Ägardirektiv för Simrishamns Näringslivsutveckling AB org. nr 556062-7019
Ägardirektiv för Simrishamns Näringslivsutveckling AB org. nr 556062-7019
Dessa ägardirektiv är antagna av kommunfullmäktige i Simrishamn 2021-01-25, § 9, och fastställda vid bolagsstämma 2021-04-13.
Ägardirektivet ska vara föremål för översyn minst en gång per mandatperiod.
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
Bolaget är helägt av Simrishamns kommun och är därmed en del av organisationen inom Simrishamns kommunkoncern och ska enskilt och gemensamt med Simrishamns kommuns övriga organ verka för att Simrishamns kommun utvecklas som koncern, bland annat i enlighet med den av kommunfullmäktige fastställda visionen.
Verksamheten ska baseras på socialt-, ekonomiskt- och ekologiskt hållbara grunder. Bolaget ska bedriva verksamheten enligt affärsmässiga principer, vilket innebär att besluten som fattas alltid ska utgå ifrån vad som gagnar bolaget i ett långsiktigt perspektiv.
Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunfullmäktige genom
• gällande bolagsordning
• gällande ägardirektiv
• förekommande avtal mellan Simrishamns kommun och bolaget
• direktiv utfärdade av kommunfullmäktige.
Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen på bästa sätt för att tillgodose bolagets ändamål.
2. Kommunens direktivrätt
Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.
3. Kommunens insyn och ägarfunktion
ADRESS: 000 00 Xxxxxxxxxx
BESÖK: Stadshuset, Stortorget
TELEFON: 0000- 00 00 00
FAX: 0000-00 000
E-POST: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen, som utövar kommunfullmäktiges ägarfunktion vid bland annat bolagstämma i de avseenden som anges i kommunstyrelsens reglemente.
Bolaget har att följa gällande riktlinjer för kommunstyrelsens uppsiktsplikt.
Bolaget ska hålla kommunstyrelsen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen snarast översända:
• protokoll från bolagsstämma,
• protokoll från styrelsesammanträde,
• bolagets årsredovisning, delårsrapport och - efter överenskommelse - annan ekonomisk uppföljning,
• revisionsberättelse,
• granskningsrapport från lekmannarevisor,
• affärsplan,
• budget,
• minnesanteckningar från ägarsamråd.
Kommunstyrelsen ska i övrigt ges den information som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska bestämmas efter samråd med bolagets styrelse.
Simrishamns kommun åtar sig genom dessa ägardirektiv att fortlöpande informera bolagets styrelse och verkställande direktör om sakförhållanden som är av betydelse för bolagets verksamhet.
I samband med att kommunstyrelsen efter kallelse till bolagsstämma utser ombud ska bolaget, genom dess ordförande eller vd, lämna kommunstyrelsen information om de ärenden som ska behandlas vid bolagsstämman.
Den lämnade informationen ska därefter ligga till grund för de instruktioner som kommunstyrelsen lämnar om hur ombudet ska rösta i ärendena vid stämman. Om bolagsstämman ska behandla frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska alltid frågan om ombudsinstruktion behandlas i kommunfullmäktige.
4. Sekretess
Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgift uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.
Bolaget ska muntligen informera kommunstyrelsen i sådana strategiska frågor som av sekretesskäl uteslutits, om inte styrelsen bedömer att 7 kap. 36 § aktiebolagslagen hindrar detta.
5. Samordning
Bolaget som är ett helägt kommunalt företag ska samarbeta med kommunen för att minska kostnader och skapa en samordnad effektivitet. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar, som tillgodoser deras samlade intresse.
Samordning ska så långt möjligt ske av kommunens gemensamma funktioner som till exempel ekonomisystem, personal- och lönesystem samt IT -stöd i övrigt.
Exempel på områden där samverkanslösningar ska eftersträvas är:
• medelsförvaltning
• övergripande marknadsföring
• upphandling.
Utöver lagen om offentlig upphandling ska bolaget även i övrigt följa kommunens gällande principer för upphandling.
Bolaget ska på lämpligt sätt med hänsyn till bolagets verksamhet tillämpa Simrishamns kommuns riktlinjer för personalpolitik, ledning och organisation.
Bolaget ska på lämpligt sätt och om de inte strider mot tvingande bestämmelser i lagar eller författningar tillämpa av kommunfullmäktige beslutade policys/styrdokument.
Bolaget ska informera kommunstyrelsen innan bolagets styrelse fattar beslut om anställning av verkställande direktör i bolaget. Information ska även ges vid avveckling av verkställande direktör.
Allmänna riktlinjer för VD:s anställningsvillkor samordnas med kommunens policy.
Verkställande direktören ska inbjudas att delta i förvaltningschefernas möten för att underlätta samordningen inom kommunkoncernen.
Bolaget är kommunal remissinstans till kommunstyrelsen.
6. Bolagets ändamål
Av bolagsordningen framgår närmare vilken verksamhet som bolaget ska bedriva, samt ändamålet och föremålet för bolagets verksamhet.
Bolaget får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen.
7. Budget och affärsplan
Bolaget ska årligen fastställa en affärsplan med strategiska mål för de närmaste tre åren och en budget för nästkommande räkenskapsår.
Bolaget ska årligen i affärsplanen bryta ner kommunfullmäktiges mål till mål anpassade till bolagets verksamhet.
8. Kommunal koncernredovisning och budget
Bolaget ska följa de av kommunen beslutade tidplanerna för upprättande av budget, delårsrapport och årsredovisning.
Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av ägaren bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt tillämplig lag om kommunal redovisning.
Dessutom ska till kommunen lämnas de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget.
9. Fullmäktiges ställningstagande
I bolagsordningen framgår att bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
10. Ekonomi och finanser
Verksamheten ska bedrivas utifrån affärsmässiga och ekonomiskt långsiktigt hållbara principer. Bolaget ska skapa det ekonomiska utrymme som behövs för att man ska kunna fullfölja kommunens intentioner avseende den strategiska kommunnyttan av ägandet.
Bolaget ska långsiktigt arbeta för att ha en ekonomisk ställning som begränsar kommunens risktagande som ägare samtidigt som bolaget har en fortsatt hög kreditvärdighet.
Bolagets soliditet ska i normalfallet minst uppgå till 20 %. Vid beslut om projekt i samråd med kommunen får bolaget under en tid göra avsteg från detta, dock får soliditeten vid sådana tillfällen inte understiga 15 %.
11. Förvaltningsberättelsen
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av de i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syften och ramarna med dessa.
Styrelsens uttalande ska vara så utformat att de kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 9 §§ kommunallagen samt för lekmannarevisorns granskning.
12. Borgensåtagande
Bolaget ska till kommunen betala en borgensavgift för vid varje tillfälle utnyttjad kredit som har kommunal borgen som säkerhet.
Kommunstyrelsen utövar kommunfullmäktiges ägarfunktion, och har i den funktionen befogenhet att fortlöpande justera den procentuella borgensavgift som tas med hänsyn till kreditmarknadsmässiga bedömningar.
13. Information till kommunfullmäktige
Kommunfullmäktiges ordförande kan efter samråd med vice ordförandena kalla representanter för bolaget (styrelseledamöter, verkställande direktör) till kommunfullmäktiges sammanträde för att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet inom ramen för styrelsens och verkställande direktörens upplysnings- och vårdnadsplikt enligt aktiebolagslagen 7 kap. 36 §.
Årligen ska kommunfullmäktiges ledamöter informeras om bolagets verksamhet och ekonomi i den mån detta inte strider mot 7 kap 36 § aktiebolagslagen.
14. Styrelseledamöter och dess suppleanter
Styrelseledamöternas suppleanter är personliga. Suppleant har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. Suppleanterna ska alltid underrättas om styrelsesammanträde och ska för kännedom erhålla beslutsunderlag och annan skriftlig information i samma utsträckning som ledamöterna.
Kommunens bestämmelser om reseersättningar ska tillämpas av bolaget. Arvoden ska fastställas av bolagsstämman.
15. Utvärdering av styrelsens arbete
Styrelsen ska årligen utvärdera styrelsens och ledamöternas arbete.
16. Utvärdering av verkställande direktörens arbete
Styrelsen ska årligen utvärdera verkställande direktörens arbete tillsammans med denne.
17. Arkivvård
Bolagets handlingar ska bevaras, hållas ordnade och vårdas enligt bestämmelserna i arkivlagen och arkivreglemente för Simrishamns kommun.
18. Revision
Bolagets revisor är skyldig att lämna uppgifter till lekmannarevisorn enligt 9 kap. 46 § aktiebolagslagen.
Bolagets revisor äger rätt att, för att lämna information om bolagets angelägenheter, avkräva kommunens lekmannarevisor sekretessförbindelse.
19. Granskningsrapporten
Bolagets lekmannarevisor ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Om lekmannarevisorn inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorn löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen.
20. Bolagsstämma
Bolaget ska årligen senast före utgången av juni månad hålla ordinarie bolagsstämma/årsstämma.
Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämman ska ske.