Regler för ersättning till förtroendevalda Olofströms kommun
Regler för ersättning till förtroendevalda Olofströms kommun
Faställt av: Kommunfullmäktige Ansvarig för revidering: arvodesamordnare Faställt: KF § 141/2022 Gäller för: förtroendevalda i kommun och bolag
Ersätter: KF §139 2019 Giltighetstid: Tillsvidare
Regler för ersättning till förtroendevalda i Olofströms kommun
Dessa bestämmelser gäller för de förtroendevalda som avses i 4 kap 1 § kommunallagen.
För förtroendevalda som fullgör uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid gäller endast 2 § 2a § 2b § samt 7-8 §§ och 17-18 §§.
1 § Ersättningsberättigade sammanträden m m
Tjänstgörande ledamöter, tjänstgörande ersättare samt kallade ersättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6 §§ och 8-18 §§ för:
a) Protokollförda sammanträden med kommunfullmäktige, nämnd/kommunstyrelse och dess utskott, bolagsstyrelser samt vid revisorernas sammanträden.
b) Partigruppmöten, som hålls i direkt anslutning till sammanträde med kommunstyrelse eller nämnd.
c) Konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson, studieresa, förhandling, kurs eller liknande som rör kommunal angelägenhet som har direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget. För att ersättning skall betalas gäller att nämnd/ordföranden godkänt aktiviteten genom protokollfört möte.
d) Överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det den förtroendevalde själv tillhör.
e) Sammankomst med kommunalt samrådsorgan/intressesammansatt organ, råd eller dylikt.
f) Överläggning med utomstående myndighet eller organisation under förutsättning att nämnd/ordföranden har godkänt överläggningen.
Ledamöter som är arvoderade med minst 40 % kan inte få ersättning alls enligt 1 §.
Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid har rätt till årsarvode med belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga 1.
Årsarvoderade förtroendevalda har rätt till ledigheter på samma villkor som anställda. Ledigheten skall förläggas på sådant sätt, att uppdraget kan fullgöras.
Timarvode eller inställelsearvode betalas inte till årsarvoderade enligt denna paragraf för några sammanträden, förrättningar och dylikt med kommunkoncernen dvs förvaltningarna och de helägda bolagen.
2 § a Vid sjukskrivning
Vid sjukskrivning upp till 14 dagar görs inget avdrag från årsarvode. Vid sjukskrivning from dag 15 behandlas sjukskrivningen på samma vis som för kommunanställda och följer reglerna i Allmänna bestämmelser dvs karensdag, 14 dagars ersättning av årsarvodet motsvarande 80% (arbetsgivarinträde) samt 10% ersättning upp till dag 90.
Dessutom gäller reglerna i AB enligt § 28 mom 7.
Ersättare för heltidsarvoderad inträder vid behov upp till 14 dagar utan extra ersättning. Vid sjukskrivning överstigande 14 dagar inträder ersättare 100% då sjukskrivningen för ordinarie årsarvoderad är 100% eller 75%. Ersättning för ersättare utgår då med 100% av årsarvodet.
Därefter följer ersättares årsarvode samma procentsats som ordinarie årsarvoderads sjukskrivningsgrad dvs 50% sjukskrivning ersätts med 50% av heltidsarvodet och 25% sjukskrivning ersätts med 25% av heltidsarvodet.
Årsarvoderad överförmyndare följer vid sjukskrivning samma regler enligt allmänna bestämmelser som nämns ovan. Vid sjukskrivning ersätts överförmyndare enligt reglemente för överförmyndare.
2 § b Vid semester, föräldraledighet och övrig tjänstledighet för årsarvoderad
Årsarvoderad har rätt till semester, föräldraledighet och övriga tjänstledighet på samma vis som för kommunanställda. Vid dessa typer av ledighet görs inget avdrag från årsarvodet då ledigheten understiger eller är 30 dagar. För ersättare som inträder vid behov utgår ingen extra ersättning.
Vid ledigheter över 30 dagar görs avdrag i förhållande till den procentsats som ledigheten avser. Vid dessa ledigheter över 30 dagar utges ersättning till ersättare i samma omfattning som ledigheten motsvarar. För ledighet motsvarande 100% utges ersättning till ersättaren med 100%, för ledighet motsvarande 75% utges ersättning med 75%, för ledighet motsvarande 60% utges 60% ersättning till ersättaren osv.
Årsarvoderad överförmyndare ersätts vid ledighet enligt överförmyndares reglemente och per timme enligt fastställt timarvode vid ersättande understigande 30 dagar.
3 § Begränsat årsarvode
Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på mindre än 40 % av heltid har rätt till begränsat årsarvode i den utsträckning som fullmäktige beslutat enligt bilaga 1 för arvodesbelopp.
Förtroendevald med flera begränsade årsarvoden som sammanlagt överstiger 40% följer regler för begränsat årsarvode.
Ingen förtroendevald med begränsat årsarvode kan arvoderas mer än 100 % i Olofströms kommunkoncern.
Inom ramen för arvodet ingår följande arbetsuppgifter:
a) Rutinmässig uppföljning av förvaltningens arbete.
b) Överläggning med tjänsteman eller annan anställd.
c) Genomgång och beredning av ärenden med sekreterare, föredragande eller annan anställd i anledning av sammanträde, besiktning, förrättning, rekrytering eller dylikt.
d) Besök på förvaltningar för information, utanordning eller påskrift av handling, underskrift av protokoll i egenskap av ordförande eller justerande.
e) Mottagning av allmänheten, telefonsamtal och dylikt.
f) Utövande av delegationsbeslut.
g) Restid i anledning av ovan uppräknade åtgärder inom Olofströms kommun. Resekostnader ersätts enligt § 8.
h) Övriga uppgifter som till sin karaktär är likartade med de inom a-g ovan angivna uppgifterna. Till exempel om man inom nämnd/styrelse utser specifik arbetsgrupp.
3a Vid sjukskrivning
Vid sjukskrivning upp till 14 dagar görs inget avdrag från årsarvode. Ersättare dvs 1:e vice ordförande inträder vid behov upp till 14 dagar utan extra ersättning. Vid sjukskrivning överstigande 14 dagar inträder ersättare 100% då sjukskrivningen för ordinarie årsarvoderad är 100% eller 75%. Ersättning för ersättare utgår då med 100% av årsarvodet.
Därefter följer ersättares årsarvode samma procentsats som ordinarie årsarvoderads sjukskrivningsgrad dvs 50% sjukskrivning ersätts med 50% och 25% sjukskrivning ersätts med 25%.
3b Vid semester, föräldraledighet och övrig tjänstledighet
Vid dessa typer av ledighet görs inget avdrag från årsarvodet då ledigheten understiger eller är 30 dagar. För 1:e vice ordförande som inträder vid behov utgår ingen extra ersättning.
Vid ledigheter över 30 dagar görs avdrag i förhållande till den procentsats som ledigheten avser. Vid dessa ledigheter över 30 dagar utges ersättning till ersättare i samma omfattning som ledigheten motsvarar. För ledighet motsvarande 100% utges ersättning till ersättaren med 100%, för ledighet motsvarande 75% utges ersättning med 75%, för ledighet motsvarande 60% utges 60% ersättning till ersättaren osv.
4 § Arvoden för sammanträden samt grundarvode
För sammanträden och förrättningar enligt § 1 utgår grundarvode enligt bilaga 2. Grundarvodet inkluderar inställelse- och inläsningsarvode. Därefter utgår arvode per påbörjad halvtimme enligt bilaga 2.
Ersättning för förlorad arbetsinkomst utbetalas enligt § 5 och arvode för kommunfullmäktiges sammanträden utbetalas enligt § 6.
5 § Timersättning – ersättning för förlorad arbetsinkomst
Förtroendevald har rätt till timersättning för förlorad arbetsinkomst för det antal timmar som sammanträde enligt § 1 pågår. Med arbetsinkomst jämställs ersättning från arbetslöshetskassa. Ersättningen för förlorad arbetsinkomst utgår i enlighet med styrkt förlorad arbetsinkomst.
Rätten till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst kan, vid särskilda arbetsförhållanden, utöver sammanträdestiden även omfatta nödvändig ledighet i anslutning till sammanträdet.
Ersättning utgår i enlighet med arbetsgivarintyg från ordinarie arbetsgivare alternativt intyg från arbetslöshetskassa. För egenföretagare utgår ersättning för förlorad arbetsinkomst i enlighet med senast anmälda årsinkomst till Försäkringskassan. Ersättning ska beräknas enligt Försäkringskassans sjukpenninggrundande inkomst delat på 12 månader delat på 165 timmar, intyg krävs.
Blanketten fullmakt/intyg lämnas in av förtroendevald, vid ny lönesättning där timlön framgår. Retroaktivitet gäller, dock skall den nya lönen anmälas inom en månad från det att den förtroendevalde fått kännedom om lönejusteringen.
6 § Arvoden och ersättning för sammanträden på kvällstid
För kvällssammanträden (sammanträde som påbörjas kl 19.00 eller senare) utgår arvode inkluderande inställelse- och inläsningsarvode enligt bilaga 2.
Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår för styrkt förlorad arbetsinkomst i enlighet med
§ 5.
För sammanträden som är förberedelse för kommunfullmäktige inklusive valberedning och hålls i anslutning till kommunfullmäktiges sammanträde, utbetalas endast ett kvällsarvode, vilket inkluderar arvode för kommunfullmäktige.
För årsarvoderade förtroendevalda med uppdrag om minst 40 % av heltid finns särskilda bestämmelser om kommunal pension i det kommunala pensionsreglementet.
Kostnader för resor till och från sammanträden eller motsvarande ersätts enligt de grunder som fastställts för kommunens arbetstagare i det kommunala bilersättningsavtalet om avståndet från den förtroendevaldes fasta bostad eller hans arbetsplats till
sammanträdesplatsen överstiger 5 kilometer. Ersättning för resekostnader, färdtidsersättning och traktamente vid sammanträde utom kommunen utgår enligt de grunder som fastställts för kommunens arbetstagare. Förtroendevalds sammanträdestid likställs med schemalagd arbetstid. Färdtidsersättning utgår för möten utanför Olofströms kommun om ingen annan ersättning utgår.
För förtroendevald som på grund av arbetsförhållanden påbörjar eller avslutar resa till sammanträde eller annan förrättning inom eller utanför kommunen, utges kilometerersättning enkel resa för resa som annars inte skulle gjorts.
För förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på heltid eller på minst 40 % av heltid utgår reseersättning endast för tjänstgöring utanför ordinarie arbetsplats, d.v.s. reseersättning utgår inte för resor från mantalsskrivningsadressen till den arvoderande arbetsplatsen.
Reseersättning utbetalas för resor till andra förrättningsställen från den arvoderande arbetsplatsen.
På arvodet tillkommer anmälda förlorade semesterförmåner med belopp som är i enlighet med respektive förtroendevalds anställningsavtal. Anmälan görs av den förtroendevalde på blanketten fullmakt/intyg
9 § b Förlorad pensionsförmån
Förtroendevald som anmäler förlorad pensionsförmån, tillgodoräknas pensionsavgift i enlighet med SKR, Sveriges kommuner och regioner uppräkning.
10 § Barntillsynskostnader
Ersättning betalas för kostnader för barntillsyn, som uppkommit till följd av förtroendevalds deltagande vid sammanträden eller motsvarande, under förutsättning att barnet normalt vårdas i den förtroendevaldes familj och under kalenderåret inte hunnit fylla tio år. Om särskilda skäl föreligger kan ersättning utges även för äldre barn.
Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller av annan närstående och inte heller för tid då barnet vistas i den kommunala barnomsorgen. Ersättning betalas med högst det belopp som kommunfullmäktige beslutat enligt bilaga 2.
11 § Kostnader för vård och tillsyn av funktionshindrad eller svårt sjuk Ersättning betalas för vårdkostnader, som uppkommit till följd av förtroendevalds deltagande vid sammanträden eller motsvarande, för vård och tillsyn av funktionshindrad eller svårt sjuk person som normalt vistas i den förtroendevaldes bostad. Ersättning betalas dock med högst det belopp som kommunfullmäktige beslutat enligt bilaga 2. Ersättning betalas inte för tillsyn, som utförts av egen familjemedlem eller av annan närstående.
12 § Funktionshindrad förtroendevalds särskilda kostnader
Ersättning betalas till funktionshindrad förtroendevald för de särskilda kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande och som inte ersätts
på annat sätt. Häri ingår kostnader för t.ex. resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning och uppläsning av handlingar och liknande. Ersättning betalas dock med högst det belopp som kommunfullmäktige beslutat enligt bilaga 2.
13 § Riktlinjer för e-post, läsplatta och telefon. Förtroendevalda följer samma regler som anställda. Se bilaga 4. 14 § Övriga kostnader
För andra kostnader än som avses i 8 – 13 §§ betalas ersättning om den förtroendevalde
kan visa att särskilda skäl förelegat för dessa kostnader.
Ersättning utbetalas inte om den förtroendevalde haft rimliga möjligheter att genom omdisponering av arbete eller på annat sätt kunnat förhindra att kostnaderna uppkom.
15 § Hur man begär ersättning
Årsarvode samt begränsat årsarvode betalas ut utan föregående anmälan.
För att få ersättning enligt 5 § skall den förtroendevalde styrka sina förluster. Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst, arvoden, reseersättning och dylikt skall rapporteras av den förtroendevalda inom fyra månader på anvisat sätt.
16 § Tolkning av bestämmelser
Frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs och bestäms av kommunstyrelsens personalutskott. Vid behov lämnas ytterligare anvisningar.
17 § Utbetalning
Årsarvoden betalas med en tolftedel per månad. Övriga ekonomiska förmåner betalas normalt en gång per månad.
18 § Årlig uppräkning av ersättningar
Arvodet räknas upp i relation till riksdagsarvodet. Uppräkning sker årligen den 1:e januari.
19 § Delegering
Följande delegationer har beslutats av KS §127 2022.
1.13 Arvodesregler
Personalutskottet: Tolkning och tillämpning av arvodesregler för förtroendevalda i svårtolkade ärenden.
Arvodessamordnare: Tolkning och tillämpning av arvodesregler för förtroendevalda i ärenden av mindre betydelse.
Personalutskottet: Inom utskottet utse arvodesberedning.
5.5 Kurser för förtroendevalda
Arbetsutskottet: Förtroendevaldas deltagande i kurser, konferenser, grundutbildning och förvaltningsspecifika frågor. Avser rätt till arvode samt eventuell deltagaravgift.
Förvaltningschef: Undantag från 5.5 första punkten görs för utbildningar och möten där förvaltningschef kallar inom den egna nämndens verksamhet, kommunchef för kommun- eller koncernövergripande möten och utbildningar.
Kommunstyrelsens ordförande: Förtroendevaldas deltagande i kurser, konferenser, grundutbildning och förvaltningsspecifika frågor anordnade av partierna.
Bilaga 1,2 Arvodesersättning
Bilaga 3 Handlingsplan avvikelse förlorad arbetsförtjänst och arvode
Bilaga 4 Riktlinjer för e-post (uppdateras längre fram även för läsplatta och telefon)