Contract
2. Ramavtalets Huvuddokument
2.1 Ramavtal
2.1.1 Inledning och Ramavtalets parter
Ramavtal med avtalsnummer 23.3-3081-17:007, har träffats för statens och Avropsberättigades räkning, mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, organisationsnummer 202100-0829 nedan Kammarkollegiet, och Telia Sverige AB, organisationsnummer 556430-0142, nedan Ramavtalsleverantören.
2.1.2 Avropsberättigade
Ramavtalet kommer att kunna användas för Avrop av statliga myndigheter under regeringen samt myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ samt kommuner och landsting. Dessa benämns Avropsberättigade. Genom Ramavtalet ges Avropsberättigade rätt att utan att själv genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet.
Myndigheter under regeringen är berättigade att genomföra Avrop med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Se SCB:s Allmänna myndighetsregister för detaljerad information om xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxx affärsverk, AP-fonder, Sveriges domstolar och Domstolsverket samt svenska utlandsmyndigheter.
Myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ enligt 1 kap. 18 § LOU samt kommuner och landsting deltar med stöd av att de har lämnat bekräftelse till Kammarkollegiet på att de önskar vara Avropsberättigade på Ramavtalet.
Av bilaga Avropsberättigade framgår vilka myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är Avropsberättigade samt vilka organisationer som kan genomföra Avrop utöver de som är Avropsberättigade med stöd av förordningen enligt ovan.
2.1.3 Kontaktpersoner för Ramavtalet
Av xxx.xxxxxx.xx framgår vem eller vilka som är kontaktpersoner för Ramavtalet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kontaktperson har, om inte annat skriftligen meddelats Kammarkollegiets kontaktperson, behörighet att på Ramavtalsleverantörens vägnar och med för denne bindande verkan företräda Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i frågor avseende Ramavtalet.
Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas den andra Parten.
2.2 Avtalshandlingar
2.2.1 Ramavtalets handlingar
Ramavtalet består av nedan listade handlingar.
Upphandlingsdokumentet (inklusive Huvuddokumentet och Allmänna villkor) Svar på inkomna frågor samt kompletteringar
Ramavtalsleverantörens anbud Skriftliga ändringar och tillägg
Bilaga Pris Kommunikationslösningar Bilaga Pris Infrastruktur
Bilaga Pris Telefoni
Bilaga Pris Samarbetslösningar
Bilaga Information om egenförsäkran och ESPD Bilaga Information om Avropsberättigade
Bilaga Sekretessbegäran
Bilaga Förteckning konsortiedeltagare Bilaga Kravkatalog
Bilaga Utkast till Personuppgiftsbiträdesavtal Bilaga Utkast till Säkerhetsskyddsavtal (Nivå 1-3) Kompletterande dokument Sanningsförsäkran
Inga andra handlingar än ovan nämnda ingår i Ramavtalet. Innehåller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx anbud uppgifter som inte efterfrågas blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse tecknas som uttryckligen anger detta. En hänvisning till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx egna allmänna villkor eller motsvarande är inte giltig.
2.2.2 Handlingarnas inbördes ordning
Ovan handlingar kompletterar varandra. Om det skulle visa sig att handlingarna innehåller motstridiga uppgifter gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning.
1. Skriftliga ändringar och tillägg till Huvuddokumentet
2. Huvuddokumentet med bilagor
3. Upphandlingsdokumentet med bilagor
5. Godkända ändringar, tillägg och kompletteringar till Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor
6. Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor
2.2.3 Tolkningsmetod
Vid tolkning av Xxxxxxxxxxx innehåll, ska oklarheter i första hand tolkas i enlighet med bestämmelserna i LOU.
Parts underlåtenhet att tillämpa något villkor i Ramavtalet strikt enligt ordalydelsen ska inte anses innefatta något avstående från någon rättighet enligt Xxxxxxxxxx och underlåtenheten ska inte heller medföra att Parten förlorar rätten att senare påkalla en strikt tillämpning enligt ordalydelsen av det aktuella villkoret eller annat villkor i Ramavtalet.
2.3 Definitioner
2.3.1 Begrepp med förklaringar
För tolkningen och tillämpningen av Ramavtalet ska följande termer och begrepp ha nedan angiven betydelse, såvida inte annat uttryckligen anges eller uppenbarligen följer av omständigheterna.
Begrepp | Förklaring |
Avrop | Med Avrop avses anskaffning som Avropsberättigad gör genom tilldelning av Kontrakt under Ramavtalet. |
Avropsförfrågan | Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören vid Avrop. |
Avropssvar | Med Avropssvar avses det anbud som Ramavtalsleverantören lämnar på en Avropsförfrågan. Med Avropssvar avses även svar till Kammarkollegiet och Avropsberättigad att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan erbjuda efterfrågad Tjänst. |
Huvuddokument | Med Huvuddokument avses dessa villkor för fullgörande av Ramavtalet, vilket reglerar förhållandet mellan Kammarkollegiet och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. |
Kontrakt | Med Kontrakt avses det skriftliga avtal (inklusive avtal som exempelvis ingås elektroniskt via e-post eller e-handelssystem) rörande anskaffning under Ramavtalet som upprättas mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören efter Avrop. |
Part | Med Part avses i Ramavtalets Huvuddokument Kammarkollegiet och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. |
Ramavtal | Med Ramavtal avses de dokumentet inklusive bilagor, vilka är uppräknade i avsnitt Ramavtalets handlingar. |
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx | Med Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx avses den anbudsgivare som efter genomförd upphandling tecknat Xxxxxxxx med Kammarkollegiet. |
Skriftligen | Med skriftligen avses även meddelande i elektronisk form. |
Tjänst | Med Tjänst avses de tjänster som omfattas av upphandlingen och Ramavtalet |
Underleverantör | Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person som Ramavtalsleverantören anlitar för att fullgöra hela eller delar av det åtagande som följer av Ramavtalet och Kontrakt. |
2.4 Omfattning
Ramavtalet omfattar Tjänster med tillhörande produkter inom tele- och datakommunikation i ramavtalsområdena Kommunikationslösningar, Infrastruktur, Telefoni och Samarbetslösningar.
De Tjänster och produkter som omfattas av Ramavtalet anges i upphandlingsdokumentet.
2.4.1 Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid Avrop erbjuda de Tjänster samt uppfylla övriga åtaganden som omfattas av Ramavtalet i enlighet med vad som anges i Ramavtalet och respektive Kontrakt.
Ramavtalsleverantören och de Tjänster som omfattas av Ramavtalet ska under det att Ramavtalet är i kraft uppfylla de i Ramavtalet ställda kraven samt uppfylla de tilldelningskriterier Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska utföra samtliga sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx med omsorg och på ett
fackmannamässigt sätt.
2.4.2 Leveranskapacitet
Ramavtalsleverantören ska ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera Tjänster till Avropsberättigade i enlighet med sitt åtagande enligt Ramavtalet under hela tiden Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.
2.5 Priser
2.5.1 Priser i Ramavtalet
Ramavtalsleverantörens priser anges i bilaga Pris för respektive ramavtalsområde samt i respektive Avropssvar. Pris avser pris exklusive mervärdesskatt och andra skatter i den mån inte annat särskilt anges. Priserna omfattar ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i Ramavtalet angivna åtaganden.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger inte rätt att debitera högre pris än offererat takpris, som framgår av bilaga Pris för respektive ramavtalsområde, gentemot Avropsberättigade. Vid Xxxxx som föregås av förnyad konkurrensutsättning kan bättre prisvillkor än takpriser överenskommas för kund.
2.6 Ramavtalets ikraftträdande, löptid, förlängning och förtida upphörande
2.6.1 Ramavtalets ingående
Ramavtalet blir bindande mellan Parterna när det signerats av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och Kammarkollegiet.
2.6.2 Ramavtalets löptid
Ramavtalet träder i kraft, vilket innebär att Avrop av kan göras under Xxxxxxxxxx, 0000-00-00 xxx xxx det signerats av båda parter och löper därefter under en period av 24 månader från och med att det trätt i kraft. Xxxxxxxxxx upphör därefter att gälla utan uppsägning den sista dagen i den månad som infaller 24 månader efter att det trätt i kraft.
2.6.3 Förlängning av Ramavtal
Eventuell förlängning av Ramavtal sker på initiativ av Kammarkollegiet. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att motsätta sig förlängning. Förlängning kan uppgå till högst 24 månader.
Förlängning regleras skriftligen.
2.6.4 Ramavtalets förtida upphörande
Ramavtalet upphör med omedelbar verkan om lagakraftvunnen dom förklarar Ramavtalet ogiltigt. Inga skadeståndsanspråk med anledning av sådant upphörande kan riktas mot Kammarkollegiet, såvida inte annat följer av tvingande rätt.
Parts rätt till uppsägning av Ramavtalet i övriga fall anges i avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
2.7 Avrop
Avrop sker enligt den nedan angivna avropsordningen och avropsrutinen.
2.7.1 Informationsplikt till Avropsberättigade
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att informera Avropsberättigade om Ramavtalet och att verka för att Avrop sker i enlighet med Ramavtalet.
2.7.2 Avropssvar
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska alltid lämna Avropssvar på en Avropsförfrågan. I de fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan erbjuda efterfrågad Tjänst ska Ramavtalsleverantören meddela Kammarkollegiet detta samt orsaken till varför Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan erbjuda efterfrågad Tjänst.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska föra förteckning över samtliga Avropsförfrågningar som kommit Ramavtalsleverantör till handa. I förteckningen ska det framgå om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx lämnade Avropssvar eller meddelade Kund att de inte kunde leverera efterfrågade Tjänster. Om Avropssvar inte lämnades eller om efterfrågade Tjänster ej kunde levereras ska Ramavtalsleverantör notera anledningen till detta.
Underlåtenhet att lämna Avropssvar samt att inte erbjuda efterfrågade Tjänster vid upprepade tillfällen kan resultera i att bestämmelserna i avsnitt Påföljder, Avtalsbrott och rättelse, blir tillämpliga.
2.7.2.1 Påföljder vid avtalsbrott
Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden att besvara avrop eller tillhandahålla Tjänster, äger Kammarkollegiet rätt att kräva vite om 5 000 kr per avropstillfälle.
Vid upprepad försummelse att besvara avrop eller tillhandahålla tjänster, med upprepad avses mer
än 12 tillfällen per 12 månadersperiod, enligt avsnitt Avtalsbrott och rättelse, tredje stycket punkterna a, b och c, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.
Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
2.7.3 Funktionsbrevlåda för Avropsförfrågan
Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla en fast och icke personbunden e-postadress till en funktionsbrevlåda, till vilken Avropsberättigade ska kunna skicka Avropsförfrågan.
Ramavtalsleverantören ansvarar för att angiven e-postadress är korrekt. Byte av e-postadress ska meddelas Kammarkollegiet utan dröjsmål.
2.7.4 Kontrakt
Ett skriftligt Kontrakt ska alltid upprättas efter Avrop med förnyad konkurrenssättning. Kontrakt upprättas mellan Avropsberättigad och tilldelad Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx avseende det som ska tillhandahållas. Ramavtalsbilaga Allmänna villkor utgör alltid en del av Kontraktet oavsett om Allmänna
villkor åberopas eller inte, eller om mall för Kontrakt används eller inte.
2.8 Parternas förhållningssätt
2.8.1 Lojalitet
Respektive Part ska på ett lojalt sätt utöva sina rättigheter respektive uppfylla sina skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx.
2.8.2 Informationsplikt
Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Xxxxxxxxxxx praktiska tillämpning och utveckling. Parterna ska kontinuerligt informera varandra om händelser eller andra sakförhållanden som kan komma att påverka Xxxxxxxxxx.
2.8.3 Rutiner för samarbete
I samband med Ramavtalets ikraftträdande genomförs ett uppstartsmöte. Därefter ska Parterna genomföra möten kontinuerligt, dock minst en gång per år för uppföljning av Ramavtalet, om inte Kammarkollegiet meddelar annat. Kammarkollegiet kallar till dessa möten. Vardera Parten står sina egna kostnader i samband med aktuella möten.
Ramavtalsleverantören ska använda distansöverbryggande teknik om Kammarkollegiet så begär i syfte att minska miljöpåverkan. Vidare ska Ramavtalsleverantören följa Kammarkollegiets mötes-, rese- och miljöpolicy och/eller uppställda miljömål.
2.8.4 Språk
All kommunikation och dokumentation avseende Xxxxxxxxxx ska vara på svenska om inte annat överenskommits mellan Parterna.
2.9 Ramavtalsleverantörens åtagande
2.9.1 Försäkringar
Det åligger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanliga försäkringar för sin verksamhet och de Tjänster som erbjuds. Försäkringarna ska ha betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till Ramavtalets omfattning och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtaganden.
Giltig försäkring ska finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och gälla under hela tiden Ramavtalet respektive Kontrakt är i kraft.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran från Kammarkollegiet kunna visa upp giltigt försäkringsbevis.
2.9.2 Kvalitetsledningssystem
Ramavtalsleverantören ska ha ett strukturerat och dokumenterat kvalitetsledningssystem i enlighet med gällande utgåva av ISO 9001 eller likvärdigt. Kvalitetsledningssystemet ska omfatta samtliga delar av Ramavtalsleverantörens verksamhet som medverkar i fullgörandet av Ramavtalet. Kvalitetsarbetet ska vara aktivt under hela tiden Ramavtalet och Kontrakt löper.
Ramavtalsleverantören ska på begäran från Kammarkollegiet eller Kund redovisa sitt kvalitetsledningssystem minst innehållande punkterna 1 - 5 nedan. Som alternativ till redovisning av kvalitetsledningssystemet i sig godtas att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx redovisar gällande certifikat enligt ett kvalitetsledningssystem som minst motsvarar punkterna 1 - 5 nedan, under förutsättning att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx tillhandahåller kraven för certifiering och att certifikatet är utställt av ett ackrediterat certifieringsorgan. Det ackrediterade certifieringsorganet ska vara medlem eller ansluten till någon av de internationella organisationerna för ackrediteringsorgan, exempelvis:
EA (European co-operation for Accreditation), IAF (International Accreditation Forum), eller
ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation)
1. Kvalitetsledningssystemets omfattning
Kvalitetsledningssystemet ska innehålla en beskrivning av dess omfattning och eventuella avgränsningar. Med omfattning avses aktuella tjänster och produkter, relevanta platser, verksamheter, organisation, funktioner osv. Med avgränsningar avses eventuella undantag från aktuella tjänster och produkter, relevanta platser, verksamheter, organisation, funktioner osv. Beskrivningen ska ge läsaren en tydlig bild av den verksamhet som omfattas av kvalitetsledningssystemet och om det finns verksamheter eller platser som inte omfattas.
2. Kvalitetspolicy
Kvalitetsledningssystemet ska innehålla en kvalitetspolicy för verksamheten. Policyn ska vara upprättad och antagen av ledningen samt vara väl känd bland personalen. Policyn ska minst innehålla:
En kort beskrivning över den aktuella verksamheten, det vill säga läsaren ska kunna förstå typen av den verksamhet som omfattas av policyn.
Ett åtagande om att uppfylla tillämpliga krav.
Ett åtagande om ständig förbättring av kvalitetsarbetet.
Policyn ska utgöra ramverk för att sätta kvalitetsmål, det vill säga de åtaganden och utfästelser som görs i policyn ska svara mot de kvalitetsmål som antagits av ledningen enligt punkten 3.
3. Kvalitetsmål
Kvalitetsledningssystemet ska innehålla kvalitetsmål antagna av verksamhetens ledning. Målen ska vara relevanta för de krav som ställs på organisationens tjänster och tillhörande produkter samt för förbättring av kundtillfredsställelsen. Målen ska vidare vara dokumenterade, mätbara och löpande hållas uppdaterade.
4. Interna revisioner
Kvalitetsledningssystemet ska innehålla en rutin för hur interna revisioner genomförs. Rutinen ska innehålla:
Hur interna revisioner planeras och med vilken frekvens de genomförs Ansvarsfördelning (arbetsuppgifter) för interna revisioner.
Xxx avvikelser rapporteras och hur revisionen ska rapporteras.
Rutin samt exempel på dokumentation av identifierade avvikelser och genomförda revisioner ska redovisas.
5. Avvikelsehantering
Kvalitetsledningssystemet ska innehålla en eller flera rutiner eller beskrivningar av hur avvikelser analyseras och hanteras i verksamheten. Beskrivningen av avvikelsehanteringen ska innefatta:
Ett enhetligt sätt att dokumentera avvikelser.
En obligatorisk orsaksanalys (det vill säga den grundläggande orsaken bakom avvikelsen) som grund för korrigerande åtgärder samt genomförande av beslutade korrigerande åtgärder.
Uppföljning av genomförda åtgärder.
Kvalitetsledningssystemet ska kräva att dokumentationen från avvikelsehantering och vidtagna korrigerande åtgärder ska bevaras.
2.9.3 Informationssäkerhet
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha ett strukturerat och dokumenterat ledningssystem för informationssäkerhet i enlighet med gällande utgåva av ISO 27000 eller likvärdigt. Ledningssystemet och därtill nödvändiga processer ska underhållas och ständigt förbättras samt omfatta samtliga delar av Ramavtalsleverantörens verksamhet som medverkar i fullgörandet av Ramavtalet. Arbetet gällande informationssäkerhet ska vara aktivt under hela tiden Xxxxxxxxxx och Kontrakt löper.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran från Statens inköpscentral eller Kund redovisa sitt ledningssystem gällande informationssäkerhet som utöver ovan minst innehåller punkterna 1 - 4 nedan. Som alternativ till redovisning av ledningssystemet i sig godtas att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx redovisar gällande certifikat som minst motsvarar punkterna nedan, under förutsättning att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx tillhandahåller kraven för certifiering och att certifikatet är utställt av ett ackrediterat certifieringsorgan. Det ackrediterade certifieringsorganet ska vara medlem eller ansluten till någon av de internationella organisationerna för ackrediteringsorgan, exempelvis:
EA (European co-operation for Accreditation), IAF (International Accreditation Forum), eller
ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation)
1. Ledningssystemets omfattning
Ledningssystemet för informationssäkerhet ska innehålla en dokumenterad och tillgänglig beskrivning av dess omfattning och eventuella avgränsningar. Med omfattning avses beskrivning av relevanta interna och externa frågor som påverkar förmågan att nå avsedda resultat med ledningssystemet, intressenter samt intressenternas krav som är relevanta för området så som rättsliga eller regelmässiga krav och avtalsförpliktelser. Beskrivningen ska även beakta gränssnitt och beroenden mellan aktiviteter som utförs av organisationen och de som utförs av andra organisationer. Beskrivningen ska en tydlig bild av den verksamhet som omfattas av ledningssystemet och om det finns verksamheter eller platser som inte omfattas.
Ledningssystemet ska innefatta en rutin för att identifiera relevanta informationssäkerhetsbehov utifrån vilka informationstillgångar som behöver hanteras samt deras värde och känslighet, hur informationstillgångarna behöver hanteras samt hur externt uppställda krav på informationssäkerhet uppfylls. De resurser som behövs ska även identifieras samt tilldelas ansvar och befogenheter vad gäller
informationssäkerheten. Ledningssystemet ska vidare innefatta en rutin för att analysera och bedöma relevanta informationssäkerhetsrisker. Riskanalysen ska göras återkommande samt på ett sätt som i största möjliga mån ger jämförbara och reproducerbara resultat. Ledningssystemet ska innefatta rutin för hur lämpliga åtgärder för hantering av informationssäkerhetsrisker väljs ut och vidtas. Val och utformning av åtgärder ska i största möjliga mån beaktas inför, snarare än efter, att informationstillgångar kommer att hanteras.
2. Policy
Det ska finnas en dokumenterad och tillgänglig informationssäkerhetspolicy som är anpassad för organisationen. Den ska vidare vara formellt uttalad och godkänd av högsta ledningen och kommuniceras löpande internt. Policyn ska utgöra ramverk för att sätta mål, det vill säga de åtaganden och utfästelser som görs i policyn ska svara mot de mål som antagits av ledningen. Ledningssystemet ska innehålla informationssäkerhetsmål för relevanta funktioner och nivåer. Målen ska vara dokumenterade, mätbara om det är praktiskt möjligt och beakta tillämpliga informationssäkerhetskrav och resultat från riskbedömning och riskbehandling. Målen ska kommuniceras och löpande hållas uppdaterade.
3. Interna revisioner
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska genomföra interna revisioner för att få information om hur ledningssystemet överensstämmer med organisationens egna krav på sitt ledningssystem samt hur väl verkligheten motsvarar regler och standarder. Ledningssystemet ska innehålla en rutin för hur interna revisioner genomförs gällande omfattning, kriterier, frekvens, ansvarsfördelning etc. samt hur avvikelser rapporteras och hur revisionen ska dokumenteras och rapporteras till relevanta ledningsfunktioner.
Rutin samt exempel på genomförda revisioner ska kunna redovisas.
4. Avvikelsehantering
Ledningssystemet ska innehålla rutiner eller beskrivningar av hur avvikelser analyseras och hanteras i verksamheten. Beskrivningen av avvikelsehanteringen ska innefatta:
Ett enhetligt sätt att dokumentera avvikelser.
En obligatorisk orsaksanalys (det vill säga den grundläggande orsaken bakom avvikelsen) som grund för korrigerande åtgärder. Analys om liknande avvikelser finns eller skulle kunna inträffa Genomförande av beslutade korrigerande åtgärder samt uppföljning av genomförda åtgärder och genomföra nödvändiga ändringar i ledningssystemet eller processer.
Ledningssystemet ska kräva att dokumentationen från avvikelsehantering och vidtagna korrigerande åtgärder samt dess resultat ska bevaras. Rutin samt exempel på dokumentation av identifierade avvikelser ska kunna redovisas.
2.9.3.1 Kontinuitetsplan och skydd mot obehöriga
Ramavtalsleverantören ska ha en kontinuitetsplan för sin verksamhet och it-system. Kontinuitetsplanen ska testas regelbundet.
Ramavtalsleverantören ska skydda Kunds information, som hanteras och förvaras av Ramavtalsleverantören, från obehöriga samt ha rutiner för hur denna information skyddas från obehöriga.
2.9.4 Ledningssystem mot mutor
Ramavtalsleverantören ska ha ett strukturerat och dokumenterat ledningssystem mot mutor. Ledningssystemet ska verka för att identifiera områden där mutor kan förekomma samt hantera åtgärder för att förebygga och upptäcka mutor. Vid eventuell upptäckt eller misstanke om mutor ska ramavtalsleverantören omedelbart vidta åtgärder för att minimera skadan. Ledningssystemet ska omfatta samtliga delar av Ramavtalsleverantörens verksamhet som medverkar i fullgörandet av Ramavtalet. Omfattningen ska dock vara rimlig i förhållande till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx storlek och mutrisken i den miljö företaget agerar i. Arbetet mot mutor ska vara aktivt under hela tiden Ramavtalet och Kontrakt löper.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska till medarbetare och relevanta intressenter tillhandahålla kontinuerlig information och utbildning om minst:
Gällande policy, rutiner och ledningssystem
Mutrisker och möjlig skada med följder och konsekvenser
Hur mutor känns igen och bemöts samt hur individer kan bidra till att förbygga mutor
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran från Kammarkollegiet eller Kund redovisa sitt ledningssystem mot mutor minst innehållande punkterna 1 - 5 nedan. Som alternativ till redovisning av
ledningssystemet i sig godtas att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx redovisar gällande certifikat som minst motsvarar punkterna 1 - 5 nedan, under förutsättning att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx tillhandahåller kraven för certifiering och att certifikatet är utställt av ett ackrediterat certifieringsorgan. Det ackrediterade certifieringsorganet ska vara medlem eller ansluten till någon av de internationella organisationerna för ackrediteringsorgan, exempelvis:
EA (European co-operation for Accreditation), IAF (International Accreditation Forum), eller
ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation)
1. Ledningssystemets omfattning
Ledningssystemet ska innehålla en beskrivning av dess omfattning och eventuella avgränsningar. Med omfattning avses beskrivning av relevanta intressenter och platser, verksamheter, organisation, funktioner, underleverantörer osv med mutriskbedömningar. Med avgränsningar avses eventuella undantag från dessa. Beskrivningen ska ge läsaren en tydlig bild av den verksamhet som omfattas av ledningssystemet och om det finns verksamheter eller platser som inte omfattas.
Ramavtalsleverantören ska genomföra regelbundna mutriskbedömningar, fastställa kriterier för utvärdering av risknivå, se över bedömningen och bevara information som visar att riskbedömning för mutor har utförts och används.
2. Policy mot mutor
Det ska finnas en dokumenterad och tillgänglig policy om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx avsikter och inriktning avseende uppförande i form av förbud mot mutor samt krav på efterlevnad av lagstiftning. Policyn ska vara formellt uttalad och godkänd av högsta ledningen och kommuniceras löpande internt. Policyn ska utgöra ramverk för att sätta mål, det vill säga de åtaganden och utfästelser som görs i policyn ska svara mot de mål som antagits av ledningen enligt punkt 3.
3. Mål
Ledningssystemet ska innehålla mål för verksamheten för förebyggande av mutor. Målen ska vara dokumenterade, mätbara och kunna följas upp om inte särskilda skäl föreligger. Målen ska vara antagna av ledningen samt löpande hållas uppdaterade.
4. Interna revisioner
Ramavtalsleverantören ska genomföra interna revisioner för att få information om hur verkligheten motsvarar regler och standarder Ledningssystemet ska innehålla en rutin för hur interna revisioner genomförs. Rutinen ska innehålla:
Hur interna revisioner planeras, omfattning och frekvens samt ansvarsfördelning (arbetsuppgifter) för interna revisioner.
Xxx avvikelser rapporteras och hur revisionen ska dokumenteras och rapporteras.
Rutin samt exempel på dokumentation av identifierade avvikelser och genomförda revisioner ska redovisas.
5. Avvikelsehantering
Ledningssystemet ska innehålla rutiner eller beskrivningar av hur avvikelser analyseras och hanteras i verksamheten. Beskrivningen av avvikelsehanteringen ska innefatta:
Ett enhetligt sätt att dokumentera avvikelser.
En obligatorisk orsaksanalys (det vill säga den grundläggande orsaken bakom avvikelsen) som grund för korrigerande åtgärder samt genomförande av beslutade korrigerande åtgärder.
Uppföljning av genomförda åtgärder.
Ledningssystemet ska kräva att dokumentationen från avvikelsehantering och vidtagna korrigerande åtgärder ska bevaras.
2.9.5 Miljöledningssystem
Ramavtalsleverantören ska ha ett strukturerat och dokumenterat miljöledningssystem i enlighet med gällande utgåva av ISO 14001, Eco Management and Audit Scheme (EMAS) eller likvärdigt.
Miljöledningssystemet ska omfatta samtliga delar av leverantörens verksamhet som medverkar i fullgörandet av Ramavtalet. Miljöarbetet ska vara aktivt under hela ramavtalsperioden samt så länge avropade kontrakt löper.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran från Kammarkollegiet eller Kund redovisa sitt miljöledningssystem minst innehållande punkterna 1 - 3 nedan.
Som alternativ till redovisning av miljöledningssystemet godtas att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx redovisar ett gällande certifikat som minst motsvarar punkterna nedan, under förutsättning att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx tillhandahåller kraven för certifiering och att certifikatet är utställt av ett ackrediterat certifieringsorgan. Det ackrediterade certifieringsorganet ska vara medlem eller ansluten till någon av de internationella organisationerna för ackrediteringsorgan, exempelvis:
EA (European co-operation for Accreditation), IAF (International Accreditation Forum), eller
ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation).
1. Miljöledningssystemets omfattning
Miljöledningssystemet ska innehålla en beskrivning av dess omfattning och eventuella avgränsningar. Med omfattning avses aktuella produkter och Tjänster, relevanta platser, verksamheter, organisation, funktioner osv. Med avgränsningar avses eventuella undantag från aktuella produkter och Tjänster, relevanta platser, verksamheter, organisation, funktioner osv. Beskrivningen ska ge läsaren en tydlig bild av den verksamhet som omfattas av systemet och om det finns verksamheter eller platser som inte omfattas.
2. Miljöpolicy
Miljöledningssystemet ska innehålla en miljöpolicy för verksamheten. Policyn ska vara upprättad och antagen av ledningen samt vara väl känd bland personalen. Policyn ska minst innehålla:
En kort, beskrivning över den aktuella verksamheten, dvs. läsaren ska kunna förstå typen av den verksamhet som omfattas av policyn.
Ett åtagande om att uppfylla den miljölagstiftning och övriga krav som verksamheten berörs av (s.k. bindande krav).
Ett åtagande om ständig förbättring av miljöarbetet.
Policyn ska ha en koppling till de områden där leverantören har identifierat sin största miljöpåverkan (betydande miljöaspekter enligt punkten 3) och därmed en koppling till de områden där miljömål formulerats.
3. Betydande miljöaspekter
Miljöledningssystemet ska innehålla en förteckning över identifierade betydande miljöaspekter, dvs. de delar av en organisations verksamhet eller de Produkter och Tjänster som kan ha en betydande miljöpåverkan enligt ISO 14001:2015, samt en rutin för identifiering av dessa. Rutinen ska innehålla de kriterier/krav och den metod som används för att avgöra vilka miljöaspekter som är betydande miljöaspekter. Miljöledningssystemet ska innehålla en rutin för hur organisationen utvärderar efterlevnad av bindande krav (lagar och andra krav).
Miljöledningssystemet ska innehålla miljömål för verksamheten baserade på verksamhetens betydande miljöaspekter. Miljömålen ska vara dokumenterade samt mätbara om inte särskilda skäl föreligger.
I förteckningen över miljöaspekter ska det framgå vilken aktivitet och aktivitetens miljöpåverkan det är som avses. Om en aktivitet påverkar miljön på flera sätt ska varje typ av miljöpåverkan vara beskriven och bedömd var för sig. Rutin samt förteckning ska redovisas.
2.9.6 Sociala och etiska krav
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid tillhandahållande av Tjänster kontinuerligt arbeta med att förbättra och ta hänsyn till sociala och etiska aspekter. Detta gäller även för Ramavtalsleverantörens Underleverantörer.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar för att lagstadgade skyldigheter vad gäller anställnings- och arbetsmiljövillkor tillämpas för berörd personal, samt motverkande av arbetsrättsliga och skattemässiga oegentligheter. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska därmed bl.a. försäkra sig om att ingen så kallad svart arbetskraft anlitas för utförande av uppdraget samt förbinder sig att ha rutiner för att följa upp detta genom regelbundna kontroller.
Ramavtalsleverantören ska föra personalförteckning med namn och personnummer över samtliga anställda och Underleverantörens anställda som omfattas av Ramavtalet. Statens inköpscentral äger rätt att när som helst, och utan förvarning, kontrollera uppgifterna om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och dess underleverantörers anställda samt arbets- och anställningsvillkor för dessa.
2.9.6.1 Grundläggande rättigheter för arbetstagare
Ramavtalsleverantören ska aktivt verka för att de Tjänster med ingående produkter som levereras genom Ramavtalet ska vara tillverkade under förhållanden som är förenliga med:
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering, föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
FN:s barnkonvention (artikel 32)
Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet FN:s deklaration mot korruption
I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, avses den högsta skyddsnivån.
För att visa att ovan är uppfyllt ska Ramavtalsleverantören, på Kammarkollegiets begäran, kunna redovisa följande dokumentation:
Egna riktlinjer för etisk handel, ofta kallad uppförandekod eller liknande, avseende tillverkningen av produkter och Tjänster som levereras enligt detta Ramavtal. Riktlinjerna ska vara godkända av ledningen hos Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Riktlinjerna ska åtminstone motsvara kraven enligt detta Ramavtal.
Rutin för att ovan konventioner och regelverk är implementerade och följs av de leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen. De leverantörer som får anses berörda, såvitt avser produkter, är de som tillverkar färdigställda produkter, de som framställer delar och komponenter till färdigställda produkter samt de som ansvarar för montering av ingående delar och komponenter till färdigställda produkter. Utöver detta så ska det framgå hur Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx verkar för att konventioner och ramverk efterlevs av samtliga leverantörer i leverantörskedjan.
Redogörelse för leverantörskedjan av produkter och Tjänster som levereras genom detta Ramavtal. Redogörelsen ska minst omfatta samtliga leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen.
Beskrivning av hur ansvaret för sociala och etiska krav är fördelat i leverantörskedjan. Beskrivningen ska minst omfatta samtliga leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen. - Rutiner för identifiering och hantering av faktiska såväl som potentiella risker för avvikelser från kraven enligt detta Ramavtal i leverantörskedjan, inklusive hur identifierade risker hanteras samt tidsplan för planerade åtgärder. Rutinen ska minst omfatta samtliga leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen. - Rutiner för uppföljning som syftar till att kontrollera rådande förhållanden och följsamheten till kraven enligt detta Ramavtal.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska, på Kammarkollegiets begäran, redovisa ytterligare dokumentation om så krävs för kontroll av att ovan är uppfyllt.
Om brist i åtaganden uppdagas, ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx snarast eller inom skälig tid vidta rättelse. Rättelse ska ske genom att en handlingsplan för åtgärdande av bristerna upprättas samt att
handlingsplanen genomförs. Rättelsen ska även innehålla en redogörelse för hur leverantörerna som direkt medverkar till tillverkningen av produkter och Tjänster hanterar de identifierade bristerna. Ytterst ska bristen åtgärdas genom att berörd leverantör byts ut. Om rättelse inte sker inom utsatt tid utgör detta ett väsentligt avtalsbrott enligt punkten Avtalsbrott och påföljder.
2.9.6.2 Antidiskriminering
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid utförande av Kontrakt i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567).
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha ett fortlöpande arbete med aktiva åtgärder och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.
Arbetet med aktiva åtgärder ska följa 3 kap. 4 – 12 §§ diskrimineringslagen samt dokumenteras i enlighet med 3 kap. 13 – 14 §§ diskrimineringslagen.
2.9.7 Lag, författning och föreskrifter
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att Ramavtalet fullgörs i överensstämmelse med tillämpliga lagar och föreskrifter.
2.9.8 Krav på e-handel
2.9.8.1 Generellt
Statliga myndigheter ska, enligt Regeringens förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte (2003:770), kunna hantera sina beställningar av Varor och Tjänster elektroniskt från år 2014. Ekonomistyrningsverket (ESV) har i uppdrag att ta fram föreskrifter om standarder och andra krav. För mer information se ESV. Enligt ESV:s förslag ska elektroniska meddelanden, t.ex. elektroniska beställningar och elektroniska fakturor, följa rekommendation från SFTI (Single Face To Industry). SFTI omfattar specifikationer för elektroniska meddelanden och affärsprocesser med olika grad av integration mellan Parterna. För mer information se SFTI.
Ramavtalsleverantören står själv för de eventuella kostnader som det innebär att sätta upp och använda de standarder som refereras till i upphandlingsdokumentationen.
2.9.8.2 Krav på elektronisk order och ordererkännande
1. SFTI/ESAP 6 Avrop
2. Sveorder
3. Via avropsberättigads leverantörsportal eller genom att ta emot order i fri form via e-post. (Med leverantörsportal menas en webbaserad portal som är ansluten till avropsberättigads e- handelssystem och till vilken leverantörer kan logga in för att ta emot order.)
1. SFTI/ESAP 6 Avropserkännande
2. SFTI/ESAP 6 Avropsbekräftelse
3. Sveordersvar
4. Via avropsberättigads leverantörsportal eller i fri form genom att sända via e-post. (Med leverantörsportal menas en webbaserad portal som är ansluten till en avropsberättigads e- handelssystem och till vilken leverantörer kan logga in för att sända ordererkännande, ordersvar, orderbekräftelse.)
2.9.8.3 Krav på elektronisk faktura
1. SFTI fulltextfaktura
2. Svxxxxxxxx
0. Via avropsberättigads leverantörsportal. (Med leverantörsportal menas en webbaserad portal som är ansluten till avropsberättigads e-handelssystem och till vilken leverantörer kan logga in för att sända fakturor.)
2.10 Information om Ramavtalet
2.10.1 Publicering
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på sin publika webbplats tillhandahålla en separat webbsida för Ramavtalet. Ramavtalet, tillsammans med överskådlig information om Tjänster som omfattas av Ramavtalet, ska finnas tillgängligt via Ramavtalsleverantörs publika webbplats senast 30 kalenderdagar från Ramavtalets ikraftträdande.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx webbsida för Ramavtalet ska tas bort senast 30 xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxxx xx.
2.10.2 Marknadsföring av Ramavtalet
Marknadsföring av Ramavtalet ska ske i samråd med Kammarkollegiet. Material som avser Ramavtalet och som distribueras till Avropsberättigad ska om Kammarkollegiet så begär godkännas av Kammarkollegiet i förväg.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska i sin marknadsföring alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor om Ramavtalets omfattning, Avropsberättigade och avropsrutin.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, samt av denne anlitad Underleverantör, ska aldrig hänvisa till Kammarkollegiet i reklam eller marknadsföring utan Kammarkollegiets skriftliga godkännande i förväg.
Kammarkollegiets logotyp och Statens inköpscentrals sigill får endast användas i enlighet med instruktioner från Kammarkollegiet respektive Statens inköpscentral.
2.10.2.1 Påföljder vid avtalsbrott
Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta kapitel Information om Xxxxxxxxxx, äger Kammarkollegiet rätt att kräva vite.
Vitet uppgår till 5 000 kr om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte rättar bristen inom 5 arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 kr för varje kalendervecka som bristen kvarstår.
Om bristen kvarstår efter tre kalenderveckor, eller vid upprepad försummelse att fullgöra åtaganden, enligt avsnitt Avtalsbrott och rättelse, tredje stycket punkterna a och b, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.
Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
2.11 Sekretess
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som Part tar del av genom tillkomsten eller genomförandet av Ramavtalet.
Till förtydligande av ovanstående stycke, gäller att Kammarkollegiet i egenskap av offentligrättsligt organ är skyldig att följa tillämpliga lagregler om handlingars offentlighet och sekretess.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger rätt att begära att information som tillhandahålls av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i samband med Ramavtalet ska anses utgöra Ramavtalsleverantörens konfidentiella information.
Kammarkollegiet kommer att ta hänsyn till sådan begäran vid eventuell begäran från tredje part till Kammarkollegiet om att få del av informationen. Ramavtalsleverantören är dock medveten om att vid sådan eventuell begäran kommer en sedvanlig sekretessbedömning att ske i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen, och att Kammarkollegiet inte kan garantera sekretess.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att ansvara för att samtliga medarbetare som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sysselsätter under Xxxxxxxxxx har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt Xxxxxxxxxx samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess.
Sekretess enligt ovanstående stycken gäller även efter det att Ramavtalet i övrigt har upphört att gälla mellan Xxxxxxxx.
2.12 Underleverantörer
2.12.1 Ramavtalsleverantörens ansvar för Underleverantör
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för Underleverantör såsom för egen del.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger inte rätt att till Underleverantör delegera rätten att ta emot Avropsförfrågan, lämna Avropssvar, teckna Kontrakt eller fakturera Avropsberättigad.
2.12.2 Kontroll av Underleverantörer
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid var tillfälle upprätthålla en aktuell förteckning över vilka Underleverantörer som anlitas i Kontrakt samt på vilket sätt Underleverantören bidrar till Kontraktets fullgörande.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på Kammarkollegiets begäran bistå med förteckningen samt om nödvändigt på annat sätt styrka att Underleverantören uppfyller de krav och villkor som anges i Ramavtalet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha ett skriftligt åtagande från Underleverantörer som visar på att denne
inte omfattas av uteslutningsgrund,
omfattas av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kvalitetsledningssystem i den utsträckning det framgår av Ramavtalet,
efterlever Ramavtalets och Kontraktets krav på informationssäkerhet, och
efterlever Xxxxxxxxxxx villkor avseende miljömässiga, sociala och arbetsrättsliga hänsyn. accepterar samtliga villkor i bilaga Allmänna villkor
2.12.3 Påföljder vid avtalsbrott
Om Underleverantör på ett väsentligt sätt bryter mot de krav och villkor som anges i Ramavtalet har Kammarkollegiet, utöver vad som framgår av avsnitt Avtalsbrott och påföljder, rätt att med omedelbar verkan besluta att Underleverantör inte längre får anlitas för fullgörande av Kontrakt.
2.13 Försäljningsredovisning och administrationsavgift
2.13.1 Redovisning av försäljning
Ramavtalsleverantören ska till Kammarkollegiet lämna redovisning av försålda Tjänster som ingår i Ramavtalet. Även försäljning genom Kontrakt som löper efter att Xxxxxxxxxx har upphört ska redovisas till dess att samtliga Kontrakt har upphört.
Redovisningen ska endast avse försäljning till Avropsberättigade och omfatta föregående periods fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt och andra skatter.
Formerna för redovisning ska ske i enlighet med instruktioner från Kammarkollegiet som finns tillgängliga på Kammarkollegiets webbplats. Instruktionerna kan förändras under Ramavtalets löptid. Det åligger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx att hålla sig uppdaterad om aktuella instruktioner för redovisning.
2.13.2 Redovisningsperioder
Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser, enligt följande:
Redovisningsperioder
Kvartal 1: 1 januari – 31 mars (15 maj)
Kvartal 2: 1 april – 30 juni (15 augusti)
Kvartal 3: 1 juli – 30 september (15 november)
Kvartal 4: 1 oktober – 31 december (15 februari)
2.13.3 Administrationsavgift
Ramavtalsleverantören ska till Kammarkollegiet erlägga en administrationsavgift om 0,7 procent av all fakturerad försäljning, d.v.s. fakturavärdet av försålda Tjänster exklusive mervärdesskatt och andra skatter under det att Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.
Avgiftens storlek kan förändras, men kommer inte att överstiga 1,0 procent. Avgiften fastställs av Kammarkollegiet för ett år i taget . Förändring meddelas Ramavtalsleverantören senast 90 kalenderdagar innan ny administrationsavgift börjar gälla.
2.13.4 Fakturering av administrationsavgift
Efter mottagen redovisning fakturerar Kammarkollegiet administrationsavgiften inklusive mervärdesskatt och andra skatter. Fakturan ska betalas inom 30 kalenderdagar från fakturadatum.
Vid försenad betalning av administrationsavgiften skickas en påminnelse. Vidare har Kammarkollegiet rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) från och med första förseningsdagen. För Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx som trots påminnelse har obetald faktura 50 dagar efter förfallodatum skickas kravet till inkasso.
2.13.5 Påföljder vid avtalsbrott
Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden enligt detta kapitel Försäljningsredovisning och administrationsavgift, äger Kammarkollegiet rätt att kräva vite.
Vitet uppgår till 5 000 kr för varje utebliven redovisning av försäljning. Vitet utgår om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte redovisar försäljningen, alternativt åtgärdar bristen inom 10 arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 kr för varje kalendermånad som bristen kvarstår.
Om bristen kvarstår efter tre kalendermånader, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla redovisning av försäljning, enligt avsnitt Avtalsbrott och rättelse, tredje stycket punkt a, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.
Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
2.14 Redovisning av xxxxxxxxx
0.00.0 Xxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxx, på begäran av Kammarkollegiet minst en gång per kvartal, tillhandahålla statistik avseende användandet av Ramavtalet.
Statistiken ska kunna innehålla minst följande:
Totalt försäljningsbelopp per ramavtalsområde och/eller Tjänst (kr)
Totalt försäljningsbelopp per myndighet, kommun och /eller landsting (kr)
Ramavtalsleverantören ska leverera begärd statistik i digital form som är läsbar i allmänt tillgänglig cellbaserad kalkylprogramvara, såsom Excel 2010, eller likvärdig.
På begäran av Kammarkollegiet ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, till självkostnadspris, även tillhandahålla ytterligare statistik avseende Ramavtalet.
2.14.2 Påföljder vid avtalsbrott
Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden enligt detta kapitel Redovisning av statistik, äger Kammarkollegiet rätt att kräva vite.
Vitet uppgår till 5 000 kr för varje utebliven redovisning av statistik. Vitet utgår om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte redovisar statistik, alternativt åtgärdar bristen inom 10 arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 kr för varje kalendermånad som bristen kvarstår.
Om bristen kvarstår efter tre kalendermånader, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla statistik, enligt avsnitt Avtalsbrott och rättelse, tredje stycket punkt a, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.
Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
2.15 Uppföljning
2.15.1 Uppföljningsrätt
Kammarkollegiet äger rätt att kontrollera att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx fullföljer sina åtaganden i enlighet med Xxxxxxxxxx.
Rätt till uppföljning föreligger under hela Ramavtalets löptid samt så länge Kontrakt är i kraft. Vid uppföljning har Kammarkollegiet rätt att anlita extern kontrollorganisation för genomförandet.
2.15.2 Kostnader för uppföljning
Vid uppföljning svarar respektive Part för sina egna kostnader under förutsättning att uppföljningen inte visar att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gjort sig skyldig till väsentligt avtalsbrott. I det fallet Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gjort sig skyldig till väsentligt avtalsbrott, står Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för Kammarkollegiets kostnader för uppföljningen om en extern kontrollorganisation anlitats för genomförandet.
2.15.3 Tillhandahållande av dokument
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran tillhandahålla, för egen del samt för Underleverantörer, all dokumentation och annan information som Kammarkollegiet skäligen behöver för att genomföra uppföljning i den utsträckning som krävs och som inte står i strid med lag eller börsregler som är tillämpliga för Ramavtalsleverantören eller nämnda leverantörer.
2.15.4 Påföljder vid avtalsbrott
Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden enligt detta kapitel Uppföljning, äger Kammarkollegiet rätt att kräva vite.
Vitet uppgår till 5 000 kr om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte tillhandahåller dokument inom 5 arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 kr för varje kalendervecka som bristen kvarstår.
Om bristen kvarstår efter tre kalenderveckor, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla dokument, enligt avsnitt Avtalsbrott och rättelse, tredje stycket punkterna a och b, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.
Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
2.16 Avtalsbrott och påföljder
2.16.1 Avtalsbrott och rättelse
Avtalsbrott föreligger om Part brister i att fullfölja sina åtaganden som följer av Xxxxxxxxxx eller vad den andra Parten med fog kunnat förutsätta.
I den mån inte annat särskilt anges, ska Part inom skälig tid lämna meddelande till motparten om att avtalsbrott föreligger. I den mån inte annat särskilt anges, ska vid avtalsbrott avtalsbrytande Part skyndsamt, dock senast 30 xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxx, xxxxx xxxxxxx. Rättas inte bristen inom denna tid, utgör bristen ett väsentligt avtalsbrott, som berättigar den icke-avtalsbrytande parten till de påföljder, vilka framgår av detta kapitel Avtalsbrott och påföljder.
Vid tillämpningen av Ramavtalet ska väsentligt avtalsbrott av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx även anses innefatta:
a. om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar, vid minst fyra tillfällen under en period av 12 månader brister i åtagande enligt Xxxxxxxxxx, oaktat om bristen åtgärdats eller inte eller om varje enskilt avtalsbrott är väsentligt, eller
b. om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller annan för vilken Ramavtalsleverantören svarar, vid upprepade tillfällen och på ett systematiskt sätt brutit mot Kontrakt tecknade genom Ramavtalet, eller
c. om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx systematiskt avböjer Avrop.
2.16.2 Vite vid Ramavtalsleverantörens väsentliga avtalsbrott
I den mån inte annat särskilt anges, utgår vite om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar, begår ett väsentligt avtalsbrott. I den mån inte annat särskilt anges, ska vite utgå med 0,25 % av Ramavtalsleverantörens omsättning på Ramavtalet de två senaste kvartalen för varje påbörjad sjudagarsperiod som avtalsbrottet kvarstår. Om två kvartal inte förlöpt ska beräkningen baseras på en beräknad omsättning för två kvartal baserat på de kvartal som har förflutit sedan Ramavtalet började löpa. Oavsett beräkningssätt ska dock vite aldrig utgå med mindre än 25 000 SEK eller mer än 250 000 SEK per inträffat avtalsbrott.
När maximalt vite uppnåtts, får Kammarkollegiet, efter en skälig tilläggsfrist, säga upp Ramavtalet. Härutöver äger Kammarkollegiet rätt att begära skadestånd enligt avsnitt Skadeståndsansvar.
2.16.3 Kammarkollegiets uppsägningsrätt
Kammarkollegiet har rätt att med omedelbar verkan, och utan något ansvar att utge ersättning, säga upp hela eller delar av Ramavtalet, om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx begår ett väsentligt avtalsbrott eller när det enligt Xxxxxxxxxx förutsättning för detta är för handen. Vidare föreligger sådan rätt om:
1) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller en företrädare för denne, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom, är dömd för brott enligt 13 kap. 1 § LOU,
2) det framkommer att någon omständighet föreligger enligt 13 kap. 2 § LOU för Ramavtalsleverantören eller en företrädare för denne,
3) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen som föregått tecknandet av Ramavtalet och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtalet,
4) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte längre uppfyller de obligatoriska krav som ställts i upphandlingen samt de enligt anbudet uppfyllda tilldelningskriterier och denna brist inte är oväsentlig eller om den tidsperiod som anges i avsnitt Ramavtalsleverantörens åtagande samt avsnitt Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet, har passerat utan att obligatoriska krav är uppfyllda eller om,
5) Ramavtalet varit föremål för en ändring som inte är tillåten enligt 17 kap. 9-14 §§ LOU, eller
6) Europeiska unionens domstol finner att Sverige allvarligt åsidosatt sina skyldigheter enligt fördraget avseende Europeiska unionen enligt 17 kap. 17 § 3 p. LOU.
Kammarkollegiet avgör till vilken tidpunkt Ramavtalet sägs upp. Utöver ovanstående rätt till uppsägning av Ramavtalet till förtida upphörande, äger Kammarkollegiet rätt att begära skadestånd enligt avsnitt Skadeståndsansvar.
2.16.4 Ramavtalsleverantörens uppsägningsrätt
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Kammarkollegiet begår ett väsentligt avtalsbrott. Väsentligt avtalsbrott av Kammarkollegiet ska anses innefatta att Kammarkollegiet vid upprepade tillfällen i icke oväsentlig utsträckning brister i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx, oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepade tillfällen avses att Kammarkollegiet vid fler än fyra tillfällen under en period av 12 månader i icke oväsentlig utsträckning brustit i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx.
Utöver ovanstående rätt till uppsägning av Ramavtalet till förtida upphörande, äger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt att begära skadestånd enligt avsnitt Skadeståndsansvar.
2.16.5 Skadeståndsansvar
Parts rätt till skadestånd från den andra Parten för brott mot Ramavtalet är begränsad till ersättning för direkt skada. Parts ansvar omfattar således inte utebliven vinst, utebliven besparing eller annan indirekt skada.
Ramavtalsleverantörens totala skadeståndsansvar är vid var tid begränsat till ett maximalt belopp uppgående till total redovisad försäljning per kvartal enligt kapitel Försäljningsredovisning och administrationsavgift. Vid erläggande av skadestånd ska eventuellt erlagt vite dras av från skadeståndet.
Ansvarsbegränsningarna ska inte gälla i fall av uppsåt eller grov vårdslöshet, eller vid Ramavtalsleverantörens ansvar för brott mot sekretesskyldighet enligt kapitel Sekretess.
2.16.6 Force majeure
Om Kammarkollegiet eller Ramavtalsleverantören förhindras att fullgöra sina skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx av omständighet utanför Kammarkollegiets eller Ramavtalsleverantörens kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Ramavtalets tecknande och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, eller av att Kammarkollegiet eller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i något led förhindras fullgöra sina skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx på grund av omständigheter som här angetts (s.k. force majeure), ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för fullgörandet av Kammarkollegiets eller Ramavtalsleverantörens skyldigheter enligt Ramavtalet samt från vite och andra påföljder så länge hindret föreligger. Part som önskar att åberopa denna punkt ska snarast lämna den andra Parten skriftligt meddelande om detta.
För att Part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund ska Part omedelbart, då denne får kännedom om sådan omständighet som kan utgöra befrielsegrund, skriftligen underrätta motparten om detta.
Befrielsegrund gäller under så lång tid som är skäligt med hänsyn till hindrets konsekvenser för Parts möjligheter att prestera enligt Xxxxxxxxxx. Om Ramavtalets fullgörande till väsentlig del förhindras under längre tid än 90 dagar på grund av sådan angiven omständighet, äger dock motparten, utan ersättningsskyldighet, rätt att skriftligen säga upp Ramavtalet.
2.16.7 Ramavtalets upphörande
Vid Ramavtalets upphörande, oavsett orsak, ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx utan dröjsmål tillhandahålla redovisning och statistik enligt kapitel Försäljningsredovisning och administrationsavgift och kapitel Redovisning av statistik, samt andra uppgifter som Kammarkollegiet skäligen begär, så länge Kontrakt är i kraft. Ramavtalsleverantören är alltid skyldig att tillhandahålla slutredovisning avseende information som framgår av kapitel Försäljningsredovisning och administrationsavgift och kapitel Redovisning av statistik samt erlägga full administrationsavgift.
Ramavtalets upphörande påverkar inte villkor i Ramavtalet som till sin natur ska ha fortsatt giltighet för Kontrakt som fortfarande löper.
2.16.8 Kontraktets giltighet
Ramavtalets upphörande till följd av omständigheter som framgår av avsnitt Ramavtalets förtida upphörande eller kapitel Avtalsbrott och påföljder, ska inte innebära att Kontrakt ingångna under Ramavtalet automatiskt upphör att gälla. Av Kontrakt kan dock följa rätt att säga upp Kontrakt till följd av uppsägning av Ramavtalet.
Vidare gäller att Kontrakt inte kan tilldelas efter det att Xxxxxxxxxx har upphört att gälla. Detta hindrar dock inte att tillhandahållande av kontraktsföremål kan ske vid en senare tidpunkt.
2.17 Ändringar och tillägg
Ändringar i eller tillägg till, Xxxxxxxxxx ska för att vara gällande vara signerade av xxxxxxxx företrädare för Xxxxxxxx. Ändringar och tillägg ska biläggas det ursprungliga Ramavtalet.
2.17.1 Kammarkollegiets rätt till ändringar och tillägg
Kammarkollegiet har rätt att överlåta Ramavtalet och samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet, till ny organisation eller organisationsform för det fall Kammarkollegiet eller Statens inköpscentral byter till sådan ny organisation eller organisationsform.
Kammarkollegiets ansökan om överlåtelse där så erfordras enligt ovan ska ställas till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i god tid före det planerade datumet för överlåtelsen.
Därutöver har Kammarkollegiet inte rätt att utan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx skriftliga godkännande i förväg överlåta Ramavtalet eller rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet till annan.
2.17.2 Ramavtalsleverantörens rätt till ändringar och tillägg
Vid byte av leverantör i enlighet med 17 kap. 13 § LOU, ska Ramavtalsleverantör inhämta ett skriftligt godkännande från Kammarkollegiet innan bytet sker. Med byte av leverantör avses samtliga ändringar av juridisk eller fysisk person genom exempelvis överlåtelse, fusion, företagsomstrukturering, uppköp, sammanslagning, förvärv eller insolvens.
Såvida inte annat framgår av Ramavtalet, har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte heller rätt att utan Kammarkollegiets skriftliga godkännande i förväg, helt eller delvis, pantsätta rättigheter (inklusive fordringar) eller skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx till annan juridisk eller fysisk person.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansökan om ändringar enligt ovan ska ställas till Kammarkollegiet i god tid före det planerade datumet för ändringen. Vid Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansökan om ändring kan Xxxxxxxxxxxxxxx komma att begära in handlingar för att bedöma om ändringen kan godtas eller inte. Kammarkollegiet har aldrig skyldighet att godkänna en ändring
2.18 Tvistelösning och tillämplig lag
2.18.1 Tvistelösning
Tvister angående tolkning och tillämpning av Ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk allmän domstol.
2.18.2 Tillämplig lag
Rättigheter och skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx regleras av av svensk lag med undantag av dess lagvalsregler.
2.19 Meddelanden
Meddelande från Part rörande Ramavtalet ska tillhandahållas den andre Partens kontaktperson skriftligen.
2.20 Elektronisk signatur
Ramavtalet har signerats av Parterna genom elektronisk signatur (Se Notifieringskvitto).
För att kunna utföra e-signering i Kammarkollegiets upphandlingsverktyg TendSign ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ha en e-legitimation hos utfärdare av e-legitimationer samt konto hos
Chambersign för tjänsten CSign och signering. Konto och signering av Kammarkollegiets ramavtal via CSign är kostnadsfri för Ramavtalsleverantören. CSign stöder ett flertal e-legitimationer.
Beställning av e-legitimation och/eller hantering av fullmakt från behörig firmatecknare bör ske i god tid före avtalstecknande.
Läs mer på xxxxx.xx för anslutning till CSign och konto för e-signeringstjänsten. (Avslutande fält för manuell underskrift används därmed inte i detta Ramavtal).