Upphandlingsansvarig

Upphandlingsansvarig

Tornberget Fastighetsförvaltningsaktiebolag i Haninge

Förfrågningsunderlag

2011-09-06

Upphandling

Tornberget avtal för Elleverans

Xxxxx Xxxxxxxx 11/27

Sista anbudsdag: 2011-10-12 23:59

Symbolförklaring:

Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen

Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen

Texten kommer att ingå i avtalet

Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen

1. Allmän orientering

1.1. Allmänt

1.1.1. Beställaruppgifter

Allmänt

Tornberget Fastighetsförvaltning AB i Haninge (TB) är ett av Haninge kommun helägt bolag med en nettoomsättning år 2010 av 373 milj kr. TB förvaltar egna samt av kommunen ägda fastigheter.

Beställare

TORNBERGET FASTIGHETSFÖRVALTNINGS AB

Rudsjöterrassen 2

136 81 HANINGE

Handläggare: Xxxxx Xxxxxxxx Tel. 00-000 00 00

Beställarens ombud under anbudstiden Xxxx Xxxxxxxxx

Xxxx Xxxxxxxxx Konsult AB Telefon: 000-000 00 00

E-post xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx

1.1.2. Översiktlig information om upphandlingen

Tornberget avser att handla upp sitt behov av elkraft för de kommande åren.

Syftet med upphandlingen är att reducera kostnaderna för energiinköp och administration samt skapa en förutsägbar energikostnad i den löpande budgeten. Vidare arbetar Tornberget aktivt med att sänka sin elförbrukning och som i ett led i detta behöver Tornberget underlag/rapporter för att underlätta detta arbete.

Nuvarande leverantör av elkraft är Kultur & Kraft i Sverige AB, orgnr 556567-4347. Nuvarande nätägare är Vattenfall, orgnr 556529-7065

2. Upphandlingsföreskrifter

2.1. Upphandlingsföreskrifter

2.1.1. UFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

Upphandlingen genomförs enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Öppet förfarande tillämpas.

2.1.2. UFB.11 Upphandlingen avser

Avtal om elleverans till Tornberget Fastighetsförvaltnings AB i Haninge

2.1.3. UFB.13 Ersättningsform

Förbrukning ersätts månadsvis i efterskott för samtliga timmätta anläggningar, oavsett abonnemangets storlek.

2.1.4. UFB.15 Förutsättningar för upphandlingen

Upphandlingen genomförs under förutsättning att beslut om upphandlingens genomförande tas av beställarens ( TORNBERGET:s) verkställande direktör och styrelse.

2.1.5. UFB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

Elektroniskt anbudsförfarande

Beställaren använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet VismaTendSign.

Leverantör som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud via system Visma TendSign. Leverantör får genom Visma TendSign:

• Tillkommande information.

• Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet

• En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda.

För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på xxx.xxxxxxxx.xxx. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud.

Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta Visma TendSigns support på 000-00 00 000 vardagar kl. 08.00 – 17.00.

Upplysning, Frågor och Svar

Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i Visma TendSign. Beställaren besvarar frågor via samma funktion.

Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under ”Frågor och svar”. De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen.

Om frågan gäller ett skall-krav; uppge vilket kravnummer som frågan gäller. Svar lämnas enbart genom Visma TendSign för att säkerställa att samtliga leverantörer får samma information. Alla leverantörer, som har registrerat sig för att få tillgång till inbjudan kommer att få en avisering via e-post om att nya svar har kompletterats upphandlingen.

Ställda frågor av allmänt intresse, som avidentifierats, och svar samt eventuell ytterligare information om förfrågningsunderlaget (såsom förtydliganden och eventuella rättelser) kommer att publiceras löpande i system Visma TendSign. Normalt publiceras svar inom 5 arbetsdagar från det att frågan inkommit. Av detta skäl måste eventuella frågor ha ställts via frågor och svarsfunktionen i Visma Tendsign senast 10 dagar före anbudstidens utgång.

Frågor och svar är en del av anbudsinfordran.

Observera att frågor och svar samt information i övrigt rörande denna upphandling inte kommer att skickas ut till anbudsgivarna. Leverantörer som avser att lämna anbud måste därför löpande på webbplatsen bevaka frågor, förtydligande och svar samt information i övrigt rörande denna upphandling.

Alla frågor som publiceras är avidentifierade.

2.1.6. UFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag

Utöver de elektroniska handlingarna ingår följande bifogade handlingar i förfrågningsunderlaget.

1. ALLMÄNNA AVTALSVILLKOR FÖR FÖRSÄLJNING AV EL SOM ANVÄNDS I NÄRINGSVERKSAMHET ELLER ANNAN LIKARTAD VERKSAMHET utarbetade av Svensk Energi, EL 2009 N (bifogas ej)

2. Bilaga leveranspunkter och timvärden 2011-08-24

3. Bilaga gällande elektronisk fakturering dat 2005-02-28

2.1.7. UFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag

Finner anbudsgivaren att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart, skall härav föranledd förfrågan framställas skriftligen via frågor och svarsfunktionen i Visma Tendsign. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag skickas endast via denna funktion.

2.1.8. UFB.31 Anbuds form och innehåll,

Anbud skall endast lämnas elektroniskt . Vissa anbudshandlingar som beställaren särskilt begär ska bifogas elektroniskt.

I övrigt ska inga andra anbudshandlingar bifogas elektroniskt. Hänvisningar till Internet accepteras ej.

För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid anbudets upprättande:

Anbud lämnas elektroniskt på xxxxxxxx.xxx. Anbudsgivaren ska först registrera sig på xxxxxxxx.xxx. Om anbudsgivaren ej registrerar sig på xxxxxxxx.xxx utan hämtar handlingarna på annat sätt, t ex från annan offentlig databas, kan beställaren inte garantera att all information kommer alla anbudsgivare till handa.

Svar skall lämnas på avsedd plats i det elektroniska förfrågningsunderlaget så som svarsalternativen anges.

Om beställaren begär fritextsvar får hänvisning ske till bilaga endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration.

2.1.9. UFB.312 Sidoanbud,

Sidoanbud ( benämns ”Alternativa anbud” i LOU) accepteras ej.

2.1.10. UFB.34 Adressering

Beställaren strävar efter att förenkla den administrativa hanteringen vid upphandlingar både för beställarens egna organisation och för anbudsgivare. Av bland annat detta skäl accepteras endast elektronisk anbudsgivning genom xxxxxxxx.xxx.

Beställaren kan inte garantera att anbud via e-post inte röjs före anbudsöppning. Anbud avgivna med e-post accepteras därför ej.

Anbud i annan form än elektroniskt genom xxxxxxx.xxx ( t ex brevledes eller e-post) kommer att förkastas.

Anbudsgivaren får genom xxxxxxxx.xxx

· tillkommande information.

· kontroll av att alla frågor som har ställts i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet.

· Möjlighet att lämna anbud utan att riskera att anbudet förkastas på grund av att man har missat något av de så kallade ”skallkrav”, som ska vara uppfyllda för att anbudet ska tas upp till prövning. (Ett anbud kan normalt inte lämnas utan att alla så kallade ”skallkrav” är besvarade. Tendsign larmar om något skallkrav inte är uppfyllt). Ytterligare stödfunktioner kan anbudsgivare beställa ( mot ersättning) direkt av tendsign, se xxxxx://xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx.xxxx.

2.1.11. UFB.52 Värderingsgrunder vid prövning av anbud

Beställaren kommer att välja den leverantör som prismässigt har lämnat mest fördelaktiga anbud.

2.1.12. UFB.53 Meddelande om beslut vid prövning av anbud

Anbudsgivare kommer att meddelas resultatet av anbudsprövningen genom ett så kallat ”Tilldelningsbeslut”. Tilldelningsbeslutet kommer endast att meddelas genom e-post.

Beställaren måste vänta minst tio dagar (avtalsspärr) med att sluta upphandlingskontrakt från den tidpunkt information om tilldelningsbeslutet sänts ut till deltagande anbudsgivare. Tilldelningsbeslutet utgör därför inte en giltig accept av anbudet. Kontrakt sluts först när ett upphandlingskontrakt har undertecknats av båda parter efter att avtalsspärren har löpt ut.

3. Kravspecifikation

3.1. Skallkrav

3.1.1. Anbudsprövning

Prövningsfasen omfattar följande moment:

1. kontroll av eventuell grund för uteslutning av leverantör,

2. kontroll av leverantörens lämplighet (kvalificeringsfasen),

3. utvärdering av anbud (utvärderingsfasen).

Anbud som inte uppfyller skallkrav i kvalificeringsfasen, kommer inte att prövas i utvärderingsfasen.

3.1.2. 1. Kontroll av eventuell grund för uteslutning av leverantör,

En anbudssökande eller anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i en upphandling om omständigheter enligt LOU 10 kap. 1 § gäller.

Leverantören garanterar att omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantörer enligt LOU 10 kap. 1 § inte gäller. (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.3. 2. Kontroll av leverantörens lämplighet (kvalificering),

En anbudssökande eller anbudsgivare får uteslutas från deltagande i en upphandling enligt LOU 10 kap. 2 och 3 §§.

Leverantören garanterar att omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer enligt LOU 10 kap. 2 och 3 §§ inte gäller. (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.4. Registrering för skatter, avgifter mm

Leverantören skall vara registrerad i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller motsvarande register.

Leverantören skall ha giltigt F-skattebevis.

Leverantören skall vara registrerad för betalning av föreskrivna socialförsäkringsavgifter och skatter.

Uppfylls kraven avseende registreringar för skatter, avgifter mm (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej Uppfyller leverantören kraven avseende registreringar för skatter, avgifter mm (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.5. Ekonomisk ställning

Leverantören skall ha en stabil finansiell och ekonomisk ställning. Beställaren kommer att göra bedömningen av leverantörens ekonomiska ställning med hjälp av Kreditsafe AB:s riskklassning.

I de fall leverantören uppfyller Kreditsafe:s rating 40 eller bättre kommer kravet avseende

ekonomisk stabilitet anses vara uppfyllt.

I de fall leverantören inte uppfyller rating 40, kommer beställaren att göra en analys om leverantören uppnår efterfrågad ekonomisk ställning.

Leverantören skall ha en årsomsättning på minst 150 Mkr enligt senaste årsredovisning.

Leverantören har lägst kreditvärderingsbetyg (rating) 40 enligt Kreditsafe:s ratingssystem eller motsvarande, och en årsomsättning på minst 150 MSEK. (Beställaren kommer, innan ett eventuellt kontrakt tecknas, kontrollera att riskklassen inte är lägre än den angivna. En leverantör som lämnat felaktiga uppgifter riskerar att bli utesluten från upphandlingen.) Uppfylls kravet ? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej Uppfylls kravet gällande ekonomisk ställning ? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja

Nej

3.1.6. Avtalets omfattning

Anläggningarna består i huvudsak av skolor och daghem samt lokaler för omsorgsboende, sim och idrottshallar. Elleveransen har en total omfattning av ca 29 GWh fördelat enligt bilaga Leveranspunkter och timvärden dat 2011-08-24

Under avtalstiden kan mindre förändringar av antalet anslutna anläggningar uppkomma genom att Tornbergets fastighetsbestånd ändras. Även ägandet av anläggningar kan förändras så att ägandet skiftas mellan Tornberget och Haninge kommun.

Förändringar, såväl tillkommande ,avgående och ägarbyte, skall ej föranleda begäran om omförhandling av avtalet från någon av parterna. Det kan bli aktuellt att Haninge Kommun behöver nyttja avtalet, dock endast i ringa omfattning.

Leverantören skall acceptera att avtalets omfattning inte kan garanteras.

Leverantören skall acceptera att omfattning inte kan garanteras. (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.7. Krav på myndighetstillstånd

Leverantören skall vara balansansvarig för samtliga anslutningspunkter.

Kopia på avtal med affärsverket svenska kraftnät (”Svenska Kraftnät”) om balansansvar ska bifogas till anbudet i

pdf-format. Är kopia på avtal med Svenska Kraftnät bifogad till anbudet ? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.8. EDIEL-AVTAL med Svenska Kraftnät.

Leverantören skall ha ett EDIEL-AVTAL med Svenska Kraftnät.

Leverantören ska garantera att han har ett EDIEL-avtal med Svenska Kraftnät (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.9. Krav på e-fakturering

Leverantör skall kunna fakturera enligt SVEFACT-fakturering alternativt annat vedertaget e-fakturaformat, som kan konverteras av fakturaväxel.

Leverantör skall kunna fakturera enligt SVEFACT-fakturering alternativt annat vedertaget e-fakturaformat, som kan konverteras av fakturaväxel. (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.10. Krav på referens som styrker leverantörens erfarenhet av e-fakturering

Leverantör ska ha erfarenhet av att fakturera elektroniskt.

För att styrka detta ska leverantör lämna referens på minst en kund med minst 100 leveranspunkter, där den elektroniska faktureringen är etablerad och fungerar tillfredsställande för kunden.

Anbudsgivare ska i sitt anbud ange en referensperson som kan styrka detta. Referens ska anges med företagsnamn, namn på referens och dennes funktion inom företaget,e-postadress, telefonnummer och antal anslutningspunkter.

Referens ska anges med företagsnamn, namn på referens och dennes funktion inom företaget, e-postadress, telefonnummer och antal anslutningspunkter. (Fritextsvar)

Är referens angiven med giltiga och av leverantören kontrollerade uppgifter om e-postadress, telefonnummer mm. (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.11. Accept av kommersiella villkor

Leverantören skall acceptera samtliga kommersiella villkor i denna upphandling

Leverantören accepterar samtliga kommersiella villkor i denna upphandling (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

Är kravet på accept av samtliga kommersiella villkor i denna upphandling uppfyllt ? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.12. Krav på anbud i form av ett kontraktsförslag

Ett av anbudsgivare underskrivet kontraktsförslag har bifogats ( pdf-format) utan reservationer. Kontraktsförslaget är underskrivet av behörig företrädare.

Innehåller kontraktsförslaget reservationer, som inte är prissatta ? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Nej

Ja

Underskrift av kontraktsförslaget ska vara gjord av behörig firmatecknare eller av denne behörigt xxxxxxxxx.Xx underskrift är gjord av behörigt delegerad skall intyg som styrker detta förhållande i så fall bifogas i pdf-format. Är detta i så fall bifogat ? Anm! Om underskrift är gjord av firmatecknare, ska detta förhållande styrkas med kopia på registreringsbevis.Är registreringsbevis i så fall bifogat som pdf ? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja

Nej

3.1.13. Anbudets giltighetstid

Leverantör skall acceptera att anbudet är bindande tre månader efter anbudstidens utgång.

Accepterar leverantören att anbudets giltighetstid är tre månader från anbudstidens utgång? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja

Nej

3.1.14. E-postadress som meddelande om kontraktstilldelning ska skickas till

E-postadress som meddelande om kontraktstilldelning ska skickas till. OBS! Meddelande om kontraktstilldelning sker endast med e-post

Ange e-postadress: (Fritextsvar)

3.1.15. Entreprenörens ombud under anbudstiden

Leverantören ska ange en kontaktperson som kan svara på frågor under anbudstiden.

Ange kontaktperson med namn, telefonnummer och e-post (Fritextsvar)

4. Avtalsföreskrifter

4.1. Omfattning

4.1.1. Anläggningarna

Anläggningarna består i huvudsak av skolor och daghem samt lokaler för omsorgsboende, sim och idrottshallar. Elleveransen har en total omfattning av ca 29 GWh fördelat enligt bilaga Leveranspunkter och timvärden dat 2011-08-24.

Under avtalstiden kan mindre förändringar av antalet anslutna anläggningar uppkomma genom att Tornbergets fastighetsbestånd ändras. Även ägandet av anläggningar kan förändras så att ägandet skiftas mellan Tornberget och Haninge kommun. Förändringar, såväl tillkommande , avgående och ägarbyte, skall ej föranleda begäran om omförhandling av avtalet från någon av parterna.

Det kan bli aktuellt att Haninge Kommun behöver nyttja avtalet, dock endast i ringa omfattning.

4.2. Affärsmäsigt upplägg

4.2.1. Affärsmässigt upplägg

Beställarens övergripande placeringsstragi är att mot marknaden prissäkra delar av den totala leveransen dels på kortare och dels på längre sikt. Orsaken är att elmarknaden är volativ, vilket bland annat kan innebära att priset blir högre om priset säkras vid fel tidpunkt.

Beställarens uppfattning är att en placeringsstrategi bör innehålla dels en förhållandevis säker placering, dels en placering där målsättningen ska vara att sänka priset genom att göra prissäkringar vid ”rätt” tidpunkt. Beställaren ska därför ha möjlighet att vid minst fyra tillfällen per år kunna prissäkra delar av leveransen genom avropsförfarande.

4.3. Avtalstider

4.3.1. Avtalet börjar löpa

Avtalet börjar löpa då det har undertecknats av båda parter, preliminärt 2011-11-02

4.3.2. Leveransen ska påbörjas

2012-01-01

4.3.3. Avtalstidens utgång

2014-12-31

4.4. Övriga avtalsvillkor

4.4.1. Statistik

För att kunna uppfylla krav på uppföljning av energianvändning skall leverantör överlämna energistatistik på samtliga abonnemang, fördelat per mätare, i excelformat.

Timmätta anläggningar ska redovisas per timme. Övriga anläggningar med faktisk månadsförbrukning.

Det gäller även för abonnemang under 63A. Statistik skall levereras varje månad.

4.4.2. Fakturerings- och betalningsvillkor

En faktura per abonnemang.

På faktura skall månadsförbrukningar anges. Debitering får ske i efterskott efter verklig förbrukning.

Fakturering får ske en gång per månad och abonnemang.

Betalning till leverantören sker 30 dagar från det att fakturan kommit beställaren tillhanda.

Under perioden 15/12 – 15/1 och 15/6 – 15/8 sker betalning efter 45 dagar från det att fakturan kommit beställaren tillhanda.

Leverantören äger ej rätt att överlåta fordran på beställare till annan, såvida parterna inte skrifligen överenskommit om detta.

Fakturaavgift eller liknande avgifter accepteras ej

Dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta under 100 kronor accepteras ej. I övrigt enligt bilaga 3.

5. Anbuds form och innehåll

5.1. Beskrivning över hur anbud ska lämnas

5.1.1. Anbuds form och innehåll

Anbud skall lämnas som ett kontraktsförslag på hela leveransen. Anbud skall vara avfattat på svenska samt undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.

Kontraktsförslag ska lämnas utan reservationer där punkterna nedan har beaktats med avseende på redovisade avtalsvillkor i anbudsinbjudan.

Anbudet/Kontraktsförslaget skall bifogas som i pdf-format.

1. Parterna, med ombud, adress och organisationsnummer.

2. Redogörelse för hur man uppfattat beställarens affärsmässiga upplägg och målsättning

3. Leveransens omfattning innefattar totalleverans inklusive balansansvar.

Under denna punkt anges att EL 2009 N, samt att bilagorna 2. Bilaga leveranspunkter och timvärden 2011-08-24 och 3. Bilaga gällande elektronisk fakturering dat 2005-02-28 ingår i kontraktshandlingarna.

4. Prissäkring vid fyra valfria tillfällen om minst 25 % av förväntad förbrukning för års- och kvartalsprodukter.

5. En uppställning i tabellform enligt bilaga.

Påslag för förnybar el från vatten, sol, vind och biobränsle ska gälla som option. Beställaren skall ha möjlighet att välja till detta alternativ under avtalstiden.

6. Prissäkring för leverans från och med 2012-01-01 ska kunna ske från det att avtalet undertecknas.

7. Påslag skall täcka samtliga kostnader för produkten, exkl Cfd och valuta och utan

förbehåll för indexreglering. Priser ska anges i svensk valuta, SEK och gälla exklusive skatter.

8. Avropad volym ska kunna avvika från faktisk volym med +/- 10 %.

9. Rätt för beställaren att lägga till respektive ta bort mätpunkter ur leveransavtalet.

10. Entreprenören ansvarar för erforderliga leverantörsbyten.

11. Entreprenören ansvarar för och ombesörjer erforderliga kontakter med nätägare avseende mätning som anges i lag, förordningar och föreskrifter.

12. Ansvar för att följa upp eventuella uteblivna svar på begäran om övertagande av balansansvar.

13. Organisation: leverantörens affärsansvarige, debiteringsansvarige och ombud.

14. Avtalstid. ( I kontraktsförslaget anges tre års avtalstid, från och med 2012-01-01 till och med 2014-12-31).

15. Fysisk leveransstart fr o m 2012-01-01.

16. Bekräftelse på att statistik löpande kommer att överföras till beställaren eller

beställarens ombud.

17. Redogörelse över på vilket sätt elektronisk fakturering kommer att ske. Elektronisk fakturering ska ske månadsvis om inte annat avtalats för periodmätta anläggningar.

18. Tvist skall avgöras vid allmän domstol med Södertörns tingsrätt som första instans, om inte parterna enas om annat.

19. Underskrift av behörig firmatecknare eller av denne behörigt delegerad. Intyg som styrker detta förhållande ska i så fall bifogas i pdf-format.

Ett anbud/kontraktsförslag, som inte innehåller samtliga ovanstående punkter, kommer inte att beaktas.

Övriga uppgifter som anbudsgivaren vill informera om, t ex anbudsgivarens kompetens, rutiner, övrig organisation m.m., kan med fördel lämnas som separat bilaga. Dessa uppgifter får inte innehålla reservationer eller liknande, då anbudet i så fall måste förkastas.

5.2. Xxx pris ska lämnas och Utvärdering

5.2.1. Pris och utvärdering

Enligt bilaga "Bilaga Prisuppställning och Utvärdering".

Ange Ert sammanräknade "Jämförpåslag" i nedanstående prisruta.

Ange Jämförpåslaget i prisrutan (Prisruta)

Har Jämförpåslaget framräknats och angetts i prisrutan ? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej