KANSLIAVTAL
1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
§1 SYFTE
§2 AVTALSPERIOD
§3 REGLER
§4 BOKNING
§5 NYCKELBRICKA
§6 FÖRSÄKRING
§7 KOSTNADER
§8 UPPSÄGNING
§9 LAGERUTRYMME
§10 SPELBIBLIOTEKET
§11 FORCE MAJEURE
§12 TVIST
§1 SYFTE
§1.1 Sverok Stockholm (kallad Distriktet i detta avtal) tillåter med detta avtal att föreningen “Föreningsnamn” (kallad Föreningen i detta avtal) får boka och använda lokalen och dess inventarier som går att boka på Xxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Stockholm enligt kraven satta på detta avtal.
§1.2 Föreningen ha rapporterat in och vara godkända i Ebas enligt Sverok Förbundets krav.
§1.3 Avtalet ska skrivas under av lokalansvarig hos Distriktet och av minst en firmatecknare i Föreningen enligt deras stadgar, som innan avtalets påskrift ska uppvisa ett undertecknat beslut från Föreningens styrelse på att de godkänner avtalet.
§2 AVTALSPERIOD
§2.1 Avtalets period är till Föreningens nästkommande årsmöte där en ny styrelse väljs, dock max 15 månader.
§2.2 Föreningen är skyldig att rapportera till Distriktets lokalansvarig senast 14 dagar innan en ny styrelse ska väljas. Detta gäller både ordinarie årsmöte samt fyllnadsval eller upplösning.
§3 REGLER
§3.1 Föreningen är ansvarig för att alla medlemmar i Föreningen samt gäster under bokade tider följer reglerna i avtalet samt regler som tillkommer och/eller ändras under avtalets giltighetstid.
§3.2 Det är Föreningens ansvar att hålla sig uppdaterad på vilka regler som gäller.
§3.3 Distriktet har rätt att ändra, lägga till eller ta bort regler i avtalet med omedelbar verkan.
2
§3.4 Reglerna för lokalen är uppsatta i lokalen för extra tydlighet.
§3.5 Föreningen är skyldig att skicka minst en medlem till Distriktets städdagar när Distriktet går ut med en kallelse. Distriktet går ut med kallelsen till Föreningen med datum och tid minst 3 veckor innan städdag.
§3.5 Vid missbruk av reglerna eller vid avtalsbrott kan Distriktet säga upp avtalet med omedelbar verkan.
§4 BOKNING
§4.1 Föreningen får tillgång till ett bokningskonto som används för att boka tid i lokalen.
§4.2 Föreningen är ansvarig för all aktivitet på bokningskonto såsom bokningar och avbokningar.
§4.3 Föreningen, som är ytterst ansvarig för föreningens aktivitet, beslutar vem som är ansvarig på plats under sina evenmang i lokalen och att Distriktet har kontaktinformation till ansvariga på plats för att nå dom om en bokning.
§4.4 Föreningen har tillgång till lokalen under bokad dag, men får enbart vara i lokalen under bokad tid. Undantag gäller förening med tillgång till lagerutrymme som då kan hämta & lämna inventarier även utan att ha bokat lokalen.
§4.5 Har Föreningen bokat hela lokalen så kan Föreningen avvisa personer som inte är Distriktets förtroendevalda, Distriktets anställda eller av Distriktet utsedda volontärer.
§4.6 Föreningen kan avvisa besökare från bokat rum, oavsett om andra föreningar är i lokalen samtidigt, då det inte är möjligt för föreningar att dubbelboka samma rum på kansliet.
Föreningen kan även kontakta lokalansvarig om en person behöver avvisas från rummet eller lokalen.
§4.7 Föreningen kan inte avvisa en person med lagerbricka om personen inte bryter mot några regler. Dock kan Föreningen avvisa person med lagerbricka som inte är där för att besöka lagerutrymmet.
§4.8 Om Föreningen ej kommer åt lokalen under bokad dag eller har frågor så kontakta Distriktets lokalansvariga på telefon eller mejl.
§4.9 Distriktet kan avboka eller ändra platser och/eller tider i Föreningens bokning vid behov. Om det sker meddelas Föreningen omgående.
§5 NYCKELBRICKA
§5.1 Föreningen har rätt att få 1 kostnadsfri nyckelbricka för att kunna ha tillgång till lokalen under deras bokningstider. Föreningen kan skaffa flera nyckelbrickor till en kostnad på 50 (femtio) SEK per bricka.
§5.2 Vid avtalets upphörande ska nyckelbrickor vara inlämnade inom 14 dagar. Nyckelbrickor som ej är inlämnade inom 14 dagar räknas nyckelbrickan som borttappad och Föreningen får betala 50 (femtio) SEK per saknad bricka.
§5.3 Föreningen är skyldig att ha med sig alla nyckelbrickor när avtalet förnyas för återaktivering. För brickor som saknas eller är obrukbara ska Föreningen betala 50 (femtio) SEK per bricka.
3
§5.4 Det är Föreningens skyldighet att utsedd person med nyckelbricka har ett uppdaterat kontaktnummer i bokningssystemet så att Distriktet kan nå ansvarig på plats i samband med Föreningens aktiviteter i lokalen.
§5.5 Personen med Föreningens nyckelbricka är under Föreningens aktiviteter skyldiga att inom 15 min efter avlarmning rapportera lokalens skick genom att checka in.
§5.6 Person med Föreningens nyckelbricka är skyldig att under bokningen se till att alla följer reglerna i lokalen.
§5.7 Distriktet har rätt att begränsa tillgången till kansliet för föreningar med nyckelbricka vid behov och speciella händelser.
§6 FÖRSÄKRING
§6.1 Föreningen är försäkrade genom olika typer av försäkringar från spelhobbyförbundet Sverok. De försäkringar som tillhandahålls är olycksförsäkring, företagsförsäkring, korttidsförsäkring och lokalförsäkring.
§6.2 Distriktet ansvarar inte för de försäkringar spelhobbyförbundet Sverok tillhandahåller, ändringar i försäkringarna eller tillgång till försäkringarna.
§6.3 Vid frågor om försäkringarna spelhobbyförbundet Sverok tillhandahåller ska Föreningen kontakta spelhobbyförbundet Sverok.
§7 KOSTNADER
§7.1 Föreningen kan bli skyldig för alla oförutsedda extra kostnader som sker under Föreningens träffar där extra kostnaderna annars tillfaller Distriktet.
Exempelvis på dessa kostnader kan vara; extra städkostnader, larmutryckning, skador av inventarier, självrisk och reparationer.
§7.2 Föreningen är skyldiga att meddela om en incident har hänt under bokningen. Detta görs via den digitala utcheckningen samt vid allvarligare incidenter direkt till Distriktets lokalansvariga.
§7.3 Om en incident har hänt på en plats som inte är bokad och flera föreningar är involverade så behöver alla berörda föreningar omgående inkomma med en rapport om vad som har hänt direkt till Distriktets lokalansvariga.
§8 UPPSÄGNING
§8.1 Föreningen har rätt att säga upp avtalet i förtid med 3 (tre) månaders uppsägningstid om Föreningen kan visa på att Distriktet brustit i sitt åtagande enligt detta avtal.
§8.2 Om Föreningen och Distriktet är överens om att säga upp avtalet i förtid kan uppsägningstiden ändras till en månad eller längre, dock max 3 (tre) månader.
§8.3 Distriktet har rätt att säga upp avtalet med Föreningen med omedelbar verkan vid avtalsbrott. Distriktet kommer, i den mån som är möjlig, se till andra lösningar än uppsägning av avtalet.
§8.4 I händelse av att avtalet sägs upp har Föreningen rätt att få tillbaka eventuella pengar de betalat i förskott för dagar de inte längre har tillgång till lokalen.
4
§8.5 Vid skulder till Distriktet betalas endast den del av det redan inbetald belopp tillbaka till Föreningen som blir kvarvarande efter alla skulder är betalda. Om skulden överstiger det
redan inbetalda beloppet kommer Distriktet fakturera Föreningen den kvarvarande skulden.
§9 LAGERUTRYMME
§9.1 Föreningen som tecknar tilläggsavtal för lagerutrymme är skyldiga att följa alla punkterna under paragraf 9. Paragraf 9 gäller endast Förening som tecknar tilläggsavtal om lagerutrymme.
§9.2 Föreningen har rätt att få 1 (en) kostnadsfri lagerbricka för att kunna ha tillgång till lagret utan att behöva boka lokalen. Föreningen får max ha 1 (en) lagerbricka.
§9.3 Vid avtalets upphörande ska lagerbrickan vara inlämnade inom 14 (fjorton) dagar. Lagerbricka som ej är inlämnade inom 14 (fjorton) dagar räknas som borttappad och Föreningen får betala 500 (femhundra) SEK för den saknade brickan. För lagerbricka som vid återlämnandet är obrukbar får föreningen betala 50 (femtio) SEK.
§9.4 Föreningen är skyldig att ha med sig xxxxxxxxxxxx när avtalet förnyas för återaktivering. För bricka som är obrukbara ska Föreningen betala 50 (femtio) SEK, för lagerbricka som saknas får Föreningen betala 500 (femhundra) SEK.
§9.5 Föreningen är skyldiga att underrätta lokalansvarig om saknad bricka snarast möjligt. Föreningar som inom 24 timmar meddelar att deras lagerbricka saknas betalar 300 (trehundra) SEK istället för ordinarie avgift på 500 (femhundra) SEK.
§9.6 Föreningen är ansvariga för alla personer som använder Föreningens lagerbricka, oavsett om de är behöriga eller inte, och är skyldiga att ersätta Distriktet för eventuella kostnader som uppstår i samband med incidenter kopplade till användandet av lagerbrickan. Detta gäller inte om Föreningen innan incidenten har meddelat lokalansvarig att lagerbrickan saknas.
§9.7 Föreningen har alltid tillgång till kansliet med lagerbrickan för att hämta, lämna eller organisera sina inventarier på lagret. Det är inte tillåtet att störa andra aktiviteter eller använda kansliet som om Föreningen hade bokat tid i lokalen.
§9.8 Distriktet har rätt att begränsa tillgången till lagret och kansliet för föreningar med lagerbricka vid behov och speciella händelser.
§9.9 Föreningar som använder lagerbrickan då det inte är aktivitet på gång i lokalen ska göra en utcheckning innan de lämnar lokalen. Om annan förening som bokat tid i lokalen finns på plats behöver Föreningen ej checka ut.
§9.10 Avtalet för lagerutrymme har samma giltighetstid som avtalet för kansliet (specificeras under paragraf §2).
§9.11 Föreningen ska betala månadsavgiften enligt underskrivet avtal. Om Föreningen ej betalar månadsavgiften två månader i rad sägs avtalet upp med omedelbar verkan.
§9.12 Föreningen har rätt att säga upp lageravtalet i förtid med 2 (två) månaders uppsägningstid. Föreningen ska betala månadsavgiften under uppsägningstiden.
§9.13 Om Föreningen och Distriktet är överens om att säga upp lageravtalet i förtid kan uppsägningstiden ändras till en månad eller längre, dock max 2 (två) månader. Föreningen ska betala månadsavgiften under uppsägningstiden.
5
§9.14 Vid missbruk av reglerna eller vid avtalsbrott kan Distriktet säga upp tilläggsavtalet för lagerutrymme med omedelbar verkan.
§9.14 Vid uppsägning eller när avtalet inte förlängs har föreningen 30 (trettio) dagar på sig att hämta sina inventarier. Efter 30 (trettio) dagar så tillfaller all resterande inventarier till Distriktet.
§9.15 Efter uppsägningstiden har passerat har Distriktet rätt att omplacera Föreningens inventarier till av Distriktet vald plats. Eventuella kostnader för omplacering av inventarier ska betalas av Föreningen, oberoende av om Föreningen hämtar sina inventarier inom 30 (trettio) dagar från att avtalet är uppsagt.
§10 SPELBIBLIOTEKET
§10.1 Föreningen som tecknar tilläggsavtal för Spelbiblioteket är skyldiga att följa alla punkterna under paragraf 10. Paragraf 10 gäller endast Förening som tecknar tilläggsavtal om Spelbiblioteket.
§10.2 Spelbiblioteket refererar till spel på kansliet som finns för uthyrning. Övriga spel som finns på kansliet omfattas inte av avtalet för Spelbiblioteket.
§10.3 Föreningen får välja mellan 3 nivåer tillgång till Spelbiblioteket. Föreningen kan ej ha mer än en nivå aktiv på samma gång.
§10.4 Nivå 1 kostar 20 (tjugo) SEK i månaden, Nivå 2 kostar 40 (fyrtio) SEK i månaden, Nivå 3 kostar 50 (femtio) SEK i månaden.
§10.5 På Nivå 1 får Föreningen låna 1 (ett) spel åt gången. När Föreningen lämnar tillbaka spelet får de låna 1 (ett) nytt spel. Föreningen får skriva upp 1 (ett) spel på kölistan.
§10.6 På Nivå 2 får Föreningen låna max 2 (två) spel åt gången. För varje spel Föreningen lämnar tillbaka får de låna ett nytt. Föreningen får skriva upp 2 (två) spel på kölistan.
§10.7 På Nivå 3 får Föreningen låna max 3 (tre) spel åt gången. För varje spel Föreningen lämnar tillbaka får de låna ett nytt. Föreningen får skriva upp 3 (tre) spel på kölistan.
§10.8 Ordinarie lånetid är 1 (en) vecka.
§10.9 Föreningen kan låna om spel 1 (en) vecka, så att den totala lånetiden är 2 (två) veckor, om det lånade spelet ej finns med på kölistan.
§10.10 Om lånetiden överskrids är Föreningen skyldig att betala en förseningsavgift om 5 (fem) SEK per dag och spel. Efter 14 (fjorton) dagar är Föreningen skyldig att betala kostnaden för ett helt nytt spel, av samma titel, till Distriktet.
§10.11 Föreningar som vill låna spel som är utlånade har möjlighet att skriva upp spelet på kölistan. Den förening som står högst upp på kölistan för spelet har rätt att låna det när det finns på kansliet. Om Föreningen då väljer att inte låna spelet tas köplatsen bort.
§10.12 Om det saknas delar i spelet när Föreningen lämnar tillbaka spelet, så är Föreningen skyldig att ersätta för dom saknade delarna men om ej möjligt ett helt nytt spel av samma titel.
§10.13 Avtalet för lagerutrymme har samma giltighetstid som avtalet för kansliet (specificeras
6
under paragraf §2).
§10.14 Föreningen har rätt att säga upp tilläggsavtalet för Spelbiblioteket i förtid med 1 månads uppsägningstid. Föreningen ska betala månadsavgiften under uppsägningstiden.
§10.15 Vid missbruk av reglerna eller vid avtalsbrott kan Distriktet säga upp tilläggsavtalet om Spelbiblioteket med omedelbar verkan.
§10.16 Föreningen ska betala månadsavgiften enligt underskrivet avtal. Om Föreningen ej betalar månadsavgiften två månader i rad sägs avtalet upp med omedelbar verkan.
§10.17 Vid uppsägning eller när avtalet inte förlängs så ska föreningen ha lämnat in spelen inom 14 (fjorton) dagar efter slutdatum. Efter 14 (fjorton) dagar så är Föreningen skyldig att ersätta ett helt nytt spel till Distriktet.
§11 TRYCKVERKSTADEN-+
§11.1 Föreningen har rätt att få ett antal kostnadsfria utskrifter per period. Perioderna är januari till juni och juli till december varje år. Ej förbrukade utskrifter förs inte över till nästa period.
§11.2 Föreningen får en utskriftskod till skrivaren där antalet utskrifter loggas. Föreningen ansvarar för alla utskrifter som görs med denna kod och antal som går över de kostnadsfria utskrifterna per period ska betalas av Föreningen.
§11.3 Antal utskrifter Förening får kostnadsfria per period är; 100st A4 svartvit, 50st A4 färg, 30st A3 oavsett svartvitt eller färg.
§11.4 Utskrifter i A4 svartvitt kostar 0.50 SEK, A4 färg kostar 0.75 SEK, A3 svartvitt kostar 1 SEK & A3 färg kostar 1.50 SEK.
§11.5 Föreningen har möjlighet att mejla reklammaterial för kommande evenemang till xxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx för att få det utskrivet och uppsatt på kansliet gratis. Då trycks reklammaterialet upp åt Föreningen.
§11.6 Vid utskrifter av större antal har Distriktet möjlighet att ge rabatt om Föreningen ber om det i förväg.
§11 FORCE MAJEURE
Parter är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal, om underlåtenheten har sin grund i omständighet utanför partens kontroll vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, eller om parts underleverantör förhindras att fullgöra leverans på grund av sådan omständighet.
§12 TVIST
Tvister rörande tolkning och tillämpning av detta avtal, inklusive eventuella bilagor, och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk domstol.
7
Föreningen tecknar tilläggsavtalet för lagerutrymme
❏ Ja
❏ Nej
Till en kostnad av SEK per månad.
Föreningen tecknar tilläggsavtalet för Spelbiblioteket
❏ Nivå 1
❏ Nivå 2
❏ Nivå 3
❏ Nej
UNDERSKIFT AV FIRMATECKNARE
Ort och datum | Namnteckning |
Namnförtydligande | |
Förening |
UNDERSKIFT AV FIRMATECKNARE
Ort och datum | Namnteckning |
Namnförtydligande | |
Sverok Stockholm |
UNDERSKIFT AV FIRMATECKNARE
Ort och datum | Namnteckning |
Namnförtydligande | |
Sverok Stockholm |