AVTAL
Enligt arkivlagen (1990:782) får regeringen meddela föreskrifter om att vissa kommunala arkivmyndigheter får fullgöra arkivuppgifter avseende handlingar från statliga myndigheter och sådana organ som står under tillsyn av den statliga arkivmyndigheten. När en kommunal arkivmyndighet fullgör sådana uppgifter som avses i första stycket tillämpas denna lags bestämmelser om den statliga arkivmyndigheten. Detta gäller dock inte i fråga om tillsyn.
Regeringen har utfärdat Förordning (2013:791) om särskilda arkivuppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter enligt vilken Stockholms stadsarkiv får ta emot, förvara och tillhandahålla arkivhandlingar från statliga myndigheter, med undantag för sådana som lyder under Försvarsdepartementet, och från sådana organ som avses i 4 § 2-4 förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet. Detta förutsätter att verksamhetsområdet för de statliga myndigheterna och organen utgörs av Stockholms län.
§ 1 Avtalet
Riksarkivet och Stockholms stadsarkiv är genom detta avtal överens om villkoren för statens uppdrag till Stockholms stadsarkiv att hantera statliga arkivuppgifter enligt arkivlagens 17 § och förordning 2013:791. I separat tilläggsavtal regleras detaljfrågor om styrning, uppföljning, samverkan m.m.
§ 2 Uppdragets omfattning
Stockholms stadsarkiv får ta emot arkivhandlingar från statliga myndigheter och organ vars verksamhet har anknytning till Stockholms län. Beslut om mottagande fattas av Riksarkivet med undantag av leveranser från myndigheter vars verksamhetsområde endast utgörs av Stockholms län.
Stockholms stadsarkiv ska förvara tidigare mottagna handlingar från statliga myndigheter och organ samt handlingar som tas emot med stöd av förordning 2013:791 och detta avtal.
Stockholms stadsarkiv ska tillhandahålla det material som tagits emot samt verka för att öka kännedomen om och tillgängligheten till materialet.
I det separata tilläggsavtalet regleras vissa frågor om elektroniska arkiv, ljudband, videoband och spelfilmer.
§ 3 Finansiering och ersättning
Den verksamhet som framgår av uppdraget finansieras genom:
- Intäkter från avgifter som Stockholms stadsarkiv tar ut i enlighet med Riksarkivets avgiftsbeslut
- Intäkter från leveranser (såväl tidigare mottagna som tillkommande) som Stockholms stadsarkiv tar ut i enlighet med Riksarkivets beslut. Vad gäller elektroniska arkiv enligt § 5 Tilläggsavtalet fördelas intäkterna mellan Stockholms stadsarkiv och Riksarkivet med utgångspunkt från ersättningsnivåerna i nämnda beslut, samt
- Ersättning från Riksarkivet enligt detta avtal.
Riksarkivet ersätter Stockholm stadsarkiv med 16 468 tkr per år för arkivuppgifter enligt detta avtal i prisläge 2014. Ersättningsbeloppet reduceras med 300 tkr 2016. Utbetalning sker med en tolftedel senast den sista dagen i varje månad utan rekvisition.
Beloppet inkluderar ersättning för alla leveranser som tagits emot t.o.m. år 2014 och inkluderar även slutlig ersättning för leveranser av folkbokföringsmaterialet och det kyrkokommunala materialet. En del av kostnaderna för hantering av det levererade materialet finansierar Stockholms stadsarkiv via intäkter från myndigheter.
Ersättningen från Riksarkivet enligt detta avtal justeras årligen under avtalstiden av följande anledningar:
- Ersättningen enligt detta avtal räknas om varje år med utgångspunkt från i vilken omfattning Riksarkivets förvaltningsanslag räknats upp med pris- och löneomräkning. baserat på 50 % på lönekostnader och 50 % på hyreskostnader. Den första justeringen sker 2016 med utgångspunkt från den pris- och löneomräkning som Riksarkivet erhåller enligt budgetpropositionen för 2016. Justering till prisläge 2015 görs efter förändringen i konsumentprisindex (totalindex) mellan maj månad 2014 och maj månad 2015.
- Anslagsöverföring av ersättning för leveransavtal vilket innebär att Stockholms stadsarkiv upphör med fakturering och i stället betalas ersättningen ut från Riksarkivet och läggs därigenom till det årliga ersättningsbeloppet
Ersättningen från Riksarkivet enligt detta avtal kan också justeras till följd av:
- Förändringar i Riksarkivets avgiftsbeslut om de kan bedömas påverka intäkterna i verksamheten i större omfattning
- Väsentliga förändringar i verksamhetens omfattning
§ 4 Avtalslängd, tillägg, omförhandling och uppsägning
Detta avtal gäller för perioden 2015-01-01--2018-12-31. Om avtalet inte sägs upp av endera parten senast 2 år före avtalets upphörande förlängs avtalet med ytterligare 4 år.
Eventuella ändringar och tillägg till detta avtal upprättas skriftligen och ska godkännas av båda parter för att vara giltiga.
Parterna är överens om att under avtalsperioden tillsammans utarbeta en ny modell för ersättningen.
Om förutsättningarna för detta avtal skulle förändras i väsentlig omfattning under avtalstiden (enligt 3 §, 5:e stycket eller av andra skäl) kan parterna påkalla omförhandling av ersättningsnivån i avtalet.
Xxxxxx part äger rätt att säga upp avtalet före avtalstidens utgång om den andra parten väsentligen skulle brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller tilläggsavtalet.
§ 5
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. Stockholm den 2015 Stockholm den 2015
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Riksarkivet
Riksarkivet och Stockholms stadsarkiv har träffat avtal om villkoren för statens uppdrag till Stockholms stadsarkiv att hantera statliga arkivuppgifter enligt arkivlagens 17 § och förordning 2013:791 (villkorsavtalet).
Detta avtal kompletterar villkorsavtalet och reglerar bl.a. vissa former för styrning, uppföljning och samverkan.
§ 1 Kompetens
Stockholms stadsarkiv ska tillse att personal som hanterar statliga arkivuppgifter har erforderlig kompetens.
§ 2 Övrig styrning
Riksarkivets verksamhet styrs till stor del genom en omfattande processtyrning i form av beslutade regler, policys, riktlinjer, rutiner samt strategier och verksamhetsplaner som utgår från Riksarkivets vision och strategiska mål.
Stockholms stadsarkiv ska i den verksamhet som avses i detta uppdrag - och som inte strider mot Stockholms stadsarkivs övriga uppdrag - följa och tillämpa dessa beslut.
§ 3 Tillsyn och uppföljning
Riksarkivet utövar tillsyn över Stockholms stadsarkiv när det gäller de statliga arkivuppgifterna som utförs i enlighet med förordningen och Riksarkivets föreskrifter. Riksarkivet ska även rapportera verksamhetens resultat till regeringen. Som underlag för bl.a. tillsyn och årsredovisning ska Stockholms stadsarkiv till Riksarkivet redovisa resultat i form av genomförda prestationer samt kostnader och intäkter för uppdraget. Redovisningen genomförs i enlighet med Riksarkivets anvisningar.
§ 4 Ansvar inom Riksarkivet
Inom Riksarkivet hanteras frågor rörande arkivmaterial med regional och lokal anknytning av landsarkiven som ingår i Regionala divisionen. Chefen för Regionala divisionen har därigenom inom Riksarkivet ansvar för frågor rörande detta uppdrag till Stockholms stadsarkiv.
§ 5 Särskilt om elektroniska arkiv, ljudband, videoband och spelfilmer
Riksarkivet svarar för leveranskontroll, förvaring, vård och tillhandahållande av elektroniska arkiv från statliga myndigheter som tas emot med stöd av detta avtal i tekniskt hänseende.
Stockholms stadsarkiv har ansvar för de informationsmässiga aspekterna på leveranskontroll och tillhandhållande (jämför villkorsavtalet § 3, första stycket). Detta innebär att Stockholms stadsarkiv ansvarar för att uppgifterna hanteras i enlighet med gällande lagstiftning rörande hantering av personuppgifter, sekretessprövning, utlämnande m.m. Genom att Riksarkivet har ett ansvar ur tekniskt hänseende och Stockholms stadsarkiv för de informationsmässiga aspekterna hanteras frågor om leveranskontroll och tillhandhållande i samverkan mellan Riksarkivet och Stockholms stadsarkiv.
Analoga ljudband, videoband och filmer - som inte kan bevaras och tillhandahållas - och som tidigare tagits emot eller som tas emot med stöd av detta avtal ska digitaliseras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om framställning/överförande. Efter digitaliseringen hanteras materialet enligt första stycket.
Sökregister, databaser etc. för att underlätta tillgängligheten till det statliga materialet som Stockholms stadsarkiv upprättar ska följa Riksarkivets riktlinjer för att säkerställa långsiktigt bevarande samt publicering i gemensamma sökdatabaser. Dessa databaser ska hanteras som elektroniska arkiv och i tillämpliga delar även hanteras enligt första stycket.
§ 6 Samverkan
Parterna har ett ömsesidigt intresse av samverkan och erfarenhetsutbyte. Som ett led i detta deltar Stockholms stadsarkiv bl.a. i gemensamma aktiviteter med Riksarkivet såsom processutveckling, chefskonferenser, samordnings- och informationsmöten, kompetensutvecklingsinsatser m.m.
§ 7 Uppdrag åt statliga myndigheter
Stockholms stadsarkiv får inte åta sig uppdrag åt statliga myndigheter inom arkivområdet som kan komma i konflikt med leveranshanteringen eller Riksarkivets tillsynsverksamhet.
§ 8 Stödsystem
Riksarkivet använder sig av flera stödsystem för att hantera arkivinformation, beställningar och information till olika avnämargrupper etc. Systemen är under kontinuerlig utveckling i syfte att bl.a. få en bättre överblick över beståndens omfattning, skick och användning.
Stockholms stadsarkiv ska så långt möjligt använda dessa stödsystem för att nå dessa syften.
§ 9 Avtalslängd, tillägg, omförhandling och uppsägning
Detta avtal gäller för perioden 2015-01-01 - - 2018-12-31. Om avtalet inte sägs upp av endera parten senast 2 år före avtalets upphörande förlängs avtalet med ytterligare 2 år.
Om villkorsavtalet sägs upp ska detta avtal samtidigt anses vara uppsagt.
Eventuella ändringar och tillägg till detta avtal upprättas skriftligen och ska godkännas av båda parter för att vara giltiga.
Om förutsättningarna för detta avtal skulle förändras i väsentlig omfattning under avtalstiden ska omförhandling ske.
Riksarkivet den 2015 Stockholms stadsarkiv den 2015
Xxxxx Xxxxxxx