Allmänna villkor för beslut om bidrag till forskning och innovation – version 1.0 2024

Allmänna villkor för beslut om bidrag till forskning och innovation – version 1.0 2024

Inledning

Dessa allmänna villkor gäller för bidrag till forskning och innovationsprojekt som beslutas av Trafikverket. Villkoren gäller i kombination med den projektspecifikation som beslutet grundar sig på.

Rätt till beslutat bidrag som avser annat kalenderår än innevarande förutsätter att Trafikverket får erforderliga anslag från regeringen.

Alla handlingar som inkommer till Trafikverket omfattas av bestämmelserna om offentlighet och sekretess hos myndigheter.

§ 1 Definitioner

Bidragsmottagare – Projektpart som får bidrag från Trafikverket. Bidragsmottagare får inte vara finansiär till annan projektpart.

Koordinator – den projektpart som samordnar projektet, mottar Trafikverkets utbetalning av bidrag och överför det till övriga bidragsmottagare.

Projektspecifikation – beskrivning av projektet, inklusive tidplan och budget, som är en del av ansökan.

Projektpart –organisation som deltar i utformningen av projektet, bidrar till genomförandet och delar på risken och resultatet i samband därmed. Projektpart får inom projektet inte vara underleverantör till annan projektpart.

Projektparts godkännande – åtagande av projektpart att genomföra projektet i enlighet med beslutet.

§ 2 Genomförande av projektet

Projektparterna ska underteckna projektparts godkännande. Projektpart ska genomföra projektet i enlighet med beslutet, inklusive dess villkor, och Projektspecifikation. Projektparterna ansvarar gemensamt för genomförandet av projektet. Ändringar förutsätter Trafikverkets godkännande.

2.1 Etik, god forskningssed, legalitet och aktsamhet

Projektpart ska vid genomförande av projektet följa etiska principer och god forskningssed samt uppfylla regulatoriska krav, och följa tillämpliga lagar och regler. Trafikverkets uppförandekod ger uttryck för det förhållningssätt som gäller inom Trafikverket och i kontakter med avtalsparter och samhället.

Projektpart ska vid genomförande av projektet följa de principer som framgår av uppförandekoden1.

Det åligger projektparten att iaktta sådan aktsamhet vid hanteringen av projektmaterialet att skada eller förlust undviks. Projektparten ska inhämta samtliga myndighetsbeslut och övriga tillstånd som erfordras för projektets fullgörande.

2.2 Ändringar i projektet

Projektpart eller i de fall det finns en koordinator, ska utan dröjsmål skriftligen underrätta Trafikverket vid kännedom om ändrade förhållanden för projektet, som exempelvis förändring av tidplan, kostnader, innehåll eller resultatet.

Om den årliga fördelningen av medel enligt projektspecifikationen behöver förändras kan Trafikverket besluta om en omfördelning av medlen till kommande kalenderår. I annat fall förlorar bidragsmottagaren rätt till dessa medel.

Projektpart får inte överlåta projektet, byta ut namngivna personer i projektet eller tillsätta personer, utan godkännande av Trafikverket. Projektpart får endast anlita underleverantör i enlighet med vad som framgår av budget i Projektspecifikationen. Projektpart ansvarar för sin underleverantör såsom för sig själv.

2.3 Rapportering och uppföljning

Projektpart eller i de fall det finns en koordinator ska under arbetets gång hålla Trafikverket underrättat om hur projektet fortskrider. I samband med rekvisition av medel, ska upparbetade kostnader eller kostnader i nära anslutning till förbrukningen redovisas. Samtidigt ska en lägesrapport som beskriver framdriften och det ekonomiska läget i projektet lämnas in.

Innan projektet avslutas ska en slutrapport och en ekonomisk slutredovisning lämnas in. Slutrapporten ska vara på svenska och innehålla en sammanfattning på engelska. Trafikverket accepterar resultatrapporter på engelska under förutsättning att det finns en fyllig sammanfattning på svenska. Den ekonomiska slutredovisningen är för hela projekttiden där projektets totala kostnader samt fördelningen per projektpart ska framgå.

§ 3 Finansiella bestämmelser

Stödberättigande kostnader utgör de kostnader som bidragsmottagares bidragsbelopp beräknas på. Nedanstående gäller även för projektparter som inte är bidragsmottagare.

3.1 Generella förutsättningar

För att en kostnad ska vara stödberättigande ska den:

• vara faktisk och kunna styrkas

1 Länk till Trafikverkets uppförandekod xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxx-xxxxxx.xxx/xxxxx/xxx/xxxx0:0000000/XXXXXXXX00.xxx

• ha uppkommit hos projektpart

• ha uppkommit under den projekttid som framgår av beslutet

• vara bokförd och fastställd i enlighet med projektparts vanliga redovisningsprinciper och god redovisningssed

• vara skälig och ha uppkommit enbart för genomförande av projektet

För att kostnader ska vara stödberättigande ska de i projektpartens bokföring vara särredovisade på en projektspecifik kod eller motsvarande och vara rapporterade till Trafikverket i lägesrapporten.

3.2 Stödberättigande kostnader

Stödberättigande kostnader är:

1. personalkostnader dvs. bruttolön och lönebikostnad, i den omfattning som projektpartens personal arbetar i projektet

2. kostnader för utrustning, mark och byggnader i den utsträckning och under den tid som de används för projektet

3. kostnader för konsulter

4. licenser m.m. dock med den begränsning som framgår av 3.3 punkt 2

5. övriga direkta kostnader samt

6. indirekta kostnader med påslag

- enligt den fullkostnadsprincip som tillämpas om projektparten är universitet eller högskola eller

- för övriga projektparter med högst 30 procent på sina stödberättigande personalkostnader.

Ändring av punkt 6 ovan kan förekomma för vissa bidragsmottagare under förutsättning att de intygat att erhållet bidrag används inom sin icke-ekonomiska verksamhet och efter godkännande av Trafikverket.

Kostnader för revisorsintyg utgör en stödberättigande kostnad upp till 30 000 kronor.

3.3 Undantas från stödberättigade kostnader

1. kostnader som uppkommer i samband med ingående av projektavtal, det betyder att varken kostnader för konsulter eller projektparts egen personalkostnad för ingående av projektavtal är stödberättigad

2. licenskostnader eller liknande mellan Projektparter

3. kostnader hos en projektpart i obestånd.

3.4 Rekvirering av medel

Rekvirering till Trafikverket sker enligt beslut om bidrag tre gånger per år. En förutsättning innan första rekvireringen är att samtliga projektparts godkännanden har inkommit. Vid rekvirering ska en sammanställning över projektets upparbetade kostnader eller kostnader i nära anslutning till förbrukningen bifogas. Fördelning per projektpart ska framgå.

Om Trafikverket har starka skäl att anta att projektparten inte kommer att uppfylla en väsentlig del av sina skyldigheter får Trafikverket hålla inne betalningen. I sådana fall ska projektparten genast underrättas.

3.5 Återbetalning av medel

Bidragsmottagare som erhållit mer medel än vad denne har rätt till enligt beslut är återbetalningsskyldig för sådant belopp till Trafikverket. Det gäller även om projektet avbryts och det finns outnyttjade medel kvar.

§ 4 Granskning

4.1 Trafikverkets granskning

Trafikverket eller den som Trafikverket utsett, t.ex. kvalificerad revisor eller utvärderare, har rätt att granska projektets ekonomi och genomförande.

Projektpart ska då, på egen bekostnad, ställa allt erforderligt material till förfogande. Denna rätt för Trafikverket och skyldighet för projektparten gäller under projekttiden och i tio år efter sista utbetalning.

4.2 Revisorsintyg

Om en bidragsmottagares maximala bidragsbelopp uppgår till tre miljoner kronor eller mer ska revisorsintyg från kvalificerad revisor lämnas in vid projektets slut. Det finns en särskild mall som ska användas.

Universitet och högskolor är undantagna från skyldigheten att inkomma med revisorsintyg. För kommun, landsting och statliga myndigheter accepteras också revisorsintyg från kommunal yrkesrevisor och internrevisor.

§ 5 Nyttiggörande av resultat

Avtal mellan projektparter eller med underleverantörer får inte inskränka möjligheterna att publicera resultaten. Vid offentliggörande ska hänsyn tas till projektparts behov av skydd för immateriella tillgångar och företagshemligheter.

Trafikverket gör inte anspråk på äganderätten för projektresultatet.

5.1 Vetenskaplig publicering

Om offentliggörande sker genom vetenskaplig publicering ska projektresultatet, efter sakkunniggranskning, publiceras med öppen tillgång, så kallad open access. Det innebär att vid publicering av vetenskapliga artiklar ska detta ske:

• i en öppet tillgänglig tidskrift eller på en öppet tillgänglig plattform

• i en prenumerationstidskrift med samtidig publicering i öppet tillgängliga arkiv eller repositorier (parallellpublicering), eller

• i en tidskrift som ingår i ett transformativt avtal.

5.2 Vetenskapliga data och övrigt forskningsmaterial

Data och metadata ska så långt som möjligt göras tillgängliga i databaser med öppen tillgång i enlighet med principen så öppen som möjligt och så begränsad som nödvändigt. Det kan antingen vara nationellt eller internationellt, och så

länge det inte strider mot någon lag, exempelvis offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller dataskyddsförordningen (GDPR)

5.3 Trafikverket ska anges som finansiär

Vid information om projektet och vid offentliggörande av projektresultat ska det anges att projektet är finansierat av Trafikverket. På engelska återges namnet med Swedish Transport Administration.

5.4 Trafikverkets rätt att sprida information

Trafikverket har rätt att mångfaldiga och sprida hela eller delar av rapporter som lämnats in till Trafikverket från projektet samt även rätt att i övrigt sprida information från och om projektet, dock under förutsättning att uppgifter som omfattas av sekretess inte röjs.

§ 6 Sanktioner

Trafikverket får besluta att ett beviljat bidrag helt eller delvis inte ska betalas ut om

1. den som sökt om eller mottagit bidraget genom att lämna oriktiga uppgifter eller på något annat sätt har förorsakat att bidraget beviljats felaktigt eller med för högt belopp,

2. bidraget av något annat skäl har beviljats felaktigt eller med för högt belopp och mottagaren borde ha insett detta,

3. bidraget inte har utnyttjats eller använts eller att det finns anledning att anta att bidraget inte kommer att utnyttjas eller användas för det som det har beviljats för, eller

4. villkoren för bidraget inte uppfylls.

Bidragsmottagare är återbetalningsskyldig om någon av de grunder som anges i punkterna 1–4 ovan föreligger. Trafikverket kommer att efter särskilt beslut helt eller delvis kräva tillbaka stödet jämte ränta enligt räntelagen (1975:635).

Om bidraget utgör olagligt statsstöd kommer Trafikverket att återkräva bidraget jämte ränta från utbetalningsdagen i enlighet med lagen (2013:388) om tillämpning av Europeiska unionens statsstödsregler.