompensera de drabbade). Det vill säga, en påverkan som är tillfällig, drabbar få, ocTh enkelt kan återställas är inte lika allvarlig som en påverkan som drabbar människor permanent, drabbar fler människor eller inte går afl återställa, till exempel dödsfall eller permanent skada.
Vid prioriteringen kan leverantören också ta Thänsyn till särskilt utsafla grupper såsom barn, kvinnor, etniska grupper eller ursprungsbefolk- ningar. Leverantören bör dessutom ta Thänsyn till påverkan i Thela leveranskedjan med fokus på de mest allvarliga riskerna. Denna process bör
också bygga på intern ocTh/eller oberoende extern expertis ocTh innefafla meningsfulla samråd med grupper ocTh andra relevanta personer som kan komma afl drabbas.
Läs mer!
► FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga rättigTheter (princip 17, 18, 21, & 24)
► OECD Due Diligence guidance for Respon- sible Business Conduct
► Assessing Human RigThts Impacts
► FigThting Corruption in tThe Supply CThain
► Good Practice Guidelines on Conducting TThird Party Due diligence (Partnering Against Corruption Initiative)
RUTINKRAV 5: UPPFÖLJNING
Leverantören ska Tha antagit rutiner för afl regelbundet följa upp efterlevnad av Villkoren.
Syfte
Syftet med afl begära afl leverantören Thar rutiner för uppföljning är afl säkerställa afl leverantören, som en del i sifl riskThanteringsarbete, kontrollerar afl Villkoren faktiskt efterlevs i leveranskedjan. Dessutom ger det den uppThandlande myndig- Theten kunskap om afl de åtgärder som leveran- tören vidtar för afl förebygga avvikelser Thar önskad effekt.
Bedömningskriterier
För afl uppfylla rutinkrav 5 om uppföljning ska leverantören:
► redogöra för vilka aktiviteter som Thar vidtagits för afl identifierade risker i den egna verksamTheten ocTh i leveranskedjan avseende de varor ocTh tjänster som omfaflas av kontraktet,
► redogöra för Thur systematisk uppföljning av afl Villkoren efterlevs i den egna verksamTheten ocTh i leveranskedjan, exempelvis Thur urvalet sker av vilka leverantörer ocTh underleverantörer som följs upp med Thänsyn till de identifierade riskerna.
Vägledning
Uppföljning är nödvändigt för afl ta reda på om leverantören Thanterar sina risker för avvikelser från Villkoren på efl effektivt säfl, ocTh vad som eventuellt beThöver åtgärdas för afl kunna arbeta mot ständiga förbäflringar. Uppföljningen bör utgå från riskanalysen ocTh särskilt rikta in sig på afl följa upp Thur effektivt leverantören Thanterar risker i förThållande till personer som tillThör grupper som är särskilt sårbara eller som löper en förThöjd risk afl bli påverkade.
Det kan i vissa fall vara svårt för leverantören afl utvärdera underleverantörer i kedjan på grund av bristande insyn ocTh inflytande. Defla minskar dock inte leverantörens ansvar för afl Thantera risker i olika led i kedjan. Leverantören
ska i dessa situationer vidta lämpliga åtgärder afl utifrån sina förutsäflningar övervaka ocTh Thantera riskerna. Samverkan med andra organisationer ocTh gemensamma branscThinitiativ är efl säfl afl åstadkomma defla, ocTh är allt vanligare för afl Thantera gemensamma utmaningar i leverans- kedjor.
Uppföljningen kan ske på olika säfl, exempelvis genom självskaflningsenkäter, egna eller tredje- partsrevisioner, eller klagomålsmekanismer.
Även insatser som bygger upp underleverantörernas kapacitet kan vara en del av uppföljningen, till exempel genom utbildning. Om delar av leverans- kedjan Thar granskats inom ramen för någon gällande social standard, till exempel SA8000, RBA, EICC, eller Fair Wear Foundation, kan dessa också utgöra del av uppföljningen.
Metoden för uppföljning kan variera beroende på risken, leverantören i fråga ocTh varorna eller tjänsterna. Däremot är det avgörande afl åtgärder kopplas direkt till den identifierade risken, ocTh inte är generella åtgärder för afl stärka leveran- törens ThållbarThetsprofil.
Åtgärder kan exempelvis vara afl begära in information från underleverantörer om Thur riskerna Thar Thanterats, genomföra på plats- revisioner för afl verifiera efterlevnaden, genom- föra utbildningsinsatser för afl öka medvetenTheten Thos underleverantörer, uppräfla klagomåls- mekanismer, renovera fabrikslokaler, inThandla skyddsutrustning med mera.
Revisioner är en vanlig metod för uppföljning som kan ge leverantören resultat som är jämförbara
över tid eller med land- ocTh branscThgenomsnifl.
Revisionerna kan vara utförda av leverantören i egen regi eller genom en tredje part.
Beroende på vilket led i leveranskedjan som revideras kan revisionen se olika ut. När en underleverantör revideras som är grossist i efl land med låg risk för avvikelser från Villkoren, är det mer relevant afl granska grossistens rutiner ocTh processer för vidareförmedling av kraven ocTh kontroll av efterlevnad.
Om det däremot är en revision av fabriken där varan tillverkas beThöver en på plats-revision genomföras. En på plats-revision består i regel av tre steg: (1) granskning av dokumentation,
(2) intervjuer med ledning ocTh anställda, ocTh (3) inspektion av arbetsplatsen ocTh eventuella boende- utrymmen. En revisionsrapport bör gå igenom resultatet av dessa tre steg, redogöra för avvikelser ocTh presentera förslag till åtgärder.
En mindre leverantör kan Tha mer begränsade möjligTheter afl genomföra egna revisioner, men de kanske Thar efl större företag som underleve- rantör som genomför egna revisioner. Leveran- tören kan då granska deras revisionsrapporter som efl led i sin egen uppföljning.
Utöver uppföljning i form av självskaflnings- enkäter ocTh revisioner är klagomålsmekanismer en viktig kanal för inThämtande av information om Thur Villkoren efterlevs. Välfungerande klago- målsmekanismer kan ge leverantören kontinu- erlig information om potentiella avvikelser som ibland kan vara svåra afl upptäcka vid revisioner.
Det är vanligt afl större företag bygger upp egna klagomålsmekanismer där anställda eller andra intressenter ska kunna uppmärksamma företaget på afl det Thar skefl en avvikelse från Villkoren.
Dessa är dock inte alltid så välfungerande eftersom de ofta använder telefonnummer eller e-postadresser långt från tillverknings- landet. Ofta kan det fungera bäflre afl bygga upp sådana instanser i samarbete med lokala
organisationer som Thar en kanal till de anställda ocTh till lokalbefolkningen. Defla är också efl område där det är lämpligt afl samverka med andra företag eller aktörer.
Läs mer!
► FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga rättigTheter (princip 20 & 21)
► OECD Due Diligence guidance for Respon- sible Business Conduct
RUTINKRAV 6: AVVIKELSEHANTERING
Leverantören ska Tha antagit rutiner för afl omedelbart vidta åtgärder för afl förThindra ocTh begränsa avvikelser från Villkoren, samt för afl vidta räflelse vid identifierade avvikelser.
Syfte
Syftet med afl begära afl leverantören Thar rutiner för avvikelseThantering är afl säkerställa afl den Thar interna processer för afl omedelbart kunna Thantera eventuella avvikelser från Vill- koren som verksamTheten orsakat eller bidragit till. Rutinerna ska även säkerställa afl leverantören medverkar till afl goflgöra de personer som Thar drabbats negativt av avvikelsen, om det är lämpligt.
Bedömningskriterier
För afl uppfylla rutinkrav 6 om avvikelsehantering
ska leverantören:
► redogöra för om några avvikelser avseende Villkorens efterlevnad Thar inträffat under avtalsperioden avseende de varor eller tjänster som omfaflas av avtalet, ocTh i så fall redogöra för Thur dessa avvikelser Xxxx Xxxxxxxxxx,
► redogöra för Thur systematisk avvikelseThantering sker i den egna verksamTheten ocTh i leverans- kedjan med Thänsyn till avvikelsens art ocTh allvarligThetsgrad
Vägledning
Om framställningen av en vara eller tjänst sker i Thögriskländer ocTh ThögriskbranscTher är det sannolikt afl uppföljningen kommer afl leda till afl avvikelser upptäcks. Afl avvikelser upptäcks innebär emellertid också afl de kan åtgärdas.
Leverantören ska kunna redogöra för konkreta åtgärder kopplade till den upptäckta avvikelsen ocTh en tidplan för åtgärderna.
Det är Thär viktigt afl poängtera afl i vissa länder kommer avvikelser afl ske till följd av nationell lagstiftning. I Kina är exempelvis fackförening- arna kontrollerade av staten, vilket innebär
afl ILO:s kärnkonventioner 87 ocTh 98 inte respekteras där. Det är inte rimligt afl kräva afl leverantörer ska bryta mot nationell lagstiftning, utan i stället krävs det särskilda insatser i sådana situationer. Trots förbud mot fria fackföreningar i Kina så är det exempelvis möjligt för anställda på en fabrik afl välja lokala representanter. Det är också möjligt afl föra en dialog mellan anställda ocTh ledning. I en sådan situation krävs det
afl leverantören arbetar mer aktivt med dessa frågor i sin leveranskedja som efl led i avvikelse- Thanteringen.
Identifiering av orsaken till avvikelsen
För afl förThindra afl avvikelser upprepas är det viktigt afl genomföra så kallade grundorsaks- analyser. Det innebär afl ta reda på vad som är orsaken till afl en avvikelse sker för afl kunna säfla in effektiva åtgärder. Som exempel kan nämnas olaglig övertid. För afl åtgärda en sådan avvikelse räcker det inte enbart med afl konstatera afl anställda arbetar övertid som överstiger nationella eller internationella bestämmelser ocTh afl kräva afl defla uppThör. Det är också nöd- vändigt afl ta reda på vad som är orsaken till afl anställda gör defla. Är de tvingade av ledningen? Väljer de själva afl arbeta övertid på grund av låga löner? Eller kan det finnas andra orsaker? På så säfl kan roten till problemet angripas för afl få en långsiktig lösning. Annars är risken afl samma
avvikelser identifieras år efter år utan någon verklig förbäflring.
MöjligTheten afl påverka en avvikelse beror på om leverantören är orsakande till en Thändelse, är bidragande till den genom exempelvis en affärs- förbindelse, eller står i samband till Thändelsen. Afl avgöra leverantörens koppling till en avvikelse kan vara svårt, men är viktigt för afl fastställa förväntningar på åtgärder. För afl efl företag ska anses vara orsakande ska det finnas efl tydligt orsakssamband mellan verksamTheten, produk- terna eller tjänsterna ocTh avvikelsen. Efl företag är bidragande när det till exempel uppmuntrar en annan aktör afl Tha en negativ påverkan. Företag kan i vissa fall endast anses stå i samband till av- vikelser som sker i leveranskedjan. Om företaget står i samband med en avvikelse, men inte kan anses vara orsakande eller bidragande, kräver ansvaret afl respektera Villkoren inte afl företaget på egen Thand måste åtgärda avvikelsen, men de kan ta på sig en roll i defla. Företag Thar efl ansvar
afl åtgärda eller goflgöra för avvikelser, oavsefl om de är orsakande, bidragande eller står i samband med den. Åtgärderna som vidtas kan däremot skilja sig mellan de olika scenarierna.
Tidplan för Thantering av avvikelser
Åtgärder för afl komma till räfla med en avvikelse ska Tha en tidplan för när de senast ska vara genomförda samt för när en uppföljning kommer afl ske för afl verifiera defla. AllvarligThetsgraden på avvikelsen är avgörande för tidsramarna för genomförandet av åtgärderna. Rör det sig om exempelvis livsThotande fara till följd av bristande säkerThetsanordningar beThöver räflelse vidtas omedelbart innan utrustningen kan tas i bruk igen. Är avvikelsen av en mer processartad natur, exempelvis om en underleverantör saknar en policy för afl förThindra barnarbete, kommer tids- ramen afl vara längre. Exakta tidsramar måste avgöras från fall till fall.
Åtgärder ocTh tidplan ska vara tydligt dokumen- terade ocTh kommunicerade till den berörda parten. Styrkande dokumentation är exempelvis revisionsrapporter där det framgår avvikelser, tidplan, afl den berörda parten som ska genom- föra åtgärderna åtar sig afl göra defla inom utsafl tid, samt vem inom organisationen som ansvarar för afl så sker.
Hävning av avtal med underleverantörer
När leverantörer upptäcker avvikelser i leverans- kedjan bör de i första Thand försöka åtgärda av- vikelsen i samarbete med leverantörer ocTh under- leverantörer. Afl säga upp avtal med leverantörer eller afl kräva afl leverantörer säger upp avtal med underleverantörer gynnar sällan de som påverkats av avvikelserna, eftersom inflytandet minskar utan efl kontraktsförThållande. Afl bryta efl kontrakt kan ändå i vissa fall vara nödvändigt, till exempel när leverantören upprepade gånger Xxxx försökt åtgärda, förebygga eller begränsa en avvikelse men inte fåfl gensvar från leverantören eller underleverantören. Till exempel kan defla gälla när leverantörer eller underleverantörer inte agerar i enligThet med åtgärdsplanen ocTh de överenskomna tidsramarna.
Läs mer!
► FN:s vägledande principer för företag ocTh mänskliga rättigTheter (princip 22)
► OECD Due Diligence guidance for Respon- sible Business Conduct
Bilaga 1: ILO:s kärnkonventioner
– förklaringstext
INTERNATIONELLA ARBETSORGANISATIONENS (ILO) ÅTTA KÄRNKONVENTIONER OM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH RÄTTIGHETER I ARBETSLIVET
Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182)
Med barnarbete avses all ekonomisk aktivitet som utförs av en person i skolpliktig ålder eller yngre. Ingen arbetstagare får vara under 15 år (eller 14 år om den nationella lagstiftningen tillåter defla), eller yngre än minimiåldern för arbete, om denna ålder överstiger 15 år.
Ungdomar mellan 15 ocTh 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsäflning afl de uppnåfl legal ålder för afl arbeta samt Thar fullgjort nationell skolplikt.
Om barnarbete upptäcks ska leverantören agera utifrån barnets bästa samt Thifla lämpliga lösningar i samråd med barnet ocTh barnets familj.
Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105)
Med tvångsarbete avses arbete eller tjänster som utförs genom Thot om straff eller liknande ocTh som inte utförs på frivillig basis. Tvångsarbete, inklusive slavarbete, kontraktsarbete eller ofri- villigt fängelsearbete ska inte förekomma. Allt arbete ska vara frivilligt, ocTh arbetare ska Tha räfl afl sluta sifl arbete efter en rimlig uppsägningstid.
Ingen förekomst av diskriminering och trakasserier (ILO 100 och 111)
Med diskriminering avses åtskillnad av arbets- tagare som inte grundar sig på meriter eller
kvaliteter, utan innebär särbeThandling på osakliga grunder. Diskriminering på grundval av etnisk tillThörigThet, kön, civilstånd, graviditet, religion, socialt eller etniskt ursprung, nationalitet, funktionsnedsäflning, politiska åsikter, fackligt engagemang eller sexuell orientering får inte förekomma.
Trakasserier ska inte förekomma i verksam- Theten. Med trakasserier avses när arbetare utsäfls för Thård eller omänsklig beThandling, däribland sexuella trakasserier eller någon form av psykisk eller fysisk bestraffning.
Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)
Med föreningsfriThet ocTh kollektiva förThandlingar avses formaliserade ocTh/eller icke formaliserade samarbeten för afl främja ocTh försvara egna intressen i arbetslivet ocTh i förThållandet mellan arbetsgivare ocTh arbetare. Leverantören för- väntas erkänna ocTh respektera arbetares (ocTh arbetsgivarens) räfl afl organisera sig, ansluta sig till organisationer de själv önskar delta
i, samt räflen afl förThandla kollektivt. I länder där föreningsfriTheten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till afl anställda får möta företagsledningen för afl diskutera löne- ocTh arbetsvillkor utan negativa konsekvenser.
Bilaga 2: Hållbara leveranskedjor
– förklaringstext
FN:S ALLMÄNNA FÖRKLARING OM DE MÄNSKLIGA RÄTTIGHETERNA (1948)
Leverantören ska stödja och respektera mänskliga rättigheter
Leverantören Thar efl ansvar afl respektera ocTh främja de mänskliga räfligTheterna både inom den egna verksamTheten ocTh i leveranskedjan.
Leverantören ska försäkra sig om afl den inte medverkar, direkt eller indirekt, till kränkningar av mänskliga räfligTheter. Defla inkluderar även då leverantören underlåter afl ställa frågor om kränk- ningar av de mänskliga räfligTheterna eller drar nyfla av kränkningar som begås av någon annan.
Leverantören ska Tha rutiner för afl utvärdera risken för afl den genom sin verksamThet medverkar till kränkningar av de mänskliga räfligTheterna.
FN:S BARNKONVENTION, ARTIKEL 32
Leverantören ska stödja och respektera FN:s barnkonvention artikel 32 Leverantören ska försäkra sig om afl den inte medverkar, direkt eller indirekt, till ekonomiskt utnyfljande av barn eller till arbete som är skadligt eller Thindrar barnets skolgång.
INTERNATIONELLA
ARBETSORGANISATIONENS (ILO) ÅTTA KÄRNKONVENTIONER OM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH RÄTTIGHETER I ARBETSLIVET
Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182)
Med barnarbete avses all ekonomisk aktivitet som utförs av en person i skolpliktig ålder eller
yngre. Ingen arbetstagare får vara under 15 år (eller 14 år om den nationella lagstiftningen tillåter defla), eller yngre än minimiåldern för arbete, om denna ålder överstiger 15 år.
Ungdomar mellan 15 ocTh 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsäflning afl de uppnåfl legal ålder för afl arbeta samt Thar fullgjort nationell skolplikt.
Om barnarbete upptäcks ska leverantören agera utifrån barnets bästa samt Thifla lämpliga lös- ningar i samråd med barnet ocTh barnets familj.
Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105)
Med tvångsarbete avses arbete eller tjänster som utförs genom Thot om straff eller liknande ocTh som inte utförs på frivillig basis. Tvångsarbete, inklusive slavarbete, kontraktsarbete eller ofrivilligt fängelse- arbete ska inte förekomma. Allt arbete ska vara frivilligt, ocTh arbetstagaren ska Tha räfl afl sluta sifl arbete efter en rimlig uppsägningstid.
Ingen förekomst av diskriminering och trakasserier (ILO 100 och 111)
Med diskriminering avses åtskillnad av arbets- tagare som inte grundar sig på meriter eller kvaliteter, utan innebär särbeThandling på osakliga grunder. Leverantören ska verka för mångfald ocTh lika möjligTheter i verksamTheten. Diskrimi- nering på grundval av etnisk tillThörigThet, kön, civilstånd, graviditet, religion, socialt eller etniskt ursprung, nationalitet, funktionsnedsäfl- ning, politiska åsikter, fackligt engagemang eller sexuell orientering får inte förekomma.
Trakasserier får inte förekomma i verksam- Theten. Med trakasserier avses när arbetstagare utsäfls för Thård eller omänsklig beThandling,
däribland sexuella trakasserier eller någon form av psykisk eller fysisk bestraffning.
Med föreningsfriThet ocTh kollektiva förThand- lingar avses formaliserade ocTh/eller icke formali- serade samarbeten för afl främja ocTh försvara egna intressen i arbetslivet ocTh i förThållandet mellan arbetsgivare ocTh arbetstagare. Leverantören förväntas erkänna ocTh respektera arbetstagares (ocTh arbetsgivarens) räfl afl organisera sig, ansluta sig till organisationer de själv önskar delta i, samt räflen afl förThandla kollektivt. I länder där fören- ingsfriTheten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till afl anställda får möta företagsledningen för afl diskutera löne- ocTh arbetsvillkor utan negativa konsekvenser.
ARBETSRÄTTSLAGSTIFTNING SOM GÄLLER DÄR ARBETET UTFÖRS
Leverantören ska minst uppfylla lokal arbets- räflslagstiftning i de länder där arbetet utförs.
Löner och arbetstider
Lön ska betalas direkt till arbetstagaren på överens- kommen tid ocTh till fullo. Leverantören ska verka för afl levnadslöner betalas till de anställda, ocTh får i inget fall betala mindre än den nationellt/lokalt lagstadgade minimilönen. Övertidsersäflning ska betalas ut ocTh tydligt specificeras i lönebeskedet. Arbetstagarna ska Tha minst en vilodag i veckan. Veckoarbetstiden får inte överstiga de lagliga grän- serna eller 60 timmar i veckan, inklusive övertid.
LedigThet, inklusive semester, Thelgdagar, sjuk- ledigThet ocTh föräldraledigThet ska ersäflas i enlig- Thet med nationell lagstiftning.
ARBETSMILJÖN SKA VARA SÄKER OCH HYGIENISK (ILO 155 OCH 170)
Med säker ocTh Thygienisk arbetsmiljö avses afl arbetstagaren ska, då den befinner sig på en plats som arbetsgivaren Thar direkt eller indirekt kontroll över, garanteras afl vara fri från eller skyddas mot förThållanden som kan utgöra en fara för arbetstagarens fysiska ocTh/eller psykiska
Thälsa. Arbetstagaren som arbetar i leverantörens verksamThet ska erbjudas en säker ocTh Thälsosam arbetsmiljö där förebyggande åtgärder, som minimerar skador ocTh Thälsorisker ska vidtas.
Anställda ska få utbildning om de eventuella Thälsorisker som arbetet kan medföra, inklusive brandsäkerThet, farliga arbetsmoment ocTh första Thjälpen. Arbetsgivaren ska tillThandaThålla rele- vant skyddsutrustning ocTh se till afl information om Thälsa ocTh säkerThet finns läflillgänglig på arbetsplatsen.
Nödutgångar ska vara tydligt markerade ocTh upplysta ocTh får inte vara blockerade. Utrymnings- övningar ocTh testning av brandlarm ska genom- föras regelbundet.
MILJÖSKYDDSLAGSTIFTNING SOM GÄLLER DÄR ARBETET UTFÖRS
Leverantören måste minst uppfylla lokal miljö- skyddslagstiftning i de länder där de bedriver sin verksamThet.
Leverantörer ska bedriva sin verksamThet med Thänsyn till miljön ocTh följa lokal ocTh nationell miljölagstiftning. Genom afl Tha rutiner för afl identifiera, mäta ocTh följa upp sin miljöpåverkan ska leverantören arbeta med afl ständigt förbäflra sin miljöprestanda ocTh minimera resursförbrukning ocTh utsläpp. Leverantören ska sträva mot efl livscykelperspektiv avseende miljöpåverkan från produkter ocTh tjänster, ocTh ska ställa miljökrav på underleverantörer.
FN:S KONVENTION MOT KORRUPTION
Leverantören ska inte direkt eller indirekt erbjuda eller ge otillbörlig betalning eller annan ersäflning till någon person eller organisation i syfte afl erThålla, beThålla eller styra affärer eller få annan otillbörlig fördel inom ramen för sin verksamThet.
Leverantören ska inte direkt eller indirekt begära eller acceptera någon form av otillbörlig betalning eller annan ersäflning från tredje part som kan påverka objektiviteten vid affärsbeslut.
Box 0000, 000 00 Xxxxx
Besöksadress: Svxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx
Telefon: 00-000 00 000 E-post: xxxx@xxxxxx.xx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx