Regler för ekonomisk förvaltning 4 kap Upphandling

Bilaga 3

Regler för ekonomisk förvaltning 4 kap Upphandling

Stadsledningskontoret utfärdar anvisningar för tillämpningen av reglerna i detta kapitel.

Övergripande

1 §

Stadens nämnder skall tillämpa lag om offentlig upphandling (LOU 1992:1528) samt de lagar som kompletterar eller ersätter denna lag, liksom nedan angivna regler, samt av kommunfullmäktige beslutad konkurrens- respektive upphandlingspolicy samt till ovannämnda dokument tillhörande anvisningar.

2 §

Följande begrepp används nedan och i övriga inom staden styrande dokument på upphandlingsområdet:

Upphandling

Som upphandling räknas en transaktion som innebär ömsesidiga ekonomiska förpliktelser för de inblandade parterna. Som ekonomisk förpliktelse räknas

motprestation såsom ekonomisk ersättning, arbetsinsats eller upplåtelse av någon annan slags nyttighet. Exempel på upphandling är köp av en vara, tjänst, verksamhet eller entreprenad, liksom ingående av samarbetsavtal. Även hyra och leasing av varor faller under begreppet upphandling.

Upphandlande enhet

Den beslutande församling som ansvarar för att anskaffning sker i enlighet med lag, regler och policy. Utgörs inom staden av nämnd respektive bolag.

Lokal upphandling

Upphandling som utförs av en upphandlande enhet för att lösa behovet av en viss vara eller tjänst inom nämnden.

Gemensam upphandling

Upphandling som genom samverkan mellan två eller flera nämnder genomförs för att lösa behov inom samtliga deltagande nämnders ansvarsområde. Deltagande i sådan upphandling är frivillig och beslutas av respektive nämnd eller tjänsteman inom nämnden som med stöd av delegation äger fatta sådant beslut.

Central upphandling

Upphandling där samtliga nämnders ansvar för upphandling överförts till en nämnd som i enlighet med beslut i kommunfullmäktige genomför upphandling för hela stadens behov. Deltagande i central upphandling är tvingande för stadens nämnder såvida fullmäktige inte

beslutat om undantag för viss nämnd. Stadens bolag deltar efter inbjudan i central upphandling som i gemensam upphandling.

Ramavtal

Ramavtal är en form av avtal som innebär att avtal träffas om villkoren för leverans av ett visst varu- eller tjänstesortiment under en viss period, utan att den exakta volymen eller tidpunkten för leverans fastställs i avtalet. Observera att ramavtal definieras i XXX.

Avrop

Inköp/beställning som görs med grund i ramavtal benämns avrop.

Direktupphandling

3 §

Direktupphandling definieras i LOU och får endast användas under de omständigheter som föreskrivs där. Kommunstyrelsen utfärdar och beslutar om de riktlinjer som skall gälla för direktupphandling.

Direktupphandling får normalt inte förekomma på områden där ramavtal finns.

Utöver kommunstyrelsens riktlinjer kan stadsledningskontoret utfärda anvisningar för rutiner kring direktupphandling.

Ramavtal

4 §

Ramavtal får användas på områden där beställningar behöver göras löpande och med kort förvarning, eller där beställningsvolymen vid varje tillfälle (avrop) är liten i förhållande till upphandlingskostnaden.

Upphandling av ramavtal skall normalt resultera i avtal med endast en leverantör. Om avtal kan komma att tecknas med flera leverantörer skall meddelande om att så kan ske framgå av förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget skall då också meddela en princip som kommer att användas för avropens fördelning. Tilldelningsbeslutet skall i sådana fall innehålla information om skälen till att flera leverantörer har antagits.

Ramavtal skall i första hand följas av exklusivitet. Detta innebär att om en nämnd genomfört eller deltagit i ramavtalsupphandling skall nämnden inte teckna andra avtal avseende samma vara eller tjänst att gälla under ramavtalets avtalstid (s k avtalstrohet skall gälla). Om ramavtal inte avses innebära exklusivitet skall detta tydligt framgå av såväl avtal som förfrågningsunderlag.

Dokumentation

5 §

Information om alla beställningar som görs genom avrop eller upphandling skall dokumenteras. Kraven på dokumentation styrs dels av lag, dels av stadens behov av att kunna analysera och förklara sitt agerande i upphandling särenden.

Grundregeln är att alla beslut om genomförande av upphandling, direktupp-handling eller avrop skall dokumenteras på ett sådant sätt att det framgår vem som fattat beslutet, i vilket syfte samt det ungefärliga värdet av den gjorda beställningen. Utöver detta skall dokumentation upprättas i enlighet med vad reglerna för respektive upphandlingsform kräver.

Stadsledningskontoret skall utfärda anvisningar och råd kring hanteringen av handlingar i upphandlingsärenden.

Vad gäller gallring skall de av stadsarkivet utfärdade gallringsbesluten följas.

Systemstöd för inköp

6 §

Stadsledningskontoret har rätt att utfärda anvisningar kring beställningar via elektroniskt inköpsstöd.