Uppförandekod för affärspartners
Uppförandekod för affärspartners
December 2023
Allmänt
KWH:s verksamhet bygger på öppenhet, ärlighet, pålitlighet, förnuft och respekt. KWH vill utveckla och upprätthålla relationer med affärspartners, inklusive leverantörer, underleverantörer, återförsäljare, agenter, konsulter och andra affärs- partners (samtliga nedan kallade ”affärspartner”), vilka har liknande affärsmässiga värderingar som KWH och bedriver sin verksamhet på ett etiskt sätt.
Denna uppförandekod för affärspartners ("Koden") baserar sig på KWH- koncernens uppförandekod som gäller i hela KWH-koncernen, som består av dess fyra divisioner: Mirka, som är specialiserad på slipmedel, KWH Logistics som erbjuder logistiska lösningar, KWH Freeze som erbjuder fryslagring samt KWH Invest, som består av strategiska aktieinnehav och Prevex som tillverkar vattenlås.
Denna Kod är också baserad på internationella konventioner och standarder såsom FN:s Global Compact, Organisationen för ekonomiskt samarbete och utvecklings (OECD) riktlinjer för multinationella företag, International Bill of Human Rights, Internationella Arbetsorganisationens (ILO) grundläggande principer och rättig- heter i arbetslivet samt FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter.
Denna Kod, inklusive ovan nämnda internationella konventioner och standarder, innehåller de värderingar enligt vilka KWH bedriver sin verksamhet. KWH förväntar sig att dess affärspartners tillämpar liknande värderingar och normer i sina relationer med KWH, liksom i förhållande till sina egna medarbetare, affärspartners och andra tredje parter, inklusive statliga och andra myndigheter.
Referenser till ”KWH” eller ”företaget” i denna uppförandekod avser KWH- koncernen Ab, inklusive alla divisioner, dotterbolag, filialer och andra enheter som kontrolleras av KWH.
1. Riktlinjer för affärsmässigt uppträdande
1.1. Efterlevnad av lagar och föreskrifter
Affärspartnern förväntas bedriva sin verksamhet på ett professionellt och etiskt sätt och måste i all sin verksamhet följa alla tillämpliga lagar och förordningar samt relevanta och tillämpliga internationella konventioner och standarder.
Om kraven i denna Kod är strängare än gällande lagar och andra författningar, har kraven i denna kod företräde i den jurisdiktionen. Om någon del av denna Kod strider mot lokal lagstiftning där affärspartnern är verksam, har den strängare lokala lagstiftningen företräde i den jurisdiktionen. I situationer där det inte finns
några specifika riktlinjer i denna Kod ska affärspartnern agera efter andan i denna Kod.
1.2. Bekämpning av mutor och korruption
Korruption kan ta sig många olika uttryck. Det handlar inte bara om pengar, utan omfattar även andra otillbörliga fördelar, som nepotism och vänskapskorruption. KWH har nolltolerans mot alla typer av korruption och mutor, såväl direkt som indirekt.
Affärspartnern ska säkerställa att ledning, medarbetare och tredje part som företräder denne följer alla tillämpliga antikorruptionslagar.
Affärspartnern får inte erbjuda, lova, ge eller ta emot något av värde eller otillbörliga fördelar för att påverka en person att agera eller avstå från att agera i syfte att otillbörligen erhålla, bibehålla eller säkerställa någon typ av fördel. Detta gäller oavsett om fördelen erbjuds direkt eller via en mellanhand.
1.3. Affärsgåvor och representation
Affärsgåvor och representation kan bidra positivt till relationer mellan olika parter, om de ges i enlighet med tillämpliga lagar och inte kan uppfattas som mutor i syfte att uppnå orättmätiga fördelar. En gåva är något man kan prata öppet om, vilket inte är fallet för en muta. Vid en muta förväntas någon form av motprestation, men det gör det inte vid en gåva.
Affärsrelaterade gåvor, underhållning och annan representation i rimlig om- fattning och av sporadisk karaktär godtas när sådant är brukligt och sker i enlighet med tillämpliga lagar. Affärspartnern får inte erbjuda en KWH-medarbetare eller dennes familjemedlemmar gåvor, måltider eller underhållning som kan påverka eller förefalla påverka KWH-medarbetarens objektivitet i affärsbeslut gentemot affärspartnern. KWH:s medarbetare förväntas stå för sina egna kostnader för resa och uppehälle i samband med besök hos affärspartnern.
KWH:s medarbetare får inte ge eller ta emot gåvor till ett värde över 100 euro utan skriftligt godkännande från sin närmaste chef. Kontanter eller motsvarande, till exempel presentkort, får aldrig erbjudas eller tas emot.
1.4. Intressekonflikter
Affärspartnern ska undvika alla potentiella intressekonflikter som berör samarbetet med KWH. Affärspartnern ska informera KWH om alla faktiska eller skenbara intressekonflikter, till exempel om en KWH-medarbetare eller någon i dennes närmaste familjekrets:
(a) har betydande ekonomiska eller andra intressen i affärspartnern
(b) innehar en chefsbefattning hos affärspartnern eller
(c) arbetar för affärspartnern och denna anställning utgör en verklig eller skenbar intressekonflikt.
1.5. Konkurrens
Affärspartnern ska följa alla tillämpliga konkurrenslagar. Affärspartnern får inte diskutera, kommunicera, komma överens om eller göra några andra överens- kommelser eller utbyta information i syfte att förhindra konkurrens, såsom prisöverenskommelser, marknadsuppdelningar, kundtilldelning eller andra olagliga konkurrensbegränsande metoder.
1.6. Sekretess och immateriella rättigheter
Affärspartnern ska skydda KWH:s immateriella rättigheter, inklusive konfidentiell information som know-how och affärshemligheter, i enlighet med tillämpliga lagar och avtal och säkerställa att dennes informationssäkerhet och andra säker- hetsrutiner håller en tillräckligt hög nivå för att se till att all sådan information förblir konfidentiell och säker.
1.7. Dataskydd och integritet
Affärspartnern får endast samla in och behandla personuppgifter (d.v.s. information som avser en identifierad eller identifierbar person) i enlighet med tillämpliga lagar och bestämmelser samt se till att sådan information hanteras på ett säkert sätt.
1.8. Fullständig och korrekt redovisning
Upprätthållande av korrekt bokföring och bokföringsunderlag, liksom att deklarera skatter och avgifter, är en del i att driva en laglig och transparent verksamhet på ett hållbart sätt. KWH förväntar sig att dess affärspartners följer alla tillämpliga lagar och redovisningsregler i detta avseende. Affärspartnern måste följa alla tillämpliga lagar som gäller förhindrande av skattebedrägeri och skattesmitning.
1.9. Bekämpning av penningtvätt, exportkontroll och sanktioner
Affärspartnern ska följa alla tillämpliga lagar för att förhindra penningtvätt samt lagstiftning om terrorismbekämpning. Affärspartnern måste följa alla tillämpliga lagar och förordningar om exportkontroll och handelssanktioner, inklusive men inte begränsat till de som utfärdats av USA, FN, Europeiska unionen eller Storbritannien, och ska inte delta i, eller förleda KWH att delta i, någon form av sanktionsbrott.
Affärspartnern måste dela med sig av korrekta handelsdata och dokument relaterade till sina produkter och tjänster på begäran. Affärspartners måste också dela korrekta uppgifter om företagets ägande.
Affärspartnern ska säkerställa att material, komponenter, produkter och tjänster som säljs till KWH kan exporteras av KWH utan licens. Affärspartnern ska omgående underrätta KWH i förväg om en exportlicens erfordras.
1.10.Produktsäkerhet
Affärspartnern ska inte kompromissa med produktsäkerheten. Alla dess produkter och tjänster måste vara säkra för människor och miljön.
1.11. Miljöansvar
Affärspartners måste följa alla lagar som rör miljö och miljöskydd. De måste förbinda sig till att vidta kontinuerliga förbättringar för att minska utsläppen av växthusgaser och minska koldioxidavtrycket för att mildra effekterna av klimat- förändringarna.
Affärspartners måste införliva cirkulära affärsmodeller, i den mån det är möjligt, genom att återvinna eller återanvända avfallsmaterial från sina produktionslinjer i avsikt att minimera det avfall som skickas till deponier. När återvinning och/eller återanvändning inte är möjlig ska affärspartners undersöka möjligheten att sälja avfallsmaterial till tredje part för vidare bearbetning och därigenom skapa nya intäktsströmmar.
Affärspartners måste tillverka sina produkter och utföra sina tjänster på ett miljömässigt hållbart sätt genom att förutse, minska och förebygga sådana miljöskador som verksamheten, produkterna och tjänsterna förorsakar. Det är viktigt att identifiera verksamhetens miljökonsekvenser och hantera miljöriskerna systematiskt genom att beakta miljöfrågor i planeringen och genomförandet av verksamheten och i produkterna. Målet ska vara att på ett övergripande sätt minska de negativa miljö- och klimatkonsekvenserna av verksamheten.
1.12. Ansvarsfulla inköp av råvaror
Affärspartners ska följa tillämpliga lagar om ansvarsfullt inköp och om konfliktmineraler och på ett tillförlitligt sätt utreda ursprunget och källan till sådana metaller och mineraler.
2. Mänskliga rättigheter och arbetsmiljö
2.1. Respekt för mänskliga rättigheter och arbetstagares rättigheter
Affärspartners måste visa god tro och ömsesidig respekt i sina relationer med sina anställda och deras representanter på arbetsplatsen. De måste respektera de anställdas grundläggande rätt att besluta om de vill, eller inte vill, företrädas av fackföreningar som de själva väljer, och de måste ge de anställda och deras lagligt erkända fackföreningar rätt att delta i förhandlingar om kollektivavtal.
Arbetstagarna ska stödjas och uppmuntras att uttrycka sina åsikter och diskutera frågor fritt med sina chefer.
Affärspartners förfaranden måste baseras på internationellt erkända arbetsnormer och de bör ta hänsyn till tillämpliga seder och regler i de olika jurisdiktioner där de är verksamma.
Affärspartners måste betala rättvisa löner och andra förmåner som uppfyller eller överträffar nationella bestämmelser, kollektivavtal eller allmänt vedertagna standarder inom den bransch där de är verksamma. Detta gäller även lagar, kollektivavtal och normer för arbetstider, inklusive övertids- och övertidsersättning, för att säkerställa tillräcklig tid för vila och fritid.
2.2. Icke-diskriminering
Affärspartners ska vara måna om en inkluderande arbetskultur. De måste värdesätta och erkänna att alla människor är unika och bör respekteras för sina individuella förmågor och åsikter. Endast meriter, kvalifikationer och andra yrkesmässiga kriterier ska användas som grund för personalrelaterade beslut, som rekrytering, utbildning, avlöning och befordran. När sådana beslut fattas ska ingen hänsyn tas till den anställdes kön, ålder, religion, sexuella läggning, politiska åsikter, nationalitet, etniska ursprung eller liknande.
Affärspartners får inte acceptera någon form av diskriminering. Alla nuvarande och potentiella anställda ska behandlas rättvist och utan fördomar. Ingen mobbning, trakasserier eller repressalier, direkta eller indirekta, fysiska eller verbala ska tolereras.
2.3. Tvångsarbete och barnarbete
Affärspartners ska inte tillåta barnarbete eller tvångsarbete i sina egna verk- samheter eller i verksamheten hos någon av sina affärspartner. Xxxxxxx var de är verksamma måste affärspartners följa gällande nationella lagar och internationella standarder om krav på minimiålder.
Affärspartners, inklusive deras rekryteringsbyråer, ska inte engagera sig i eller tolerera någon form av tvångsarbete, skuldslaveri eller annat olagligt arbete, inklusive människohandel och andra former av modernt slaveri. De ska värna om människovärdet i sin verksamhet och förhindra alla former av sexuella trakasserier, utnyttjande och övergrepp.
Ingen anställd ska vara skyldig att betala rekryteringsavgifter eller överlämna finansiella eller personliga dokument vid anställningens början eller när som helst under anställningen.
2.4. Hälsa och säkerhet
Affärspartners måste upprätthålla en säker och hälsosam arbetsmiljö som minimerar förekomsten av arbetsrelaterade skador samt vidta alla genomförbara åtgärder för att förhindra sådana händelser och skador. De måste strikt följa alla arbetssäkerhetsbestämmelser i tillämplig lagstiftning och kollektivavtal.
Affärspartners ska vara måna om att iaktta processäkerhet och systematiskt tillämpa ledningssystem och kontroller för att identifiera och förstå potentiella faror för att förhindra tillbud och skador.
3. Underleverantörer och närstående bolag
Affärspartnern ska säkerställa att närstående bolag och egna affärspartners följer denna uppförandekod (eller motsvarande krav). Med ”närstående bolag” avses i denna kod ett bolag som kontrollerar, kontrolleras av eller står under gemensam kontroll med affärspartnern.
Affärspartnern ska utvärdera och övervaka sin leveranskedja och på begäran samla in relevant information till KWH avseende leveranskedjans efterlevnad av denna uppförandekod.
4. Övervakning, rapportering och sanktioner
Affärspartnern ska regelbundet övervaka sin efterlevnad av denna uppförandekod, samt efterlevnaden hos närstående bolag och egna affärspartner.
Affärspartnern ska på begäran ge KWH tillgång till all relevant information och dokumentation som behövs för att bekräfta att affärspartnern följer koden. Affärspartnern ska på begäran bereda KWH (eller av KWH godkänd tredje part) tillträde till relevanta lokaler och ge tillgång till information som möjliggör
revisioner på plats, inklusive intervjuer med relevant personal samt tillgång till korrekta och fullständiga register och dokumentation.
Affärspartnern ska omgående och utan dröjsmål åtgärda eventuella brister och vidta åtgärder för att förhindra framtida upprepning av dessa.
Bristande efterlevnad av denna uppförandekod kan få negativa konsekvenser för affärspartnerns affärsrelationer med KWH. Om affärspartnern enligt KWH:s skäliga åsikt väsentligen bryter mot Koden, eller underlåter att åtgärda ett brott mot Koden, har KWH rätt att avsluta sin affärsrelation med affärspartnern med omedelbar verkan, oavsett uppsägningsvillkoren i eventuella avtal mellan affärs- partnern och KWH.
Eventuella farhågor från affärspartnerns sida om att något i relationen med KWH inte är förenligt med denna Kod ska rapporteras till KWH, till exempel till affärspartnerns kontaktperson hos KWH eller annan lämplig person i KWH:s ledning. Sådana rapporter kan alltid skickas till KWH’s Compliance Team (epost: xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx. Missförhållanden kan också rapporteras till KWH-koncernens konfidentiella rapporteringssystem, Ethics Line (länkar och ytterligare instruktioner finns på xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xx/xxx-xxxxxxxxx/ visselblasning).