Stadgar
Stadgar
Luleå Golfklubb
Innehållsförteckning
6 § Verksamhets- och räkenskapsår 4
10 § Upplösning av Golfklubben 5
11 § Redovisning av verksamheten 5
2 kap Golfanläggningen och golfbanan 6
4 § Golfshop och träningsområden 6
6 § Förfogande över Golfkoncernens tillgångar 6
7 § Nyttjande och tillgång till Golfbanan och Golfanläggningen 7
3 kap Golfklubbens medlemmar 8
2 § Rättigheter och skyldigheter 8
3§ Medlemskategorier och avgifter till Golfklubben och Golf AB 9
4§ Deltagande i den idrottsliga verksamheten 10
8§ Medlemskapets upphörande 11
4 kap Årsmöte och extra årsmöte 12
3§ Sammansättning och beslutsförhet 13
4§ Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt 13
3 § Kallelse, beslutsförhet och omröstning 20
4 § Delegering av beslutanderätten 20
8 kap Golfklubbens organisation i övrigt 20
3§ Budget och verksamhetsplan 21
STADGAR
För Luleå Golfklubb, som är en ideell förening, stiftad 1955 Stadgarna fastställda [19551025]
Stadgarna ändrade [20070329, 20110316, 20170404, 20180419, 20231205]
1 kap Organisation
Golfklubben har som övergripande ändamål att bedriva och utöva idrotten golf enligt definition i Svenska Golfförbundets stadgar.
I ändamålet ovan inryms också att tillhandahålla en golfanläggning och bedriva verksamheter som är angivna i 2 kap 2 – 5 §§.
Golfklubben ska verka för att medlemmarna kan utöva idrotten golf i enlighet med Idrottsrörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund (1 kap. RF:s stadgar). Klubben ska i sin verksamhet aktivt verka för en dopingfri idrott.
Golfklubbens fullständiga namn är Luleå Golfklubb Golfklubbens organisationsnummer är 897000–2245 Golfklubben har sin hemort i Luleå kommun.
Golfklubben består av de fysiska personer som har beviljats medlemskap i Golfklubben.
Golfklubben är medlem i Svenska Golfförbundet (SGF) och är därigenom även ansluten till Sveriges Riksidrottsförbund (RF).
Genom dessa medlemskap är Golfklubben även medlem i RF-SISU-distriktet Norrbotten och Norr & Västerbotten Golfdistriktsförbund (GDF).
Golfklubben är skyldig att följa ovan nämnda organisationers stadgar, tävlingsregler och fattade beslut.
På begäran av RF och övriga organ enligt 8 kap. 5 RF:s stadgar, är Golfklubben skyldig att lämna uppgifter m.m.
Golfklubbens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelsen.
6 § Verksamhets- och räkenskapsår
Golfklubbens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden fr.o.m. den 1 januari t.o.m. den 31 december.
Golfklubbens firma tecknas av styrelsen gemensamt.
Styrelsen har rätt att delegera firmateckningsrätten till två styrelseledamöter gemensamt eller till en eller flera särskilt utsedda personer.
Den som genom delegation fått fullmakt att företräda Golfklubben ska återrapportera till styrelsen.
Uppstår fråga om tolkning av dessa stadgar eller om förhållande som inte är förutsett i stadgarna, avgörs frågan av nästkommande årsmöte eller, i brådskande fall som inte kan invänta ett årsmöte, av styrelsen.
Årsmötet beslutar om ändring av Golfklubbens stadgar. För ändring krävs att förslaget biträds av minst 2/3 av antalet lämnade röster.
Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen lämnas av såväl medlem som styrelsen i form av motion eller proposition till årsmötet. För beslut krävs enligt 4 kap 1 § att frågan om ändring av stadgarna varit med i föredragningslistan med möteshandlingarna till årsmötet.
Beslut om stadgeändring ska alltid i efterhand insändas till SGF och GDF.
SGF har härvid rätt att påkalla ändring av stadgarna om de strider mot överordnade stadgar, bestämmelser och beslut eller på annat sätt anses vara olämpliga.
10 § Upplösning av Golfklubben
Årsmötet beslutar om upplösning av Golfklubben. För upplösning krävs att förslaget biträds av minst 2/3 av antalet lämnade röster.
Förslag till upplösning av Golfklubben får skriftligen lämnas av såväl medlem som styrelsen i form av motion eller proposition till årsmötet. För beslut krävs enligt 4 kap 1 § att frågan om ändring av stadgarna varit med i föredragningslistan med möteshandlingarna till årsmötet.
Golfklubbens nettotillgångar efter slutlig reglering av samtliga skulder och förpliktelser ska användas till ett bestämt golf främjande ändamål som ska omfattas och framgå av årsmötets beslut.
Vidare ska årsmötet besluta om var Golfklubbens handlingar m.m. ska arkiveras t.ex. i folkrörelsearkiv eller motsvarande.
Kopia av årsmötets protokoll, revisionsberättelse samt balans- och resultaträkningar, ska omedelbart efter årsmötet skickas till SGF.
11 § Redovisning av verksamheten
Golfklubben ska följa bokföringslagens regler om löpande bokföring av alla ekonomiska transaktioner samt i enlighet med god redovisningssed upprätta en resultat- och balansräkning. Golfklubben ska i egenskap av moderförening i Golfkoncernen följa tillämpliga regler för redovisning av koncern.
Styrelsen ska årligen sammanfatta såväl Golfklubbens som Golfkoncernens verksamhet i en skriftlig verksamhetsberättelse samt upprätta en årsredovisning som innehåller en förvaltningsberättelse, balans- och resultaträkning med noter till dessa samt en kassaflödesanalys.
2 kap Golfanläggningen och golfbanan
Golfklubben är majoritetsägare (100%) i bolaget Luleå Golf AB, org nr 556612–4011 vars ändamål är att inom ramen för Golfklubbens ändamål driva, förvalta och utveckla golfverksamhet på Golfanläggningen. Tillsammans formar Golfklubben och Luleå Golf AB en koncern som fortsättningsvis benämns Golfkoncernen.
Golfklubben har upplåtit Golfbanan med nyttjanderätt till Luleå Golf AB, för bolagets ändamål, och åter hyr Golfbanan för idrottsverksamhet i enlighet med ett mellan parterna tecknat nyttjanderättsavtal.
Golfanläggningen är belägen på Xxxxxxxxxxxxx 00
På Golfanläggningen finns en golfbana med totalt 27 banvärderade golfhål (Golfbanan), övningsfält, range, klubbhus etc.
På Golfanläggningen finns också shop samt restaurang.
Golfkoncernen förfogar över Golfanläggningen med Golfbanan och tillhörande fast egendom och byggnader samt genom markarrende och hyresavtal.
Golfklubben kan besluta att tränarverksamheten i Golfklubben ska bedrivas i Luleå Golf AB:s eller annans regi inklusive att tränare bedriver egen näringsverksamhet.
4 § Golfshop och träningsområden
Golfshop och träningsområden finns på Golfanläggningen och ska drivas antingen i Golfkoncernens eller annans regi.
Restaurang- och kioskverksamheten finns på Golfanläggningen ska drivas antingen i Golfkoncernens eller annans regi.
6 § Förfogande över Golfkoncernens tillgångar
Beslut om att överlåta eller låta inteckna eller pantsätta Golfkoncernens fasta egendom ska fattas av årsmötet i Golfklubben. Detsamma gäller beslut om att upplåta nyttjanderätt i sådan egendom, utom ifall då det gäller del av ett hus.
Årsmötets beslut är giltigt med biträde av minst 2/3 av antalet lämnade röster.
7 § Nyttjande och tillgång till Golfbanan och Golfanläggningen
Rätt att spela på golfbanan har:
• medlem i Golfklubben som erlagt beslutade avgifter till Golfklubben och Luleå Golf AB,
• greenfeegäst som erlagt av Luleå Golf AB beslutade avgifter för spel,
• den som av annat skäl medges spel på golfbanan.
Styrelsen för Luleå Golf AB beslutar om avgifter för greenfeespel samt övriga villkor för bokning och spel på Golfbanan och nyttjande av övriga delar av Golfanläggningen.
3 kap Golfklubbens medlemmar
Medlemskap beviljas av Golfklubben på ansökan från person som stödjer Golfklubbens ändamål. Golfklubben har rätt att pröva ansökningarna och bevilja medlemskap i den takt som medges av tillgängligheten till spel på Golfanläggningen.
Ansökan om medlemskap får avslås endast om det kan antas att sökanden kommer att motarbeta Golfklubbens ändamål, idrottens värdegrund eller på annat sätt skada Golfklubbens intressen. Ansökan får också avslås om sökanden tidigare varit medlem och utträtt enligt
3 kap 5 § 3 st och inte med ansökan reglerar de avgifter som föranledde utträdet.
Medlemskap beviljas av styrelsen eller till den person(er) som styrelsen delegerat beslutanderätten. Styrelsen kan också besluta att medlemsansökningar och beviljande av medlemskap ska ske via en automatisk digital process.
Medlemskapet gäller tills vidare.
Beslut att avslå medlemsansökan ska fattas av styrelsen. Innan sådant beslut fattas ska personen i fråga ges tillfälle att inom viss tid, minst 14 dagar, yttra sig över de omständigheter som är anledningen till att medlemskapet ifrågasätts.
I beslutet ska skälen redovisas samt anges vad den medlemssökande ska iaktta för att överklaga beslutet.
Beslutet ska inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen skickas till den som fått avslag på medlemsansökan.
Beslut att avslå medlemsansökan får överklagas till SGF av den sökande inom tre veckor.
Genom beslut på årsmötet får person på förslag av styrelsen väljas till hedersmedlem i Golfklubben. Årsmötet beslutar även om vilka avgifter hedersmedlemmen befrias från att betala.
2 § Rättigheter och skyldigheter
Medlem
• ska följa dessa stadgar och de beslut som fattats av Golfklubben samt följa de i 1 kap 4 § nämnda organisationernas stadgar, bestämmelser och beslut,
• ska betala medlemsavgift till Golfklubben, spelavgift till Luleå Golf AB samt övriga avgifter som beslutas av Golfklubben och Luleå Golf AB,
• ska alltid tillse att korrekt postadress, telefonnummer och e-postadress är antecknad i medlemsregistret,
• har rätt att nyttja Golfbanan och Golfanläggningen enligt bestämmelserna i 2 kap 7 §,
• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna,
• har rätt till kontinuerlig information om Golfkoncernens angelägenheter och ekonomiska ställning,
• har inte rätt till del av klubbens behållning eller egendom vid upplösning av Golfklubben,
• accepterar genom sitt medlemskap i Golfklubben att Golfkoncernen behandlar personuppgifter för ändamålet att administrera verksamheten enligt Golfklubbens ändamål,
• har rätt att få information enligt gällande dataskyddslagstiftning om den personuppgiftsbehandling som medlemskapet i Golfklubben, och rättigheten att spela på Luleå Golf AB:s Golfanläggning, medför,
• accepterar genom sitt medlemskap att personuppgifter behandlas för åliggande och skyldigheter som följer av medlemskapet i Golfklubben och rättigheten att spela på Luleå Golf AB:s Golfanläggning.
3§ Medlemskategorier och avgifter till Golfklubben och Golf AB
Årsmötet ska besluta om
• Medlemskategorier och medlemsavgift i Golfklubben,
• Spelrättskategorier i Luleå Golf AB
• Spelavgift i Luleå Golf AB som beroende på val av spelrättskategori ger rätt till spel på Golfbanan
• Avgifter till Golfklubben och Luleå Golf AB vid försenad betalning
• Övriga villkor för betalning för medlems- och spelavgifter
Medlemsavgiften och spelavgiften gäller för ett helt verksamhetsår (12 månader). Medlem har inte rätt till återbetalning av inbetald medlemsavgift och spelavgift i händelse av utträde eller uteslutning under pågående verksamhetsår.
Styrelsen administrerar hanteringen av medlems- och spelavgifterna och beslutar om fakturering- och betalmodeller. Om Golfklubben eller Luleå Golf AB medgett medlemmen att delbetala medlems- eller spelavgift över en längre tidsperiod, och medlemmen inte fullgör sådan betalning, har Styrelsen rätt att kräva att medlemmen ska slutbetala medlems- eller spelavgiften i enlighet med dessa stadgar och de regler som årsmötet beslutat.
Betalningsskyldighet för det aktuella eller kommande verksamhetsåret inträder 30 dagar efter årsmötets beslut enligt första stycket ovan. Motsvarande tidsperiod gäller för rätten att byta medlems- och spelrättskategori. Betalningsskyldigheten gäller för såväl avgifter till Golfklubben som till Luleå Golf AB.
Medlem har rätt att återfå eventuell förskottsbetalning av medlems- eller spelavgift som betalats till Golfklubben eller Luleå Golf AB innan betalningsskyldighet inträtt enligt föregående stycke.
4§ Deltagande i den idrottsliga verksamheten
Medlem har rätt att delta i Golfklubbens idrottsliga verksamhet under de former som är vedertagna inom idrotten och på samma villkor som gäller för övriga medlemmar.
Golfklubben har dessutom rätt att uppställa särskilda villkor för utövande av vissa uppdrag.
Medlem får, om inte Golfklubbens styrelse beslutar annat, delta i tävling eller uppvisning enligt de bestämmelser som utfärdats av SGF.
Vid deltagande i tävling eller uppvisning samt vid spel (träning) på annan golfanläggning, representerar medlemmen alltid Golfklubben.
Medlem, som önskar utträda ur klubben, ska skriftligen anmäla detta samt ange fr.o.m. vilket datum utträdet ska gälla. Golfklubben ska skyndsamt bekräfta medlemmens utträde.
Styrelsen ska, i enlighet med av årsmötet beslutade avgifter, bestämmelser och rutiner, fastställa de därigenom slutliga avgifterna, fodringarna och skulderna som den utträdande medlemmen måste betala eller erhålla per utträdesdagen eller vid senare tillfälle.
Medlem som inte fullgjort sina ekonomiska förpliktelser enligt dessa stadgar ska anmodas att göra detta inom 30 dagar efter det att medlemmen mottagit skrivelse härom. Underlåter medlemmen att besvara skrivelsen, eller att betala avgifterna trots att styrelsen inte beviljat ytterligare anstånd, ska medlemmen anses ha anmält sitt utträde.
Om inte annat beslutas upphör medlemskapet när medlemmen avförs från medlemsförteckningen. Personen ska underrättas om att medlemskapet har upphört.
Medlem får uteslutas ur Golfklubben om medlemmen motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, brutit mot idrottens värdegrund, dessa stadgar, eller på annat sätt skadat Golfklubbens intressen.
Medlem får också, utan iakttagande av 3 kap 5 § 3 st, uteslutas om medlemmen, trots anmodan, inte har betalat medlems- eller spelavgift enligt 3 kap 3 § till Golfklubben eller Luleå Golf AB.
Uteslutning gäller tills vidare. Beslut om uteslutning får dock begränsas till att omfatta viss tid. Sådan tidsbegränsad uteslutning får som mest omfatta sex månader från beslutsdagen.
Om tillräckliga skäl för uteslutning inte föreligger får föreningen i stället meddela medlemmen en varning.
Beslut om uteslutning eller varning ska avfattas skriftligen av styrelsen.
Styrelsen måste, innan slutligt beslut fattas om uteslutning eller varning, ge medlemmen tillfälle att inom av styrelsen angiven tid, minst 14 dagar, yttra sig över de omständigheter och händelser som föranlett att medlemskapet ifrågasätts.
I det slutliga skriftiga beslutet ska de närmare omständigheter och händelser som utgör skäl till uteslutningen eller varningen redovisas. Beslutet ska också innehålla uppgifter om tidsfrist och vad medlemmen i övrigt behöver göra för att överklaga beslutet enligt 3 kap 7 §. Beslutet ska inom tre dagar från dagen för beslutet skickas till medlemmen.
Styrelsens beslut att vägra medlemskap, förklara medlemskap som upphört, meddela varning eller att utesluta medlem får överklagas till SGF av den berörde. Överklagandet ska göras enligt reglerna i 15 kap. RF:s stadgar inom tre veckor från meddelat beslut.
Beslut om medlemskapets upphörande gäller inte förrän klagotiden gått ut, eller då beslut överklagats, ärendet blivit slutligt avgjort.
4 kap Årsmöte och extra årsmöte
Årsmötet, som är Golfklubbens och Golfkoncernens högsta beslutande organ, ska hållas före utgången av april månad.
Styrelsen beslutar om årsmötet ska hållas på en fysisk plats med fysiskt närvarande medlemmar, eller genom elektronisk uppkoppling (digitalt möte), i en kombinerad form av fysiskt och digitalt möte (hybridmöte) eller i form av fysiskt möte där medlemmarna samlats på mer än en fysisk plats och är sammanlänkade med ljud och bild (videokonferens).
Xxxxxxxx till årsmöte utfärdas av styrelsen dels genom en kungörelse senast 2 månader före årsmötet, dels genom utsändande av föredragningslista med möteshandlingar senast
en (1) vecka före årsmötet.
I kungörelsen ska alltid anges tid och plats för årsmötet samt påminnelse om medlemmarnas motionsrätt.
Kungörelsen och föredragningslista med möteshandlingar ska alltid dels publiceras på Golfklubbens hemsida, dels distribueras med e-post till av medlemmarna antecknade e-postadresser i medlemsregistret.
Beslut om stadgeändring eller fråga av större betydelse för Golfklubben, Golfkoncernen eller medlemmarna får inte fattas om frågan inte varit med i föredragningslistan med möteshandlingarna till årsmötet.
Utöver föredragningslistan (dagordningen) ska möteshandlingarna omfatta verksamhetsberättelse, årsredovisning/årsbokslut, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med ekonomisk plan, styrelsens förslag, inkomna motioner med styrelsens yttranden samt valberedningens förslag med redovisning av inkomna namnförslag.
Såväl medlem (motion) som styrelse (proposition) får lämna skriftliga förslag till årsmötet.
Förslag från medlem ska vara styrelsen tillhanda senast fyra (4) veckor före årsmötet. Styrelsen ska till årsmötet avge skriftligt yttrande över inkommen motion.
3§ Sammansättning och beslutsförhet
Årsmötet består av närvarande röstberättigade medlemmar. Vid förhinder får medlemmen företrädas av ombud. Ombud får enbart företräda en medlem. Ombud, som ska uppvisa skriftlig fullmakt, får inte företräda fler än en medlem och ska själv vara röstberättigad medlem i klubben. Vårdnadshavare har dock alltid, oavsett medlemskap, rätt att företräda sina omyndiga men röstberättigade barn.
Mötet är beslutsmässigt med de röstberättigade medlemmar och ombud som är närvarande på mötet, enligt upprättad röstlängd.
4§ Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt
För att vara röstberättigad på årsmöte krävs:
• att medlemmen under mötesåret fyller lägst 15 år,
• att medlemskap har beviljats senast två månader före årsmötet, och
• att förfallna avgifter har betalats senast två månader före årsmötet.
Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på årsmötet.
Yttranderätt på mötet tillkommer även närvarande representanter för SGF och GDF samt den som mötet medger sådan rätt.
Vid årsmötet ska följande ärenden behandlas och protokollföras:
1) Fastställande av röstlängd för mötet.
2) Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3) Val av två protokollsjusterare och rösträknare.
4) Fråga om medlemmarna har kallats till mötet på rätt sätt och i rätt tid.
5) Fastställande av föredragningslista.
6) Föredragning och godkännande av styrelsens verksamhetsberättelse med årsredovisning och årsbokslut för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret för Golfklubben och Golfkoncernen.
7) Föredragning av revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets- och räkenskapsåret av Golfklubben och Golfkoncernen.
8) (a) Fastställande av resultat- och balansräkning i Golfklubben samt överföring av överskott/underskott i ny räkning.
(b) Direktiv till styrelsen inför beslut på bolagsstämman i Luleå Golf AB angående
fastställande av resultat- och balansräkning i Luleå Golf AB samt disposition av vinst/förlust.
9) (a) Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen i Golfklubben för den tidrevisionen avser.
(b) Direktiv till styrelsen inför beslut på bolagsstämman i Luleå Golf AB angående ansvarsfrihet för styrelsen i Luleå Golf AB för den tidrevisionen avser.
10) (a) Fastställande av medlemsavgifter och övriga avgifter i Golfklubben för det aktuella verksamhetsåret.
(b) Fastställande av spelavgifter och övriga avgifter i Luleå Golf AB för det aktuella verksamhetsåret.
11) Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av ekonomisk plan för det aktuella verksamhets- och räkenskapsåret i Golfkoncernen.
12) Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner rörande verksamheten i Golfkoncernen.
13) Fastställande av antalet övriga styrelseledamöter.
14) Föredragning av valberedningens förslag till styrelse, revisorer och valberedning samt nominering av andra kandidater.
15) Val av
(a) klubbens ordförande för en tid av ett (1) år;
(b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två (2) år;
(c) 3 ledamöter i valberedningen för en tid av ett (1) år, av vilka en ska utses till ordförande;
(d) direktiv till styrelsen inför beslut på bolagsstämman om val av ordförande, styrelseledamöter och revisor i Luleå Golf AB.
16) Övriga frågor, information, frågestund och allmän diskussion.
Enbart röstberättigad medlem i Golfklubben är valbar till styrelse och valberedning i Golfkoncernen.
Arbetstagare inom Golfkoncernen får inte väljas till ledamot i styrelse, valberedning eller till revisor eller revisorssuppleant i Golfkoncernen.
Den som är styrelseledamot i Golfkoncernen får inte väljas till revisor.
Enskild medlem får vara ledamot eller ordförande i styrelser i Golfkoncernen under en sammanlagd tid om högst tio år.
Styrelserna inom Golfkoncernen ska bestå av kvinnor och män. Golfkoncernen ska i övrigt ha en sådan sammansättning i styrelse, valberedning, kommittéer och andra organ att mångfald inklusive jämställdhet mellan kvinnor och män kan nås och att ungdomar ingår.
Styrelsen får kalla medlemmarna till extra årsmöte.
Styrelsen ska kalla medlemmarna till extra årsmöte om en revisor eller minst en tiondel av klubbens röstberättigade medlemmar skriftligen begär det och anger skälen för begäran.
Styrelsen ska också kalla medlemmarna till extra årsmöte om antalet styrelseledamöter understiger det antal som anges i 7 kap 1§ och det medför att styrelsen inte kan uppfylla kravet på beslutsförhet enligt 7 kap 3 §, eller det kan antas att Golfklubben eller Luleå Golf AB inte kan betala sina förfallna skulder eller att sådan oförmåga inträder inom kort.
När styrelsen mottagit begäran om extra årsmöte ska den inom 14 dagar kalla till sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med föredragningslista och möteshandlingar ska dels publiceras på Golfklubbens hemsida, dels distribueras med e-post till av medlemmarna antecknade e-postadresser i medlemsregistret.
Underlåter styrelsen att utfärda föreskriven kallelse får den eller de som begärt mötet utfärda kallelse i enlighet med föregående stycke.
Vid extra årsmöte får endast den eller de frågor som angetts i förslaget till föredragningslista behandlas på mötet.
Det som anges i 4 kap 1 § gäller i tillämpliga delar.
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering). Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det ska dock val ske slutet. Beslut bekräftas med klubbslag.
Frågor enligt 1 kap 9 och 10 samt 2 kap 6 §§ avgörs genom kvalificerad majoritet i form av minst 2/3 av antalet lämnade röster.
Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet lämnade röster.
Alla andra frågor avgörs genom absolut majoritet, vilket kräver mer än hälften av antalet lämnade röster.
Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet förutsatt att mötesordföranden är röstberättigad medlem. I annat fall avgör lotten. Vid val ska i händelse av lika röstetal lotten avgöra.
Beslut fattade av årsmötet gäller från årsmötets avslutande om inte annat beslutas och antecknas i protokollet.
Vid årsmöte ska protokoll föras och undertecknas av mötets ordförande och sekreterare samt valda protokollsjusterare.
Protokollet ska följa föredragningslistan. Samtliga yrkanden inklusive tilläggs- och ändringsrykanden ska antecknas av mötessekreteraren i protokollet.
Alla beslut som fattas av årsmötet ska protokollföras. Vid personval ska samtliga kandidater antecknas i protokollet med de röster de erhållit.
Medlem har rätt att till protokollet anmäla reservation mot ett beslut.
Årsmötets ordförande och valda protokollsjusterare har rätt att var och en till protokollet bifoga anteckning med avvikande uppfattning om protokollsinnehållet.
5 kap Valberedning
Valberedningen ska bestå av ordförande och 2 övriga ledamöter valda av årsmötet. Valberedningen ska inom sig utse en vice ordförande.
Valberedningen ska sammanträda när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer.
Valberedningen ska bereda valen inför kommande årsmöte, och ska i detta arbete fortlöpande under verksamhetsåret följa styrelsens och revisorernas arbete.
Valberedningen ska senast två (2) månader före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid går ut vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandatperiod. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna på Golfklubbens hemsida om vilka som avböjt omval samt uppmana medlemmarna att inkomma med förslag på kandidater.
Valberedningen ska i möteshandlingarna informera medlemmarna om valberedningens förslag till val samt namnen på de personer som i övrigt har föreslagits inför valberedningen. Innan kandidatnominering påbörjas på årsmötet ska valberedningen meddela sitt förslag beträffande det valnomineringen avser.
De som ingår i valberedningen får inte obehörigen röja vad de i denna egenskap fått kännedom om.
6 kap Revision
Golfklubbens och Luleå Golf AB:s räkenskaper och förvaltning ska revideras av en ordinarie revisor, som är godkänd eller auktoriserad revisor. Den personen väljs
av årsmötet.
Revisorerna inom Golfkoncernen ska vara oberoende av den som de har att granska och får inte vara medlemmar i Golfklubben under den tid revisionsuppdraget pågår.
Till revisor får inte utses en person med familjeanknytning, vänskapsrelation eller som står i någon form av beroendeställning till styrelsen eller anställda i Golfkoncernen.
Revisorerna är valda av medlemmarna på årsmötet och ska årligen för deras räkning genomföra revisionen.
Revisorerna ska granska styrelsens arbete, räkenskaper och förvaltning för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret och utföras enligt god revisionssed inom svensk idrott.
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av Golfkoncernens räkenskaper, årsmötesprotokoll, styrelseprotokoll, avtal och övriga relevanta handlingar.
Golfkoncernens räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret ska vara revisorerna tillhanda senast fyra (4) veckor efter avslutat räkenskapsår.
Revisionsberättelsen ska ingå i möteshandlingarna.
7 kap Styrelsen
Styrelsen ska bestå av ordförande och 4-6 övriga ledamöter.
Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt.
När årsmöte inte är samlat är styrelsen Golfklubbens beslutande organ och ansvarar för Golfklubbens och Golfkoncernens angelägenheter och den löpande ekonomiska förvaltningen.
Styrelsen ska inom ramen för dessa stadgar ansvara för Golfklubbens och Golfkoncernens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att
• tillse att Golfklubben och Golfkoncernen följer gällande lagar och andra bindande regler, bestämmelser och beslut,
• verkställa av årsmötet fattade beslut,
• ansvara för och förvalta Golfklubbens och Golfkoncernens medel,
• utöva Golfklubbens rösträtt på bolagstämman i Luleå Golf AB,
• utgöra bolagets styrelse i Luleå Golf AB,
• utöva arbetsgivaransvaret och säkerställa arbetsmiljön för anställda och ledare,
• registrera och behandla samtliga medlemmars personuppgifter i Golfens IT-system och därvid upprätthålla personuppgiftsansvaret enligt lag och bestämmelser beslutade av SGF,
• planera, leda och fördela arbetet inom Golfklubben och Golfkoncernens och för detta utarbeta arbetsordning och instruktioner för underliggande klubborgan,
• fortlöpande informera medlemmarna om Golfklubbens angelägenheter i den utsträckning detta inte kan skada klubbens intressen,
• lämna revisorerna upplysningar, räkenskaper och handlingar enligt vad som närmare anges i 6 kap 1 §,
• förbereda och kalla till årsmöte och extra årsmöte,
• begära att anställda och ledare uppvisar utdrag från belastningsregistret enligt bestämmelserna i 8 kap. 5 § RF:s stadgar,
• utse ombud och övriga representanter samt delta i beslutande möten inom de golf- och idrottsorganisationer som Golfklubben tillhör.
Ordföranden är Golfklubbens och Golfkoncernens officiella representant och ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter enligt dessa stadgar och övriga för klubben bindande regler, bestämmelser och beslut. Har ordföranden förhinder ska vice ordföranden, eller annan inom styrelsen som styrelsen utser, träda in i ordförandens ställe.
Styrelsen ska besluta om fördelning av arbetsuppgifterna genom en särskild upprättad arbetsordning.
3 § Kallelse, beslutsförhet och omröstning
Styrelsen ska sammanträda på kallelse av ordföranden med uppgift om vilka ärenden som ska behandlas vid sammanträdet.
Vid sammanträdet ska ledamöterna vara närvarande fysiskt eller genom elektronisk uppkoppling (digitalt möte) eller i en kombinerad form (hybridmöte).
Ordföranden är skyldig att kalla till sammanträde då minst två ledamöter begär det. Underlåter ordföranden att utfärda kallelse får de som begärt sammanträdet kalla till det.
Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud.
Ordföranden får besluta att brådskande ärende ska avgöras genom skriftlig behandling (beslut per capsulam). Ärende som beslutas per capsulam ska behandlas och fastställas på nästa ordinarie sammanträde.
Vid sammanträde eller beslutsfattande enligt föregående stycke ska protokoll upprättas och arkiveras. Protokoll ska föras i nummerföljd och undertecknas av mötesordföranden och utsedd protokollssekreterare. Samtliga i kallelsen angivna ärenden ska protokollföras med redogörelse för ärendet, styrelsens beslut samt eventuellt avvikande mening eller omröstning.
Om styrelsen inte beslutar om annat är protokollen inte offentliga. Protokollen ska dock alltid tillställas revisorer och valberedningen i god tid innan årsmötet.
4 § Delegering av beslutanderätten
Styrelsen får, där så är möjligt ur ett ansvarsperspektiv, delegera sina åtaganden och beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till kommitté, annat organ i Golfklubben, enskild medlem, anställd eller annan utsedd person. Sådana uppdrag kan gälla för viss tid eller tills vidare.
Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke ska fortlöpande underrätta styrelsen härom.
8 kap Golfklubbens organisation i övrigt
Golfklubbens styrelse utser för verksamhetens utveckling nödvändiga kommittéer årligen.
Styrelse ska, i särskild instruktion eller på annat lämpligt sätt, fastställa de befogenheter och skyldigheter som de underliggande arbetsgrupperna har samt hur återrapportering till styrelsen ska ske.
Arbetsgrupperna ska upprätta förslag till budget och verksamhetsplan för arbetsgruppen att gälla under nästföljande verksamhetsår. Budget och plan ska ges in till styrelsen för godkännande och fastställande.