Jord- och skogsbruksministeriets standardvillkor för allmänt understöd

12.12.2023

Jord- och skogsbruksministeriets standardvillkor för allmänt understöd

1. Allmänt

1.1 Standardvillkorens namn

Jord- och skogsbruksministeriets standardvillkor för allmänt understöd.

1.2 Villkorens giltighetstid

Standardvillkoren gäller från och med den 12 december 2023.

1.3 Standardvillkorens tillämpningsområde och tillämpliga bestämmelser

På beviljandet, användningen och övervakningen av statsunderstöd tillämpas statsunderstödslagen (688/2001) och stödsystemspecifika bestämmelser samt allmänna bestämmelser som är förpliktande för alla statliga myndigheter, i synnerhet förvaltningslagen (434/2003).

Statsunderstödsbeslutet och dess bilagor kompletterar varandra. Om handlingarna i fråga är sinsemellan motstridiga ska de tillämpas i följande ordning (fallande prioritetsordning): 1) statsunderstödsbeslutet och specificerade särskilda villkor i det, 2) de standardvillkor som bifogats statsunderstödsbeslutet, 3) den godkända kostnadsberäkningen, 4) den godkända genomförandeplanen, 5) ansökan om statsunderstöd med bilagor.

Dessa standardvillkor utgör en del av beslutet om beviljande av statsunderstöd.

1.4 Iakttagande av villkor och begränsningar

I den verksamhet som understöds ska statsunderstödstagaren iaktta de villkor och begränsningar som anges i statsunderstödsbeslutet och standardvillkoren.

1.5 Statsunderstödsbeslutets och understödsuppgifternas offentlighet

Enligt 1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, offentlighetslagen) är myndighetshandlingar offentliga, om inte något annat föreskrivs särskilt i den lagen eller i någon annan lag. I 24 § i offentlighetslagen föreskrivs det om grunderna för att sekretessbelägga handlingar.

Offentliga uppgifter är till exempel namnet på sökanden och mottagaren av statsunderstöd samt beloppet på det statsunderstöd som sökts, beviljats och betalats ut.

Enligt 32 b § i statsunderstödslagen ska statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd lämna minimiuppgifter om statsunderstödsverksamheten till Statskontoret för lagring i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten.

Bestämmelser om vilka uppgifter som ska lämnas finns i statsunderstödslagen och i statsrådets förordning (1394/2022).

1.6 Utbetalning av statsunderstöd

Villkoren för utbetalning av statsunderstöd fastställs i statsunderstödsbeslutet.

Enligt 12 § 4 mom. i statsunderstödslagen ska statsunderstödstagaren lämna statsbidragsmyndigheten riktiga och tillräckliga uppgifter för utbetalningen av statsunderstödet.

1.7 Villkor för upphandlingsförfarandet

Understödstagaren ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet att iaktta upphandlingslagstiftningen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). Alla upphandlingar på minst 60 000 euro (moms 0 %) ska konkurrensutsättas i enlighet med lagen om offentlig upphandling, om understödstagaren av en sådan upphandlande enhet (Jord- och skogsbruksministeriet) som avses i upphandlingslagen har fått understöd för upphandlingen till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde. En upphandling får inte delas upp eller dess värde beräknas med exceptionella metoder i syfte att undvika tillämpning av upphandlingslagen. En varu- eller tjänsteupphandling får inte kombineras med en byggentreprenad och upphandlingar får inte kombineras på ett onaturligt sätt i avsikt att kringgå bestämmelserna i upphandlingslagen.

På grund av principen om öppenhet vid offentliga upphandlingar förutsätter Jord- och skogsbruksministeriet att samtliga upphandlingar som överskrider minst 20 000 euro (moms 0

%) ska konkurrensutsättas genom att begära in anbud eller på något annat sätt utreda upphandlingen hos fler än en varu- eller tjänsteleverantör. De handlingar som hänför sig till konkurrensutsättningen ska dokumenteras och på begäran lämnas till Jord- och skogsbruksministeriet.

Statsunderstödstagaren ska i alla upphandlingar säkerställa att anbudsgivaren eller dess förmånstagare inte är föremål för sanktioner eller beslut om att frysa tillgångar som fastställts av Europeiska Unionen, Förenta Nationerna (FN) eller myndigheterna i Finland. Detta kan man göra genom att i anbudsförfrågan inkludera en försäkran av leverantören om att denna eller dennas förmånstagare inte omfattas av några sanktioner.

1.8 Övriga villkor som gäller allmänna frågor

Statsunderstödstagaren ska sörja för en god förvaltningssed i sin organisation samt tillräcklig riskhantering och intern kontroll.

2. Allmänna utgångspunkter för användningen av statsunderstöd

2.1 Skyldighet att ordna uppföljning av användningen av statsunderstöd

Statsunderstödsbeslutet ska lämnas för kännedom till den som ansvarar för bokföringen. Statsunderstödstagaren ska i sin bokföring skapa ett kostnadsställe separat från övriga funktioner för uppföljning av ekonomin för den verksamhet som understöds, om understödet

har beviljats för en viss del av verksamheten. Med ekonomi avses de kostnader, de inkomster och den finansiering som orsakas av verksamheten.

Statsunderstödstagaren ska sörja för adekvat arbetstidsuppföljning, om detta är nödvändigt för att man på ett tillförlitligt sätt ska kunna bekräfta lönekostnaderna för den verksamhet som får understöd.

Statsunderstödstagaren ska bevara de verifikat som redogör för användningen av understödet i minst 10 år från statsunderstödets sista betalningspost.

Stödtagaren ska ordna revision eller verksamhetsgranskning enligt bokföringslagen (1141/2015) och föreningslagen (503/1989). Revisorn och verksamhetsgranskaren ska i sitt utlåtande ange om statsunderstödet har använts i enlighet med villkoren i statsunderstödsbeslutet. Vidare kräver Jord- och skogsbruksministeriet att det i utlåtandet anges om de uppgifter som lämnats till ministeriet om användningen av statsunderstödet stämmer överens med organisationens bokföring.

2.2 Användning av statsunderstöd för godtagbart ändamål Statsunderstödet får endast användas för det ändamål som fastställts i

statsunderstödsbeslutet. Understödstagaren ska använda understödet i enlighet med statsunderstödsbeslutet och ansökningshandlingarna på ett sådant sätt att de mål som ställts upp för den verksamhet som finansieras uppnås.

2.3 Villkor för vidareförmedling av statsunderstöd

Statsunderstöd får överföras om understödsbeslutet tillåter det. Statsunderstödstagaren ska före överföringen ingå ett privaträttsligt avtal med statsunderstödets slutliga användare och se till att den slutliga användaren är medveten om finansieringens karaktär av statsunderstöd.

Av avtalet ska det framgå att

• avtalet gäller överföring av statsunderstöd,

• den slutliga användaren av statsunderstödet åtar sig att iaktta de villkor som ingår i beslutet,

• Jord- och skogsbruksministeriet har rätt att granska den slutliga användarens ekonomi och verksamhet,

• den slutliga användaren av statsunderstödet måste betala tillbaka statsunderstödet till statsunderstödstagaren (t.ex. centralorganisationen) om ministeriet återkräver en del av statsunderstödet på grund av att den slutliga användaren inte har iakttagit de avtalsvillkor som gäller användningen av statsunderstödet,

• avtalsvite kommer att tillämpas för att säkerställa att avtalsvillkoren följs.

Statsunderstödstagaren ansvarar för att statsunderstödet används på ett korrekt sätt även när det gäller understöd som har överförts till en annan aktör. Statsunderstödstagaren ska inom ramen för sin skyldighet att redogöra för användningen av statsunderstödet även lämna en utredning om användningen av sådant statsunderstöd som överförts.

Avtalet mellan statsunderstödstagaren och överföringsmottagaren ska på begäran lämnas till statsbidragsmyndigheten för kännedom.

2.4 Begränsningar i användningstiden för statsunderstödet

Det allmänna understödet får användas endast under den tid som anges i understödsbeslutet.

2.5 Begränsningar och skyldigheter som gäller användningen av egendom som förvärvats med statsunderstöd

Understödstagaren ska försäkra egendom som förvärvats med statsunderstöd på ett tillräckligt och ändamålsenligt sätt.

2.6 Ändring av särskilda villkor som anges i statsunderstödsbeslutet

Jord- och skogsbruksministeriet kan på ansökan av understödstagaren av välgrundad anledning ändra understödets ändamål och användningstid samt villkor. En skriftlig ansökan ska lämnas in före den finansierade verksamhetens sluttidpunkt enligt understödsbeslutet, på så sätt att ett beslut om ändringen kan fattas innan åtgärden, som eventuellt beviljas understöd, inleds. I ansökan ska det ingå en preciserad plan samt en kostnadsberäkning och en finansieringsplan om dessa ändras. I ansökan ska understödsbeslutets ärendenummer anges.

3. Villkor som gäller kostnader för vilka understöd beviljas samt inkomster och finansiering

3.1 Godtagbara kostnader

Som godtagbara kostnader räknas sådana kostnader som är nödvändiga med tanke på den verksamhet som understöds och som till beloppet är skäliga. Understödstagaren får ansöka om utbetalning endast av sådana kostnader som uppkommit under den tid som i understödsbeslutet fastställts för genomförandet av den verksamhet som finansieras.

Kostnaderna måste vara faktiskt betalda och kunna verifieras i bokföringen. Som kostnad godtas bara den andel som understödstagaren faktiskt betalar.

Som godtagbara kostnader beaktas de kostnader som enligt bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997) samt enligt god bokföringssed ska bokföras som kostnader under understödets användningstid. Om understödet används för att anskaffa lösa anläggningstillgångar och anskaffningsutgifterna bokförs i balansräkningen kan alla anskaffningsutgifter beaktas som godtagbara kostnader. De anskaffade anläggningstillgångarna ska utgöra en nödvändig kostnad med tanke på genomförandet av den verksamhet som finansieras.

Godtagbara lönekostnader är lönekostnader med lagstadgade bikostnader som orsakats av arbete som krävts för att genomföra den finansierade verksamheten samt kostnader som grundar sig på lag eller kollektivavtal. Lönerna är godtagbara till den del de inte överskrider den allmänna lönenivån i den aktuella branschen. Reserveringar för semesterlöner är godtagbara kostnader om de föranleds av genomförandet av den verksamhet som finansieras. Kostnader för lagstadgad företagshälsovård är godtagbara kostnader.

Om understödsbeslutet har baserats på totalkostnadsmodellen godkänner Jord- och skogsbruksministeriet de koefficienter för lönebikostnader och allmänna omkostnader som understödstagaren angett i ansökan för den tid under vilken den finansierade verksamheten genomförs. Understödstagaren har genom ansökan visat att koefficienterna för lönebikostnader och allmänna omkostnader har beräknats utifrån bokföringsuppgifterna på ett sätt som uppfyller kraven på tillförlitlighet i redovisningen, och de godkända koefficienterna har

fastställts genom understödsbeslutet. I totalkostnadsmodellen godkänns inte separata reserveringar för semesterlöner.

Om det arbete som en person utför inom ramen för den verksamhet som finansieras endast upptar en del av personens arbetstid är en förutsättning för att lönekostnaderna ska omfattas av understödet att det har skett en separat uppföljning av denna arbetstid, av vilken framgår det arbete som utförts, den totala arbetsmängden samt de lönekostnader som uppkommit.

Den elektroniska arbetstidsuppföljningens rapporter kan användas för att verifiera arbetstidsbokföringen. Blanketterna för arbetstidsuppföljning ska undertecknas eller elektroniskt godkännas av både arbetstagaren och arbetsgivaren.

Resekostnader är godtagbara till den del de är skäliga och de ersättningar som betalas till resenären inte överskrider de villkor som avtalats i de tjänste- och kollektivavtal som gäller understödstagaren. Om de tjänste- och arbetskollektivavtal som gäller understödstagaren inte innehåller några villkor om ersättning av resekostnader eller tjänste- och kollektivavtal inte tillämpas på understödstagaren godtas alla resekostnader enligt statens resereglemente.

Det lösöre/den utrustning som anskaffats för den verksamhet som finansieras ska tjäna understödstagarens verksamhet efter projekttiden.

Mervärdesskatt är en godtagbar kostnad om den kvarstår som slutlig kostnad för understödstagaren.

Understödstagaren får hänföra allmänna omkostnader till den verksamhet som understöds om understödet inte har beviljats enligt totalkostnadsmodellen. Allmänna omkostnader är kostnader som orsakas av understödstagarens allmänna administration och som inte direkt kan hänföras till en viss funktion eller ett visst projekt.

De allmänna omkostnaderna ska baseras på faktiska realiserade utgifter och de ska

• riktas på ett tydligt och motiverat sätt,

• stämma överens med budgeten för den verksamhet som finansieras,

• dokumenteras separat,

• bygga på samma grunder under hela användningstiden,

• ligga i linje med upphovsprincipen.

En separat redogörelse för grunderna för uppkomsten av allmänna omkostnader ska lämnas till ministeriet.

Jord- och skogsbruksministeriet har rätt att låta bli att godkänna kostnader som ingår i redovisningen om det inte tydligt kan påvisas att kostnaderna hänför sig till den verksamhet som finansieras med statsunderstöd.

3.2 Icke godtagbara kostnader Följande kostnader godtas inte:

• avskrivningar

• kostnader för kapitalanskaffning

• utlandsresor

• kostnader för affärs- och placeringsverksamhet, amorteringar och räntor på lån

• reserveringar (med undantag för reserveringar för semesterlöner)

• kalkylmässiga poster som inte baserar sig på faktiska kostnader

• ersättningar för uppsägning eller lönekostnader för uppsägningstid utan arbetsskyldighet

• resultatpremier, bonusar, naturaförmåner

• rättegångskostnader, ersättningar som utdömts av domstol samt avgifter av straffnatur, såsom böter eller dröjsmålsräntor

• utgifter för intressebevakning och representationsutgifter (Skatteförvaltningens anvisning Representationsutgifterna vid inkomstbeskattningen)

• kostnader som uteslutits i beslutet

• kostnader som inte orsakas av den finansierade verksamheten eller som inte är nödvändiga eller skäliga.

3.3 Villkor för inkomster från verksamheten eller projektet

Med inkomster avses sådana penningflöden med motprestation som genereras direkt genom de rapporterade kostnaderna för den verksamhet som understöds. Inkomsterna kan genereras från försäljning, uthyrning, bruksavgifter eller andra motprestationer som överlåts.

Inkomster som genereras av den finansierade verksamheten beaktas som avdrag när godtagbara kostnader som hänför sig till verksamheten bestäms.

3.4 Villkor för finansiering av verksamhet eller projekt som får understöd

Egeninsatsens andel av de godtagbara kostnaderna avser den andel av de totala godtagbara kostnaderna som återstår efter det att det sammanlagda beloppet av de godtagbara kostnader som täcks av utomstående finansiering har dragits av.

3.5 Villkor för resurser som är kostnadsfria för mottagaren

Om kostnadsfria resurser som riktas till den verksamhet som finansieras har beaktats i statsunderstödsbeslutet, till exempel talkoarbete, ska understödstagaren i samband med utredningen om användningen av statsunderstödet rapportera om hur de kostnadsfria resurserna har realiserats.

4 Statsunderstödstagarens särskilda skyldigheter

4.1 Statunderstödstagarens uppgifts- och anmälningsskyldighet

För att Jord- och skogsbruksministeriet ska kunna övervaka att villkoren i statsunderstödsbeslutet följs måste statsunderstödstagaren ge ministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter.

Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål underrätta Jord- och skogsbruksministeriet om en ändring som påverkar uppnåendet av ändamålet med statsunderstödet eller om någon annan ändring som inverkar på användningen av statsunderstödet. Med en ändring avses i synnerhet en ändring som påverkar beaktandet av de villkor och begränsningar som fastställts för användningen av understödet. Ändringar som påverkar användningen av statsunderstödet omfattar också väsentliga ändringar som gäller kvaliteten, omfattningen eller finansieringen i fråga om den verksamhet som understöds. Ändringen bedöms utifrån de uppgifter som uppgetts i understödsansökan och som utgjort grunden för statsunderstödsbeslutet.

Statsunderstödstagaren ska underrätta ministeriet om ändringar som gäller dess ansvarspersoner.

4.2 Skyldighet att återbetala statsunderstöd

Enligt 20 § 1 mom. i statsunderstödslagen ska statsunderstödstagaren utan dröjsmål betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller utan grund. Statsunderstödet eller en del av det ska också betalas tillbaka om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet. Om det belopp som ska återbetalas är högst hundra (100) euro behöver det inte betalas tillbaka.

Statsunderstödstagaren ska på det belopp som återbetalas eller återkrävs räknat från den dag då understödet betalades ut betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter.

Om det återkrävda beloppet inte betalas senast på den förfallodag som satts ut av Jord- och skogsbruksministeriet, ska på beloppet betalas en årlig dröjsmålsränta enligt den räntesats som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen.

I samband med återbetalningen ska man uppge understödsbeslutets ärendenummer och det budgetmoment ur vilket understödet har betalats. Återbetalningen ska ske när understödstagaren har tagit emot Jord- och skogsbruksministeriets beslut om beloppet på det understöd som återkrävs och en faktura som sänds till understödstagaren separat på elektronisk väg.

4.3 Skyldighet att utreda användningen av statsunderstöd

En utredning om användningen av understödet ska lämnas till Jord- och skogsbruksministeriet inom den tidsfrist som anges i understödsbeslutet.

I samband med årsredovisningen ska följande handlingar som gäller understödet lämnas in:

• En huvudbok som motsvarar kostnadsstället/bokföringsrapporter. Huvudboken/bokföringsrapporterna ska vara tillräckligt detaljerade så att det framgår på vilket sätt kostnaden hänför sig till den stödberättigade verksamheten.

• En blankett för redovisning av lönerna.

• En blankett för redovisning av upphandlingar som överskrider 20 000 euro.

• En redogörelse eller rapport om den verksamhet som understöds och om hur målen och resultaten har uppnåtts samt en bedömning av verksamhetens effekter.

• En verksamhetsberättelse eller en motsvarande annan redogörelse för den verksamhet som understöds.

• Ett undertecknat bokslut med bilagor.

• En undertecknad revisionsberättelse eller verksamhetsgranskningsberättelse samt revisorns eller verksamhetsgranskarens utlåtanden.

Understödstagaren ska vid behov på Jord- och skogsbruksministeriets begäran även lämna in andra utredningar om användningen av understödet, till exempel en blankett för arbetstidsuppföljningen, beräkningsgrunderna för koefficienterna för lönebikostnader och allmänna omkostnader samt en momsutredning.

4.4 Utvärdering av effekterna av understödd verksamhet eller ett understött projekt

Statsunderstödstagaren ska vid behov delta i produktionen och inlämnandet av nödvändiga uppgifter om statsunderstödets effekter efter det att denna har använt och rapporterat om statsunderstödet.

5 Övervakning av användningen av statsunderstöd, avbrytande av utbetalningen och återkrav

5.1 Praxis vid uppföljning och övervakning

För att Jord- och skogsbruksministeriet ska kunna övervaka att villkoren i statsunderstödsbeslutet följs måste statsunderstödstagaren ge ministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter.

Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål underrätta Jord- och skogsbruksministeriet om en ändring som påverkar uppnåendet av ändamålet med statsunderstödet eller om någon annan ändring som inverkar på användningen av statsunderstödet.

5.2 Granskningsrätt

I 16 och 17 § i statsunderstödslagen föreskrivs det om granskningsrätt och utförande av granskning.

Jord- och skogsbruksministeriet har rätt att i samband med utbetalningen av statsunderstöd och övervakningen av dess användning utföra nödvändiga granskningar som gäller statsunderstödstagarens ekonomi och verksamhet.

Jord- och skogsbruksministeriet kan genom ett beslut bemyndiga en annan myndighet eller en utomstående revisor att utföra dessa granskningar och ministeriet kan också anlita utomstående experter för att bistå vid granskningen.

Den tjänsteman som utför granskningen och en revisor har rätt att omhänderta det material som är föremål för granskning, om granskningen kräver det. I samband med granskningen ska det upprättas ett protokoll över omhändertagandet av materialet, i vilket syftet med omhändertagandet och det material som omhändertagits ska anges. Materialet ska återlämnas så snart det inte längre behövs för granskningen.

Den tjänsteman som utför granskningen och en revisor har rätt att i den omfattning som granskningen kräver få tillträde till affärs- och lagerlokaler eller andra motsvarande lokaler som är i statsunderstödstagarens besittning eller användning och som används för idkandet av näring och till andra områden där omständigheterna är av betydelse för beviljandet av statsunderstöd och övervakningen av dess användning. Granskning får inte utföras i utrymmen som omfattas av hemfriden.

5.3 Statsunderstödstagarens skyldighet att bistå vid granskning

Enligt 17 § 1 mom. i statsunderstödslagen ska statsunderstödstagaren utan ersättning ge den tjänsteman som utför granskningen eller någon annan myndighet som bemyndigats av ministeriet och en revisor alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen.

5.4 Avbrytande av utbetalning av statsunderstöd

Enligt 19 § i statsunderstödslagen kan statsbidragsmyndigheten besluta att utbetalningen av statsunderstöd avbryts, om

1) det finns grundad anledning att misstänka att statsunderstödstagaren inte förfar på det sätt som avses i 12 § 4 mom. eller 13 eller 14 §,

2) de grunder på vilka statsunderstödet har beviljats har förändrats väsentligt, eller

3) avbrytande förutsätts i Europeiska gemenskapens lagstiftning.

5.5 Återkrav av statsunderstöd och räntor

I 21 § i statsunderstödslagen föreskrivs det om statsbidragsmyndighetens skyldighet att återkräva statsunderstöd. Statsbidragsmyndigheten är skyldig att återkräva statsunderstöd om statsunderstödstagaren

1) underlåtit att återbetala ett sådant statsunderstöd eller en del av det som enligt 20 § ska betalas tillbaka,

2) använt statsunderstödet för ett väsentligen annat ändamål än vad det har beviljats för,

3) lämnat statsbidragsmyndigheten felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att väsentligt inverka på erhållandet av statsunderstödet, dess belopp eller villkor, eller hemlighållit en sådan omständighet, eller

4) i övrigt på ett med 1–3 punkten jämförbart sätt väsentligen brutit mot bestämmelserna om användning av statsunderstöd eller villkoren i statsunderstödsbeslutet.

Enligt 30 § i statsunderstödslagen kan det belopp som ska återbetalas eller återkrävas jämte ränta indrivas så att det dras av från annat statsunderstöd som beviljas av samma statsbidragsmyndighet och som betalas till samma statsunderstödstagare.

I 22 § i statsunderstödslagen föreskrivs det om återkrav enligt prövning av statsunderstöd.