Contract
Dataskyddsbeskrivning för arbets- och näringsministeriets evenemangs- register (beskrivning av behandlingen av personuppgifter i samband med evenemang)
1. Personuppgiftsansvarig
Arbets- och näringsministeriet (FO-nummer: 2160307-0)
PB 32, 00023 Statsrådet
telefon 000 000000, e-post xxxxxxxx@xxx.xx
Den som ordnar evenemang ansvarar själv på frågor om registreringen av evenemanget. Den för evenemangsregistret ansvariga personens kontaktuppgifter finns i anslutning till anmälningsanvis- ningarna.
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter: tietosuojavastaava(at)xxx.xx
2. Registrerade
De som anmält sig till ett evenemang registreras i evenemangsregistret.
3. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifterna grundar sig på den personuppgiftsansvarigas berättigade in- tresse och/eller på den registrerades samtycke bl.a. för att sköta beställningar, anmälningar, special- diet, särskilda behov, kontakter, ärendehantering, marknadsföring, rapportering och andra kontak- ter.
Om den registrerade inte ger de uppgifter som behövs i samband med anmälan till ett evenemang, kan arbets- och näringsministeriet inte ta emot anmälan till evenemanget.
Personuppgifter behandlas endast för ändamål som på förhand har fastställts. Exempel på sådana är att
• berätta och informera om evenemanget
• rikta material, enkät och respons som gäller evenemanget
• ordna evenemanget och beakta särskilda behov
• fullgöra arbets- och näringsministeriets bokföringsskyldigheter och EU-åtaganden
• marknadsföra motsvarande evenemang.
4. Uppgifter som införs i registret
Evenemangsregistret innehåller uppgifter om företag, uppgifter om företagskontakter samt uppgifter om privatpersoner:
• förnamn och efternamn
• kontaktuppgifter
• Organisationens namn och kontaktuppgifter
Nödvändiga lämnade uppgifter som gäller evenemanget såsom:
• uppgifter om specialdiet
• eventuella uppgifter om följeslagare samt särskilda behov
Vid insamlingen av evenemangsregistrets uppgifter kan följande system användas: Webropol, Questback och e-post.
I regel samlas uppgifterna om evenemanget i samband med anmälan.
5. Den registrerades rättigheter
En person som förekommer i registret har bland annat rätt att
• be den personuppgiftsansvariga och/eller anordnaren av evenemanget att få tillgång till de personuppgifter som gäller hen, dvs. rätt att kontrollera uppgifterna om sig själv.
• kräva rättelse av en felaktig registeruppgift som gäller hen. I begäran ska det specificeras vilken uppgift som är felaktig, på vilka grunder den är felaktig och hur den bör ändras. Den personuppgiftsansvariga ska göra rättelsen utan obefogat dröjsmål. Begäran ska riktas skrift- ligen till den personuppgiftsansvariga.
• begränsa behandlingen av uppgifter. Om den registrerade har meddelat att hens uppgifter är felak-tiga, har den registrerade rätt att begära att behandlingen av uppgifterna begränsas tills det har säkerställts att uppgifterna är korrekta.
• återta samtycke. När personuppgifter behandlas utgående från samtycke har den registrerade rätt att när som helst återta sitt samtycke, och efter detta får personuppgifterna inte längre behandlas, om det inte finns någon rättslig grund för behandlingen.
• begära att uppgifterna raderas. Den registrerade har rätt att kräva att en personuppgift som gäller hen raderas ur registret. Denna rätt gäller inte de personuppgifter som arbets- och nä- ringsministeriet behöver för att sköta en lagstadgad uppgift.
7. Regelmässig utlämning av uppgifter
Vi varken säljer eller hyr ut uppgifter i evenemangsregistret till tredje part. Vi lämnar ut uppgifter inom EU så att vi kan säkerställa tillträde till den registrerades utrymmen som omfattas av hemfri- den och sörja för de registrerades egen säkerhet samt genomförandet av offentlighetslagen. Tredje parter kan t.ex. vara de aktörer som ansvarar för evenemangets utrymmen, säkerhet eller servering samt deras underleverantörer.
Utlämnande av uppgifter sker enligt offentlighetslagen, EU:s allmänna dataskyddsförordning och annan tillämplig lagstiftning (såsom statsunderstödslagen). Arbets- och näringsministeriets perso- nal- och förvaltningsavdelning och/eller den enhet som ordnar beslutar om och genomför utlämnan- dena.
8. Bevaring av uppgifter
Uppgifterna är tekniskt skyddade.
Personuppgifterna bevaras i evenemangsregistret så länge som det är nödvändigt med tanke på än- damålet med behandlingen. Därefter raderas uppgifterna.
9. Mottagarna eller de kategorier av mottagare som ska ta del av personuppgifterna
Som personuppgiftsansvarig ansvarar arbets- och näringsministeriet för de personuppgifter som finns i registret. Som tredje part kan de ansvariga personerna för upprätthållandet av tillämpningar för anmälan behandla personuppgifter vid behov. Man har avtalat om behandlingen av personupp- gifter med tredje part genom databehandlingsavtal.
Evenemangsregistrets uppgifter behandlas av de personer som ansvarar för det evenemang som ar- bets- och näringsministeriet ordnar. Personuppgifterna kan även behandlas av evenemangets under- leverantörer såsom cateringtjänster och deras underleverantörer. Tjänsteleverantörer som ansvarar för faktureringen av evenemanget såsom statens servicecenter kan också behandla personuppgifter.
Registeruppgifter kan delas inom arbets- och näringsministeriet och mellan medarrangörer till xxx- xxxxxx.
10. Överföring av uppgifter utanför EU
Dina uppgifter överförs inte utanför EU eller EES om det inte är nödvändigt för till exempel bok- ning av resor.