Kommunledningsförvaltningen Datum

2013-08-12

Handläggare / Kontaktperson, telefon:

Xxxxxxx Xxxxxx 0921-624 73

Diarienummer

KS 2013/344

Beställaren inbjuder er att lämna anbud baserade på villkoren i detta förfrågningsunderlag

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013

Avtal- / Leveranstid Från och med avtalsteckning t.o.m. 2015-11-30 enligt AF A 4.1 Beställare: Kommunstyrelsen, Bodens kommun

Ombud: Kommunledningsförvaltningen och dess kommunchef, Xxxxx Xxxxx

Upphandlingsform: Öppen

Avtalsform: Ramavtal med flera leverantörer.

Ersättningsform: Efter prestation och enligt överenskommen plan.

Utdrag ur Administrativa föreskrifter del Upphandlingsföreskrifter (AF U)
Anbud inlämnas digitalt:	xxxxx://xxx00.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxx/Xxxxxxxx/X ublished/
Arbetsprover inlämnas via post:	Kuvertet med arbetsproverna märks: Marknadsföringstjänster 2013 Bodens kommun Upphandlingsenheten 961 86 Boden
Anbuds bindande till och med:	2014-01-23
Anbud oss tillhanda senast:	2013-09-24

Anbudsprövning: AF U 5

Postadress

961 86 Boden

Telefon

0000-000 00 vx.

med direktval

E-post

xxxxxxxx@xxxxx.xx

Telefax

0921-627 23

Postgiro

6 00 52-8

Bankgiro

600-7181

753-4050

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER

AF B

2013-08-12

KS 2013/344

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

AF B BESTÄLLARINFORMATION 4

B 1 Beställarens organisation för projektet /uppdraget 4

B 2 Orientering om Beställarens verksamhet 4

B 2.1 Utgångspunkt för uppdraget 4

B 2.2 Nuläge och framgångsfaktorer 4

B 2.3 Omvärldstrender 5

B 2.4 Strategi för kommunikation 5

B 3 Uppdragets huvudsakliga innehåll 5

B 4 Allmänna utgångspunkter för uppdraget 6

B 5 Statistik 6

B 6 Förkortningar och begreppsförklaringar 7

AF U UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 8

U 1 Former för upphandling 8

U 1.1 Upphandlingsform 8

U 1.2 Avtals/Uppdragsform 8

U 1.3 Ersättningsform 8

U 2 Förfrågningsunderlag 8

U 2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag 8

U 2.2 Förteckning över förfrågningsunderlag 8

U 2.3 Kompletterande förfrågningsunderlag 8

U 3 Anbudsgivning 9

U 3.1 Anbudshandlingar 9

U 3.2 Anbudstidens utgång 10

U 3.3 Anbuds giltighetstid 10

U 3.4 Anbudsinlämning 10

U 4 Anbudsöppning 11

U 5 Anbudsprövning 11

U 5.1 Kvalificering av anbudsgivaren / anbud 11

U 5.2 Utvärdering av anbud 11

U 5.3 Sammanvägning av utvärderingen 16

U 5.4 Meddelande om beslut vid prövning av anbud 17

AF K KRA VSPECIFIKATION 18

K 1 Omfattning 18

K 1.1 Innehåll och krav på anbud upphandlingsdel 1 - Byråtjänster 18

K 1.2 Innehåll och krav på anbud upphandlingsdel 2 - Foto 19

K 1.3 Innehåll och krav på anbud upphandlingsdel 3 – Redaktionell te xt 20

AF A AVTA LSVILLKOR 21

A 1 Omfattning 21

A 1.1 Kontraktshandlingar 21

A 2 Förutsättningar 21

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF B

2013-08-12

KS 2013/344

A 2.1 Uppdragsbeskrivning 21

A 2.2 Formella krav 21

A 2.3 Uppdragstagarens kvalitets- och miljöstyrning 22

A 3 Organisation under avtalstiden 23

A 3.1 Beställarens uppdragsorganisation 23

A 3.2 Uppdragstagarens ombud 23

A 3.3 Utbyte av personal 23

A 3.4 Anlitande av underentreprenör 23

A 4 Sekretess 23

A 5 Tider 23

A 5.1 Avtalstid och normal uppsägning 23

A 5.2 Uppdragsstart 24

A 5.3 Färdigställandetid 24

A 5.4 Vite 24

A 6 Ansvar 24

A 7 Ekonomi 24

A 7.1 Ersättning 24

A 7.2 Betalning 25

A 8 Rätt till uppdragsresultat 26

A 8.1 Nyttjanderätt och äganderätt 26

A 9 Avbeställning och hävning 26

A 9.1 Avbeställning 26

A 9.2 Hävning 26

A 10 Force Majeure 27

A 11 Tvist 27

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF B

2013-08-12

KS 2013/344

AF B BESTÄLLARINFORMATION

B 1 Beställarens organisation för projektet /uppdraget

Beställare: Bodens kommun, kommunstyrelsen, 961 86 Boden

Ombud: Kommunledningsförvaltningen och dess kommunchef, Xxxxx Xxxxx

Förfrågningar under anbudstiden ska ställas till:

Handläggare: Xxxxxxx Xxxxxx Tfn: 0921-624 73

B 2 Orientering om Beställarens verksamhet

Bodens kommun genomförde Bodendialogen under 2008. Den ledde till en ny utvecklingsplan som kommunfullmäktige fastställde i juni 2009. Processen med att ta fram utvecklingsplanen gjordes i bred samverkan med bodensarna, näringslivets organisationer, föreningarna och de politiska partierna. En mycket kort sammanfattning av planen är att Boden i visionen för år 2020 ska vara ett hållbart växande samhälle.

Varumärket Fördel Boden som lanserades omkring 1990 ska leva vidare för den allmänna marknadsföringen av Boden. Ett av motiven är att varumärket har hög igenkänning och fungerar som ett paraply för att beskriva fördelarna med att bo och leva i Boden.

Under hösten 2010 inleddes en förankring av Fördel Boden internt hos bodensarna. Motivet var att i bodendialogen visade det sig att begreppet var väl känt men det fanns ett behov att göra innehållet mer tydligt. Konceptet bygger på att lyfta fram bodensare och deras positiva uppfattning. Det hänger även ihop med den länsövergripande tanken att göra Norrbottens profiler mer synliga som bärare av det positiva med länet.

Det här är det första steget i en vassare marknadsföring av Boden för att realisera utvecklingsplanens vision. Tillväxten är en förutsättning som ger möjlighet att bygga vidare på målen i planen. En metod är att stärka varumärket Boden och att öka Bodens attraktionskraft för dem som redan bor här men även för entreprenörer, investerare och andra som skulle ha glädje av att veta mer om Boden. Utvecklingen av projekt med extern finansiering har varit stark i Boden och bidragit till att bygga framtidens Boden.

Bodens kommun som organisation är en av de viktigaste aktörerna. Andra viktiga aktörer är Bodens garnison, näringslivets organisationer och besöksföretagen.

Den här upphandlingen syftar till att i första hand kommunen själv genom sina olika förvaltningar ska bli mer enhetlig i sin marknadskommunikation och på så sätt både stärka Boden som ort och kommunen som en attraktiv arbetsgivare.

B 2.1 Utgångspunkt för uppdraget

Fördel Boden, ett hållbart växande samhälle.

Visionen för år 2020 innehåller många delar. De finns beskrivna i Utvecklingsplan för Boden.

Vision 2020 är en gemensam plattform för utvecklingsarbetet. Konkret betyder det bland annat att Bodens kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ge bodensarna god service samt att Boden ska vara ett attraktivt val för boende och företagsetableringar.

B 2.2 Nuläge och framgångsfaktorer

Boden har i dag ca 27 000 invånare. Kommunen har några tydliga profilområden: En stark framtidstro och samverkan (bodenandan).

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF B

2013-08-12

KS 2013/344

Ett gott näringslivsklimat där företagare vill investera och utveckla näringslivet.

Samarbete med Luleå inom flera områden och en del i den gemensamma arbetsmarknaden med cirka 100 000 invånare.

Boden ligger långt framme inom miljösektorn med både egen biogasproduktion, ett väl utbyggt fjärrvärmenät och är ett nav inom avfallshanteringen.

Boden har under ett antal år satsat på ungdomars medinflytande i demokratifrågor bland annat genom ett ungdomsråd och ett ungdomsfullmäktige.

Närheten till Luleå tekniska universitet ger bodensarna goda möjligheter till utbildning på nära håll.

Hög livskvalitet. Det är nära till natur och friluftsliv under alla fyra årstiderna. Föreningslivet är rikt, boendet varierat och möjligheterna till ett varierat utbud av kultur- och fritidsaktiviteter inom kort avstånd är mycket goda för kommunens alla innevånare.

Integrationen mellan olika invånargrupper har hög prioritet. Det kan gälla såväl etnisk, språklig som regional härkomst.

Låga boendekostnader med en bra boendemiljö, inkluderat en levande landsbygd. En säker och trygg kommun att leva i.

B 2.3 Omvärldstrender

I den senaste regionalpolitiska utredningen har bl.a. befolkningsutveckling och arbetskraftens rörlighet analyserats. Trenden är fortsatt tydlig, storstadsregionerna ökar sin befolkning, medan övriga landet tappar i befolkning. Idag bor mer än hälften av landets befolkning i storstadsområdena. Det innebär att det krävs kraftfulla åtgärder för att behålla positionen och dessutom få tillväxt.

B 2.4 Strategi för kommunikation

• Vision 2020 ska stå i förgrunden för kommunens profileringsarbete.

• Ta fram en långsiktig strategi för hur Bodens kommun ska kommunicera budskapet om Bodens fördelar till omvärlden, tillsammans med garnisonen, näringslivet, föreningarna och andra aktörer.

• Hitta samordningsfördelar för marknadsföring mellan kommunens olika enheter för att få en effektiv användning av resurser och en samordning av budskapen.

B 3 Uppdragets huvudsakliga innehåll

Följande mål ska uppnås.

• Bilden av ett attraktivt Boden ska förstärkas.

• Bodensarnas stolthet över sin kommun ska stärkas bland annat genom en utvecklad bodenanda.

• Boden ska vara ett attraktivt alternativ på den geografiska och mentala kartan.

• Boden ska genom ett positivt företagsklimat locka till sig företagsetableringar och vara en plats med framtidstro.

• Antalet besökare i Boden ska öka.

• Antalet bodensare ska öka.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF B

2013-08-12

KS 2013/344

Upphandlingen omfattar Bodens kommuns behov av externa tjänster inom olika konsultkategorier. Konsultkategorierna är indelade i olika kompetensområden enligt nedan.

• byråtjänster för strategisk rådgivning inom kommunikation och marknadsföring

• tjänster för grafisk produktion

• foto.

• redaktionell text (skribent)

Upphandlingen avser allt från mer omfattande helhetslösningar inom flera av dessa områden till mindre enskilda uppdrag inom foto och redaktionell text. De enskilda uppdragen kommer att gälla beställningar enbart av viss specifik tjänst och inte en kombination av flera olika.

Upphandlingen kommer att delas upp i tre delar. Möjlighet finns att lämna anbud på alla eller enbart en av delarna:

Del 1: Byråtjänster - samtliga kompetensområden ingår. Del 2: Enbart foto

Del 3: Enbart redaktionell text

Varje del kommer att utvärderas enskilt och det blir ett avtal per del.

Innehåll av kompetensområden och krav på tjänsterna kan ses under AF K 1.1-1.4.

B 4 Allmänna utgångspunkter för uppdraget

Det gemensamma ansvaret och finansieringen av marknadsföringen ligger på tillväxtförvaltningen. Kommunens förvaltningar äger och finansierar informations- och kommunikationsinsatser.

B 5 STATISTIK

Bodens kommun har under året 2012 köpt tjänster för cirka 2 miljoner SEK inom dessa kompetensområden. Beställaren garanterar inga volymer och förbinder sig inte till att köpa tjänster enligt det beräknade värdet för 2012.

Ett exempel på projekt med angivna kvantiteter har tagits fram för respektive upphandlingsdel för redovisning av anbudspriser. I 13_ Formulär för anbud i bilagor 13.3-5 angivna kvantiteter utgör underlag vid anbudsutvärdering. Dessa kvantiteter ska vid behov kunna utökas/minskas eller helt tas bort under löpande avtal, varför det inte får betraktas som bindande.

Kvantiteter antagits enligt följande:

Punkt	Projekt/uppdrag	Förklaring	Xxxxx	Xxxxx
Del 1: Byråtjänster - samtliga kompetensområden
1.1	Projektledare	Xxxxx arbeta i ett projekt	37	Timmar
1.2	Art director (AD)	Antas arbeta i ett projekt	44	Timmar
1.3	Grafisk formgivare	Antas arbeta i ett projekt	38	Timmar
1.4	Copywriter/skribent	Xxxxx arbeta i ett projekt	24	Timmar

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF B

2013-08-12

KS 2013/344

1.5	Fotograf	Xxxxx arbeta i ett projekt	23	Timmar
1.6	Kommunikationsstrateg	Antas arbeta i ett projekt	30	Timmar
1.7	Inställelsekostnad	Besökstillfälle i Boden	5	Tillfällen
1.8	Särskild ersättning	Utlägg för specialutrustning	4000	Kr
1.9	Bilresor	Xxxxx körda mil i samband med uppdrag.	10	Mil
Del 2: Enbart foto
2.1	Fotograf	Xxxxx arbeta i ett projekt	24	Timmar
2.2	Inställelsekostnad	Besökstillfälle i Boden	3	Tillfällen
2.3	Särskild ersättning	Utlägg för specialutrustning	4000	Kr
2.4	Bilresor	Xxxxx körda mil i samband med uppdrag.	10	Mil
Del 3: Enbart redaktionell text
3.1	Copywriter/skribent	Xxxxx arbeta i ett projekt	24	Timmar
3.2	Inställelsekostnad	Besökstillfälle i Boden	3	Tillfällen
3.3	Särskild ersättning	Utlägg för specialutrustning	4000	Kr
3.4	Bilresor	Xxxxx körda mil i samband med uppdrag.	10	Mil

B 6 Förkortningar och begreppsförklaringar

I dessa Administrativa föreskrifter används följande förkortningar: AF = Dessa Administrativa föreskrifter

XXX = Lagen om offentlig upphandling med de senaste ändringarna

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

AF U UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

Lag om offentlig upphandling (LOU) med senaste ändringarna tillämpas för upphandlingen.

U 1 Former för upphandling

U 1.1 Upphandlingsform

Enligt första sidan

U 1.2 Avtals/Uppdragsform

Enligt första sidan

U 1.3 Ersättningsform

Enligt första sidan

U 2 Förfrågningsunderlag

U 2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

Finns på: xxxxx://xxx00.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxxxxx/ Beställarens kontaktperson under anbudstiden:

Upphandlingsenheten, Xxxxxxx Xxxxxx

Tel.: 0000-00000, e-post:xxxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx

U 2.2 Förteckning över förfrågningsunderlag

07 Regler – Språkboken (bifogas ej) Utvecklingsplan för Boden (bifogas ej) Grafisk profil (bifogas ej)

08 Villkor - Krav, Dessa administrativa föreskrifter (AF), daterad 2013-08-12

13 Formulär för anbud, gemensamt för alla upphandlingsdelar med underskrift

13.1 Frågeformulär

13.2 Sammanställning av referensfrågor

13.3 Upphandlingsdel 1, redovisning av fasta priser

13.4 Upphandlingsdel 2, redovisning av fasta priser

13.5 Upphandlingsdel 3, redovisning av fasta priser

13.6 Upphandlingsdel 1, utvärdering

13.7 Upphandlingsdel 2, utvärdering

13.8 Upphandlingsdel 3, utvärdering

Anbudsgivaren skall själv kontrollera att han före anbudsgivning fått fullständigt förfrågningsunderlag. Om myndighetsföreskrifter eller anvisningar inte stämmer överens med det som anges i förfrågningsunderlaget är anbudsgivaren skyldig att omedelbart meddela detta till beställarens kontaktperson.

U 2.3 Kompletterande förfrågningsunderlag

Anbudsgivare som i något avseende finner att förfrågningsunderlaget är oklart ska skriftligen ställa sina frågor till beställarens handläggare under anbudstiden.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från xxxxx://xxx00.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxxx ed/ kommer att få information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själv kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar skickats ut.

Sista dag för frågor med anledning av förfrågningsunderlaget är 2013-09-16. Svar på frågor skickas senast 2013-09-18.

U 3 ANBUDSGIVNING

U 3.1 Anbudshandlingar

Anbud ska

• lämnas skriftligt på svenska

• följa förfrågningsunderlaget

• lämnas av anbudsgivare som innehar giltigt F-skattebevis eller likvärdigt

• redovisas i 13_Formulär för anbud inkl. bilagorna.

U 3.1.1 Anbudspriser

Anbudspriser ska lämnas i 13_Formulär för anbud, bilaga 13.3-5 och anges i svenska kronor exklusive lagstadgad mervärdesskatt.

Fastapriser

Anbudsgivaren ska lämna uppgift om pris per timme enligt följande:

Upphandlingsdel 1, byråtjänster då samtliga kompetensområden ingår Timpris ska lämnas separat för samtliga följande tjänster:

• Projektledare

• Art director (AD)

• Grafisk formgivare

• Copywriter/skribent

• Fotograf

• Kommunikationsstrateg

Upphandlingsdel 2 då enbart foto ingår

Timpris ska lämnas för

• Fotograf

Upphandlingsdel 3 då enbart redaktionell text ingår

Timpris ska lämnas för

• Copywriter/skribent

Övrigt

Anbudsgivare ska även ange övriga kostnader per upphandlingsdel enligt följande:

1. Inställelsekostnad till Boden, avser kostnader för restid, lämnas i kr/ tillfälle. Alla kostnader ingår som en engångskostnad per besökstillfälle i Boden. Vid flera samtidigt pågående uppdrag, godkänns endast en inställelsekostnad per dag och uppdrag, oavsett antal konsulter.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

2. För alla kostnader som ska ersättas särskilt, t .ex. utlägg för specialutrustning, som exempelvis annan inhyrd expertis ska överenskommelse träffas med beställaren innan utförandet. Saknas överenskommelse debiteras t .ex. inhyrd expertis som utförande konsult, och utrustning anses ingå i arvodet. Särskild ersättning anges i procent.

3. Då resor blir nödvändiga i samband med uppdrag, lämnas bilersättning för bil med kr/mil. Det kan bli aktuellt vid resor som utgår från Boden, vid körning utanför Bodens kommun mellan olika projekt/arbetsplatser under samma dag, eller om så avtalats, vid resor till andra platser för studiebesök i samband med uppdrag.

Det sammanslagna timpriset för alla tjänsterna samt övriga kostnader enligt punkt 1-3 ovan anger det totala utvärderingspriset per upphandlingsdel.

Med ”Boden” anses området inom Bodens kommungräns.

U 3.1.1 Huvudanbud

Anbud som inte avges enligt 13_Formulär för anbud inklusive bilagor kommer att förkastas.

U 3.1.2 Sidoanbud

Accepteras inte

U 3.1.1 Kompletteringar till anbud

Anbudsgivare ska vara beredd att inom 6 dagar efter begäran lämna kompletterande uppgifter angående anbudet.

U 3.2 Anbudstidens utgång

Anbud ska vara beställaren tillhanda senast datum enligt första sidan. OBS.

Anbud som inkommer senare än angiven tid ska (måste) förkastas enligt XXX.

Xxxxx lämnade genom telegram eller xxxxxxx accepteras inte med anledning av att sekretess inte kan garanteras.

U 3.3 Anbuds giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt enligt angiven tid på första sidan.

Om en eventuell ansökan om överprövning inkommer till domstol ska anbudet från anbudsgivarna vara bindande till dess frågan om överprövning är slutgiltigt avgjord eller till dess anbudsgivarna och beställaren kommer överens om annat.

U 3.4 Anbudsinlämning

Anbud ska inlämnas på följande sätt;

Arbetsprover via post och övrigt via E-anbud

För mer information se via länken

xxxxx://xxx00.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxxxxx/

Anbudsgivarens anbudshandlingar ska i förekommande fall sparas digitalt enligt följande:

• i allmänt kända format t.ex. Pdf, doc, xls, ppt, txt, jpg, tif m.m.

• enskilda filer (dokument) bör inte överskrida 20 MB

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

Kuvertet med arbetsproverna märks:

Marknadsföringstjänster 2013 Bodens kommun Upphandlingsenheten

961 86 Boden

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

U 4 ANBUDSÖPPNING

Ej offentlig.

Normalt tidigast kl.13.00 första dagen efter anbudstidens utgång.

Vill anbudslämnare ha en representant närvarande vid anbudsöppningen ska detta vara en representant från Svenska Handelskammaren eller likvärdig. Kostnaden för deltagande av representant står anbudsgivaren själv för.

U 5 ANBUDSPRÖVNING

Ej offentlig

Anbudsprövning sker av en värderingsgrup p sammansatt av tjänstemän hos beställaren och beslutas av ombudet eller kommunstyrelsens arbetsutskott.

Anbudsprövning kommer att ske i två steg enligt följande:

1. Kvalificering av anbudsgivaren / anbud – AFU 5.1

2. Utvärdering av anbud – AFU 5.2

Anbud måste klara kraven i steg 1 för att gå vidare till steg 2

Kontroll av riktigheten i anbuden angivna uppgifter

Beställaren utgår från att samtliga anbudsgivares uppgifter i lämnade anbud är riktiga. Beställaren är endast skyldig att kontrollera riktigheten av uppgifterna vid omständigheter i det enskilda fallet som ger anledning till att ifrågasätta riktigheten av lämnade uppgifter. Beställaren avser likväl att kontrollera riktigheten av uppgifterna i det anbud som är föremål för att vinna anbudstävlingen.

Anbud som efter kontroll visar sig innehålla oriktiga uppgifter förkastas.

U 5.1 Kvalificering av anbudsgivaren / anbud

Kvalificering av anbudsgivare uppnås enbart genom att anbudsgivaren

1. ska ha inlämnat anbud inom angiven tid, vilket medför att för sent inkomna anbud förkastas i enlighet med gällande XXX.

2. ska uppfylla formkraven i AF U 3.1 till och med AF U 3.4

OBS: Visar det sig att anbud efter denna prövning inte uppfyller ska-kraven i kvalificering av anbud, kommer anbudet inte att prövas i utvärderingen av anbud.

U 5.2 Utvärdering av anbud

Varje upphandlingsdel utvärderas enskilt. De anbud som uppfyller kraven i kvalificeringsfasen i AF U 5.1 kommer att gå vidare för utvärdering på pris och kvalitet. Utvärdering av kvalitet sker olika för respektive upphandlingsdel. Utvärdering sker enligt det som är ekonomiskt mest fördelaktigt.

Den utvärderingsmodell som används kallas den absoluta mervärdesmodellen. Syftet med denna metod är att komma fram till ”lägsta” anbud.

Den går ut på att kriterierna viktas och prissätts i SEK. I utvärderingen utdelas poäng som multipliceras med dessa prislappar. I 13_Formulär för anbud, bilaga 13.6-8 framgår viktning, värden och poäng.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

Utvärderingen kommer att utföras av en referensgrupp som kommer att poängsätta anbudsgivarens svar på varje kriterium utifrån hur väl anbudet uppfyller det aktuella kriteriet.

Vid utvärderingen har anbudsgivaren möjlighet att få påslag på anbudspriset enligt nedan beskrivna modell. Resultatet av utvärderingen påverkar de lämnade prisuppgifterna för att komma fram till ”lägsta” anbud. Det anbud som slutar på lägst utvärderingssumma blir det ekonomiskt mest fördelaktiga.

Följande utvärderingskriterier kommer att användas vid utvärderingen:

1. Pris

2. Kvalitet

2.1. Referenser

2.2. Arbetsprov och referensuppdrag

2.3. Fiktivt uppdrag

2.4. Muntlig presentation av fiktivt uppdrag

Kriteriet kvalitet består av två (2) eller fyra (4) olika underkriterier beroende på vilken upphandlingsdel det är frågan om.

Upphandlingsdel 1, byråtjänster, samtliga kompetensområden ingår. Där ska alla utvärderingskriterier för kvalitén användas. Det vill säga ”referenser”, ”arbetsprov och referensuppdrag”, ”fiktivt uppdrag” samt ” muntlig presentation av fiktivt uppdrag”.

På upphandlingsdel 2 och 3 det vill säga foto respektive redaktionell text ska enbart, ”referenser” samt ”arbetsprov och referensuppdrag” av utvärderingskriterierna ingå.

För kriteriet Pris sker en matematisk sammanställning av fasta prisdelar enligt AF U

3.1.1. För resterande del av kriterierna blir utvärderingsprocessen mera omfattande

enligt den absoluta mervärdesmodellen. Varje kriterium har några underkriterier som ska understödja bedömningen.

Vid utvärdering används 13_Formulär för anbud, bilaga 13.6-8 för att sammanställa samtliga utvärderingskriterier och få ut ett utvärderingssumma för respektive anbud och upphandlingsdel 1,2 och 3.

Den slutliga utvärderingssumman består alltså av anbudets verkliga lämnade prisuppgifter tillsammans med de påslag som utvärderingen mot de angivna kvalitetskriterierna givit. Observera att denna utvärderingssumma används bara för att komma fram till ett beslut. När avtal tecknas med antagen uppdragstagare sker det utifrån de priser som anbudsgivaren lämnat i sitt anbud (13_Formulär för anbud, bilaga 13.3-5).

U 5.2.1 Referenser

(vikt SEK 60 000, ca 10% för byråtjänster och vikt SEK 80 000, ca 20% för foto och redaktionell text)

Gäller för samtliga upphandlingsdelar.

Anbudsgivaren ska lämna uppgift på två (2) referenser från genomförda uppdrag. Referenserna ska anges med namn, funktion, adress och telefonnummer samt e- postadress. Uppdragen ska inte vara genom- eller slutförda tidigare än två (2) år räknat från sista anbudsdag.

Referensernas kontaktpersoner kommer att kontaktas i första hand via e-post. Ett frågeformulär, 13_Formulär för anbud, bilaga 13.1 kommer att skickas ut av Upphandlingsenheten. Svaret kommer att vara en del av bedömningen av den kvalitet som anbudsgivaren erbjuder sig att leverera.

Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktpersonerna är tillfrågade, har möjlighet att ange ett referensutlåtande på svenska och har godkänt att uppdraget åberopas. Beställaren beräknar att kontakta referensernas kontaktpersoner via e-post inom två veckor räknat

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

från anbudsöppning. Svar på frågorna ska returneras till upphandlingsenheten inom 7 dagar räknat från att beställaren skickade ut frågorna.

OBS. Om beställaren inte kan nå lämnade kontaktpersoner och inga svarformulär bli ifyllda samt returnerade till Upphandlaren kommer anbudet att få påslag på fem (5) poäng per fråga och referent.

De variabler som kommer att bedömas av kontaktpersonerna i kriteriet referenser är:

• Leveranssäkerhet:

- Har insatser genomförts enligt planering –tider och kostnadsramar?

• Kvalitetssäkring: Kvalitet på metoder, genomförande och rapportering.

- Hur har återkoppling till beställare skett under uppdraget?

• Resultat och effekter: Idéer och erfarenheter.

- Arbetade uppdragstagaren självständigt som drivande part och kunde på ett professionellt sätt komma med idéer och förslag som sedan genomfördes?

• Bemötande:

- Har bemanningen från uppdragstagaren fungerat i kontakten med beställaren? Har bemanningen bemött beställaren korrekt?

• Uppföljning:

- Uppnåddes önskad effekt med uppdraget? Skapades något mervärde?

Frågeformulär med ovan ställda frågor som Beställaren ska skicka till referenterna finns i 13_Formulär för anbud, bilaga 13.1.

Poängskalan:

5 poäng Xxxxxxxxxx från uppdragstagaren uppfyller det aktuella kriteriet på mycket väl godkänt sätt.

3 poäng Leveransen från uppdragstagaren uppfyller det aktuella kriteriet på önskat sätt.

1 poäng Xxxxxxxxxx från uppdragstagaren uppfyller delvis det aktuella kriteriet. 0 poäng Leveransen från uppdragstagaren uppfyller inte det aktuella kriteriet.

Poäng totalt räknas ihop för de två (2) referenserna för respektive fråga. Poäng totalt är maximalt 50 poäng.

Poäng mellan 45-50 ger noll (0) poäng i påslag. Poäng mellan 35-44 ger ett (1) poäng i påslag. Poäng mellan 20 -34 ger tre (3) poäng i påslag. Poäng mellan 0-19 ger fem (5) poäng i påslag.

Vid utvärderingen kommer högst fem (5) poäng att delas ut. Beroende på kriteriets värde och hur stor andel av möjlig poäng som inte uppnås för kriteriet erhåller anbudet ett avdrag i SEK.

U 5.2.2 Arbetsprov och referensuppdrag

Gäller för samtliga upphandlingsdelar. Den här delen av kriteriet är olika för upphandlingsdel 1 respektive 2 och 3.

Samtliga arbetsprover ska skickas in via post.

Anbudsgivaren ska i anbudet ange om proverna ska returneras efter genomfört färdigställt upphandling.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

U 5.2.2.1 Upphandlingsdel 1, byråtjänster - samtliga kompetensområden:

(vikt SEK 210 000, ca 35%)

Anbudsgivaren ska skicka in två referenser enligt AF U 5.2.1 samt arbetsprov från vardera referens från en avslutad och genomförd kampanj. Arbetsproverna ska höra till samma kampanj för vardera referens. De arbetsprov som ska skickas in från vardera referens är:

• En broschyr

• En affisch

• En valfri produkt

De olika arbetsproverna kommer att bedömas separat enligt följande underkriterier:

- En broschyr

- Helhetsintryck

- Textkvalitet

- Bildkvalitet

- Grafisk formgivning (färgval och layout)

- En affisch

- Helhetsintryck

- Textkvalitet

- Bildkvalitet

- Grafisk formgivning (färgval och layout)

- En valfri produkt

- Helhetsintryck

- Kreativitet

Bedömningen kommer att ske separat inom vartdera underkriteriet enligt följande sk ala:

- 5 poäng, ej godkänd nivå

- 3 poäng, godkänd nivå

- 1 poäng, väl godkänt nivå

- 0 poäng, mycket väl godkänt nivå

U 5.2.2.2 Upphandlingsdel 2, foto:

(vikt SEK 320 000, ca 80%)

Anbudsgivaren ska skicka in två referenser enligt AF U 5.2.1 samt tre arbetsprover på relevanta foton inom uppdragsområdet. Arbetsproverna ska höra till samma uppdrag för vardera referens. Arbetsprov/foton ska vara från ett avslutat och genomfört uppdrag.

Fotona ska vara tagna under de senaste tre åren.

De olika arbetsproverna kommer att bedömas enligt följande:

- Bildkvalitet

- Kreativitet

- Estetisk förmåga

Bedömningen kommer att ske enligt följande skala:

- 5 poäng, ej godkänd nivå

- 3 poäng, godkänd nivå

- 1 poäng, väl godkänt nivå

- 0 poäng, mycket väl godkänt nivå

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

U 5.2.2.3 Upphandlingsdel 3, redaktionell text:

(vikt SEK 320 000, ca 80%)

Anbudsgivaren ska skicka in två referenser enligt AF U 5.2.1 samt två stycken arbetsprov/texter inom uppdragsområdet från ett avslutad och genomförd uppdrag. Arbetsproverna ska höra till samma uppdrag för vardera referens. Texterna ska vara skrivna under de senaste tre åren och ska vara mellan 2 000 till 4000 tecken långa, inklusive blanksteg.

Arbetsproverna ska vara gjorda av personalen som fortvarande är i tjänst hos anbudsgivaren och som kommer att tillhöra uppdragets arbetsteam som anges i anbudet.

De olika arbetsproverna kommer att bedömas enligt följande:

- Språkförmåga

- Prioritering av innehåll

- Målgruppsanpassning

Bedömningen kommer att ske enligt följande skala:

- 5 poäng, ej godkänd nivå

- 3 poäng, godkänd nivå

- 1 poäng, väl godkänt nivå

- 0 poäng, mycket väl godkänt nivå

U 5.2.3 Fiktivt uppdrag

(vikt SEK 210 000, ca 35%)

Gäller enbart för upphandlingsdel 1, byråtjänster.

Som en del i utvärderingen ska anbudsgivaren planera en kommunikationsinsats för Bodens kommun under mässan Lule Expo Vår på Arcus, Luleå. Målet med kommunens närvaro under mässan är att locka människor att köpa tomt och bosätta sig i Boden samt att sprida Bodens positiva sidor till en bredare publik. Mässan pågår under tre dagar, fredag till söndag.

Anbudsgivaren ska beskriva sin strategi, sitt budskap, sin målgrupp och sitt val av kanaler. I beskrivningen ska det även ingå enklare skisser på de material anbudsgivaren anser är lämpliga för en sådan kommunikationsinsats.

Anbudsgivaren ska även lämna in en enkel budget där det framgår vilka kostnader man anser är rimliga för att genomföra kommunikationsinsatsen.

U 5.2.3.1 Bedömning fiktivt uppdrag

Gäller enbart för upphandlingsdel 1, byråtjänster.

Det fiktiva uppdraget kommer att bedömas av en jury sammansatt av representanter

från Bodens kommun. Alla arbetsprover, beskrivningar och liknande material kommer att avidentifieras och bedömningen kommer at ske utan att juryn vet vilket bolag som gjort materialet.

Det fiktiva uppdraget utvärderas utifrån följande underkriterier:

- Budskap: Koppling från strategiska slutsatser till kreativ gestaltning.

- Val av målgrupp: Riktning och strategi

- Val av kanaler: Riktning och strategi

- Måluppfyllelse: Hur väl uppfylls målet att marknadsföra Bodens kommun

- Helhetsintryck: Riktning och strategi, kreativitet, relevans och rimlighet i val av kanaler, budskap och målgrupp

AF U

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

Bedömningen kommer att ske enligt följande skala:

- 0 poäng, mycket väl godkänd nivå, stort mervärde skapas

- 1 poäng, väl godkänd nivå, mervärde skapas

- 3 poäng, godkänd nivå

- 5 poäng, icke godkänd nivå

2013-08-12

KS 2013/344

U 5.2.4 Muntlig presentation av fiktivt uppdrag

(vikt SEK 120 000, ca 20%)

Gäller enbart för upphandlingsdel 1, byråtjänster.

De tre anbudsgivare som fått lägst utvärderingssumma efter en sammanräkning av anbudspriset (fasta avgifter) och eventuella prispåslag som erhållits från kriterierna 2.1,

2.2 och 2.3 går vidare till sista steget i utvärderingen i form av en muntlig presentation av anbudets fiktiva uppdrag. Där kommer den slutliga rangordningen av leverantörer att fastställas.

Anbudsgivaren ska muntligt redogöra för det fiktiva uppdraget, arbetssätt och upplägg av arbetet. Bodens kommun avsätter 45 minuter för mötet, varav presentationen ska ta högst 20 minuter. I samband med presentationen ska utvärderingsgruppen från kommunen ha möjlighet att ställa frågor om det fiktiva uppdraget. Presentationen kommer bedömas av en jury sammansatt av representanter från Bodens kommun.

Bodens kommun kommer att göra en subjektiv bedömning utifrån samarbetsförmåga,

lyhördhet, flexibilitet och förmågan till kreativ dialog.

Anbudsgivaren ska vara beredd att genomföra intervjun sju (7) dagar efter att beställaren kontaktat anbudsgivaren. Preliminärt kommer intervjun att hållas någon gång under veckorna 44 och 45.

Bedömningen kommer att ske enligt följande skala:

- 0 poäng, mycket väl godkänd nivå, stort mervärde skapas

- 1 poäng, väl godkänd nivå, mervärde skapas

- 3 poäng, godkänd nivå

- 5 poäng, icke godkänd nivå

U 5.3 Sammanvägning av utvärderingen

Varje upphandlingsdel kommer att rangordnas enskilt.

Utfallet av utvärderingen fastslås genom en rangordning. Tilldelning av ramavtal kommer att ske utifrån den rangordning som utfaller av varje upphandlingsdel i utvärderingen.

Beställaren antar som vinnare det anbud som får lägst slutlig utvärderingssumma, tvåa

(2) den som får näst lägst slutlig utvärderingssumma och trea (3) den som får tredje lägst slutlig utvärderingssumma.

U 5.3.1 Upphandlingsdel 1

Beställaren räknar för varje anbud samman:

- Det totala påslaget för underkriterierna 2.1, 2.2 och 2.3.

- Det sammanslagna anbudspriset (fasta avgifter).

Det sammanslagna anbudspriset adderas med totala påslaget för underkriterierna 2.1,

2.2 och 2.3. De tre (3) anbuden som visar sig ha lägst utvärderingssumma så långt går vidare till muntlig presentation av fiktivt uppdrag (underkriteriet 2.4).

Den slutliga utvärderingssumman blir när det sammanslagna anbudspriset (fasta avgifter) adderas med totala påslaget från underkriterierna 2.1, 2.2, 2.3 och 2.4.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF U

2013-08-12

KS 2013/344

U 5.3.2 Upphandlingsdel 2 och 3

Beställaren räknar för varje anbud samman:

- Det totala påslaget för underkriterierna 2.1 och 2.2.

- Det sammanslagna anbudspriset (fasta avgifter).

Den slutliga utvärderingssumman blir när det sammanslagna anbudspriset (fasta avgifter) adderas med totala påslaget från underkriterierna 2.1 och 2.2.

U 5.4 Meddelande om beslut vid prövning av anbud

Upplysning om vilken anbudsgivare som tilldelats det aktuella uppdraget, så kallat tilldelningsbeslut, kommer att lämnas till alla anbudssökande och anbudsgivare för den aktuella upphandlingen samt till alla andra som begär det.

Bindande avtal kan tecknas först när tiden för avtalsspärr löpt ut enligt kap16, § 1 LOU, under förutsättning att ansökan om överprövning inte sker och om sådan begärs .

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF K

2013-08-12

KS 2013/344

AF K KRAVSPECIFIKATION

K 1 OMFATTNING

K 1.1 Innehåll och krav på anbud upphandlingsdel 1 - Byråtjänster

K 1.1.1 Kompetensområden

K 1.1.1.1 Byråtjänster för strategisk rådgivning inom kommunikation och marknadsföring

Här ingår tjänster i form av strategisk rådgivning för kommunikationsplanering och förslag till aktiviteter för platsmarknadsföring.

I avtalsområdet ingår även analys, förslag på och genomförande av specifika kampanj- och kommunikationsinsatser för nationell marknadsföring.

K 1.1.1.2 Tjänster för grafisk produktion

Produktion av kommunikationsmaterial för fristående ändamål som ligger utanför kampanjer och större sammanhängande kommunikationsinsatser. Det kan exempelvis vara produktion av trycksaker, tidningar, posters och roll ups. Bodens kommuns grafiska profil ska följas.

K 1.1.1.3 Foto

Kommunen har ett stort bildarkiv som kan användas för produktion av kommunikationsmaterial. Trots det finns det ibland behov att komplettera med aktuellt bildmaterial för ett speciellt ändamål. Det kan vara i ett kommunikationsprojekt, för en fristående trycksak, i en webbproduktion eller som dokumentation i samband med något som händer inom kommunen.

K 1.1.1.4 Redaktionell text

Bodens kommun har ibland behov av produktion av redaktionell text för speciella sammanhang. Det kan vara texter inom vård, utbildning, teknik, hälsa, rapporter och annat.

För det finns behov av skribenter med olika specialinriktningar, liksom av skribenter med erfarenhet av olika typer av kanaler t.ex. webb, broschyrer, tidningar. Målgruppsanpassning är viktig.

Tjänsten ställer krav på samarbetsförmåga och förståelse för kommunikation i offentlig verksamhet. Det innebär oftast korta produktionstider. Det är också viktigt att förstå den politiska processen som ibland kan påverka uppdragen.

Skribenterna ska alltid följa riktlinjerna i Bodens kommuns Språkboken, (07_regler-språkboken) och ta hänsyn till den värdegrund och grafiska profil som finns inom kommunen. Vi ställer höga krav på grammatisk riktighet och korrekta formuleringar. Texterna granskas och korrigeras ofta före publicering. Som skribent måste du vara öppen för att texter ifrågasätts och vara beredd på att anpassa och förändra en text.

K 1.1.2 Uppdrags bemanning

Anbudsgivaren ska sätta samman en grupp bestående av två kontaktpersoner som primärt tar emot Bodens kommuns beställningar. Anbudsgivaren ska även sätta samman ett team med anvisad kompetens enligt nedan, som kommer att arbeta med Bodens kommuns beställningar.

Anbudsgivaren ska ange dessa personer med namn och aktuellt CV. Ange i CVn den tänkta rollen i teamet för respektive person.

Anbudsgivarens team, med anvisade konsulter, ska innehålla kompetens minst motsvarande:

- Projektledare med minst 3 års arbetslivserfarenhet inom projektledning.

- Art director (AD) med minst 1 års arbetslivserfarenhet.

- Grafisk formgivare med minst 1 års arbetslivserfarenhet

- Copywriter/skribent med minst 3 års arbetslivserfarenhet

- Fotograf med minst 3 års arbetslivserfarenhet

- Kommunikationsstrateg med minst 1 års arbetslivserfarenhet

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF K

2013-08-12

KS 2013/344

K 1.1.2.1 Företagsinfo

Anbudsgivaren ska bifoga en kort beskrivning om företaget enligt 13_ Formulär för anbud. Anbudsgivaren ska för de fack- och kompetensområden som anbudet avser ha lämplig teknisk kapacitet, ha erfarenhet från att ha levererat efterfrågade tjänster och ha resurser för att utföra uppdraget enligt de krav som ställs i förfrågningsunderlaget.

Anbudsgivaren ska ange en beskrivning i punktform enligt ovan gällande uppfyllelsen av ovanstående ska-krav. Dessutom ska anbudsgivarens organisation beskrivas innehållande information om företaget, dess verksamhet, inriktning, geografiska placering och ägarstruktur.

Erfarenhet av arbete åt stora uppdragsgivare med olika typer av målgrupper ska anges. Anbudsgivaren ska ha utfört flera likvärdiga uppdrag till andra beställare.

Erfarenhet av att genomföra större kampanjer med helhetslösningar för olika medier, trycksaker eller annat marknadsföringsmaterial ska anges.

Anbudsgivaren ska skicka in beskrivning om företaget som visar på ovanstående kompetens och erfarenhet och ska vid förfrågan kunna styrka detta. Arbetslivserfarenhet och referensuppdrag inom de senaste tre åren ska framgå.

K 1.2 Innehåll och krav på anbud upphandlingsdel 2 - Foto

K 1.2.1 Kompetensområde

K 1.2.1.1 Foto

K 1.2.2 Uppdrags bemanning

Anbudsgivaren ska ha minst en fotograf som kan kontaktas, ta emot och utföra beställningar för Bodens kommun.

Fotografen ska ha minst 3 års relevant arbetslivserfarenhet.

Vidare ska anbudsgivaren ha erfarenhet av arbete åt uppdragsgivare med olika typer av målgrupper.

Anbudsgivaren ska ange den eller dessa personer med namn och aktuellt CV.

K 1.2.2.1 Företagsinfo

Anbudsgivaren ska ha utfört flera likvärdiga uppdrag till andra beställare.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF K

2013-08-12

KS 2013/344

K 1.3 Innehåll och krav på anbud upphandlingsdel 3 – Redaktionell text

K 1.3.1 Kompetensområde

K 1.3.1.1 Redaktionell text

Bodens kommun har ibland behov av produktion av redaktionell text för speciella sammanhang. Det kan vara texter inom vård, utbildning, teknik, hälsa, rapporter och annat.

För det finns behov av skribenter med olika specialinriktningar, liksom av skribenter med erfarenhet av olika typer av kanaler t.ex. webb, broschyrer, tidningar. Målgruppsanpassning är viktig.

K 1.3.2 Uppdrags bemanning

Anbudsgivaren ska ha minst en skribent som med både långt och kort varsel kan kontaktas, ta emot och utföra beställningar för Bodens kommun.

Copywritern/skribenten ska ha minst 3 års relevant arbetslivserfarenhet.

Vidare ska anbudsgivaren ha erfarenhet av arbete åt uppdragsgivare med olika typer av målgrupper.

Anbudsgivaren ska ange den eller dessa personer med namn och aktuellt CV.

K 1.3.2.1 Företagsinfo

Anbudsgivaren ska ha utfört flera likvärdiga uppdrag till andra beställare.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF A AVTALSVILLKOR

AF A

2013-08-12

KS 2013/344

A 1 OMFATTNING

Uppdragstagaren ska på ett fackmannamässigt sätt och med omsorg utföra det uppdrag som framgår av kontraktshandlingarna.

Uppdragstagaren får inte under uppdragstiden utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för beställaren eller för uppdragstagaren när det gäller det avtalade uppdraget.

A 1.1 Kontraktshandlingar

Avtalets omfattning och innebörd ska regleras av beställningsskrivelse med däri åberopade handlingar.

När beställningsskrivelsen, som är upprättad i två exemplar, är undertecknad och godkänd av båda parter samt kommit parterna tillhanda har ett bindande civilrättsligt avtal slutits varigenom upphandlingen avslutas.

A 1.1.1 Handlingars inbördes rangordning

Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:

1. Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtal.

2. Ramavtal inklusive avtalsspecifikation.

3. Eventuella kompletteringar enligt AF U 2.3.

4. Dessa administrativa föreskrifter.

5. Anbud.

A 1.1.2 Ändringar och tillägg till avtalet

Ändringar i och tillägg till uppdragsavtalet ska för att vara gällande göras i form av skriftliga tilläggsavtal till uppdragsavtalet. Tilläggsavtal ska vara korrekt undertecknat av Beställare och Uppdragstagare.

A 1.1.3 Överlåtelse av avtal

Rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet får inte överlåtas till annan utan motpartens godkännande.

A 2 FÖRUTSÄTTNINGAR

A 2.1 Uppdragsbeskrivning

Arbetet ska organiseras, utföras och rapporteras enligt gällande rätt och/eller enligt uppdragsbeskrivningen samt på det sätt som parterna löpande kommer överens om.

A 2.2 Formella krav

A 2.2.1 Ekonomiska och tekniska formella minimikrav

Uppdragstagare och underleverant ör

1. ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter (dvs. inneha F-skatt eller likvärdig).

2. ska förfoga över och tillhandahålla tillräckligt antal och väl lämpade resurser för att tillgodose uppdragets behov.

3. ska vara fri från skulder för svenska skatter och socialavgifter.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF A

2013-08-12

KS 2013/344

4. ska ej vara i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud.

5. ska ej vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvalt ning, ackord eller annat liknande förfarande

6. ska ej vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom

7. ska ej ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.

8. ska ej vara dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation enligt lagakraftvunnen dom.

9. ska ej vara dömd för bestickning enligt lagakraftvunnen dom.

10. ska ej vara dömd för bedrägeri enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom.

11. ska ej vara dömd för penningtvätt enligt lagakraftvunnen dom.

Är uppdragstagare eller underleverantören en juridisk person, ska företrädare för den juridiska personen ej vara dömda för brott enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom som avses i p.6, p.8, p.9, p.10 och

p.11 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i p.7.

Ingångna avtal kan brytas om Uppdragstagare i väsentligt hänseende har underlåtit att lämna upplysningar om eller brutit mot förhållanden enligt ovan.

A 2.2.2 Skatte- och registreringskontroll

Beställaren ska enbart anlita uppdragstagaren med giltig F-skatteredovisning. Beställaren kommer löpande att inhämta uppgifter om skatter, avgifter etc enligt XXX. Detta gäller alla i uppdraget involverade uppdragstagarens hela verksamhet.

Beställaren kräver att inte anlita företag eller person som inte fyller fordringarna enligt ovan.

A 2.2.3 Utförande

Uppdragstagaren ska

- se till att alla av honom inblandade i utförande av uppdraget, är väl förtrogen med innehållet i avtalet.

- bedriva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av för uppdraget gällande lagar, författningar, anvisningar och föreskrifter.

- Inte vidta åtgärd som kan antas medföra åsidosättande av lag eller av kollektivavtal för tjänsterna eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom företagets kollektivavtalsområde.

- ska avkräva och kontrollera samma utfästelse av anlitad underentreprenör.

A 2.2.4 Språk

Kommunikation såväl muntlig som skriftlig ska ske på svenska.

A 2.3 Uppdragstagarens kvalitets- och miljöstyrning

Uppdragstagaren är vid utförandet av uppdraget skyldig att ha rutiner för internt kvalitets - och miljöstyrning samt namnuppgift på personer som är ansvariga för dessa kvalitets - och miljöstyrningssystem. Dessa rutiner kan under avtalstiden komma att kontrolleras av beställaren.

A 2.3.1 Uppdragstag arens kvalitetsansvarige

Uppdragstagarens kvalitetsansvarige ska anges i anbudet.

A 2.3.2 Uppdragstag arens miljöansvarige

Uppdragstagarens miljöansvarige ska anges i anbudet.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF A

2013-08-12

KS 2013/344

A 3 Organisation under avtalstiden

A 3.1 Beställarens uppdragsorganisation

Beställarens ombud:

Namn: Xxxxx Xxxxx Xxx: 0000- 00000

Informationskontoret, Kommunledningsförvaltningen

Kontaktperson:

Xxxx Xxxxxxxx Tel: 0000-000 00

Tillväxtför valtningen Kontaktperson: Xxxxx Xxxxxxxxx Tel: 0000-000 00

A 3.2 Uppdragstagarens ombud

Uppdragstagarens ombud under anbuds- och uppdragstiden ska anges i anbudet

A 3.2.1 Uppdragstag arens kontaktperson

Uppdraget ska genomföras av i anbudet angiven Uppdragstagare.

A 3.3 Utbyte av personal

Uppdragstagaren får inte byta ut uppdragsledare eller annan i kontraktet namngiven person utan att Beställaren i förväg skriftligt godkänt detta.

Uppdragstagaren är skyldig att byta ut underentreprenör/medarbetare som enligt Beställarens bedömning inte fullgör uppdrag på ett enligt Beställarens bedömning godtagbart sätt.

A 3.4 Anlitande av underentreprenör

Uppdragstagaren äger inte rätt att utan Beställarens skriftliga medgivande anlita underentreprenör för att utföra del av eller hela uppdraget, inte heller byta ut i kontraktet definierad underentreprenör.

Uppdragstagaren ansvarar för av underentreprenör utfört arbete som för eget arbete.

Uppdragstagaren svarar för underentreprenörs verksamhet som för sin egen och svarar även för att underentreprenör uppfyller de ekonomiska och tekniska minimikraven.

I annat fall är det grund för uppsägning av avtalet.

A 4 SEKRETESS

I den mån det inte finns särskilda sekretessregler för uppdraget förbinder sig Xxxxxxxxxxxxxxx att inte röja hos beställaren sekretessbelagd uppgift. Det får inte ske muntligt eller genom att handling lämnas ut eller ske på annat sätt. Uppdragstagaren får inte utnyttja sådana uppgifter och ska med sin personal träffa avtal om samma tystnadsplikt.

Uppdragstagaren ansvarar för att såväl erhållna som av denne upprättade handlingar förvaras så att de inte kan åtkommas av obehörig.

Uppdragstagaren ska med underentreprenör träffa avtal med motsvarande förbehåll.

A 5 TIDER

A 5.1 Avtalstid och normal uppsägning

Från och med avtalsteckning 2013-12-01 t.o.m. 2015-11-30.

Avtalet förlängs automatiskt i 12 månadersperioder, dock högst i två (2) omgångar, om ej någondera parten sagt upp avtalet sex (6) månader innan huvudförfallodagen.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF A

2013-08-12

KS 2013/344

A 5.2 Uppdragsstart

För varje avrop kommer en uppdragsbeskrivning/beställning att göras av beställaren. Den görs antingen skriftligt eller muntligt beroende på hur invecklad eller stor uppdraget är.

Uppdrag tillhörande avtal där samtliga kompetensområden (upphandlingsdel 1) ingår ska uppdragen kunna påbörjas inom 2 veckor efter avrop.

Uppdrag tillhörande avtal där enbart foto eller text (upphandlingsdel 2 och 3) ingår ska uppdragen kunna påbörjas inom 1 vecka efter avrop.

Vid avrop, där leverantören inte kan svara upp till uppställda krav på leveranstid, uppdragsstart mm., äger beställaren rätt att välja den konsult som är rangordnad som nummer två (2) o.s.v.

Anbuden kommer att rangordnas där uppdraget alltid går till den som är rangordnad som nummer ett (1). I händelse av att den som är rangordnad som nummer ett (1) inte kan ta uppdraget kommer frågan att gå till den som är rangordnad som nummer två (2) o.s.v.

A 5.3 Färdigställandetid

Avropat uppdrag ska anses slutfört då all dokumentation har överlämnats av konsulten, efter det att slutmöte hållits samt uppdragsresultatet redovisats på det sätt parterna kommit överens om.

A 5.4 Vite

Om upprättad tidplan inte efterföljs och inget skriftligt meddelande inkommit till Beställaren, ska konsulten betala vite om 10 000 SEK per varje försenad vecka.

Om konsulten inte uppfyller samtliga krav på färdiga handlingar som ska vara uppfyllda vid färdigställandetid när avtalet träder i kraft är vitet 10 000 SEK per varje försenad vecka som kraven inte uppfylls från att konsulten skriftligt blivit meddelad om bristerna.

Vite beslutas av beställarens ombud och meddelas skriftligt senast tre (3) månader efter inträffad vitesberättigad händelse.

A 6 ANSVAR

• Uppdragstagaren svarar för skada som uppdragstagaren orsakat beställaren genom vårdslöshet eller försummelse från uppdragstagarens sida.

• Arbete som inte utförs på ett fackmässigt sätt ska, om beställaren så begär det, snarast rättas av uppdragstagaren utan ersättning.

• Beställarens krav på ekonomisk ersättning eller åtgärdande av fel eller brister i arbetsresultatet ska skriftligen meddelas uppdragstagaren utan dröjsmål, dock senast inom tolv månader efter uppdragsavtalets upphörande.

• Vid hävning av uppdragsavtal på grund av väsentligt avtalsbrott från Uppdragstagarens sida är beställaren berättigad till skadestånd, utöver eventuellt vite.

• Uppdragstagaren ansvar gäller under förutsättning att inte beställaren, eller någon beställaren anlitar gör ändringar i uppdragets resultat utan godkännande av uppdragstagaren.

• Uppdragstagaren ska under ansvarstiden hålla en ansvarsförsäkring till betryggande belopp eller ställa säkerhet enligt gällande rätt. Uppdragstagaren ska på begäran till beställaren överlämna försäkringsbrev eller annat bevis om att försäkring eller säkerhet finns.

A 7 EKONOMI

A 7.1 Ersättning

Fast pris med indexreglering.

A 7.1.1 Prisjustering - Indexreglering

Priserna ska vara fasta till och med 2014-11-30.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF A

2013-08-12

KS 2013/344

Därefter kan prisjustering ske årligen vid samma tidpunkt med utgångspunkt av förändringen i priset för Tjänst med Faktorsprisindex för arbetare och tjänstemän inom privat sektor (AKI).

Näringsgrenen är SNI 2007 (J)

Beräkningsmånad för justeringen är augusti varje år under avtalstiden. Prisjustering ska alltid göras på ursprungspriserna.

Prisjustering ska skriftligen begäras av uppdragstagaren och får ej göras retroaktivt.

Om indexet skulle upphöra under avtalsperioden ska parterna komma överens om nytt likvärdigt index. Kan parterna inte komma överens om nytt index eller hur priset för övrigt ska justeras, har part rätt att säga upp avtalet till upphörande för den tjänst som prisjusteringen avser med iakttagande av en (1) månads uppsägningstid.

A 7.1.2 Reseersättning och traktamenten

Resor och traktamenten ska alltid ingå i de specificerade uppdragen enligt AF U 3.1.1, övrigt punkt 1.

För andra resor, som föranletts av uppdraget – och beordrats av Beställaren - har Uppdragstagaren rätt till resekostnadsersättning enligt Beställarens resebestämmelser med avtalad utgångsort som utgångspunkt vid beräkning enligt AF U 3.1.1, övrigt punkt 3.

Ersättning utöver vad som ovan angivits utgår endast om så skriftligen överenskommits. Ersättning ska kunna styrkas genom tidsskrivning och bokföring.

A 7.2 Betalning

Under förutsättning att fakturan kommit till kommunen utan dröjsmål sker betalning 30 dagar efter fakturadatum. Vid betalning registreras fakturanummer som referens.

Om anmärkning finns mot leveransen kommer hela eller delar av betalningen att innehållas.

A 7.2.1 Dröjsmålsränta

Om kommunen inte betalat fakturan i rätt tid kan uppdragstagaren ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsränta understigande 50 SEK accepteras inte.

A 7.2.2 Betalningsplan

Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller liknande avgifter godkänns inte. Betalning betalas enligt avtalad betalningsplan och mot faktura 30 dagar från att den utställts.

A 7.2.3 Förskott

Beviljas ej.

A 7.2.4 Fakturering

Fakturering ska ske i efterskott efter genomförda förberedelsemöten och utbildningsomgångar samt ska inte ske oftare än en gång per månad.

Uppdragstagaren ska erbjuda elektroniska fakturor. Dessa ska vara av standarden Svefaktura. Kontakta kommunens debiterings- och bokföringsenhet på telefon 0000-000 00 (växel) för ytterligare information.

Faktura ska skickas i ett (1) exemplar till:

Bodens kommun Box 41

961 21 Boden

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF A

2013-08-12

KS 2013/344

Fakturan ska innehålla:

• samtliga obligatoriska uppgifter som skatteverkets anger.

• uppgift om beställare och arbetsställe.

• referenskod (används för intern distribution av fakturor).

• antal timmar definierat med vilken typ av tjänst och kompetens som nyttjats vid uppdraget.

• endast det som beställts av en person/ett arbetsställe, d v s samlingsfakturor accepteras inte.

OBS Fakturakopia från underleverantör ska alltid medfölja fakturan. Fakturor där det inte klart preciseras vad som avses återsänds utan åtgärd.

A 8 Rätt till uppdragsresultat

A 8.1 Nyttjanderätt och äganderätt

Beställaren ska ha äganderätt till material som upprättas i samband med uppdragen.

Materiel så som originalfiler skall sparas digitalt och ska vara redigerbara filer för kommunens bruk. Det ska vara allmänt kända format t.ex. Pdf, doc, xls, ppt, txt, jpg, tif m.m.

A 9 Avbeställning och hävning

A 9.1 Avbeställning

• Beställaren kan – om inte annat framgår av gällande rätt – avbeställa ej utförda delar av uppdraget.

• Sker sådan avbeställning ska beställaren ge ersättning till uppdragstagaren för utfört arbete och för nedlagda, ersättningsgilla kostnader enligt projektbeställning och rätt till ersättning för utebliven skälig vinst på sådan del av uppdraget som inte ska genomföras till följd av avbeställningen.

Denna bestämmelse är inte tillämplig vid hävning.

A 9.2 Hävning

• Part kan häva avtalet med omedelbar verkan om Xxxxxxx i väsentlig mening underlåter att uppfylla avtalsvillkoren och om rättelse inte sker utan dröjsmål efter Parts skriftliga påpekande uppdragstagare äger vid detta rätt till ersättning för utfört arbete, endast om resultatet av arbetet har däremot svarande värde och ersättningsgilla kostnader och eventuellt styrkt nödvändig avvecklingskos tnad.

• Beställaren kan säga upp hela eller delar av avtalet vid dröjsmål orsakat av uppdragstagaren eller dennes underentreprenör om dröjsmålet överstiger en månad. Uppdragstagaren har rätt till ersättning för utfört arbete endast om resultatet av arbetet har däremot svarande värde.

• Part kan säga upp uppdragsavtalet om Motpartens fullgörande av viss förpliktelse har försenats med mer än 2 månader på grund av force majeure.

• Part kan säga upp avtalet med omedelbar verkan på grund av att Motpart försatts i konkurs, inlett ackordsförhandlingar eller annars kommit på obestånd.

• Hävning/uppsägning medför inte att parts rätt att göra gällande annan rätt enligt avtalet bortfaller.

Dokumentnamn: Administrativa föreskrifter Avsnitt

Uppdrag: Marknadsföringstjänster 2013 Datum:

Dokumentstatus: Förfrågningsunderlag / Avtalsinnehåll Diarie Nr:

AF A

2013-08-12

KS 2013/344

A 10 FORCE MAJEURE

• Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal, om underlåtenheten har sin grund i omständighet som part ej råder över och som förhindrar fullgörandet av förpliktelsen. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt.

• Såsom befriande omständighet ska anses krig, krigshandling, myndighets åtgärd, konflikt på arbetsmarknaden och därmed jämställd händelse.

• För att få befrielse ska Motparten omedelbart meddelas om det föreligger omständighet, som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.

• Arbetskonflikt, som har sin grund i parts brott mot kollektivavt al får inte åberopas som befrielsegrund.

A 11 TVIST

Tvist, som inte kan lösas av parterna gemensamt, ska avgöras av allmän domstol i beställarens närhet, varvid svensk rätt ska tillämpas, om inget annat skriftligen överenskommits.

Beställaren har tolkningsföreträde till tvist är löst.

Document Metadata

Table of Contents

Kommunledningsförvaltningen Datum

Document Metadata