AVTAL OM ETT GEMENSAMT ORGAN FÖR ATT SKÖTA ARBETS- OCH NÄRINGSUPPGIFTER
AVTAL OM ETT GEMENSAMT ORGAN FÖR ATT SKÖTA ARBETS- OCH NÄRINGSUPPGIFTER
1. Avtalets parter
Avtalsparter i detta avtal är
Ansvarig kommun
Borgå stad
Övriga parter
Askola kommun Lappträsk kommun
Lovisa stad Mörskom kommun
Pukkila kommun
2. Avtalets bakgrund och syfte
Det är fråga om ett avtal om ett gemensamt organ i enlighet med 52 § i kommunallagen, och det gäller det organiseringsansvar för arbetskraftsservice som anges i lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023). Ansvaret för den arbetskraftsservice som arbetssökande och företagen samt andra arbetsgivare förses med övertas av kommunerna 1.1.2025. Att ordna arbetskraftsservice och andra lagstadgade uppgifter som anknyter till arbetskraftsservicen blir för kommunerna ett nytt uppdrag för vilket de får statsandel. Genom avtalet bildar parterna ett samarbetsområde för ordnande av arbetskraftsservice (sysselsättningsområde). Då Borgå stad sköter avtalsenliga uppgifter agerar staden som ansvarig kommun på det sätt som avses i 51 § i kommunallagen (410/2015). Enligt 8 § 2 mom. i kommunallagen ska den kommun eller samkommun som ansvarar för organiseringen av uppgifterna i fråga om de tjänster och andra åtgärder som ska organiseras svara för lika tillgång till tjänsterna och åtgärderna, fastställandet av behovet, mängden och kvaliteten i fråga om dem, det sätt som de produceras på, tillsynen över produktionen och utövandet av myndigheternas befogenheter.
3. Det gemensamma organet och dess sammansättning, representation från kommunerna och kommunernas rätt att utse medlemmar
Arbets- och näringsnämnden som lyder under Xxxxx stadsstyrelses livskraftsnämnd är i fråga om ordnande av arbetskraftsservicens lagstadgade uppgifter avtalskommunernas gemensamma organ med flera medlemmar och sysselsättningsområdets arbetskraftsmyndighet. Arbets- och näringsnämnden består av 9 medlemmar, bland vilka Borgå har tre (3) representanter, Lovisa stad två (2) samt kommunerna Askola, Lappträsk, Mörskom och Pukkila en (1) representant var. Fullmäktigen i avtalskommunerna utser de ordinarie medlemmarna och ersättarna i nämnden. AN-nämnden utnämner en ordförande och en vice ordförande inom sig. En representant för den ansvariga kommunen är ordförande. Som vice ordförande väljs representanter från de kommunerna med andra och tredje största invånarantal, så att representanterna byts ut vartannat år. Representanten från den kommun som har andra största invånarantal fungerar som första vice ordförande.
Nämndens mandattid är en fullmäktigeperiod.
4. Förvaltning och beslut
För skötseln av uppgifter som anges i detta avtal (arbetskraftsservicens lagstadgade uppgifter) ansvarar Borgå stad i egenskap av ansvarig kommun. I förvaltningen och när beslut fattas iakttas den ansvariga
kommunens stadgar, bestämmelser och direktiv. Ifall den ansvariga kommunens förvaltningsstadga ändras i fråga om ordnande av myndighetsuppgifter som avtalet gäller informerar den ansvariga kommunen avtalskommunerna om ändringarna gäller avtalets innehåll. Om ändringarna i förvaltningsstadgan påverkar avtalets innehåll, förhandlas avtalet om mellan avtalskommunerna.
Den ansvariga kommunen sörjer för beredning och verkställighet av ärenden som hör till nämnden. Omröstningar och röstvärde
När arbets- och näringsnämnden fungerar som kommunernas gemensamma nämnd, strävar man efter att fatta enhälliga beslut. Vid eventuell omröstning har varje medlem i nämnden en röst som multipliceras med kommunens koefficient för röstvärde. Koefficienten baserar sig på kommunens befolkningsunderlag i proportion till verksamhetsområdets befolkningsunderlag. Koefficienten för röstvärde per kommun:
Kommun | Antal representanter | Befolkning 31.12.2021 | % av befolkningen i hela området | Koefficient först röstvärde |
Porvoo | 3 | 51149 | 66,55 % | 0,2218 |
Askola | 1 | 4847 | 6,30 % | 0,063 |
Lapinjärvi | 1 | 2580 | 3,35 % | 0,0335 |
Loviisa | 2 | 14643 | 19,05 % | 0,0952 |
Myrskylä | 1 | 1816 | 2,35 % | 0,0235 |
Pukkila | 1 | 1848 | 2,40 % | 0,024 |
9 | 76851 | 100,00 % |
5. Det gemensamma organets uppgifter
Om ordnande av arbetskraftsservice och andra lagstadgade uppgifter med anknytning till arbetskraftsservicen föreskrivs i lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023). Den regionala arbets- och näringsnämnden har till uppgift att se till att förpliktelser som anknyter till ordnande av arbetskraftsservicen enligt den ovannämnda lagen iakttas. Om de uppgifter som anknyter till ordnande av arbetskraftsservice enligt lagen om ordnande av arbetskraftsservice ändras i lagstiftningen, sköter den regionala arbets- och näringsnämnden uppgifterna som hör till kommunen enligt nya föreskrifter.
AN-nämnden utövar sina befogenheter för de uppgifter som kommunen ansvarar för enligt lagen om ordnande av arbetskraftsservice. Uppgifterna finns listade i den nämnda lagens 2 kapitel.
Enligt Borgå stads förvaltningsstadga har AN-nämnden till uppgift bland annat följande allmänna uppgifter:
1. svara för utvecklandet av verksamheten, ekonomin och organisationen inom sitt verksamhetsområde,
2. styra verksamheten enligt målen och strategin,
3. övervaka att verksamheten leds på ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt sätt,
4. sköta samarbetet vid ordnandet och utvecklandet av tjänster tillsammans med andra kommuner, myndigheter, utbildningsanordnare och sammanslutningar och
5. följa att verksamheten ger resultat.
AN-nämnden kan besluta att till en underordnad myndighet delegera den beslutanderätt som genom den ansvariga kommunens förvaltningsstadga har överlåtits till det, om inte lagen föreskriver annat.
Det gemensamma organet är skyldig att övervaka den finansiella situationen och vara beredd att anpassa
sin verksamhet i enlighet med budgeten. Om det gemensamma organet under året finner att kostnaderna
för lagstadgade arbetskrafts- och näringstjänster verkar överstiga den budget som baseras på statsandelar (se punkt 8.4 i avtalet), kommer det omedelbart att vidta åtgärder för att begränsa kostnadsökningen.
Detta kommer dock att göras på ett sådant sätt att kontinuiteten i de lagstadgade tjänsterna säkerställs.
6. Den regionala utvecklingsgruppen (senare Utvecklingsgruppen).
Utvecklingsgruppen följer efterlevnaden av detta avtal, kostnadsutfallet, behandlar frågor som parterna tar upp och försöker bilda avtalskommunernas gemensamma synpunkt som stöd för beredningen när det bl.a. gäller upprättandet av budgeten och verksamhetsplanen, utvecklingen av verksamheten, uppföljningen och rapportering av sysselsättningsåtgärder samt riktandet av resurser. Utvecklingsgruppen koncentrerar sig särskilt på att säkerställa och utveckla tjänsternas produktivitet. Utvecklingsgruppen består av tjänsteinnehavare och tjänstemän. Till utvecklingsgruppen hör två (2) tjänsteinnehavare eller tjänstemän från Borgå och en (1) tjänsteinnehavare eller tjänsteman från varje övrig avtalskommun. Ordföranden och beredaren ska vara representanter för Borgå stad. Vid behov kan utvecklingsgruppen kalla andra personer till möten. Utvecklingsgruppen sammanträder regelbundet, dock minst två (2) gånger om året.
Avtalskommunerna ansvarar för kostnader som uppstår av att deras egna tjänsteinnehavare deltar i utvecklingsgruppens arbete.
7. Personal
I och med att ansvaret att ordna offentlig arbetskraftsservice och därtill hörande uppgifter 1.1.2025 övergår från staten till kommunerna omplaceras de tjänsteinnehavare som står i tjänsteförhållande till arbets- och näringsbyrån, NTM-centralen och UF-centret och som arbetar med uppgifter som anknyter till arbetskraftsservice till den ansvariga kommunens (Borgå) tjänst.
8. Principer för kostnadsfördelning och betalning av kommunens avgiftsandel
Enligt 8 § 3 mom. i kommunallagen svarar kommunen för finansieringen av sina uppgifter, också då organiseringsansvaret har överförts på en annan kommun eller en samkommun. Avtalet gäller endast lagstadgade AN-tjänster. I fråga om övriga lokala livskraftstjänster fattar kommunerna sina beslut självständigt.
Ekonomin i samarbetet ordnas fr.o.m. 1.1.2025 som följer:
8.1 Borgå stad inrättar en balansenhet som ansvarar för de AN-tjänster som produceras gemensamt. Alla direkta och indirekta kostnader för ordnande av tjänsterna allokeras på denna balansenhet. Kostnaderna för balansenhetens driftsekonomi fördelas mellan kommunerna enligt de fördelningsgrunder som anges i punkt 2. Borgå stad är ansvarig för balansenhetens bokföring och ekonomi.
8.2 Alla nettokostnader för arbets- och näringstjänster som har producerats till kommunerna fördelas mellan kommunerna som följer:
• Av kostnaderna fördelas 45 procent i proportion till invånarantalet i åldern 18–64 år. Som invånarantal används invånarantalet i arbetsför ålder vid utgången av året före budgetåret (31.12).
• Av kostnaderna fördelas 45 procent per kommun i förhållande till de som är arbetslösa och de som omfattas av tjänsterna. Siffran räknas som medeltal av månaderna i budgetåret.
• Av kostnaderna fördelas 10 procent per kommun i förhållande till antalet personer med något främmande språk som modersmål. Som antal personer med främmande språk används antalet personer med främmande språk vid utgången av året före budgetåret (31.12).
8.3 Uppgifter som sköts i samarbete och dessa uppgifters finansiering följer budgeten. Balansenhetens budget upprättas under året som föregår budgetåret i enlighet med den ansvariga kommunens årsklocka och principer för budgeten.
Vid beredningen av budgeten ska ett tillfälle ordnas för avtalskommunerna att ge förslag på mål för samarbetet och hur finansieringen riktas.
Budgeten sänds till alla kommuner för utlåtande innan den godkänns.
8.4 Principen för upprättande av budget är områdets sysselsättningsläge, uppskattat servicebehov och statsandelar. Strävan är att tjänsterna produceras så kostnadseffektivt som möjligt och på ett sätt som totalekonomiskt är ändamålsenligt för kommunerna när man utöver produktionskostnaderna beaktar finansieringsansvaret för utkomstskydd, statsandelarna, skatteinkomsterna och andra penningströmmar som kommunerna får.
8.5 Kommunerna redovisar under budgetåret månatligen till den ansvariga kommunens balansenhet avgiftsandelen som avses ovan i punkt 3. Om balansenhetens budgetanslag under året behöver höjas, höjs kommunernas månatliga avgiftsandelar på samma sätt. Budgetutfallet uppföljs i samband med Borgå stads delårsrapportering. För den ekonomiska uppföljningen ansvarar arbets- och näringsnämnden som är ansvarig för sysselsättningsfrågor. Uppgifter om budgetutfallet sänds till områdets kommuner kvartalsvis.
8.6 Vid utgången av året eller senast i början av året som följer budgetåret jämnas avgiftsandelarna så, att de motsvarar kostnadsutfallet. Balansenhetens över- eller underskott kan genom ett gemensamt beslut av kommunerna överföras till följande åren för täckning eller för finansiering av kommande utvecklingsåtgärder.
8.7 Investeringarna finansieras enligt samma principer som driftsekonomiska utgifter. Investeringsutgifterna bestäms i budgeten och under budgetåret faktureras de från kommunerna varje månad. Utfallet av investeringsutgifterna jämnas vid utgången av året eller i början av året som följer budgetåret så, att de motsvarar kommunernas avgiftsandelar. Avskrivningar av investeringsutgifterna beaktas inte som kostnader enligt punkter 1–5 för att de inte debiteras av kommunerna två gånger.
Beredningen av arbets- och näringstjänster och deras helhet medför kostnader också före år 2025. Beredningskostnader som uppstår åren 2023–2024 fördelas till kommunerna i förhållande till antalet invånare i åldern 18–64 år.
9. Lokaler, inventarier och utrustning
Borgå stad ordnar lokaler för arbetskraftsservicens besöksadress.
Den ansvariga kommunen ansvarar för leasingavtalen som gäller inventarier och datatekniska anordningar som personalen använder samt för konkurrensutsättning i upphandlingen av dem. Kostnaderna för ordnande av tjänsterna inkluderas i kostnader som fördelas mellan avtalsparterna.
Om placeringen av närserviceställen och om digitala tjänster som utnyttjas i dem avtalas separat enligt servicebehovet. Lokalerna anvisas och bekostas av kommunerna själva.
10. Avgift som tas ut av kunder
Den offentliga arbetskraftsservicen är avgiftsfri för enskilda kunder. Offentlig arbetskraftsservice som erbjuds till arbetsgivaren är avgiftsfri med undantag av gemensamt anskaffad utbildning som avses i 62 § i lagen om ordnande av arbetskraftsservice. De avgifter som tas ut av kunderna bestäms enligt de principer som Borgå stad har fastställt. Borgå stad ansvarar för uttag av avgifterna och pengarna redovisas till en balansenhet som har skapats för organisering av AN-tjänster.
11. Behandling av kunduppgifter, dokumenthantering och datasäkerhet
Arbetsförvaltningens kunduppgifter är sekretessbelagda enligt 24 § 1 mom. 25 punkten i offentlighetslagen. I fråga om kunduppgifter är den ansvariga kommunen personuppgiftsansvarig.
Den ansvariga kommunen svarar för kunduppgifter som kommer till i produktionen av tjänster till samarbetsområdet som avses i detta avtal.
Den ansvariga kommunen ansvarar för arkivering och sekretess av dokumenten och filer som kommer till i produktionen och verksamheten av tjänster till samarbetsområdet som avses i detta avtal, samt för besvarande av dokumentbegäranden och informationsutlämning.
I verksamheten iakttas Borgå stads gällande datasäkerhets- och dataskyddsanvisningar. Avtalskommunerna har rätten att bekanta sig med samarbetsärendens bokföring och förvaltning.
12. Ändring och överföring av samarbetsavtalet och lösande av tvister
Avtalet kan endast ändras genom ett skriftligt ändringsavtal. Om samarbetsområdet ändras, ska avtalsgrunderna ses över. Ändringar bokförs och fogas till avtalet.
Tvister om detta avtal ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan avtalsparterna. Om en lösning inte kan nås genom förhandlingar, löses tvisterna som förvaltningstvistemål i Helsingfors förvaltningsdomstol eller om förvaltningsdomstolen inte är behörig i ärendet, i Östra Nylands tingsrätt.
13. Försäkring och skadeståndsansvar
Ansvar för skador som eventuellt uppstår av skötseln av uppgifter enligt detta avtal bestäms enligt skadeståndslagen. Kostnaderna för skador som arbetsgivaren (Borgå stad) ansvarar för bokförs som gemensamma kostnader som fördelas enligt punkt 7. Den ansvariga kommunen ser till att ansvarsförsäkringen och annat försäkringsskydd för samarbetsområdets verksamhet gäller enhetligt i hela samarbetsområdet.
14. Ibruktagning av särskilda befogenheter
Om ibruktagning av särskilda befogenheter och dess förutsättningar anges i den ansvariga kommunens förvaltningsstadga.
15. Avtalets giltighetstid och uppsägning av avtalet
Detta avtal träder i kraft när alla parter har undertecknat det och statsrådet har godkänt det. Avtalet gäller tills vidare.
En avtalspart får säga upp avtalet i början av kalenderåret genom att skriftligen underrätta de övriga avtalsparterna om uppsägningen. Uppsägningen ska ske minst tolv (12) månader innan avtalet går ut. Då en part säger upp avtalet, innebär det att endast den parten träder ur avtalet. Den ansvariga kommunen har rätt att säga upp avtalet med en enskild avtalskommun, om avtalskommunen väsentligt bryter mot avtalsvillkoren och inte rättar läget efter en skälig tid. Om den ansvariga kommunen själv säger upp avtalet, upphör avtalet att gälla också mellan de övriga avtalsparterna.